Chương 01: Giới thiệu tổng quan về Xí nghiệp Tổng kho xăng dầu
Nhà Bè
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên đơn vị: Xí nghiệp Tổng kho xăng dầu Nhà Bè (PV OIL Nhà Bè)
Địa chỉ: Ấp 4 xã Phú Xuân huyện Nhà Bè Thành Phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 08.37827614
Fax: 08.37827611
Vị trí địa lý: Xí nghiệp Tổng kho xăng dầu Nhà Bè được xây dựng trên
diện tích 14.7 héc ta, thuộc xã Phú Xuân, huyện Nhà Bè, giáp sông Sài Gòn,
khu tập trung nhiều kho Xăng dầu (Tổng kho xăng dầu Petrolimex, Kho xăng
dầu Quân đội…), nơi đây có đường giao thông thủy, bộ rất thuận lợi cho việc
kinh doanh xăng dầu.
Xí nghiệp Tổng kho xăng dầu Nhà Bè là đơn vị trực thuộc Tổng công
ty Dầu Việt Nam (PV OIL).
1.1.1. Quá trình hình thành
Xí nghiệp Tổng kho xăng dầu Nhà Bè trước đây có tên là Xí nghiệp
Xăng dầu Petechnim- Nhà bè được thành lập 11/12/ 2001 theo Quyết định số
2450/ QĐ- HĐQT của Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Dầu khí Việt Nam
Tập đoàn Dầu khí Việt Nam hiện nay). Xí nghiệp Xăng dầu Petechnim- Nhà
Bè là đơn vị trực thuộc công ty Thương mại Dầu khí Petechnim.
Nhằm phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao năng lực cạnh tranh của
Ngành trong lĩnh vực kinh doanh dầu thô và sản phẩm dầu trên thị trường
trong và ngoài nước, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam đã quyết định thành lập
Tổng Công ty Dầu Việt Nam (PetroVietnmam Oil Corporation- PV OIL) trên
cơ sở hợp nhất Tổng công ty Thương mại Dầu Khí (Petechnim) và Công ty
chế biến Kinh doanh sản phầm dầu (PDC).
Vào ngày 01/07/2008 Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty Dầu
Việt Nam ra quyết định số 73/QĐ- DVN thành lập Xí nghiệp Tổng kho xăng
dầu Nhà Bè (PV OIL Nhà Bè).
1.1.2. Thành tích đạt được
Với chức năng nhiệm vụ chính là xuất nhập tồn chứa và pha chế các

loại xăng dầu, Xí nghiệp đã thể hiện được vai trò tiên phong trong mọi hoạt
động để thực hiện chiến lược phát triển của Tổng công ty. Kể từ khi đi vào
hoạt động từ năm 2002 đến nay, Xí nghiệp đã luôn đảm bảo công tác xuất
nhập, tồn chứa hàng hóa theo đúng kế hoạch được Tổng công ty giao, cụ thể
như sau:
- Sản lượng qua kho từ năm 2002- 2009: đạt 3.402.800m
3
. Tiết kiệm
hao hụt từ năm 2002- 2009: đạt 7.298m
3
. Đặc biệt năm 2010, Xí nghiệp là
đơn vị dẫn đầu Tổng công ty Dầu Việt Nam về tiết kiệm hao hụt xăng dầu so
với định mức được giao, tính đến tháng 10/ 2010 đã tiết kiệm hao hụt được
770m
3
xăng dầu các loại và tính đến cuối tháng 11/ 2011 Xí nghiệp đã tiết
1
kiệm được 800m
3
xăng dầu các loại tương đương hàng chục tỷ đồng. Điều
này đã được ghi nhận tại Quyết định khen thưởng của Tổng công ty Dầu Việt
Nam cho tập thể có thành tích xuất sắc trong công tác quản lý hao hụt hàng
hóa Quý III và 09 tháng đầu năm 2010.
- Tháng 4/ 2010: Xí nghiệp là đơn vị đầu tiên của Tổng công ty Dầu
Việt Nam đưa hệ thống đo bồn tự động vào thống kê và quyết toán số liệu
hàng hóa. Điều này đã giúp cho việc quản lý hàng hóa của Xí nghiệp được
chính xác, kịp thời và minh bạch hơn. Cũng trong thời gian này, sau những nỗ
lực sáng kiến và cải tạo trong công nghệ, Xí nghiệp đã lần đầu tiên pha chế
thành công xăng M83 đạt tiêu chuẩn cho dù thiết kế Tổng kho rất khó trong
việc thực hiện pha chế. Kết quả là 100.000 lít xăng M83 đã được pha chế và

