Chưcỉng 5
H Ệ TH ỐN G TÌM T IN T H Ủ CÔNG
Hệ thống tìm tin thủ công bao gồm các thành phần chính là
hệ thống mục lục, các bộ phiếu thư mục và các bộ phiếu dữ kiện.
5.1. Hệ thống mục lục
5.1.1. Khái niêm
Hệ thống mục lục thư viện (hay thường được gọi là mục lục)
là một tập hợp có tổ chức các biểu ghi phản ánh vốn tài liệu của
một kho tài iiệu hay một bộ sưu tập nào đó. MỘI bộ sưu tập có thể
bao gồm một hoặc nhiều loại hình tài liệu như sách, ấn phẩm định
kỳ, bàn đồ, tranh ánh, băng hình Thông thường, mục lục phản
ánh vốn tài liệu của một thư viện hoặc cơ quan ihông tin. Tuy
nhiên, cũng có những mục lục phản ánh vốn tài liệu cùa nhiều ihư
viện, cơ quan Ihông tin nhằm hỗ trợ cho việc chia sẻ nguồn lực
thông tin giữa các tồ chức như mục lục liên hợp.
Việc tổ chức mục lục Irở nên cần thiét đối với một thư viện
khi vốn lài liệu phát triển đến mức không thể kiểm soát được từng
tài liệu trong kho. Một thư viện tư nhân nhò hoặc một thư viện của
lớp học không nhất thiết phài tổ chức mục lục vì người sử dụng có
ihề nhớ từng quyển sách, bâng ghi âm, bản đồ và các tài liệu khác
theo các dấu hiệu như tác giả, nhan đề, chủ đề, hình dáng, màu sắc
hay thậm chí vị trí của tài liệu trên một giá sách cụ thể. Nếu vốn tài
iiệu lớn hơn một chút thì thư viện có thể sắp xếp tài liệu theo một
107
cách nào đó, chẳng hạn như phân nhóm tài liệu theo chủ đề và cho
phép người sử dụng tự chọn tài liệu trong kho. Khi vốn tài liệu quá
lớn đến mức không thể sử dụng cách sắp xếp và lìm tài liệu đơn giản
thì thư viện phải lập biểu ghi hay phiếu mô tả chính ihức cho từng tài
liệu để có thể dề dàng tìm kiếm, kiểm kê và quản lý tài liệu.
5.1.2. Chức năng của mục lục
Mục lục có các chức năng cơ bàn là nhận dạng, tập hợp, đánh

giá hay chọn lọc và xác định vị trí của lài liệu. Các chức năng này
có sự phụ thuộc lẫn nhau.
Chức nàng nhận dạng hay tìm kiếm tài liệu. Mục lục được
xây dựng rihẳm lạo điều kiện cho người sử dụng có Ihể đấi chiếu
các dừ liệu về tài liệu đã biết với các biểu ghi trong mục lục để xác
định ihư viện có tài liệu đó hay không. Nói cách khác, mục lục cho
phép người sử dựng nhận dạng hoặc tìm kiếm tài liệu dựa trên các
dừ liệu đã biết về tài liệu như tác giâ, nhan đề, chủ đề
Chúc năng tập ỉĩơp tài liệu. Chức năng này cho phép các
biểu ghi của các tài liệu giống nhau hoặc có liên quan chặt chẽ với
nhau về một phương diện hoặc dấu hiệu nào đó được tập họp vào
mội chồ trong mục lục. Chẳng hạn, các tài liệu về cùng một chù đề
được tập hợp lại với nhau trong mục lục chủ đề hay mục lục phân
loại, các tài liệu của cùng một tác giả được xếp cùng nhau Irong
mục lục chừ cái. Nhờ đó, người sử dụng có thể biết được trong mộl
thư viện, cơ quan thông tin có bao nhiêu tài liệu của một tác giả
nào đó hoặc có bao nhiêu tài liệu về một chủ đề nào đó Một
Irong những cách tốt nhất để thực hiện chức năng tập hợp tài liệu !à
thông qua quá trình kiểm soát tiêu đề chuẩn, đặc biệt là xây dựng
hệ thống tham chiếu (chỉ chồ) qua lại.
108
Chức năng đánh giá hay chọn lọc tài liệu. Chức năng này cho
phép người sừ dụng lựa chọn từ nhiều biểu ghi những tài liệu thích
hợp nhất và tốt nhất chứa đựng kiến thức hoặc thông tin cần thiết.
Chẳng hạn, người sử dụng có thế lựa chọn một lần xuất bản nào đó
Irong nhiều lằn xuất bản khác nhau của cùng một tác phẩm hoặc lựa
chọn nhừng tài liệu có cùng một nội dung nhưng được viết bời các tác
giả khác nhau và được chứa trên các vật mang tin khác nhau
Chức năng xác định vị trí tài liệu. Mục lục phản ánh địa chỉ
luu trìr tài iiệu troiig kho cúd m5t hDặc rrột số thư V’ện, cơ quan

thông tin. Nhờ đó, người sừ đụng có thể dề dàng xác định được vị
trí của tài liệu cần tìm.
5.1.3. Các hình thức mục lục thủ công
5. ĩ . 3.1. M ục lục sách
t •
Mục lục sách là mục lục được ghi chép hoặc in dưới dạng các
tập sách. Mục lục sách thường ià các danh mục tài liệu được sắp
xếp theo vần chữ cái tên tác già, nhan đề hoặc theo chủ đề.
So với mục lục phiếu, mục lục sách có ưu điểm là có độ nén
cao, cơ động, có thể đem theo để sử dụng ờ mọi nơi và có thể xem
lướt nhanh. Tuy nhiên, mục lục sách có hạn chế là chi phí cập nhật
cao nên mục lục sách không được cập nhật thường xuyên như mục
lục phiếu.
Hiện nay mục lục sách vẫn được sử dụng cùng với các loại
mục lục khác trong nhiều thư viện. Đặc biệt, mục lục sách vẫn
được sừ dụng như phưưng tiện duy nhất để truy cập các tài liệu quí
hiếm trong một số thư viện và cơ quan lưu trừ.
109
5.1.3.2. M ục lục phiếu
Mục lục phiếu là mục lục được tạo thành từ những phiêu mô
tà (biểu ghi) với kích thước khác nhau. Hiện nay, kích thước của
phiếu chuẩn ỉà 7,5 X 12,5 cm. Các phiếu mô tà có thể được chép
tay, đánh máy hoặc được in từ máy tính.
Bên cạnh nhừng hạn chế như thiếu tính gọn nén, chiếm nhiều
diện tích, không cơ động, mục lục phiếu cũng có các ưu điểm như
dễ cập nhật và cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc.
Hiện nay mục lục phiếu vẫn được sử dụng trong nhiều thư
viện. Có nhiều lý do để các thư viện duy trì mục lục phiếu như thư
viện không có khả năng và điều kiện trang bị phần mèm và thiết bị
cần thiết cho mục lục điện từ; thư viện không có khả năng chuyền

