Tài liệu quản lý văn bản.ppt
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.25 MB, 15 trang )
1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU
TS. GVC.
TS. GVC.
NguyÔn LÖ Nhung
NguyÔn LÖ Nhung
0912581997
0912581997
2
I. QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái niệm, yêu cầu
1.1.1. Khái niệm
- Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được.
- Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi.
- Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành
để sử dụng trong nội bộ cơ quan.
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm
tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an
toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ
quan, tổ chức.
3
1.1.2. Yêu cầu
- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở
bộ phận văn thư cơ quan.
- Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt
chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng,
không để sót việc, chậm việc.
- Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài
liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có
quy định thu hồi.
- Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan đúng thời hạn.
4
1.2. Quản lý văn bản đến
1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để
đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên
máy tính.
Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm
phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận
tài liệu rồi ký nhận.
Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ
tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm
giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ
tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”.
5
1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
- Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản
đến.
- Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình
giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản
đến. Hình thức đăng ký văn bản đến:
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh
theo năm và theo từng sổ.
+ Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều
hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến.
6
1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến
- Trình xin ý kiến phân phối
- Chuyển giao văn bản đến:
Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ
chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng
1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến
Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến
