-


– Page 0







TÀI LIỆU TƯ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

QUẢN LÝ HÀNG NGÀY

-


– Page 1

[1] HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC


1. Mục đích

Cung cấp cho công nhân những hướng dẫn cụ thể và chính xác để giữ ổn định chất
lượng và hạn chế tối thiểu xảy ra những điểm không phù hợp .

2. Định nghĩa

Hướng dẫn công việc là sự tiêu chuẩn hoá thông qua tài liệu ghi lại nội dung cụ thể
của công việc (Tiêu chuẩn hoá).

3. Nội dung

Công nhân cần được chỉ dẫn theo những mục sau một cách rõ ràng bằng cách sử
dụng biểu mẫu qui định.

1. Tên sản phẩm và quá trình sản xuất.
2. Các nguyên liệu cơ bản và cấu kiện.
3. Các phương tiện, thiết bị và công cụ.

4. Thủ tục và các nội dung công việc.
5. Những điểm thiết yếu để tiến hành công việc.
6. Các phương pháp kiểm tra điều kiện làm việc (kiểm tra nguyên nhân).
7. Các phương pháp quản lý kết quả công việc (Quản lý kết quả)
8. Các phương pháp để khắc phục điểm không phù hợp.
9. Thời hạn và lý do để sửa đổi.

4. Ví dụ

Bảng 1.1- Các hướng dẫn bằng văn bản liên quan đến điều kiện sản xuất.

5. Liên hệ với ISO 9001 : 2008

4.9 Kiểm soát quá trình
-


– Page 2

[2] KIỂM TRA CÔNG VIỆC

1. Mục đích

Những người công nhân, người phụ trách và các bên thứ ba khẳng định kết quả công
việc phù hợp với mục đích và chỉ những sản phẩm không có khuyết tật mới đựơc
chuyển đến quá trình sản xuất tiếp theo.

2. Định nghĩa

Kiểm tra công việc nhằm quyết định:

(1) Tiếp tục thực hiện công việc nếu kết quả phù hợp tiêu chuẩn.
(2) Khắc phục nếu kết quả sai lệch với tiêu chuẩn. Cũng cần xem xét sự thích hợp
của chính những tiêu chuẩn đó.
Sai lệch với tiêu chuẩn ở đây có nghĩa là vượt quá những giới hạn đã định ra từ
trước cũng như những giới hạn kiểm soát được chỉ ra trong sơ đồ kiểm soát.

3. Nội dung

Sau đây là 2 phương pháp chính có thể sử dụng để tiến hành kiểm tra công việc




Hạng mục kiểm tra Kiểm tra nguyên nhân



Kiểm tra những yếu tố có ảnh hưởng lớn đến kết quả công
việc.
Các điểm
kiểm tra







Hạng mục kiểm soát Kiểm tra kết quả




Kiểm tra kết quả để nhận biết công việc có được thực hiện
theo đúng kế hoạch và mục tiêu hay không.

Trong nhiều trường hợp, phiếu kiểm tra được sử dụng cho quy trình kiểm tra. Ngoài
tên sản phẩm, quá trình sản xuất, ngày kiểm tra và các mục cơ bản khác, phiếu kiểm
tra có thể còn bao gồm những dữ liệu sau và có chữ ký của những người chịu trách
nhiệm của quy trình kiểm tra.

(1) Các mục cần kiểm tra.
(2) Tiêu chí cho các mục này.
(3) Các giá trị quan sát được và sự sai lệch với tiêu chí.
(4) Xác định các hạng mục là tốt hay không tốt mà các mục này không thể chuyển
đổi thành số liệu cụ thể được thì so sánh với các bản vẽ và mẫu chuẩn.
-


– Page 3



4. Ví dụ

Xem bảng 2.1 - Phiếu kiểm tra quá trình sản xuất.

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.9 Kiểm soát quá trình
-



– Page 4

BẢNG 2.1 PHIẾU KIỂM TRA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT

Loại máy
SW - 265
Phiếu kiểm tra quá trình sản xuất


Số hiệu
21623253

Sửa

Ngày sản
xuất
20/10/2004
Đánh giá
Tốt = O Không tốt = Đã sửa = ( )
đổi

Quá trình và
các bước sản
xuất
Các mục kiểm tra
Tiêu chuẩn lắp
ráp
Kiểm tra

lắp ráp
Chữ
ký
Ngày kiểm
tra
Nhận xét


Mức đặt bệ máy có tốt
không
Trong khoảng
0,02
0,015

10/5



Mức độ xê dịch đế có đúng
không
Trong khoảng
0,02
0,01



01

Độ chuyển dịch bàn có đúng
không

Trong khoảng
0,02
0,01



lớp

Cạnh tiếp giáp với các cột có đủ
chính xác không?
Góc phải
0,01/300
0,008/ 300





Bề mặt trượt tiếp xúc có tốt
không?

0

10/8



Dung tích dầu trong bình có
chỉ rõ không?


0





ống dao có đặt đúng vị trí
không ?