cung ứng ra thị trường, tiết kiệm được hàng chục tỷ đồng trong chi phí vận
chuyển, nâng cao hiệu quả kinh tế và sức cạnh trannh của Tổng công ty.
Tháng 8/ 2010 Xí nghiệp Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè là đơn vị đầu tiên
trong cả nước vận hành pha chế thành công xăng nhiên liệu sinh học (E5) và
giúp cho Tổng công ty Dầu Việt Nam là doanh nghiệp đầu tiên cung ứng
xăng E5 ra thị trường trong nước, tạo được hình ảnh và quảng bá thương hiệu
PV OIL gắn liền với nhiên liệu xăng sạch E5.
Thể hiện được vai trò nòng cốt trong việc thực hiện nhiệm vụ bao tiêu
sản phẩm NMLD Dung Quất, góp phần cùng Tổng công ty hoàn thành và
hoành thành vượt mức kế hoạch năm 2010, cụ thể là 09 tháng đầu năm 2010
Tổng công ty đã hoàn thành các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận và nộp ngân
sách nhà nước… thành tích đã được Tổng công ty khen thưởng bằng Giấy
khen của Tổng giám đốc Tổng công ty Dầu Việt Nam cho tập thể hoàn thành
kế hoạch sớm năm 2010.
1.2. Chức năng, sứ mệnh, nguyên tắc phát triển
1.2.1. Chức năng
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh sản phẩm dầu ở trong và ngoài nước.
- Sản xuất sản phẩm dầu
- Xây dựng hệ thống bồn chứa.
- Tổ chức liên doanh liên kết với các đối tượng trong và ngoài nước chế
biến kinh doanh sản phẩm dầu.
- Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị và phương tiện phục vụ chế biến kinh
doanh sản phẩm dầu.
- Dịch vụ cho thuê bồn, bể chứa xăng dầu và cho thuê bãi.
1.2.2. Sứ mệnh
Đảm bảo nguồn cung cấp xăng dầu ổn định và đáng tin cậy, từ đó trực
tiếp góp phần bình ổn thị trường nhiên liệu trong nước, tạo điểm tựa vững
chắc cho sự phát triển của nền sản xuất nhiên liệu Việt Nam.
1.2.3. Nguyên tắc phát triển
Phát triển, tăng tốc, bền vững, hiệu quả và an toàn.

2
Lấy lĩnh vực sản xuất, kinh doanh nhiên liệu làm định hướng phát triển
chủ đạo của Xí nghiệp, trên cơ sở duy trì tối đa năng lực sản xuất kinh doanh
hiện có và phát triển nhanh năng lực sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực
nhiên liệu.
Phát huy nội lực kết hợp với mở rộng đầu tư sang các lĩnh vực, ngành
nghề khác nhằm phân tán rủi ro, khai thác và sử dụng hiệu quả những lợi thế
và cơ hội do nền kinh tế cũng như do sự phát triển của Tập đoàn Dầu khí Việt
Nam mang lại cho xí nghiệp.
1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức của XN Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Ban giám đốc: 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc
01 Phó Giám đốc phụ trách hàng hóa
01 Phó Giám đốc phụ trách đầu tư mua sắm, kỹ thuật, điều độ tàu,
phòng cháy chữa cháy
01 Phó Giám đốc phụ trách tổ chức
Phòng/ Ban:
Phòng Quản lý hàng hóa bao gồm bộ phận văn phòng, đội giao nhận.
Phòng Bảo vệ an toàn bao gồm đội Bảo vệ- phòng cháy chữa cháy, tổ
vệ sinh công nghiệp.
Phòng Tổ chức hành chính bao gồm bộ phận văn phòng, bộ phận lái xe,
bộ phận văn thư, lễ tân, nhà ăn.
Phòng Tài chính kế toán bao gồm bộ phận văn phòng.
Phòng Kỹ thuật đầu tư bao gồm có bộ phận văn phòng, tổ cơ điện.
PHÒNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA
* Chức năng
Tham mưu, giúp cho Ban Giám đốc trong công tác quản lý hàng hóa
cùng các hoạt động xuất, nhập, tồn chứa, pha chế và bảo quản xăng dầu.
Tổ chức thực hiện công tác xuất nhập hàng hóa của Xí nghiệp theo kế

hoạch của Tổng công ty.
* Nhiệm vụ
3
Tổ chức thực hiện việc xuất, nhập, pha chế, tồn chứa và bảo quản hàng
hóa theo kế hoạch của Tổng công ty và Xí nghiệp.
Quản lý theo dõi hàng hóa xuất, nhập, pha chế tồn chứa và thực hiện
chế độ báo cáo, chế độ bảo mật, chế độ ghi chép và báo cáo thống kê, hệ
thống sổ sách theo dõi hàng hóa theo Quy định của Tổng công ty và Xí
nghiệp.
Quản lý và vận hành hệ thống công nghệ, bồn bề, vận hành hệ thống tự
động hóa phục vụ công tác xuất nhập khẩu, tồn chứa hàng hóa.
Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng theo sự chỉ đạo
của Giám đốc.
PHÒNG KỸ THUẬT ĐẦU TƯ
* Chức năng
Quản lý về mặt kỹ thuật toàn bộ thiết bị, máy móc thuộc hệ thống công
nghệ, phòng cháy chữa cháy, điện, cầu cảng, tự động hóa… của Xí nghiệp.
Hoạch định, triển khai, hướng dẫn thực hiện kế hoạch kiểm tra kỹ
thuật, sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng, cải tiến kỹ thuật theo quy định của Tổng
công ty.
Quản lý và tham mưu trong lĩnh vực đầu tư xây dựng.
Quản lý hệ thống công nghệ thông tin.
* Nhiệm vụ
Tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện đầu tư xây dựng của Xí nghệp
trình Lãnh đạo Xí nghiệp và Tổng công ty.
Lập kế hoạch đầu tư XDCB, mua sắm và dự trữ trang thiết bị, vật tư,
phụ tùng thay thế, kế hoạch duy tu bảo dưỡng máy móc thiết bị.
Giám sát việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001: 2000 tại Xí nghiệp.
Thiết lập quản trị hệ thống công nghệ thông tin trong Xí nghiệp.

Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng theo sự chỉ đạo
của Giám đốc.
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
*Chức năng
Công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, tiền lương, chế độ chính sách, công
tác thi đua- khen thưởng- kỷ luật, thanh tra- pháp chế.
Công tác quản trị, hành chính, văn thư- lưu trữ và công tác đối ngoại
của xí nghiệp.
Công tác tổng hợp, kế hoạch, kiểm tra, đôn đốc và báo cáo tổng kết
việc thực hiện kế hoạch toàn Xí nghiệp.
* Nhiệm vụ
Công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, tiền lương, chế độ chính sách, công
tác thi đua- khen thưởng- kỷ luật, thanh tra- pháp chế
Công tác tổ chức, nhân sự
4
Đề xuất và tổ chức triển khai các phương án hoàn thiện công tác tổ
chức, soạn thảo, trình duyệt các quyết định liên quan đến công tác này.
Quản lý CBCNV Xí nghiệp theo sự phân cấp của Tổng công ty.
Hướng dẫn kiểm tra nội bộ việc thực hiện pháp luật lao động, đề xuất
phương án sử dụng lao động phù hợp với tổ chức hoạt động sản xuất kinh
doanh của Xí nghiệp.
Công tác đào tạo, tiền lương, chế độ chính sách
Phối hợp với Công đoàn Xí nghiệp hướng dẫn và triển khai thực hiện
Thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động và quy chế thực hiện dân chủ tại
Xí nghiệp.
Thực hiện chế độ BHXH, BHYT, phụ cấp và bồi dưỡng độc hại, tai nạn
lao động, an toàn- vệ sinh lao động theo quy định của Nhà nước, Tổng công
ty.
Công tác thanh tra, pháp chế
Đầu mối giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo và các vụ việc tại Xí

nghiệp theo sự phân cấp của Tổng công ty.
Đầu mối liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền để giải quyết các vấn
đề về pháp lý liên quan đến hoạt động Xí nghiệp.
Công tác quản trị hành chính, văn thư lưu trữ
Phối hợp Công đoàn, các tổ chức đoàn thể trong tác chăm lo đời sống
vật chất, tinh thần cho CBCNV Xí nghiệp.
Phối hợp cùng các Phòng chức năng trong việc quan hệ với chính
quyền địa phương để giải quyết các công việc liên quan.
Phối hợp với các Phòng theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, tổng
hợp và lập báo cáo về công tác thực hiện kế hoạch của Xí nghiệp.
Tổ chức quản lý và bảo quản kho vật tư Xí nghiệp.
Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng của Phòng theo
sự chỉ đạo của Giám đốc.
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
* Chức năng
Quản lý công tác tài chính- kế toán, hạch toán thống kê trong toàn Xí
nghiệp.
Quản lý vật tư, tài sản, tiền vốn nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh
doanh và xây dựng cơ bản của Xí nghiệp.
* Nhiệm vụ
Thực hiện hạch toán kế toán- thống kê thống nhất trong toàn Xí nghiệp
theo luật Kế toán, Luật thống kê, các chuẩn mực kế toán và các quy định khác
của Nhà nước, Tập đoàn, Tổng công ty, mở sổ ghi chép, tính toán, phản ánh
trung thực chính xác, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hướng dẫn các phòng thực hiện đúng Quy chế phân cấp tài chính của
Tổng công ty.
5
Cung cấp các số liệu, tài liệu, thông tin kinh tế kịp thời cho việc điều
hành hoạt động SXKD.
Kê khai và nộp các loại thuế và các khoản nộp NSNN kịp thời, chính

xác theo đúng chế độ hiện hành.
Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng theo sự chỉ đạo
của Giám đốc.
PHÒNG BẢO VỆ AN TOÀN
* Chức năng
Tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc Xí nghiệp trong công tác quản
lý, bảo vệ tài sản, an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường và an toàn- phòng chống
cháy nổ, bảo hộ lao động.
Tổ chức thực hiện công tác an ninh, an toàn môi trường, phòng chống
cháy nổ, vệ sinh môi trường và bảo hộ lao động.
* Nhiệm vụ
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn đối
với toàn bộ tài sản của Xí nghiệp.
Đầu mối đề xuất thực hiện công tác trang bị bảo hộ lao động, dụng cụ
bảo vệ an toàn trong công việc hàng ngày của Xí nghiệp.
Phối hợp, giám sát công tác xuất nhập hàng hóa của Xí nghiệp.
Vận hành hệ thống trạm phát điện, trạm bơm PCCC của Xí nghiệp.
Đầu mối xây dựng củng cố và huấn luyện lực lượng tự vệ Xí nghiệp.
Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng theo sự chỉ đạo
của Giám đốc.
1.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật
1.4.1. Hệ thống công nghệ kho xăng dầu
Tổng sức chứa
Trên 100.000m
3
: bao gồm 15 bể (trong đó 10 bể 5.000m
3
và 5 bể
10.000m
3

). Sức chứa được phân bổ như sau:
M83:10.000m
3
chứa trong 2 bể 5.000m
3
(Bồn 9,10)
M92: 20.000m
3
chứa trong 2 bể 10.000m
3
(Bồn 12, 13)
M95: 5.000m
3
chứa trong 1 bể 5.000m
3
(Bồn 6)
DO 0,25S: 40.000m
3
chứa trong 4 bể 5.000m
3
2 bể 10.000m
3
(Bồn
1,2,4,8, Bồn 14,15)
FO: 10.000m
3
chứa trong 2 bể 5.000m
3
(Bồn 3,7)
DO 0,05S: 5.000m

