- Trang chủ >>
- Thạc sĩ - Cao học >>
- Luật
Tổ chức công tác văn thư tại trường đại học luật thành phố hồ chí minh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (36.48 MB, 162 trang )
DAI HOC QUOC GIA THANH PHO HO CHi MINH
TRUONG DAI HQC KHOA HOC XA HOI VA NHAN VAN
DO TH] LE HANG
TO CHUC CONG TAC VAN THU TAI
TRUONG DAI HQC LUAT THANH PHO HO CHi MINH
Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303
NGƯỜI HUONG DAN KHOA HOC:
PGS.TSKH Bùi Loan Thùy
TRUÖNG ĐẠI0f LUẬT TPHCH
TI.THONG TIN-THU VIEN
THANH PHO HO CHi MINH - NAM 2021
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn “TỐ chức công tác văn thư tại Trường Đại học
Luật Thành phố Hồ Chí Minh”
là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi và được sự
hướng dẫn của PGS.TSKH Bùi Loan Thùy. Các trích dẫn, số liệu trong Luận văn là
trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, được tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau được
ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày
tháng
Học viên cao học
Đỗ Thị Lệ Hằng
năm 2021
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các đơn vị, cá nhân đã giúp đỡ, tạo điều
kiện cho tơi trong suốt chương trình đào tạo Thạc sĩ Lưu trữ học. Đặc biệt, tôi xin trân
trọng cảm ơn PSG.TSKH Bùi Loan Thùy, người đã tận tình hướng dẫn và có nhữngý
kiến định hướng quan trọng giúp tơi hồn thành luận văn này.
Tơi xin chân thành cảm ơn tồn thể q thầy cơ và các viên chức của Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã trực tiếp hoặc gián tiếp giúp đỡ tôi về mọi
mặt trong suốt q trình tơi học tập và nghiên cứu tại trường.
Tơi xin cảm ơn tới các đồng chí, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã chia sẻ, hỗ
trợ, động viên khích lệ và tạo điều kiện cho tơi để tơi có thể n tâm học tập, nghiên
cứu, đồng thời có những ý kiến đóng góp trong q trình tơi thực hiện và hồn thành
luận văn.
Mặc dù đã có nhiều có gắng hồn thiện luận văn bằng tất cả sự hiểu biết và
năng lực của mình, tuy nhiên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Vì vậy,
tơi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô và của các
bạn bè, đồng nghiệp.
Xin trân trọng cảm ơn!
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐÀU
1. Lý do chọn đề tài.......
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài................
2.1. Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến cơng tác văn thư
2.2. Các cơng trình liên quan đến cơng tác văn thư tại các đơn vị sự nghiệp công................ 4
3. Mục tiêu, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ........................... S8 tiến i
3.1. Mục tiêu nghiền cứu
3.2. Mục đích nghiên cứu...
3.3. Nhiệm vụ nghiên cứu
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................
002000... i1...
6 Ÿsaasuae 5
H11 101170100101C01.:61166/1112115%iacsaioubieili0totauddabalainautsaliitegaaitiE 5
5. Phương pháp nghiên cứu......
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài................. à0il0i4ibiibcsekist0
4x3
6.1.Ý Nhfá Khơi HỌC...
T214
2,402,220, 01Abi0, 4001.006 0600100 0á d
to ũ 6
tHỤO 0n 1, tà, 100, TỀAh. NỆT HIẾU, ụiuuyàiGuiuneailkjMbsnlBailuissssattieglauvÐ a
7. Kết cấu của lHỆN VĂN CS
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA TỎ CHỨC CÔNG TÁC VĂN
1.1. Cơ sở lý luận của tổ chức công tác văn thư............
cu M1056
sau (VỆ
1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư................................ceeteeorireo EE.errrirveorreroree §
12: hội dụng COU thc VIN ANE 2c
vác (0yis12s2a0:iaainyp000be010101164isanseisssf 9
1.1.2.1. Công tác soạn thảo và ký ban hành văn bản
1.1.2.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến gỗm ........
12
1.1.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
13
1.1.2.4. Công tác lập hỗ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ QUOTE sssscsocccsessttessssousses 14
1.1.3. Tính chất, đặc điểm của cơng tác văn thư............
22:
.............
tt 28112222227.
16
1.1.4.,Yêu cần của công tác văn thư...............c‹ccoccc
HH HH. gàng
nhHHgiu 17
1.1.5. Vị trí và ý nghĩa của cơng tác văn thư. . . . . . coi
n2 ng
ng016ee140, 19
Deis
WIPE Cate COM áo VAN VÏỮ.....‹oc(
c0 cxc0o lan U cu teas seqtarssvoddionsvisvsraroassveren’ 19
IJ0l.4-4. Ý AgÊ 0á cay bác văn thứ. . . . . . . . oi
19
1.2. Cơ sở pháp lý của cơng tác văn thư
1.3. So sánh tình hình ban hành quy chế cơng tác văn thư của Trường Đại học Luật
Thành phố Hồ Chí Minh với một số Trường Đại học cơng lập khác.......
1.3.1. Tình hình ban hành quy chế công tác văn thư của Trường Đại học Luật Thành phố
Hồ Chí Minh
nuối
1.3.2. So sánh tình hình ban hành quy chế công tác văn thư của Trường Đại học Luật Thành
phố Hồ Chí Minh với một một số Trường Đại học công lập khác...................................-- 22
Tiểu kết chương 1...................................--.c
Chương 2. THỰC TRẠNG TỎ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI
HỌC LUẬT THÀNH PHĨ HỊ CHÍ MINH...................................... N73 S1,bdoŸ 28
2.1. Sơ lược về Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh ..................................... 28
Ps Be Lees te 1h Hìthênhúc,iea.hiệu.
ai.
du nitAau14A1lã-.80044002ảiã008.0/kĂ 28
17 00 0g Di Ti vụ và quyền hạn......................i........ 0...0 sseisoo ng 29
HAM SRARHIOMUISED CHUN EE asf sasnicsqnseiderososertevenssorgnrersanc veeodpssetoccoensooesteorvocccaccvess 30
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh....32
2.2.1. Tình hình soạn thảo va ban hành văn bản ..............................
+ tt 2 122122111117...- 33
4011/90 THƯỢNG JƠN bẠH 'DaWTRÀNH
co... oaeooscttoitieisodiosdietetoenle
0ieenl
0.0. 33
2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản............................ccccciivvvEttiEEEEirvEEEEErrrvrrrrrreex 33
2.2.1.3. Công tác soạn thảo văn bản.....
2.2.1.4. Thể thức và kỹ thuật trình D0 ĐIN PỨR)UunanticnfiinoavtitReirittiieffsfDx-y1ce 37
1411001) In
Tác OGM MANN: VEN OGM sy. ((osgiAsngt01uceseefigntilitsgistilapftvaniceeidtidexes 46
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết van ban........
