Đánh Giá Các Thành Viên Trong Nhóm 888
Trưởng nhóm: Vũ Trung Đức
Lớp: Toán Tin K56
Nhóm: 888
Các thành viên:
STT Tên
thành
viên
Đi họp
offline
Tham
gia đóng
góp ý
kiến
Làm tốt
công
việc
được
giao
Thái độ
khi làm
việc
Liên
hệ
được
khi cần
Tổng
điểm
1 Trần Duy
Huy
9 6 7 8 8 38/50

2 Vũ Thành
Đạt
9 5 8 9 8 39/50
3 Lê Khánh
Trình
9 5 7 8 8 38/50
4 Vũ Trung
Đức
9 6 7 8 9 39/50
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
Hòa nhịp tiến hóa cùng tự nhiên, sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho
máy tính trở thành thành phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực đời sống. Cùng
với đó việc tận dụng nguồn tính năng của máy tính được tối ưu triệt để. Công việc
quản lý, sản xuất, kinh doanh cũng ngày càng được mở rộng về quy mô và chi tiết.
Việc ứng dụng tin học nhằm giải quyết bài toán tối ưu nhân lực, thời gian, chi phí…
là xu hướng tất yếu.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý khách sạn là một mô
hình quản lý mới hứa hẹn sẽ đem lại nhiều thành công. Nhờ việc sắp xếp cho khách
thuê phòng và các dịch vụ cũng như việc đặt phòng, thanh toán nhanh chóng, thuận
tiện. Các lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình khách sạn, khách hàng và nhân
viên để từ đó có những chiến lược phù hợp, kịp thời.
Chúng em, nhóm 888 xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Danh Tú, giảng
viên Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quá
trình tìm hiểu và thiết kế hệ thống này.
Mặc dù đã nỗ lực thiết kế nhưng do kinh nghiệm và thời gian còn nhiều hạn
chế nên khó tránh khỏ sai sót. Chúng em rất mong nhận được ý kiến của thầy
Nguyễn Danh Tú cùng các thầy cô trong viện Toán ứng dụng và Tin học để có thể
hoàn thiện hơn trong việc tạo lập một phần mềm trong tương lai.
Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 6 năm 2014
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8882
2
NHÓM THỰC HIỆN
Nhóm 888 Development
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8883
3
BẢNG HÌNH
I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG KHÁCH SẠN MÃI MÃI YÊU
EM
1. Giới thiệu chung khách sạn
a. Thông tin cơ bản khách sạn
Khách sạn Mãi Mãi yêu em có vị trí tại địa chỉ 696 Trần Đại Nghĩa –
Hai Bà Trưng – Hà Nội, được thành lập vào năm 2014, do công ty cổ
phần đầu tư Mãi Mãi Yêu Em quản lý. Đây là một công ty mới thành lập
và đầu tư vào lĩnh vực khách sạn, với quy mô nhỏ. Khách sạn được xây
dựng ở vị trí khá thuận lợi, với diện thích sàn 300m2, chiều cao 2 tầng và
20 phòng.
Tuy nhiên các khâu trong công tác quản lý và kinh doanh của khách
sạn còn mang tính chất thủ công nên gặp nhiều khó khăn trong công tác
quản lý.
b. Cơ cấu tổ chức khách sạn
Hình 1. Sơ đồ tổ chức
- Giám đốc điều hành : Nguyễn Thanh Tuyền - Số điện thoại
0976634444 với vai trò quản lý chung.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8884
4
- Bộ phận kế toán:
Câu hỏi Trả lời
What

Bộ phận kế
toán thực
hiện công
việc gì?
- Thực hiện tất cả công việc kế toán có
liên quan liên quan đến doanh thu của
khách sạn và các khoản chi trả như: tiền
thanh toán cho các nhà cung cấp vật tư,
vật liệu, tiền lương nhân viên, tiền điện,
tiền điện thoại…
- Báo cáo tình hình kinh doanh của khách
sạn và đưa ra dự báo tài chính trong tương
lai trình lên giám đốc
Bộ phận kế
toán có thiết
bị gì?
- Gồm 1 máy tính có kết nối internet và 1
điện thoại bàn
Who
Bộ phận kế
toán có bao
nhiêu người? - Có 2 người
Wher
e
Công việc
được xử lý
và lưu trữ
chủ yếu ở
đâu?
- Chủ yếu ở các file excel