3
chứa trong 1 bể 5.000m
3
(Bồn 5)
NAPHTHA: 10.000m
3
chứa trong 1 bể 10.000m
3
(Bồn 11)
Bồn chứa xăng E5
Hệ thống công nghệ
Nhập
6
Nhập đường thủy DO, FO, M83, M92, M95, và xăng E5 tại cầu cảng
31.000 DWT (tại cầu cảng số 1). Nhập bằng 3 họng (1 họng 10
incl
và 2 họng 8
incl
)
Hệ thống công nghệ có thể nhập thủy các loại dầu sáng về kho từ cầu
cảng 5000 DWT. Nhập bằng 4 đường riêng biệt lắp mới 4
incl
cho loại sản
phẩm dầu sáng.
Xuất
Xuất bộ
Hiện có : xuất cho ô tô xitec 8 cần xuất loại 4
incl
, trong đó:
FO 2 cần loại 4

incl
DO 0,25S 2 cần loại 3
incl
, M83 1 cần loại 3
incl
M92 2 cần loại 3
incl

DO 0,05S 1 cần loại 3
incl
Lắp đặt thêm 8 loại cần 4
incl
: trong đó có 4 cần cho xăng , 4 cần cho dầu
DO.
Xuất thủy
Hiện có: xuất cho tàu và cho xà lan bằng 5 họng đặt tại cầu tàu 5000
DWT (cầu tàu số 2)
Xây dựng mới: xuất cho tàu và xà lan bằng 4 họng đặt tại cầu tàu
32.000 DWT (cầu tàu số 1)
Sử dụng máy bơm có lưu lượng 300m
3
/h xuất chủ yếu cho các phương
tiện cầu cảng 5.000 DWT
Sử dụng máy bơm có lưu lượng 400m
3
/h xuất chủ yếu cho các phương
tiện cầu cảng 32.000 DWT
Trạm bơm
Hiện có: 19 bơm trong đó có 9 bơm xuất xe bồn và 9 bơm xuất tàu và
xà lan.

Xuất bộ cho ô tô xitec bằng 5 loại máy bơm có Q = 100m
3
/h
Xuất thủy cho tàu và xà lan bằng 5 loại máy bơm có Q = 200m
3
/h và 4
máy bơm xuất thủy có Q = 400m
3
/h.
Máy bơm dự phòng gồm 1 máy Q = 300m
3
/h.
1.4.2. Hệ thống thông tin
Xí nghiệp Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè hiện nay sử dụng hệ thống
mạng, hòm thư điện tử nội bộ được kết nối với Tổng Công ty Dầu Việt Nam
để chia sẻ thông tin nội bộ.
Phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp- ERP
Hiện tại Xí nghiệp Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè đang sử dụng phần
mềm Quản lý nguồn lực doanh nghiệp phân hệ tiền lương.
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi
Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn
lực và điều hành tác nghiệp. Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần
7
mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các
nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh
nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản
lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản
lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế
hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các
giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với

quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều
hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
Phân hệ tính lương hỗ trợ được các cách tính lương khác nhau như tính
lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v…. Phần mềm cũng hỗ trợ
việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước
(bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân), tạm ứng tiền mặt,
chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng, nếu có, một cách dễ dàng. Phần
mềm đồng thời cũng giúp lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền
lương cho phòng kế toán. Điều này giúp giảm rất nhiều thời gian và chi phí
trong công tác tính toán tiền lương, giúp việc thanh toán tiền lương được
nhanh chóng, chính xác tăng thêm niềm tin của CBCNV đối với Xí nghiệp.
Hệ thống tự động kho xăng dầu COTAS
Hệ thống này gồm 3 phân hệ nhập đường thủy, xuất đường thủy và
xuất đường bộ. Giúp tự động hóa quy trình xuất nhập hàng, giảm thời gian,
chi phí, tăng sự chính xác trong hoạt động xuất nhập hàng.
Phân hệ nhập đường thủy
Quy trình nhập hàng đường thủy hoàn toàn được thực hiện bằng tay,
không sử dụng đồng hồ lưu lượng hoặc thiết bị tương tự. Mọi thao tác được
thực hiện trên một cửa sổ duy nhất có tên Reception.
Quy trình chính thực hiện các bước trên COTAS như sau:
Khi nhận được yêu cầu nhập hàng
- Tạo Phiếu nhập hàng
- Lên Kế hoạch tiếp nhận
- In Kế hoạch/ Báo cáo nhập hàng
Khi tàu đến
- Đo tính hàng hóa trên tàu (lựa chọn)
- Đo bồn lần 1
Sau khi nhập hàng
- Đo bồn lần 2
- Điền thời gian nhập hàng

- In báo cáo hao hụt hàng nhập
Phân hệ xuất hàng đường thủy
Quy trình xuất xà lan được thực hiện trên COTAS như sau:
Tại phòng làm phiếu
8
- Chuẩn bị Đơn đặt hàng tại Phòng làm phiếu (nằm ở cầu tàu 5000
DWT)
- Chuẩn bị Phiếu xuất hàng trên COTAS
- In Phiếu xuất hàng (Tích kê xuất hàng)
Tại cầu tầu
- Xuất hàng sử dụng Accuload
Tại phòng làm phiếu (Sau khi xuất hàng)
- Việc đo mức trên bồn được thực hiện tự động bởi COTAS
- Nhập thời gian xuất hàng vào Quyết toán thời gian làm hàng
- Nhập kết quả đo vào Biên bản đo tính hàng nhập (xuất) tại tàu
- Nhập thông tin hầm hàng vào Biên bản kiểm tra hầm hàng và két dầu
máy trước và sau khi nhập (xuất) hàng.
- Nhập số niêm vào Biên bản niêm hàng hóa
In hóa đơn, chứng từ
Phân hệ xuất hàng đường bộ
Hình 1.1. Sơ đồ vị trí thực hiện các bước trong quy trình xuất hàng
đường bộ sử dụng COTAS
Nguồn: Phòng Quản lý hàng hóa
Tóm tắt quy trình được thực hiện trên COTAS:
Phòng làm phiếu (Trước khi xuất hàng)
- Chuẩn bị Đơn đặt hàng
- Chuẩn bị Phiếu xuất hàng
9
- In Phiếu xuất hàng (Biên bản giao nhận đường bộ)
- Phát hành Thẻ từ ( đã được gán cho Phiếu xuất hàng) cho tài xế

