Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) là sự truyền thông tin từ máy
tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh nghiệp kia,
trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nào đó.

EDI là hình thức TMĐT đầu tiên đ ợc sử dụng trong doanh
nghiệp, và đã tồn tại nhiều năm tr ớc đây, tr ớc khi chúng ta nói tới
thuật ngữ TMĐT. Cho đến nay EDI vẫn là các giao dịch quan trọng
bậc nhất trong TMĐT B2B

Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin
đ ợc chứa đựng truyền thống trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng,
yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng. Dữ liệu thuộc 5
loại chứng từ kể trên chiếm tới 75% tổng tất cả các thông tin trao
đổi giữa các đối tác th ơng mại ở Mỹ.

1. Những cố gắng đầu tiên về trao đổi thông tin
doanh nghiệp

Sự xuất hiện các tổ chức kinh doanh lớn vào cuối thế kỷ 19
và đầu thế kỷ 20 đã tạo nên sự cần thiết phải tạo lập các
loại tài liệu giấy tờ giao dịch doanh nghiệp chính thức.

Trong các năm 1950, các công ty bắt đầu sử dụng máy tính
để bảo quản và xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ, nh ng
thông tin trao đổi giữa các doanh nghiệp vẫn tiếp tục đ ợc in
ra giấy.

DN A sử dụng một ng ời hoặc một máy tính để tạo ra một

mẫu giấy tờ, gửi mẫu đó đi, và doanh nghiệp đối tác B lại
cần một ng ời khác nhập dữ liệu vào máy tính (tốn nhiều
thời gian, công sức, chi phí cao, kém hiệu quả và thiếu tin
cậy).

Vào những năm 1960, những doanh nghiệp có khối l ợng
giao dịch lớn bắt đầu trao đổi thông tin qua các phiếu đục
lỗ hoặc băng từ.

1. Những cố gắng đầu tiên về trao đổi thông tin
doanh nghiệp

Tiếp đó, Công nghệ truyền thông dữ liệu tiên tiến đã cho
phép các đối tác th ơng mại truyền dữ liệu qua các đ ờng
dây điện thoại thay cho việc vận chuyển phiếu đục lỗ hoặc
băng từ.

Khó khăn: một ch ơng trình dịch thuật mà một đối tác viết ra
có thể không phù hợp với đối tác kia, mỗi công ty tham gia
vào quá trình trao đổi thông tin này phải đầu t khá lớn vào
phát triện hạ tầng cơ sở CNTT. Chỉ những công ty lớn mới
có thể đầu t , và l ng giao dịch phải thật lớn mới có thể t ơng
xứng với chi phí đầu t .

Vào năm 1968, một số l ợng lớn các công ty vận tải Mỹ liên
kết với nhau hình thành nên Uỷ ban điều phối dữ liệu vận
tải (TDCC- Transportation Data Coordinating Committee),
Uỷ ban này chịu trách nhiệm nghiên cứu các cách thức
giảm thiểu khối l ợng công việc giấy tờ mà các nhà vận
chuyển phải thực hiện.


1. Những cố gắng đầu tiên về trao đổi thông tin
doanh nghiệp

Uỷ ban này đã tạo ra một hệ thống thông tin chuẩn bao
gồm tất cả các thành phần dữ liệu đ ợc chứa một cách phổ
biến trong các vận đơn, hoá đơn, tờ khai vận chuyển và
các mẫu giấy tờ khác.

Thay cho việc in ra mẫu giấy, ng ời vận chuyển có thể
chuyển thông tin về chuyến hàng vào file dữ liệu máy tính t
ơng thích với các định dạng chuẩn của TDCC.

Ng ời vận chuyển (Shipper) có thể chuyển file dữ liệu đến
bất kỳ một công ty đại lý vận tải (Freight company) nào đã
chấp nhận định dạng chuẩn của TDCC.

Công ty đại lý vận tải có thể chuyển file dữ liệu ở định dạng
chuẩn của TDCC đó thành dữ liệu phù hợp với việc sử
dụng trong hệ thống thông tin của công ty mình.