2.2.2.1. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn ban dé
2.2.2.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu .
2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.............................--22£ccccv++ 54
2.3. Nhận xét, đánh giá về tình hình thực hiện cơng tác văn thư tại Trường Đại học Luật
H01...
-.-..eS.......... S00 10de, seen SG
23/1: Ưu điểm của công tầo Văn thỨ (1o, lu... sietorkeeaselbliiseeseosennsdoleollftio 56
2.3.2. Hạn chế của công tác văn thư.
2.3.3. Nguyên nhân của tồn tại và hạn chế............................
sinh
tiirrrrirrrrrrie 62
2115:1: \Gi0I6'NHẨT RROGQUNH \ốn:410uc Red
2)Ä)5:2)0NGMIBARH.IHVNU-WGFE...
toc
lt:g8bE0A10.6100á0
8046 62
cát. b01á644ngioketcaLfuaiQatiaglalAsuAlMbat 63
Tiểu kết chương 2
Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUA TO CHUC CONG TAC
VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHĨ HHỊ CHÍ MINH ............ 68
3.1. Phương hướng nâng cao tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành
mì H
TT.
-ẻẰỀSỀD-——-nsee
68
3.1.1. Quan điểm tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí
Minh
3.1.2. Phương hướng nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học Luật
ITE Ante PIO EAC
VÀ lát 7 1U4.seui1s-.rrssorgigsgsbisdbeiokgÄlt
Su sraitreggiireesbrsk2rTstor 70
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu qua tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học
Dạ Ti v00
10............................................ 71
3.2.1. Hoàn thiện và ban hành quy định về công tác văn thư............................-----::c:2+2 7l
3.2.2. Đổi mới nhận thức về công tác văn thư cho đội ngũ viên chức và người lao động.... 80
3.2.3. Đẩy nhanh việc phổ biến quy định về công tác văn thư
81
3.2.4. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ......
83
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
3.2.6. Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ trong cơng tác văn thư.
Tiểu kết chương 3.......
KẾT LUẬN .............
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
MỞ ĐÀU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ từ trước đến nay, ln có vai trị rất quan trọng và cần
thiết đối với tất cả các mặt của đời sống xã hội nói chung và đối với hoạt động bộ măy
của các cơ quan, tổ chức Đảng và và các tổ chức khác trong xã hội nói riêng. Mỗi cơ
quan, đơn vị có những chức năng, nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều có chung một đặc
điểm là trong công tác hoạt động, giải quyết công việc sẽ sản sinh, phát sinh ra các loại
văn bản, giấy tờ và những văn bản, tài liệu đó có giá trị đó sẽ được lưu trữ, giữ lại là
mỉnh chứng cho quá trình hoạt động cũng như để tìm kiếm, sử dụng khi có nhu cầu
cần thiết. Đây sẽ là những tài liệu gốc, những bản chính và là minh chứng xác nhận
mọi sự vật, sự việc xảy ra, có giá trị pháp lý rất lớn cho quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức Đảng và các tổ chức khác trong xã hội. Do đó, cơng tác văn thư đương
nhiên hình thành và vận hành ngay khi các cơ quan, tỏ chức được thành lập, vì văn thư
là một bộ phận tắt yếu khơng thẻ khơng có trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin hàng ngày bằng văn
bản để giải quyết kịp thời, phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành
mọi công việc trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức. Tài liệu
lưu trữ khi đưa ra sử dụng, phục vụ rộng rãi sẽ ảnh hưởng một cách trực tiếp đến việc
điều hành, giải quyết công việc, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan, tô chức.
Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh là một cơ sở giáo dục đại học đào
tạo chuyên ngành luật trọng điểm ở khu vực phía Nam Việt Nam. Trường ln đạt
chất lượng cao trong giảng dạy và thường xuyên tạo những điều kiện tốt nhất cho tất
cả các đối tượng trong trường được nghiên cứu các cơng trình về pháp luật góp phần
phát triển đất nước, xây dựng cộng đồng và hội nhập, hợp tác quốc tế với các quốc gia
trong khu vực Châu Á và các nước trên thế giới. Trong quá trình hoạt động của
Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh đã hình thành rất lớn khối lượng tài
liệu, giấy tờ, hồ sơ phong phú về hình thức, đa dạng về nội dung và có giá trị pháp lý
giải quyết nhiều vấn đề. Khối tài liệu được hình thành này là những sản phẩm, những
vật mang tin ghỉ lại quá trình làm việc và phân ánh mọi hoạt động của nhà trường như
công tác đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học của viên chức, người lao động của nhà
trường cũng như của người học, công tác quản lý, bảo quản và khai thác hồ sơ viên
chức, người lao động, hồ sơ học viên và sinh viên, quản lý cơng tác kế hoạch tài chính,
các hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản và các lĩnh vực khác được sản sinh trong hoạt
động của nhà trường.
Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ đảm bảo việc cung cấp chính xác, đầy đủ và kịp
thời các thơng tin, góp phần nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng công việc của cơ
quan, đơn vị nhằm phòng tránh các tệ quan liêu, chậm trễ về thủ tục giấy tờ vì công tác
này bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều đơn vị, tổ chức. Ở khâu hiện
hành, người làm cơng tác văn thư hay viên chức hành chính thực hiện tốt các khâu
nghiệp vụ thì sẽ rất thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này. Với xu thế của cuộc cách
mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng
được quan tâm chú trọng. Đồng thời việc ứng dụng công nghệ tin học tiện tiến đã tác
động mạnh mẽ đến công tác quản lý và việc đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư
là cần thiết và cấp bách trong q trình đẩy mạnh cải cách hành chính ở Việt Nam.