- Ngoài ra một số thông tin khác được lưu
trên giấy
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8885
5
When
Giao dịch với
kế toán có
thể thực hiện
trong khoảng
thời gian
nào?
- Hàng ngày khi có khách thanh toán, bộ
phận kế toán thu tiền và viết biên lai cho
khách đồng thời lưu trữ lại để phục vụ
việc lập báo cáo sau này.
- Quản lý các khoản thu chi hàng tháng
của khách sạn: lương nhân viên, tiền điện,
nước, chi phí trang thiết bị
- Cuối tháng bộ phận kế toán phải tổng
kết lập báo cáo doanh thu của khách sạn
trình lên giám đốc
How
Trình độ tin
học của nhân
viên ở mức
nào?
- Một người bằng tin học loại B, 1 người
loại C
- Bộ phận lễ tân:
Câu hỏi Trả lời

What
Bộ phận lễ
tân làm
những công
việc gì?
-Xử lý việc đặt, thuê phòng; làm thủ tục
cho khách nhận và trả phòng, thanh toán
hoá đơn và cung cấp các thông tin cho
khách.
-Thực hiện tiếp nhận khách như: đưa đón
khách, nhận và chuyển bưu điện,
báo chí, hành lý … cho khách. Chuyển
giao các yêu cầu dịch vụ của khách
với nhà hàng ăn uống, các trung tâm dịch
vụ, đại lý du lịch, các đoàn xe
và các dịch vụ khác
Who Bộ phận lễ Gồm 6 nam và 8 nữ có ngoại hình và khả
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8886
6
tân có bao
nhiêu người? năng giao tiếp tốt
Wher
e
Công việc
của lễ tân
thực hiện ở
đâu?
- có 2 người trực ở khu vực tiếp khách
- có 2 người trực ở cửa đón khách
- Nhân viên còn lại ở phòng trực hoặc

thực hiện các nghiệp vụ tùy theo cầu của
khách và ban lãnh đạo
When
Bộ phận lễ
tân làm việc
ở những thời
gian nào?
- Bộ phận lễ tân làm việc 24/24h phân
theo ca làm việc, số lượng nhân viên mỗi
ca phụ thuộc vào mật độ khách đến thuê
phòng trong khoảng thời gian đó( lớn nhất
thường từ 19h - 0h00 và các ngày cuối
tuần thứ 7, chủ nhật)
How
Bộ phận lễ
tân cần
những yêu
cầu gì?
- Có ngoại hình và khả năng giao tiếp,
trong đó có 2 nhân viên có khả năng giao
tiếp Tiếng Anh tốt, 1 nhân viên giao tiếp
tiếng Trung, 1 nhân viên tiếng Nhật
- Bộ phận buồng, phòng:
Câu hỏi Trả lời
What
Bộ phận
buồng phòng
thực hiện
công việc gì?
- Chịu trách nhiệm vệ sinh hàng ngày

phòng nghỉ của khách.
- Kiểm tra hiện trạng các trang thiết bị
trong phòng.
Who
Bộ phận
buồng phòng
có bao nhiêu
người?
- Có 5 người
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8887
7
Wher
e
Bộ phận
buồng phòng
thực hiện
công việc ở
đâu?
- Dọn dẹp tại các phòng nghỉ trong khách
sạn
When
Bộ phận
buồng phòng
thực hiện
công việc
trong
khoảng thời
gian nào?
- Các buổi sáng hàng ngày.
- Sau khi khách trả phòng.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8888
8
2. Quy trình nghiệp vụ khách sạn
a. Quy trình tổng thể
• Sơ đồ quy trình
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8889
9
Hình 2. Quy trình tổng thể
• Diễn giải quy trình
Ba nghiệp vụ chính là đặt thuê phòng, thuê dịch vụ và trả phòng
được thực hiện ở bộ phận lễ tân kết hợp với bộ phận buồng phòng.
Các thông tin cần thiết sẽ được lưu trữ lại và được bộ phận kế toán
thực hiện các chức năng tra cứu và báo cáo.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88810
10
b. Quy trình đặt và thuê phòng
• Sơ đồ quy trình
Hình 3. Quy trình đặt thuê phòng
• Diễn giải quy trình
Khi có yêu cầu đặt, thuê phòng từ khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ
kiểm tra danh sách tình trạng phòng để trả lời tới khách hàng có thể
đặt, thuê được hay không, nếu có thể được sẽ trả lời thông tin chi tiết
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88811
11
trang thiết bị phòng để khách hàng kiểm chứng và cân nhắc có đúng
phòng muốn dùng hay không, nếu không vừa ý có thể sửa đổi sang
phòng khác. Nếu khách đồng ý thì nhân viên lễ tân sẽ lập thông tin
khách và cập nhật thông tin phòng và lưu trữ lại dùng cho việc báo
cáo, tra cứu.
c. Quy trình thuê dịch vụ