Các công ty vận tải h ởng lợi ích từ việc tiết kiệm do không
phải in ra giấy và xử lý giấy tờ, không phải nhập dữ liệu hai
lần, không phải lo lắng về lỗi và các thủ tục sửa lỗi.

2. Sự xuất hiện các chuẩn EDI rộng rãi hơn

Sau một thập kỷ cố gắng nhằm thiết lập các chuẩn EDI
rộng rãi hơn, một số tổ hợp công nghiệp và công ty lớn của
Mỹ quyết định cùng hợp lực tạo lập một hệ thống chuẩn

chung cho nhiều ngành đối với các linh kiện điện tử, thiết bị
cơ khí và nhiều loại sản phẩm đ ợc sử dụng phổ biến khác.

Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI- American National
Standard Institute) là cơ quan điều phối đối với các tiêu
chuẩn ở Mỹ.

Năm 1979, ANSI hình thành nên một uỷ ban mới có nhiệm
vụ thống nhất các chuẩn EDI. Uỷ ban này mang tên Uỷ
ban tiêu chuẩn đ ợc uỷ quyền X12 (ASC X12- Accredited
Standard Committee X12).

Uỷ ban và các tiểu ban bao gồm các chuyên gia về hệ
thống thông tin làm việc ở hơn 800 doanh nghiệp và tổ
chức. Quy chế thành viên mở.

2. Sự xuất hiện các chuẩn EDI rộng rãi hơn

Tiêu chuẩn thông th ờng bao gồm các đặc tả cho vài trăm
sets giao dịch (Transaction Sets), đó là tên của các định
dạng (format) cho các trao đổi dữ liệu kinh doanh đặc thù.
Bảng 1 d ới đây sẽ liệt kê một số sets giao dịch thuộc hệ
ASC X12 sử dụng phổ biến nhất trong kinh doanh.

Hình 1: Các set giao dịch ASC X12 sử dụng phổ biến
104 Thông tin vận tải hàng
không
829 Yêu cầu huỷ thanh toán
110 Các chi tiết và hoá đơn vận
tải hàng không

840 Yêu cầu báo giá
125 Thông tin vận tải đ ờng bộ đa
cấp
846 Thông tin về tồn kho
151 Giới thiệu lập file điện tử dữ
liệu thuế doanh thu
847 Yêu cầu về vật liệu
170 Thông báo và thông qua
doanh thu hàng hoá
850 Phiếu đặt mua hàng
.
812 Điều chỉnh nợ/có 997 Giới thiệu chức năng
813 Lập file điện tử dữ liệu thuế
doanh thu
998 Huỷ sec

2. Sự xuất hiện các chuẩn EDI rộng rãi hơn

Mặc dù các chuẩn ASC X12 đ ợc các hãng lớn ở Mỹ nhanh
chóng chấp nhận, các doanh nghiệp thuộc các n ớc khác
trong nhiều tr ờng hợp vẫn tiếp tục sử dụng các chuẩn của
quốc gia mình.

Vào giữa những năm 1980, Uỷ ban kinh tế châu Âu thuộc
Liên hiệp quốc (United Nations Economic Commission for
Europe) đã mời Bắc Mỹ và các chuyên gia EDI châu Âu
cùng hợp tác xây dựng một bộ các chuẩn EDI chung dựa
trên các kinh nghiệm thành công của các hãng Mỹ trong
việc sử dụng các chuẩn ASC X12.


Năm 1987, Liên hiệp quốc đã công bố những chuẩn đầu
tiên d ới tên gọi EDI cho quản trị, th ơng mại và vận tải
(EDIFACT, hay UN/EDIFACT).

