MỤC LỤC


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1

BHXH

Bảo hiểm xã hội

2

BHYT

Bảo hiểm y tế

3

CBCNV - NLĐ

Cán bộ công nhân viên – Người

lao động


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
đều có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó các nghiệp vụ trong công tác văn phòng có những bước phát
triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không
thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào . Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên
môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng vừa có trình độ quản lý tại các cơ
quan còn rất thiếu. Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực của Nhà trường.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo công tác hành chính trong đó
đào tạo công tác trong hoạt động văn phòng. Với phương châm gắn liền giữa lý
luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm
cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức
mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Vì vậy, Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra kế
hoạch thực tập ngành Quản trị văn phòng cho sinh viên. Chuyến đi thực tập này sẽ
giúp cho mỗi sinh viên có cái nhìn toàn diện hơn về công việc của mình, làm quen
và vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học vào thực tế công việc trong cơ quan,
tổ chức. Đồng thời, đây cũng là dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp kiến thức, rèn
luyện phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị, từ đó đúc rút kinh nghiệm làm việc,
giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Là một sinh viên của khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội sau khi được học tập, rèn luyện và được trang bị các kiến thức chuyên môn

nghiệp vụ, sinh viên đã có những kĩ năng chuyên môn nhất định. Nhưng “học đi
đôi với hành” kiến thức lý thuyết được học trên lớp phải được áp dụng vào công
việc cụ thể. Được sự tiếp nhận và giúp đỡ của lãnh đạo Công ty Cổ phần Lưu trữ
Việt Nam, tôi đã được cử đến thực tập tại văn phòng công ty từ ngày 04/01/2016
đến ngày 11/3/2016. Tại đây, tôi đã được khảo sát toàn bộ văn phòng của Công ty
và các công tác hành chính của văn phòng như: công tác về tổ chức và điều hành
văn phòng, tổ chức công tác văn thư, tổ chức công tác lưu trữ, công tác tổ chức sử
dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan và hoạt động của văn phòng. Trong
đó, tôi đã tìm hiểu sâu hơn về công tác văn thư của cơ quan.
3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Để hoàn thiện bài báo cáo tôi đã tham khảo các bài báo cáo của khóa trước,
bài tiểu luận về quản trị văn phòng, các văn bản có liên quan đến quản trị văn
phòng. Công tác văn thư là một đề tài mà đã có nhiều nghiên cứu, được thể hiện
qua các bài báo, trên tạp chí hay các tạp chí nghiệp vụ văn phòng. Bài báo cáo sử
dụng một số phương pháp nghiên cứu như: phương pháp quan sát, phương pháp
khảo sát, thống kê và phương pháp so sánh,…
Và bài báo cáo này sẽ không được hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ,
hướng dẫn của cô Lâm Thu Hằng, cô đã tận tụy truyền dạy những kiến thức cho tôi
trong thời gian thực tập để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này. Thời gian
thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo và các anh chị trong Công ty
đã tạo cơ hội và hướng dẫn tận tình cho tôi được áp dụng các kiến thức vào công
việc thực tiễn.
Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp
vụ của công tác văn thư và quản trị văn phòng của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt

Nam, tôi đã phần nào hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp
vụ. Những thu hoạch trong thời gian thực tập được trình bày cụ thể trong bài báo
cáo dưới đây.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung bài báo cáo bao gồm ba phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt
Nam
Phần II: Tổ chức công tác văn thư của Công Ty Cổ phần Lưu Trữ Việt Nam
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả
năng còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong được
tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của thầy, cô giáo để bài báo cáo của tôi
hoàn chỉnh hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm
2016
SINH VIÊN

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trần Thị Mai

NỘI DUNG
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM
1.1.


Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần
Lưu trữ Việt Nam

1.1.1. Chức năng
Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam có trụ sở đóng tại số 8/92, phố Thượng
Thanh, Phường Thượng Thanh, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội. Công ty hoạt
động theo Luật Doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh chính là hoạt động Lưu trữ
và được quy định trong Điều khoản kinh doanh.
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt động theo
nguyên tắc kinh tế độc lập. Có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng
theo quy định của pháp luật, được đăng kí kinh doanh theo luật định, được tổ chức
và hoạt động theo luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ phần đã được hội
đồng quản trị thông qua.
Vốn cổ phần:
Vốn điều lệ của công ty là: 25.000.000.000 đồng
Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng
Tổng số cổ phần: 2.500.000 đồng
Công ty có hai chi nhánh ở Đà nẵng và Bắc Ninh
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển kể từ khi thành lập công ty đến
nay, cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực phấn đấu để công ty càng ngày càng
phát triển, đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực
kinh doanh.
Các công nhân là những người trực tiếp lao động tại công ty và nhân viên
văn phòng là những người làm việc cho Công ty, được gọi chung là người lao
động, do Công ty trả lương hoặc tiền công, gồm những đối tượng sau:
• Nhân viên học việc: Những công nhân mới được tuyển phải học nghề trong 3
tháng. Sau 3 tháng nếu đạt yêu cầu Công ty mới ký hợp đồng tuyển dụng chính
thức. Nhân viên thử việc: Đối với những nhân viên lưu trữ đã có kinh nghiệm
5