• Sơ đồ quy trình
Hình 4. Quy trình thuê dịch vụ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88812
12
• Diễn giải quy trình
Nhân viên lễ tân sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng và liên hệ với bộ
phận buồng thực hiện yêu cầu đó hoặc đáp ứng ngay cho khách, sau
đó thông tin sẽ được lưu trữ lại dùng cho việc tra cứu, báo cáo.
d. Quy trình trả phòng
• Sơ đồ quy trình
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88813
13
Hình 5. Quy trình trả phòng
• Diễn giải quy trình
Khi có yêu cầu trả phòng từ khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ nhận
yêu cầu và xác nhận thông tin trả phòng và bắt đầu lập hóa đơn thanh
toán, sau đó sẽ liên hệ tới bộ phận buồng, phòng để kiểm tra hiện trạng
các thiết bị trong phòng và thông báo lại cho lễ tân, nếu có thay đổi sẽ
được lưu trữ lại và cập nhật vào hóa đơn thanh toán, hóa đơn sẽ được
đưa cho khách hàng để khách hàng xác nhận, nếu đồng ý sẽ thực hiện
thanh toán và lễ tân sẽ lưu trữ lại thông tin dùng cho tra cứu, báo cáo.
e. Một số chứng từ của khách sạn
Hình 6. Phiếu theo dõi phòng
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88814
14
Hình 7. Phiếu thanh toán
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88815
15
3. Đánh giá hiện trạng hệ thống khách sạn
• Quy trình đặt thuê phòng và trả phòng, lưu thông tin đều làm thủ công

và được lưu bằng Exel và trên số sách nên có nhiều nhược điểm.
• Lưu trữ hồ sơ thủ công với số lượng lớn nên khó xử lý và lưu trữ trong
nhiều năm gây ra khó khăn trong quản lý và tìm kiếm. Tốn thời gian
và công sức cho người quản lý, điều hành
• Nếu có sai sót khó sửa đổi, không có sự liên kết giữa các phòng, ban
trong công ty Chính vì những nhược điểm nói trên và đòi hỏi trong
việc quản lý một cách nhất quán để hiệu quả và đỡ tốn kém việc xây
dựng một Hệ thống quản lý Khách sạn Mãi Mãi Yêu Em là cần thiết
4. Hệ thống mới khách sạn
a. Các chức năng của hệ thống mới
Xây dựng việc quản lý các phòng của khách sạn với các yêu cầu sau :
• Tra cứu được tất cả các thông tin của nhân viên.
• Tra cứu được danh sách khách thuê phòng cùng với mã phòng,CMND
,mã số khách hàng…
• Tra cứu được ngày giờ khách thuê phòng,đặt phòng.
• Tra cứu được đặc điểm như phòng trống, phòng đang được sửa chữa,
tổng số phòng đã thuê .
• Tra cứu được loại phòng, mã phòng, số tầng, số điện thoại của phòng.
• Cho biết được doanh thu trong ngày,trong tháng, trong quý và trong
năm. Cho biết khách đã trả thanh toán tiền chưa, đặt cọc bao nhiêu.
• Có thể thêm bớt, tìm kiếm, xoá bỏ, chỉnh sửa, thay đổi thông tin và in
tất cả các thông tin.
b. Các thông tin cần thiết cho hệ thống mới
Thông tin về khách :
• Họ và tên, số chứng minh nhân dân, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,
email, số điện thoại-fax, hộ chiếu
Thông tin về nhân viên :
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88816
16
• Họ và tên ngày tháng năm sinh, quên quán, chứng minh nhân dân,