Một số sets giao dịch UN/EDIFACT sử dụng phổ biến đ ợc
dẫn ra ở hình 2

Hình 1: Các set giao dịch UN/EDIFACT sử dụng phổ biến
BOPCUS Báo cáo về cân đối cân
đối thanh toán giao dịch
khách hàng
IFTCCA Tính chi phí gửi và vận
chuyển hàng
CREADV Báo nợ QUOTES Yêu cầu báo giá
CUSDEC Kê khai hải quan INVRPT Thông báo tồn kho
DELFOR Lịch phân phối
REMADV
Nhận thông báo trả nợ
HANMOV Vận chuyển và bảo
quản hàng hoá
STATAC Diễn giải tài khoản
.
ICSUM Bản tổng hợp gửi và tập
trung hàng
SUPRES
Trả lời của nhà cung
ứng

2. Sự xuất hiện các chuẩn EDI rộng rãi hơn


Tổ chức ASC X12 đã đồng ý chuyển các chuẩn của Mỹ sang các
chuẩn quốc tế UN/EDIFACT. Tuy nhiên, ch a xác định thời điểm
cuối cùng cho việc hoàn thành việc dịch chuyển này.

Một số ý kiến phê phán các chuẩn EDI hiện hành cho rằng việc
các chuẩn này dựa trên các mẫu chứng từ giấy làm cho việc tích
hợp các dòng dữ liệu EDI vào các hệ thống thông tin định h ớng
quá trình kinh doanh trở nên khó thực hiện.

Việc chuyển đổi các sets giao dịch EDI h ớng tới các quá trình
kinh doanh thay cho các mẫu giao dịch qua giấy tờ có thể đòi hỏi
phải thiết kế lại hoàn toàn các mẫu chuẩn, mà các mẫu này đã
trở thành một bộ phận của cơ sở hạ tầng CNTT của nhiều tổ
chức trong 30 năm qua.

3. Nguyên lý hoạt động của EDI

Mặc dù ý t ởng cơ bản hình thành EDI là rất đơn giản,
nh ng việc triển khai ứng dụng nó lại rất phức tạp.

Chúng ta mô tả các b ớc của quá trình mua này thông
qua việc sử dụng hệ thống dựa trên giấy tờ truyền
thống, sau đó chúng ta sẽ giải thích quá trình này có
thể thay đổi bằng cách sử dụng EDI.

Trong cả hai ví dụ này, chúng ta giả định rằng ng ời
bán sử dụng ph ơng tiện riêng của mình (thay vì sử
dụng ph ơng tiện của bên thứ 3) để vận chuyển máy
đến cho ng ời mua.


Dòng thông tin quá trình mua trong hệ thống dựa trên giấy tờ
a
Sản xuất
Phiếu đặt
mua hàng
Hoá đơn
B/p th
tín
Sec thanh
toán
Séc thanh
toán
Hoá đơn
Phiếu đặt
mua hàng
B/p th
tín
Ng ời mua
Ng ời bán
Hoá
đơn
Séc thanh
toán
Phiếu đặt
mua hàng
Lệnh sản
xuất
Bộ
phận
bán

hàng
Phiếu bán
hàng
Phòng
Kế toán
Th tín
Đơn vị tác
nghiệp
Yêu cầu
mua
Bộ phận
mua hàng
Bản sao
Phiếu đặt
mua hàng
Bộ phận
bán hàng
Phòng kế
toán
Báo cáo
nhận hàng
Bản sao
hoá đơn
Phòng vận
tải
Vận đơn
Ngân hàng Sec thanh
toán
Bản sao
vận đơn


3.1 Quá trình mua dựa trên giấy tờ

Nhà quản trị sản xuất làm một đơn Yêu cầu mua hàng và gửi
đơn này đến Bộ phận mua hàng. Yêu cầu này sẽ mô tả chức
năng của chiếc máy cần mua;

Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với những ng ời bán, th ơng l ợng về
giá cả và thời hạn giao hàng. Khi đã lựa chọn đ ợc ng ời bán, Bộ
phận mua hàng sẽ hình thành một Phiếu đặt mua hàng và gửi
phiếu này tới Phòng th tín;

