Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Lêi n ã i ®Çu
Đất nước ta đang trong thời kỳ hội nhập xu thế toàn cầu, thực hiện công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư
trong giai đoạn hội nhập hiện nay là một trong những biện pháp thúc đẩy cải cách
hành chính, góp phần làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động
của các cơ quan hành chính Nhà nước. Với mục đích phải nâng cao hiệu lực và
hiệu quả hoạt động, từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển đổi bộ máy
hành chính theo hướng chuyên nghiệp với chức năng phục vụ có hiệu quả nhất cho
nhu cầu của mọi người dân.
Mặt khác, làm tốt công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư sẽ góp
phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung và nâng cao hiệu lực hoạt động
quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng. Bởi lẽ làm tốt công tác văn
thư sẽ đảm bảo thông tin được thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản
lý của các cơ quan, nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và nhà
nước nói chung. Tích cực góp phần vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - một
thói quen cố hữu trong nền hành chính của nước ta. Có thể coi đây là một trong
những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt
động của cơ quan hành chính Nhà nước.
Như vậy, nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng và công
tác văn thư trong quản lý hành chính hiện nay và cùng với những kiến thức đã
được học, những tiếp cận thực tế qua đợt thực tế nhóm đã chọn đề tài: “Công tác
Văn thư tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam” để làm nội dung cho bài tiểu
luận của nhóm em gồm:
Tiểu luận gồm những nội dung như sau:
Phần I: Khảo sát về cơ quan
Phần II: Thực trạng công tác Văn thư tại UBND tỉnh Quảng Nam.
Phần III: Kết luận và kiến nghị
Trong quá trình thực tế được sự quan tâm của các anh chị, cô chú trong
UBND tỉnh Quảng Nam và sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn thầy Phạm
Văn Hoành, đã giúp em hoàn thành bài thực tế này. Do thời gian nghiên cứu thực

tế ngắn và kiến thức còn hạn chế, cho nên tiểu luận thực tế không khỏi có những
thiếu sót nhất định. Rất mong được sự chỉ dẫn tận tình từ quý cơ quan và thầy giáo
cùng các nhóm để bài viết được hoàn thiện hơn.
Nhóm Em xin chân thành cảm ơn!
Quảng Nam, ngày 12 tháng 11 năm 2011
NHÓM THỰC HIỆN
Nhóm 1 1
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
PHẦN I
KHẢO SÁT CHUNG VỀ CƠ QUAN
I. GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN:
Quảng Nam là tỉnh mới được chia tách từ tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng cũ, vào
ngày 01 tháng 01 năm 1997 được chia thành hai đơn vị hành chính trực thuộc
Trung ương là thành phố Đà Nẵng và tỉnh Quảng Nam theo Quyết định số:
965/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 1996 của Thủ tướng Chính phủ về việc chỉ
định thành lập UBND lâm thời tỉnh Quảng Nam.
II. VỊ TRÍ VÀ NHIỆM VỤ
1. Vị trí và chức năng.
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Nam là cơ quan chuyên môn,
ngang Sở, là bộ máy giúp việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân tỉnh (bao gồm các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh).
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân tỉnh; tham
mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung
của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công
tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho họat động của UBND tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
- Văn phòng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản

riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh; sự
chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính
phủ.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
a. Tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh theo
quy định của pháp luật.
- Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố thực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quy chế làm
việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Phối hợp thường xuyên với các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo
văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định theo
quy định của pháp luật.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các
đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chương
Nhóm 1 2
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, Ban, ngành,
Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố liên quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo
cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường,
các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp
của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
b. Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và đôn đốc thực
hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh những nhiệm vụ trọng

tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố liên quan trong từng thời gian nhất định.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với
các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố liên quan trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các
bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Giúp Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công
tác giữa UBND tỉnh với các cơ quan của Đảng, HĐND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc
và các tổ chức chính trị - xã hội, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh.
- Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra thực hiện những công việc
thuộc thẩm quyền kiểm tra của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối với các Sở, Ban,
ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố liên quan để
báo cáo và kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh các biện pháp cần thiết
nhằm đôn đốc thực hiện và bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính.
c. Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh; thông tin để các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng cơ quan
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố, các cơ quan của Đảng, các tổ chức liên quan về tình hình kinh
tế-xã hội của địa phương, hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, công tác lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Nhóm 1 3
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
- Quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Quản lý tổ chức và hoạt động của Trang Thông tin điện tử của Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Cơ cấu tổ chức.
Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc của văn phòng
UBND tỉnh bao gồm 9 phòng:
- Phòng Hành chính – Tổ chức.
- Phòng Quản trị - Tài vụ.
- Phòng tiếp công dân.
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Kinh tế Tổng hợp.
- Phòng Kinh tế ngành.
- Phòng Văn xã,.
- Phòng Nội chính.
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính.
II. VỀ VĂN PHÒNG.
Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc thẩm quyền riêng. Có chức năng nhiệm
vụ: Phòng Hành chính tham mưu giúp lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh.
1. Chức năng.
- Giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiểm tra về thể thức, thủ tục trước khi
trình UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng.
- Tổ chức tiếp nhậ văn bản đến, phát hành và quản lý các văn bản của
UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh.
- Tổ chức bộ máy, biên chế, đào tạo, chế độ, khen thưởng, kỷ luật và bảo vệ
cơ quan của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan văn phòng.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Tổ chức việc tiếp nhận, phân phối văn bản, báo chí gửi đến UBND tỉnh,
chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh. Thông báo các văn bản sai thể thức, kỹ
thuật trình bày; chuyển trả văn bản gửi đến không đúng thể thức, thẩm quyền; theo
dõi, đôn đốc quá trình xử lý văn bản, hồ sơ ở các phòng, trung tâm thuộc văn phòng.
- Kiểm tra về thể thức, thủ tục ban hành trước khi trình các văn bản, hồ sơ
cho UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh. Kiểm tra hồ sơ trình

được chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền thủ trưởng các Sở, ngành duyệt ký bảo đảm
đúng thủ tục ban hành theo quy định của pháp luật.
Nhóm 1 4
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
- Quản lý việc lập hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan bảo đảm thời
gian. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu, tổ chức chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu phục vụ kịp thời tra cứu của cán bộ trong và ngoài cơ quan văn phòng.
- Chủ trì phối hợp hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng
đối với văn phòng các Sở, ban, ngành, văn phòng HĐND và UBND các huyện,
thành phố.
- Tham mưu phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan trình UBND
tỉnh hướng dẫn UBND huyện, thành phố quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của văn phòng HĐND và UBND huyện, thành phố.
- Tham mưu tổ chức nghiên cứu thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên
cứu khoa học; ban hành các quy chế làm việc của văn phòng, quy chế tổ chức
và hoạt động của các đơn vị sự nghiệp thuộc văn phòng.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật.
- Quản lý các bộ công chức cũng như tài sản và trang thiết bị được giao; thực
hiện những nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh
giao.
Nhóm 1 5
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Phần II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠIVĂN PHÒNG UBND TỈNH QUẢNG NAM.
I. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
- Công tác văn thư tại văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam bao gồm các
hoạt động chuyên môn nghiệp vụ sau:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

+ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
+ Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản từ các phòng ban chuyên môn để kiểm tra
và trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày
tháng, đóng dấu mức độ mật, khẩn.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao
văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu.
+ Quản lý sổ sách đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu,
giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và một số con dấu tên của lãnh
đạo cơ quan và các lãnh đạo phòng, ban.
+ Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trưc cơ quan.
- Hiện nay, tại văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có 6 cán bộ được bố trí làm
công tác văn thư:
+ Là cán bộ thuộc biên chế văn phòng phòng Hành chính của văn phòng
UBND tỉnh Quảng Nam.
+ Trình độ: Trung cấp, cao đẳng, đại học.
+ Giới tính: 5 nữ, 1 nam.
+ Làm việc theo chế độ thủ trưởng tại văn phòng của UBND tỉnh Quảng
Nam, Chánh Văn phòng là người đứng đầu, văn thư làm theo ý kiến chỉ đạo của
Chánh Văn phòng.
+ Đối với các phòng ban khác thuộc văn phòng UBND tỉnh thì văn phòng không
phải là đơn vị cấp trên hay cấp dưới của phòng, ban khác do đó mối quan hệ văn thư của
văn phòng và các đơn vị thuộc phòng ban khác là quan hệ phối hợp công tác.
+ Văn thư là người thường xuyên cập nhật và áp dụng các văn bản mới của
Chính phủ, Bộ Nội vụ,… quy định hướng dẫn về các khâu nghiệp vụ chuyên môn
của công tác văn thư vào thực tế của văn phòng.
+ Văn thư của văn phòng UBND tỉnh hằng năm cũng được tập huấn về công

tác văn thư.
Nhóm 1 6
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
- Về trang thiết bị phục vụ công tác văn thư tại văn phòng UBND tình
Quảng Nam văn thư của văn phòng được trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết
bị để phục vụ cho công tác của mình gồm có:
+ 6 máy tính.
+ 2 máy in.
+ 1 máy fax.
+ 1 máy photo.
+ 4 điện thoại bàn.
+ 5 tủ đựng tài liệu, con dấu.
II. TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ:
1. Công tác xây dựng văn bản.
- Phòng ban chuyên môn xác định tên loại và xử lý thông tin sau đó xây
dựng đề cương và hoàn thiện văn bản.
- Trưởng phòng các phòng ban chuyên môn (kiểm tra nội dung và thể thức) ký
tắt chuyển cho văn thư, văn thư trình lên Chánh Văn phòng kiểm tra. Sau đó chuyển
lại chuyển lại cho văn thư trình lên Chủ tịch hoặc người được ủy quyền ký.
- Văn thư nhận theo ý kiến của Chánh Văn phòng.
2. Quản lý và sử dụng văn bản.
a. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Tất cả các văn bản, đơn thư và tài liệu gửi đến văn phòng UBND tỉnh do
văn thư tiếp nhận. Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư trình lên Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng xem xét và cho ý kiến phân phối, sau đó văn thư đăng ký vào sổ
và chuyển giao văn bản đến theo ý kiến phân phối. Việc chuyển giao văn bản, văn
thư phải theo dõi giải quyết và đôn đốc nhắc nhở khi cần thiết.
- Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư phải có nhiệm vụ kiểm tra, phân loại sơ
bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến của văn bản. Văn thư không được
bóc bì các đơn thư cá nhân, văn bản chỉ mức độ “Mật”. Bì có dấu chỉ mức độ

“khẩn” được bóc bì trước để giải quyết kịp thời.
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo Thông tư số
12/2002/TT-BCA ngày 11 tháng 9 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công An hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002.
- Sau khi bóc bì văn thư tiến hành việc đóng dấu văn bản đến. Tất cả văn
bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu “đến” ghi số đến và
ngày đến, kể cả giờ đến trong các trường hợp cần thiết.
- Chánh Văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc
của văn phòng UBND tỉnh, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của từng cán
bộ trong cơ quan để cho ý kiến phân phối.
Nhóm 1 7
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến”.
Sau đó đăng ký văn bản đến vào sổ.
- Mẩu sổ đăng ký văn bản đến (trên máy).
Số
đến
Ngày
đến
Cơ
quan
ban
hành
Số và
ký
hiệu
gốc
văn
bản
Tên

loại
và
trích
yếu
nội
dung
VB
Đơn
vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Mức
độ
quan
trọng
Người
xử lý
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
- Văn thư chuyển giao văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn
phòng. Văn phòng sử dụng sổ đăng ký làm sổ chuyển giao.
- Đối với văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi” cán bộ văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
- Cán bộ VT có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đên trong từng thời kỳ.
2. Quản lý văn bản đi.
a. Quy trình phát hành văn bản đi.