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong lĩnh vực lưu trữ, những công việc cần trình độ trung cấp thì thời gian thử việc
là 30 ngày và không quá 60 ngày đối với công việc cần trình độ đại học trở lên;
• Công nhân, nhân viên được tuyển dụng chính thức:
- Nhân viên thời vụ: Là những người làm việc cho công ty theo tính chất tạm thời
hoặc theo mùa vụ, thời gian làm việc không quá 90 ngày và được trả lương theo
hàng ngày hoặc hàng tháng;
- Nhân viên và cán bộ phụ trách quản lý: nhân viên văn phòng và cán bộ Dự án, chịu
trách nhiệm các hoạt động quản lý đối với các cán bộ bộ phận chuyên môn – kế
hoạch – lao động, đánh giá, kiểm tra, cải tiến các loại công việc và soạn thảo các
kế hoạch tăng năng suất lao động và khả năng làm việc;
• Công nhân, nhân viên hợp đồng: là những người làm việc cho công ty lĩnh vực
-

hoạt động chủ yếu của Công ty là:
Hoạt động thư viện và lưu trữ;
Giáo dục nghề nghiệp;
Quảng cáo;
Hoạt động bảo tồn, bảo tàng;
Hoạt động tư vấn pháp lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán,

kiểm toán, thuế và chứng khoán);
- Hoạt động của trụ sở văn phòng;
- Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan (không bao gồm thiết lập mạng
và kinh doanh hạ tầng bưu chính viễn thông);

- Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp;
- Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác;
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
 Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam là công ty thuộc hình thức cổ phần do một vài
cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty và cán bộ
nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình. Công ty tự chịu trách
nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về vốn, giải quyết
hài hòa lợi ích Nhà nước, công ty và người lao động theo kết quả kinh doanh đạt
được theo khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập trung
dân chủ, chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt hoạt động của công ty, mọi chủ
trương chính sách đều phải được thông qua, công ty tạo điều kiện để người lao
động thực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao động trong khuân khổ Điều lệ
của Công ty. Việc thực hiện các mặt hoạt động của công ty do công ty tự cân đối,
6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tính toán và đảm bảo, bảo tồn vốn được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với
Nhà nước;
 Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính theo quy
định,tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ;
 Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối với nhân viên
trong cơ quan theo Luật lao động và các quy định khác của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức xây dựng theo
mô hình sau:
+ Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan

quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định loại cổ phần, bầu,
bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại,…
+ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty do Đại hội đồng cổ
đông của Công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn
đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của công
ty,…
+ Ban Giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công
ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Đà Nẵng và Bắc Ninh.
+ Giám đốc công ty: Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện pháp
nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước về
mọi mặt hoạt động của công ty.
+ Các Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh khi
Giám đốc đi vắng, là người giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp phụ trách từng mảng
công việc cụ thể;
+ Văn phòng Công ty: Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị văn phòng, tiếp
khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, quản lý cống văn đi, công văn đến,…
+ Phòng Tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả
kinh doanh, các khoản nộp ngân sách. Hạch toán và kiểm tra kế toán của các đơn
vị trực thuộc.
+ Phòng Kinh doanh: Theo dõi tình hình hoạt động của công ty, trao đổi
thông tin với bên ngoài và đề ra kế hoạch hoạt động cho công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:
(Xem Phụ lục số I)

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.2.


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của cơ quan

1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
 Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam là phòng chuyên môn, nghiệp vụ

thực hiện chức năng tham mưu, kiểm soát, giúp việc cho Chủ tịch, Tổng Giám đốc
Công ty trong công tác tổ chức, quản lý nhân sự, quản trị hành chính trong toàn
Công ty.
Văn phòng có:
Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Văn phòng. Viết tắt là: VP.
 Trong hoạt động của mình, Văn phòng tuân thủ Điều lệ của Công ty, Quy chế tổ

chức và hoạt động của Văn phòng, các văn bản quản lý của Công ty, các quyết
định của Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty và các văn bản pháp luật hiện hành.
 Văn phòng được Công ty giao nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ của mình. Văn

phòng có trách nhiệm quản lý, sử dụng nguồn lực được giao theo quy định của
Công ty và pháp luật hiện hành.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.2.1. Chức năng:
Văn phòng Công ty là đơn vị chức năng giúp việc Hội đồng quản trị và
Tổng giám đốc Công ty về các lĩnh vực:
-