Bộ phận mua hàng cũng gửi bản sao Phiếu đặt mua hàng tới Bộ
phận nhận hàng để bộ phận này có thể kế hoạch hoá việc nhận
hàng khi có lịch trình cụ thể; Một bản copy Phiếu đặt mua hàng
khác cũng đ ợc Bộ phận mua hàng gửi cho Bộ phận kế toán để
chuẩn bị về vấn đề tài chính;

Phòng th tín gửi Phiếu đặt mua hàng mà họ nhận đ ợc từ Bộ
phận mua hàng đến Ng ời bán thông qua b u điện hoặc ng ời đ a
th ;

3.1 Quá trình mua dựa trên giấy tờ

Phòng th tín của phía ng ời bán hàng nhận đ ợc Yêu cầu mua
hàng và gửi tờ yêu cầu này đến Bộ phận bán hàng;

Bộ phận bán hàng chuẩn bị Lệnh bán hàng và gửi tới Bộ
phận kế toán, chuẩn bị Lệnh sản xuất gửi tới Bộ phận sản
xuất. Lệnh sản xuất mô tả các đặc tr ng của Chiếc máy và cho

phép sản xuất;

Khi Chiếc máy hoàn thành, Bộ phận sản xuất thông báo cho
Bộ phận kế toán và gửi Chiếc máy tới Bộ phận vận chuyển;

Bộ phận kế toán gửi tờ Hoá đơn bán hàng (bản chính) tới
Phòng th tín, và bản copy tới Bộ phận vận chuyển;

Phòng th tín gửi Hoá đơn bán hàng (bản chính) tới Bên mua
thông qua B u điện hoặc Ng ời đ a th ;

Bộ phận vận chuyển của Ng ời bán sử dụng Bản sao Hoá đơn
bán hàng để lập Vận đơn và gửi Vận đơn cùng Chiếc máy tới
Bên mua;

3.1 Quá trình mua dựa trên giấy tờ

Phòng th tín bên mua nhận đ ợc Hoá đơn bán hàng, và gần
nh đồng thời Bộ phận mua hàng cũng nhận đ ợc Chiếc máy
cùng với Vận đơn;

Phòng th tín bên mua gửi Hoá đơn bán hàng (bản chính) tới
Bộ phận kế toán, đồng thời gửi Bản sao Hoá đơn đến Bộ phận
mua hàng để Bộ phận này biết rằng máy đã đ ợc gửi tới;

Bộ phận nhận hàng kiểm tra máy, đối chiếu với vận đơn và
Phiếu đặt mua hàng. Nếu máy đảm bảo các yêu cầu, Bộ phận
này làm Báo cáo nhận hàng và gửi Chiếc máy đến Đơn vị tác
nghiệp;


Bộ phận nhận hàng gửi Báo cáo nhận hàng đến Bộ phận kế
toán; Phòng th tín của phía ng ời bán hàng nhận đ ợc Yêu cầu
mua hàng và gửi tờ yêu cầu này đến Bộ phận bán hàng;

3.1 Quá trình mua dựa trên giấy tờ

Bộ phận kế toán xem xét, kiểm tra tất cả các chi tiết trong
Bản sao Phiếu đặt mua hàng, Báo cáo nhận hàng và Hoá đơn
bán hàng (bản chính). Nếu mọi việc bình th ờng, Bộ phận kế
toán phát hành Sec thanh toán và gửi Sec này tới Phòng th
tín;

Phòng th tín bên bán gửi Sec tới Bên mua thông qua b u điện
hoặc ng ời đ a th ;

Phòng th tín bên mua nhận đ ợc Sec và chuyển sang Bộ phận
kế toán;

Bộ phận kế toán so sánh các bản sao Hoá đơn bán hàng,
Vận đơn và Lệnh bán hàng. Nếu mọi chi tiết đều bình th ờng,
Bộ phận kế toán sẽ chuyển Sec thanh toán đã nhận đ ợc tới tài
khoản của mình tại Ngân hàng và tiến hành hạch toán thanh
toán nhận đ ợc.

