2
DANH SÁCH NHÓM 05
T
T
HỌ VÀ TÊN MSSV GHI CHÚ
1 Lê Thị Minh Thúy 12006623
2 Đoàn Thùy Trang 12010393
3 Trương Thị Thúy 12006123
4 Trần Thị Yến 12006323
5 Tiết Thị Thương 12006793
6 Lê Thị Thùy 12006593
7 Nguyễn Thị Thúy 12006673
8 Nguyễn Ngọc Tuyển 12007023
9 Lê Thị Thủy 12007143
10 Trịnh Thị Tố Uyên 12007143
11 Ngô Thị Thúy 12006163
12 Phạm Ngọc Tuấn 12010473
13 Đào Thị Xinh 12006713
14 Mai Thị Yến 12006923
15 Lê Đình Thọ 12006833
2
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

2
MỤC LỤC
2
MỞ ĐẦU
Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang
trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và
mất thời gian.
Thông qua thảo luận, hội họp tạo ra sự thống nhất về mặt nhận thức, quản
điểm cho những người tham dự, là tiền đề cho sự phối hợp trong công việc
nhằm đạt được mục tiêu chung.
Cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ kích thích tranh luận từ những
người tham dự, qua đó các biện pháp, giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn
đề mà cơ quan, tổ chức đang gặp phải sẽ nhanh chóng lộ diện, mà nếu không có
hội họp nhà lãnh đạo sẽ phải mất rất nhiều thời gian mới tìm ra.
Quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động là yếu tố
quan trọng quyết định đến sự thành công của cuộc họp, hội nghị. Vì vậy, trước
mỗi cuộc hội họp, nhà quản trị cần phải nghiên cứu những kỹ năng, những bí
quyết để nâng cao công tác quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch
hoạt động. Dưới đây là nội dung của bài tiểu luận “Nâng cao quản trị hội họp và
xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động”.
2
CHƯƠNG 1:
NỘI DUNG QUẢN TRỊ HỘI HỌP VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG
TRÌNH, KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG.

1.1. Hoạch định, tổ chức
1.1.1. Khái niệm hội họp
Hội nghị là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất
đinh, tại một địa điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều
người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức
tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức
năng của ngành hoặc cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Ý nghĩa của họp hội
Thông qua thảo luận, hội họp tạo ra sự thống nhất về mặt nhận thức, quan
điểm cho những người tham dự, là tiền đề cho sự phối hợp trong công việc
nhằm đạt mục tiêu chung.
Cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ kích thích tranh luận từ những
người tham dự, qua đó các biện pháp, giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn
đề mà cơ quan, tổ chức đang gặp phải sẽ nhanh chóng lộ diện, mà nếu không có
hội họp nhà lãnh đạo sẽ phải mất rất nhiều thời gian mới tìm ra.
Hội họp là diễn đàn để người có ý tưởng mới về quản lý, điều hành … có
cơ hội được trình bày ý tưởng của mình một cách chính thức. Thông qua phát
biểu tại các cuộc họp, hội nghị khả năng lập luận, thuyết phục người khác của cá
nhân cũng được nâng cao.
Hội họp cũng là nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ.
Hội họp là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương,
chính sách, pháp luật của Nhà nước.
1.1.3. Phân loại hội họp
1.1.3.1. Họp nội bộ
Được tổ chức nhằm bàn bạc, giải quyết những vấn đề phát sinh trong công
2
tác, hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, bộ phận … Người chủ trì các
cuộc họp nội bộ là lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc trưởng đơn vị, bộ phận. Các
cuộc họp nội bộ không thể bắt buộc tuân thủ nghi thức như hội nghị.

