CHƯƠNG 5
CHỨC NĂNG
TỔ CHỨC
5.1. Khái niệm và tầm
quan trọng của tổ chức
5.2. Tầm hạn quản trị
5.3. Các nguyên tắc
tổ chức quản trị
5.4. Một số kiểu cơ
cấu tổ chức quản trị
5.5. Các giai đoạn
hình thành cơ cấu tổ
chức quản trị
5.6. Các hình thức phân
bổ quyền hạn giữa các
cấp quản trị
5.7. Bài tập thực hành
tình huống quản trị

5.1. Khái niệm và
tầm quan trọng
của tổ chức
5.1.1. Khái niệm và
chức năng tổ chức
5.1.2. Tầm quan trọng
của công tác tổ chức

5.1.1. Khái niệm và
chức năng tổ chức
a. Khái niệm

tổ chức
là hệ thống gồm nhiều
người cùng hoạt động
vì mục đích chung
là quá trình triển
khai các kế hoạch
là một chức năng của quá
trình quản trị đảm bảo cơ
cấu tổ chức và nhân sự
cho hoạt động của tổ chức
b. Chức năng
tổ chức
Là những hoạt
động quản trị
nhằm thiết lập
một hệ thống vị
trí cho mỗi cá
nhân và mỗi bộ
phận trong tổ
chức sao cho
các cá nhân và
bộ phận đó có
thể phối hợp với
nhau một cách
tốt nhất để thực
hiện mục tiêu
chiến lược của
tổ chức
là sự liên kết giữa các cá nhân và các bộ
phận bằng các nguyên tắc, quy tắc quản trị

nhất định nhằm thực hiện mục đích chung
Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên môi
trường thuận lợi để phối hợp có hiệu quả các nỗ
lực của tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung

5.1.2. Tầm
quan trọng
của công
tác tổ chức
a. Đảm bảo các mục
tiêu, kế hoạch sẽ được
triển khai vào thực tế
b. Cho phép sử dụng tối đa
và hợp lý các nguồn lực
trong và ngoài tổ chức
c. Tạo ra sức mạnh
tổng hợp do có sự
thống nhất chỉ huy
d. Tạo điều kiện thuận lợi cho
việc áp dụng khoa học – kỹ
thuật; cũng như hạn chế
được tối đa những vấn đề bất
cập nảy sinh do xung đột và
sử dụng lao động hợp lý.

5.2. Tầm
hạn quản trị
5.2.1. Định nghĩa
5.2.2. Các yếu tố chi
phối tầm hạn quản trị


5.2.1. Định nghĩa
a. Tầm hạn quản trị chỉ số lượng cấp
dưới mà một nhà quản trị cấp trên có
thể điều hành một cách trực tiếp
b. Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp có liên quan đến
các tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, tầm
hạn càng hẹp thi tầng nấc trung gian càng lớn, thì
số các mối quan hệ mà nhà quản trị phải giải
quyết càng nhiều, càng có tính phức tạp

5.2.2. Các yếu
tố chi phối tầm
hạn quản trị
a. Năng lực của nhà
quản trị (đôn đốc và
phối hợp cấp dưới)
b. Trình độ của cấp
dưới (chuyên môn,
nghiệp vụ, kỹ năng )
c. Mức độ ủy
quyền cho cấp
dưới
d. Tính chất ổn định
của công việc
e. Kỹ thuật và phương
tiện trong tổ chức
f. Tính chất
kế hoạch hóa
công việc


5.3. Các
nguyên tắc tổ
chức quản trị
5.3.1. Cơ cấu tổ chức quản
trị phải gắn với mục tiêu
hoạt động của tổ chức
5.3.2. Cơ cấu tổ chức quản
trị phải thể hiện tính cân đối
và chuyên môn hoá
5.3.3. Cơ cấu tổ chức
quản trị phải đảm bảo
tính linh hoạt
5.3.4. Cơ cấu tổ chức
quản trị phải đảm bảo
tính hiệu quả
5.3.5. Cơ cấu tổ chức
quản trị phải đảm bảo
tính thống nhất chỉ huy

5.3.1. Cơ cấu tổ chức
quản trị phải gắn với
mục tiêu hoạt động
của tổ chức
a. Cơ cấu tổ chức phải xuất
phát từ mục tiêu của tổ chức
b. Cơ cấu tổ chức phải phù
hợp với phương hướng, mục
tiêu hoạt động của tổ chức
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau trong

tổ chức, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,
được chuyên môn hóa và có trách nhiệm, quyền hạn nhất
định được bố trí theo những cấp, những khâu quản trị
khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản
trị nhất định phục vụ mục tiêu chung của tổ chức
Thiết lập hệ thống quyền lực trong tổ chức thực chất là nhà quản trị sẽ
phải xác định ai phải làm gì? Có quyền gì để thực hiện nhiệm vụ, ai
phải báo cáo ai? Nên tập trung hay phân tán quyền lực trong tô
chức?...

