bài tập lớn môn giao tiếp trong kinh doanh tên đề tài kỹ năng làm việc nhóm trong kinh doanh

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (492.79 KB, 23 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

HỌC VIỆN NGÂN HÀNGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TẬP LỚN

MÔN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANHTÊN ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

TRONG KINH DOANHGiảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thảo DuyênNhóm: 09

Lớp niên chế: K26NHSA

HÀ NỘI 04/2024

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

HỌC VIỆN NGÂN HÀNGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TẬP LỚN

MÔN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANHTÊN ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

TRONG KINH DOANHGiảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thảo Duyên7. Ngô Quốc Việt

Mã sinh viên: 26A4012299Mã sinh viên: 26A4012302Mã sinh viên: 26A4012301Mã sinh viên: 26A4012751Mã sinh viên: 26A4012752Mã sinh viên: 26A4012761Mã sinh viên: 26A4012768

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

4Nguyễn Quang Minh26A4012751

5Vũ Tuấn Minh26A4012752

6Phạm Tiến Quốc26A4012761

7Ngô Quốc Việt26A4012768

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

3. Các nguyên tắc cơ bản khi làm việc nhóm...10

4. Tầm quan trọng của làm việc nhóm...11

II. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM...11

1. Phân cơng nhiệm vụ...11

2. Giao tiếp trong nhóm...12

3. Điều hành nhóm...12

3.1. Phong cách điều hành nhóm...12

3.2. Cơng cụ điều hành nhóm...14

4. Thảo luận và đưa ra quyết định trong nhóm...16

5. Giải quyết các xung đột...17

5.1. Khái niệm xung đột...17

5.2. Phân loại xung đột...17

5.3. Cách giải quyết xung đột...17

6. Đánh giá kết quả...19

7. Cải thiện bản thân trong nhóm làm việc...19

III. SO SÁNH GIỮA LÀM VIỆC ĐỘC LẬP VÀ LÀM VIỆC NHÓM...20

TÀI LIỆU THAM KHẢO...23

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

LỜI MỞ ĐẦU

Làm việc nhóm là một yếu tố tốt và thiết yếu, nhưng khơng phải nhóm nào làm việc cũng thành công đạt hiệu quả trong q trình làm việc. Đơi khi chúng ta thắc mắc rằng: Làm thế nào một số nhóm làm việc hoạt động rất hiệu quả và đạt kết quả tốt hơn những nhóm khác? Và một số nhóm làm việc lại phải đối mặt với rất nhiều vấn đề như làm việc rời rạc, thiếu liên kết?

Khó có thể đưa ra câu trả lời chính xác cho những câu hỏi này vì xây dựng một nhóm làm việc thành công cần rất nhiều yếu tố khác nhau. Trên thực tế, có rất nhiều sinh viên có năng lực tốt nhưng lại khơng phát huy được hết khả năng của bản thân khi làm việc nhóm. Xây dựng một nhóm làm việc khơng khó nhưng làm thế nào để các cá nhân phát huy hết tiềm năng của bản thân và đóng góp cho mục tiêu chung của nhóm đạt được hiệu quả cao, lại là điều ít nhóm nào làm được. Nhóm làm việc là những cá nhân ln tương trợ, giúp đỡ nhau để cùng nhau phát triển, giữa các thành viên có sự tương tác với nhau. Vì vậy, chìa khóa để thành cơng phụ thuộc tồn bộ vào năng lực, trình độ, ưu thế… khác nhau của từng thành viên và sự hiểu biết về mục tiêu chung của nhóm.

Tại bậc đại học, làm việc nhóm là phương pháp học tập quen thuộc và là kỹ năng không thể thiếu của sinh viên. Mặc dù các sinh viên đều đã tiếp cận với hình thức làm việc nhóm, tuy nhiên một số học sinh từ cấp THPT mới lên cấp bậc đại học vẫn chưa thích ứng với mơ hình này. Từ hiện trạng này, nhóm 1 tiến hành

nghiên cứu đề tài: “Kỹ năng làm việc nhóm”. Vì vậy, đề tài sẽ giới thiệu những

kỹ năng làm việc nhóm nhằm nâng cao hiệu quả, phát triển kỹ năng cá nhân của từng thành viên.