0





Bảng kiểm soát có được đặt
nghiêng một cách thích hợp
vào thời điểm lắp đặt không

0





Trục vít có song song (trục
ngang)
Trong khoảng
0,01 mm
0,008






Trục vít có song song không
(trục trước)
Trong khoảng
0,01 mm
0,009





Thân van có kẹp ống đường ống
thích hợp không?







Mức thân van chuyển động
có trơn tru và chính xác
không?







































Thời gian: 3 năm T-J-0013 Pattern-4 Đánh giá Soát xét
Xác nhận quá trình
ngày 22/6/2003 ngày2/4/2004

Chữ ký:
Tagawa
12/10/2003




-


– Page 5

[3] PHẠM VI TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

1. Mục đích

Khi nội dung công việc của mỗi công nhân khác nhau, chất lượng không thể ổn
định. Để ổn định chất lượng, cần xác định nội dung công việc cho các quá trình sản
xuất tương ứng.

2. Định nghĩa


Phải xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra và kiểm soát cho những công việc mà một
công nhân được phân công thực hiện trong một quá trình sản xuất nhất định. Cần
tiến hành kiểm tra và quản lý trước, trong và sau khi thực hiện công việc; mọi kết
quả cần được ghi chép lại.
Cần chỉ định những người chịu trách nhiệm về vấn đề này để mọi người có thể liên
hệ với họ trong trường hợp có sự cố xẩy ra.

3. Nội dung

Biểu đồ quá trình kiểm soát chất lượng

Tên quá trình (nội dung công việc).
Các hạng mục kiểm soát và tiêu chuẩn
Các hạng mục kiểm tra
Chu kỳ, thời gian và phương pháp lấy mẫu.
Những người chịu trách nhiệm là những người sẽ cần phải thông báo trong
trường hợp có sự cố xẩy ra.
Các tiêu chuẩn liên quan
Các vấn đề trên cần được xác định rõ ràng.
Sổ tay công việc và các biểu mẫu cần được tiêu chuẩn hoá để ghi chép kết quả trên.

4. Ví dụ:

Xem hình 3.1 Biểu đồ quá trình kiểm soát chất lượng.

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.9 Kiểm soát quá trình.
-



– Page 6

[4] TÌNH TRẠNG KẾT QUẢ CÔNG VIỆC


1. Mục đích:

Dữ liệu về các quá trình sản xuất và các kết quả đạt được của công nhân chưa được
tập hợp. Những dữ liệu này cần được sắp xếp theo một trình tự dễ hiểu để tiện cho
việc quản lý sau này.

2. Định nghĩa

Nói một cách cụ thể, mức độ thực hiện công việc, đặc tính chất lượng, tỷ lệ khuyết
tật và các hồ sơ về an toàn cần được so sánh với kế hoạch. Nếu kết quả đạt được sai
lệch so với kế hoạch thì cần có biện pháp khắc phục.

3. Nội dung

Nói chung, các nhà quản lý chịu trách nhiệm cần theo dõi hàng ngày theo các mục
như sau:

(1) Mức độ đạt được (P)
(2) Chất lượng (Q)
(3) Chi phí (C)
(4) Thời hạn (D)
(5) An toàn (S)
(6) Tinh thần của công nhân (M)


Liên quan tới những điểm mục này, những người có trách nhiệm cần xác định
khoảng cách giữa mục tiêu tự đề ra và kết quả đạt được. Nếu khác nhau nhiều,
những người có trách nhiệm cần thực hiện các hành động khắc phục.

Những người có trách nhiệm quản lý cần chuyển đổi những dữ liệu này thành những
con số và bảng biểu để có thể dễ dàng tiến hành các biện pháp khắc phục phù hợp.
Chuẩn bị và xây dựng sơ đồ và biểu đồ kiểm soát để bất kỳ người nào cũng có thể
theo dõi mức độ công việc đạt được so với kế hoạch là một ý tưởng rất tốt.

4. Ví dụ:

Xem hình 4.1

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

-


– Page 7

4.9 kiểm soát quá trình

Bảng 4.1- Bảng thể hiện sự thay đổi trong các báo cáo về chất lượng
Bảng thể hiện sự thay đổi trong các báo cáo về chất lưọng năm tài chính 2004

Đánh giá mục tiêu
Số lần lựa chọn và
sửa chữa
Tỷ lệ khuyết tật trung
bình (%)

Tỷ lệ khuyết tật
trung bình %)

Số lần lựa chọn
và sửa chữa

Tháng

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

-


– Page 8

[5] TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CHẤT LƯỢNG

1. Mục đích

Cần quy định rõ quyền hạn thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng và trách
nhiệm với những kết quả thu được. Các hoạt động đảm bảo chất lượng bắt đầu từ
khi nhận đơn đặt hàng tới khi giao sản phẩm.

2. Định nghĩa

Các phòng ban và bộ phận khác nhau đều có trách nhiệm về chất lượng sản phẩm.
Cần chỉ rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn về vấn đề này.