Họp nội bộ có thể được tổ chức vào thời điểm bất kỳ không xác định trước
để giải quyết những công việc đột xuất, sự kiện bất ngờ không nằm trong dự
tính của nhà quản trị.
1.1.3.2. Hội thảo (hội nghị thăm dò)
Đây là loại hội nghị được tổ chức nhằm huy động kinh nghiệm, trí tuệ của
các nhà chuyên môn cả trong và ngoài cơ quan, tổ chức để tìm kiếm thông tin,
giải pháp tối ưu giúp nhà quản trị đưa ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề
nào đó thuộc chức năng, nhiệm cụ của mình, mà trong khả năng giới hạn, nhà
quản trị chưa tìm ra được. Vì vậy, thành phần tham dự hội thảo không giới hạn
trong phạm vi cơ quan, tổ chức mà được mở rộng tối đa trong phạm vi có thể
của nhà tổ chức. Căn cứ vào quốc tịch của đại biểu được mời tham dự, hội thảo
có thể được chia thành hội thảo trong nước và hội thảo quốc tế.
1.1.3.3. Hội nghị chỉ huy
Hội nghị chỉ huy là loại hội nghị được tổ chức nhằm truyền đạt, triển khai
nghị quyết, chỉ thị, quyết định, giải pháp, nhiệm vụ … đã được cấp có thẩm
quyền quyết định trước khi tổ chức hội nghị.
Hội nghị chỉ huy thường do người đứng đầu ngành, cơ quan, tổ chức chủ
trì. Người tham dự hội nghị không cần phát biểu ý kiến tham luận, vì các vấn đề
triển khai tại hội không thuộc phạm vi, thẩm quyền quyết định của hội nghị.
Mục đích cuối cùng của hội nghị là quán triệt nhận thức của người tham dự
nhằm tạo ra sự thống nhất trong thực hiện công việc chung.
1.1.3.4. Hội nghị giao ban
Là loại hội nghị chỉ huy, nhưng được tổ chức định kỳ hàng tháng, quý hoặc
6 tháng nhằm đánh giá việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định, giải pháp,
nhiệm vụ … đã được triển khai trước đó. Người chủ trì hội nghị (là lãnh đạo
ngành, cơ quan, tổ chức) sẽ nghe đại biểu tham dự (cấp dưới) báo cáo tình hình,
kết quả thực hiện công việc, từ đó rút rút kinh nghiệm chung đồng thời đưa ra
2
những chỉ đạo kịp thời, hỗ trợ, bổ sung các nguồn lực cần thiết nhằm hoàn thành
mục tiêu chung.

1.1.3.5. Hội nghị quyết nghị
Khác với hai loại hội nghị neu trên, hội nghị quyết nghị (hay còn gọi là hội
nghị quyết định) được tổ chức để tổng kết, kiểm điểm, đánh giá những việc đã
làm được, chưa làm được từ đó đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho giai đoạn
tiếp theo của ngành hoặc cơ quan, tổ chức. Người tham dự hội nghị có quyền
biểu quyết, có quyền phát biểu ý kiến đóng góp đối với nội dung tổng kết cũng
như phương hướng, nhiệm vụ sắp tới. Hội nghị chỉ thành công khi phương
hướng, nhiệm vụ được đa số người tham dự hội nghị biểu quyết tán thành. Kết
thúc hội nghị, các quyết định của hội nghị sẽ trở thành nghị quyết có giá trị thi
hành đối với toàn bộ ngành, cơ quan, tổ chức.
1.1.4. Hoạch định, tổ chức hội nghị
1.1.4.1. Phương thức tổ chức hội nghị
Hiện nay, có nhiều phương thức tổ chức hội nghị, ngoài phương thức
truyền thống là tập trung lại một địa điểm nhất định (hội trường), thì với sự phát
triển của công nghệ thông tin có thể tổ chức hội nghị theo phương thức hiện đại
từ xa bằng phương tiện nghe nhìn qua hệ thống mạng, sử dụng cáp quang hoặc
cầu truyền hình. Cả hai phương thức đều có những ưu, nhược điểm nhất định.
Hội nghị từ xa tùy theo đặc điểm về quy mô tổ chức cũng như hoạt động của
ngành, cơ quan, đơn vị nhà quản trị cso thể áp dụng đồng thời cả hai phương
thức truyền thống và hiện đại để tổ chức hội nghị
1.1.4.2. Chuẩn bị hội nghị
Nhà quản trị - tổ chức hội nghị cần tiến hành các công việc như sau:
- Thành lập ban tổ chức hội nghị bao gồm trưởng, phó ban và các thành
viên để phân công nhiệm vụ cụ thể.
- Xác định tính chất, mục đích của hội nghị để từ đó xác định những nội
dung cần triển khai hoặc cần đưa ra trước hội nghị để thảo luận, lấy ý
kiến, thông qua.
- Ấn định thành phần tham dự bao gồm, chủ tịch đoàn, ban thư ký, người
2
dẫn chương trình hội nghị, đại biểu, khách mời, đại diện cơ quan thông