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

I. TỔNG QUAN VỀ NHĨM

1. Khái niệm nhóm

Nhóm là một tập hợp từ 2 người trở lên, ảnh hưởng và tác động lên nhau, cùng chia sẻ những đặc điểm tưởng đồng, cùng những mục tiêu và quy chuẩn, cùng có cảm nhận về cái chung.

Ví dụ: Nhóm sinh viên lớp Ngân Hàng Số đang nghiên cứu làm bài tập lớn mơn Giao tiếp trong kinh doanh,…

Trong tiếng anh, nhóm có nghĩa là TEAM trong đó:

 T- Together

 E- Everyone

 A- Achieves

 M- More

Vì vậy, khi ghép chúng lại với nhau ta sẽ được câu có đại ý là: “Mọi người làm cùng nhau thì sẽ đạt được nhiều thành quả hơn”

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

Nhóm có thể được phân 3 loại phổ biến:

 Theo tính chất: Nhóm có thể là chính thức hoặc khơng chính thức. Nhóm

chính thức là nhóm được thành lập với mục đích cụ thể và có cấu trúc rõ ràng. Nhóm khơng chính thức là nhóm hình thành tự phát và khơng có cấu trúc rõ ràng.

 Theo quy mơ: Nhóm có thể là nhỏ hoặc lớn. Nhóm nhỏ thường có quy mơ

từ 2 đến 10 người, trong khi nhóm lớn có quy mơ hơn 10 người.

 Theo thời gian tồn tại: Nhóm có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn. Nhóm ngắn

hạn là nhóm tồn tại trong một khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như nhóm dự án hoặc nhóm nghiên cứu. Nhóm dài hạn là nhóm tồn tại trong một khoảng thời gian dài, chẳng hạn như gia đình hoặc nhóm bạn bè.

2. Các giai đoạn hình thành nhóm

Hình thành (Forming): Trong giai đoạn này, hầu hết các thành viên trong

nhóm đều tích cực và lịch sự. Một số lo lắng, vì họ chưa hiểu rõ cơng việc của nhóm sẽ làm gì. Những người khác chỉ đơn giản là vui mừng về nhiệm vụ phía trước. Giai đoạn này có thể kéo dài một thời gian, khi mọi người bắt đầu làm việc cùng nhau và khi họ cố gắng tìm hiểu đồng nghiệp mới.

Biến động (Storming): Tiếp theo, nhóm của bạn sẽ tiến vào giai đoạn thử

thách, nơi mọi người bắt đầu đẩy mạnh các ranh giới được thiết lập trong giai đoạn hình thành. Đây là giai đoạn mà nhiều nhóm khơng thành cơng.

Biến động thường bắt đầu khi có xung đột giữa phong cách làm việc tự nhiên của các thành viên trong nhóm. Mọi người có thể làm việc theo những cách khác nhau cho mọi loại lý do, nhưng nếu những phong cách làm việc khác nhau gây ra những vấn đề khơng lường trước, họ có thể trở nên nản lịng.

Chuẩn hóa (Norming): Đây là lúc mọi người bắt đầu giải quyết sự khác biệt

của họ, đánh giá cao thế mạnh của đồng nghiệp, và tôn trọng thẩm quyền của bạn với tư cách là một nhà quản lý. Bây giờ các thành viên trong nhóm của bạn hiểu nhau hơn, họ có thể giao tiếp với nhau, và họ có thể nhờ người khác giúp đỡ và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng. Mọi người phát triển cam kết mạnh mẽ hơn

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

cho mục tiêu nhóm, và bạn bắt đầu thấy được những tiến bộ tốt đẹp. Thường có sự chồng chéo kéo dài giữa hai giai đoạn thử thách và định hình, bởi vì khi nhiệm vụ mới được đưa ra, nhóm của bạn có thể trở lại với hành vi từ giai đoạn biến động.

Hoạt động (Performing): Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp

nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau. Các thành viên bắt đầu trao đai với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết. Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây dựng. Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong cơng việc. Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác.