3. Nội dung


(1) Chất lượng thiết kế.
Quyền quyết định chức năng và mức chất lượng của sản phẩm, trách nhiệm đối với
kết quả.

(2) Quá trình thiết kế.
Quyền quyết định nguyên liệu cơ bản, thành phần, phương tiện, thiết bị, quá trình,
việc đảm bảo chất lượng thiết kế và trách nhiệm đối với kết quả.

(3) Chất lượng sản xuất.
Quyền quyết định sản xuất theo các quá trình quy định ra và trách nhiệm đối với kết
quả.
Quyền duy trì và sắp đặt trật tự phương tiện, thiết bị và công cụ, trách nhiệm đối với
kết quả.
Quyền kiểm tra nguyên liệu cơ bản, đặc tính chất lượng trong quá trình của bán
thành phẩm và chấp nhận chúng, trách nhiệm đối với kết quả.

(4) Chất lượng kiểm tra
Quyền kiểm tra chất lượng hàng hoá đã sản xuất và chấp nhận chúng, trách nhiệm
đối với kết quả.
Quyền xử lý, loại bỏ, sửa chữa hoặc chấp nhận các sản phẩm khuyết tật và trách
nhiệm đối với kết quả.

(5) Đóng gói và vận chuyển hàng hoá
Cần chỉ rõ phòng ban và bộ phận có quyền hạn và trách nhiệm đối với việc đóng gói
và vận chuyển sản phẩm cuối cùng tới khách hàng.


-



– Page 9



4. Ví dụ:

Xem bảng 5.1: Nội dung công việc, phòng ban và bộ phận có trách nhiệm.

5.1 Liên hệ với ISO 9001:2008

4.8 Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm.
4.9 Kiểm soát quá trình.
4.10 Kiểm tra và thử nghiệm
4.11 Hành động khắc phục và phòng ngừa.
4.16 Kiểm soát hồ sơ chất lượng.
4.20 Kỹ thuật thống kê
-


– Page 10

Hình 5.1: Nội dung công việc, các phòng ban và các bộ phận có trách nhiệm
Nội dung công việc
Các phòng ban và bộ phận có trách nhiệm
Nội dung công việc











Các bên yêu cầu
sản phẩm













Chuẩn bị sản xuất

(các qui định kỹ
thuật và các bản
vẽ)




Bộ phận bán hàng


Bộ phận bán
hàng












Bộ phận xử lý

Bộ phận đảm bảo
chất lượng













Bộ phận công nghệ
sản xuất







có

(không có)






Bộ phận đảm bảo
chất lượng













Bộ phận xử lý

Bộ phận công
nghệ sản xuất















Bộ phận xử lý





Các bộ phận sản xuất








khác nhau

Bộ phận công
nghệ sản xuất












Các bộ phận sản xuất
khác nhau

















Bộ phận đảm bảo
chất lượng














Bộ phận xử lý

Bộ phận đảm bảo
chất lượng













Bộ phận tiến hành









Bộ phận đảm



Chấp nhận yêu cầu để
chuẩn bị





Công việc tiếp theo của quá
trình chuẩn bị

Kiểm tra xem có hướng dẫn
về điều kiện sản xuất hay
không







Hướng dẫn khởi động sản xuất
và phổ biến hướng dẫn về
điều kiện sản xuất



Sản xuất và kiểm tra trung
gian
Vào nội dung công việc và
các dữ liệu khác









Chấp nhân yêu cầu kỹ thuật và
bản vẽ.


Chấp nhận và kiểm tra các yêu cầu
kỹ thuật , bản vẽ và thoả thuận.

Chuẩn bị thiết kế chất lượng








Bắt đầu thiết kế chất lượng
(thực hiện, đo lường, chứng
nhận và các điểm chất lượng)
cũng như hướng dẫn về điều
kiện sản xuất


Bắt đầu các quá trình sản xuất
và ban hành các hướng dẫn về
điều kiện sản xuất



Triển khai tiếp quá trình trung
gian (hạn chót và đơn vị)



-


– Page 11

bảo chất lượng












Bộ phận công
nghệ sản xuất










-


– Page 12

[6] TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ

1. Mục đích

Cán bộ quản lý cần khẳng định rằng nhiệm vụ của các phòng ban và các bộ phận đã
được chỉ rõ và họ có đủ quyền hạn cần thiết để tiến hành công việc.

2. Định nghĩa

Trách nhiệm của các cán bộ quản lý đối với công việc là chỉ rõ quyền hạn điều hành
các công việc quản lý và chịu trách nhiệm đối với kết quả bằng cách phân công rõ
ràng những người chịu trách nhiệm “ phác thảo”, ”kiểm tra và hiệu chỉnh” và “đưa
ra quyết định”.

Nội dung của quyền hạn và trách nhiệm cần được lập thành tiêu chuẩn.