Cổng chính vào kho
- Tài xế quẹt thẻ để qua cổng này
Kiểm tra khô sạch hầm hàng
- Công nhân vận hành kiểm tra khô sạch hầm hàng và xác nhận trên
COTAS.
Vào khi vực xuất hàng
- Tài xế quẹt thẻ để vào lấy hàng
Giàn xuất
- Các hoạt động xuất hàng thực hiện tại đây, việc xuất hàng được điều
khiển và giám sát bởi COTAS.
Trạm kiểm định
- Chênh lệch chiều cao so với tấm mức và các niêm được sử dụng sẽ
được cập nhật vào COTAS.
Rời khu vực xuất hàng
- Tài xế quẹt thẻ để ra khỏi khu vực xuất hàng.
Phòng làm phiếu (Sau khi xuất hàng)
- Trả lại Phiếu xuất hàng
- In hóa đơn
- In Chứng chỉ chất lượng
- In Biên bản lấy mẫu
Ra khỏi kho
- Tài xế trả lại Thẻ từ để mở cổng ra khỏi kho
Phần mềm đo bồn Saab
Với chức năng giám sát, kiểm tra số liệu xuất nhập, thống kê và quyết
toán số liệu hàng hóa giúp cho việc quản lý hàng hóa của Xí nghiệp được
chính xác, kịp thời và minh bạch hơn.Căn cứ vào kế hoạch xuất hàng trong
ngày, kiểm tra tỷ trọng bồn xuất, chiều cao dầu, lưu lượng dầu xuất từ bồn
xuất để đảm bảo hàng hóa không bị xuất sai bồn, sai tỷ trọng. Giám sát
thường xuyên để phát hiện và ngăn chặn kịp thời trường hợp công nhân vận
hành sai tuyến ống công nghệ dẫn đến dầu từ bồn này sang bồn khác cùng

loại hoặc khác loại.
Báo cáo đầu ngày, lưu số liệu báo cáo, backup các chương trình. Hàng
ngày nhân viên tự động hóa kiểm tra số liệu trong báo cáo tự động, hàng
tháng thực hiện thao tác backup một lần thông số cài đặt của chương trình vào
ổ đĩa an toàn của máy tính.
10
1.5. Tình hình nguồn nhân lực
Bảng 1.1. Cơ cấu nguồn nhân lực qua hai năm 2010 và năm 2011
Lao động thực tế Năm 2010 Năm 2011
Chênh lệch
( )
Số lượng lao động
Tổng số lao động 95 109 + 14
Lao động trực tiếp 59 68 +9
Lao động gián tiếp 36 41 +5
Trình độ
Trên đại học 02 03 +1
Đại học 25 37 +12
Trung cấp/ cao đẳng 07 05 -2
Công nhân kỹ thuật 56 63 +7
Chưa đào tạo 05 01 -4
Giới tính
Nam 80 92 +12
Nữ 15 17 +2
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Do đặc thù của công việc nên lao động trực tiếp của Xí nghiệp chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng số lao động (xấp xỉ 60- 80%). Với nhu cầu ngày càng
hiện đại hóa trong công tác xuất nhập xăng dầu nên tỷ lệ lao động trực tiếp
ngày càng giảm nhưng năng suất lao động ngày càng tăng.
Số lượng CBCNV ở Xí nghiệp có trình độ Đại học và trên Đại học

chiếm khoảng 28% năm 2010 và 40% năm 2011 thường giữ các vị trí lãnh
đạo từ cấp cao đến cấp cơ sở. Số lượng CBCNV có trình độ Đại học và trên
Đại học tăng dần qua các năm, còn số lượng CBCNV có trình độ sơ cấp, công
nhân kỹ thuật và chưa đào tạo giảm mạnh. Nguyên nhân do chất lượng tuyển
dụng lao động đầu vào của Xí nghiệp ngày càng cao.
Nói chung CBCNV là nam chiếm tỷ trọng lớn trong Xí nghiệp và giữ
tương đối ổn định qua các năm khoảng 80%. Cơ cấu nhân sự phân theo giới
tính có sự chênh lệch rõ rệt. Tỷ lệ nhân viên nam trong Xí nghiệp nhiều gấp
năm lần tỷ lệ nhân viên nữ vì đây là Xí nghiệp sản xuất nên nhu cầu về nhân
viên nam cần nhiều hơn và Xí nghiệp cũng ưu tiên tuyển nhân viên nam để
thuận tiện cho công việc, các nhân viên nữ đa số làm việc trong các phòng
ban.
Bảng 1.2. Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi năm 2011
Độ tuổi Tổng số
Tỷ trọng
(%)
20- 30 32 30
31- 40 43 40
41- 50 24 22
11
51- 60 10 08
Tổng số 109 100
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Đội ngũ lao động của Xí ngiệp có tuổi đời khá trẻ. Độ tuổi từ 20- 40
chiếm 70%. Do đặc điểm của Xí nghiệp là vừa xuất nhập vừa tồn chứa pha
chế, phục vụ khách hàng 24/24 nên độ tuổi lao động như trên là phù hợp với
yêu cầu sản xuất của Xí nghiệp. Độ tuổi từ 51- 60 chiếm 08% là những người
do đủ năm về hưu nhưng chưa đủ tuổi về hưu và chưa muốn nghỉ hưu nên họ
vẫn tiếp tục làm việc. Vì vậy cơ cấu tuổi như trên có ảnh hưởng khả lớn đến
hiệu quả quản trị nhân sự của Xí nghiệp cần có sự bố trí nhân sự hợp lý từ