tuổi, giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện thoại
Thông tin về phòng :
• Tên phòng, đặc điểm phòng, số tiền thuê một ngày, số điện thoại
phòng.
Thông tin khác :
• Ngày giờ thuê phòng, ngày giờ trả phòng và thời gian thuê.
c. Đặc tả các chức năng của hệ thống mới
• Quy trình đặt thuê phòng:
• Đăng ký Phòng cho Khách:
 Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng. Họ sẽ liên hệ với
nhân viên lễ tân để đăng ký phòng tại khách sạn.
 Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại thông tin về Khách hàng bao gồm
Giới tính, Năm sinh, Điạ chỉ, Điện thoại, Quốc tịch, Nghề
Nghiệp, CMND, Ngày khách đăng ký, ngày đến, ngày dự
định đi, và số tiền đặt cọc. Khách hàng có thể là khách lẻ
hoặc là khách đoàn. Nếu là khách đoàn thì cần xác định
trưởng đoàn để thanh toán tiền.
• Nhận tiền đặt cọc:
 Để tránh rủi ro trong việc khách huỷ đăng ký phòng. Nhân
viên phải thu trước tiền đặt cọc cuả khách hàng.
 Nhân viên sẽ ghi lại số tiền mà khách đã ứng trước. Số tiền
này tuỳ thuộc vào từng loại phòng nhất định. Tuy nhiên
trước khi khách đến nhận phòng 7 ngày mà huỷ việc đã
đăng ký thì không phải bồi thường.
• Kiểm tra phòng:
 Tình trạng phòng có thể là:
o Phòng đã có người.
o Phòng đang trống.
o Phòng đã đặt trước.
o Phòng đang sửa chữa.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88817
17
 Mỗi phòng trong khách sạn có số phòng, số lầu, loại phòng
và ứng với một giá tiền nhất định. Khách sạn gồm có ba loại
phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau 150.000
đ
, 200.000
đ
,
250.000
đ
(trong đó có 10% VAT)
• Giao phòng cho khách:
 Sau khi đăng ký phòng, nhân viên lễ tân sẽ giao số phòng
cùng chìa khoá cho khách.
 Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại ngày, giờ khách đến nhận phòng.
• Nhận giấy tờ:
• Khi giao phòng cho khách nhân viên lễ tân phải giữ một số
giấy tờ tuỳ thân như: CMND, Passport,…
• Đổi phòng:
• Sau khi nhận được phòng nếu khách có nhu cầu đổi phòng
thì nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra lại thông tin phòng. Nếu còn
phòng trống thì làm thủ tục đổi phòng cho khách.
• Quy trình thuê dịch vụ:
• Cung cấp dịch vụ:
• Trong thời gian ở tại khách sạn nếu khách có nhu cầu dùng
các dịch vụ tại khách sạn thì nhân viên sẽ cung cấp cho
khách. Các dịch vụ này bao gồm: Dịch vụ gọi điện, ăn uống,
giặt giũ, đi lại.
• Nhân viên sẽ ghi lại họ tên khách hàng, số phòng đang ở,