3. Nội dung

Nhiệm vụ các cán bộ quản lý cần thực hiện là PDCA [Lập kế hoạch (Plan), thực
hiện (Do), kiểm tra (Check), hành động khắc phục (Act)](vòng tròn Deming)


Liên quan đến công việc hàng ngày, cán bộ quản lý cần tiêu chuẩn hoá (P), đề nghị
cấp thực hiện (D) Kiểm tra kết quả đúng hay sai (C), tiến hành hành động khắc
phục (C) và tiêu chuẩn hoá lại (P) - nếu cần thiết.

Cụ thể, cán bộ quản lý lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch đó, nghiên cứu kết quả và
khắc phục nếu có vấn đề để phân tích những nhược điểm của chính phòng ban hay
bộ phận của họ.

Quyền hạn và trách nhiệm theo vòng tròn Deming được chỉ ra trong bảng sau đây.

4. Ví dụ

Xem bảng 6.1 Trách nhiệm và quyền hạn trong phòng kinh doanh OO

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.9 Kiểm soát quá trình.
4.14 Hành động khắc phục và phòng ngừa.
4.16 Kiểm soát hồ sơ chất lượng.
-


– Page 13

[7] HỒ SƠ CÔNG VIỆC

1. Mục đích:

Nội dung công việc thực hiện và kết quả đạt được cần lập thành hồ sơ và sử dụng

như dữ liệu tham khảo để khái quát tình hình thực tại và xác định hướng phát triển
của công ty.

2. Định nghĩa

Để quản lý quá trình sản xuất, cần ghi chép lại theo các mục như sau:

Tên sản phẩm, ngày làm việc, phương tiện và thiết bị, tên công việc, tên người thực
hiện, nội dung công việc, điều kiện làm việc, đặc tính chất lượng của kết quả công
việc, có hay không có khuyết tật, nội dung của quá trình không phù hợp và kết quả
của nó. Những thông tin này cần được xếp đặt sao cho sau này có thể nhận biết một
cách dễ dàng.

3. Nội dung

Nếu hồ sơ công việc được lưu giữ thì có thể đánh giá được năng lực quá trình, năng
lực sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng và giới hạn kiểm tra. Dựa trên những dữ liệu này
có thể có được những thông tin có lợi cho việc sản xuất như:

Nhận biết điều kiện sản xuất tối ưu, toàn bộ các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và
phát hiện nguyên nhân sự không phù hợp.

Người lưu giữ hồ sơ cần sắp đặt có thứ tự các hồ sơ hàng ngày để dễ dàng kiểm tra
và nhanh chóng đưa ra hành động khắc phục trong trường hợp có sự không phù hợp.

Hồ sơ kết quả cần được lưu giữ theo phương pháp quy định theo thời gian và vị trí
sau khi đã thực hiện các biện pháp chống hư hỏng và mất mát.

4. Ví dụ


Xem hình 7.1 Phiếu kiểm tra

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.9 Kiểm soát quá trình

4.16 Kiểm soát hồ sơ chất lượng.
-


– Page 14

[8] HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

1. Mục đích

Sau khi lập ra kế hoạch và tiêu chuẩn, cần đào tạo cho công nhân và đảm bảo rằng
họ sẽ làm việc theo những kế hoạch và tiêu chuẩn đã đề ra.

2. Định nghĩa

Cán bộ quản lý cần hướng dẫn cho công nhân sao cho họ thực hiện công việc không
bị mắc lỗi.
Để hướng dẫn cách làm có hiệu quả và đúng kế hoạch, cán bộ quản lý cần chọn các
nhóm trưởng và giao cho họ những quyền hạn và trách nhiệm cần thiết.

3. Nội dung

Cán bộ quản lý cần tổ chức đào tạo theo hai hình thức Đào tạo trong qúa trình sản
xuất và Đào tạo ngoài quá trình sản xuất.


3.1 Đào tạo trong quá trình sản xuất

(1) Các nguyên tắc cần thiết cho một công ty hay nhà máy.
(2) Phương pháp làm việc có hiệu quả và an toàn.
(3) Các phương pháp khởi đầu thuận lợi, vận hành, ngừng máy, xử lý sự cố, kiểm
tra và sửa chữa.

3.2 Đào tạo ngoài quá trình sản xuất

(1) Chức năng và cách sử dụng sản phẩm.
(2) Đặc điểm của các nguyên liệu cơ bản.
(3) Cơ sở công nghệ sau thiết kế quá trình sản xuất
(4) Các kiến thức cơ bản (kỹ thuật cơ khí, kỹ thuật điện, hoá, lý và các ngành khác).
(5) Kỹ thuật quản lý (quản lý chất lượng, kỹ thuật công nghiệp, nghiên cứu vận
hành, bảo dưỡng phòng ngừa toàn diện và các vấn đề khác)

Khi tiến hành các việc trên cần giữ lại hồ sơ cá nhân bao gồm những thông tin như
ngày, tên người hướng dẫn và nội dung đào tạo cho công nhân.
4. Ví dụ
Xem bảng 8.1 - Hồ sơ đào tạo cá nhân
5. Liên hệ với ISO 9001:2008
4.18 Đào tạo

