Đề tài: Giao tiếp công sở Trang 1/17
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU..........................................................................................................Trang 2
A. GIAO TIẾP TRỰC DIỆN NƠI CÔNG SỞ
I. Giao tiếp trong nội bộ
1. Với cấp dưới.....................................................................................................Trang 3
2. Với cấp trên.....................................................................................................Trang 4
3. Giữa các đồng nghiệp......................................................................................Trang 5
4. Hội họp.............................................................................................................Trang 6
II. Giao tiếp bên ngoài
1. Giao tiếp với khách hàng..................................................................................Trang 7
2. Giao tiếp với nhà cung cấp/ đối tác..................................................................Trang 9
3. Giao tiếp với cơ quan chính quyền/báo chí.....................................................Trang 9
5. Trao tặng hoa, tặng phẩm.............................................................................Trang 10
6. Sử dụng danh thiếp ........................................................................................Trang 10
III. Yếu tố thẩm mĩ trong công sở.......................................................................Trang 11
B. GIAO TIẾP KHÔNG TRỰC DIỆN
1. Điện thoại........................................................................................................Trang 11
2. Thư điện tử.....................................................................................................Trang 13
3. Bản báo cáo....................................................................................................Trang 13
C. KỸ NĂNG TẠO DỰNG MỐI QUAN HỆ TỐT NƠI CÔNG SỞ......................Trang 14
D. GIAO TIẾP CÔNG SỞ NHÀ NƯỚC..............................................................Trang 15
Giảng viên: Lê Việt Hưng SV: Nguyễn Văn Vĩnh _ 147_QT2
Đề tài: Giao tiếp công sở Trang 2/17
GIỚI THIỆU
Quan hệ giao tiếp nơi công sở bao gồm mối quan hệ bên trong và bên ngoài cơ quan, doanh
nghiêp hay là một tổ chức nào đó, nhất là đối với những cơ quan kinh doanh thường xuyên
quan hệ tiếp xúc với xã hội bên ngoài. Mục đích chủ yếu của những mối quan hệ này là đi
đến “ nhân hòa” ở trình độ cao cấp.
Giao tiếp là hoạt động nhằm xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người giữa con
người với nhau nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định. Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai

bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua sự tác động lẫn nhau
để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều nhất có thể có.
Trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp
thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Sự thành công của một nhân viên không chỉ phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp và sự siêng
năng làm việc mà còn ở các mối quan hệ cá nhân và kỹ năng giao tiếp của họ.
Giảng viên: Lê Việt Hưng SV: Nguyễn Văn Vĩnh _ 147_QT2
Đề tài: Giao tiếp công sở Trang 3/17
A. GIAO TIẾP TRỰC DIỆN TRONG CÔNG SỞ:
I. Giao tiếp trong nội bộ:
1. Với cấp dưới:
1.1. Khái niệm: Là quá trình giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên để kiểm tra, thực hiện
quyết định quản trị, đánh giá tiến độ công việc, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng từng người để
có biệp pháp giúp đỡ thích hợp.
1.2. Các nguyên tắc:
- Cư xử công bằng. Không đưa tình cảm riêng vào công việc chung. Điều này để tạo
được sự tôn trọng và nể sợ của nhân viên.
- Phần thưởng xứng đáng. Có phần thưởng cho những cá nhân hoàn thành nhiệm
vụ. Việc này cần được thực hiện công khai, minh bạch; tránh tùy tiện kiểu “rải khắp”.
- Phản hồi tích cực. Khen thưởng, động viên khi họ làm tốt, góp ý với tính xây dựng
khi họ mắc lỗi
- Phân chia công việc đồng đều. Tránh giao quá nhiều việc cho một người trong khi
những người khác lại quá rãnh rỗi.
- Đào tạo người “yếu”. Dùng người giỏi chuyên môn để đào tạo người yếu hơn,
người cũ đào tạo người mới hoặc tốt nhất là mời chuyên gia đào tạo.
- Tác phong chuyên nghiệp. Luôn giữ tác phong chuyên nghiệp, tránh trang phục lôi
thôi, bệ rạc trước nhân viên, nói năng thiếu giữ gìn.
- Phải biết giao việc và ủy quyền. Điều này thể hiện sự tin tưởng của lãnh đạo vào
nhân viên, sẽ giúp họ tự tin và hăng hái hơn trong công việc.
2. Với cấp trên:

