Hướng dẫn trộn tài liệu trong word ppsx
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (280.63 KB, 4 trang )
NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO
HƯỚNG DẪN TRỘN TÀI LIỆU TRONG WORD
Trộn tài liệu được ứng dụng rất nhiều trong thực tiễn, trong đời sống quanh ta. Ví
dụ như việc phải làm giấy báo dự thi cho các thi sinh của 1 trường đại học có 12.000 hồ
sơ đăng ký dự thi tuyển sinh, như vậy thì phải làm tất cả là 12.000 giấy báo dự thi. Việc
gõ tên, năm sinh của từng thí sinh, SBD, phòng thi, … đã mất rất nhiều thời gian và sức
lực, thậm chí lên đến hàng tháng trời. Bằng cách trộn tài liệu này, ta chỉ cần mất 5 phút
là đã có thể hoàn thành xong công việc trên, nó vừa nhanh lại vừa rất chính xác và đã
giúp cho chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức so với cách làm thông
thường.
Trong tài liệu này xin hướng dẫn cách trộn tài liệu đối với một văn bản mẫu là
ĐƠN XIN RÚT TÍN CHỈ và cần được điền đầy đủ các thông tin vào đơn này theo
một bảng dữ liệu đã có sẵn như sau:
Họ và tên Lớp Mã sinh viên Số tín chỉ Môn học Ký tên
Nguyễn Thành Trung 46/01.03 0872115602 3 Xác suất và thống kê toán Đã ký
Nguyễn Bích Nhàn 46/01.02 0872115605 3 Tư tưởng HCM Đã ký
Nguyễn Hoài Thanh 46/01.04 0872115606 3 Đường lối ĐCS VN Đã ký
Phượng Mỹ Linh 46/01.06 0872115610 3 Toán cao cấp Đã ký
Để tiến hành trộn một tài liệu ta phải tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Mở văn bản mẫu
Sau đó vào Tools Letters and Mailings Mail Merge… ta sẽ thu được dao
diện Mail Merge như sau:
ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN
1
NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO
Bước 2: Kích vào Next 2 lần (Step 3 of 6) Browse… (mở văn bản dữ liệu
cần trộn) sẽ thu được cửa sổ Mail Merge Recipients
Bước 3: Chọn tên sinh viên cần điền vào đơn Ok Next (Step 4 of 6)
More items… (điền trường (tên cột) vào vị trí thích hợp trong văn bản mẫu
dựa vào tên trường đã có trên cửa sổ Insert Merge Field)
Ví dụ bỏ tên sinh viên Nguyễn Bích Nhàn, ta thu được dao diện sau:
ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN
2
NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO
Bước 4: Kích vào Next 2 lần (Step 6 of 6) Edit individual letters… Ok
ta sẽ thu được 4 đơn xin tương ứng đã điền đầy đủ hết các thông tin vào văn
bản mẫu.
Các thông tin trên cửa sổ Merge to New Document:
All: Hiện tất cả các bản ghi (ở đây là 4 bản ghi)
Current record: Hiện bản ghi hiện thời
From … To …: Hiện từ bản ghi nào tới bản ghi nào, ví dụ: From 1 To 3 tức là
hiện từ bản ghi thứ 1 đến bản ghi thứ 3.
Ví dụ một văn bản mẫu đã hoàn thành sau khi thực hiện trộn tài liệu (trong
trường hợp này bản ghi đầu tiên cũng chính là bản ghi hiện thời):
ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN
3
NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nếu các bạn gặp khó khăn trong việc trộn các tài liệu như không thực hiện được
do bị vướng mắc ở một bước nào đó trong các bước trên thì hãy xin liên hệ với tác giả
ở địa chỉ Xin cảm ơn!
Chúc các bạn thành công!
ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN
4