tin đại chúng …
- Ấn định thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị.
- Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị.
- Chuẩn bị chương trình hội nghị.
- Chuẩn bị văn bản, tài liệu cho hội nghị.
- Sắp xếp nhân sự cho công tác lễ tân, phục vụ hội nghị.
- Phân công nhân viên chuẩn bị cơ sở vật chất cho hội nghị như hội
trường, trang thiết bị, nơi ăn nghỉ, phương tiện đi lại cho đại biểu, khách
mời, qùa tặng, tiệc chiêu đãi, tham quan, triển lãm …
- Lập phương án bảo đảm an ninh cho hội nghị, đại biểu, khách mời.
- Dự tính và lập phương án đối phó với các tình huống, sự kiện khách
quan có thể xãy ra để bảo đảm hội nghị tiến hành thành công trong mọi
điều kiện, hoàn cảnh.
1.1.4.3. Tiến hành hội nghị
Chương trình nghị sự cảu hội nghị thường bao gồm các thủ tục chính sau
đây:
- Ban tổ chức kiểm tra sự có mặt của đại biểu, khách mời dự hội nghị.
- Phát chương trình nghị sự cùng các tài liệu hội nghị cho đại biểu khách
mời.
- Chào cờ, hát quốc ca.
- Đọc lời khai mạc của hội nghị.
- Thông qua chương trình hội nghị.
- Giới thiệu đoàn chủ tịch, chủ trì hội nghị/
- Giới thiệu đại biểu, khách mời, thành phần tham dự hội nghị.
- Trình bày báo cáo hoạt động.
- Hội nghị thảo luận, phát biểu ý kiến đóng góp, bieru quyết thông qua
báo cáo.
- Trình bày phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian sắp tới.
- Công bố các quyết định, khen thưởng (nếu có)
2

- Người chủ trì phát bieru ý kiến tổng kết hội nghị.
- Đọc lời bế mạc hội nghị.
* Nhiệm vụ của người chủ trì hội nghị
Hướng dẫn những người tham dự hội nghị phát biểu tập trung vào những
vấn đề trọng tâm cần thảo luận.
Giữ thái độ bình tĩnh, trung lập, khách quan đối các ý kiến phát bieru nhằm
tạo sự thống nhất, niềm tin cho toàn bộ hội nghị.
Không chỉ định người phát biểu, kiềm chế, không tranh luận tay đôi với
người phát biểu.
Kịp thời ngăn chặn những ý kiến phát biểu không mang tính xây dựng để
tránh tạo ra bầu không khí căng thẳng, mất đoàn kết trong hội nghị.
1.1.4.4. Công việc sau hội nghị
Lập hồ sơ hội nghi để đưa và lưu trữ . Hồ sơ hội nghị bao gồm: Công văn
mời hội nghị, danh sách đại biểu, danh sách những người tham gia dự hội nghị,
lời khai mạc, các báo cáo, tham luận, ý kiến phát biểu, các quyết định của hội
nghị, biên bản hội nghị, lời bế mạc.
Tổ chức thực hiện các quyết định của hội nghị: cụ thể hóa các quyết định
của hội nghị thành nghị quyết, chỉ thị, … để giao cho các cá nhân, đơn vị liên
quan thực hiện.
Tổ chức thực hiện các quyết định của hội nghị: cụ thể hóa các quyết định
của hội nghị thành nghị quyết, chỉ thị … để giao cho các cá nhân, đơn vị liên
quan thực hiện.
Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quyết định của hội nghị.
1.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động
1.2.1. Khái niệm xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động
Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động là cụ thể hóa bằng văn bản dự
báo mục tiêu, định hướng phát triển trong khoảng thời gian nhất định của cơ
quan, tổ chức và các biện pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu, định hướng
đã đề ra.
Chương trình: là định hướng những mục tiêu dài hạn.