Quản lý công tác đối nội, đối ngoại của Công ty;
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
Quản lý công tác hành chính, quản trị, lễ tân và bảo vệ cơ sở vật chất, đảm bảo

phương tiện làm việc, đi lại, phục vụ cung cấp những vật dụng cần thiết cho hoạt
động quản lý của các phòng, ban và lãnh đạo;
1.2.2.2. Nhiệm vụ:

 Công tác tổ chức nhân sự:
-

Đề xuất các phương án xây dựng, củng cố và kiện toàn bộ máy của Công ty: Cơ
cấu tổ chức, biên chế nhân sự; việc thành lập, giải thể, sáp nhập, chức năng, nhiệm
vụ của các đơn vị trực thuộc;

-

Xây dựng và trình Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt hệ thống các chức
danh, vị trí công việc trong toàn Công ty;
8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, thống kê, kiểm soát và đánh giá các quá trình tuyển
dụng; đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bố trí, đánh giá, phân loại, khen thưởng, kỷ
luật lao động trong toàn Công ty;

-

Xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm soát việc thực hiện các chế độ, chính

sách (tiền lương; BHXH; BHYT; chấm dứt, thuyên chuyển công tác, phép năm….)
đối với người lao động theo quy định của pháp luật và của Công ty;

-

Tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạt động mua sắm, kiểm kê, thanh lý tài sản cố
định và công cụ dụng cụ sản xuất trong toàn Công ty;

-

Quản lý y tế phục vụ nhu cầu sơ cấp cứu, điều trị thông thường tại cơ sở; vệ sinh
môi trường, phòng dịch; bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho cán bộ, công nhân
viên, người lao động (CBCNV-NLĐ);

-

Phối hợp với các đơn vị tổ chức và kiểm soát hoạt động lao động, vệ sinh lao động
đối với người lao động đang làm việc tại Công ty và đang thực hiện dự án;

-

Phối hợp với các đơn vị thẩm tra, xem xét, đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư

khiếu nại, tố cáo có liên quan đến người lao động của Công ty.
 Công tác hành chính quản trị:
- Xây dựng các loại văn bản về quản lý hành chính, quản trị, văn phòng để ban hành
-

thực hiện trong toàn Công ty;
Tổng hợp tình hình quản lý hành chính toàn Công ty;

Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, hành chính tổng hợp, quản lý con dấu, công tác
văn thư, công văn đi, công văn đến và công tác bảo mật theo quy định của pháp

-

luật hiện hành;
Tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty trong việc xử lý các thông tin;
theo dõi, đôn đốc các phòng ban, đơn vị có liên quan thực hiện các ý kiến của lãnh

-

đạo Công ty;
Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị, phục vụ khách đến làm việc
tại Cơ quan Công ty; Thực hiện đặt vé máy bay, tàu hỏa, bố trí ăn ở cho cán bộ đi

-

công tác theo quy định của Công ty;
Đảm bảo tốt và đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán
bộ; Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị của Công ty, đảm bảo Văn phòng Công ty

-

luôn hoạt động tốt, khoa học, hiệu quả.
Sắp xếp, bố trí địa điểm làm việc cho CBCNV các phòng ban Công ty.
Đảm bảo thông tin thông suốt, điện nước sinh hoạt trong cơ quan Công ty;
9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-

Theo dõi, quản lý tài sản cố định bao gồm: đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc của Công

-

ty và các đơn vị thành viên;
Quản lý và điều hành xe phục vụ nhu cầu công tác của CBCNV đảm bảo an toàn về
người và phương tiện;

-

Theo dõi tổng hợp các mặt hoạt động của Công ty. Tham mưu xây dựng, đôn đốc
thực hiện chương trình, kế hoạch. Đôn đốc, tiếp nhận, báo cáo thường xuyên và
đột xuất từ các đơn vị trực thuộc; tổng hợp báo cáo phục vụ các hội nghị giao ban,
sơ kết, tổng kết của Công ty;

-

Quản trị hệ thống trao đổi thông tin nội bộ;

-

Tổ chức và thực hiện công tác Hành chính - Văn thư của Công ty. Quản lý và sử
dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật; thu phát công văn, cấp các loại
giấy giới thiệu, giấy đi đường, sao y công văn, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, hướng dẫn và
giúp đỡ các đơn vị thực hiện đúng và đầy đủ về công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức

thực hiện và kiểm soát hoạt động kiểm soát tài liệu, hồ sơ;

-

Duy trì chế độ làm việc trong khu vực cơ quan Công ty. Phối hợp với các tổ chức
trong Công ty tham gia công tác xã hội tại địa phương;

-

Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện quản lý nhà đất của Công ty; quản lý cơ sở
vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc và các tài sản khác theo
đúng chế độ, chính sách của nhà nước và của Công ty;