3.2 Qu¸ tr×nh mua dùa trªn EDI
•
C¸c dßng th«ng tin trong tr êng hîp sö dông EDI víi vÝ dô
vÒ qu¸ tr×nh mua cña chóng ta ® îc biÓu diÔn ë h×nh d íi
®©y


Các dòng thông tin trong quá trình mua có sử dụng EDI
Máy
tính
phiên
dịch
EDI
Máy
tính
phiên
dịch
EDI
Bộ phận mua
hàng
Bộ phận kế
toán
Bộ phận nhận
hàng
Ngân hàng
Bộ phận vận
chuyển
Hệ thống quản
lý phiếu đặt
hàng của bộ
phận bán hàng
Bộ phận kế toán
ĐV tác nghiệp
Ng ời mua
a
Ng ời bán
Hệ thống quản

trị sản xuất
của ng ời sản
xuất
Mạng EDI

3.2 Quá trình mua dựa trên EDI

Đơn vị tác nghiệp gửi một thông điệp điện tử đến Bộ phận mua
hàng. Thông điệp này sẽ mô tả loại máy cần thiết phải mua;

Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với những ng ời bán thông qua điện
thoại, th điện tử hoặc các trang Web, th ơng l ợng về giá cả và thời
hạn giao hàng. Khi đã lựa chọn đ ợc ng ời bán, Bộ phận mua
hàng sẽ gửi một thông điệp đến Bộ phận bán hàng của bên bán
mà họ đã lựa chọn;

Máy tính phiên dịch EDI của ng ời mua sẽ chuyển thông điệp này
thành set giao dịch trong một Phiếu đặt mua hàng có dịnh dạng
tiêu chuẩn hoá, và sau đó gửi Thông điệp này đến ng ời bán hàng
thông qua mạng EDI;

Bộ phận mua hàng cũng gửi một Thông điệp điện tử đến Bộ
phận nhận hàng để Bộ phận này có thể kế hoạch hoá việc nhận
hàng, và g ỉ một Thông điệp khác đến Bộ phận kế toán, trong đó
có các thông tin chi tiết nh giá cả đã thoả thuận;

3.2 Quá trình mua dựa trên EDI

Máy tính phiên dịch EDI của ng ời bán nhận đ ợc thông điệp có
chứa set giao dịch đặt hàng của bên mua và biến chúng thành định

dạng phù hợp với hệ thống thông tin của ng ời bán;

Các thông tin chi tiết của Phiếu đặt mua hàng sẽ xuất hiện trong
hệ thống quản lý Phiếu đặt hàng của Bộ phận bán (bên bán) và đ
ợc tự động chuyển đến hệ thống thông tin quản trị sản xuất, và
đống thời chuyển đến Bộ phận kế toán;

Thông tin tự động chuyển đến hệ thống thông tin quản trị sản xuất
có chứa các đặc tả sản phẩm và cho phép bắt đầu sản xuất;

Khi Chiếc máy hoàn thành, Bộ phận sản xuất thông báo cho Bộ
phận kế toán và gửi Chiếc máy tới Bộ phận vận chuyển;

Bộ phận vận chuyển gửi một Thông điệp điện tử đến Bộ phận kế
toán và chỉ rõ tằng Máy đã sẵn sàng vận chuyển;

Bộ phận kế toán gửi một Thông điệp đến máy tính phiên dịch của
họ, máy này chuyển thông điệp thành set giao dịch Hoá đơn thanh
toán và g ỉ thông điệp này đến ng ời mua thông qua mạng EDI;

3.2 Quá trình mua dựa trên EDI

Máy tính phiên dịch EDI của ng ời mua nhận đ ợc set giao dịch Hoá
đơn bán hàng tr ớc khi Bộ phận nhận hàng của họ nhận đ ợc máy, và
chuyển các dữ liệu của hoá đơn vào định dạng phù hợp với hệ
thống thông tin của ng ời mua. Các dữ liệu hoá đơn lập tức trở nên
hữu dụng đối với cả hai bộ phận kế toán và nhận hàng;

Khi Máy đ ợc vận chuyển đến, Bộ phận nhận hàng kiểm tra máy, đối
chiếu với các thông tin hoá đơn trong hệ thống thông tin của họ.