2
Kế hoạch: là những hoạt động cụ thể và những biện pháp thực hiện để đạt
được mục tiêu đã xác định.
Chương trình, kế hoạch là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống quản lý,
điều hành. Chương trình, kế hoạch hoạt động đúng đắn sẽ là yếu tố quan trọng
tạo đà cho cơ quan, tổ chức phát triển bền vững. Chương trình, kế hoạch không
đúng đắn, không phù hợp với những điều kiện chủ quan của đơn vị, cũng như
những điều kiện khách quan sẽ đưa đơn vị đến bờ vực của giải thể hoặc phá sản,
đặc biệt là đối với các đơn vị kinh tế. Chính vì vậy, để xây dựng được chương
trình, kế hoạch hoạt động tốt, người xây dựng cần là một nhà quản trị - nhà
hoạch định chiến lược giỏi.
1.2.2. Ý nghĩa của việc xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động.
Cơ quan, tổ chức có định hướng phát triển, hoạt động luôn có mục tiêu cụ
thể, rõ ràng.
Giúp lãnh đạo chủ động trong quản lý, điều hành, cán bộ nhân viên chủ
động trong thực hiện công việc.
Bảo đảm sự thống nhất trong toàn bộ các mặt hoạt động cảu cơ quan tổ
chức.
Làm cơ sở cho công tác kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện công việc.
Các nguồn lực được phân bổ hợp lý, hiệu quả.
1.2.3. Cơ sở, yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động.
1.2.3.1. Cơ sở xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động
Chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước trong từng giai đoạn.
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong các năm trước đó.
Các nguồn lực hiện có của cơ quan, tổ chức bao gồm nhân sự, tài chính …
Tình hình kinh tế, xã hội đất nước, địa bàn hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Các tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng trong thực tiễn.
1.2.3.2. Yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động
Phù hợp với chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước.

Bảo đảm tính khả thi.
2
Công việc phải được hoạch định có hệ thống, có thứ tự ưu tiên, có biện
pháp cụ thể, có phương án thực hiện.
1.2.3.3. Phương pháp xây dựng chương trình
Xác định mục tiêu cụ tể của chương trình, kế hoạch, ý nghĩa cũng như ảnh
hưởng của nó đối với cơ quan, tổ chức và đối với xã hội.
Xác định nội dung công việc bao gồm quy mô, yêu cầu về số lượng, chất
lượng, nhu cầu vật chất, kỹ thuật, địa điểm, thời gian thực hiện, thời hạn hoàn
thành …
Xác định cách thức thực hiện.
Quy định phương pháp kiểm tra, giám sát bao gồm: quy trình, thẩm quyền,
thời hạn, chế tài cũng như biện pháp khắc phục.
Phân phối các nguồn lực để bảo đảm thực hiện công việc. Các nguồn lực
bao gồm: Nhân lực, tài chính, nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, công nghệ.
2
CHƯƠNG 2:
MỘT SỐ NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HỘI HỌP VÀ
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
2.1. Quản trị hội họp
2.1.1. Điều hành cuộc họp
2.1.1.1. Bắt đầu cuộc họp
Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự
cuộc họp.
Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn
mong muốn.
Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):
* Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
* Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
* Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.

* Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
* Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
* Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất
vấn của mọi người.
2.1.1.2. Dẫn dắt cuộc họp
* Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ
với họ những câu chuyện đó.
* Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
* Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng
mới.
* Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).
Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ:
1. Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
2. Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
3. Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt.
2
4. Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ.
5. Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi
cần thiết.
6. Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để
sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp.
* Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của
mọi người.
* Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào
ư tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người.
* Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm
bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể.
* Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch
hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc
… nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham

dự cuộc họp đang đi lệch hướng
2.1.1.3. Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp
* Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả
mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
* Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn
dắt tiến trình mà thôi.
* Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của
mọi người.
* Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
* Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay
đổi hướng tiến triển.
* Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp
đã định.
* Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.
* Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận.
Chủ tọa
2
* Nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị
lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian
thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài.
* Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói
2.1.1.4. Điều hành cuộc họp
* Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là
được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của
cuộc họp
* Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
* Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
* Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng
trong các buổi thảo luận
* Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.

* Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn
bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ
* Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã
được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
* Lắng nghe nó (Listen to)
* Quan sát (Observe)
* Chấp nhận (Accept)
* Chịu đựng nó (Feel)
* Ngậm miệng (Shut-Up)
2.1.1.5. Thời gian trình bày
* Mục tiêu của bạn là đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi
thành viên tham gia phát biểu.
* “Bẻ gãy sự im lặng”, đặc biệt là khi các thành viên là quá nhút nhát hoặc
thù địch.
* Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới”. Hãy nhớ rằng tất cả là
bình đẳng.
* Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung đột giữa các ý tưởng, nhưng
2
cần tránh và không cho phép các mâu thuẩn cá nhân
* Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau, chèn ép nhau.
Tuy nhiên cũng có những đề nghị mà chứa đựng những mầm mống cho thành
công của tương lai.
* Khuyến khích ‘người mới” nói trước và sau đó là “người cũ”
* Kết thúc với một lời phát biểu tích cực
2.1.1.6. Kết thúc cuộc họp
* Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo.
* Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm bảo rằng mỗi
người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy chắc chắn rằng mọi người đang
chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động”.
* Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được.

* Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp
2.1.2. Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp:
* Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp
* Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do
vắng mặt).
* Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho
các nhiệm vụ được phân công.
* Thời điểm kết thúc họp
* Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.
Tài nguyên tốt nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc
họp, vì thế hãy dùng một ít thời gian của bạn để đảm bảo rằng chúng đã được
soạn thảo thích hợp.
2.1.3. Những hành động tiếp theo
* Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được?
Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo?
* Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc.
* Trên cơ sở biên bản cuộc họp và cảm nhận của chính mình, bạn hãy soạn
ra một văn bản miêu tả đầy đủ và rõ ràng về cuộc họp và đừng quên đưa vào
2
những lời bình luận, câu hỏi, phê phán, và phân tích theo chiều sâu để nâng cao
chất lượng của văn bản.
* Gửi văn bản này tới tất cả những người tham gia cuộc họp, cũng như tới
những nhân vật quan trọng khác trong tổ chức.
* Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo.
2.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động
Kế hoạch chiến lược là nhân tô giúp doanh nghiệp phát triển. Khi thiếu một
kế hoạch chiến lược, doanh nghiệp sẽ hoạt động kém hiệu quả và thậm chí đi
vào sa sút, phá sản. Vì vậy bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải lập được
một bản kế hoạch chiến lược cho mình.
Để có được một kế hoạch chiến lược, chủ doanh nghiệp phải nắm được

khái quát đặc điểm, các nguyên tắc cũng như quy trình lập một bản kế hoạch
chiến lược.
2.2.1. Sự cần thiết của xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động
Để tồn tại và phát triển, các chủ doanh nghiệp cần phải xây dựng được một
kế hoạch chiến lược phù hợp với doanh nghiệp của mình. Nếu không xác định
được kế hoạch chiến lược đúng đắn, thì doanh nghiệp rất khó đạt được mục tiêu
đề ra, không tận dụng được nguồn lực vốn có, tận dụng được cơ hội phát triển,
và khó tránh khỏi những rủi ro.
Xây dựng kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp chính là để thực hiện tầm
nhìn, mục tiêu trong tương lai của doanh nghiệp. Vì vậy, thiếu một chiến lược
phát triển phù hợp thì mục tiêu của doanh nghiệp rất khó thực hiện hoặc dễ bị đi
chệch hướng. Khi không có chiên lược phát triển, doanh nghiệp cũng rất khó
đánh giá được mức độ thực thi của tầm nhìn.
Lập kế hoạch chiến lược là lên danh sách cho những công việc cần thực
hiện và cách thực hiện những công việc đó. Khi không có được bản danh sách
đúng, thì chủ doanh nghiệp khó đưa ra được những quyết định, hoạt động đúng.
Họ không phân bổ được nguồn lực hợp lý cũng như không đánh giá được những
cơ hội và mức độ rủi ro trong quá trình điều hành, phát triển doanh nghiệp
2.2.2. Các đặc điểm của kế hoạch chiến lược
2
Một kế hoạch chiến lược chính là một quá trình hoạt động, phát triển ăn sâu
vào cơ cấu, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chiến lược phải vạch rõ
tầm nhìn, xác định hướng đi lâu dài, và các thành tựu sẽ đạt được khi thực hiện
theo chiến lược đó, phải được xây dựng trên những thế mạnh của doanh nghiệp.
• Vạch rõ tầm nhìn: Kế hoạch chiến lược phải cụ thể hóa được tầm nhìn
cho doanh nghiệp. Ở đó người ta sẽ biết được doanh nghiệp phát triển như thế
nào trong tương lai.
• Định được hướng đi lâu dài cho doanh nghiệp: Một kế hoạch chiến lược
phải mang tính chất tổng thể và dài hạn tong môi trường kinh doanh của doanh
nghiệp. Nó phải cho biết làm như thế nào để từ mục tiêu này đạt được mục tiêu