-

Thực hiện công tác an ninh, bảo vệ, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy lao
động; quản lý công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng chống bão lụt; thực hiện
quy chế về giữ gìn trật tự trị an, giữ gìn bí mật nhà nước, xây dựng đơn vị an toàn;

-

Bảo đảm các điều kiện làm việc của Lãnh đạo Công ty tại trụ sở; tổ chức, thực hiện
công tác lễ tân, hội nghị, đối nội, đối ngoại; sắp xếp chỗ ở và chương trình làm
việc của khách. Thực hiện các công tác cụ thể trong lĩnh vực hợp tác quốc tế theo
kế hoạch đã duyệt;

-

Căn cứ đề nghị của các phòng, ban, tập hợp, báo cáo đề xuất trình Tổng giám đốc
phê duyệt và tổ chức mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm

theo quy định của Công ty và theo kế hoạch đã được duyệt;

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quản lý, sử dụng, sửa chữa điện, nước, vệ sinh công sở phục vụ cho hoạt động của
Công ty.

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc Công ty giao:
-

Hàng năm tham gia xây dựng mục tiêu chất lượng của Công ty và tổ chức thực
hiện, kiểm soát, đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng trong phạm vi
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng theo sự phân công của Tổng Giám
đốc Công ty;

-

Chủ trì soạn thảo và trình Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt các văn bản
và tài liệu quản lý nội bộ trong phạm vị chức năng, nhiệm vụ được giao. Thực hiện
việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ; các chế độ thông tin, báo cáo, thống kê, hội nghị, hội
thảo liên quan đến nghiệp vụ quản lý của Văn phòng và các hoạt động khác theo
quy định của Công ty; Giám sát việc cung cấp thông tin ra bên ngoài Công ty; đảm
bảo nguyên tắc bảo mật theo quy định của Công ty.


-

1.2.2.3. Quyền hạn của Văn phòng
- Quản lý, sử dụng tài sản, nhân sự và các nguồn lực khác do Công ty giao
để thực hiện nhiệm vụ;
- Kiến nghị với Tổng Giám đốc Công ty các biện pháp xử lý đối với các
đơn vị vi phạm các quy định của Công ty về các lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng
quản lý của Văn phòng;
- Tham dự hội họp, tham gia đóng góp ý kiến xây dựng các quy chế, quy
định của Công ty có liên quan đến lĩnh vực quản lý của Văn phòng;
- Đề xuất việc đào tạo và tham gia vào quá trình đào tạo đội ngũ nhân sự
theo hoạt động quản lý chuyên môn của Văn phòng;
- Tham gia vào quá trình đánh giá chất lượng nội bộ và quá trình xem xét
của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.
1.2.2.4. Trách nhiệm của Văn phòng
- Hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và báo cáo các công việc theo
chức năng, nhiệm vụ được phân công;
11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan cập nhật, kiểm soát hệ thống tài
liệu bên ngoài trên cơ sở Danh mục tài liệu tổng. Xây dựng, kiểm soát và cải tiến
hệ thống tài liệu nội bộ liên quan đến hoạt động thuộc phạm vi kiểm soát của Văn
phòng;
- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các hành động
khắc phục, phòng ngừa, cải tiến trong hoạt động thuộc phạm vi kiểm soát của Văn

phòng;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng năng lực quản lý nhân
sự, thông tin và công tác quản trị hành chính tại các đơn vị trực thuộc. Hàng năm
tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo liên quan đến hoạt động chuyên môn thuộc
phạm vi kiểm soát của Văn phòng;
- Đảm bảo công tác lưu trữ, bảo quản con dấu, hệ thống tài liệu, hồ sơ pháp
lý, hồ sơ nhân sự của Công ty và các hồ sơ phát sinh trong hoạt động quản lý
chuyên môn, nghiệp vụ tại Công ty và các đơn vị trực thuộc.
1.2.2.5. Cơ cấu tổ chức
Gồm có:
Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào
tạo nhân lực;
01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tác về bảo hiểm lao động;
01 . Cử nhân luật chuyên về công tác bảo hiểm lao động, chuyên viên pháp
luật;
01. Nhân viên thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ
01. Nhân viên thống kê lao động tiền lương;
01. Quản trị hành chính đời sống;
01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ;
01. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu;
01. Nhân viên bảo vệ trực điện nước.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam:
(Xem Phụ lục số II)
12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


1.2.3. Xác định vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng
1.2.3.1. Chánh Văn phòng
Chánh văn phòng là người có quyền điều hành cao nhất của Văn phòng; chịu
trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công ty về kết quả hoạt động của Văn phòng.
•

Chánh Văn phòng do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn
nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của

Tổng Giám đốc Công ty.
• Chánh Văn phòng phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định Tiêu
chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do Công ty ban hành.
• Chánh Văn phòng có trách nhiệm và quyền hạn sau:
-

