Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
____QUẢN LÝ KHO____
LỜI MỞ ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và
phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết.
Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại
đó.
Ngày nay khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà công nghệ
thông tin không chen chân vào.Một trong những lĩnh vực mà tin học thâm nhập vào
sâu và thu được những thành tựu to lớn là lĩnh vực quản lý.Tin học trong lĩnh vực này
góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc.
Và trong bài này chúng em xin giới thiệu chương trình quản lý kho bằng
Microsoft access.Mặc dù cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian với những kiến
thức còn non yếu về chuyên ngành quản lý nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu
sót.Rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô,các bạn để chương trình được hoàn
thiện hơn.
Để thực hiện chương trình này chúng em thực hiện theo:
Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý
Chương 2: Khảo sát đề tài
Đề tài: Quản lý kho
Chương 3: Hệ thống các bảng
Chương 4: Mô hình Query
Chương 5: Hệ thống các form
Chương 6: Hệ thống báo cáo
Và Chương 7: thiết kế Macro
I. Tóm tắt về dự án:
1. Mục đích dự án:
- Dự án nhằm xây dựng nên một hệ thống (phần mềm) trợ giúp cho việc quản

lý thông tin của các kho hàng.
-Thông tin hàng hóa, kho hàng được sử lý tập trung thuận tiện cho các công ty
có thể quản lý sản phẩm của mình cũng như trong vấn đề xuất, nhập, thống kê
sản phẩm…một cách nhanh chóng,chính xác.
2. Phạm vi ứng dụng:
-Tập trung vào việc quản lý các kho hàng, với nhiều chủng loại mặt hàng khác
nhau và tùy biến theo từng trường hợp cụ thể.
-Dành cho các công ty/doanh nghiệp vừa và nhỏ.
-Hệ thống quản lý nhiều kho hàng đặt ở nhiều nơi phục vụ cho 1 cửa hàng.
3. Nhật ký khảo sát :
1
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
-Theo khảo sát thực tế về nghiệp vụ của một hệ thống quản lý kho , chúng ta
có thể nắm được quy trình công việc của hệ thống như sau:
+ Khi nhận được yêu cầu nhập hàng từ phòng thông tin gửi đến, người
quản lý kho có trách nhiệm làm thủ tục nhập hàng theo hóa đơn, viết phiếu
nhập kho .Kiểm tra và xác nhận các mặt hàng vừa nhập.Đưa số hàng vừa
nhập vào kho .
+Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác nhau, một kho
có thể lưu trư được nhiều mặt hàng khác nhau.
+Khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi đến ,người quản lý kho kiểm tra lại
số lượng sản phẩm cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất kho, xuất các
mặt hàng theo yêu cầu.
+Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượng cần
xuất.Người quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đề nghị nhập
sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1 lần theo yêu cầu.Hoặc có thể xuất số sản
phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”,sau đó tiếp tục xuất trả
khi đủ sản phẩm.

+Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồn kho
thì người quản lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhà cung
cấp.
+Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng cho công ty và công ty
nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
+Hàng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuất nhập
trong ngày.
+Cuối tháng người quản lý kho tổng hợp các phiếu nhập kho-xuất kho hợp
lệ để ghi lại vào sổ.Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất, số lượng
hàng tồn, hàng hỏng.
4. Các hồ sơ :
a.Phiếu nhập:
Phiếu nhập kho
*****
Mã phiếu:…
Họ và tên người lập phiếu:……………………………………
Họ và tên người giao:…………………………………………
Tên nhà cung cấp:………………………………………………
Lý do nhập:…………………………………………………….
Hóa đơn kèm theo:……………………………………………
2
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Nhập tại kho số:………
Địa chỉ kho:………………………………………………
Stt Tên sản phẩm Hãng sản xuất Số lượng Giá nhập Thành
tiền
. . . . . .
. . . . . .