đôi hồi cổ hoàn toàn mục lục phiếu sang mục lục điện tử hoặc đơn
giản là do nó phù hợp với thói quen của nsười sừ dụng thư viện.
5.1.4. Tiêu chí đánh giá chất lưọìig mục lục
Dù được tồ chức dưới bất kỳ hình thức nào, một mục lục hiệu
quả phải đảm báo một số tiêu chuẩn nhất định cho phép tra cứu và
quản trị dễ dàng. Có thể đánh giá chất lượng của một mục lục dựa
trên các tiêu chí dưới đây.
Tính linh hoạt và cập nhật. Việc bồ sung và thanh lọc tài
liệu được tiến hành thường xuyên trong các thư viện, cơ quan
thông tin. Mục lục phải phản ánh kịp thời sự thay đổi trong vốn tài
liệu của thư viện, cơ quan thông tin.
Tính linh hoạt ở mục lục phiếu cao hơn so với mục lục dạng
sách. Có thể dễ dàng thêm vào hay loại bỏ các biểu ghi khỏi các
hộp phiếu khi cần thiết. So với mục lục phiếu thì mục lục sách khó
110
cập nhật hơn vì một khi đã được in ra thì không thể thêm vào hoặc
oại bỏ các biêu ghi được nữa, tiìr khi xuấl bản các phụ trương hoặc
tái bản. Tuy nhiên, vì hiện nay các mục lục này được biên soạn
bằng máy lính nên có thể thay đổi các biểu ghi hiện có một cách
linh hoạt. Ví dụ, chi cần sừ dụng một lệnh đơn giản là có thề thay
đồi hàng loạt biểu ghi, trong khi với mục lục phiếu thì phải sừa
từng phiếu một.
Tính thân thiện đối với nguờỉ sử dụng. Mục lục phải được
tồ cliúc sao cho người sử dạng có ihẻ tìni kiếni nhanh chóng và dl
dàng các biểu ghi. Điều này đòi hòi cách sắp xếp các biểu ghi trong
mục lục phải khoa học, phù hợp với thói quen tìm tin của người
dùng lin và các hướng dẫn sử dụng phái rõ ràng, dễ hiểu.
Tính kinh tế. Mục lục phái được tổ chức với các phương án
hợp lý, có tính đến chi phí xây dựng, duy irì mục lục cũng như hiệu
quả kinh tế cùa mục lục.

Phiếu dùng cho các mục lục phiếu dề sản xuất và chi phí
không cao. Trong khi đó, giá thành biên soạn và xuất bản mục lục
sách lương đối cao nếu như chi sản xuất Íí bản. Nếu số bản mục lục
được xuất bản nhiều thì chi phí sẽ thấp hơn so với mục lục phiếu.
Tính sử dụ ng thuận tiện. Mục lục phải gọn nhẹ, chiếm ít
diện lích và dề dùng iruy cập đổi với người sử dụng.
5.1.5. Các thành phần của hc thống mục lục
Một hệ thống mục lục truyền thống gồm ba thành phần là
mục lục công cộng, mục lục công vụ và hộp phiếu tiêu đề chuẩn.
Mục lục công cộng (public access cataỉog) ià mục lục dành
cho người sừ dụng truy cập tự do. Tùy theo cách sắp xếp các phiếu
111
mô tả, có thể chia mục lục công cộng thành mục lục chữ cái, mục
lục phân loại, mục lục chủ đề.
Mục lục công vụ là mục ỉục sừ dụng nội bộ (thường là mục
lục vị trí, tổng mục lục chữ cái) phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ
của nhân viên thư viện.
Mục lục vị tn phàn ánh lổ chức kho tài liệu của một thư viện.
Các phiếu mô tả trong mục lục được sắp xếp theo trật tự của tài liệu
trên giá. Vì vậy, mục lục vị tn còn được gọi là mục lục xếp giá.
Các phiếu mô tả của mục lục vị trí thường phản ánh đầy đủ số
lượng bản/tập và vỊ trí của các tài liệu trong kho, đặc biệt khi một
thư viện có nhiều kho tài liệu. Mục ỉục vị tri thường được bao quàn
và sử dụng nội bộ ở bộ phận tồ chức kho.
Các hộp phiếu tiêu đề chuẩn chứa các phiếu thể hiện các hình
thức tên cá nhân và tập thề, nhan đề thống nhất, tùng thư và các đề
mục chủ đề đã được iựa chọn là các hình thức chuẩn để sử dụng như
các tiêu đề trong một mục lục cụ thể. Các hộp phiếu tiêu đề chuẩn
cũng chứa danh mục các tham chiếu đùng trong mục lục công cộng
để chì chỗ từ dạng không chuẩn sang dạng chuẩn được sử dụng làm