Hoạch định, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, đảm bảo thực hiện
hoàn thành có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ được phân công;

-

Quản lý nguồn lực được Công ty giao để thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Xây dựng
hệ thống bản mô tả công việc của Văn phòng, bố trí, sắp xếp người lao động vào
các vị trí công việc phù hợp với tiêu chuẩn, năng lực chuyên môn của từng người
và phù hợp với đặc điểm, tình hình của đơn vị;

-

Tham mưu với Tổng Giám đốc Công ty trong việc quy hoạch cán bộ của Văn
phòng. Đề nghị Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Chánh Văn

phòng;

-

Ký các văn bản, tài liệu thuộc thẩm quyền chuyên môn của Văn phòng theo quy
định của Công ty;

-

Thực hiện đầy đủ chế độ hội nghị, thông tin, báo cáo theo quy định của Công ty.
Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của Công ty và các văn bản
pháp luật của Nhà nước;

-

Khi Chánh Văn phòng đi vắng, phải ủy quyền bằng văn bản cho 01 Phó Chánh
Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng điều hành chung mọi hoạt động của Văn
phòng, nhưng Chánh Văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công
ty về sự uỷ quyền đó.
1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng
13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Phó Chánh Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng, được Chánh Văn phòng phân

công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác cụ thể và chịu trách nhiệm trước

Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.
 Phó Chánh Văn phòng phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định

Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do Công ty ban hành.
 Phó Chánh Văn phòng do Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn

nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật.
 Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm và quyền hạn sau:
-

Thay mặt Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện, kiểm soát các công việc được phân
công; giải quyết các công việc hàng ngày trong phạm vi công việc được phân công
bảo đảm đạt mục tiêu, kế hoạch và các yêu cầu về chất lượng, khối lượng, tiến độ
công việc đã được phê duyệt;

-

Chủ trì soạn thảo tài liệu, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và xử lý
các vấn đề phát sinh trong hoạt động quản lý trong phạm vi nhiệm vụ được phân
công;

-

Được ký thay Chánh Văn phòng một số văn bản giải quyết, xử lý công việc thuộc
lĩnh vực được phân công, thuộc thẩm quyền của Văn phòng ban hành trong nội bộ
Công ty;

-

Được tham dự hội nghị chuyên đề của Công ty có liên quan đến chuyên môn,

nghiệp vụ; được uỷ quyền làm việc với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc để hướng
dẫn, đôn đốc và nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong phạm
vi nghiệp vụ công tác được phân công;

-

Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của Công ty và các văn bản
pháp luật của Nhà nước.
1.2.3.3. Chuyên viên, nhân viên
Chuyên viên, nhân viên do Chánh Văn phòng bố trí công việc trên cơ sở quy
định về Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của từng vị trí công việc; chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm và quyền hạn sau:
14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

•

Thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được phân công, bảo đảm đạt mục tiêu, kế hoạch

•

và các yêu cầu về chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc đã được phê duyệt;
Soạn thảo các văn bản liên quan đến hoạt động tác nghiệp, quản lý hàng ngày và
các văn bản theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng;


•

Được tham dự hội nghị chuyên đề của Công ty có liên quan đến chuyên môn,
nghiệp vụ; được uỷ quyền làm việc với Lãnh đạo các Chi nhánh để hướng dẫn, đôn
đốc và nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong phạm vi nghiệp
vụ công tác được phân công;

•

Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của Công ty và các văn bản
pháp luật của Nhà nước.
1.2.3.4. Bản mô tả việc của nhân viên hành chính trong Văn phòng Công
ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam
Vị trí công việc

1.

Nhân viên hành chính là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạt động của
Công ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự án được
thực hiện hiệu quả;

• Báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả công việc;
2.

Nhân viên hành chính có các nhiệm vụ chính gồm: công tác văn thư; công
tác lễ tân; công tác hỗ trợ dự án; công tác quản trị tài sản; các công việc hành
chính khác.
Trách nhiệm công việc

Công tác văn thư

3.

Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền
giải quyết;

4.

Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

5.

Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu
liên quan;

6.

Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm,
nghỉ ốm, nghỉ phép…);
15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7.

Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;

8.


Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;

9.

Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;
Công tác lễ tân

10.

Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;

11.

Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;

12.

Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;

13.

Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty;
Công tác hỗ trợ dự án

14.

Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viên trong
và ngoài công ty tham gia thầu dự án;


15.

Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các tỉnh (đặt phương tiện đi
lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết…)

• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại địa phương (giấy đi đường, các mẫu
chứng từ…)
16.

Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết
Công tác quản lý tài sản, thiết bị

17.

Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản,
thiết bị tại văn phòng;

18.

Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty;

19.

Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.
Các công việc hành chính khác

20.

Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy
bay…);


21.

Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;

22.

Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;

23.

Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;
Điều kiện làm việc

Tiền lương, tiền thưởng

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
24.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tiền lương: theo bậc lương của công ty, trên cơ sở căn cứ vào năng lực và
kết quả công việc;

25.

Tiền thưởng: thưởng theo chế độ chung của Công ty; thưởng theo từng dự án

cho đóng góp tích cực vào kết quả thực hiện dự án;

26.

Trợ cấp khác: được hưởng trợ cấp ăn trưa, trợ cấp điện thoai đi động, gửi
xe… theo quy định tài chính của Công ty.
Điều kiện làm việc

27.

Được bố trí bàn làm việc, các công cụ, dụng cụ hỗ trợ cho cần thiết cho thực
hiện tốt công việc.
Đào tạo

28.

Công ty tạo điều kiện và hỗ trợ tài chính cho nhân viên tham gia các khóa
đào tạo nghiệp vụ cần thiết khi có yêu cầu
Tiêu chuẩn

Các tiêu chuẩn cần thiết
29.

Có trình độ đại học;

30.

Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm với mọi người;

31.


Phong cách làm việc trung thưc, tận tâm, quan tâm đến chi tiết của từng
công việc;

32.

Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, sức ép
cao;

33.

Có khả năng tối thiểu trong giao tiếp tiếng Anh (trình độ B);
1.2.4. Vẽ sơ đồ bố trí phòng làm việc của văn phòng, nhận xét những ưu
khuyết điểm, đề xuất phương án tối ưu
1.2.4.1. Vẽ sơ đồ
Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng Công ty:
( Xem Phụ lục số III )
1.2.4.2. Nhận xét :

 Ưu điểm:
- Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam được trang bị đầy đủ về trang bị
đầy đủ các trang thiết bị hiện đại thuận tiện cho việc giải quyết công việc hành
chính được trang bị đầy đủ các trang thiết bị đồ dùng văn phòng.
17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


-

Phòng làm việc luôn gọn gàng sạch sẽ sắp xếp khoa học nhằm giảm tối thiểu thời

-

gian và công sức cho việc tra tìm văn bản.
Nhờ có cách bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong phòng hợp lý thể hiện
được bộ mặt của cơ quan tạo ấn tượng tốt đối với khách đến trao đổi công việc, kí

kết hợp đồng công việc.
 Nhược điểm:
Do cách bố trí khoa học nên không có khuyết điểm nào đáng kể.
Tuy nhiên, do chưa có kho lưu trữ nên việc lưu trữ còn khó khăn.
 Đề xuất:
- Văn phòng là nơi mà nhân viên gắn bó với 8h/ 1 ngày nên có thể coi nơi làm việc
là căn nhà thứ hai của mỗi cá nhân cán bộ công nhân viên vì thế phải bố trí làm sao
cho Văn phòng phát huy hiệu quả tối ưu nhất, nó góp phần nâng hiệu quả lao động
của con người. Một căn phòng làm việc được coi là lí tưởng phaỉ đảm bảo đủ ánh
-

sáng, nhiệt độ dễ chịu, màu sắc hài hòa…
Hiện nay có các mô hình văn phòng: Văn phòng hiện đại, Văn phòng kiểu cũ, Văn
phòng kết hợp cổ điển và hiện đại. Vì thế theo tôi nghĩ nên bố trí văn phòng kết
hợp giữa cổ điển và hiện đại để phát huy tối đa chất lượng và hiệu quả công việc.
Loại hình Văn phòng này là loại mô hình hiện đại vừa giúp các cá nhân trao đổi

-

nghiệp vụ dễ dàng thuận tiện vừa giúp thủ trưởng quản lý nhân viên;

Phòng làm việc của văn phòng phải được trang bị thêm máy móc hiện đại như máy
fax, máy scan…để đạt kết quả làm việc cao nhất.
1.2.5. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
cơ quan

 Phần mềm MISA( Kế toán)
Là phần mềm kế toán giúp đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện các nghiệp
vụ: Kho bạc, Tiền mặt, Tiền gửi, Vật tư hàng hóa, Tài sản cố định, Công cụ dụng
cụ, Tiền lương, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Tổng hợp.
 Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice: Các lợi ích đem lại.
Đối với cấp lãnh đạo.
•

Hỗ trợ việc chỉ đạo điều hành công tác văn thư của lãnh đạo;

•

Cho phép lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến
ngay trên phần mềm được cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị di động thông minh

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

với khả năng chỉ đạo đối với từng đơn vị cụ thể và có thể chỉ đạo từ xa khi họp ở
ngoài hoặc đi công tác;
Cho phép lãnh đạo các đơn vị từ văn bản nhận được có thể khởi tạo công


•

việc liên quan giao cho công chức trong đơn vị xử lý và theo dõi thông qua đầu
công việc đó;
Cho phép lãnh đạo cơ quan thực hiện xem và phê duyệt các văn bản do các