2.1. Khái niệm: Là quá trình giao tiếp giữa nhân viên để trao đổi thông tin, nhận lệnh truyền
đạt của cấp trên về hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp.
2.2. Các nguyên tắc:
- Không lăng xăng. Không chen vào việc của người khác nếu không được đề nghị
giúp đỡ.
- Hạn chế “buôn dưa lê”.
Giảng viên: Lê Việt Hưng SV: Nguyễn Văn Vĩnh _ 147_QT2
Đề tài: Giao tiếp công sở Trang 4/17
- Không khoe khoang tiền thưởng. Tránh những hằn học, ghen tị không cần thiết
trong công ty.
- Đừng tỏ ra “biết tuốt”. Tránh vấn đề gì cũng xen vào bình luận, vấn đề gì cũng
cho là mình đúng.
- Không nên “ỉm” chuyện. Nếu có chuyện gì không hài lòng với người khác thì nên
trực tiếp gặp người đó trình bày thẳng thắn ý kiến của mình, tránh “tâm sự” với người khác
vì điều này dễ bị quy là nói xấu sau lưng.
- Kết bạn bốn phương. Ngoài đồng nghiệp, nên giữ những mối quan hệ bên ngoài
công sở. Điều này giúp bạn có tư tưởng thông thoáng, sáng suốt hơn trong mọi hành động.
3. Giữa đồng nghiệp:
3.1. Khái niệm: Là quá trình giao tiếp giữa các đồng nghiệp với nhau để tạo mối quan hệ
công sở tốt, hỗ trợ lẫn nhau để đạt hiệu quả công việc tốt nhất.
3.2. Những yếu tố để giao tiếp với đồng nghiệp hoặc nhóm làm việc:
• Tự tin giao tiếp với mọi người
• Thường xuyên gặp gỡ, giao lưu với mọi người
• Hoàn thành những kế hoạch đã đề ra
• Tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp
Nên trình bày mục đích của mình một cách rõ ràng, tự tin và thuyết phục
Nguyên tắc cơ bản trong làm việc nhóm là thường xuyên và bám sát đồng nghiệp một
cách phù hợp. Nếu như sự giao tiếp ban đầu với đồng nghiệp tạo được ấn tượng tốt đẹp thì
họ sẽ rất sẵn sàng để nghe bạn kể về những dự định của mình.
Nếu là những người đồng nghiệp mới gặp thì bạn nên cảm ơn họ đã bỏ thời gian tiếp

