TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ
1. Hình thành hồ sơ
a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơ để đưa tài liệu
vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ).
b. Đối với những cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ nhân viên cần căn cứ
vào nhiệm vụ của mình và dựa vào 6 đặc trưng sau để hình thành hồ sơ.
* Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư,...
Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm kỳ hoặc một năm lập một
hồ sơ.
Đặc trưng này thường được áp dụng để lập các tập lưu công văn đi ở văn thư:
Ví dụ: Các tập Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo,....
* Đặc trưng vấn đề: Những tài liệu có tên gọi khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nói về
một vấn đề, một sự việc, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ v/v thanh, quyết toán công trình nhà làm việc của Công ty Dịc vụ kỹ thuật Dầu
khí tại 154 Nguyễn Thái Học. Năm 2009.
Hồ sơ bàn giao kinh doanh xăng dầu từ Xí nghiệp Cảng dịch vụ dầu khí sang Xí nghiệp dịch
vụ vật tư thiết bị và nhiên liệu của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí. Năm 2007
* Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành tài liệu. Tài liệu có tên gọi khác nhau, nội
dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ
sơ. Đặc trưng này thường áp dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu các cơ quan khác gửi đến.
Ví dụ: Quyết định, công văn của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam, Công ty Dịch vụ Kỹ thuật
Dầu khí v/v phê duyệt đơn giá tiền lương năm 2004.
Báo cáo thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản năm 2008 của Công ty PTSC
Báo cáo cân đối kế toán quý, 6 tháng năm 2006 của Văn phòng đại diện PTSC và Ban quản
lý các công trình.
* Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơ quan khác về
một vấn đề, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ.
Ví dụ: Tài liệu trao đổi giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với Văn phòng Tổng Công ty
Dầu khí về việc tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ các cơ quan,
công ty thuộc Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam. Năm 2005.
Thoả thuận hợp tác của Công ty PTSC với Công ty giám sát các hợp đồng phân chia sản

phẩm, Công ty thăm dò khai thác dầu khí năm 2003
* Đặc trưng địa dư: Địa dư là các khu vực, đơn vị hành chính như: thành phố, huyện, xã...
Những tài liệu có tên gọi giống nhau, được sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở
những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập thành một hồ sơ.
Ví dụ: Báo cáo nghiên cứu khả thi xây dựng ba trạm kinh doanh nhiên liệu PTSC tại Bắc
Giang. Năm 2008-2009
* Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng này
thường kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ.
Ví dụ: Công văn của Tổng Công ty DKVN, Xí nghiệp xây dựng 2 v/v quyết toán công trình
xây dựng cơ bản. Năm 2007-2008.
Tóm lại: Có 6 đặc trưng để hình thành hồ sơ, khi lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt, ngoài đặc
trưng chính cần kết hợp một số đặc trưng khác để lập hồ sơ. Trong thực tế thường áp dụng
phổ biến 4 đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian.
2. Phân chia đơn vị bảo quản
Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ (đơn vị bảo quản) không
nên dày quá 200 tờ (đơn vị bảo quản là đơn vị để thống kê trong lưu trữ).
Sau khi đã thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại những giấy nháp, tư liệu tham khảo,
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1
những tài liệu trùng, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm
nhiều đơn vị bảo quản. (Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều quá 200 tờ nên chia thành
nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản).
Khi phân chia thành các đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian
hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.
Ví dụ:
- Nếu quyết định nhân sự trong một năm nhiều nên dựa vào nội dung để phân chia thành các
đơn vị bảo quản
+ Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ.
+ Quyết định về việc xếp lương.
+ Quyết định về việc khen thưởng.

+ Quyết định về việc kỷ luật.
+ ..........
- Nếu công văn trong một năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành hai đơn vị bảo
quản:
+ Công văn từ tháng 1 đến tháng 6.
+ Công văn từ tháng 7 đến tháng 12.
- Hồ sơ hội nghị, hội thảo nếu nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để phân chia ra các
đơn vị bảo quản
+ Tài liệu chuẩn bị Hội nghị, hội thảo.
+ Các tài liệu chính trong Hội nghị, hội thảo.
+ Các bản tham luận của đại biểu.
+ Tài liệu về phục vụ Hội nghị, hội thảo.
+ ............
3. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản
Sau khi đã phân chia các đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần sắp xếp tài liệu trong từng ĐVBQ,
bảo đảm mối liên hệ giữa các tài liệu với nhau, phản ánh vấn đề rõ ràng, thuận tiện cho tra
tìm, nghiên cứu. Có các cách sắp xếp tài liệu như sau:
a. Sắp xếp theo số thứ tự công văn: Nếu trong một ĐVBQ chỉ có một loại văn bản (Nghị
quyết hoặc Chỉ thị,...) thì tài liệu trong đơn vị bảo quản được sắp xếp theo trình tự: số nhỏ
xếp trước, số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập lưu công văn
đi.
b. Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của tài liệu: Nếu trong đơn vị bảo quản chỉ có một loại tài
liệu (NQ, QĐ...) của một cơ quan gửi đến thì tài liệu có ngày, tháng, năm sớm xếp trước, tài
liệu có ngày, tháng, năm muộn xếp sau.
c. Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải quyết trước xếp trước, tài
liệu nào giải quyết sau xếp sau. Cách này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ hội nghị, vấn
đề, vụ việc (nếu mỗi hồ sơ là một đơn vị bảo quản). Ví dụ: Hồ sơ hội nghị sắp xếp theo trình
tự
- Giấy triệu tập.
- Danh sách đại biểu.

- Chương trình hội nghị.
- Đề án, báo cáo trình bày trong hội nghị.
- Nghị quyết (nếu có).
- Biên bản hội nghị.
d. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tài liệu: Nếu vì tài liệu quá ít nên phải lập nhiều loại
tài liệu của một tác giả vào một ĐVBQ thì phải sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng các loại
tài liệu. Trong mỗi loại tài liệu lại sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm.
Ví dụ: Chương trình, báo cáo, công văn của Phòng Tổ chức Cán bộ, Tổng cục Dầu khí năm
1988.
e. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong ĐVBQ gồm tài liệu của nhiều tác
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2
giả thì sắp xếp tài liệu của các cơ quan cấp trên trước, tài liệu của các cơ quan cấp dưới sau,
trong từng cơ quan, sắp xếp theo tầm quan trọng của các loại tài liệu, trong từng loại tài liệu
sắp xếp theo ngày, tháng, năm.
Ví dụ: Tài liệu của Tổng cục Dầu khí, Công ty Dịch vụ kỹ thuật dầu khí năm 2007.
g. Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu trong đơn vị bảo quản có nhiều tên người, tên cơ quan
(cùng cấp) hoặc nhiều tên địa phương thì sắp xếp thứ tự tên người, tên cơ quan, tên địa
phương theo thứ tự vần chữ cái.
Ví dụ: - Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ - sắp xếp theo thứ tự:
Trần Văn A
Lê Văn C
Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp tài liệu:
- Nếu trong ĐVBQ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng
(cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: phim, ảnh đó được bảo quản ở đâu, ghi rõ ký hiệu tra
tìm).
- Trong ĐVBQ mỗi tài liệu chỉ cần giữ 1 bản, chọn bản chính (nếu không có bản chính thì
dùng bản sao thay thế) có đầy đủ thể thức, giấy tốt, chữ rõ.
- Các chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội dung tài liệu nói
đến.

- Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu nói
đến.
Ví dụ: Kế hoạch công tác 5 năm 2006 - 2010 xếp vào năm 2006.
- Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu
nói đến.
Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác 5 năm 2004 - 2009 xếp vào năm 2009.
4. Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản
Sau khi đã sắp xếp tài liệu trong từng ĐVBQ theo một trật tự nhất định sẽ tiến hành biên
mục. Việc biên mục gồm: đánh số tờ, viết mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ
sơ.
a. Đánh số tờ: Số tờ là số lượng tờ tài liệu có trong một hồ sơ, ĐVBQ.
- Mục đích: Đánh số tờ là để cố định thứ tự các tài liệu trong hồ sơ, ĐVBQ, bảo đảm không
bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu.
- Yêu cầu: Đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác, mỗi tờ tài liệu được đánh một số bằng bút chì
đen, mềm; đối với tranh, ảnh, bản đồ đánh số ở mặt sau, nếu ảnh cho vào phong bì thì đánh
số cả ngoài bì (ảnh và bì đựng ảnh chung một số). Những tài liệu khổ rộng phải gấp cho vừa
bằng khổ hồ sơ và đánh một số.
Trong trường hợp để sót số tờ được phép đánh số trùng và thêm chữ a, b,c (ví dụ: 15, 15a,
15b, 15c,...); nếu đánh sai, đánh nhảy số nhiều phải đánh lại (cho phép sai số 5%).
Nếu trong ĐVBQ, có kèm các quyển sách in, chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển
(không đánh số tờ trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách... trang).
- Tất cả những sai sót và sửa chữa khi đánh số cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc.
- Vị trí: Số tờ đánh vào góc trên bên phải, cách mép tài liệu 1 cm.
b. Viết mục lục tài liệu
- Mục lục tài liệu văn kiện là bản thống kê một cách có hệ thống các tài liệu có trong đơn vị
bảo quản và vị trí sắp xếp của chúng.
- Mục đích: Mục lục tài liệu nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ,
ĐVBQ thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm.
- Yêu cầu: viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không
được tuỳ tiện viết tắt những từ ngữ không thông dụng; nếu tài liệu không có thời gian, tác

giả, người biên mục phải xác minh và cho vào dấu [ ].
- Những hồ sơ, đơn vị bảo quản có thời hạn lưu tạm thời (từ 20 năm trở xuống) không viết
mục lục tài liệu.
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3
- Vị trí: Mục lục tài liệu được đặt ở đầu đơn vị bảo quản, ngay sau tờ bìa và đánh số trang
riêng.
c. Viết chứng từ kết thúc
- Chứng từ kết thúc phản ánh số lượng tờ tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) - Mục đích: phản ánh
tình trạng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý và bảo quản tài liệu.
- Yêu cầu: khi ghi số tờ phải cộng thêm số tờ trùng và trừ đi số tờ khuyết (nếu có); Ghi rõ
ngày, tháng, năm, người lập hồ sơ ký, ghi rõ họ tên.
- Vị trí: Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ).
d. Viết bìa hồ sơ
Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tên hồ sơ (đvbq) và những thông tin cần thiết khác để
thuận tiện cho tra tìm và quản lý. Chữ viết cần rõ ràng, đẹp, không viết tắt và phải dùng loại
mực tốt.
Bìa hồ sơ có thể tham khảo mẫu in sẵn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Tên hồ sơ (ĐVBQ) cần phản ánh đầy đủ các thành phần: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian
của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ).
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4