-


– Page 15

BẢNG 8.1 HỒ SƠ ĐÀO TẠO CÁ NHÂN

Hồ sơ đào tạo cá nhân
Mã số cá nhân
0122452

Tên
Ichiro Yamamori
Tháng
Bộ phận
Chương trình đào tạo
Giảng viên
Ghi chú
Ký
tên
4/200
0
Nhóm hai
trong ban
phát triển
Đào tạo cho nhân viên mới




5-6/00
Nhóm hai
trong ban
phát triển
Công nghệ tổng hợp (khoá
giới thiệu)
Các cán bộ

trong ban phát
triển


9/00
Nhóm hai
trong ban
phát triển
Khoá cơ bản về phương
pháp giải quyết vấn đề.
(Khoá học về 7 công cụ
kiểm soát chất lượng)
Aoyama,
Trưởng nhóm
quản lý chất
lượng Morikawa


12/00
Nhóm hai
trong ban
phát triển
Khoá cơ bản về SQC
Yamaguchi quản lý chất
lượng
Trưởng nhóm
Morikawa


6/01

Nhóm hai
trong ban
phát triển
Phương pháp đánh giá sự
tạo thành hoá chất (khoá
giới thiệu)
Ohi, trưởng
nhóm đảm bảo
chất lượng


10/01
Nhóm hai
trong ban
phát triển
Khoá thực hành về giải
quyết vấn đề
(khoá học về 7 công cụ quản
lý để kiểm soát chất lượng)
Aoyama,
Trưởng nhóm
quản lý chất
lượng Morikawa


7/02
Nhóm hai
trong ban
phát triển
Phương pháp pha chế hoá

chất
(khoá tiếp theo)
Ohi, trưởng
nhóm đảm bảo
chất lượng


2/03
Nhóm
đảm bảo
chất lượng
Khoá thực hành về SQC
Yamaguchi


4-9/
03
Nhóm
đảm bảo
chất lượng
Khoá cơ bản về quản lý chất
lượng
Thành viên của
liên hiệp các nhà
khoa học và kỹ
sư Nhật bản


2/04
Nhóm

đảm bảo
chất lượng
Phương pháp pha chế hoá
chất (khoá nâng cao)
Ohi, trưởng
nhóm đảm bảo
chất lượng


8/04
Nhóm
đảm bảo
chất lượng
Đào tạo cơ sở về hiệu chuẩn
Ohi, trưởng
nhóm đảm bảo
chất lượng


Kaij
Kaij
Kaij
Kaij
Kaij
Mori
Mori
Mori
Mori
Mori
Mori

-


– Page 16


[9] CÁC HẠNG MỤC KIỂM SOÁT THEO VỊ TRÍ CÔNG VIỆC

1. Mục đích
Cán bộ quản lý cần phải làm rõ “những việc gì cần làm” để tiến hành những công
việc mà họ và các cấp dưới của họ được phân công thực hiện. Cán bộ quản lý cần
hướng dẫn rõ khi thực hiện những công việc này.
2. Định nghĩa
Các mục kiểm soát theo vị trí công việc là những "tài liệu" chỉ ra những mục nào
cần quản lý và quản lý như thế nào? Những tài liệu này cần thiết để bảo đảm cho cán
bộ quản lý và các cấp dưới của họ thực hiện công việc được giao một cách chính xác
và có hiệu quả.
3. Nội dung
Các hạng mục quản lý

(1) Các hạng mục quản lý liên quan đến công việc (quản lý hàng ngày)
Những mục nào cần quản lý và quản lý thế nào để bảo đảm việc tiến hành công
việc có hiệu quả?

(2) Các hạng mục quản lý liên quan đến quá trình sản xuất ( quản lý hàng ngày)
Các hạng mục nào cần quản lý và quản lý như thế nào trong quá trình sản xuất.
Các công tác văn phòng cũng được xem như một phần của quá trình sản xuất và
được đưa vào các mục quản lý.

(3) Các hạng mục quản lý liên quan đến chức năng (hệ thống) (các hạng mục quản

lý theo chức năng)
Các hoạt động về quản lý chất lượng giữa các phòng ban như xử lý những khiếu
nại và tiêu chuẩn hoá có được thực hiện một các có hiệu quả hay không? Cần
quản lý theo mục nào và quản lý như thế nào?

