1
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
JOB ANALYSIS
Giảng viên: Ngô Quý Nhâm, MBA
Khoa Quảntrị Kinh doanh,
ĐạihọcNgoạiThương
Email:
ĐT: 0904063835
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Nội dung:
) Tầm quan trọng của phân tích công việc
) Qui trình tiếnhànhphântíchcôngviệc
) Thực đơnphântíchcôngviệc
) Bảnmôtả công việcvàbảnTiêuchuẩn
thựchiệncôngviệc
) Lựachọnphương pháp thu thập thông tin
) Kĩ năng thiếtkế và nghiệmthubảnmôtả
công việccụ thể
) Những xu hướng củaPTCV trongthế giới
hiện đại
2
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Phân tích công việclàgì?
) Phân tích công việclàquátrìnhxác
định có hệ thống những công việc
chính yếu có trong tổ chứcvànhững
năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và
phẩmchất cầnthiết để hoàn thành
những công việc đó.
) Ngày nay, phân tích công việc được
mở rộng và bao gồmviệcthuthập

thông tin về chếđộđãi ngộ gắnvới
công việc
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Phân biệtmộtsố thuậtngữ
Nghề
(Occupation)
Công việc
(Jobs)
Vị trí
(Positions)
Nhiệmvụ
(Tasks)
Là một
hoạt động riêng biệt
vớimộtmục đích cụ
thể mà mỗingườiphảithựchiện
Tậphợp các nhiệmvụ
mà mộtngười
phải
thựchiện
Tấtcả
các vị trí
giống nhau về mặt nhiệmvụ chính
phảithựchiện
Tậphợpnhững công việc
tương tự về nội dung và
có liên quan với nhau, đòi hỏingườilaođộng phảicó
sự hiểubiết đồng bộ về chuyên môn nghiệpvụ, có
những kỹ năng và kinh nghiệmcầnthiết để thựchiện
3

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Tạisaophảiphântíchcôngviệc?
Kếtquả phân tích công việc đượcsử dụng cho:
) Lậpkế hoạch nhân lực
¾ Dự báo nhu cầu và cung về kỹ năng
) Tuyểndụng
¾ Tiêu chuẩn đánh giá và tuyểnchọn
¾ Phương pháp đánh giá và tuyểnchọn
) Đào tạovàpháttriển
¾ Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiệntại
¾ Nộidung chương trình đào tạo
¾ Đánh giá hiệuquảđào tạo
) Quảnlýthànhtích
¾ Xác định tiêu chí/tiêu chuẩnsử dụng để đánh giá thành tích
¾ Thiếtkế biểumẫu đánh giá
¾ Đưarakỳ vọng về thànhtíchchonhânviên
) Xây dựng hệ thống đãi ngộ:
¾ Định giá công việc
¾ Điềuchỉnh tiềnlương
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Kếtquả
Suy diễn
Phân tích
công việc
Nhậndạng
công việc
Các nhiệmvụ
+ Bốicảnh
Bảng mô tả
công việc

Kiếnthức
Kỹ năng
Khả năng
Yêu cầukhác
Bảng mô tả
tiêu chuẩn
Định hướng
nhiệmvụ
Định hướng
KKK
QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
4
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Thực đơnphântíchcôngviệc
Nội dung công việc
(job-content)
Bốicảnh thựchiện
công việc
(job-context)
Các yêu cầu
đốivới nhân viên
(Worker requirements)
•Các hoạt động – những gì mà nhân
viên thựctế phảithựchiện
•Những điềukiệntrongđó nhân
viên phảithựchiệncôngviệccủa
mình
•Những yêu cầumàcôngviệcnày
đòi hỏi đốivớingườithựchiện
•Kiếnthức, kỹ năng, khả năng, các yêu

cầukháccần để hoàn thành công việc
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Các thông tin về nội dung công việc
) Cấp độ 1: Bao quát
¾ Chứcnăng hoặc nhiệmvụ chung: các mảng/phạmvi
trách nhiệmchủ yếu
) Cấp độ 2: Cụ thể
¾ Nhiệmvụ (cụ thể)
 Những gì nhân viên phảithựchiệnkhitriểnkhaimộtchức
năng củacôngviệc
 mộthọat động tạoramộtsảnphẩmhoặcdịch vụ cụ thể
¾ Hành vi làm việc: mộthoạt động quan trọng nhưng
không gắnvớimộtnhiệmvụ cụ thể nào
) Cấp độ 3: Chi tiết
¾ Công đoạn: Các bướccần đượctriểnkhaiđể hoàn thành
mộtnhiệmvụ cụ thể
¾ Các sự kiệnquantrọng: những hoạt động cụ thể có
tạorasự khác biệtgiữacácmức thành tích khác nhau
5
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Bốicảnh thựchiệncôngviệc
) Quan hệ báo cáo
) Quan hệ giám sát
) Quyềnhạn
) Quan hệ vớingười khác
) Điềukiệnlàmviệc
) Các nhu cầuvề thể lực
) Các nhu cầu đốivới cá nhân
¾ Những khía cạnh củacôngviệccóthể gây ứcchế,
ngắt quãng công việc