Kết thúc (Ending): Điều này xảy ra trong các tình huống khác nhau, ví dụ

như khi dự án kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức được tái cấu trúc… Đối với các thành viên tâm huyết của nhóm, đây là một giai đoạn “đau thương”, “lưu luyến”, “tiếc nuối”,… nhất là đối với các thành viên mà chưa nhìn thấy một tương lai tốt đẹp hơn.

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

3. Các nguyên tắc cơ bản khi làm việc nhóm

Ngun tắc định hướng: Xác định tầm nhìn của nhóm

 Lên trên: Đúng đắn, phù hợp với giá trị, khuôn mẫu xã hội

 Bên trong: Khơi dậy đam mê, hứng thú của các thành viên nhóm  Phía sau: Gắn kết giá trị, kinh nghiệm trong quá khứ của nhóm  Phía trước: Thể hiện tương lai phát triển của nhóm

 Xung quanh: Thể hiện vị thế của nhóm trong mơi trường, tận dụng hợp lý nguồn lực bên ngoài

Nguyên tắc liên kết: Xây dựng mối liên kết bền vững bằng cách xử lý những

mắt xích yếu nhất, với những đặc điểm:

 Không bắt kịp tốc độ của những thành viên khác.  Không phát triển trong lịch vực họ đảm nhận  Khơng có tầm nhìn xa

 Không thể khắc phục được những điểm yếu cá nhân  Khơng thể làm gì khác ngồi phần việc của họ

 Không tự xây dựng và thực hiện được những triển vọng trong lĩnh vực của họ

Nguyên tắc phù hợp: Phát huy hết khả năng của các thành viên thơng qua

việc bố trí sắp xếp đúng người - đúng việc, bằng cách: Đối với người lãnh đạo cần hiểu rõ:

• Nhóm: Mục tiêu, văn hóa, lịch sử hình thành và phát triển • Tình hình nhóm: mơi trường, thực trạng, giải pháp… • Thành viên trong nhóm: Kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ…

Đối với các các nhân: Tự tin, hiểu rõ chính mình, có niềm tin vào lãnh đạo,

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

 Tài năng  Trí tuệ  Sáng tạo

 Tinh thần trách nhiệm

4. Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Làm việc nhóm hiệu quả khơng chỉ mang lại lợi ích cho tổ chức mà cịn có tác dụng rất lớn đối với cá nhân:

Đối với tổ chức:

 Làm việc theo nhóm giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc.

 Khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm của mỗi người thường bổ trợ lẫn nhau.

 Gia tăng sự cam kết, tinh thần trách nhiệm và sự hài lịng trong cơng việc của mỗi cá nhân

Đối với cá nhân:

 Hoàn thiện hơn nhờ q trình tương tác với nhóm (đặc biệt là các kĩ năng mềm)

 Vượt qua khó khăn và hạn chế khi làm việc độc lập  Học hỏi được kiến thức từ người khác

 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, giúp giải quyết xung đột hiệu quả

II. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM

Kỹ năng làm việc nhóm (hay Teamwork skills) là khả năng hợp tác và tương

tác hiệu quả với các thành viên khác trong một nhóm để đạt được mục tiêu chung, thường diễn ra trong các cuộc thảo luận, dự án, cuộc họp hay các hoạt động hợp tác khác. Bao gồm khả năng giao tiếp, hợp tác, thích ứng, lãnh đạo, giải quyết xung đột và nhiều khía cạnh khác liên quan đến việc làm việc trong mơi trường nhóm.

1. Phân cơng nhiệm vụ

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Hoạt động nhóm ngày càng cần thiết trong các tổ chức để phân công và phối hợp cơng việc. Đơi khi, có những cơng việc mà một người khơng thể giải quyết một mình hoặc khơng hiệu quả. Do đó, làm việc nhóm là phương pháp tốt nhất để hồn thành nhiệm vụ. Mỗi thành viên đóng góp vào cơng việc chung để đảm bảo hồn thành nhiệm vụ. Phân công công việc không chỉ làm việc độc lập mà còn là sự phối hợp. Để đạt được mục tiêu, mỗi thành viên được phân công nhiệm vụ phù hợp với thái độ, kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng của họ. Điều này phụ thuộc vào mục tiêu chung của nhóm và ý đồ của người lãnh đạo. Để việc phân cơng nhóm hiệu quả, cần tổng hòa các yếu tố cá nhân với mục tiêu chung và ý đồ của lãnh đạo.