Tất cả các văn bản đi của UBND tỉnh văn thư đều có quyền kiểm tra về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản, để đảm bảo tính chuẩn xác về thể thức trình bày
văn bản theo đúng thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ, sau khi đã kiểm tra nếu không có
gì sai xót thì tiến hành đăng ký vào sổ văn bản đi như: ghi số, ký hiệu và ngày
tháng của văn bản, ngày tháng của văn bản đi là ngày thời điểm ký ban hành văn
bản, ghi nội dung văn bản, và các yêu cầu khác trong sổ đăng ký văn bản đi.
Ngày tháng của công văn là ngày phát hành văn bản, số của văn bản đi được lấy
theo số thứ tự của từng loại văn bản.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
Sổ đăng ký văn bản đi của UBND tỉnh được chia làm 02 sổ:
- Sổ đăng ký văn bản đi: Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Hợp đồng
- Sổ đăng ký văn bản đi: Công văn, Thông báo, Giấy mời
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn
bản
Tên loại và
trích yếu
nội dung
Người
ký
Nơi
nhận
văn
bản

Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Nhóm 1 8
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Hoàn thành các thủ tục lấy số, vào sổ xong thì văn thư tiến hành nhân bản tài
liệu theo thành phần nhận trong văn bản thông thường là dưới chỗ kính gửi và nơi
nhận với đủ số lượng cần thiết.
Sau khi nhân bản xong thì văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan vào văn bản,
để đảm bảo tính hiệu lực pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản.
b. Làm thủ tục chuyển giao văn bản đi
Nguyên tắc chuyển giao văn bản đi
- Mọi văn bản đi (thẩm quyền cơ quan ban hành) đều phải qua văn thư để
vào sổ đăng ký, đóng dấu và làm các thủ tục gửi đi.
- Tất cả các văn bản gửi đi được kiểm tra về nội dung, thể thức trước khi gửi.
Văn bản đi sau khi in ấn và nhân bản với đủ số lượng cần thiết thì văn thư sẽ
đóng dấu và tiến hành làm các thủ tục viết bì, bỏ gói văn bản để chuyển fax văn
bản đi, văn bản được hoàn thành thủ tục và chuyển ngay trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Tùy vào mức độ quan trọng
của văn bản đi mà văn thư tiến hành chọn cách gửi EMS, gửi bảo đảm, gửi thông
thường. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh.
Tất cả các văn bản đi đều được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi, và sổ

ký nhận gửi bưu điện.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi.
Ngày
chuyển
Số, ký hiệu
văn bản
Nơi nhận văn
bản
Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản chính, một bản lưu ở văn thư cơ
quan để tiện cho việc kiểm tra thực hiện, một bản lưu vào hồ sơ công việc của đơn
vị, phòng ban làm ra và có trách nhiệm giải quyết công việc trong nội dung văn
bản. Văn thư lưu bản gốc.
c. Quản lý văn bản nội bộ
Những văn bản giấy tờ sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan do chính cơ
quan ban hành như: Các quyết định nhân sự, thông báo, giấy giới thiệu, sổ sao văn
bản được tổ chức giống văn bản đi – đến.
Đối với văn bản mật đi trong cơ quan phát hành mỗi năm là rất ít nên văn
thư không lập sổ riêng mà ghi chung vào sổ thường, ghi mức độ mật vào cột ghi
chú thuận lợi cho việc tra tìm.
Nhóm 1 9
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
3.Công tác lập hồ sơ.
Công tác lập hồ sơ được thực hiện theo quy định tại khoản 2, điều 21 Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ.
Việc lập hồ sơ tại cơ quan được thực hiện theo phương pháp lập hồ sơ hiện
hành và lưu trữ tài liệu, hồ sơ tại phòng văn thư UBND tỉnh.
Văn thư tiến hành lập hồ sơ lưu trữ tại phòng làm việc của văn thư, việc thực
hiện lập hồ sơ lưu trữ được văn thư thực hiện vào cuối mỗi tuần làm việc.