tiêu đề. Các hộp phiếu này thường được sử dụng nội bộ.
5.1.6. Hệ thống mục lục chữ cái (MLCC)
5.1.6.1. Khái niệm
Mục lục chữ cái là hệ thống mục lục trong đó các phiếu mô tả
được sắp xếp theo trật tự chữ cái tên lác giả hoặc nhan đề tài liệu
được phản ánh trong mục lục.
Mục lục chữ cái là hệ thống tìm tin được tổ chức theo sơ đồ
tuyến tính. Trong mục lục chừ cái, thông tin về mồi tài liệu được
112
trình bày trên một phiếu mô tả. Các phiếu mô tả được sắp xếp dựa
trên các đặc trưng hình thức cùa tài liệu là tên tác giả/nhan đề tài
liệu. Cách sắp xếp này cho phép người sử dụng có thể trả lời được
hai câu hỏi cơ bản sau: 1) Thư viện có hay không một tài liệu cụ
thể với tên tác giả và/hoặc nhan đề đã được biết trước; 2) Thư viện
có nhừng tác phẩm nào của một tác giả cụ thề.
Mục lục chữ cái phản ánh đầy đủ và toàn diện vốn tài liệu cùa
thư viện vì thành phần của mục lục không chỉ có các phiếu mô tả
chíĩỉh mà còn bao gồm các phiếu mỏ tả 0 0 sjng và các phiếu chỉ chỗ.
5.1.6.2. Cấu trúc m uc luc chữ cái
* ẹ
Các thành phần của mục lục chừ cái bao gồm các phiếu mô
tả, các phiếu tiêu đề và các phiếu chỉ chỗ.
Phiếu m ô tả
Phiếu mô tả trình bày các yếu tố đặc trưng cơ bản của một lài
liệu dưới một hình thức chuẩn hóa giúp người sử dụng nhận dạng
và phân biệt tài liệu này với các tài liệu khác. Phiếu mô tà có kích
thước theo qui định là 7,5 X 12,5cm .
Có hai loại phiếu mô tả là phiếu mô tả chính và phiếu mô tả bồ
sung. Phiếu mô tả chính chứa đầy đủ các dữ liệu thư mục cho phép
nhận dạng tài liệu và là thành phần chính trong các hệ thống mục

lục. Phiếu mô tả bổ sung chứa mô tả giản lược, hồ trợ cho phiếu mô
tả chính nhằm mở rộng khả nãng tìm tin cho người sừ dụng.
Người ta chọn một trong các điểm truy cập làm tiêu đề của
phiếu mô tả chính. Các điểm truy cập còn lại được sử dụng làm các
tiêu đề của các phiếu mô tả bồ sung. Tên tác giả và nhan đề thường
được dùng làm tiêu đề của phiếu mô tả chính.
113
Phiếu tiêu đề
Phiếu liêu đề được sứ dụng đổ phân chia giới hạn các phiếu
mô tả theo các từ, cụm từ nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho người
sừ dụng. Phiếu tiêu đề được làm bằng loại giấy cứng, có kích thước
7,5 X 12,5 cm và có phần nhô lên cao 1,5 cm (được gọi là gờ phiếu).
Có hai loại phiếu tiêu đề là phiếu liêu đề chính và phiếu tiêu
đề phụ. Phiếu tiêu đề chính có phần 2Ờ phiếu nhô lên ờ giữa, chiếm
^/3 chiều rộng của phiếu. Phiếu tiêu đề chính được sử dụng để phân
định giới hạn các vần chừ cái cúa ngôn ngừ được sử dụng hoặc các
tác giả nổi tiếng, các cơ quan, tổ chức quan trọng.
Phiếu tiêu đề phụ có gờ nhô lẻn bên phâi hoặc bên irái và
chiếm '/3 hoặc Va chiều rộng của phiếu. Phiếu tiêu đề phụ được sừ
dụng đề phân biệt các phiếu Irong cùng một vằn (ví dụ c, CH hoặc
N. NH) hoặc các lác giả nồi tiếng, lác giả có nhiều tài liệu.
Phiểu chỉ chỗ
Đe kiếm soát tính thống nhất trong hệ thống mục lục nhằm
tạo điều kiện thuận tiện cho việc sứ dụng, bên cạnh các phiếu mô tả
mục lục chữ cái còn có các phiếu chi chỗ (cùng được xếp theo vần
chữ cái).
Phiếu chì chồ (“xem”, “dùng cho”) được sứ dụng để hướng
dẫn người sử dụng đến tiêu đề mô tà thống nhất được sứ dụng trong
mục lục. Ví dụ;
Trần xế Xương

xem
Tú Xương
il4
Phiếu chỉ chỗ qua lại (“cũng xem”) được dùng để hướng dẫn
người sử dụng lìm thêm những tiêu đề khác trong mục lục có liên
quan đến vấn đề đang được tra cứu.
5.1.6.3. Cách tồ chức phiếu m ô tả trong m ục lục chữ cái
Có hai kiểu sắp xếp phiếu mô tả trong MLCC là kiểu từ điển
và kiều phân đoạn.
M ục lục ch ữ cái kiểu từ điển. Cách tổ chức theo kiểu từ điển
được sử dụng phổ biến ờ Mỹ cho đến những năm 1990. Trong
MLCC kiẻu từ điên, tất ca các phỉếu mô tả có tiêu đề là tên tác giả,
nhan đề tài liệu, chủ đề được xếp chung theo trật tự chừ cái, lần
lượt theo từng từ một. Cách sấp xếp này đơn giản, dễ tra cứu nếu số
phiếu mô tả lì và tập trung trong một ô phiếu. Tuy nhiên, khi thư
viện phát triển, cách sắp xểp này trở nên cồng kềnh và phức tạp vì
các phiếu mô tả sẽ được xếp dàn trải trong nhiều ô phiếu khác
nhau. Khi đó, cách sắp xểp sẽ trờ nên phức tạp vì phải cân nhắc vị
Iií của các phiếu mô tả. Chẳng hạn, phiếu mô tả các tác phẩm của
Charles Dicken được sắp xếp sau hay trước các phiếu mô tà cùa các
tác phẩm viết về ông? Ngoài ra, còn xuất hiện một vấn đề khác là
các phiếu mô tả các tài liệu về cùng một chủ đề bị phân tán ở nhiều
chồ irong mục lục. Trên thực tế, mục lục kiểu từ điển vẫn được sử
dụng phổ biến vì phần lớn người sừ dụng tìm tài liệu về một khía
cạnh của vấn đề nhiều hơn là tìm hiểu vấn đề một cách toàn diện.
Bên cạnh đó, người sử dụng có thể sử dụng hệ thống các phiếu chí
chồ (“xem”, “cũng xem”) để lìm các khía cạnh khác nhau của các
vẩn đề.
M ục lục ch ữ cái kiểu phân đoạn. Mục lục chữ cái phân đoạn
được đưa vào sử dụng từ nhừng năm 1930 để khắc phục nhược