•

đơn vị trình ban hành;
Theo dõi đánh giá đình hình xử lý văn bản của các đơn vị chức năng cấp

•

dưới;
Đối với cấp nhân viên:
Giúp bộ phận văn thư hiện đại hóa quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản, sắp

•

xếp hồ sơ tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản khi có yêu
cầu;
•

Xử lý văn bản đi văn bản đến hiệu quả, giảm thiểu sai sót, thất lạc;

•

Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn;


•

Tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian đi lại và chi
phí hành chính;

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ
VIỆT NAM
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
việc chỉ đạo quản lý, điều hành văn bản của cơ quan. Đối tượng của công tác văn
thư là văn bản, công tác Văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn bản giấy
tờ. Công tác Văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhà nước
nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng.
Công tác văn thư luôn giữ một vai trò quan trọng, là một trong những
phương tiện cần thiết trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung. Đối với
Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, công tác văn thư là một nội dung chủ yếu,
chiếm một phần hoạt động của công ty và được xem như một bộ phận có ảnh
hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý của công ty. Vì vậy, công ty đã và đang rất
quan tâm, chú trọng tới công tác văn thư và tạo ra được một mô hình tổ chức văn
thư hợp lý.
Đây là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong công tác văn phòng để đảm
bảo cho cơ quan hoạt động nhịp nhàng.
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản

Với chức năng, nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ
quan được thông suốt, ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam luôn chú ý
theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Cụ thể Chánh văn
phòng là người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành
văn bản. Cán bộ văn thư của công ty là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao,
nhận, gửi, đóng dấu văn bản đi, văn bản đến.
2.1.1. Tìm hiểu các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn
bản, so sánh với các quy định hiện hành
Công ty đã ban hành Quy định về Công tác Văn thư và Công tác Lưu trữ
( Kèm theo Quyết định số 16/2014/QĐ-HĐQT ngày 16 tháng 8 năm 2014 của
Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ)
nhằm quản lý và nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc.
20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bên cạnh đó, Ngày 08 tháng 4 năm 2004 Chính phủ đã ra Nghị định số
110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư. Trong đó quy định về soạn thảo, ban hành
văn bản; Quản lý văn bản – Quản lý và sử dụng con dấu; Lập Hồ sơ hiện hành và
giao nộp Tài liệu Lưu trữ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan; Quản lý nhà nước
về công tác Văn thư.
Thực hiện những quy định của Chính phủ về công tác Văn thư, Công ty Cổ
phần Lưu trữ Việt Nam đã có những kết quả tốt đẹp trong việc ban hành, quản lý
văn bản, sử dụng con dấu…
Hình thức tổ chức Công tác Văn thư tập trung, dưới sự chỉ đạo của Chánh
văn phòng. Công tác Văn thư của Công ty luôn được tạo mọi điều kiện để thực
hiện tốt công việc. Nghiệp vụ Văn thư của Công ty được kiểm tra, giám sát, đôn

đốc. Việc chỉ đạo, kiểm tra diễn ra thường xuyên, nghiêm túc nhằm duy trì ổn định
lề lối làm việc và nâng cao chất lượng công việc. Nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo,
kiểm tra liên tục cùng với việc thực hiện nghiệp vụ nghiêm túc mà Công tác Văn
thư của Công ty luôn được hoàn thiện đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2.1.2. Hình thức văn bản
Cổ phần Lưu trữ Việt Nam có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản
sau:
- Văn bản hành chính: Nghị quyết, quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế,
quy định, hướng dẫn, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo
cáo, biên bản, tờ trình, công văn, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư
mời, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển.
- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
2.1.3. Thể thức văn bản
Bất kì cơ quan nào khi ban hành Văn bản đều phải theo đúng thẩm quyền,
chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan mình. Mục đích của việc ban hành Văn bản
chính là việc trao đổi thông tin, kinh nghiệm… giữa các cơ quan nhằm thúc đẩy
quá trình phát triển, liên kết chặt chẽ giữa các cơ quan với nhau. Trong hoạt động
quản lý của mỗi đơn vị thì Văn bản vừa là phương tiện đảm bảo thông tin hai
chiều, vừa là sản phẩm của quá trình trao đổi đó. Nếu việc soạn thảo Văn bản được
21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện tốt thì sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, và ngược lại đó sẽ là
rào cản làm chậm đi sự phát triển của quá trình đi lên.
Thể thức của Văn bản: Là hình thức bắt buộc của các loại Văn bản để đảm
bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của Văn bản.

 Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau
đây gọi tắt là Thông tư 01 của Bộ Nội vụ).
Trình tự, thủ tục ban hành:
+ Thủ tục ban hành văn bản: bao gồm 09 thành phần thể thức mà Nhà nước
quy định cho mỗi văn bản phải có để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lý, giá trị
thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản. Nếu một văn bản không đảm bảo về thể
thức sẽ làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của văn bản, đồng thời sai với quy định

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

của Nhà nước.
09 thành phần bắt buộc gồm:
Quốc hiệu
Tên cơ quan ban hành văn bản
Số, kí hiệu văn bản
Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nội dụng văn bản
Chữ kí của người có thẩm quyền
Dấu cơ quan

Nơi nhận.
Trong suốt quá trình thực tập tại công ty và tìm hiểu về công tác văn thư của
công ty, nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ sử dụng

đúng phong cách, thông tin chính xác. Tuy nhiên còn một số văn bản sai thể thức
 Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức nước ngoài
Thực hiện theo các quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
2.1.4. Soạn thảo văn bản
 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, đơn vị
giao cho một phòng ban hoặc một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn
bản.
22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Phòng ban hoặc nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
• Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật, nơi nhận văn bản.
- Xác định mục đích, nội dung, xác định tên loại văn bản, giới hạn, đối
tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
-

Xác định yêu cầu, phạm vi, đối tượng điều chỉnh và các nội dung cần được quy

định trong dự thảo văn bản.
• Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan.
Việc thu thập và xử lý thông tin ảnh hưởng đến nội dung yêu cầu của văn

bản bao gồm về độ chính xác, tính pháp lý của thông tin:
-

Nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà

-

nước về những vấn đề nội dung văn bản soạn thảo đề cập;
Tập hợp, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành liên quan đến dự thảo
văn bản; đánh giá thực trạng quan hệ xã hội liên quan đến nội dung chính của văn
bản soạn thảo; tổ chức nghiên cứu thông tin, tư liệu có liên quan đến văn bản soạn

thảo.
• Soạn thảo dự thảo văn bản.
Cán bộ văn thư được giao soạn thảo trên cơ sở đã xác định được mục đích,
yêu cầu, phạm vi, đối tượng điều chỉnh và các nội dung cần được quy định trong
dự thảo văn bản tiến hành soạn thảo dự thảo văn bản theo yêu cầu.
• Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, đơn vị tham khảo ý kiến của
các tổ chức, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản
thảo.
• Trình duyệt dự thảo văn bản.
Gửi dự thảo văn bản đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan hoặc tổ
chức hội nghị, hội thảo hoặc bằng các hình thức thích hợp khác để lấy ý kiến đóng
góp.
• Nhân số lượng văn bản
Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản
để chuẩn bị ban hành, có thể nhân bản bằng các hình thức photo.
• Hoàn thiện văn bản để ban hành
• Ký, phát hành văn bản
23



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.5. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã
duyệt
• Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản
• Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt, nhưng
thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì phòng ban hoặc cá nhân
được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét,
quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
2.1.6. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
 Trưởng phòng ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt/ký bảo đảm vào cuối nội dung văn bản
(sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký ban hành; đề xuất mức độ
khẩn, mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
• Văn bản do lãnh đạo phòng ban ký ban hành phải có chữ ký nháy/tắt của nhân viên
soạn thảo văn bản; nhân viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm đối với nội dung
văn bản soạn thảo trình lãnh đạo phòng ban ký ban hành.
• Đối với tờ trình của Ban Tổng Giám đốc, phải lấy số tờ trình, đóng dấu thành văn
bản chính thức để trình cho Hội đồng Quản trị.
 Trưởng Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị kiểm tra lần cuối và chịu
trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan,
đơn vị và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

2.1.7. Ký văn bản
- Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Điều lệ tổ
chức và hoạt động của Công ty;

- Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký tất cả các văn bản do cơ quan, đơn vị ban
hành. Các trường hợp ký thay phải ghi tắt KT., ký thừa lệnh phải ghi tắt TL., ký
thừa ủy quyền phải ghi tắt TUQ., ký thay mặt phải ghi tắt TM.
- Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
2.1.8. Bản sao văn bản
24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
- Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ.
- Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, đơn
vị, Trưởng Văn phòng cơ quan, đơn vị quyết định.
- Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật
có giá trị pháp lý như bản chính.
- Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, đơn vị những ý kiến
ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị ghi trong
văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng
văn bản hành chính.
Sơ đồ quy trình soạn thảo văn bản
(Xem phụ lục số IV)
2.2. Quản lý văn bản
 Nguyên tắc chung
+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập
trung tại Văn thư cơ quan, đơn vị (sau đây gọi tắt và Văn thư) để làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp

luật. Nhưng văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các phòng ban, cá nhân
không có trách nhiệm giải quyết.
+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản
đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” (sau
đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay khi
nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển
phát ngay sau khi văn bản được ký.
+ Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản
mật) phải được đăng ký và quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật Nhà nước, và hướng dẫn tại Quy chế này.
2.2.1. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết lý văn bản đến

25