Hiện tại UBND tỉnh đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001- 2008 để quản lý,
theo dõi và bảo đảm chất lượng biên soạn trong việc lập hồ sơ.
a. Lập hồ sơ công việc:
Mọi cán bộ, các phòng có trách nhiệm giải quyết công việc đều phải tiến
hành lập hồ sơ công việc.Việc lập hồ sơ công việc tại Sở do các cán bộ có trách
nhiệm giải quyết công việc tự lập và tổ chức lưu trữ.
Như vậy, theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt
buộc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp
vụ, các nhân viên văn thư hành chính đều phải lập hồ sơ công việc của mình. Việc
lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ.
b. Lập hồ sơ hiện hành.
- Việc lập hồ sơ hiện hành được cán bộ văn thư cơ quan, tổ chức đảm nhiệm
và thực hiện. Những văn bản đến mà cơ quan nhận được và đã phát hành trong một
tuần sẽ được văn thư tổ chức sắp xếp lưu trữ lại vào hệ thống hồ sơ lưu trữ hiện
hành trên tủ đựng hồ sơ của phòng văn thư. Lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp
văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của
sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và
hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản.
* Phương pháp lập hồ sơ hiện hành:
* Lập danh mục hồ sơ:
* Mở hồ sơ:
* Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ:
- Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan, tác giả ban hành văn bản:
- Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: (Đặc trưng này thường vận
dụng để lập cho các tập lưu văn bản ).
- Sắp xếp theo số của văn bản.
Nhóm 1 10
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
* Khâu hoàn tất (biên mục hồ sơ).
- Sau khi đã phân loại văn bản cán bộ văn thư tiến hành đưa văn bản vào các cặp

hộp đã phân loại sẵn và cất lên giá giá tủ theo thứ tự các cặp hộp đã đánh số sẵn.
- Việc biên mục hồ sơ chỉ thực hiện đối với các tập lưu công văn và quyết
định của cơ quan, do tính chất hai loại văn bản này được ban hành nhiều nhất trong
các loại văn bản nên văn thư dự kiến phân số lượng cặp họp để bỏ lưu văn bản,
trong một tập lưu công văn hoặc quyết định của cơ quan thì tổ chức lưu khối tài
liệu của 04 tháng ( ví dụ từ tháng 01 đến tháng 04), sau đó văn thư tiến hành biên
mục bên ngoài tức chỉ viết thông tin tại phần mẫu gáy của tập lưu như: từ ngày đến
ngày, từ số đến số, mà không có biên mục bên trong.
b) Các loại cặp hồ sơ lưu trữ hiện hành:
Đối với những văn bản đến thì văn thư tiến hành phân loại và lưu theo đặc
trưng đơn vị, tổ chức bao gồm các cặp như:
- Tập lưu văn bản đến: Quyết định, Báo cáo của UBND tỉnh,
- Tập lưu văn bản đến của Bộ LĐTB&XH
- Tập lưu văn bản đến của Sở, Ban, ngành
- Tập lưu văn bản đến của Chính phủ
- Tập lưu văn bản đến của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân
Đối với những văn bản đi thì văn thư lưu bản gốc, tất cả các bản gốc sẽ được
đóng dấu và tiến hành phân loại lưu trữ, việc lưu trữ văn bản đi của UBND tỉnh
được văn thư sắp xếp theo đặc trưng tên gọi văn bản bao gồm:
- Tập lưu Quyết định
- Tập lưu Công văn
- Tập lưu Giấy mời
- Tập lưu Thông báo
- Tập lưu Báo cáo
- Tập lưu Tờ trình
Sau khi phân văn bản ra từng loại cụ thể nêu trên thì văn thư tiến hành sắp
xếp đưa văn bản vào cặp lưu trữ theo đặc trưng số thứ tự của văn bản.
Tất cả các văn bản được sắp xếp theo các cách phân loại như trên, và cho vào
kẹp ba dây, và đưa lên tủ đựng tại phòng văn thư. Ngoài bìa của kẹp tập lưu hồ sơ
hiện hành không mẫu bìa, mà chỉ có những thông tin tại phần mẫu gáy của kẹp.