Vì vậy, vấn đề “Tổ chức cơng tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phó Hồ
Chí Minh” được tác giả chọn làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình với mong muốn
đưa ra những nhận xét, đánh giá một cách khách quan, chính xác về thực trạng và tình
hình tổ chức cơng tác văn thư của Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, từ
đó đề xuất những giải pháp thiết thực góp phần hồn thiện tổ chức cơng tác văn thư
của Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Công tác văn thư gắn liền với các hoạt động của các cơ quan, tô chức, ảnh hưởng
trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhà nước nên đây là đề tài thu hút được sự quan tâm,
nghiên cứu và khai thác của nhiều nhà khoa học. Trong những năm gần đây, Việt Nam
đã có rất nhiều tác giả, nhiều chuyên gia thực hiện các công trình nghiên cứu về cơng
tác văn thư-lưu trữ theo nhiều chiều hướng, nhiều phương diện khác nhau. Đến nay đã
có một số cơng trình nghiên cứu khoa học liên quan đến công tác văn thư đã được
công bồ như:
2.1. Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến cơng tác văn thư
Năm 2006, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội xuất bản giáo trình “Lý luận
và phương pháp cơng tác văn thư”, của PGS.TS. Vương Đình Quyền. Tác giả đã trình
bày cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ một cách hệ thống, quy trình, phương pháp
soạn thảo một số văn bản như: kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình..., quản lý văn
bản, giải quyết văn bản đi và đến và hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành trong
cơng tác văn thư. Giáo trình cung cấp một cách đầy đủ về lý luận cũng như phương
pháp để thực hiện công tác văn thư một cách có hiệu quả, đây là một trong những tài
liệu lý luận quan trọng để tác giả luận văn nghiên cứu viết đề tài luận văn này.
Cuốn sách “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”, Nhà xuất bản Văn hóa Thơng tin, năm
2009 của tác giả Hoàng Lê Minh.
Đây được xem như một trong những giáo trình
hướng dẫn các bước nghiệp vụ cơ bản về cơng tác văn thư, lưu trữ vì mang tính hướng
dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ khá chỉ tiết cho độc giả và những người đang
trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị.
Cơng trình nghiên cứu tiếp theo là cuốn sách thuộc dạng cảm nang “Hỏi đáp về
công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức”, do Nhà xuất bản
Chính trị Quốc gia phát hành năm 2014 với đồng chủ biên là Nguyễn Thị Hà, Nguyễn
'Văn Hậu. Nội dung cuốn sách này gồm những câu giải đáp các vướng mắc thường gặp
về công tác văn thư, cũng như công tác lập hồ sơ lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức,
cung cấp cho độc giả tìm hiểu những kiến thức nhằm giải quyết các công việc thường
gặp trong công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên do được viết dưới dạng cảm nang mang
tính hỏi, đáp nên chỉ mới tập trung vào các khía cạnh thường gặp trong việc thực hiện
cơng tác văn thư.
Ngoài ra, một số bài báo, bài viết có liên quan đến các khâu nghiệp vụ của cơng
tác văn thư như: “Con đấu chức vụ quyền hạn của một số người có thẩm quyên: Một
số vấn đề cùng thảo luận” của tác giả NCS. Đỗ Văn Học, TS. Lê Văn In, năm 2012,
Tap chi Van thư Lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr.I-tr.6; “Cẩn thống nhất quy định hướng
dẫn thể thức văn bản” của tác giả NCS. Đỗ Văn Học, Mai Thanh Xuân, năm 2014,
Tap chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 4), tr.32-tr.34; “Tăng cường khả năng đáp ứng
thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, 16
chức” của PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy (2014), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (Số
2), .17,. 26
i
Bên cạnh một số cơng trình nêu trên cịn có một số tác giả và chuyên gia đầu
ngành về văn thư, lưu trữ đã có những bài viết, bài báo cùng những cơng trình nghiên
_ cứu về công tác văn thư, công tác văn phịng được viết thành sách như: “Giáo trình
Quản trị văn phịng” của nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học,
Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ
Chí Minh,
xuất bản năm 2015; “Văn bản và tài liệu văn thư - nguôn bồ sung cho
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” của CVCC.TS. Phan Đình Nham và PGS.TSKH.
Bùi Loan Thùy, do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh xuất bản
nam 2015,...
2.2. Các cơng trình liên quan đến công tác văn thư tại các đơn vị sự nghiệp
cơng
Nghiên cứu về cơng tác văn thư cịn có một số luận văn thạc sĩ liên quan đến
cơng tác văn thư, lưu trữ trong trường học của một số tác giả như: “Giải pháp nâng
cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường Cao đẳng cơng lập thuộc
thành phố Hồ Chí Minh” của Nguyễn Phương Bình, (2016); “Cơng tác lập hỗ sơ cơng
việc tại Trường cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh - Thực trạng và giải
pháp” của Hoàng Thiên Phong, (2019).
Qua các cơng trình khoa học nêu trên, có thể thấy rằng về nội dung nghiên cứu
có đề cập trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến những giải pháp để nâng cao, hồn thiện
chất lượng của cơng tác văn thư ở những mức độ, những phạm vi nghiên cứu khác
nhau. Những nguồn tài liệu tham khảo quý báu trên được tác giả luận văn sử dụng để
viết phần lý thuyết cho đề tài. Đề tài “Tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học
Luật Thành phố Hồ Chí Minh” cho đến nay chưa được nghiên cứu. Bằng những kiến
thức đã được học trong chương trình đào tạo thạc sĩ Lưu trữ học tại Trường Đại học
Khoa học, xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh và tiến hành thực hiện khảo
sát thực trạng, tác giả luận văn đánh giá việc tỏ chức công tác văn thư của Trường Đại
học Luật Thành phó Hồ Chí Minh trong thời gian trước đây và đưa ra những đề xuất,
những giải pháp cụ thể để công việc tổ chức công tác văn thư của Trường được tốt
hơn, hiện đại hơn.
3. Mục tiêu, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành
phố Hồ Chí Minh trong những năm gần đây. Mục tiêu nghiên cứu là phần quan trọng
thể hiện điều mà tác giả hướng tới khi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học của mình
từ đó xây dựng phương pháp nghiên cứu cho phù hợp.
3.2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở đánh giá thực trạng cơng tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành
phố Hồ Chí Minh từ năm 2016 đến nay đẻ đề xuất giải pháp về tổ chức công tác văn
a
của nhà trường một cách khoa học nhằm giúp lãnh đạo và các phịng, ban trực
thuộc Trường cũng như tồn thể viên chức và người lao động giải quyết cơng việc
được nhanh chóng, hiệu quả.