. . . . . .
. . . . . .
Tổng tiền:………….
-Tổng tiền (viết bằng chữ):…………………………………………….
Nhập, Ngày….tháng…năm……
Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên)
b.Phiếu xuất:
Phiếu xuất kho
*****
Mã phiếu:…
Họ và tên người lập phiếu:……………………………………
Họ và tên người nhận:…………………………………………
Lý do xuất:…………………………………………………….
Hóa đơn kèm theo:……………………………………………
Xuất tại kho số:………
Địa chỉ kho:………………………………………………
Stt Tên sản phẩm Hãng sản xuất Số lượng Giá Thành tiền
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
3
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Tổng tiền:………….
-Tổng số tiền(Viết bằng chữ):…………………………………………
Xuất, Ngày….tháng…năm……
Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên)
II. Bảng phân tích xác định:
1. Chức năng , tác nhân và hồ sơ dữ liệu:
Đông từ + Bổ ngữ Danh Từ Tác nhân ngoài và
HSDL
Kiểm tra hàng Kho số 1,2…
Nhập hàng Kho hàng HSDL
Xuất hàng Hàng HSDL
Tạo phiếu nhập Ban quản lý Tác nhân ngoài
Tạo phiếu xuất Thủ kho HSDL
Kiểm kho Thủ quỹ HSDL
Lưu trữ người nhận Phiếu nhập HSDL
Lưu trữ nhà cung cấp Phiếu xuất HSDL
Báo cáo nhập, xuất Báo cáo HSDL
2. Nhóm các chức năng theo mạch công việc:
Các chức năng Gộp nhóm chức
năng
Gộp nhóm chức
năng đỉnh
Kiểm tra hàng
1.Nhập kho
Viết phiếu nhập
Ghi thông tin phiếu
4
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
nhập
Quản Lý Kho
Nhập hàng vào kho

Xác nhận hàng cần
xuất 2.Xuất kho
Kiểm tra hàng
Lập phiếu xuất
Lưu thông tin phiếu
xuất
Thống kê nhập kho
3.Thống kê hàng
hóa
Thống kê xuất kho
Thống kê tồn &
hỏng
Lập báo cáo
Tổng kết báo cáo
4.Quản lý thông tin
Phương án nhập
hàng
Lập báo cáo
3. Sơ đồ phân cấp chức năng:
5
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Quản Lý Kho
1.Nhập Kho
1.1.Kiểm tra hàng
2.3.Lưu thông tin
phiếu xuất
2.2.Lập phiếu xuất
2.1.Xác nhân hàng

1.4.Phân loại
1.3.Lưu thông tin
phiếu nhập
1.5.Giám sát
1.2.Nập hàng
2.4.Dòng xuất
2.5.Kiểm soát sau
3.1.Hàng nhập kho
3.2.Hàng xuất kho
3.3.Hàng tồn kho
3.4.Lập báo cáo
2.Xuất Kho
3.Thống kê hàng hóa
1.6.Nhập kho
4.1.Tổng kết báo
cáo
4.2.Loại hàng nhập
mạnh
4.3.Lập báo cáo
4.Quản lý thông tin
4. Mô tả chức năng lá:
a.Nhập kho
-Khi có hàng nhập theo yêu cầu nhập hàng từ công ty,người quan lý kho co
trách nhiệm kiểm kê , xác nhận các mặt hàng .Sau đó lưu thông tin các mặt
hàng vừa nhập vào cơ sở dữ liệu.
-Các nhân viên kho phân loại theo từng sản phẩm để lưu trữ tại kho chỉ định.
-Các phiếu nhập được lưu lai để báo cáo thống kê
b.Xuất kho
-Xác nhận các mặt hàng theo phiếu yêu cầu xuất.
-Kiểm tra số lượng , chất lượng của các sản phẩm.