xúc, gặp gỡ bạn và cũng nên có một cái hẹn được gặp lại họ. Điều này sẽ giúp bạn duy trì
được những mối quan hệ mới trong tương lai cũng như sự mạnh dạn hơn trong giao tiếp.
3.3. Những điều nên tránh:
• Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ: Bạn chỉ liên lạc với người khác khi cần
nhờ vả đến họ. Giữa những “giai đoạn cần” đó, bạn thường không có liên lạc gì, thậm chí
không thèm trả lời thư từ hay điện thọai hỏi thăm họ.
Giảng viên: Lê Việt Hưng SV: Nguyễn Văn Vĩnh _ 147_QT2
Đề tài: Giao tiếp công sở Trang 5/17
• Không trả lời những cuộc gọi điện thọai hoặc e-mail: Thói xấu này ngày càng
trở nên phổ biến, nhất là khi cuộc sống ngày càng bận rộn. Ví dụ, có một đối tác lớn rất quan
tâm đến doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn thờ ơ không đáp lễ, họ sẽ quên ngay bạn vì thị
trường còn nhiều công ty khác.
• Bỏ qua những giao tiếp căn bản: Thường xuyên quên nói “cảm ơn” hoặc “làm ơn”
khi nhận hoặc yêu cầu điều gì. Những phép giao tiếp căn bản này thường bị lãng quên bởi
rất nhiều lý do: con người ta quá bận rộn, không được dạy dỗ căn bản hoặc có tư tưởng là
mình xứng đáng được yêu cầu người khác.
• Không biết lắng nghe: Nếu không biết lắng nghe sẽ dẫn đến việc thông tin sai
lệch, mất đi nhiều cơ hội và làm giảm năng suất vì còn phải vừa làm vừa sửa sai.
• Nói dối: Nói dối chỉ có thể thông cảm được trong trường hợp bất khả kháng, hoặc
khi nó không gây hại cho ai. Tuy nhiên, trong giao tiếp với đồng nghiệp, hay hơn cả vẫn là
nói thật, nhưng nói thật một cách khéo léo, nhạy cảm, không làm tổn thương người khác.
• Không nói những lời tiêu cực: Có những người thường xuyên thốt ra những lời
chê bai tiêu cực về mọi thứ: chê công việc, chê không khí công sở, chê sếp, chê đồng
nghiệp.
4. Hội họp:
* Lưu ý:
- Nên bắt đầu bằng việc tuyên bố mục đích của cuộc họp, hoặc nêu rõ ràng các vấn đề cần
giải quyết.
- Đưa ra mục tiêu ở ngay đầu cuộc họp sẽ giúp định hướng cuộc họp
- Nên phát tài liệu in sẵn về các vấn đề thảo luận

* 10 nhiệm vụ của người chủ tọa:
1. Sắp xếp thời gian và địa điểm
2. Chuẩn bị và lập chương trình làm việc
3. Ổn định cuộc họp một cách nhanh chóng
4. Nêu rõ mục đích cuộc họp
5. Giữ cuộc thảo luận theo đúng kế hoạch
6. Kêu gọi mọi người đóng góp ý kiến
Giảng viên: Lê Việt Hưng SV: Nguyễn Văn Vĩnh _ 147_QT2
Đề tài: Giao tiếp công sở Trang 6/17
7. Kiểm soát các thành viên quá nhiệt tình
8. Tạo một bầu không khí thoải mái
9. Tóm tắt lại các vấn đề sau khi các thành viên đóng góp ý kiến
10.Kết thúc cuộc họp theo đúng thòi gian biểu.
a- 5 nhiệm vụ một thành viên
1. Đến đúng giờ. Trường hợp đến chễ phải xin phép chủ tọa
2. Phải ghi chép nội dung cuộc họp
3. Trình bày ý kiến của mình
4. Trao đổi thông tin với các thành viên khác, liên kết ý kiến của mình với các thành viên
khác
5. Giúp cuộc họp được tiến hành một cách thuận lợi: Bạn phải giúp chủ tọa điều khiển
cuộc họp một cách thuận lợi, thoải mái.
II. GIAO TIẾP BÊN NGOÀI:
1. Giao tiếp với khách hàng:
1.1 Vai trò:
- Khách hàng phải được đặt ở vị trí trung tâm trong toàn bộ hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Và doanh nghiệp phải hướng toàn bộ nỗ lực của mình vào việc cố
gắng thỏa mãn đến mức tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng.
1.2 Nguyên tắc trong quá trình giao tiếp:
Không có một nguyên tắc nhất định nào áp dụng cho mọi người và mọi cuộc giao tiếp,

ứng xử trong các giao tiếp tình huống nhất định. Dưới đây là một số nguyên tắc có thể vận
dụng để đạt được những hiệu quả nhất định trong quá trình giao tiếp:
- Cần xác định đúng đối tượng giao tiếp. Làm cho khách hàng thấy được
tầm quan trọng của họ và họ được tôn trọng thật sự trên thực tế.
- Hướng sự chú ý đến đối tượng giao tiếp, tập trung và nhiệt tình trả lời
tất cả những vấn đề mà họ quan tâm nếu có thể được.
Giảng viên: Lê Việt Hưng SV: Nguyễn Văn Vĩnh _ 147_QT2