ngày, tên dịch vụ đã dùng, giá tiền cho dịch vụ đó.
• Quy trình trả phòng:
• Nhận phòng khách trả:
• Khi khách có nhu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ xác
nhận và nhận lại chìa khoá phòng.
• Nhân viên lễ tân kiểm tra phòng và trang thiết bị trong
phòng
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88818
18
• Trả giấy tờ:
• Bên cạnh nhận lại chìa khoá phòng. Nhân viên lễ tân trả lại
các giấy tờ tuỳ thân cho khách.
• Lập tổng hoá đơn:
• Bao gồm: tên khách, ngày ở, ngày đi, số phòng, tiền phòng,
tiền dịch vụ (nếu có), tiền bồi thường trang thiết bị (nếu có)
số tiền mà khách đã đặt cọc trước và tổng tiền mà khách
phải trả.
• Thu tiền khách:
• Nhân viên thu tiền khách dựa vào bản hoá đơn. Việc thanh
toán này chủ yếu bằng tiền mặt VNĐ.
5. Báo giá sản phẩm
Sau khi khảo sát, công ty 888 Development đã gửi báo giá sản phẩm cho công ty
Mãi mãi yêu em:
Phụ lục 1: “PLI.5 Báo giá sản phẩm”.
6. Hợp đồng
Hai bên đã trao đổi, thống nhất các chức năng của chương trình và đi đến ký kết
hợp đồng:
Phụ lục 2: “PLI.6 Hợp đồng”.
II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN MÃI
MÃI YÊU EM

1. Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý khách sạn
Hệ thống chức năng của chương trình đã được tổng hợp và trình bày ở
Phụ lục 3: “PLII.1: Sơ đồ phân cấp chức năng”
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88819
19
2. Phân tích các chức năng chính trong hệ thống quản lý khách sạn
STT TÊN CHỨC NĂNG MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG
1 Quản lý phòng Thực hiện:
 Bởi bộ phận buồng phòng.
 Thực hiện hàng ngày khi
khách hàng đặt và trả phòng.
Input:
 Danh sách phòng (số lượng,
hiện trạng phòng).
 Danh sách trang thiết bị (số
lượng, tình trạng).
Yêu cầu:
 Lập được danh sách phòng để
tra cứu, tình trạng phòng, thiết
bị tiện nghi trong phòng
2 Quản lý đặt và thuê phòng Thực hiện:
 Bởi bộ phận lễ tân.
 Khi có khách yêu cầu đặt và
thuê phòng.
Input:
 Yêu cầu thuê phòng của khách
(trực tiếp hoặc qua điện thoại).
 Danh sách phòng khách sạn.
Yêu cầu:
 Nhận yêu cầu đặt phòng.

 Trả lời yêu cầu thuê phòng,
giao hóa đơn phòng khi khách
thuê.
3 Quản lý khách Thực hiện:
 Bởi bộ phận lễ tân
 Thực hiện hàng ngày khi có
khách đến thuê phòng
Input:
 Thông tin khách hàng
Yêu cầu:
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88820
20
 Thống kê được số lượng
khách.
 Lưu trữ được thông tin khách,
phân loại khách.
4 Quản lý dịch vụ Thực hiện:
 Bởi bộ phận buồng phòng
 Khi khách hàng yêu cầu dịch
vụ
Input:
 Danh sách dịch vụ.
 Yêu cầu dịch vụ của khách.
Yêu cầu:
 Tiếp nhận và trả lời yêu cầu
dịch vụ của khách.
 Lập hóa đơn sử dụng dịch vụ
5 Quản lý nhân viên Thực hiện:
 Bởi bộ phận kế toán (Do quy
mô khách sạn không quá lớn

nên bộ phận kế toán kiêm luôn
việc quản lý nhân sự)
Input:
 Thông tin các nhân viên
Yêu cầu:
 Lập danh sách nhân viên.
 Phân loại nhân viên theo cấp
bậc, nhiệm vụ.
6 Báo cáo Thực hiện:
 Bởi bộ phận kế toán
 Tổng hợp tình hình hoạt động
của khách sạn theo từng tháng,
từng quý, từng năm
Input:
 Thông tin thuê phòng, thông
tin sử dụng dịch vụ mỗi ngày.
 Các khoản thu chi hàng ngày
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88821
21
của khách sạn.
Yêu cầu:
 Thống kê được doanh thu của
khách sạn.
 Thống kê nhu cầu sử dụng
dịch vụ.
3. Sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống quản lý khách sạn
a. Các thành phần chính của luồng dữ liệu
Ký hiệu Ý nghĩa
Chức năng
Tác nhân

Kho dữ liệu
Luồng dữ liệu
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88822
22
b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hình 8. Sơ đồ luồng mức ngữ cảnh
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88823
23
c. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88824
24
d. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
• Quản lý danh mục
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88825
25