Lập hồ sơ công việc hiện tại UBND tỉnh chỉ mới thực hiện được một ít do có
những hạn chế, và khó khăn nhất định trong tổ chức lưu trữ khối hồ sơ hiện hành vì
thiếu diện tích phòng ban, không đủ kinh phí xây dựng và mua sắm để tổ chức phòng
kho lưu trữ, không có thời gian trong việc tổ chức giải quyết công việc do khối lượng
công việc quá nhiều mà cơ quan lại có ít cán bộ làm công tác lưu trữ.
Nhóm 1 11
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Nhận xét:
Theo tôi thì hiện tại việc tổ chức lưu trữ tài liệu tại cơ quan chưa được hoàn
thiện và thật sự tốt, vì việc cán bộ văn thư kiêm luôn lưu trữ là quá tải không đủ
thời gian để tổ chức sắp xếp khối tài liệu của cơ quan theo những biện pháp tổ
chức khoa học hơn, cần phải bố trí thêm một cán bộ lưu trữ tại cơ quan để làm
nhiệm vụ lưu trữ cho cơ quan được tổ chức.
Hồ sơ phải được thực hiện lưu trữ sắp xếp ghi danh mục, tổ chức hệ thống
hóa công cụ tra tìm để tiện dụng cho việc tra tìm khi cần thiết.
4. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo Nghị định
58/2002/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ, và mục 4 của điều 25, và điều 26
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc bảo quản và sử dụng con dấu tại văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam
được tổ chức chặt chẽ và khoa học, dấu được cất giữ trong hộp tủ chắc chắn có
chìa khóa một cách cẩn thận. Dấu của cơ quan được giao cho văn thư bảo quản, chỉ
có văn thư mới có chìa khóa tủ đựng dấu, và được phép đóng dấu vào văn bản,
ngoại trừ sự cho phép, đồng ý của cán bộ văn thư giao nhiệm vụ thì không bất kỳ
một ai được phép đóng, đây là quy định của Văn phòng UBND tỉnh và được cán
bộ trong văn phòng chấp hành rất nghiêm túc.
a. Những loại con dấu của UBND tỉnh:
Hiện tại cơ quan sử dụng chủ yếu là con dấu hộp và có các loại dấu như sau:
- Dấu cơ quan ( 01 cái)
- Dấu chức danh của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh VP, Trưởng phòng như:

+ Chủ tịch
+ KT. Chủ tịch (phó Chủ tịch)
+ Thừa lệnh Chủ tịch ( chánh văn phòng )
- Dấu tên: tên của Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Chánh văn phòng, Trưởng và
phó của các phòng…
- Các loại dấu như: dấu công văn đến, dấu sao y, dấu sao lục, dấu chỉ mức
độ khẩn, dấu nổi…
b. Nguyên tắc đóng dấu:
- Nhìn chung việc quản lý và sử dụng con dấu tại Sở được thực hiện đúng
theo quy định của nhà nước và pháp luật.
- Việc đóng dấu của UBND tỉnh được thực hiện theo đúng Nghị định
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ
Nhóm 1 12
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
c. Bảo quản và sử dụng con dấu:
- Dấu của UBND tỉnh Quảng Nam do cán bộ văn thư trực tiếp quản lý và sử
dụng đúng theo Điều 25, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư. Việc quản lý con dấu được thực hiện rất nghiêm
ngặt. Tất cả các loại dấu đều được nhân viên văn thư cất vào hộp để dấu, bỏ vào một
ngăn tủ riêng và khóa cẩn thận, khi cần mới lấy ra sử dụng, chỉ có cán bộ văn thư
mới được quản lý và sử dụng các loại dấu.
Nhóm 1 13
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Phần III
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
I. NHẬN XÉT.
1. Ưu điểm.
- Việc mỗi phòng ban tự soạn thỏa văn bản giúp giảm bớt khối lượng công
việc của văn thư.
- Văn phòng có đầy đủ trang thiết bị như máy tính, máy in, máy fax… giúp

