TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH
BMS.trade V2010
KHÁI QUÁT CHUNG QUẢN LÝ MUA HÀNG
BẮT ĐẦU VỚI Vsoft.BMS.trade QUẢN LÝ BÁN HÀNG
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THU CHI
HỆ THỐNG DANH MỤC CHẤM CÔNG – TÍNH LƯƠNG
QUẢN LÝ KHO HỆ THỐNG BÁO CÁO
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

NĂM 2010
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 2
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

MỤC LỤC
KHÁI QUÁT CHUNG 5
Những ưu điểm của sản phẩm 5
Công nghệ tân tiến 5
Tổ chức hợp lý 5
Giao diện đẹp và thân thiện 5
Phân quyền chặt chẽ 6
Ổn định, xử lý nhanh 6
Tính năng mở và mềm dẻo 6
Tính kế thừa cao 6
Đa người dùng 6
Báo cáo, biểu mẫu phong phú, đa dạng 6
Quy trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ 7
Phát triển phần mềm 7
Dịch vụ hỗ trợ 7

Đối tượng sử dụng 7
Ngành nghề kinh doanh 7
Quy mô doanh nghiệp 7
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 9
Bắt đầu với VsoftBMS.trade 10
Khởi động chương trình 10
Các thao tác và qui ước dùng chung của chương trình 11
Những công cụ tiện ích thường dùng trong chương trình 13
Các tính năng thường dùng khác 16
Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade 19
Sơ đồ chức năng 19
Thiết lập cấu hình hệ thống chương trình 19
Thiết lập qui định khác 21
Thiết lập thông tin hiển thị trên báo cáo 21
Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị 21
Quản lý người dùng và phân quyền 22
Quản lý dữ liệu 25
Phân hệ Danh mục thông tin dùng chung 30
Sơ đồ chức năng 30
Danh mục đối tượng 30
Danh mục khác 41
Phân hệ Quản lý Kho hàng 48
Sơ đồ chức năng 48
Danh sách - thống kê 48
Nghiệp vụ liên quan 59
Báo cáo kho hàng 61
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 3
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade


Phân hệ Quản lý mua hàng 62
Sơ đồ chức năng 62
Danh sách thống kê 62
Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu đặt nhập hàng 62
Báo cáo mua hàng 68
Phân hệ Quản lý bán hàng 70
Sơ đồ chức năng 70
Danh sách thống kê 70
Báo cáo bán hàng 81
Phân hệ Quản lý thu chi 84
Danh sách thống kê 84
Báo cáo thu chi - Quỹ tiền 86
Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lương 88
Quản lý nhân viên 88
Địa chỉ liên lạc và hỗ trợ 91
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 4
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

KHÁI QUÁT CHUNG
Phần mềm “Quản lý kinh doanh – BMS.trade V2010” là phiên bản mới nhất của CTY CP Phần
mềm Trí Tuệ Việt (Vsoft Corporation).
BMS.trade là dòng sản phẩm được xây dựng hoàn toàn mới trên công nghệ và qui trình phần mềm
tiên tiến nhất hiện nay, bên cạnh đó là việc chú trọng vận dụng kinh nghiệm, kiến thức trong suốt
quá trình nhiều năm triển khai “Quản lý kinh doanh” đến hơn 600 khách hàng và các yêu cầu phát
sinh của khách hàng trong quá trình sử dụng.
Những ưu điểm của sản phẩm
Công nghệ tân tiến

Sản phẩm BMS.trade được xây dựng trên công nghệ tân tiến và hiện đại. Sản phẩm được chạy trên
nền của hệ điều hành Windows 32bit. Font chữ Unicode, cơ sở dữ liệu là SQL Server 2005, giao
diện là công nghệ .NET.
Tổ chức hợp lý
BMS.trade là một sản phẩm phần mềm mức độ vừa, phù hợp với quy mô của các doanh nghiệp
dạng vừa và nhỏ. Việc phân chia tổ chức được xác định một cách hợp lý, chia nhỏ thành các phân
hệ
Thông tin danh mục dùng chung
Quản lý kho hàng
Quản lý mua hàng – công nợ phải trả
Quản lý bán hàng – công nợ phải thu
Quản lý thu chi – quỹ tiền
Quản lý nhân viên – chấm công - lương
Phân hệ thống kê tất cả các báo cáo trong hệ thống
Quản trị hệ thống
Giao diện đẹp và thân thiện
Các màn hình được thiết kế đơn giản, tiện với công tác nhập liệu, giao diện hướng đến cá nhân hoá
theo người dùng, người dùng có thể tự thiết lập các nghiệp vụ, màn hình thương xuyên làm việc, có
thể định dạng các danh sách dữ liệu theo yêu cầu công việc.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 5
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân quyền chặt chẽ
BMS.trade quản lý quyền người dùng thông qua chức năng (màn hình) và dữ liệu. Các chức năng
Xem, Thêm, Sửa, Xoá, In được thiết kế độc lập làm cho Khách hàng linh hoạt hơn trong việc tổ
chức nhiều người dùng và kiểm soát dữ liệu
Ổn định, xử lý nhanh
Đặc điểm nổi bật nhất của BMS.trade là Tính ổn định. Người dùng hoàn toàn yên tâm về dữ liệu