115
điểm của mục lục kiểu từ điển. Mục lục chừ cái được phân chia
thành hai ioại là mục lục chủ đề và mục lục chừ cái tác giả/nhan đề.
Cách sẳp xếp phiếu mô tả trong mục lục chừ cái kiểu phân đoạn
đơn giản hơn trong mục lục kiều từ điền và việc tra cứu cũng dề
dàng hơn tuy hiện tượng tài liệu về cùng một chủ đề bị phân tán
vẫn không khắc phục được. Ngoài ra, với cách sắp xếp này lại có
sự bất tiện khác là trước khi tra cứu người sử dụng phải xác định
mình cần tìm theo tác giả, nhan đề hay chủ đề để sử dụng bộ phận
mục lục tương ứng. Vì vậy, người sừ dụng cần được hướng dần và
huấn luyện về cách tra cứu các hệ thống mục lục này.
Có một số thư viện phân chia thành ba phằn riêng biệt là mục
lục tác giả, mục ỉục nhan đề và mục lục chủ đề. Mặc dù cách sẳp
xếp phiếu mô tả trong hệ Ihổng này có thể đơn giản nhưng cách tra
cứu lại phức tạp hơn so với hệ thống được phân thành hai loại mục
lục. Chẳng hạn, VỚI cách sắp xếp này, các phiếu mô tả lác phẩm
cùa Dickens được xếp dưới tên Dickens trong mục lục lác giá, các
phiếu mô tả với tiêu đề là nhan đề của các tiểu thuyết riêng lẻ của
Dickens được xếp trong mục lục nhan đề và phiếu mô lả các tài
liệu về Dickens được xếp trong mục lục chủ đề.
Cách tồ chức mục lục chủ đề sẽ được đề cập sau. Trong mục
này chỉ đề cập cách tổ chức mục lục chừ cái tác giả và nhan đề
được gọi là mục lục chữ cái (MLCC).
Các qui tắc tồ chức. Qui tắc lổ chức chung nhẩt là tất cả các
phiếu (bao gồm phiếu mô tà, phiếu tiêu đề, phiếu chỉ chồ) trong
MLCC đều được xếp theo trật tự vần chữ cái của từng ngôn ngừ hay
của ưmg hệ ngôn ngừ được chọn để thể hiện liêu đề mô tả. Trong
một số trường hợp, các phiếu được sắp xếp không theo nguyên tắc
116
này. Ví dụ, các tác phẩm của cùng một tác giả được xếp theo thứ tự

lẩn lượt là toàn tập, tuyển tập và các tác phẳm riêng lẻ (ở phần này
các tác phẩm được xếp theo trật tự chừ cái tên tác phẩm).
Qui tắc tồ chức này được thề hiện qua các qui tắc cụ thể sau đây.
- Các phiếu mô tả trong MLCC được xếp theo trật tự vần chừ
cái đầu tiên của tên tác giả hoặc nhan đề tài liệu. Nếu chữ cái đầu
tiên giống nhau thì căn cứ vào các chừ cái tiếp theo.
vr dụ:
Nguyễn Hiếu
Nguyễn Hữu Phước
Nguyễn Khắc Phê
Khi xếp các phiếu mô tá bằng tiếng Việt, ngoài trật tự chừ cái
còn phái theo trật tự các dấu lần ỉượt ià không dấu, dấu huyền, sắc,
hòi, ngã, nặng.
- Trong mồi vần chừ cái, tên tác giả được viết tắt phải xếp
trước các tên tác giả được viết đầy đủ.
- Các tác giả Việt Nam được xếp theo vần chữ cái họ, tên
đệm, tên riêng hoặc bút danh. Các tác giả nước ngoài được xếp
theo họ, tên riêng, tên đệm đúng như mô tả trên phiếu. Nếu các tác
giả trùng cả họ, tên thì phân biệt theo nghề nghiệp hay thứ bậc
irong gia đình. Ví dụ:
Nguyền Quang Sáng, Đạo điền
Nguyền Quang Sáng, Nhà vãn
- Phiếu mô tả các tác phẩm của một tác giả được xếp tập
trung vào một chồ và iheo thứ tự sau:
IỈ7
+ Tác phẩm của riêng tác già hoặc tác giả cùng viết với
người khác được xếp theo thứ lự: toàn tập, tuyển tập, các
tác phẩm riêng lẻ;
+ Các tác phẩm mà tác già Iham gia vào việc xuất bản với tư
cách là người biên soạn, dịch, biên tập, hiệu đính được

xếp iheo vần chừ cái nhan đề tài liệu và không tính đến vai
trò của tác giả trone việc xuất bản tài liệu;
+ Các tác phẩm nói về tác già thì phiếu mô tả bổ sung về tác
giả đó được xếp theo thứ tự vần chữ cái họ tên người viết
hoặc nhan đề của tác phẩm.
- Tác giả có nhiều tên gọi khác nhau, tác già nước ngoài được
dịch hoặc phiên âm theo nhiều cách khác nhau thì các phiểu mô tà
iên quan đến tác phẩm hay bản Ihân tác giả được sắp xếp dưới tên
thông dụng nhất và lập phiếu chỉ chồ cho các tên khác.
Ví dụ: Phiếu chi chỗ:
Lê Hữu Trác
Xem
Hải Thượng Lãn ông
- Tác giả là tổ chức, cơ quan
+ Các tổ chức chính irị, cơ quan nhà nước, các tổ chức quốc
gia và quốc tế với các lên gọi irong các thời kỳ khác nhau dược sắp
xếp tập trung dưới lên gọi chính thức hiện nay của tổ chức hoặc cơ
quan đó và có phiếu chi chỗ cho các tên gọi cũ.
+ Các tổ chức chính trị được xếp theo thứ lự chừ cái các tổ
chức trực thuộc.
118
Ví dụ:
Đảng Cộng sản Việt nam. Ban bí thư
Ban chấp hành
Bộ chính trị
Đại hội
9
Thành ủy
Tinh ùy
+ Các lần đại hội, hội ngh) của các tổ chức chinh Irị đưọc xép