3.3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau để đạt được mục tiêu, mục đích nghiên cứu:
~ Làm rõ một số vấn đề mang tính lý luận về công tác văn thư.
- Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư hiện hành tại Trường Đại học
Luật Thành phố Hồ Chí Minh. Từ đó xác định những điểm mạnh, điểm yếu và tìm ra
những nguyên nhân của những điểm hạn chế.
- Đưa ra giải pháp đảm bảo tính khả thi, khả năng áp dụng và hiệu quả nhằm
nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học
Luật Thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian tới.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là việc tổ chức, quản lý công tác văn thư hiện
hành tại Trường Đại học Luật Thành phó Hồ Chí Minh.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian: Hoạt động công tác văn thư từ năm 2016 cho đến nay (2021).
- Về địa điểm: Tại trụ sở của Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận:
- Phuong pháp luận theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa
duy vật lịch sử để nhìn nhận sự việc, phân tích, đánh giá các vấn đề, các khía cạnh có
liên quan đến cơng tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phó Hồ Chí Minh. Từ
đó, xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức công
tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh sẽ được đánh giá một
cách khách quan với lịch sử phát triển, hoạt động quản lý công tác của Trường. Trên
cơ sở này thực hiện các phân tích và tổng hợp dữ liệu thu thập một cách chính xác, rõ
ràng và khách quan.
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên
cứu viết luận văn là:
`.. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu nội dung các văn bản quy phạm
pháp luật của Nhà nước và văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật
của các cơ quan có thẩm quyền, các quy chế về cơng tác văn thư để có cơ sở nhận xét
đánh giá và tham chiếu q trình tổ chức cơng tác văn thư trong thực tế của Trường
Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh. Ngồi ra, nghiên cứu nội dung và thể thức của
100 văn bản đã ban hành tại Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh.
- Phương pháp quan sát: Được thực hiện nhằm quan sát toàn bộ quá trình hoạt
động cơng tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh trong suốt
thời gian nghiên cứu.
3
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Trên cơ sở các nguồn thơng tin và q trình
quan sát thực tế tác giả tiến hành phân tích và tổng hợp các số liệu thống kê (khảo sát
100 van ban) dé đưa ra các nhận xét, đánh giá những kết quả đạt được, những tồn tại
hạn chế và rút ra được nguyên nhân của những tồn tại hạn chế trong công tác văn thư
tại Trường Đại học Luật Thành phó Hồ Chí Minh.
- Phương pháp phỏng vấn sâu: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp năm đối tượng liên
quan đến tổ chức công tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh
(Trưởng Phịng Hành chính - Tổng hợp, chuyên viên Phòng Nghiên cứu khoa học và
Hợp tác quốc tế, trợ lý Khoa Dân sự, chun viên phịng Cơng tác sinh viên, chuyên
viên Phòng Đào tạo Sau đại học). Kết quả phỏng vấn sâu thu được nhằm có thêm dữ
liệu để nhận xét đánh giá về ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư tại Trường Đại
học Luật Thành phó Hồ Chí Minh.
6.Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
6.1. Ý nghĩa khoa học
Kết quả nghiên cứu của luận văn nhằm khẳng định tầm quan trọng không thể
thiếu của công tác văn thư trong hoạt động của mọi cơ quan, đơn vị nói chung và
Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Kết quả nghiên cứu cũng làm
sáng tỏ vị trí, vai trị, ý nghĩa của việc tổ chức công tác văn thư trong việc quản lý, chỉ
đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, trong đó có Trường Đại học Luật Thành
phố Hồ Chí Minh.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Luận văn đánh giá thực trạng công việc đang được thực hiện của công tác văn
thư tại Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, qua đó đưa ra những kiến nghị,
đề xuất giải pháp nhằm điều chỉnh những việc chưa phù hợp và nâng cao tổ chức công
tác văn thư tại đây. Kết quả nghiên cứu giúp lãnh đạo Nhà trường có cái nhìn rõ nét
hơn về cơng tác văn thư và có kế hoạch đầu tư trang thiết bị tốt hơn cho văn thư cơ
quan Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh.
Kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo bổ ích đối với viên chức, người lao
động Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, giúp họ nhận thức rõ hơn về vị
trí, vai trị của cơng tác văn thư trong hoạt động quản lý của nhà trường.
7. Kết cấu của luận văn
Kết cấu luận văn ngoài các phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,
phần phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư tại Trường Đại
học Luật Thành phố Hồ Chí Minh.
Nội dung chủ yếu của Chương 1 đề cập đến cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của
công tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phó Hồ Chí Minh.
Chương 2. Thực trạng tổ chức cơng tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành
phố Hồ Chí Minh.
Nội dung chương 2 tập trung vào phân tích, nhận xét, đánh giá kết quả khảo sát
các văn bản của Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức cơng tác văn thư tại
Trường Đại học Luật Thành phó Hồ Chí Minh.
Nội dung chương 3 trình bày sáu giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức
công tác văn thư tại Trường Đại học Luật Thành phó Hồ Chí Minh.
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA
TO CHUC CONG TAC VAN THU’
1.1. Cơ sở lý luận của tổ chức công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm tỗ chức công tác văn thư
* Khái niệm công tác văn thư: Từ những năm 90 của thế kỷ XX cho đến nay có
rất nhiều cách hiểu khác nhau về cơng tác văn thư thể hiện qua một số văn bản sau:
Theo công văn ban hành ngày 01 tháng 3 năm 1991 của Cục lưu trữ Nhà nước số
55-CV/TCCB về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch Hội
đồng Bộ trưởng: “Cơng (ác văn thư là tồn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn
bản, quá trình quản lý và phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích
chính của cơng tác văn thư là đảm bảo thơng tin cho q trình quản lý. Những tài liệu
văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của văn thư là
phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả
[9].
Có tài liệu định nghĩa “Công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn
thư; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -
xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang
nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Công tác văn thư quy định tại Nghị
định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và
tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý
và sử dụng con dấu trong cơng tác văn thư. ”[5, tr.1]
Trong giáo trình Lý luận và Phương pháp công tác văn thư của PGS.TS Vương
Đình Quyền định nghĩa như sau: “Cơng ¿ác văn thư là khái niệm dùng để chỉ tồn bộ
cơng việc liên quan đén soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn
bản, lập hô sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức”[20, tr.§].