của mình. Các thao tác Thêm, Sửa, Xoá được quản lý chặt chẽ. Các số liệu đã nhập được ràng buộc
trên nền tảng hệ thống quản lý tổng thể.
Cơ sở dữ liệu BMS.trade được xây dựng, tối ưu hóa và khai thác triệt để điểm mạnh trên công
nghệ của Microsoft SQL Server. Cho phép lưu dữ liệu lớn hàng Tetrabyte (1 Tetrabyte = 1024 GB),
do đó khách hàng hoàn toàn yên tâm với dữ liệu lớn của mình. Dữ liệu tuyệt đối an toàn nhờ sự sao
lưu dự phòng của công nghệ tiên tiến này.
Các thủ tục xử lý và truy xuất dữ liệu được phân chia tối ưu, do đó tốc độ tính toán và xử lý rất
nhanh.
Tính năng mở và mềm dẻo
BMS.trade cung cấp nhiều lựa chọn để người dùng có thể tùy biến chương trình phù hợp với
phương thức hoạt động của mình. Người dùng có thể quy định chi tiết hệ thống các phương thức
thu, chi, xuất nhập, các loại nguyên tệ, loại chứng từ, kiểu định dạng số (phần nguyên và phần thập
phân). Hơn nữa, người dùng có thể tự mình điều chỉnh hoặc thiết lập mới các báo cáo cho riêng
doanh nghiệp của mình.
Tính kế thừa cao
Để giúp người dùng xử lý nhanh, BMS.trade xây dựng hệ thống các phân hệ kế thừa và xử lý tự
động.
Dữ liệu và các báo cáo có thể kết xuất sang các dạng file khác nhau, dễ dàng kết nối với các hệ
thống khác
Đa người dùng
BMS.trade được thiết kế, xây dựng nhằm tận dụng tối ưu hệ thống mạng máy tính. Với một máy
chủ đủ mạnh, BMS.trade không hạn chế về số lượng người sử dụng (hỗ trợ hàng trăm người dùng
cùng một lúc).
Ngoài ra, BMS.trade chạy tốt trên máy đơn (chỉ có một máy) mà không gặp bất cứ trở ngại nào.
Báo cáo, biểu mẫu phong phú, đa dạng
BMS.trade cung cấp hệ thống các báo cáo rất phong phú, đa dạng. BMS.trade luôn hướng tới các
báo cáo quản trị toàn diện nhằm đánh giá một cách chính xác, khách quan về tình hình kinh doanh
của các Doanh nghiệp.
Tất cả các báo cáo đều có thể lọc theo nhiều tiêu thức khác nhau. Từ đó làm cho các báo cáo trở
nên sinh động, dễ hiểu và dễ so sánh.

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 6
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Quy trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ
Việc phát triển phần mềm cùng các dịch vụ đi kèm như là tư vấn huấn luyện, khắc phục lỗi,… được
tổ chức thành các phòng ban và thực hiện theo một quy trình chuẩn rất khoa học và chuyên nghiệp.
Phát triển phần mềm
Quá trình phát triển BMS.trade được kiểm soát bằng một quy trình hết sức chặt chẽ. Các tính năng
đưa vào BMS.trade được khảo sát và nghiên cứu kỹ, việc thiết kế các chức năng và lập trình được
triển khai đồng bộ dựa trên sự phân công và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
Bên cạnh đó, mỗi tính năng của chương trình đều được trải qua quá trình kiểm tra chất lượng
nghiêm khắc, tỉ mỉ trước khi đưa vào ứng dụng tại khách hàng. Nhằm đảm bảo tính ổn định cao
nhất trong quá trình sử dụng BMS.trade.
Dịch vụ hỗ trợ
Bên cạnh việc chú tâm cho công tác phát triển phần mềm, chúng tôi luôn luôn chú trọng khâu dịch
vụ hỗ trợ đi kèm.
Công ty đã xây dựng đội ngũ nhân viên tư vấn và triển khai ứng dụng có chuyên môn cao Đảm bảo
việc ứng dụng BMS.trade vào doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.
BMS.trade xem dịch vụ bảo hành, bảo trì là một yếu tố “cốt lõi” của mình trong quá trình phát
triển. Bộ phận bảo hành và bảo trì BMS.trade là các chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, tận
tụy, nhiệt tâm với công việc, sẵn sàng phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng các kỹ thuật mới trên môi trường Internet là một điểm tiện lợi, tiết
kiệm nhiều chi phí cho khách luôn được chúng tôi chú trọng
Đối tượng sử dụng
Ngành nghề kinh doanh
BMS.trade ứng dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực
kinh doanh khác nhau như thương mại, dịch vụ, dược phẩm, xây dựng, sản xuất, Sự kết hợp chặt
chẽ giữa các phân hệ và tiêu thức phân tích số liệu tạo ra giải pháp thích hợp cho từng ngành nghề,