theo trật tự lớn dần của các kỳ đại hội, hội nghị.
+ Phiếu mô tả của các ca quan nhà nước Việi Nam được xếp
theo trình tự:
Hiến pháp, luật
Quốc hội
Chủ tịch nước
Chính phủ
- Sắp xếp các phiếu mô tả theo vần chữ cái nhan đề tài liệu:
+ Các phiếu mô tả có tiêu đề bắt đầu bằng chữ số thì khi xếp
phái chuyển số thành chừ và xếp theo thứ tự vần chữ cái.
Ví dụ: 1001 đêm được xếp vào vần M - Một nghìn ỉc một đêm
+ Nếu một tác phẩm được tái bản nhiều lần thì xếp theo irình
tự thời gian ngược từ mới đến cù (lần tái bản sau được xếp lên trên
lan xuất bản trước).
+ Nếu một tác phẩm được xuất bản hoặc tái bản bởi nhiều
nhà xuất bản khác nhau thì các phiếu mô tả được xếp theo trật tự
sau: Năm xuất bản - Nơi xuất bản - Nhà xuất bản.
119
+ Các mạo từ đứng đầu nhan đề, tiêu đề thường được bò qua
khi xếp phiếu mô tả, trừ tarờng hợp đó là một bộ phận không thể
thiếu được trong tên cá nhân.
- Sắp xếp các phiếu chỉ chồ: các phiếu chi chồ “cũng xem”
được xếp trước các phiếu mô tả hay biểu ghi có cùng tiêu đề.
Các bước tổ chức. Việc tổ chức các phiếu mô tá trong
MLCC bao gồm các bước cụ thế như sau;
- Bước 1: Nhóm sa bộ các phiếu theo vần chừ cái: các thư
viện thường sử dụng các hộp phiếu, mồi hộp được
chia thành nhiều ngăn nhỏ và được đánh dấu theo
trật tự chữ cái để nhóm phiếu sơ bộ.
- Bước 2: xếp phiếu vào các ô phiếu trong tủ mục lục theo

các qui tắc sắp xếp phiếu.
- Bước 3: Lập các phiếu hướng dẫn, chỉ chồ nếu cần.
5.1.7. Hệ thống mục lục phân loại
5.1.7.l. Khái niệm
Mục lục phân loại (MLPL) là hệ thống mục lục trong đó các
phiếu mô tả được sắp xếp theo các môn loại tri thức dựa trên một
hệ thống phân loại nào đó.
Mục lục phân loại phản ánh kho tài liệu của thư viện theo nội
dung các ngành khoa học một cách hệ thống, ư u điềm của mục lục
phân loại là không bị ảnh hường bời sự thay đổi thuật ngữ vì nó sử
dụng các ký hiệu, chữ và/hoặc số thay cho từ ngừ. Nhược điểm lớn
nhất của MLPL ỉà do được xây dựng dựa trên một khung phân loại
nhất định nên nếu người dùng tin không quen với các ký hiệu phân
120
loại thì sẽ gặp khó khăn khi tra cứu và nhiều khi cần có sự hướng
dẫn cùa nhân viên thư viện.
Mục lục phân loại là một trong những công cụ tra cứu quan
trọng, đặc biệt là trong các thư viện không tồ chức kho mờ. MLPL
giúp người dùng tin tra cứu lài liệu cần thiết theo các đề tài hoặc
các lĩnh vực tri thức nhất định.
MLPL là công cụ hỗ trợ nhân viên thư viện trong công tác bồ
sung tài liệu, tra cứu tài liệu, biên soạn thư mục, lựa chọn tài liệu
cho các triển lãm chuvên đề
5.1.7.2. Cầu trúc m ục lục phân ỉoại
Các bộ phận cấu thành MLPL bao gồm các phiếu mô tả, các
phiếu tiêu đề, các phiếu chi chồ và phiếu ngăn.
Phiếu mô tả
Các yếu tố trong phiếu mô tả được trình bày thống nhất theo
một qui tắc mô tả thư mục nhất định. Ký hiệu phân loại của tài liệu
phải được thể hiện trên phiếu mô tả. Đối với nhừng tài liệu có nội

dung phản ánh nhiều vấn đề, nghĩa là có từ hai ký hiệu phân loại
trở lên thì phải có phiếu bổ sung cho các ký hiệu phân loại. Mỗi ký
hiệu phân loại phải có một phiếu mô lả và các phiếu mô tả này sẽ
được sắp xếp ở các vị trí khác nhau trong MLPL.
Phiếu tiêu đề
Trong MLPL cũng sừ dụng các phiếu tiêu đề có gờ nhô lên
như trong MLCC. Các phiếu tiêu đề được chia thành nhiều cấp
tương đương với các lớp trong khung phân loại. Các phiếu tiêu đề
có gờ nhô ỡ giừa thường được dành cho các lớp phân chia thử nhất
121
(tiêu đề cấp 1), thứ hai (tiêu đề cấp 2 ), đôi khi cho lớp thứ ba (ùôu
đề cấp 3). Các phiếu có gờ nhô bèn phải hoặc bôn trái đành cho các
cấp chia tiếp theo. Trên gờ phiếu tiêu đề ghi ký hiệu phân loại vù
tên đề mục phân loại cùa khung phân loại được sử dụng. Trong
thân phiếu ghi ký hiệu phân loại và tên các mục con
ÍIVC thuộc. Ví
dụ dưới đây là phiếu tiêu đề cấp I. Các phiếu tiêu đề cấp 3, cấp 4
cũng được mô tả tưcmg lự.
3. Xã hội - Chính trị
Gồm các mục:
3 ỉ. Thống kê. Hạch toán. Phân tích kinh tế
32. Chinh trị
33. Kinh lế. Khoa hoc kinh tế
Các phiếu chí chỗ
Phiếu chi chồ qua lại (“cũng xem”) hướng dẫn người sử dụng
tìm thêm ở các mục khác có liến quan để mờ rộng nội dung và
phạm vi tra cứu.
Phiếu chỉ chồ đi (“xem”) hướng dẫn người sử dụng lìm tài
liệu ờ đề mục chính xác trong trường hợp tài liệu có nội dung được
phản ánh ờ nhiều mục nhưng chỉ được xếp ở một mục nhất định.