phía BGĐ để không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Bảng 1.3. Cơ cấu nguồn nhân lực theo phòng ban qua hai năm 2010 và
năm 2011
Phòng, ban Năm 2010 Năm 2011
Chênh lệch
( )
Ban giám đốc 4 4 0
Phòng Quản lý hàng hóa 33 39 +6
Phòng Bảo vệ an toàn 32 38 +6
Phòng Kỹ thuật đầu tư 10 12 +2
Phòng Tổ chức hành chính 10 10 0
Phòng Tài chính kế toán 6 6 0
Tổng 95 109 14
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Tại Xí nghiệp, lực lượng lao động tập trung chủ yếu ở hai phòng
BVAT và phòng QLHH. Do tiêu chí của Xí nghiệp là phục vụ 24/24 nên tình
hình bố trí nhân lực đảm bảo cho hoạt động của kho là vấn đề vô cùng nan
giải của Ban giám đốc Xí nghiệp.
Với số lượng nhân viên đông nhất Xí nghiệp nhưng phòng QLHH vẫn
đang đối mặt với tình hình thiếu lao động do sản lượng qua kho ngày càng
nhiều. Lực lượng lao động trực tiếp là 25 người nhưng phải bảo đảm xuất
nhập 3 ca trong ngày. Trong khi đó mỗi ca yêu cầu tối thiểu là 12 người cho
các vị trí. Hiện tại, CBCNV đang phải lao động với tần suất cao dễ xảy ra tai
nạn lao động do phải đảm đương nhiều vị trí.
Với công tác bảo vệ an ninh cũng như giám sát công tác an toàn của Xí
nghiệp nhưng với diện tích trên 20 héc ta nên gây ra nhiều khó khăn cho hoạt
động của phòng BVAT. Với lực lượng mỏng, phải đảm đương ở nhiều vị trí
như: cổng, cảng nhập, cảng xuất, xe cứu hỏa… cũng như công tác giám sát Xí
nghiệp trong giai đoạn 3 với một khối lượng người và vật tư rất lớn ra vào
hàng ngày cũng là vấn đề rất nan giải cần phải giải quyết triệt để.

12
1.6. Khách hàng đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp
Khách hàng
Do đặc thù của những mặt hàng kinh doanh cho nên lượng khách hàng
của Xí nghiệp rất lớn và đa dạng, phục vụ cho nhu cầu đi lại của các phương
tiện giao thông, các hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, xí nghiệp,
khu chế xuất, các hoạt động về quốc phòng… Khách hàng của Xí nghiệp trải
dài từ Nam Trung Bộ tới mũi Cà Mau. Nhờ luôn đảm bảo uy tín chất lượng,
hình thức phục vụ khách hàng phù hợp cho nên Xí nghiệp luôn giữ được uy
tín với khách hàng trong hệ thống của PV OIL.
Đối thủ cạnh tranh
Là một tổng kho lớn của Tông công ty Dầu Việt Nam tại khu vực phía
Nam, Xí nghiệp tổng kho xăng dầu Nhà Bè luôn hoàn thành công tác đảm bảo
nguồn hàng của Tổng Công ty Dầu Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh và
các tỉnh lân cận. Mặc dù được sát nhập từ hai công ty đóng vai trò chủ đạo
trong kinh doanh xăng dầu của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam với quy mô toàn
quốc nhưng phải cạnh tranh với một công ty lớn về kinh doanh xăng dầu đó là
Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (Perolimex), ngoài ra đã xuất hiện nhiều
doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu cũng đã phát triển mạnh,
trở thành đối thủ cạnh tranh lớn đối với Tổng công ty Dầu Việt Nam trong
vệc trực tiếp nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu như: Saigon Petro, Công ty
xăng dầu Quân Đội (MIPECO), Công ty xăng dầu Hàng Không (Vinapco)…
Nhà cung cấp
Xí nghiệp Xăng dầu Nhà Bè là đơn vị trực thuộc với nhiệm vụ chính là
xuất, nhập và tồn chứa xăng dầu và các sản phẩm liên quan, nên nguồn cung
cấp và phục vụ cho các nhu cầu của đất nước chủ yếu là nhập khẩu. Các
nguồn nhập khẩu này chủ yếu từ Singapore, Trung Đông, Thái Lan, Đài
Loan…Ngoài ra, từ khi NMLD Dung Quất đi vào hoạt động cũng là một nhà
cung cấp lớn của Tổng Công ty Dầu Việt Nam.
1.7. Đánh giá chung kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của PV

OIL trong hai năm 2010 và 2011
Bảng 1.4. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của PV OIL
Đơn vị: tỷ đồng
Chỉ số Năm 2010 Năm 2011
Chênh lệch
( )
So sánh
(%)
Doanh thu 75.000 77.436
2.436 103,248
Chi phí 74.470 77.152
2.682 103,601
Lợi nhuận trước thuế 530 284
(246) 53,585
Đóng góp NSNN 2.500 3.700
1.200 148
Nguồn: Phòng Tài chính kế toán
13
Với tình hình chính trị thế giới diễn ra phức tạp tại nhiều quốc gia khai
thác dầu mỏ lớn thuộc Bắc Phi và Trung Đông, tình hình kinh tế thế giới biến
động ngày càng xấu đặc biệt là khủng hoảng kinh tế tại khu vực Châu Âu dẫn
tới giá dầu thô và sản phẩm dầu tay đổi liên tục và biến động với biên độ rất
mạnh. Trong nước, tình hình kinh tế tiếp tục suy thoái, lạm phát tăng cao (gần
20%), mặt bằng lãi suất cao (có lúc trên 24%/ năm), ngoại tệ khan hiếm và tỷ
giá thay đổi liên tục và bất thường đã làm gia tăng chi phí tài chính và giá vốn
các sản phẩm kinh doanh. Đặc biệt, với mục tiêu kiềm chế lạm phát nên cơ
chế điều hành kinh doanh xăng dầu của Nhà nước chưa theo đúng Nghị định
84 của Chính phủ. Đây là những yếu tố ảnh hưởng bất lợi nghiêm trọng đến
hoạt động kinh doanh xăng dầu của các thương nhân đầu mối nói chung và
PV OIL nói riêng cho năm 2011.