lĩnh vực kinh doanh.
Quy mô doanh nghiệp
Chương trình được thiết kế mở và hết sức mềm dẻo, BMS.trade có thể ứng dụng được cho cả
doanh nghiệp có quy mô nhỏ cho tới những doanh nghiệp có quy mô lớn.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 7
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 8
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
Phần này sẽ hướng dẫn chi tiết việc khai thác sử dụng toàn bộ Phần mềm quản lý kinh doanh
BMS.trade, bao gồm các phân hệ và các nhiệm vụ cũng như tổ chức dữ liệu, cách thức xử lý số
liệu và các chức năng của chương trình.
(Màn hình chính của BMS.trade)
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 9
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Bắt đầu với VsoftBMS.trade
Phần này sẽ hướng dẫn các bước bắt đầu sử dụng BMS.trade và những qui định, thao tác dữ liệu
dùng thường xuyên trong phần mềm. Nắm bắt được phần này Bạn có thể tự tin sử dụng và triển
khai BMS.trade dễ dàng, BMS.trade được thiết kế đồng nhất, thống nhất các qui định thao tác sử
dụng.
Khởi động chương trình

Bạn có thể chạy chương trình từ biểu tượng từ màn hình desktop hoặc từ đường dẫn “Start
-> Programs -> Vsoft Corporation -> BMS.trade -> Vsoft BMS.trade V2010”, hoặc từ thư mục cài
đặt C:\ Program files\Vsoft Corp\BMS.trade\VsoftBMS.desktop.exe”
Sau khi chạy chương trình, nếu chương trình của bạn có cấu hình kết nối với máy chủ CSDL là
đúng và kết nối được thì hình đăng nhập xuất hiện:
Nếu chương trình chưa có cấu hình kết nối với máy chủ CSDL hoặc cấu hình hiện tại bị sai không
kết nối được với máy chủ thì màn hình yêu cầu nhập thông tin về máy chủ CSDL sẽ xuất hiện (đây
cũng là màn hình cho phép thay đổi làm việc với một dữ liệu khác - nếu có nhiều sổ dữ liệu):
- Tên – IP máy chủ: là tên (có thể là địa chỉ mạng) của máy chủ dữ liệu cài đặt trong hệ thống, như
nêu trong phần cài đặt máy chủ dữ liệu thì mặc định sẽ là tênmáytính\BMSServer, có nhập vào ô
này.
- Nếu không biết chính xác máy chủ dữ liệu trên hệ thống của mình, Bạn có thể dùng tiện ích “Tìm
máy chủ”, khi này chương trình sẽ tìm kiếm tất cả các máy chủ dữ liệu chạy MS SQL 2005 và đưa
vào ô Tên – IP máy chủ. Bạn chỉ việc tìm và chọn trên ô này.
- Muốn kết nối đến máy chủ dữ liệu người dùng phải biệt tài khoản có quyền đăng nhập vào máy chủ
dữ liệu này (tài khoản này không phải là tài khoản dùng để chạy chương trình) thường tên đăng
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 10
Tên đăng nhập mặc định ban đầu là admin
với mật khẩu là 1
Có thể ghi nhớ lại mật khẩu để lần sau
không cần phải nhập bằng cách chọn vào ô
“Ghi nhớ mật khẩu”
Chọn “Thông tin kết nối” trong trường hợp
muốn thay đổi máy chủ dữ liệu làm việc
Sever key: là địa chỉ IP của máy tính gắn
khoá cứng USB, nếu máy đơn sẽ là:
127.0.0.1
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade


nhập là sa và mật khẩu do người quản trị máy chủ nắm giữ (Vsoft mặc định khi cài đặt máy chủ dữ
liệu, nêu khi chạy chương trình chỉ cần để mặc định và kết nối)
- Sau khi đã nhập tài khoản có quyền đăng nhập vào máy chủ dữ liệu đã chọn, nhấn “Kết nối”. Lúc
này chương trình sẽ tìm trên máy chủ dữ liệu những dữ liệu nào phù hợp với BMS.trade (trường hợp
bạn chạy nhiều dữ liệu thì sẽ có nhiều lựa chọn ở đây). Bạn chọn dữ liệu làm việc và nhấn lưu để
quay lại màn hình đăng nhập đề vào làm việc.
Sau khi đăng nhập thành công màn hình chính của chương trình xuất hiện cho phép lựa chọn chức
năng làm việc
Mặc định (trang chủ) sẽ là “Bàn làm việc” của người dùng tương ứng, có thể tuỳ biến các chức
năng nghiệp vụ mặc định cho từng người dùng.
Các thao tác và qui ước dùng chung của chương trình
Qui ước dùng phím tắt
F2: Lưu dữ liệu
F3: Tìm kiếm nhanh trên các danh sách dữ liệu
F5: Làm mới, nạp lại dữ liệu trên các danh sách dữ liệu
F6: Hiệu chỉnh đối tượng, chứng từ nghiệp vụ được chọn
ESC: Thoát màn hình hay dừng lệnh đang thực hiện
ENTER: Thực hiện nút lệnh đang chọn, hoặc xác nhận thao tác hoặc di chuyển sang ô chức năng
khác
TAB: Di chuyển sang ô điều khiển tiếp theo
Ctrl+T: Thêm mới đối tượng, chứng từ nghiệp vụ
Del: Xoá đối tượng, chứng từ nghiệp vụ
Ctrl+V: Điều chỉnh tiêu dề hiển thị, định dạng dữ liệu trên danh sách dữ liệu
Ctrl+P: In Ấn
Ctrl+I: Đưa dữ liệu vào từ file Excell theo mẫu
Ctl+E: Xuất dữ liệu ra file Excell
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 11

Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Qui ước nút lệnh chức năng
Thêm mới đối tượng, chứng từ
Hiệu chỉnh đối tượng, chứng từ
Xóa đối tượng, chứng từ
Lưu dữ liệu và tiếp tục nhập mới
Thoát màn hình nhập liệu
Lưu dữ liệu và thoát màn hình nhập liệu
In ấn chứng từ nghiệp vụ liên quan
Duyệt thông tin chi tiết các chứng từ, đối tượng
Thanh nhóm phân hệ quản lý chính (Thanh công cụ chính)
Nút công cụ này chứa tất cả các nghiệp vụ về danh mục, các danh sách của hệ thống
Nút công cụ này chứa các nghiệp vụ về quản lý kho hàng
Gồm các nghiệp vụ quản lý mua hàng như: Đặt mua hàng, Nhập hàng mua…
Gồm các nghiệp vụ quản lý bán hàng như: Báo giá, Đặt hàng bán, Xuất hàng bán
Gồm các nghiệp vụ quản lý thu chi – quỹ tiền
Gồm các nghiệp vụ quản lý nhân viên như : chấm công; tính lương
Gồm các hệ thống báo cáo – thống kê
Gồm các công cụ - tiện ích quản lý hệ thống chương trình
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 12
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Hệ thống trợ giúp
Các nút duyệt màn hình chương trình đã mở hay qua về Bàn làm việc
Thực hiện một chức năng, nghiệp vụ, báo cáo
Là các nút chức năng mà cần sử dụng để thực thị một nghiệp vụ hay các báo cáo. Thường có hai
nơi bạn có thể thực hiện việc này:


Khi chọn chức năng trên thanh công cụ chính, danh sách các nghiệp vụ tương ứng xổ xuống, chọn
nghiệp vụ cần thực hiện.
Cách khác, từ thanh menu truyền thống của chương trình (menu chính) chọn chức năng cần thực
hiện.
Những công cụ tiện ích thường dùng trong chương trình
Dùng thực đơn chức năng (menu popup)
Hầu hết các nghiệp vụ, màn hình chương trình đều cung cấp việc sử dụng các chức năng thông qua
thực đơn phụ khi nhấn chuột phải trên màn hình (Menu popup). Một trong các menu popup thường
dùng nhất và các nhiều tính năng là menu popup trên các danh sách dữ liệu, sổ chứng từ
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 13
Chỉ cần chọn chức năng cần dùng trên menu popup là bạn có thể nhanh
chóng mở nghiệp vụ liên quan tương ứng.
Với nhiều đối tượng khác nhau, chương trình có thêm những chức năng
riêng trên menu popup để người dùng nhanh chóng tham khảo qua các
đối tượng, nghiệp khác.
Ví dụ: có thể lập phiếu xuất hàng từ danh sách hàng hoá, hay từ danh
sách khách hàng, …
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Tìm kiếm mở rộng
Trên từng danh sách ngoài các ô tìm kiếm trên mỗi cột ở đầu danh sách
Chỉ cần nhập giá trị vào trên các ô ‘màu đỏ’ tương ứng thì chương trinh sẽ lọc ra các dữ liệu trùng
với giá trị nhập.
Lưu ý: Mặc định việc tìm kiếm sẽ lọc theo từ trái sang phải để chọn ra dữ liệu cần tìm (hay gần
đúng.
Ngoài ra, người dùng có thể tìm kiếm mở rộng (tìm theo cột liên quan không hiện thị trên danh
sách, nhiều toán tử, …) bằng cách chọn chức năng “Tìm kiếm” trên menu popup, hoặc nhấn F3.