Tại Chương I, Điều 1 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về cơng tác văn thư, quy định: “Cơng tác văn thư bao gôm các công việc về
soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác van thu” [8, tr.1].
Như vậy, có thể xem cơng tác văn thư là những hoạt động thông tin bằng văn bản
nhằm truyền tải, chỉ đạo, lãnh đạo các chủ trương, chính sách phục vụ cho cơng tác
quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức; là toàn bộ các hoạt động về công tác văn
thư từ khâu soạn thảo văn bản, hồn chỉnh, đóng dấu, vào số và ban hành văn bản, tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Các văn bản, giấy tờ trong quá trình hình thành của công tác văn thư là phương tiện
chứa đựng, tuyén đạt, phổ biến, chỉ đạo chủ yếu cho hoạt động của cơ quan, tổ chức
đạt hiệu quả. Công tác văn thư là một trong những hoạt động liên tục, thường xuyên
trong tất cả các cơ quan, tổ chức và góp phần nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và
hiệu quả công việc cho các cấp lãnh đạo, quản lý.
* Thuật ngữ tổ chức là gì? Tổ chức cơng tác văn thư là gì?
Thuật ngữ tổ chức có nhiều cách tiếp cận: tiếp cận dưới góc độ là một động từ
theo giáo trình quản trị văn phịng: “là ¿go dựng một mơi trường nội bộ thuận lợi dé
hồn thành mục tiêu; thiết kế cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyên cho các bộ phận,
cá nhân; tạo nên sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức” [15, tr.5]. Tiếp
cận dưới góc độ là một danh từ theo từ điền tiếng Việt thông dụng: “ếập hợp người
được tổ chức theo cơ cấu nhất định để hoạt động vì lợi ích chung (t6 chức thanh niên,
tổ chức cơng đồn). Tổ chức chính trị - xã hội với cơ cầu và kỷ luật chặt chẽ (có ý thức
tổ chức, theo sự phân công của tổ chức, được tổ chức tín nhiệm)” [29, tr.197].
Theo quan điểm của tác giả thuật ngữ tổ chức công tác văn thư được tiếp cận
dưới góc độ nghĩa của động từ là một hoạt động bao gồm tổ chức một môi trường quản
lý, chỉ đạo, kiểm tra, rà sốt, sửa đổi cơng tác văn thư nhằm sắp xếp và bố trí các cơng
việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực để đóng góp một cách tích cực và có
hiệu quả vào mục tiêu chung của cơ quan.
1.1.2. Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư gồm những nội dung cơng việc chính sau đây:
a. Soạn thảo và ban hành văn bản
Dé ban hành, phát hành một văn bản thường phải trải qua quá trình soạn thảo
gồm những việc như sau:
-
Dy thao vin ban
-
Duyét van ban
-_ Đánh máy, sao in văn bản
- Ky văn bản dé ban hành
b. Quản lý và giải quyết văn bản gồm:
- Tiép nhận văn bản, đăng ký vào sổ và chuyển giao văn bản đến.
- Vao sé va chuyén giao van ban di.
- Giai quyét vin ban di, van ban dén,
- Theo déi qua trinh giai quyét van ban di, dén.
e. Quản lý và sử dụng các loại con dấu
d. Lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu, hồ sơ đã giải quyết vào lưu trữ cơ
quan.
Trong thời đại điện tử ngày nay, công tác văn thư đã bổ sung thêm các bước sau:
lấy số văn bản, quét scan văn bản và phát hành văn bản qua thư điện tử hoặc phần
mềm văn phịng, điều đó giúp cơng tác văn thư tiết kiệm được giấy, mực, thời gian và
nhân sự đi phát công văn.
1.1.2.1. Công tác soạn thảo và ký ban hành văn bản
Soạn thảo, ban hành văn bản là một mảng công việc khơng thể thiếu và có vị trí
đặc biệt quan trọng trong các cơ quan, tổ chức. Trong mỗi cơ quan, tổ chức muốn hoạt
động soạn thảo, ban hành văn bản một cách khoa học, hiệu quả, có nềnếp thì cần trang
bị đầy đủ các điều kiện, phương tiện hiện đại cho guồng máy thì tất yếu cơng việc sẽ
chạy đều, quản lý hành chính sẽ thơng suốt. Cịn ngược lại, sẽ là một rào cản rất lớn
đến hiệu quả, năng suất cơng việc của cơ quan, tổ chức đó.
Nội dung của công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính được quy định tại
Chương II của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng
tác văn thư, trong đó nội dung văn bản và quy trình soạn thảo văn bản qui định chỉ tiết
tại Phụ lục 1 của luận văn này.
Khi soạn thảo bắt kỳ văn bản hành chính nào, người soạn thảo cũng phải dựa vào
đường lối, chính sách của Đảng và căn cứ vào pháp luật của Nhà nước mới có thể soạn
thảo và ban hành những văn bản phù hợp với đường lối, chủ trương của Đảng, chính
sách và pháp luật của nhà nước, đồng thời phục vụ tốt cho việc thực hiện các nhiệm vụ
10
chính trị của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, muốn nội dung văn bản hành chính có
chất lượng thì người soạn thảo phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hóa thì
mới có thể đáp ứng được các nguyện vọng, phù hợp với các lợi ích chính đáng của mọi
đối tượng, tránh được những thiếu sót khơng đáng có trong q trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
Để bảo đảm thực hiện được các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, khi
soạn thảo, ban hành văn bản hành chính phải có tính mục đích, phải hướng tới giải
quyết những cơng việc cụ thể có lợi cho tồn cơ quan, đơn vị, phù hợp với lợi ích của
xã hội. Vì cơ quan, tơ chức trong suốt quá trình hoạt động của mình văn bản vừa là
phương tiện vừa là công cụ để đạt được kết quả của các nhà quản lý, đồng thời là sản
phẩm của quá trình hoạt động. Khi soạn thảo, ban hành văn bản cần phải thực hiện
được các yêu cầu cơ bản gồm tính khoa học, tính trang trọng, lịch sự, tính chính xác,
rõ ràng, ngắn gọn, tính phổ thơng đại chúng, dễ hiểu, và nội dung văn bản mới soạn
thảo, ban hành không trái với các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn,
chỉ đạo của cơ quan cấp trên. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng căn dặn “phải viết phù
hợp trình độ của người xem, viết rõ ràng, gọn gàng; chớ ham dùng chữ, những chữ mà
khơng biết rõ thì chớ đàng,”[16]
Nhìn chung, trong các lĩnh vực hoạt động hành chính thì đối tượng thi hành văn
bản thường là nhiều thành phần, nhiều người, nhiều tầng lớp, nhiều địa phương; những
đối tượng thi hành văn bản này thường cũng có những trình độ cao thấp khác nhau. Vì
vậy muốn được tất cả các đối tượng khác nhau đó tiếp cận văn bản thì văn bản phải sử
dụng những ngôn ngữ đơn giản, không cầu kỳ, phải dễ đọc, dễ hiểu và các từ ngữ sử
dụng phải được hiểu như nhau, các cách dùng từ, cách diễn đạt phải mang tính phổ
thơng đại chúng. Để tính phổ thơng đại chúng có trong văn bản được thể hiện rõ thì
nội dung văn bản cần phải được cụ thể hóa, ngơn ngữ của văn bản diễn đạt phải có tính
phổ thơng, phải tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận văn bản phải có cách hiểu theo
một nghĩa duy nhất. Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo
chỉ nên sử dụng những từ ngữ chuyên môn khi thật cần thiết, không nên sử dụng
những từ ngữ chuyên ngành, những từ ngữ địa phương..., và đặc biệt nếu muốn sử
dụng thì phải có sự giải thích rõ ràng.