-Tạo phiếu xuất và lưu thông tin các mặt hàng vừa xuât trong cơ sơ dư liệu để
báo cáo thồng kê
-Xuất hàng chuyển cho bộ phận thu ngân làm hóa đơn .
c.Thông kê hàng hóa
-Thống kê số lượng nhập
-Thống kê số lương xuất
-Thống kê số hàng tồn kho.
6
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Có thể thống kê theo ngày hay theo một khoảng thời gian theo yêu cầu.
d.Quản lý thông tin
-Tổng kết các báo cáo nhập , xuất kho.
-Đưa ra phương án nhập hàng hợp lý
-Lập báo cáo.
5. Sơ đồ ngữ cảnh:
Hệ thống quản lý
Kho
Các đơn vị
Phòng
thông tin
Ban giám
đốc
Hóa đơn
T.Tin phản hồi
Yêu cầu báo
cáo
T
.

t
i
n

p
h
ả
n

h
ồ
i
T.tin sự cố
T.Tin hàng hóa
Thông tin mặt hàng
T.Tin đơn giá
Phản hồi sự cố
Báo cáo
0
6. Ma trận thực thể chức năng:
Các chức
năng
Các thự thể
Phiếu
nhập
Dòng
nhập
Phiếu
xuất
Dòng

xuất
Phươn
g án
Duyệt
cấp
Thống
kê
Tổng
hợp
7
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
nhập P.X hàng
1.Nhập
kho
C U U
2.Xuất
kho
C R R
3.Thống
kê hàng
hóa
R R C R R
4.Quản lý
thông tin
C R C R R U
III. Xác định sơ đồ luồng dữ liệu:
1.Sơ đồ luồng dư liệu mức 0:
8

Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
1.0
Nhập kho
Ban giám
đốc
4.0
Quản lý thông
tin
2.0
Xuất kho
3.0
Thống kê hàng
Phòng
thông tin
Các đơn vị
h Tổng hợp
b Nhập hàng
d Giao hàng
c Phiếu xuấte Phương án nhâp hàng
a Phiếu nhập
g Thống kê hàng
f Duyệt cấp P.X
Yêu cầu
nhập
Hóa đơn
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo

Xuất
Hàng hóa
Xuất hàng
Phản hồi
0
1 432
9
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
-Danh sách thực thể:
a.Phiếu nhập
b.Nhập kho
c.Phiếu xuất
d.Xuất hàng
e.Phương án nhập hàng
f.Duyệt cấp phiếu xuất
g.Thống kê hàng hóa
h.Tổng kết
a.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Nhập kho”:
a b c d e f g h
1 C U U
2 C R R
3 R R C R R
4 C R C R R U
10
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
1.Nhập Kho

1.1.Kiểm tra hàng
1.4.Phân loại
1.3.Lưu thông tin
phiếu nhập
1.5.Giám sát
1.2.Dòng nhập
1.6.Nhập kho
1.1
Kiểm tra hàng
1.3
Lưu thông tin
1.5
Giám sát
1.6
Nhập kho
1.4
Phân loại hàng
1.2
Dòng nhập
Phòng
thông tin
b Phương án nhập
Yêu cầu nhập
a Phiếu nhập
c Nhập hàng
Thông tin nhập
Loại hàng
Kiểm tra
Hàng nhập
Xác nhân hàng

nhập
b.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Xuất kho”:
11
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
2.3.Lưu thông tin
phiếu xuất
2.2.Lập phiếu xuất
2.1.Xác nhân hàng
2.4.Dòng xuất
2.5.Kiểm soát sau
2.Xuất Kho
2.1
Xác nhận hàng
2.3
Lưu thông tin
2.5
Kiểm soát sau
cùng
2.4
Dòng xuất
2.2
Lập phiếu xuất
Các đơn
vị
f
Duyệt cấp P.X
c Phiếu xuất
d Xuất hàng