Định dạng dữ liệu trên màn hình danh sách
Đây là tiện ích rất hữu dụng cho người dùng khai thác chương trình. Bất kỳ danh sách đối tượng,
danh sách chứng từ nghiệp vụ phát sinh, hay dữ liệu báo cáo (nói chúng là tất cả các danh sách dữ
liệu có trong chương trình) người dùng đề có thể thay đổi, tuỳ chỉnh định dạng của các danh sách
dữ liệu này bao gồm: tiêu đề cột dữ liệu, chọn / bổ các cột, thay đổi vị trí các cột, định dạng hiển thị
từng cột và vị trí dữ liệu, cho phép nhóm một hay nhiều cột, thiết lập cơ chế tự động chiều rộng cột,
chiều cao dòng dữ liệu, tổng kết cột theo dạng tổng cộng hay đếm, …
Thực hiện: Tại các danh sách, nhấn Ctrl + V hay chọn ‘Điều chỉnh hiển thị’ từ popup menu, màn
hình dịnh dạng dữ liệu xuất hiện chương trình hỗ trợ cho phép người dùng tự định nghĩa lại các tên
cột, chọn hoặc ẩn các cột dữ liệu hiện trên danh sách, sổ chứng từ.
Muốn ẩn hay hiển thị cột trên danh sách thì chọn/ bỏ chọn trên cột 'Hiển thị'.
Muốn thay đổi tên cột hiển thị thì thay đổi trực tiếp trên cột 'Tựa đề' tương ứng.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 14
- Nhập giá trị cần so sánh vào “Giá trị cần tìm”
- Chọn cột dữ liệu để so sách ở “Cột dữ liệu”
- Chọn toán tử ở “So sách”
- Nhấn nút “Tìm (F3): dữ liệu sẽ được tìm hiển thị
trên danh sách gọi chức năng tìm kiếm.
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Muốn cấu hình định dạng dữ liệu dùng cột 'Định dạng dữ liệu': thông thường định dạng hiển thị số
(số lượng, số tiền) - #,##0.## (.00 : luôn hiển thị số thập phân dùng có giá trị là 0).
Cũng có thể canh trái, phải, giữa các dữ liệu trên danh sách cũng như tiêu đề.
Có thể chọn hiển thị cột tính tổng (sum) hay đếm số dòng của từng cột dữ liệu và xuất hiện vào cuối
danh sách .
Có thể bật tắt tính năng cho phép nhóm cột trên danh sách: ‘Nhóm cột/ không’ , khi bật tính năng
này thì trên danh sách dữ liệu bạn có thể kéo một hay nhiều cột lên thành nhóm.
Xem báo cáo, dữ liệu báo cáo và in ấn

Chọn báo cáo muốn xem trong danh sách báo cáo:
Có thể xem nhanh định dạng, mẫu của báo cáo qua hình ví dụ khi click chuột vào tên báo cáo tương
ứng.
Có thể điều chỉnh lại mẫu báo cáo (yêu cầu: cần cài Crystall Report 9,2 và biết cách sử dụng). Chọn
“mở file report” chương trình sẽ mở file báo cáo gốc cho phép hiệu chỉnh.
Chọn các điều kiện cần báo cáo trên các ô “Chọn điều kiện”.
Chọn “In ấn (Ctrl+P) để xem mẫu báo cáo trước khi in.
Nếu cần xem nhanh dữ liệu báo cáo với các điều kiện đã chọn, nhấn nút “Xem dữ liệu”.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 15
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Dữ liệu trên màn hình này giống với mẫu in.
Đây là tiện ích rất mở rộng cho phép người dùng lọc và xem chi tiết các dòng dữ liệu báo cáo (vì ở
mẫu in bạn không thể làm điều này). Bên cạnh đó có thể xuất ra file Excel với khung và định dạng
như dữ liệu đã chọn trên danh sách dữ liệu (Mẫu in không cho phép tuỳ chỉnh có cột dữ liệu khi
thực thi; Mẫu xuất Excel thường có cột và dòng không theo ý muốn).
Các tính năng thường dùng khác
Lưu ý khi nhập dữ liệu trên các màn hình
Các thông tin có dấu (*): là thông tin cần nhập và không được trùng với dữ liệu đã có.
Thông tin <Thứ tự>: dùng để sắp xếp ưu tiên hiển thị trong các danh mục. <Thứ tự> càng nhỏ ưu
tiên càng cao.
Dòng chữ màu xanh có hiệu ứng: (vd : ) cho phép chọn nhanh từ danh sách đối tượng
hoặc có thể thêm mới nhanh đối tượng từ danh sách này.
Chọn hình ảnh cho đối tượng (Nhân viên, KH-NCC, Hàng hoá) : trên vùng chứa hình ảnh nhấp
phải chuột, xuất hiện menu chức năng . Ngoài ra có thể nhấp chọn
để chọn hình hay nếu xoá chọn vào để chọn lại hình khác.
Mục có danh sách sổ xuống: (ví dụ : ) dòng “Thêm mới” cho
phép liên kết đến màn hình thêm mới.