Nếu máy đảm bảo các yêu cầu đặt hàng ban đầu, Bộ phận nhận
hàng gửi một thông điệp đến Bộ phận kế toán khẳng định rằng máy
đã nhận đ ợc;

Hệ thống thông tin Bộ phận kế toán so sánh, kiểm tra tất cả các chi
tiết trong dữ liệu Phiếu đặt mua hàng, ngày nhận hàng, giải mã set
giao dịch Hoá đơn bán hàng nhận đ ợc từ ng ời mua. Nếu mọi việc
bình th ờng, Bộ phận kế toán thông báo cho Ngân hàng của họ giảm
số d trong tài khoản ng ời mua, tăng số d trong tài khoản ng ời bán
với l ợng tiền nh trong hoá đơn. Mạng EDI có thể cung ứng các dịch
vụ thực hiện các nhiệm vụ nói trên.

3.3 Các mạng giá trị gia tăng

Các bên đối tác có thể triển khai mạng EDI và các quá
trình phiên dịch EDI bằng một vài cách thức khác nhau.
Phân 2 cách tiếp cận cơ bản: kết nối trực tiếp và kết nối
gián tiếp.

Ba yếu tố cơ bản đ ợc thể hiện ở hình trên là: Mạng EDI
(thay cho B u chính) kết nối hai công ty và hai máy tính
phiên dịch chịu trách nhiệm biến đổi dữ liệu từ các định
dạng sử dụng nội bộ công ty (ng ời mua và ng ời bán)
thành các set giao dịch EDI chuẩn.

Kết nối trực tiếp giữa các đối tác th ơng mại

Kết nối EDI trực tiếp yêu cầu mỗi doanh nghiệp tham gia
mạng EDI phải vận hành một máy tính phiên dịch riêng của
mình.


Các máy tính này kết nối trực tiếp với nhau bằng các sử dụng
modem và qua các đ ờng dây điện thoại hoặc các đ ờng thuê
bao riêng.

Ph ơng án kết nối qua điện thoại trở nên bất tiện khi các đối
tác nằm ở các múi thời gian khác nhau với các giao dịch nhạy
cảm về thời gian, và khi khối l ợng giao dịch lớn.

Ph ơng án sử dụng đ ờng dây thuê bao riêng trở nên rất đắt đỏ
đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi họ phải duy trì rất nhiều kết
nối với những đối tác khác nhau. Các đối tác th ơng mại th ờng
dùng các giao thức truyền thông khác nhau, điều này làm cho
cả hai ph ơng án kết nối trực tiếp đều khó thực hiện.

Kết nối trực tiếp giữa các đối tác th ơng mại
a
Nhà phân phối
Nhà bán lẻ
Nhà bán buôn
Nhà SX thành phẩm
Nhà SX bán thành
phẩm
Nhà vận tải ô tô
Nhà vận tải
hàng không
Ngân hàng
Kho hàng

Kết nối gián tiếp giữa các đối tác th ơng mại


Thay cho kết nối trực tiếp đến các đối tác th ơng mại, công ty
có thể quyết định sử dụng dịch vụ của Mạng giá trị gia tăng
(VAN).

VAN là một công ty chuyên cung ứng các thiết bị viễn thông,
các phần mềm và các kỹ năng cần thiết để nhận, bảo quản và
gửi các thông điệp điện tử có chứa các set giao dịch EDI.

Để sử dụng các dịch vụ của VAN, công ty cần phải lắp đặt một
phần mềm phiên dịch EDI sao cho t ơng thích với VAN. Thông
th ờng, VAN cung cấp luôn phần mềm này nh một bộ phận
trong thoả thuận vận hành của mình.

Để gửi một set giao dịch EDI đến đối tác, khách hàng của
VAN kết nối với VAN bằng cách sử dụng đ ờng dây thuê bao
riêng hoặc đ ờng dây điện thoại, sau đó gửi thông điệp đã đ ợc
định dạng EDI đến VAN.