(4) Các mục quản lý liên quan đến điều hành công việc kinh doanh mới và các vấn
đề đã được lập thành kế hoạch.(các hạng mục quản lý chính sách)
Vị trí của người quản lý càng cao, thì càng phải chú trọng nhiều sự về quản lý
các hoạt động kinh doanh mới và các vấn đề được đưa vào kế hoạc hơn là kiểm
soát công việc hàng ngày.
4. Ví dụ
Ví dụ: Các hạng mục quản lý cho cán bộ quản lý.
Xem bảng 9.1 Danh sách các hạng mục quản lý (cho trưởng nhóm sản xuất)
5. Liên hệ với ISO 9001:2008
4.9 Kiểm soát quá trình
-


– Page 17

[10] TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
1. Mục đích
Tiêu chuẩn đánh giá rất cần thiết để xét xem việc quản lý hàng ngày có được thực
hiện không với sự hỗ trợ của các dữ liệu. Tiêu chuẩn đánh giá cần được thiết lập một
cách hợp lý và được sử dụng cho các nhiệm vụ quản lý.
2. Định nghĩa
Trong quản lý hàng ngày, các mục quản lý có “bình thường” hay "không bình
thường” đều cần được xác định một cách khách quan và nhanh chóng. Tiêu chuẩn
kiểm soát công việc hàng ngày liên quan đến chuẩn mực đánh giá cụ thể cho mục
đích này.

Ví dụ tốt nhất về tiêu chuẩn đánh giá là đường kiểm soát trong biểu đồ kiểm soát.
Nếu giá trị bị sai lệch với tiêu chuẩn (trong trường hợp này là đường kiểm soát) cần
tác động để đưa trở lại trạng thái bình thường.
3. Nội dung
“ Tiêu chuẩn kiểm soát” là những số liệu và hiện tượng cụ thể có thể đánh giá khách
quan khi có một “sự cố phát sinh cần có hành động xử lý, khắc phục ngay”.
Nếu tiêu chuẩn đánh giá không thể định lượng được thì cần thiết lập "các mẫu
chuẩn" hoặc "các mẫu giới hạn". Các mẫu này được sử dụng để xác định giá trị cần
so sánh xem tình trạng có bình thường hay không?
Ví dụ trong những trường hợp sau:
Giá trị vượt khỏi giới hạn kiểm soát trong biểu đồ kiểm soát;
Giá trị vượt khỏi tiêu chuẩn so với giới hạn (ví dụ, 1000KWH), hoặc;
Các điều kiện bên ngoài của sản phẩm thấp hơn mức của mẫu giới hạn - là
tiêu chuẩn đã đưa ra từ trước cho các vấn đề sau:
Ai sẽ được thông báo.
Ai sẽ chịu trách nhiệm
Ai được giao nhiệm vụ.
Xác định hành động khắc phục như thế nào.
Ai sẽ tham gia thảo luận để xác định hành động khắc phục.
4. Ví dụ

Xem bảng 10.1 Quá trình kiểm soát chất lượng

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.9 Kiểm soát quá trình
4.14 Hành động khắc phục

-



– Page 18

[11] HỆ THỐNG BÁO CÁO CÁC VẤN ĐỀ KHÔNG PHÙ HỢP


1. Mục đích

Khi các mục quản lý có dấu hiệu không phù hợp cần thông báo các bên liên quan và
đưa ra hành động khắc phục để điều chỉnh ngay.

2. Định nghĩa

Hệ thống báo cáo các vấn đề không phù hợp là hệ thống mà trong đó các bên liên
quan được thông báo những điểm không phù hợp trong các hạng mục quản lý hàng
ngày và cùng giải quyết những điểm không phù hợp đó.

3. Nội dung

Hệ thống báo cáo được xây dựng và áp dụng cần :

(1) Sử dụng mẫu qui định để báo cáo.
(2) Báo cáo vắn tắt thời gian xảy ra sự cố, điều kiện hiện thời, và nếu có thể thực
hiện hành động khắc phục.
(3) Báo cáo lên những cấp có thẩm quyền theo qui định

Cần qui định trước tiêu chuẩn hành động sau khi nhận báo cáo. Những điểm sau cần
được tiêu chuẩn hoá.

(1) Ai chịu trách nhiệm.

(2) Ai được giao nhiệm vụ.
(3) Xác định hành động khắc phục như thế nào?
(4) Ai sẽ tham gia thảo luận để xác định hành động khắc phục

4. Ví dụ

Xem bảng 11.1: Biểu mẫu thông tin về sự cố và cách khắc phục.

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.14 Hành động khắc phục và phòng ngừa
-


– Page 19

[12] TIÊU CHUẨN PHÕNG NGỪA TÁI DIỄN VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC


1. Mục đích

Khi xảy ra sự cố, cần tiến hành biện pháp xử lý đối với sản phẩm, điều tra nguyên
nhân để tránh sự tái diễn và có các hành động thích hợp để bảo đảm các biện pháp
phòng ngừa tối ưu được tiêu chuẩn hoá.

2. Định nghĩa

Trong quản lý hàng ngày, cán bộ cần chỉ rõ các công việc mà họ và các cấp dưới của
họ được giao phụ trách. Các cán bộ quản lý cần tiêu chuẩn hoá phương pháp báo cáo
sự cố cho các bên có liên quan, các hành động hỗ trợ của những người có trách

nhiệm và biện pháp phòng ngừa sự tái diễn. Cán bộ quản lý có thể yêu cầu cấp dưới
nhận trách nhiệm làm thay họ.