11
Quy trình soạn thảo văn bản thơng thường cần qua các bước cơng việc cụ thể
sau:
1. Xác định mục đích ban hành văn bản;
2. Xác định tên loại văn bản;
3. Thu thập và xử lý thông tin;
4. Xây dựng đề cương, viết bản thảo;
5. Duyệt bản thảo; sửa bản thảo văn bản; ký văn bản và đăng ký, đóng dấu
phát hành văn bản đi.
1.1.2.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến gồm
- Tiép nhận, đăng ký vào sổ công văn và chuyền giao văn bản đến:
e Tiếp nhận văn bản
e Phân loại sơ bộ văn bản
¢ Boc bi van ban
s Đóng dấu đến lên văn bản đến, vào số ghi số và ngày đến của văn bản đến
¢ Dang ký văn bản vào sổ cơng văn đến
© Trình lãnh đạo cơ quan, văn phịng (hoặc Phịng Hành chính)
e Chuyển giao văn bản
«Theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Vào số và chuyển giao văn bản đi:
® Kiểm tra các thể thức, trích yếu nội dung và kỹ thuật trình bày văn bản đi
e Đăng ký văn bản vào số đi (theo từng loại tên văn bản, nếu cơ quan ban
hành số lượng lớn), ghi số và ngày tháng năm đóng dấu (hiệu lực của văn bản)
® Lưu văn bản đi
© Giri văn bản đi
© Theo ddi việc chuyển giao văn bản đi
~ Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đi, văn bản đến
e_ Giải quyết văn bản đi, văn bản đến phải theo đúng trình tự, quy trình và
thời hạn giải quyết quy định của cơ quan
© Theo dõi việc chuyển giao văn bản đi, đến
12
Các
cơng
tác nêu
trên được
quy
định
tại Chương
III của Nghị
định
số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Nội dung quản lý
văn bản thẻ hiện trong Phụ lục 2 của luận văn.
1.1.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
~_ Trong một cơ quan thường có 2 loại dấu: là con dấu pháp lý (dấu hình trịn, sử
is mực màu đỏ) và con dau khơng mang tính pháp lý. Riêng các cơ sở giáo dục đại
học thì có hai con dấu pháp lý gồm con dấu ướt (dấu hình trịn, sử dụng mực màu đỏ)
để đóng lên văn bản, văn bằng, chứng chỉ và con dấu khô (dấu nổi, không dùng mực)
chỉ đóng trên văn bằng, chứng chỉ.
© Con dấu pháp lý: Là con dấu được cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo
luật định khắc và cấp cho cơ quan, đơn vị để sử dụng và đóng vào văn bản, và là thành
phần thể thức khơng thể thiếu được, nó thẻ hiện giá trị pháp lý của văn bản, thể hiện vị
trí của cơ quan ban hành ra văn bản.
e Con dấu khơng mang tính pháp lý: Là các loại con dấu dùng trong việc
quản lý văn bản, giấy tờ hay công việc nội bộ của cơ quan, bao gồm dấu chức danh,
dấu mức độ khẩn, mật ....
-_ Nguyên tắc của việc quản lý và sử dụng con dấu pháp lý là phải: “Tuân thủ
Hiến pháp, pháp luật. Bảo đảm cơng khai, mình bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ
quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu. Việc đăng ký, quản lý con dấu
và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định tại Nghị định
này. Con dấu quy định trong Nghị định này là hình trịn; mực dấu màu đỏ.”[1, tr.3]
-_ Phương pháp bảo quản con dấu: Phải có giá, kệ hoặc hộp để dấu, sau khi sử
dụng xong phải treo dấu lên giá hoặc cất vào hộp. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải
được giữ gìn sạch sẽ, cẩn thận trong tủ có khóa chắc chắn, không để dấu do hoặc làm
bẩn con dấu, không được làm móp mép, trầy xước con dấu.
-_
Trong Chương V của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về cơng tác văn thư có quy định về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa
bí mật trong cơng tác văn thư như sau:
© Vé quan ly con dau va thiét bị lưu khóa bí mật:
Theo khoản 2 Điều 32 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về cơng tác văn thư thì “Văn thư cơ quan có trách nhiệm: Bảo quản an
13
tồn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ
quan, tổ chức; chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho
người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyên. Việc bàn giao con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản; phải trực
tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản;
chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có
thẩm quyén và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện” [§, tr.L7].
Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí
mật.
© Vé sir dung con dau, thiết bị lưu khóa bí mật:
+ “Sứ dụng con dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định; khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng
phải trùm lên khoảng 1⁄3 chữ ký về phía bên trái; các văn bản ban hành kèm
theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đâu, tràm một phân
tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục; việc đóng dấu treo, dấu giáp lai,
đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định;
dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phân các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản” [8,
tr.17]
+ “Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan,
tổ chức được sử dụng dé ký số các văn bản điện tử do cơ quan,
tổ chức ban
hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn ban điện tử” [§, tr.18]
1.1.2.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác
văn thư, những từ ngữ dưới đây được hiểu thống nhất như sau[8, tr.2]:
-_
“Danh mục hơ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập
trong năm của cơ quan, tổ chức.