Phiếu ngăn
Các phiếu ngăn có kích thước bằng phiếu mô là nhưng khác
màu, được dùng để phân cách các phiếu mô tả có cùng ký hiệu
phân loại nhưng khác nhau ở một số đặc điểm khác như ngôn ngừ,
loai hình tài liêu
122
5.1.7.3. Cách tổ chức phiếu m ô tả trong M LPL
Sơ đồ tồ chức thông tin được áp dụng trong MLPL là sơ đồ
đảo, nghĩa là các phiếu mô tà được sắp xếp theo ký hiệu phân loại
thể hiện nội dung tài liệu.
Trong MLPL, các phiếu mồ tả có cùng ký hiệu phân loại
được xếp chung sau mồi phiếu tiêu đề trên đó ghi ký hiệu phân loại
và tên đề mục tương ứng trong khung phân loại. Để thuận tiện cho
việc tra 2 ỨU sat’ nci phiếu tiôu đè chỉ nên xếp khoảrg 50 phiếu mô
lả. Các phiếu mô tả trong từng mục được xếp theo tùng lìhóm ngôn
ngữ và có phiếu ngăn giừa các nhóm ngôn ngừ. Trong mỗi nhóm
ngôn ngừ, các phiếu mô tả được xếp theo thứ tự vần chữ cái các
tiêu đề mô tả (tên tác giả hoặc nhan đề tài liệu). Cũng có thể sắp
xếp các phiếu mô tả theo thứ tự thời gian ngược của năm xuất bản
và các lần xuất bản tài liệu (tài liệu mới xuất bản được xếp lên
íniớc các tài liệu cũ hơn) để ưu tiên giới thiệu các tài liệu mới.
Mục iục phân loại được chứa trong các hộp phiếu trong tủ
mục lục. Trên mồi hộp phiếu có nhãn ghi ký hiệu phân loại và các
mục chứa trong hộp phiếu.
5.1.7.4. H ộp phiếu tra chíi đề - ch ữ cái
Hộp phiếu tra chủ đề - chừ cái là công cụ hỗ trợ cho MLPL
nhằm giúp người sứ dụng tra cứu MLPL một cách hiệu quả. Hộp
phiếu tra chú đề - chừ cái gồm cấc đề mục chủ đề được trình bày
irên phiếu (có hình ihức như phiếu mò là và được gọi là phiếu Ira
chủ đề ~ chữ cái) phản ánh nội dung của các tài liệu hiện có tại thư

viện. Việc lổ chức hộp phiếu tra chủ đề - chừ cái thường được thực
hiện đồng thời với việc tổ chức MLPL. Việc lập các phiếu tra chủ
123
đề - chừ cái được thực hiện trên cơ sở phân ioại tài liệu của thư
viện hoặc cơ quan thông tin và Iheo các bước như sau:
- Dựa trên nội dung tài liệu để xác định chủ đề đặc trưng cùa
tài liệu;
- Đối chiếu chủ đề vừa được xác định với bảng tra chủ đề
trong khung phân Ịoại để bảo đảm sự thống nhất thuật ngừ;
- Trình bày đề mục chủ đề trên phiếu thông thường (7,5 X 12,5
cm). Mồi chủ đề được trình bày trên một phiếu. Phần góc phải
cùa phiếu ghi ký hiệu phân loại của đề mục hoặc tiểu đề mục
Nếu nội dung tài liệu gồm nhiều chủ đề riêng biệt và được thể
hiện bằng nhiều ký hiệu phân loại thì mỗi ký hiệu phân loại
phải được thể hiện trên một phiếu tra chủ đề.
Các phiếu trong hộp phiếu chủ đề - chừ cái được sắp xếp
theo vần chữ cái của các đề mục chủ đề.
5.1.8. M uc luc chủ đề
• •
5.1.8.1. Khái niệm
Mục lục chủ đề là hệ thống mục lục trong đó các phiếu mô tả
được sắp xếp theo chủ đề cùa tài liệu.
Mục lục chủ đề phàn ánh vốn tài liệu cùa thư viện theo chù
đề của nội dung tài liệu. Mục lục chủ đề đặc biệt hữu dụng khi
phản ánh nội dung tài liệu thuộc các ngành khoa học ứng dụng. Vì
vậy, mục lục này thường được sử dụng trong các ihư viện, cơ quan
thông tin chuyên ngành.
Mục lục chủ đề giúp người dùng tin tìm tài liệu cần thiết theo
từng chủ để cụ thể. Đối với nhân viên thư viện, mục lục chủ đề là
124

công cụ hồ trợ biên soạn các thư mục chuyên đề, tra cứu theo yêu
cầu, tuyên truyền, giới thiệu tài liệu theo các chuyên đề
5.1.8.2. Cấu trúc mục lục chủ đề
t •
Phiếu mô tả
Phiếu mô tả trình bày đầy đủ các yếu tố mồ tả như trong mục
lục chừ cái. ở phía trên góc bên trái của phiếu ghì ký hiệu xếp giá
của tài liệu. Các đề mục chủ đề của tài liệu và phụ đề (nếu có) được
!iệl kê phía dưới các >ếu tố mô lả. Nếư lài liệu có trSĩi 2 đề mực chủ
đề thì phải lập phiếu bồ sung cho các chủ đề.
Phiếu tiêu đề
Trong mục lục chủ đề cũng sử dụng các phiếu tiêu đề (bao
gồm phiếu tiêu đề chính và phiếu tiêu đề phụ) để thể hiện các đề
mục chủ đề, phụ đề và phân chia các phiếu trong cùng chủ đề. Thư
viện có thể tự lập các phiếu liêu đề hoặc dựa trên một bảng đề mục
chủ đề có sằn.
Phiếu chỉ chỗ
Phiếu chỉ chồ “xem” chi từ đề mục chủ đề khồng thông dụng
sang đề mục chủ đề thông dụng.
Phiếu chi chồ “cùng xem” chỉ dẫn người sừ dụng đến các đề
mục chủ đề khác có liên quan với chủ đề mà người sừ dụng quan tâm.
5.1.8.3. Cách tồ ckúv phiếu trong m ục lục chủ đề
Các phiếu tiêu đề được sắp xếp theo vần chữ cái cùa các đề
mục chủ đề, không phân biệt chủ đề đơn hay phức. Trong từng đề
mục chủ đề, các phiếu mô tà được sắp xếp theo trật tự chữ cái các
tiêu đề mô tả.
125
Các phiếu được chứa trong các hộp phiếu trong tủ mục lục.
Trên mồi hộp phiếu có dán nhãn ghi đề mục chủ đề ở đầu và cuối
hộp phiếu.