Trước bối cảnh đó, hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011 của PV
OIL vẫn đạt được những kết quả hết sức đáng khích lệ với doanh thu đạt
77.436 tỷ đồng (vượt 16% so với kế hoạch- tăng 2.436 tỷ đồng so với năm
2010), nộp NSNN 3.700 tỷ đồng (vượt 48% so với kế hoạch), sản lượng kinh
doanh sản phẩu dầu đạt gần 3,1 triệu m
3
/ tấn (vượt 2% so với kế hoạch, tăng
7% so với năm 2010). Thị phần xăng dầu trong nước của PV OIL năm 2011
đã đạt xấp xỉ 21%, tăng hơn 5% so với năm 2008 (năm thành lập PV OIL trên
cơ sở hợp nhất Petechnim và PDC). Cũng trong năm 2011, PV OIL đã hoàn
thành xuất khẩu an toàn, hiệu quả toàn bộ lượng dầu thô sản xuất được trong
nước (13,5 triệu tấn); cung cấp gần 6 triệu tấn dầu thô cho NMLD Dung Quất
đảm bảo nhà máy luôn hoạt động liên tục kể cả thời điểm đạt 105% công suất
thiết kế.
Năm 2011 cũng là năm đánh dấu sự thành công của PV OIL trong công
tác tái cấu trúc doanh nghiệp với việc chuyển đổi mô hình hoạt động của các
đơn vị thành viên của PV OIL sang hoạt động dưới hình thức các công ty cổ
phần độc lập và các công ty tỉnh. Mục tiêu chính của tái cấu trúc là nhằm tăng
hiệu quả hoạt động và phát triển thị phần bán lẻ tăng gấp 3 lần từ 2% năm
2009 lên 6% năm 2011 và các công ty con cổ phần mới thành lập đều hoạt
động có lãi (với tỷ suất lợi nhuận trên vốn điều lệ bình quân của các công ty
cổ phần sau tái cấu trúc là 15%).
Với mục tiêu ưu tiên tối đa cho phát triển hệ thống bán lẻ, năm 2011
PV OIL đã có bước tiến ngoạn mục khi nâng tổng số cửa hàng xăng dầu đầu
tư/ mua trong năm là 176 cửa hàng xăng dầu, nâng tổng số lên 463 cửa hàng
xăng dầu trực thuộc PV OIL (tăng 15 lần so với năm 2008).
Ngoài ra, việc kinh doanh dầu quốc tế và phát triển hệ thống phân phối
xăng dầu ở nước ngoài cũng đạt được những thành tựu đáng tự hào. Với việc
đầu tư 4,43 triệu USD mua lại công ty Shell Lào nhằm phát triển hệ thống
phân phối tại thị trường Lào, trong năm đầu hoạt động PV OIL đã chiếm 30%

thị phần bán lẻ tại Lào với lợi nhuận trước thuế đạt 2,3 triệu USD. Hoạt động
14
kinh doanh dầu quốc tế mặc dù ngay năm đầu tiên đã hịu ảnh hưởng của bất
ổn chính trị làm gián đoạn hợp đồng tại Lybia song PV OIL Singapore đã
nhanh chóng chuyển hướng sang các thị trường khác như Nha, Srilanka, và đã
hoàn thành kinh doanh 1,4 triệu tấn dầu thô và có lãi, đánh dấu bước đầu
thành công của PV OIL trong hoạt động kinh doanh dầu quốc tế.
Trước một năm cực kỳ khó khăn và thách thức đối với các doanh
nghiệp đầu mối xăng dầu thì điều đặc biệt là PV OIL là doanh nghiệp đầu mối
duy nhất có lãi trong năm 2011 với tổng lợi nhuận trước thuế đạt 284 tỷ đồng
(vượt 13% so với kế hoạch- giảm 246 tỷ đồng so với năm 2011). Tuy nhiên
thành công lớn hơn đối với PV OIL là đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính
trị quan trọng trong công tác bình ổn thị trường xăng dầu (trong đó PV OIL
đã chịu lỗ do cơ chế điều hành là 1.100 tỷ đồng). Trong bối cảnh thị trường
xăng dầu rất khó khăn, đặc biệt vào thời điểm nguồn hàng khan hiếm và giá
thế giới tăng cao song giá bán trong nước không tăng, một số doanh nghiệp
đầu mối, đại lý, cửa hàng xăng dầu tìm nhiều lý do để ngừng bán, tăng giá
hoặc gian dối về chất lượng; PV OIL vẫn luôn đảm bảo cung cấp đủ hàng ra
thị trường, bán đúng giá và đảm bảo chất lượng. Có thể nói ngoài việc hoàn
thành nghiệm vụ chính trị, đây cũng là cách làm thiết thực nhất để bảo vệ uy
tín và thương hiệu của PV OIL.
Nguyên nhân chính để PV OIL đạt được những thành tựu xuất sắc như
trên là do được sự hỗ trợ và chỉ đạo sát sao của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam,
sự đoàn kết nhất trí cao và quyết tâm của Đảng ủy, Hội đồng thành viên và
Ban Tổng giám đốc PV OIL. Đây là yếu tố cốt lõi giúp PV OIL vượt qua khó
khăn để tạo nên thành công. Trước những điều kiện khách quan cực kỳ khó
khăn cũng như chính sách điều hành của nhà nước mà doanh nghiệp không
thể kiểm soát và tác động được, PV OIL tập trung kiểm soát chặt chẽ hơn và
hợp lý hơn các nguồn lực nội tại. Đây là lý do mà năm 2011 PV OIL đã thực
thi và áp dụng linh hoạt, điều chỉnh kịp thời chính sách khách hàng, chính