-
“Hé so” la tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một van dé,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, tô chức, cá nhân.
14
-_ “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
-_
“Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với
chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành
văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hỗ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan trên mơi trường mạng.
Có các loại hồ sơ trong một cơ quan, tổ chức như sau:
-_ Hồ sơ nguyên tắc: là tập hợp các loại văn bản quy phạm pháp luật được hợp
thành một tập văn bản quy định về từng loại công việc, nghiệp vụ nhất định, dùng để
tra cứu và để làm căn cứ pháp lý khi giải để quyết công việc hàng ngày.
- Hồ sơ chuyên ngành: “Hô sơ chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo duc là
một tập tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung” [2, tr.2].
- Hồ sơ cơng việc hay cịn gọi là hồ sơ hiện hành: là tập các văn bản, tài liệu có
liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, quá trình diễn biến sự việc hoặc có
cùng loại đặc trưng với nhau như: tác giả, tên loại, thời gian ban hành... căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, tổ chức trong quá trình giải quyết các vụ việc,
các cơng việc đã hình thành hồ sơ.
- Hồ sơ nhân sự: là một tập hợp giấy tờ có liên quan với nhau về một cá nhân cụ
thể, quá trình cụ thể như hồ sơ đảng viên, hồ sơ viên chức, hồ sơ học viên, sinh viên ....
- Một số loại hồ sơ công việc khác như: hồ sơ đang giải quyết, hồ sơ trình
duyệt, v.v..
Lập hồ sơ hiện hành: Là quá trình tập hợp tắt cả các văn bản, công văn, giấy tờ,
tài liệu, sắp xép một cách đầy đủ, có hệ thống và khoa học được hình thành trong q
trình giải quyết cơng việc, theo dõi công việc được lập thành hồ sơ theo các nguyên tắc
và phương pháp nhất định. Người trực tiếp giải quyết công việc phải thực hiện việc lập
hồ sơ hiện hành để giải quyết công việc được phân công đảm nhiệm, đây là một công
việc thiết yếu làm thông tin giải quyết công việc hiện tại và quản lý, lưu giữ cũng như
tra tìm tài liệu về sau này được nhanh chóng. Làm tốt cơng tác tại khâu lập hồ sơ hiện
hành này sẽ đảm bảo được các loại văn bản, hồ sơ, tài liệu được thu thập sẽ phản ánh
15
đúng công việc đang giải quyết, làm cho chất lượng hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ sẽ
đạt yêu cầu chất lượng hồ sơ tốt.
Vì vậy, bất kỳ người viên chức, người lao động nào khi được phân công, bố trí
phụ trách, đảm nhiệm cơng việc theo dõi, giải quyết vụ việc trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức cũng đều phải lập thành hồ sơ công việc do bản thân phụ
trách. Đồng thời, theo quy định của Nhà nước sau khi kết thúc công việc và hết thời
gian quy định đều phải có trách nhiệm nộp toàn bộ hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tại
Chương IV của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng
tác văn thư quy định các nội dung trên (tham khảo tại Phụ lục 3).
Tóm lại, qua các nội dung trình bày bên trên, có thể nhận thấy nội dung của công
tác văn thư trong một trường đại học gồm các công đoạn: Xây dựng soạn thảo và ban
hành văn bản (dự thảo soạn thảo văn bản; trình duyệt; trình ký; ban hành văn bản); tổ
chức quản lý văn bản (tổ chức quản lý văn bản đến; tổ chức quản lý văn bản đi; tổ
chức quản lý và sử dụng, bảo quản con dấu (quản lý và sử dụng, bảo quản con dấu;
nguyên tắc và quy trình đóng dấu); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của trường.
1.1.3. Tính chất, đặc điểm của cơng tác văn thư
Trong giáo trình Lý luận và Phương pháp cơng tác văn thư của tác giả PGS.TS
Vương Đình Quyền cho thấy cơng tác văn thư có những tính chất và đặc điểm sau
đây[20, tr.9-10]:
-_ Công tác văn thư mang tínhchất nghiệp vụ, kỹ thuật. Dé lam tốt cơng tác này,
đòi hỏi văn thư cơ quan phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các
khâu nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hô sơ.... bằng
phương pháp truyền thông và ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
-_ Cơng tác văn thư mang tính chính trị cao. Những nội dung của cơng tác văn
thư đều sẽ phục vụ cho các hoạt động quan lý, nghĩa là phục vụ cho việc ban
hành ra các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch cơng tác và tổ chức,
điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước nói chung và
của từng cơ quan, tổ chức nói riêng.
-_ Cơng tác văn thư sẽ liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ
chức. Hầu hết các cán bộ, viên chức hàng ngày trong cơng việc của mình, hoặc ít
hoặc nhiều đều sẽ làm những việc có liên quan đến cơng văn, giấy tờ, tức là đã
16
làm một phần việc của cơng tác văn thư. Ví dụ: Ở cơ quan hàng ngày các chuyên
viên, thư ký giúp việc soạn thảo, giải quyết văn bản, Lãnh đạo phải duyệt và ký
các văn bản; còn các nhân viên văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp
nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ công văn đi, công văn đến, theo dõi việc giải
quyết văn bản...
Chính vì vậy trong một cơ quan, tổ chức hễ người nào làm một
trong những cơng việc nói trên đều là làm cơng tác văn thư (hoặc cơng tác cơng
văn, giấy tờ). Có thể gọi những người này là nhân viên, viên chức làm công tác
công văn, giấy tờ.
Hiện nay thuật ngữ “văn thư cơ quan” được quy định trong Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư , được dùng phổ
biến và rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức là cụm từ dùng để chỉ nhân sự, viên chức
chuyên môn làm một số việc trong công tác văn thư như soạn thảo các văn bản liên
quan đến quy định, hướng dẫn công tác văn thư; được phân công hướng dẫn, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện các khâu nghiệp vụ văn thư trong cơ quan, tổ chức; tiếp nhận ,
đăng ký, phát hành văn bản đến; đăng ký, phát hành công văn đi; quản lý số công văn
và cơ sở dữ liệu đăng ký; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức... Hầu như
các cơ quan, tổ chức nào cũng sẽ có ít nhất một hoặc một số người được bố trí làm
những cơng việc hành chính liên quan đến cơng văn, giấy tờ và các khâu nghiệp vụ
này. Họ thuộc biên chế cơ quan (cơng chức chun ngành văn thư) hoặc có vị trí việc
làm với chức danh nghề nghiệp viên chức văn thư
-. Công tác văn thư là một khâu trọng yếu của các cơ quan, đơn vị không phải là
một ngành hay một lĩnh vực hoạt động độc lập hay riêng lẻ của các cơ quan hay bất kỳ
tổ chức nào mà nó là những cơng việc chỉ tiết, cụ thể, rõ ràng được quy định trong các
văn bản nhà nước liên quan đến các văn bản, các khâu nghiệp vụ văn thư và được gắn
liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức.