5.3.2. Cơ cấu tổ
chức quản trị phải
thể hiện tính cân đối
và chuyên môn hoá
a. Tính cân đối của tổ
chức được thể hiện
Cân đối về nhiệm vụ -
quyền hạn giữa các
bộ phận trong tổ chức
Cân đối về trách nhiệm – lợi ích
giữa các bộ phận hoặc trong từng
bộ phận của tổ chức
b. Tính chuyên môn
hóa được thể hiện
Các chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận phải được
xác định rõ ràng để mọi thành viên trong tỏ chức nắm
được, hiểu được rõ phần việc của mình trong tổ chức
chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận hay phân hệ
phải được phân chia theo nhiệm vụ được giao chứ
không phải theo phạm vi công việc phải thực hiện

để tránh chồng chéo trong quá trình hoạt động.

5.3.3. Cơ cấu tổ
chức quản trị
phải đảm bảo
tính linh hoạt
a. Khi phân định chức năng, nhiệm
vụ phải tạo ra cho mỗi phân hệ
trong tổ chức cần có khoảng độc
lập nhất định để phát huy tính sáng
tạo của cấp dưới
b. Mô hình cơ cấu tổ chức phải
được cấu trúc sao cho dễ mở
rộng, dễ thu gọn mà không làm
mất đi sự ổn định của tổ chức
c. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thích
nghi với mọi nhiệm vụ, mọi mục tiêu ở
các giai đoạn phát triển khác nhau của
tổ chức và sự thay đổi của môi trường

5.3.4. Cơ cấu tổ
chức quản trị
phải đảm bảo
tính hiệu quả
a. Tính hiệu lực được hiểu là
mọi quyết định của nhà quản
trị trong tổ chức đề được cấp
dưới thực hiện nghiêm túc
b. Tính hiệu quả được thể hiện ở
chỗ mục tiêu của tổ chức đạt được

tốt nhất với chi phí ít nhất, vì thế cơ
cấu tổ chức quản trị phải tối ưu
Số lượng các cấp quản
trị phải đạt mức tối thiểu
so với yêu cầu quản trị
Các mối quan hệ giữa các cấp, các
khâu quản trị phải hợp lý tức đơn
giản, chặt chẽ, không chồng chéo,
không bỏ sót chức năng quản trị

5.3.5. Cơ cấu tổ chức
quản trị phải đảm bảo
tính thống nhất chỉ huy
a. Nguyên tắc này đòi hỏi mỗi
thành viên trong tổ chức chỉ
nhận mệnh lệnh và chịu trách
nhiệm báo cáo cho 1 nhà
quản trị trực tiếp của mình
b. Nguyên tắc này đảm bảo có
sự chỉ huy thông suốt và phối
hợp nhịp nhàng giữa các cấp
và các bộ phận trong tổ chức

5.4. Một số kiểu cơ
cấu tổ chức quản trị
5.4.1. Cơ cấu trực tuyến
5.4.2. Cơ cấu chức năng
5.4.3. Cơ cấu hỗn hợp
5.4.4. Cơ cấu ma trận
5.4.4. Cơ cấu tổ chức phân

chia theo địa lý/lãnh thổ
5.4.5. Cơ cấu tổ chức
phân chia theo sản phẩm
5.4.6. Cơ cấu tổ
chức phân chia
theo khách hàng

Ban lãnh đạo tổ chức
Tuyến 1
Tuyến 2
A1 A2 A3 B1 B2 B3
5.4.1. Cơ cấu trực tuyến
a. Mô hình

5.4.1. Cơ cấu
trực tuyến
a. Mô hình
b. Đặc điểm
Nhà quản trị ở mỗi tuyến có
toàn quyền quyết định và lãnh
đạo tất cả các chức năng
nhiệm vụ thuộc tuyến mình phụ
trách
Các mối liên hệ quản trị
trong tổ chức được thực
hiện theo một đường thẳng
Người thừa hành trong tổ
chức chỉ chịu sự lãnh đạo
của 1 cấp chỉ huy trực tiếp
C.Ưu điểm

Cấu trúc đơn giản, gọn nhẹ,
thích hợp với quy mô nhỏ
Dễ kiểm soát,
dễ điều chỉnh
Tập trung được
quyền lực quản trị
d. Nhược điểm
Hạn chế sử dụng các chuyên
gia vào các lĩnh vực quản trị
Mối liên hệ giữa các đơn vị,
cá nhân khác tuyến rất cồng
kềnh vì phải đi đường vòng

5.4.2. Cơ cấu chức năng
a. Mô hình
Ban lãnh đạo
tổ chức
Chức năng A Chức năng B
Chức năng C
Người thừa hành