Chọn dữ liệu theo khoảng thời gian
Chức năng xem danh sách chứng từ theo thời gian được bố trí theo các lựa chọn sau: chọn theo các
gợi ý (hôm nay, hôm qua, tháng này, …) hoặc chọn theo khoảng thời gian bằng cách chọn vào “tuỳ
chọn” trên danh sách thời gian. Màn hình tuỳ chọn xuất hiện và bạn tự chọn thời gian muốn xem
báo cáo.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 16
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade


Làm việc với màn hình là danh sách dữ liệu
Trong chương trình Bạn sẽ làm việc với nhiều các màn hình dạng danh sách, các danh sách này
được xây dựng với nhiều tính năng thuận tiện trong việc sử dụng và tra cứu dữ liệu, và thống nhất ở
mọi nơi.
Hai chức năng “Chọn dữ liệu theo thời gian” và “Định dạng dữ liệu trên màn hình danh sách” đã
được trình bày ở trên. Ngoài ra còn có các thao tác, nghiệp khác:
Ngoài các chức năng thường dùng trên thanh công cụ của mỗi danh sách, có thể sử dụng thêm các
chức năng khác bằng cách click chuột phải trên danh sách để dùng pop menu (như trình bày ở phần
trước) hoặc dùng các phím tắt. Chức năng mở rộng thường là:
Thêm; Hiệu chỉnh/Xem (mặc định là Xem, Bạn có thể nhấn đúp chuột trên dòng dữ liệu đểm làm
việc này); Xoá: có chức năng này đều được phân quyền.
Refesh (F5): là chức năng cập nhật lại dữ liệu mới nhất cho danh sách.
In ấn: thường là In danh sách đang chọn, hoặc là chứng từ đối với các danh sách là sổ phiếu.
Nhập từ Excel: chức năng cho phép tạo dữ liệu cho danh sách đang chọn từ một file Excel, với các
loại danh mục thì việc nhập từ file Excel sẽ theo công cụ “Import dữ liệu” sẽ trình bày ở phần sau,
ngoài ra thì mẫu file Excel là file có dạng như khi “Xuất ra Excel”.
Xuất ra Excel: chức năng xuất ra danh sách dữ liệu hiện tại lưu vào một file excel với định dạng
tương tự.
Nghiệp vụ: chức năng này tự động lập nghiệp vụ và đưa dữ liệu đang chọn vào nghiệp vụ đó.

Sao chép thành: cho phép copy dữ liệu đang chọn thành dữ liệu của nghiệp vụ liên quan.
Có thể dùng chuột kéo / thả vị trí của các cột trên danh sách cũng như thay đổi chiều rộng.
Lưu ý: để lưu các trạng thái thay đổi này cố định cho những lần mở chương trình khác, sau khi thay
đổi bạn vào chức năng “Điều chỉnh hiển thị” (Crtl+V) để lưu lại.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 17
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 18
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade
Là phân hệ cung cấp chức năng mang tính quản trị hệ thống như: Sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu,
quản lý người dùng, phân quyền, định nghĩa các giao diện của hệ thống, theo dõi sự kiện, kết sổ,
khoá sổ, …
Sơ đồ chức năng
Thiết lập cấu hình hệ thống chương trình
Đây là chức năng quan trọng để thiết lập cấu hình, tổ chức dữ liệu phù hợp với đặc thù kinh doanh
của từng doanh nghiệp. Có nhiều thiết lập chỉ thực hiện một lần và không thể thay đổi trong quá
trình sử dụng, cần lưu ý các trường hợp này.
Thực hiện: vào mục “HỆ THỐNG” trên thanh công cụ chính hoặc menu chính, chọn “Thiết lập
thông tin hệ thống”
Cấu hình chung
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 19
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade


Nhập các thông tin về công ty ở những ô tương ứng trong phần “Thông tin công ty”, các giá trị này
sẽ được dùng để hiển thị trong các mẫu chứng từ, báo cáo.
Chọn loại tiền tệ chính để sử dụng trong mục “Loại tiền tệ”. Lưu ý khi chương trình đã có phát sinh
dữ liệu thì không được thay đổi.
Nhập số thập phân qui định cho tiền tệ và số lượng phù hợp với việc tính toán của bạn (Ví dụ: dùng
mặc định tiền tệ VND thì số lẻ là 0, còn USD thì số lẻ nên là 2 ).
“Kiểm tra hàng tồn / không”: mặc định không ràng buộc phải có hàng tồn mới xuất, nếu ràng buộc
thì chọn vào ô này.
“Sử dụng barcode / không”: mặc định là không, các màn hình chọn hàng hoá sẽ thiết lập cho bạn
chọn bằng tay, ngược lại nếu dùng thiết bị đọc mã vạch thì bạn chọn vào đây.
“Tính thuế sau chiết khấu/trước” giúp thiết lập phương pháp tính thuế.
“Tính hoa hồng trước giảm giá/sau”: giúp thiết lập phương pháp tính tiền hoa hồng.
Cấu hình mã chứng từ, mã các đối tượng
Thiết lập cấu hình này chọ phép người dùng tự định nghĩa mã số chứng từ khi tạo lập phát sinh tự
động cũng như mã các đối tượng: Khách hàng – nhà cung cấp, hàng hoá, nhân viên.
Cấu hình số phiếu chứng từ: theo định dạng xxx-prefixđịnhdạng hoặc xxx-địnhdạngprefix. Trong
đó:
xxx là số phát sinh tự động tăng theo cũng định dạng trong chứng từ.
Prefix là chuỗi ký tự người dùng tự định nghĩa, có thể ở trước hoặc sau phần định dạng, được qui
định trong “vị trí prefix”.
Định dạng được qui ước theo các tuỳ chọn: yyyy (theo năm hiện tại) MM/yy (theo tháng và năm
hiện tại), dd/MM/yyyy hay dd/MM/yy (theo ngày tháng năm hiện tại).
Cấu hình phát sinh mã hàng hoá: có thể chọn phát sinh tự động hoặc nhập tay khi tạo, nếu phát sinh
tự động, mã sẽ phát sinh có dạng xxxprefix hay prefixxxx.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 20
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade


xxx có thể chọn tăng dần theo số tự nhiên không có prefix.
xxx có thể chọn tăng dần theo mã nhóm hàng tương ứng, lúc đó prefix chính là mã nhóm hàng, và
vị trí có thể chọn trước hoặc sau.
xxx có thể chọn tăng dần với prefix tự định nghĩa.
Cấu hình phát sinh tự động mã khách hàng – nhà cung cấp, nhân viên tương tự với mã hàng hoá.
Thiết lập qui định khác
Đây là thiết lập về các phương thức thu chi, xuất nhập được người dùng tự qui định trong hệ thống
để khi làm việc chương trình tự biết mà thực hiện các phương thức hệ thống phù hợp như: Chi hoa
hồng, chi tiền lương, tạm ứng, …
Các phương thức được chọn từ danh sách các phương thức khác được định nghĩa trong phần danh
mục.
Thiết lập thông tin hiển thị trên báo cáo
Chức năng này cho phép tắt hay mở một thông tin nào cần hiển thị hoặc không hiển thị trên tiêu đề
của báo cáo.
Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị
Là tiện ích giúp tuỳ chọn màn hình làm việc mặc định ở tất cả các phân hệ hay nghiệp vụ liên quan,
cá nhân hoá cho ‘bàn làm việc’, mặc định các người dùng mới sẽ dùng cấu hình hiển thị này cho “
bàn làm việc” của mình”.
Cấu hình cho từng phân hệ (Module) chính trong chương trình, module “Trang chủ” là màn hình
chính của mỗi người dùng. Mỗi module có cấu hình chức năng, nghiệp vụ sẽ chạy tự động khi
dùng module đó, cấu hình này có 3 lựa chọn:
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 21
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

“Hiển thị địa chỉ website”: lựa chọn này chương trình sẽ chạy tự động truy cập đến website với địa
chỉ được nhập ở ô dưới (máy tính bạn phải kết nối internet).
“Hiển thị danh sách”: lựa chọn này sẽ chạy nghiệp vụ tương ứng bạn chọn, danh sách nghiệp vụ để
bạn chọn sẽ được dùng mặc định.