3. Nội dung

Khi xuất hiện sự cố, những người có trách nhiệm cần chỉ đạo cấp dưới của họ thực
hiện các hành động sau và xác nhận kết quả.

(1) Xác nhận tình hình tại thời điểm xảy ra sự cố.
(2) Điều tra nguyên nhân sự cố.
(3) Tiến hành các hoạt động cần thiết để khắc phục sự cố.
(4) Tiến hành các hoạt động phòng ngừa sự tái diễn
(5) Tiêu chuẩn hoá và duy trì hoạt động này.

4. Ví dụ

Xem bảng 12.1 Biện pháp khắc phục sự cố.

5. Liên hệ với ISO 9001:2008
4.13 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
4.14 Hành động khắc phục và phòng ngừa.
-


– Page 20

[13] HỆ THỐNG KHẮC PHỤC SỰ CỐ

1. Mục đích


Nội dung công việc, những người có trách nhiệm,những người được giao nhiệm vụ
và luồng thông tin cần được tiêu chuẩn hoá trong mọi hoạt động từ thời điểm xuất
hiện sự cố đến thời điểm phòng ngừa sự cố tái diễn. Tiêu chuẩn hoá các vấn đề này
nhằm tăng hiệu quả hành động khắc phục sự cố.

2. Định nghĩa

Cần giao cho một số người nhất định quyền tiến hành các hoạt động khi xảy ra sự cố
trong quá trình sản xuất. Trừ những trường hợp mà các hoạt động hữu hiệu đã được
chỉ rõ dựa trên kinh nghiệm và tiêu chuẩn hoá, những sự cố nghiêm trọng và những
vấn đề đòi hỏi khẳng định chính xác cần được báo cáo thông qua tuyến riêng, sử
dụng mẫu đã qui định như “báo cáo ngoài kiểm soát”. Dựa trên các báo cáo này,
những người có quyền hạn và trách nhiệm cần thảo luận và tiến hành các biện pháp
khắc phục.
Sau đó, sự phù hợp của chúng cần được xác nhận thông qua kết quả của các hoạt
động này. Khi các hoạt động này đã được coi là thích hợp, cần “tiêu chuẩn hoá” và
sử dụng để phòng ngừa tái diễn sự cố.

3. Nội dung

Hệ thống khắc phục những bất thường qui định “thủ tục báo cáo”, thảo luận, điều
tra, quyền hạn, hành động và tiêu chuẩn hoá.
Quy trình này cần được chỉ ra ở dạng sơ đồ dòng chảy. Sơ đồ bao gồm đầy đủ
những yêu cầu sau:
(1) Chỉ rõ phòng ban, bộ phận và người được giao nhiệm vụ và những người có
trách nhiệm.
(2) Làm rõ thông tin và nội dung của việc khắc phục.
(3) Cần chỉ rõ phòng ban và bộ phận có trách nhiệm kể cả nếu cần tổ chức việc thảo
luận.
(4) Cần thành lập các phòng ban và bộ phận có nhiệm vụ soát xét tiêu chuẩn và các

vấn đề khác.

4. Ví dụ
Xem hình 13.1 Hệ thống xử lý sản phẩm có chất lượng không phù hợp.

5. Liên hệ với ISO 9001:2008
4.13 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
4.14 Hành động khắc phục và phòng ngừa.
-


– Page 21

[14] CÁC HẠNG MỤC KIỂM SOÁT CƠ BẢN

1. Mục đích

Có rất nhiều hạng mục mà cán bộ quản lý cần kiểm soát. Trong số đó những vấn đề
ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh cần được lựa chọn, chỉ rõ là hạng mục cần
quản lý và được quản lý theo phương pháp hữu hiệu.

2. Định nghĩa

Các hạng mục kiểm soát cơ bản cần được lựa chọn và chỉ rõ để quản lý có hiệu quả.

3. Nội dung

Các hạng mục cơ bản cần kiểm soát phải được chỉ rõ cho cấp dưới và các bộ phận
cũng như cho chính các cán bộ quản lý. Các hạng mục kiểm soát này cần phải thông
báo công khai cho mọi người. Dữ liệu cần đưa vào một cách định kỳ và chu trình (P,

D, C, A) cần áp dụng dựa trên những tình huống thực tế.
Cần xem xét các điểm sau có liên quan đến các mục kiểm soát cơ bản:
(1) Chọn các mục kiểm soát chỉ ra kết quả kinh doanh (đầu ra).
(2) Lựa chọn những đặc tính khác nhau có thể nhận biết nhanh chóng nếu những
mục cần có thời gian dài để xác nhận kết quả. Thúc đẩy quá trình đánh giá thông
qua biện pháp này.
(3) Sử dụng giá trị riêng biệt và biến động càng nhiều càng tốt để chỉ ra các mức
quản lý. Nếu không thực hiện được cần dùng các mẫu chuẩn.
(4) Kiểm tra theo biểu đồ thời gian các kết quả cùng với đồ thị và các biểu đồ khác.
(5) Phân tích trước các yếu tố có ảnh hưởng tới kết quả của các hạng mục kiểm
soát để có thể dễ dàng tìm biện pháp khắc phục những điểm bất thường.