5.2. Các bộ phiếu thư mục
Bộ phiếu thư mục là công cụ phản ánh các lồi liệu hoặc Ịhông
tin về nhìmg vấn đề và đề tài thuộc diện phục vụ của cơ quan thông
tin, thư viện, không phụ thuộc vào loại hình tài liệu và nơi bảo
quản chúng.
Tùy theo nhiệm vụ và đặc điẻm cùa tồ chức, các cơ quan
thông tin, thư viện có thề xâv dựng các bộ phiếu thu mục như bộ
phiếu tra cứu chính, các bộ phiếu chuyên đề, các bộ phiếu thư mục
theo loại hình tài liệu, bộ phiếu tra cứu nhân vật, bộ phiếu tra cứu
địa chí.
5.2.1. Bộ phiếu tra CÚII chính
Bộ phiếu tra cứu chính được sử dụng để irả lời các yêu cầu
tin chuyên đề theo diện phục vụ của cơ quan thông tin, thư viện.
Đặc điểm của bộ phiếu tra cứu chính là nó phản ánh các tài liệu về
những chuyên đề chính cũng như những vấn đề có liên quan thuộc
diện bao quát đề tài của cơ quan thông tin, thư viện, không phụ
thuộc vào loại hình và nơi bào quản nhừng tài liệu đó.
Bộ phiếu tra cứu chính không chi phản ánh các sách chuyên
khảo, các báo cáo và nhừng lài liệu lưưng lự mà còn phản ánh cả
các bài trích từ các tạp chí, tuyển tập và các chương mục của sách
Bộ phiếu này thường được xây dựng trong các cơ quan thông tin
hoặc thư viện chuyên ngành.
126
5.2.2. Các bộ phiếu chuyên đề
Các bộ phiếu chuyên đề được xây dựng theo những vấn đề/đề
lài được nhiều người quan tâm và có tính thời sự. Tương tự bộ
phiếu tra cứu chính, các bộ phiếu này được sừ dụng đề trà lời các
ycu cầu tin chuyên đề. Đặc điểm của các bộ phiếu chuyên đề là
chúng phàn ánh vấn đề một cách đầy đủ, toàn diện và phản ánh
nhiều loại hình tài liệu, không phụ thuộc vào nơi bảo quản tài liệu.

5.2.3. Các bộ phiếu theo loại hình tài liệu
Các bộ phiểu iheo ỉoại hình tài liệu được sử dụng để trả lời
những yêu cầu cung cấp các loại hình tài liệu nhất định hoặc thông
tin về các loại hình tài liệu, không phụ thuộc vào nơi bảo quản
chúng.
Các cơ quan thông tin, thư viện có thể xây dựng các bộ phiếu
theo loại hình tài liệu như bộ phiếu bài trích từ báo, tạp chí, bộ
phiểu báo cáo về các công trình nghiên cứư khoa học, bộ phiếu
catalo công nghiệp, bộ phiếu các công trình thiết kế, thử nghiệm
5.3. Các bộ phiếu dữ kiện
Các bộ phiếu tra dữ kiện được xây dựng để trả lời các yêu
cầu tin dừ kiện cụ thể, giúp người dùng tin nhanh chóng tìm được
Ihông tin cần thiết.
Các bộ phiếu dữ kiện lưu trừ các số liệu hoặc dữ kiện về một
đối tượng hoặc một nhóm đối tượng nhất định như các vậl liệu, thiết
bị, quy trình công nghệ, các tổ chức Các số liệu/dữ kiện này được
rút ra từ một hoặc nhiều tài liệu. Vì vậy, khi sử dụng các bộ phiếu dừ
kiện, người đùng tin được giải phóng khòi các bước tìm tài liệu và
rút ra từ những tài liệu lìm được những thông tin cần thiết.
127
5.3.1. Bộ phiếu các sản phẩm, thiết bị
Bộ phiếu các sản phẩm, thiết bị được sử dụng để trả lời các
yêu cầu tin về các tính năng, các thông số kỳ thuật, đặc điểm kết
cấu, giá thành của sản phẩm hoặc thiết bị, các nhà sản xuất và cung
cấp sản phẩm hoặc thiết bị
Nguồn thu thập và bổ sung thông tin cho bộ phiếu sản phẩm
và thiết bị bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau như các catalô
công nghiệp của các nhà sản xuất hoặc cung cấp trong và ngoài
nước, các bảng giá, các tạp chí khoa học - công nghệ và tạp chí
thương mại - công nghiệp

5.3.2. Bô phiếu dữ kiên về vât liêu
Bộ phiếu dừ kiện về vật liệu cung cấp dừ kiện về tính năng,
công dụng, lĩnh vực ứng dụng, thành phần hóa học, các tính chất cơ
học, công nghệ chế tạo, giá thành, nhà sản xuấí/cung cấp của các
vật liệu khác nhau.
Bộ phiếu dữ kiện về vật liệu thường được xây dựng trong các
cơ quan thông tin chuyên ngành như trung tâm thông tin xây dựng,
trung tâm thông tin dệt - may Nguồn thu thập và bổ sung thông
tin cho bộ phiếu vật liệu là các ỉoại tài liệu như các catalô công
nghiệp của các nhà sản xuấưcung cấp, các tài liệu định mức kỳ
thuật, sổ tay kỹ thuật
5.3.3. Bộ phiếu các quy trình công nghệ và sáng kiến
Bộ phiếu các quy trình công nghệ và sáng kiến cung cấp
thông tin về các qui trình công nghệ và các trang thiết bị tiên tiến,
các sáng kiến cải tiến kỳ thuật được đề xuất và áp dụng ở các cơ sở
nghiên cứu, sản xuất. Bộ phiếu này thường được xây dựng trong
các cơ quan thông tin chuyên ngành.
128
Chương 6
HỆ THỐNG TÌM TIN T ự ĐỘNG HÓA
• • »
6.1. Khái quát về hệ thống tìm tin tự động hóa
6.1.1. Khái niệm
«
ỉlệ thốn^ tìm lin ụr độ ig, hóa (HTTTTĐH) là 'lệ tliống tìm tin
sử dụng máy tính điện tử để thực hiện một số chức năng.
Một hệ thống lìm lin tự động hóa bao gồm các thành phần cơ
bản sau:
- Hệ thống công cụ logic - ngừ nghĩa;
- Các phương tiện kỳ thuật đảm bảo thực hiện các chức năng