Thông tin xuất
Loại hàng
Giao hàng
Xác nhân hàng
xuất
c.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Thống kê hàng hóa”:
12
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
3.1.Hàng nhập kho
3.2.Hàng xuất kho
3.3.Hàng tồn kho
3.4.Lập báo cáo
3.Thống kê hàng hóa
3.2
Hàng xuất kho
3.4
Lập báo cáo
3.3
Hàng tồn kho
3.1
Hàng nhập kho
Phòng
thông tin
c
Phiếu xuất
a Phiếu nhập
g Thống kê hàng hóa
h Tổn hợp

f
Ph. án nhập
d.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Quản lý thông tin”:
13
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
4.1.Tổng kết báo
cáo
4.2.Loại hàng nhập
mạnh
4.3.Lập báo cáo
4.Quản lý thông tin
4.2
Loại hàng nhập
mạnh
4.3
Lập báo cáo
4.1
Tổng kết báo
cáo
Phòng
thông tin
c
Phiếu xuất
a Phiếu nhập
g Thống kê hàng hóa
h Tổng hợp
f
Ph. án nhập

b
Nhập hàng
IV. Xây dưng mô hình khái niệm dữ liệu:
1.Mô hình E-R và xây dựng cơ sở dư liệu vật lý:
a.Xác định ma trân phụ thuộc hàm:
14
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Phiếu xuất Phụ thuộc hàm
Mã phiếu
Ngày xuất
Người nhận
Đơn vị
Lý do xuất
Số CMTND
Kho
Mặt hàng
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
15
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Ghi chú
b.Xác định các thực thể và mối quan hệ:
1.HÀNG(mã hàng,tên hàng,đơn vị,đơn giá,số lượng)
2.PHIẾU NHẬP(số phiếu nhập,ngày nhập, mã kho,mã NCC,lý do nhập)

3.PHIẾU XUẤT(số phiếu,ngày nhập, mã kho,mã khách, lý do xuất)
4.DÒNG NHẬP(số phiếu nhập,mã hàng,số lượng nhập,giá nhập)
5.DÒNG XUẤt(số phiếu xuất,mã hàng,số lượng xuất)
6.NHÀ CUNG CẤP(mã NCC,tên NCC,địa chỉ NCC,Số điện thoại NCC,Email NCC)
7.MÃ KHÁCH(mã khách,đơn vị,số CMTND)
8.KHO(Mã kho, tên kho)
16
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Phiếu R0 Hàng
Phiếu
nhập
R1 Hàng
Dòng
nhập
R2 Hàng
Phiếu xuất R3 Hàng
Dòng xuất R4 Hàng
Dòng
nhập
R5
Phiếu
nhập
Dong xuất R6 Phiếu xuất
Người R7
Phiếu
nhập
Kho R7 Hàng
17

Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
c.Vẽ sơ đồ khái niệm:
Hàng
Mã hàng,tên hàng
,đơn vị,số
lượng,giá,thành
tiên
Dòng Nhập
Mã phiếu nhập
,mã hàng,số lượng
nhập,giá nhập
Lý do
xuất
Khách
Mã khách,
Số CMTND,đơn vị,
Kho
Mã kho,tên kho
Phiếu xuất
Mã phiếu xuất,
Mã kho,ngày xuất
,mã khách
Dòng xuất
Mã phiếu xuất,mã
hàng,số lượng
xuất
Chứa
hàng

Phiếu nhập
Mã phiếu nhập,
ngày nhập,mã
kho,mã NCC
Xuất
hàng
Lý do
nhập
Nhà cung cấp
Mã NCC,tên
NCC,DcNCC
Nhập
hàng
1:N
1:N
1:N
1:N
1:N
1:1
1:N
1:N
1:1
1:N 1:N
1:N
1:N
18
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
d.Mô hinh E-R:

Kho
Mã kho,tên kho
dịa chỉ kho
Dòng Nhập
Mã phiếu nhập
,mã hàng,số lượng
nhập,giá nhập
Khách
Mã khách,
Số CMTND,đơn vị
Hàng
Mã hàng,tên hàng
,số lượng,đơn giá
Phiếu xuất
Mã phiếu xuất,
Mã kho,ngày xuất
,mã khách
Dòng xuất
mã phiếu xuất,mã
hàng,số lượng
xuất
Phiếu nhập
Mã phiếu nhập,
ngày nhập,mã
kho,mã NCC
Nhà cung cấp
Mã NCC,tên
NCC,DcNCC
19
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”