“Hiển thị hình nền”: khi chọn chức năng này, chương trình sẽ mở hình nền mà bạn đã chọn trên
giữa màn hình khi module tương ứng được dùng.
Riêng với “Trang chủ” còn có thể thiết lập các nghiệp vụ, báo cáo, danh sách chứng từ hiển thị trên
phía trái màn hình làm việc mỗi khi vào “Trang chủ”. Ứng với từng loại danh sách ở phía bên phải
trên màn hình thiết lập có thể chọn thêm vào hoặc gỡ bỏ nghiệp vụ tương ứng.
Quản lý người dùng và phân quyền
BMS.trade tổ chức người dùng chương trình theo từng nhóm sử dụng, mỗi người dùng được liên
kết với thông tin nhân viên danh sách nhân viên của doanh nghiệp, liên quan đến các nghiệp vụ,
giao dịch khác.
Nhóm người dùng
Thực hiện: Hệ thống/ danh sách nhóm người dùng
Người dùng
Thực hiện: Hệ thống \ danh sách người dùng
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 22
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Các thao tác thêm mới / hiệu chỉnh có màn hình sau
“Hiệu lực”: cho phép người dùng này được quyền sử dụng chương trình/ không.
“Quản trị”: cho phép người dùng được quyền hiệu chỉnh, thêm mới, xoá, thay đổi mật khẩu trên
danh sách người dùng.
“Thay đổi mật khẩu”: tính năng này cho phép đổi mật khẩu của người dùng đang được hiệu chỉnh.
“Nhóm người dùng”: chọn từ danh sách nhóm người dùng.
“Tên nhân viên”: chọn từ danh sách nhân viên trong danh mục.
Thay đổi mật khẩu
Thực hiện: Hệ thống \ đổi mật khẩu hoặc từ màn hình hiệu chỉnh người dùng như trình bày ở
trên.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC


Trang 23
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Phân quyền sử dụng
Thực hiện: Hệ thống \ cấp quyền sử dụng
Bên trái màn hình phân quyền là danh sách người dùng theo nhóm người dùng, tại danh sách này có
thể Thêm mới / Xem / Hiệu chỉnh / Xoá người dùng bằng cách nhấp chuột để đến menu popup.
Màn hình bên phải là danh sách các chức năng cần phân quyền được nhóm theo từng nhóm nghiệp
vụ quản lý, các danh mục quyền này đã được hệ thống qui định sẵn.
Các quyền trên một chức năng thường sẽ là (không phải lúc nào một chức năng cũng có nhiều
quyền):
“Chạy\Xem” là quyền cho người dùng được truy cập chức năng này. Ví dụ: mở danh sách phiếu
xuất, danh sách khách hàng, …
“Thêm” là quyền được thêm mới một nghiệp vụ, chứng từ, đối tượng.
Xoá, Sửa là quyền được hiệu chỉnh, xoá với chức năng nghiệp vụ tương ứng.
Muốn cấp quyền hoặc gỡ bỏ chỉ cần chọn hoặc bỏ chọn chức năng của quyền.
Nếu phân quyền cho một nhóm người dùng thì các người dùng trong đó sẽ được cài đặt luôn quyền
của nhóm.
Nếu phân quyền trên một nhóm chức năng thì các chức năng trong đó cũng được cài đặt luôn như
nhóm.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 24
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade

Có thể chọn quyền riêng cho từng người dùng trong cùng một nhóm người dùng, hoặc chức năng
riêng cho từng nhóm quyền.
Có thể lưu lại việc cài đặt quyền sau khi đã chọn các quyền một lượt (không cần mỗi lần chọn mỗi
lần lưu).
Quản lý dữ liệu

Import dữ liệu từ file Excel
Thực hiện: Hệ thống \ Import dữ liệu từ file Excel
Chọn mục dữ liệu cần import vào chương trình.
Chọn file dữ liệu (file Excel) từ nút “…”
Dữ liệu từ file Excel sẽ được hiển thị trên ô lưới “Dữ liệu từ file Excel”, với các cột là cột từ file
Excel.
-
Điểm tiện ích nhất ở chức năng này là bạn không cần phải có mẫu file Excel chính xác theo chương
trình và điền dữ liệu vào mẫu này mà ở đây người dùng có thể tự qui định, định nghĩa trong qua
trình Import.
Tại ô lưới “Cột dữ liệu tương ứng”, tuỳ từng mục cần Import chương trình sẽ liệt kê các cột (các
trường dữ liệu) trong cột đầu tiên của lưới này, các cột có màu hồng là những cột mà hệ thống bắt
buộc phải có trong dữ liệu Import.
Cột thứ 2 của “Cột dữ liệu tương ứng” là các cột có trong file Excel được chọn. Ứng với một cột dữ
liệu trong mục cần Import, chọn một cột thích hợp trong file Excel để gán vào, khi Import chương
trình sẽ chuyển dữ liệu từ file Excel vào cột dữ liệu chương trình tương ứng. Lưu ý là phải chọn dữ
liệu cho các cột bắt buộc.
Cột “Chọn Import” cho phép bạn chỉ Import những cột dữ liệu tuỳ chọn.
Trên lưới “Dữ liệu từ file Excel, có thể hiệu chỉnh, xoá, trước khi chọn Import.
Sau khi xong các bước nhấn nút “Nhập dữ liệu” để hoàn tất. Nút “Kiểm tra” giúp kiểm tra dữ liệu
file Excel có phù hợp với mục cần Import hay không, cảnh báo các phần dữ liệu bị sai.
VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC

Trang 25