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư để thực hiện tốt thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Dam bao chính xác, nhanh chóng kịp thời. Đây là một yêu cầu quan trọng nhất
đối với công tác văn thư, để có thể cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý, điều
hành một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời trước hết phải xem xét độ quan trọng
của văn bản và chuyển văn bản đi xử lý đến đúng người, đúng việc, đúng bộ phận chịu
17
trách nhiệm giải quyết cho nhanh chóng, kịp thời khơng để chậm trễ hay bỏ sót việc.
Tắt cả các việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải được giải quyết một cách
nhanh chóng kịp thời. Việc giải quyết văn bản, giấy tờ nếu chậm trễ công việc sẽ ùn
tắc và làm giảm tầm quan trọng của những sự việc, sự vụ được nêu ra trong văn bản
hoặc có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng do đó phải quy định rõ thời gian giải quyết
công việc và nên đơn giản các thủ tục giải quyết văn bản, giấy tờ.
- Dam bao tính chính xác cao. Đây là một u cầu bắt buộc có trong cơng tác
văn thư, để thực hiện yêu cầu này thì nội dung văn bản cần phải tuyệt đối chính xác về
mặt pháp lý, minh chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hồn tồn chính xác, số
liệu phải đầy đủ và đúng, chứng cứ rõ ràng cụ thể cũng như tính chính xác về các thể
thức và tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định, các khâu nghiệp vụ, chuyển giao văn bản,
đăng ký văn bản và thực hiện đúng các quy định của Nhà nước ban hành về công tác
văn thư.
~ Đảm bảo giữ gìn bí mật. Đây là một u cầu rất nghiêm ngặt và tất yếu đối với
công tác văn thư mang tính chính trị. Văn bản mật có nhiều mức độ, nhiều phạm vi
mật khác nhau vì vậy khơng được đẻ lộ thơng tin, phải giữ gìn bí mật của văn bản. Tắt
cả những người làm việc có liên quan đến văn bản, giấy tờ mật cần phải có ý thức cao
trong việc bảo mật thông tin và phải thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, của
Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như trong việc sử dụng mạng máy tính, cách bố
trí phịng làm việc, và điều đặc biệt quan trọng là lựa chọn nhân viên văn thư cơ quan
đúng chuẩn, kín tiếng...
- Hién đại hóa cơng tác văn thư. u cầu hiện đại hóa việc sử dụng các phương
tiện thông tin kỹ thuật vào q trình giải quyết cơngviệc đã trở thành xu thế hiện nay
của tất cả các cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung
và của mỗi cơ quan nói riêng cho năng suất cũng như đạt chất lượng cao. Ngày nay,
việc hiện đại hóa cơng tác văn thư đang trở thành một xu thế tất yếu, một nhu cầu vô
cùng cấp bách của mỗi cơ quan, tổ chức, việc trang bị cũng như sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật của văn phòng hiện đại là rất cần thiết, nhưng phải tiến hành từng
bước và phải theo một lộ trình phù hợp với trình độ khoa học cơng nghệ của các cơ
quan, tổ chức. Để thực hiện việc hiện đại hóa cho cơng tác văn thư cần tránh những tư
tưởng cổ hủ, không chịu học hỏi, không chịu thay đổi, không chịu áp dụng các trang
18
thiết bị, các phương tiện hiện đại mà phải triển khai các ứng dụng, các giải pháp công
nghệ tiên tiến liên quan đến việc nâng cao chất lượng công việc và thành quả của cơng
tác văn thư.
1.1.5. Vị trí và ý nghĩa của cơng tác văn thư
1.1.5.1. Vị trí của công tác văn thư
Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì cơng tác văn thư là một bộ phận quan
trọng và khơng thể thiếu được trong q trình hoạt động quản lý của bộ máy. Trong
hoạt động hàng ngày muốn thực hiện tốt mọi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức thì tất cả đều phải sử dụng văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu để phổ biến các chủ
trương, chính sách đến người dân, thực hiện báo cáo với lãnh đạo cấp trên hoặc liên
hệ, trao đổi, phối hợp giải quyết công việc, ghỉ lại những sự vụ, sự việc đã và đang xảy
ra. Công tác văn thư giữ vị trí trọng yếu trong mỗi cơ quan, tổ chức vì nó có chức năng
quản lý, tổng hợp thông tin, lưu giữ thông tin phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý điều hành công việc cơ quan.
1.1.5.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Trong cơng tác quản lý Nhà nước nói chung và quản lý cơ quan, tổ chức nói
riêng việc cung cấp thơng tin phục vụ địi hỏi phải thật nhanh chóng, chính xác, trung
thực và phải được cung cấp một cách đầy đủ. Tổ chức triển khai tốt công tác văn thư là
bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thơng tin phục vụ cần thiết cho
nhiệm vụ quản
lý Nhà
nước
của mỗi
cơ quan,
đơn
vị, tổ chức,
góp phần
nâng
cao hiệu suất, chất lượng công việc của các cơ quan, đơn vị, tổ chức và phịng chống
nạn quan liêu giấy tờ. Chính vì vậy cho nên, thơng tin kịp thời, chính xác và đầy đủ,
thì hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức sẽ đạt hiệu quả, bởi vì tất cả các thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ rất nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn từ văn
thư là nguồn thơng tin có nhiều giá trị, mà lại chính xác nhất, chủ yếu là các nguồn
thơng tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng thông tin mang nhiều giá trị,
được truyền đạt, phổ biến và là thơng tin mang tính pháp lý cao.
Cơng tác văn thư bao gồm rất nhiều công việc, nhiều công đoạn, nhiều biện pháp
nghiệp vụ và liên quan đến rất nhiều người, nhiều đơn vị, nhiều bộ phận. Vì vậy tỏ
chức tốt công tác văn thư sẽ:
19
