II.3. CÁC CÔNG CỤ ĐƯỢC DÙNG TRONG VIỆC MÔ TẢ HỆ THỐNG
THÔNG TIN
Sự mô tả một hệ thống có thể sử dụng một hay kết hợp một số công cụ sau
đây (tùy vào vấn đề cần trình bày):
II.3.1 Văn bản.
Đây là công cụ phổ dụng nhất vì việc mô tả hệ thống phải phục vụ mọi thành
phần tham gia phát triển hệ thống hiểu được đặc biệt là đối với người dùng. Tuy
nhiên do tính nhập nhằng, đa nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên nên khi dùng công cụ
văn bản để mô tả hệ thống thì phải đặc biệt lưu ý đến nhược điểm này, lựa chọn
thuật ngữ và trình bày cho phù hợp.
Khi cần phải trình bày một vấn đề nào đó một cách chặt chẽ người ta thường
sử dụng văn bản có cấu trúc. Văn bản có cấu trúc sử dụng ngôn ngữ tự nhiên được
trình bày bằng tổ hợp các hình thức: tuần tự, lựa chọn và lặp.
Dạng tuần tự: liệt kê các thao tác.
Thí dụ:
 Nạp.....
 Lấy.....
 Tính.....
 Chuyển.....
Dạng lựa chọn:
Cấu trúc lựa chọn hoặc không:
 Nếu: <điều kiện> thì thực hiện <thao tác>
(nếu không thoã điều kiện thì không thực hiện <thao tác>)
Cấu trúc lựa chọn trong tối đa 2 nhánh rẽ
 Nếu: <điều kiện> thì thực hiện <thao tác>
 Trường hợp ngược lại thì thực hiện <thao tác khác>
Cấu trúc lựa chọn trong trong nhiều nhánh rẽ
 Trong trường hợp với <điều kiện 1> thì thực hiện <thao tác 1>
 Trong trường hợp với <điều kiện 2> thì thực hiện <thao tác 2>
 ….
 Trong trường hợp với <điều kiện n> thì thực hiện <thao tác n>

 Nếu không nằm trong các điều kiện trên thì thực hiện <thao tác thứ
n+1>
Dạng lặp:
Dạng lặp với số lần xác định
 Trong trường hợp này người ta sử dụng một biến cầm canh đếm số
lần thực hiện, sau mỗi lần thì giá trị biến này tăng lên 1 đơn vị và khi giá
trị của biến cầm canh này bằng số lần cần lặp thì thôi.
Dạng lặp với điều kiện
 Khi <điều kiện> thì thực hiện <thao tác>
≤ 1 kg: MC1
≤ 10 Kg: MC6
Thí dụ: Xử lý "Lập hóa đơn bán hàng " được mô tả như sau:
1. Tự động tạo số thứ tự hóa đơn.
2. Nạp ngày lập hóa đơn.
3. Nạp mã số khách hàng, kiểm tra thông qua thông tin về khách hàng,
in họ tên, địa chỉ của khách hàng đó để tham khảo.
4. Nạp mã cửa hàng, kiểm tra tên và địa chỉ cửa hàng.
5. Nạp tỷ lệ VAT.
Với mỗi mặt hàng được bán ghi trong hóa đơn:
6.1 Nạp mã hàng.
6.2 Kiểm tra tên hàng và đơn vị tính.
6.3 Nạp số lượng và đơn giá tương ứng.
Sau khi tất cả các mặt hàng đã nạp xong:
7. Tính tổng số tiền bán hàng.
8. Tính thuế VAT.
9. Tính tổng số tiền khách hàng phải trả.
10.In hoá đơn, ký xác nhận, lưu và chuyển liên màu đỏ cho khách hàng.
(Chú ý có thể thực hiện các thao tác 7 đến 10 sau khi nạp mỗi mặt hàng)
II.3.2 Cây quyết định.
Cây quyết định thường được sử dụng khi quy tắc xử lý không quá phức tạp.

Nó là công cụ dễ hiểu, dễ kiểm chứng đối với người sử dụng. Dễ dàng phát hiện
những điểm không hợp lý: một tình huống không bao giờ xảy ra hai hành động khác
nhau.
Thí dụ: cấu trúc của một cây quyết định mức cước (MC) tùy theo phương tiện
vận chuyển (máy bay hay đường bộ), khối lượng hàng hóa, nơi phân phát (nội địa
hay nước ngoài) và yêu cầu phân phát (nhanh hay thường):
Máy bay
≤ 1 kg: MC1
> 1 Kg - ≤ 5 Kg: MC2
> 5 Kg: MC3
Đường bộ
Nội địa
Nhanh: MC4
Thường: MC5
Nước ngoài
Nhanh
Thường: MC5
≤ 10 Kg: MC6
> 10 Kg: MC7
Trong cây quyết định, mỗi nút lá là một hành động hay một thao tác cụ thể.
II.3.3 Bảng quyết định.
Bảng quyết định thường được dùng trong những trường hợp phức tạp khi lựa
chọn một quyết định.
II.3.3.1 Bảng quyết định theo điều kiện
Chú ý: Nếu có n điều kiện thì sẽ có tối đa 2
n
tình huống do sự kết hợp giữa các
điều kiện.
II.3.3.2 Bảng quyết định theo chỉ tiêu.
Thí dụ: Quy định chỉ tiêu điểm ưu tiên điểm tuyển sinh theo đối tượng và khu