2. Giao tiếp trong nhóm

Giao tiếp trong nhóm là q trình trao đổi thơng tin để phối hợp hoạt động của các thành viên. Giao tiếp càng rõ ràng, chính xác thì mọi người sẽ hiểu nhau và nhiệm vụ để hợp tác. Việc sử dụng kênh giao tiếp trực tiếp hoặc gián tiếp cần được cân nhắc. Quá trình này xảy ra giữa các thành viên và với nhóm trưởng. Mục đích là thực hiện công việc và thỏa mãn nhu cầu xã hội. Giao tiếp trong nhóm phải kết hợp hài hịa giữa giao tiếp chính thức và khơng chính thức. Các cá nhân cần xem xét cẩn thận về tư cách phát ngơn của mình. Hiệu quả của hoạt động nhóm được thể hiện qua hoạt động giao tiếp giữa các cá nhân. Điều này có thể thấy qua việc các thành viên nắm rõ thông tin cơ bản của nhau, tương tác thường xun qua nhiều hình thức, có ảnh hưởng đến nhau, được công nhận là thành viên của nhóm và có người lãnh đạo rõ ràng.

3. Điều hành nhóm

3.1. Phong cách điều hành nhóm

Phong cách “trấn áp”:

Đây là phong cách khi người lãnh đạo yêu cầu cấp dưới tuân thủ mệnh lệnh ngay lập tức và không được phép đặt câu hỏi hoặc phản đối. Điều này thường được mô tả bằng câu "Hãy làm như tôi nói". Phong cách này thích hợp trong tình trạng nhóm đang khủng hoảng hoặc cần phải xoay chuyển tình thế, đặc biệt là với những thành viên gặp rắc rối. Tuy nhiên, nó có thể tạo ra hậu quả tiêu cực nếu khủng hoảng đã qua.

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Phong cách “quyết đốn”:

Phong cách này chính là “Hãy đi cùng tơi”. Họ muốn mọi người sẵn lịng đi theo hướng mới với những quan điểm rõ ràng của nhóm. Phong cách này thể hiện sự mong muốn được hiểu bản thân và các thành viên trong nhóm, được thể hiện qua khả năng tư duy và cảm xúc của người lãnh đạo. Phong cách này đặc biệt phù hợp khi nhóm cần thay đổi và đề ra mục tiêu rõ ràng.

Phong cách “hợp tác”:

Phong cách này mang ý nghĩ “lo cho dân trước đã”. Nó tạo ra sự hịa hợp và xây dựng mối quan hệ cảm xúc giữa người lãnh đạo và thành viên trong nhóm, thể hiện qua sự đồng cảm, mối quan hệ và giao tiếp trong nhóm. Phong cách này đặc biệt hữu ích để hàn gắn các thành viên sau xung đột hoặc động viên họ trong những thời điểm khó khăn. Nó tạo ra phản hồi tích cực và phù hợp trong mơi trường làm việc.

Phong cách “dân chủ”:

Phong cách này được hiểu theo “Mọi người nghĩ thế nào?”. Phong cách dân chủ đòi hỏi sự đồng thuận qua việc mọi người tham gia đóng góp ý kiến. Phong cách này giúp xây dựng tinh thần đồng đội và sức mạnh từ sự đồng lòng. Lãnh đạo thường áp dụng phong cách này khi cần sự hợp tác tích cực để đóng góp ý tưởng cho một dự án hoặc nhiệm vụ mới.