sách kinh doanh phù hợp với các biến động phức tạp và nhanh của thị trường.
Đặc biệt có những cao điểm mà PV OIL đã phải theo dõi và điều chỉnh chính
sách theo ngày. Trong năm 2011 PV OIL cũng tiến hành tái cấu trúc đầu tư,
quyết định dừng, giãn các dự án cho phù hợp điều kiện thực tế nhằm đảm bảo
sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất (tổng giá trị dừng, giãn là
1.370 tỷ đồng). Song song với tái cấu trúc đầu tư, việc thực hiện tốt công tác
tiết kiệm chống lãng phí (đặc biệt là tiếp tục cắt giảm hao hụt trong tồn chứa
xăng dầu) đã giúp PV OIL tiết kiệm hơn 200 tỷ đồng trong năm 2011. Tất cả
những biện pháp tiến hành quyết liệt, kịp thời đồng bộ này đã giúp PV OIL
kiểm soát và quản lý tốt hơn những cái trong tầm, và cõ lẽ đây chính là lý do
tạo nên sự khác biệt khi PV OIL là đầu mối duy nhất trong 11 đơn vị đầu mối
kinh doanh có lãi trong một năm đầy khắc nghiệt như năm 2011.
15
1.8. Thuận lợi và khó khăn của Xí nghiệp
* Thuận lợi
Các yếu tố khách quan
Tình hình kinh tế, chính trị xã hội của Việt Nam luôn ổn định tạo điều
kiện để các Doanh nghiệp phát triển, thu hút đầu tư trong và ngoài nước.
Nền kinh tế Việt Nam luôn tăng trưởng ở mức cao từ 7%- 8%/ năm kéo
theo nhu cầu tiêu thụ xăng dầu tăng cao, tạo cơ hội cho PV OIL và các doanh
nghiệp đầu mói khác gia tăng sản lượng kinh doanh.
Các yếu tố chủ quan
PV OIL luôn nhận được sự chỉ đạo sát sao của Tập đoàn trong mọi lĩnh
vực hoạt động của Tổng công ty.
PV OIL được Tập đoàn giao cho là đầu mối xuất khẩu dầu thô, sử dụng
toàn bộ nguồn condensate Bạch Hổ để sản xuất xăng.
Tập thể CBCNV toàn Xí nghiệp đã đoàn kết chung sức chung lòng
quyết tâm hoàn thành các mục tiêu nhiệm vụ được giao.
* Khó khăn
Các yếu tố khách quan

Thị trường xăng dầu thế giới luôn diễn biến hết sức phức tạp khó lường
trong khi Việt Nam còn phụ thuộc vào nguồn xăng dầu nhập khẩu. Các doanh
nghiệp đầu mối gặp khó khăn trong việc tính toán kế hoạch nhập khẩu xăng
dầu sau khi cân đối với sản lượng đầu ra của NMLD Dung Quất để đảm bảo
đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Trong khi đó do xăng dầu là mặt hàng chiến lược trong chính sách năng
lượng của mỗi quốc gia và để thực hiện các mục tiêu kiềm chế lạm phát, ổn
định kinh tế vĩ mô hay các giải pháp ngăn chặn suy giảm kinh tế, duy trì mức
tăng trưởng kinh tế, bảo đảm an sinh xã hội nên Nhà nước đã luôn quản lý,
điều hành kiểm soát giá bán lẻ xăng dầu trong nước. Việc điều hành giá bán lẻ
xăng dầu trong nước không theo kịp diễn biến giá xăng dầu thế giới tạo áp lực
lên các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu và càng khó khăn hơn khi Nhà
nước bỏ chính sách bù lỗ dầu.
Cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế từ cuối năm 2008 và
kéo dài năm 2009 đã ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế đất nước, làm giảm tốc
độ phát triển kinh tế, nhu cầu tiêu dùng của xã hội và khó khăn về vốn cho
các doanh nghiệp.
Các yếu tố chủ quan
Trước khi hợp nhất và thành lập Tổng công ty Dầu Việt Nam tháng 6/
2008, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam có 4 đơn vị kinh doanh xăng dầu gồm
PDC, Petechnim, Petromekong và PTSC. Điều này đã gây ra cạnh tranh nội
bộ không cần thiết, chưa phát huy tối đa sức mạnh chung của các đơn vị và
phát triển các lợi thế riêng sẵn có của từng đơn vị.
16
Đang trong quá trình hoàn thiện hệ thống công nghệ sau khi mở rộng
kho giai đoạn 3,4 hoàn thành, nâng sức chứa kho từ 150.000m
3
lên
295.000m
3

.
Một số trang thiết bị qua nhiều năm sử dụng nay đã bị xuống cấp, hư
hỏng hoặc không còn đáp ứng nhu cầu công việc.
Nhân sự của Xí nghiệp còn thiếu khi phải đáp ứng khối lượng hàng hóa
xuất nhập qua kho với tần suất phương tiện ra vào rất cao.
Xí nghiệp cùng lúc vừa phải đảm bảo hoạt động xuất nhập vừa phải
đảm bảo an toàn cho các đơn vị thi công các công trình phụ trợ và mở rộng
nâng cấp kho, công tác này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro.
17