của hệ thống;
- Các cơ sở dừ liệu;
- Các yểu tố và phương tiện đàm bảo vận hành hệ thống.
Hệ thống công cụ logic - ngừ nghĩa bao gồm các công cụ xử
ý hình thức và nội dung lài liệu như các quy tắc mô tả thư mục,
zấc khổ mẫu trao đổi dừ liệu, các ngôn ngữ tìm tin, các quy lắc sử
dụng các công cụ logic - ngừ nghĩa, các tiêu chuẩn phù hợp ngừ
nghĩa và một số cồng cụ ngừ nghĩa khác. Hệ thống công cụ - ngừ
íighĩa đóng vai trò quan trọng trong việc xừ lý, trình bày, tồ chức
và tìm kiếm thồng tin.
Các phương tiện kỳ thuật bao gồm phần cứng, phần mềm và
:ác thiết bị viễn thông.
129
Một hệ thống phần cứng máy lính điện tử bao gồm một bộ xử
ý trung tâm (CPU) và các thiết bị ngoại vi.
Bộ xử lý trung tâm thực hiện các chức năng chủ yếu của máy
lính điện từ. Bộ xừ lý trung tâm có ba khối là khối điều khiển, khối
tính toán và bộ nhớ trong.
Bộ nhớ trong (RAM, ROM) chứa ihông tin được ghi trước và
được cung cấp.
RAM (Random-Access Memory) là bộ nhớ chi chửa thông
tin khi máv tính làm việc. Thông tin ờ dạng dữ liệu hoặc chương
trình được nhập vào RAM khi bộ xử lý trung tâm yêu cầu. Thông
ihirờng, thông tin được nhập trực tiếp vào RAM từ bàn phím hoặc
các thiểt bị nhập khác hoặc được lải lừ các bộ nhớ ngoài (ihiết bị
lưu írừ ngoại vi).
ROM (Read-Only Memory) là bộ nhớ chứa các chương innh
điều khiển cơ bàn, các phần mềm hệ thốns và ứng dụng do nhà sàn
xuất cưng cấp. Thông tin được chứa trons ROM có thề đọc được -
nghTa là có Ihề tìrn lại để bộ xừ lý trung tâm sừ dụng, nhưng khôns

Ihể xóa, bổ sung hoặc chinh sửa.
Các thiết bị ngoại vi thực hiện chức năng nhập, xuất hoạc lưu
trử thông tin. Các thiết bị nhập như bàn phím, máy quét được sứ
dụng để nhập thông tin vào máy tính điện từ, nghĩa là chuyển thôn?
tin lừ dạng ngôn ngữ tự nhiên sang dạng đọc máy. Thông tin được
nhập vào máy tính dưới dạng mã hóa, mỗi ký tự được bicLi điền
dưới dạng một chuồi các số nhị phân. Có nhiều hệ thống mã dùng
cho các loại máy lính điện từ khác nhau, trong đó có hai hệ thống
mã quan trọng là EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal
Interchange Code) và ASCII (American Standard Code for
IníoiTnation Interchange).
130
Các thiết bị xuất như màn hình, máy in được sử dụng để
xuất thông lin lừ máy tính điện tử, nghĩa là chuyển thông lin từ
dạng đọc máy sang dạng ngôn ngừ tự nhiên.
Các thiết bị ngoại vi và phương tiện lưu trừ thông tin được
thiết kế để lưu giữ thông tin ở dạng đọc máy. Các thiết bị này được
xem như bộ nhớ ngoài, bổ sung cho bộ nhớ trong hạn chế của bộ
xừ lý trung tâm. Bộ nhớ ngoài của máy tính điện từ bao gồm băng
từ, đĩa quang, đìa từ (đĩa cứng và đĩa mềm).
Phần rnèm ỉà một chương trình hoặc một tập hợp có cáu trúc
các lệnh cho phép máy lính thực hiện các chức nàng xừ lý thông
tin. Các lệnh này có thể được biểu diễn bằng ngôn ngữ máy ở dạng
mà nhị phân hoặc bằng ngôn ngừ lập trình và sau đó được dịch
sang ngôn ngừ máy bằng các trình dịch. Có hai loại phần mềm là
phần mềm hệ thổng và phần mềm ứng dụng.
Phần mềm hệ thống là các chương trình cần thiết để thực hiện
và điều khiển các hoạt động cùa một máy lính như khởi động máy
lính, điều khiển xuất và nhập dừ liệu
Phần mềm ứng dụng là phần mềm được thiết kế để thực hiện

các nhiệm vụ, chức năng thường được người sử dụng máy tính yêu
cầu. Cũng giong như các loại phần mềm khác, phần mềm ứng dụng
được cung cấp bởi các nhà sàn xuất máy tính hoặc các công ly
chuyên phát triổn phần mềm. Có nhiều loại phần mềm ứng dụng
như phẩn mềm soạn ihào vãn bán, phần mềm quản trị dừ liệu, phần
mềm thiết kế đồ họa, phần mềm truyền thôns; và các phần mềm
chuyôn dụng Irong các lĩnh vực khác.
Cơ sớ dử liệu là thành phần cơ bàn của một hệ thống thông
tin ụr động hóa. Vì vậy, cơ sở dừ liệu sẽ được đề cập chi tiết hơn ờ
nhiìng phần tiếp theo trons chương này.
131