Phong cách “kích thích”:

Phong cách "kích thích" có tính chất "Hãy làm như tôi" được sử dụng để thiết lập các tiêu chuẩn cao nhất cho mọi người, bao gồm cả lãnh đạo. Khả năng tư duy và cảm xúc kèm theo là động lực thúc đẩy sự sáng tạo và nhiệt tình trong cơng việc. Phong cách này thích hợp khi nhóm muốn đạt được kết quả nhanh chóng từ các thành viên tự chủ, vì họ khơng cần nhiều sự hướng dẫn.

Phong cách “huấn luyện”:

Phong cách "huấn luyện" thường thúc đẩy bằng cách nói: "Hãy thử đi", nhằm giúp mọi người phát triển và tiến xa hơn trong tương lai. Lãnh đạo thường giao nhiệm vụ thách thức để kích thích sự sáng tạo của nhân viên. Phong cách này

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

phù hợp khi muốn phát triển năng lực của các thành viên, nhưng không hiệu quả nếu họ khơng sẵn lịng học hỏi hoặc thay đổi cách làm việc của mình, và khi lãnh đạo khơng đủ khả năng hỗ trợ họ. Thường được áp dụng khi chuẩn bị cho việc kế thừa vị trí lãnh đạo trong tương lai.

3.2. Cơng cụ điều hành nhóm

Động não

Động não là kỹ thuật thu thập ý tưởng từ các thành viên. Nguyên tắc là càng nhiều ý tưởng được thu thập càng tốt, vì vậy người điều hành cần tạo điều kiện thuận lợi để nhận ý tưởng. Kỹ thuật này ưu tiên số lượng ý tưởng hơn là chất lượng, khơng đánh giá, phê bình hoặc loại bỏ bất kỳ ý tưởng nào, và chấp nhận mọi ý tưởng, dù có thể là lạ lùng hoặc trái ngược.

Bản đồ tư duy

Bản đồ tư duy là một công cụ phân tích vấn đề bằng cách khởi điểm từ một vấn đề chính, sau đó phân tích các mối liên hệ với các vấn đề khác cụ thể hơn, và tiếp tục phân tích các vấn đề chi tiết hơn cho đến khi đạt được ý kiến chi tiết, cụ thể. Hình vẽ của nó thường được miêu tả như một loạt nhánh, từ nhánh lớn nhất đến các nhánh nhỏ hơn và cuối cùng đến các nhánh nhỏ nhất, tạo thành một dạng dây thần kinh.

Tư duy sáu chiếc mũ

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

Đây là một phương pháp đánh giá sự việc từ nhiều góc độ khác nhau nhằm đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách kết hợp cảm tính và lý tính, khuyến khích sự sáng tạo trong quyết định. Phương pháp này giúp nhóm hoặc các thành viên hiểu sâu hơn về mọi khía cạnh của vấn đề, nhận biết nguy cơ và cơ hội, tránh sai lầm trong quản lý nhân sự và đề xuất những điểm yếu của một kế hoạch hành động. Trong đó:

(1) Mũ trắng: đại diện cho việc đánh giá vấn đề một cách khách quan, dựa trên những sự kiện có sẵn.

(2) Mũ đỏ: đánh giá vấn đề dựa trên trực giác và cảm xúc chấm phẩy. (3) Mũ đen: đánh giá vấn đề theo nhìn tiêu cực, cẩn trọng và e dè.

(4) Mũ vàng: suy nghĩ một cách tích cực, lạc quan sẽ giúp thấy thấy hết được những lợi ích và cơ hội mà quyết định nó mang lại.

(5) Mũ xanh lá cây: tượng trưng cho sự sáng tạo lối tư duy tự do và cởi mở sẽ giúp tìm ra những giải pháp về để giải quyết vấn đề.

(6) Mũ xanh dương: đây là chiếc mỗi người chủ tọa đội để kiểm sốt tiến trình cuộc họp phải khi gặp khó khăn do bế tắc về ý tưởng, chủ tọa có thể linh hoạt điều.

chỉnh cách tư duy của mọi người dự sang hướng mũ xanh lá cây. Vậy còn khi là kế hoạch dự phòng chủ đạo sẽ yêu cầu mọi người tư duy theo cách mũ đen.

4. Thảo luận và đưa ra quyết định trong nhóm

Ra quyết định từ trên xuống

</div>