cho công tác văn thư được nhanh chóng và thuận lợi.
- Cán bộ văn thư có đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm
cao, chịu khó và năng động trong công việc.
- Mỗi bộ phận tự soạn thảo văn bản thì giúp cho phần nội dung chính xác hơn.
- Thường xuyên cập nhật và áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của
nhà nước về hướng dẫn công tác văn thư vào thực tiển cơ quan.
2. Nhược điểm.
Công tác văn thư tại UBND tỉnh Quảng Nam được thực hiện đảm bảo cho
hoạt động của văn phòng UBND, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề hạn chế:
- Một văn bản trước khi ban hành có quá nhiều người kiểm tra mất nhiều
thời gian.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản của cán bộ phòng ban còn hạn chế.
- Trang thiết bị cơ sở vật chất máy móc phục vụ cho công tác văn thư còn
nhiều hạn chế, ảnh hưởng đế chất lượng công việc.
II. KIẾN NGHỊ:
- Cần áp dụng phần mền quản lý văn bản trên máy vi tính vào việc quản lý văn
bản của cơ quan để việc quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng và tiện lợi hơn.
- Mở thêm các lớp bồi dưỡng về kỹ thuật trình bày văn bản cho cán bộ, viên
chức trong Sở để việc xây dựng văn bản ít gặp sai sót hơn.
- Cần phải có những biện pháp thiết thực hơn nữa trong việc thực hiện đào
tạo huấn luyện đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản trong cơ quan như:
phải phổ biến cho không chỉ những cá nhân, các chuyên viên soạn thảo văn bản mà
là toàn thể các cá nhân trong cơ quan từ lãnh đạo đến nhân viên đều biết để nhân
viên cấp dưới thì thực hiện tham mưu đúng, còn lãnh đạo thì phải biết văn bản
tham mưu thực hiện đúng cả về thể thức và nội dung hay không thì mới ký để
tránh tình trạng như trên
- Cần phải thay đổi lại quy trình xây dựng văn bản như, quán triệt kỹ thuật
soạn thảo văn bản cho cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản cho cơ quan, để bảo
đảm không còn tình trạng sai xót trong công tác soạn thảo văn bản, để đảm bảo
đúng thể thức văn bản nhà nước đã quy định

Nhóm 1 14
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
- Cần bố trí thêm phòng lưu trữ hồ sơ và bổ sung thêm cán bộ làm công tác lưu
trữ tại cơ quan,
- Cần có quy định chặt chẽ về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các
phòng, ban về lưu trữ cơ quan.
Nhóm 1 15
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Mục lục
Lời nói đầu: Trang 1
PHẦN IKHẢO SÁT CHUNG VỀ CƠ QUAN Trang 2
I. Khái quát cơ quan Trang 2
II. Vị trí và nhiệm vụ Trang 2
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠIVĂN PHÒNG UBND TỈNH QUẢNG NAM. Trang 5
I. Hoạt động quản lý công tác văn thư Trang 5
II. Tổ chức nghiệp vụ Trang 6
PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Trang 11
I. Nhận xét Trang 10
II. Kiến nghị Trang 12
Nhóm 1 16