vực áp dụng cho tuyển sinh Đại học và Cao đẳng hệ chính quy năm 2004.
Trích “Những điều cần biết về tuyển sinh Đại học và Cao đẳng năm 2004”
(trang 16,17 và 18) :
“BẢNG KÝ HIỆU CÁC ĐỐI TƯỢNG ƯU TIÊN TRONG TUYỂN SINH ĐH,
CĐ
(Thực hiện từ năm 2004)
Nhóm ưu tiên 1: (viết tắt là UT1) gồm các đối tượng:
 Đối tượng 01: Người dân tộc thiểu số Việt Nam.
 Đối tượng 02: Cơng nhân ưu tú trực tiếp sản xuất đã làm việc liên tục 5
năm trong đó có 2 năm là chiến sĩ thi đua cấp tỉnh, thành phố, ngành trở lên cơng
nhận và cấp bằng khen.
 Đối tượng 03: Thương binh, bệnh binh, người hưởng chính sách như
thương binh, qn nhân, cơng an tại ngũ được cử đi học, qn nhân, cơng an hồn
thành nghĩa vụ đã xuất ngũ, có thời gian phục vụ từ 12 tháng trở lên tại KV1.
điều kiện 1
Đúng Sai ….. Sai
điều kiện 2
Sai Đúng …. Đúng
………………………
điều kiện i
Đúng Đúng …. Sai
………………………
điều kiện n
Sai Sai …. Đúng
Hoạt động 1
X
Hoạt động 2
X
………………………
…. ….. …. ….

Hoạt động m
X
Các tình huống
Các điều kiện
Các hoạt động
 Đối tượng 04: Con liệt sĩ, con thương inh, con bệnh binh, con của
người hưởng chính sách như thương binh mất sức lao động từ 81% trở lên; con bà
mẹ Việt nam anh hùng; con anh hùng lực lượng vũ trang, con anh hùng lao động.
Nhóm ưu tiên 2: (viết tắt là UT2) gồm các đối tượng:
 Đối tượng 05: Quân nhân, công an nhân dân, Thanh niên xung phong
tập trung được cử đi học, quân nhân, công an hoàn thành nghĩa vụ đã xuất ngũ, có
thời gian phục vụ từ 24 tháng trở lên.
 Đối tượng 06: Con thương inh, con bệnh binh, con của người hưởng
chính sách như thương binh mất sức lao động dưới 81%.
 Đối tượng 07: Người lao động ưu tú hoặc thuộc tất cả các thành phần
kinh tế được từ cấp tỉnh, thành phố, Bộ trở lên công nhận danh hiệu thợ giỏi, nghệ
nhân được cấp bằng và huy hiệu lao động sáng tạo của Tổng liên đoàn lao động
Việt Nam hoặc Trung ương Đoàn TNCS HCM; giáo viên đã giảng dạy 3 năm thi
vào các ngành sư phạm; y tá, dược tá, hộ lý, kỹ thuật viên, y sĩ, dược sĩ trung cấp đã
công tác 3 năm thi vào các ngành y dược.
BẢNG PHÂN CHIA KHU VỰC TUYỂN SINH ĐH, CĐ
(Thực hiện từ năm 2004)
Khu vực 1 (viết tắt là KV1) gồm:
Các xã, thị trấn thuộc miền núi, vùng cao, vùng sâu, hải đảo trong đó có các
xã thuộc vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt kho khăn theo quy định của
Chính phủ.
Khu vực 2 nông thôn (viết tắt là KV2-NT) gồm:
Các xã, thị trấn không thuộc KV1, KV2, KV3.
Khu vực 2 (viết tắt là KV2)
Các thành phố trực thuộc tỉnh (không trực thuộc trung ương) và các thị xã,

các huyện ngoại thành của thành phố trực thuộc trung ương.
Khu vực 3 (viết tắt là KV3) gồm: Các huyện nội thành của các thành phố trực thuộc
trung ương.
- Mức chênh lệch điểm trúng tuyển giữa các nhóm đối tượng là 1 điểm và giữa
các khu vực kế tiếp là 0,5 điểm.”
Chúng ta xây dựng bảng quyết định theo chỉ tiêu như sau:
Khu vực KV3 KV2 KV2-NT KV1
Nhóm ưu
tiên
HSPT UT2 UT1
HSP
T
UT2 UT1 HSPT UT2 UT1
HSP
T
UT2
UT
1
+ 0,0 X
+ 0,5 x
+ 1,0 x x
+ 1,5 x x
+ 2,0 x x
+ 2,5 x x
+ 3,0 x
+ 3,5 x
Hay để cho gọn người ta trình bày như sau:
KV3 KV2NT KV2 KV1
HSPT 0 0.5 1.0 1.5
UT2 1 1.5 2.0 2.5

UT1 2 2.5 3.0 3.5
Các số trong bảng là mức điểm ưu tiên ứng với cột - khu vực và dòng - mức
ưu tiên.
II.3.4 Lưu đồ.
Lưu đồ là tập hợp các khối hình (có thể kèm theo nhãn đặc tả) với các quy ước
và thường được dùng để biểu diễn các quá trình xử lý, các giải thuật giải quyết vấn
đề.
(học viên có thể tham khảo Microsoft Visio trong đó có công cụ lưu đồ trình
bày giải thuật)
Mỗi một công cụ có một ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy theo tính chất
của xử lý và đối tượng trình bày mà lựa chọn công cụ thích hợp, và có thể kết
hợp tất cả các phương pháp trên.
bắt đầu hoặc kết thúc
xử lý hoặc tính toán
kiểm tra điều kiện
nhập hoặc xuất
gọi chương trình con
hướng đi của quá trình