4. Ví dụ

Xem bảng 14.1: Danh sách các hạng mục quản lý.

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.9 Kiểm soát quá trình.






-


– Page 22


[15] HỒ SƠ KẾT QUẢ

1. Mục đích

Các đặc tính chất lượng cần được ghi chép thường xuyên. Khi nhận thấy có điểm bất
thường cần thực hiện ngay hành động khắc phục.

2. Định nghĩa

Kết quả công việc cần được ghi chép để có thể thực hiện hành động khắc phục kịp
thời trong trường hợp có điểm bất thường xảy ra. Các hồ sơ cần được dễ dàng truy
tìm.

3. Nội dung

Các dữ liệu cần được ghi chép bao gồm tên sản phẩm, ngày tháng, thời gian làm
việc, phương tiện, tên công việc, tên công nhân, nội dung công việc, điều kiện làm
việc, các đặc tính chất lượng của kết quả công việc, có hoặc không có khuyết tật,
hành động khắc phục và kết quả.

Bằng cách lưu giữ các hồ sơ này có thể nắm được các yếu tố như năng lực quá trình,
năng lực sản xuất, mức chất lượng và giới hạn kiểm soát. Đồng thời dữ liệu có thể
được sử dụng làm cơ sở thu thập thông tin cần thiết cho các hoạt động sản xuất sau
này và xác định điều kiện sản xuất tối ưu, các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng và
nguyên nhân gây khuyết tật. Tốt nhất là sử dụng ghi chép hàng ngày theo mẫu chung
để có thể thực hiện nhanh chóng các hành động khắc phục khi xuất hiện khuyết tật.
Các ghi chép kết quả cần được cất giữ tại nơi qui định trong khoảng thời gian qui
định để tránh hư hỏng và mất mát.

4. Ví dụ


Xem bảng 15.1 Biểu đồ kiểm soát X-R cho thời gian chạy máy đóng cọc

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.16 Kiểm soát hồ sơ chất lượng.
-


– Page 23

[16] KIỂM SOÁT BẰNG TRỰC QUAN

1. Mục đích

Các mục kiểm soát hàng ngày, mức độ kiểm soát và giới hạn kiểm soát thuộc quản
lý hàng ngày không chỉ thuộc phạm vi trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ.
Các phòng ban và công ty cần chia sẻ các thông tin nêu trên và vấn đề này cần tuyên
bố một cách công khai.

2. Định nghĩa

Các mục quản lý, mức độ kiểm soát và số liệu cụ thể cần được thể hiện qua sơ đồ và
theo cách “dễ nhận biết bằng bằng trực quan” để không chỉ những người phụ trách
mà cả các bộ phận và các bên thứ ba có thể hiểu được khi nhìn vào đó.

Biểu đồ kiểm soát là một ví dụ mà mọi người có thể sử dụng để nhanh chóng hiểu
được thực trạng, có hay không có khuyết tật và các xu hướng khác nhau.

3. Nội dung


Những tài liệu liên quan để đưa ra bao gồm:

(1) Đồ thị chỉ ra mức độ sản xuất thực tế so với kế hoạch theo phương pháp tích
luỹ.
(2) Bảng hiệu điện tử biểu hiện khoảng cách giữa thực tế và tiêu chuẩn đề ra.
(3) Biểu đồ kiểm soát chỉ ra sự chuyển biến các đặc tính chất lượng của sản phẩm
quan trọng.
(4) Sự biến thiên tỷ lệ khuyết tật thực tế so với mục tiêu.
(5) Biểu đồ biến thiên chỉ ra công việc hàng ngày so với mục tiêu.
(6) Biến thiên trong báo cáo an toàn.
(7) Những thay đổi về số các đề xuất cải tiến.

Cần hiểu rõ thực trạng công việc và xác định kế hoạch tiếp nối cụ thể bằng cách so
sánh những thay đổi hàng ngày hoặc thay đổi tích luỹ và giá trị mục tiêu (tiêu
chuẩn).
4. Ví dụ
Xem bảng 16.1 Quản lý hàng năm

5. Liên hệ với ISO 9001:2008

4.9 Kiểm soát quá trình
4.16 Kiểm soát hồ sơ chất lượng
-


– Page 24

Các mục tiêu quản lý năm tài chính 2006 tại nhà máy sản xuất ANZ




Các mục tiêu: Năng suất 110% hoặc cao hơn

Tỷ lệ khuyết tật - 1/3 hoặc ít hơn năm trước
Bộ phận sản xuất thứ nhất Bộ phận sản
xuất thứ nhất

Bộ phận sản xuất thứ hai Bộ phận sản
xuất thứ hai

Năng suất Năng suất Mục tiêu
Mục tiêu

Mục tiêu Mục tiêu Mục tiêu Số vụ

Tỷ lệ khuyết tật % Tỷ lệ khuyết tật
%