qua trong một thời gian lâu dài.
• Xây dựng dựa trên những thế mạnh của doanh nghiệp: kế hoạch chiến
lược đó được xây dựng dựa trên các đơn vị kinh doanh chủ chốt và các sản
phẩm mang tính chiến lược của doanh nghiệp. Nó phải khai thác được thế mạnh
của doanh nghiệp.
2.2.3. Nguyên tắc lập kế hoạch chiến lược
Muốn thực hiện thành công thì một bản kế hoạch chiến lược phải đảm bảo
được các yếu tố: thiết thực, liên kết được các nguồn lực, xác định rõ ràng các
phương pháp tiến hành và trách nhiệm, tiến hành đánh giá, kiểm tra thường
xuyên.
• Đảm bảo tính thiết thực: Mục tiêu mà kế hoạch chiến lược thực hiện
mang tính chất lâu dài, rộng lớn. Vì thế, kế hoạch chiến lược lập ra phải chắc
chắn thực hiện được trong tương lai.
• Xác định rõ ràng các phương pháp tiến hành và trách nhiệm của từng
thành viên: Một kế hoạch chiến lược mang tính tổng thể chỉ có thể thực hiện
được khi nó đưa ra được các phương pháp tiến hành cụ thể, rõ ràng, trong từng
giai đoạn. Mỗi thành viên cần phải nắm được rõ trách nhiệm của mình, để thực
hiện đúng công việc, đúng thời hạn, không làm ảnh hưởng tới hoạt động của các
bộ phận khác.
• Khai thác, liên kết được các nguồn lực: Một kế hoạch chiến lược cần phải
2
khai thác được điểm mạnh mọi mặt của doanh nghiệp, đặc biệt là điểm mạnh về
nguồn nhân lực. Các thành viên trong ban lãnh đạo, và giữa ban lãnh đạo với
nhân viên cần phải liên kết chặt chẽ với nhau, hiểu rõ giá trị của chiến lược đề ra
và cùng quyết tâm thực hiện. Một kế hoạch chiến lược mang tính chất tổng thể
và liên tục, vì vậy sự liên kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp là hết sức
cần thiết.
• Đánh giá, kiểm tra thường xuyên: Các kế hoạch chiến lược cần được kiểm
tra, đánh giá ít nhất một năm một lần, đảm bảo các mục tiêu của chiến lược
không đi chệch hướng . Khi doanh nghiệp đang trong quá trình có nhiều thay

đổi thì kế hoạch chiến lược cần đánh giá thường xuyên hơn.
2.2.4. Khái quát quy trình lập kế hoạch chiến lược
Để chuẩn bị lập kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp, trước hết nhà
doanh nghiệp phải lập được một đội dự án, sau đó giới thiệu tổng quát kế hoạch
chiến lược đến các thành viên, lập kế hoạch hoạt động cho từng mục tiêu, và lập
kế hoạch hoạt động hàng năm. Trong mỗi bước này, doanh nghiệp cần tích cực
tiếp nhận và trao đổi ý kiến phản hồi từ mọi thành viên trong doanh nghiệp. Từ
đó, có những quyết định, điều chỉnh phù hợp.
ST
T
Các bước Giải thích
1 Lập đội dự án Đội dự án có thể bao gồm: chủ tịch hội đồng
quản trị, ban quản trịvà các thành viên khác.
Mỗi thành viên trong đội dự án phải có trách
nhiệm cụ thể, rõ ràng, gắn với việc thực thi kế
hoạch chiến lược. Đội có một ban lãnh đạo để
chỉ đạo và tham gia vào quá trình lập, thực hiện
kế hoạch
2 Giới thiệu tổng quát kế
hoạch chiến lược
Ban lãnh đạo sẽ giới thiệu những nét chính nhất
về kế hoạch chiến lược tới mọi thành viên trong
doanh nghiệp: các mục tiêu cần phát triển, khả
năng đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ của mỗi
thành viên đội dự án, các điều tra tổng quát về
quá trình lập kế hoạch…
3 Lập kế hoạch hoạt
động cho mỗi mục tiêu
Vạch ra các phương pháp thực hiện cụ thể cho
mỗi mục tiêu mà doanh nghiệp sẽ phát triển

trong tương lai. Các mục tiêu trước mắt, lâu dài
cần được thực hiện như thế nào, nhiệm vụ của
2
mỗi thành viên đối với các mục tiêu đó.