________________________________________________________________________________
_
V. Xác đinh luông hệ thống:
1.Sơ đồ cho tiến trình “Nhập kho”:
1.1
Kiểm tra hàng
1.3
Lưu thông tin
1.5
Giám sát
1.6
Nhập kho
1.4
Phân loại hàng
1.2
Dòng nhập
Phòng
thông tin
b Phương án nhập
Yêu cầu nhập
a Phiếu nhập
c Nhập hàng
Thông tin nhập
Loại hàng
Kiểm tra
Hàng nhập
Xác nhân hàng
nhập
Máy
thực hiện 2 tiến trình 1.2 và 1.6:

-Xử lý hàng khi có phiếu nhập hàng.
-Xác định số lượng hàng trong kho:
Số lương hàng = số lượng hàng nhập + số lượng hàng tồn.
20
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
2.Sơ đồ cho tiến trình “Xuất kho”:
2.1
Xác nhận hàng
2.3
Lưu thông tin
2.5
Kiểm soát sau
cùng
2.4
Dòng xuất
2.2
Lập phiếu xuất
Các đơn
vị
f
Duyệt cấp P.X
c Phiếu xuất
d Xuất hàng
Thông tin xuất
Loại hàng
Giao hàng
Xác nhân hàng
xuất

Máy thực hiện 2 tiến trình 2.4 và 2.5:
-Sau khi phiếu xuaast được lập hợp lê, thủ kho xuất hàng theo phiếu xuất
3.Sơ đồ cho tiến trình “Thống kê hàng hóa”:
21
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
3.2
Hàng xuất kho
3.4
Lập báo cáo
3.3
Hàng tồn kho
3.1
Hàng nhập kho
Phòng
thông tin
c
Phiếu xuất
a Phiếu nhập
g Thống kê hàng hóa
h Tổn hợp
f
Ph. án nhập
Máy thực hiện 2 tiến trình 3.1 và 3.2:
-Tiến trình “Hàng nhập kho”:Xác dinh loại hàng và số lượng được nhập khớp với phiếu nhập
hàng.
-Tiến trình “Hàng xuất kho”:Kiểm tra số lượng các mặt hàng xuất kho
Tổng kết giữa số lượng xuất và nhập để cập nhật hàng tồn kho:
Hàng tồn = (hàng nhập kỳ trước + hàng nhập) +- hàng xuất

VI. Cơ sỏ dữ liệu:
1. Dòng nhập:
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
Maphieunhap Number Mã phiếu nhập
22
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Masp Number Mã sản phẩm
Soluongnhap Number Mã sản phẩm
Gia nhap Number Giá nhập
2. Dòng xuất:
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
Maphieuxuat Number Mã phiếu nhập
Masp Number Mã sản phẩm
Soluongxuat Number Số lượng xuất
3. Hàng:
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
Masp AutoNumber Mã sản phẩm
TenSP Text Tên sản phẩm
Thongtin Text Thong tin sản phẩm
Soluong Number Số lượng
Dongia Number Đơn giá
Baohanh Number Bảo hành
5. Khách:
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
Makhach Text Mã khách
Tenkhach Text Tên khách
Dckhach Text Địa chỉ khách
Sodienthoaikhach Number Số điện thoại khách

6. Kho:
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
Makho AutoNumber Mã kho
Dckho Text Địa chỉ kho
Tenkho Text Tên kho
7. Người cung cấp:
23
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”
________________________________________________________________________________
_
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
Makho AutoNumber Mã người cung cấp
TenNCC Text Tên người cung cấp
DcNCC Text Địa chỉ NCC
SodienthoaiNCC Text Số điện thoại NCC
EmailNCC Text Email NCC
8. Phiếu nhập
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
Makho AutoNumber Mã phiếu nhập
Ngaynhap Date/Time Ngày nhập
MaNCC Number Mã NCC
Makho Number Mã kho
9. Phiếu xuất:
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
Maphieuxuat AutoNumber Mã phiếu xuất
Ngaynhap Date/Time Ngày xuất
Makhach Number Mã khách
Makho Number Mã kho
24
Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO”

________________________________________________________________________________
_
VII. Sơ đồ quan hệ:
25