¾ Khách hàng khó tính, nhàm chán, xung độthoặc
không rõ ràng về trách nhiệm
¾ Đòi hỏiphảilàmngoàigiờ
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Yêu cầu đốivớingườithựchiện
Các yêu cầukhác
(Others)
…Yêucầuvề thân nhân hoặcpháplý
…Yêucầuvề tính cách
…Yêucầuvề sự sẵnsàngbắt đầulàmviệc
Năng lựcthựchiện các cá nhiệmvụ phi thao
tác. Gồm: trí lực, thể lực, năng lựctư duy,
năng lựctâmlý…
Những năng lựcthựchiệnmột nhiệmvụ cụ
thể. (có thể quan sát được,mang tính thao tác,
và có thể học)
Hệ thống những hi
ểubiếthoặc thông tin có
thể áp dụng cho việcthựchiện nhiệmvụ
Khả năng/năng lực
(Ability)
Kỹ năng
(Skills)
Kiếnthức
(Knowledge)
6
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Ví dụ về mộtsố yêu cầukhác:
) Yêu cầuvề mặtpháplý
¾ Chứng chỉ hành nghề

¾ Bằng lái xe
¾ Hộ khẩu
¾ Tiềnán, tiềnsự
) Yêu cầuvề tính cách
¾ Tinh thầnlàmviệc
¾ Đạo đứcnghề nghiệp
¾ Sự chu đáo
¾ Nỗ lực
¾ Trung thựcvàtin cậy
) Yêu cầuvề sự sẵnsàng
¾ Ngày có thể bắt đầulàmviệc
¾ Giờ và ngày làm việctrongtuần
¾ Đilại…
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Mô hình năng lực
) Năng lựclàbấtkỳ thái độ, kỹ năng, hành
vi, động cơ hoặc các đặc điểm cá nhân khác
cần để thựchiệnmộtcôngviệc, hoặc quan
trọng hơn, có thể phân biệtgiữanhững
ngườicóthànhtíchvượttrộivớingười
có thành tích trung bình
) Mô hình do Hay Group phát triển
) Mô hình năng lựcgồm:
¾ Năng lựccốt lõi (Core competencies)
¾ Năng lựccụ thể theo vai trò (Role specific
competencies)
7
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Năng lựccốtlõi
54321Hiệptácvàlàmviệcnhóm

54321Tậptrungvàokếtquả
54321Năng lựcphánđoán và giải
quyếtvấn đề
54321Hiểubiếtvề tổ chức
54321Kỹ năng giao tiếp
54321Định hướng khách hàng
54321Năng lựcthíchứng
Mức độTiêu chí đánh giá
Nguồn: Hay Group
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Năng lựccụ thể theo vai trò/vị trí
54321Giảiquyếtvấn đề
54321Tự quảnlý
54321Quảnlýnguồnlực
54321Năng lựcxâydựng quan hệ
54321Năng lựclãnhđạo
54321Khả năng thuyếtphụcvàảnh hưởng
đếnngườikhác
54321Đổimới
54321Huấnluyệnvàpháttri
ểnngườikhác
Mức độ
Tiêu chí đánh giá
Nguồn: Hay Group
8
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
NĂNG LỰC VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÂN
VIÊN BÁN HÀNG
) Sáng tạo
) Nhiệttình

) Chu đáo, quan tâm
) Khả năng làm việc nhóm
) Cụ thể, sẵnsànghọchỏi
) Định hướng kếtquả
) Khả năng đổimới, cống hiến và nhiệt
tình
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Bảnmôtả công việc
) BảnMôtả công việc (Job Description )
…mô tả những nhiệmvụ ngườinắmcôngviệc
phảithựchiện, thựchiệnnhư thế nào, trong
điềukiệnnhư thế nào và tạisao.
) Thông thường, BảnMTCV gồm:
¾ Phòng ban/nhóm công việc
¾ Chứcdanh
¾ Tóm tắtvề công việc
¾ Các nhiệmvụ và mảng nhiệmvụ
¾ Bốicảnh thựchiệncôngviệc
¾ Ngày phân tích công việc
9
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
BảnTiêuchuẩncôngviệc
) BảnTiêuchuẩncôngviệc
…chỉ ra những yêu cầu đốivớingườithựchiện
công việcphảicóđể hoàn thành tốtcôngviệc đó,
…xác định những kiếnthức, kỹ năng, trình độ, kinh
nghiệm, chứng nhậnnghề nghiệpvànhững khả
năng cần để hoàn thành công việchiệuquả.
) Bản TCCV gồmcácthôngtin:
¾ Phòng ban/nhóm công việc

¾ Chứcdanh
¾ Tóm tắtvề công việc
¾ Các kiếnthức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm
khác (viết thành mụcriêng)
) Thông thường, Bản MTCV và TCCV đượcviết
trên cùng mộtvănbản
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Trình bày bản MTCV và TCCV
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Tên công việc:
Tóm tắtcôngviệc:
Báo cáo cho:
Các nhiệmvụ (%):
1.
2.
LƯU ĐỒ CÔNG VIỆC
YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:
Trình độ họcvấn:
Kiếnthức/kỹ năng:
Kinh nghiệm:
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH
1.
2.
Ngày: Ngườiphêduyệt:
10
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Yêu cầu đốivớiBảnmôtả công việc
) Hướng dẫnchongườithựchiệnbiết được
phảilàmgìvà làm như thế nào
) Cung cấpnhững thông tin có thểđượcsử

dụng trong quá trình tuyểndụng
¾ không chỉ những yêu cầuvề kỹ năng mà còn những
thông tin về “bảnchất”củangườicóthể phù hợp
nhất vớicôngviệc
) Đưaracơ sởđểtrả lời “Ai là ai” và thư
mụckỹ năng nhờđó các thành viên trong
tổ chứcbiết ai làm gì và ai biếtgì.
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Các phương pháp thu thập thông tin
Phương
pháp thu
thậpthông
tin
Phỏng
vấncá
nhân
Quan
sát
Bảng
hỏi
Thông
tin có
sẵn
Phỏng
vấn
nhóm
11
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Phương pháp phỏng vấn
Hướng dẫnthựchiệnphỏng vấnphântíchcôngviệc:

1. Nêu mục đích củacuộcphỏng vấn
2. Cấutrúccuộcphỏng vấn
) Mô tả các chứcnăng chính Æ các nhiệmvụ trong mỗi
chứcnăng Æ các bướcthựchiện; hoặc
) Mô tả các hoạt động theo khu vực; hoặc
) Mô tả chứcnăng theo khoảng thờigian/mùavụ; hoặc
) Nêudanhmụccácdự án Æ các hoạt động củatừng DA
3. Kiểmsoátcuộcphỏng vấn
) Kiểm soat thờigianvànộidung
) Bày tỏ sự quan tâm
) Thường xuyên nhắclạivàtómtắtcácđiểm chính
) Đừng cố gắng gợiý những thay đổihoặccảitiếnvề
phương pháp thựchiệncôngviệc
4. Ghi lạicuộcphỏng vấn
5. Kết thúc cuộcphỏng vấnbằng việctổng kếtlại
thông tin/các hoạt động chính
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Các đặc điểmkhác
(Other job characteristics)
5. Bốicảnh giao tiếp
(Job context)
Phương pháp Bảng hỏi
(Position Analysis Questionnaire)
4. Quan hệ với
ngườikhác
(Relationship with others)
Quy trìnhnào(phântích, raquyết định, lậpkế
hoạch) cần đượcsử dụng để thựchiệncôngviệc?
Ngườithựchiệncôngviệclấy thông tin từđâu?
3. Các nhiệmvụ,

hoạt động
(Work output)
2. Các quy trình tư duy
(Mental processes)
1. Thông tin đầuvào
(Information inputs)
Các hoạt động thể chấtvàcôngcụ nào đượcsử
dụng để tiếnhànhcôngviệc?
Mốiquanhệ gì vớingườikhác/bộ phậnkháccần
phảithiếtlập để hoàn thành công việc?
Bốicảnh vậtchấtvàxãhộitrongđócôngviệc
đượcthựchiện
Các hoạt động, điềukiệnhoặc đặc điểmkháccó
liên quan nhưng chưa đượcmôtả trong phần1-5?
12
YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC
**Kiếnthức
***Kỹ năng
**Khả năng
**Các đặc điểmcánhân
*Bằng cấp
***Hành vi làm việc
**Các bướcthựchiệncôngviệc
***Nhiệmvụ
*Các yêu cầucánhân
**Điềukiệnlàmviệc
*Giám sát
*Ra quyết định
*Quyềnhạn
**Yêu cầuvề thể lực

*
Quan hệ báo cáo
**Chứcnăng
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
**Các hoạt động quan trọng
Bảng hỏiQuan sátPhỏng vấn
PHƯƠNG PHÁPTHÔNG TIN
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Ma trậnphântíchcôngviệc
Form JA01
1.
2.
3.
%
%
%
A.
A.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
%
%
%
B.
B.

B.
4.
5.
6.
Tầmquan
trọng (1-5)
KSAOsTầmquan
trọng (%
thờilượng)
Chứcnăng
(mảng
nhiệmvụ)
Các nhiệm
vụ
Yêu cầu đốivớinhân
viên
Nội dung công việc
Chứcdanhcôngviệc:
Tóm tắtcôngviệc:
Bốicảnh thựchiệncôngviệc:
13
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Đánh giá tầm quan trọng của KKKK
A. Tầmquantrọng đốivớiviệc đạt đượckếtquả
vượttrội/chấpnhận được:
1 = quan trọng tốithiểu
2 = hơiquantrọng
3 = quan trọng
4 = khá quan trọng
5 = rấtquantrọng

B. KKKK này có cần được đánh giá khi tuyểndụng
không?
 Có
 Không
C. KKKK phảilàyêucầubắtbuộchoặc ưutiênhoặc
không cầnthiết đốivớiviệctuyểndụng hay
không?
 Yêu cầubắtbuộc
 Ưutiên
 Không bắtbuộc