Lời mở đầu
Chúng ta đang sống trong một thế giới có nền khoa học phát triển rất hiện đại.
Thế kỷ 20 là thế kỷ của công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng. Đó là
một trong những thành tựu vĩ đại nhất mà con ngời đã đạt đợc trong thiên niên kỷ
này. Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong các hoạt động của toàn nhân loại.
Nhân loại ứng dụng tin học vào phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản
xuất, phục vụ cho nghành quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du lịch, y tế tạo điều
kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao
động của con ngời, đa mức sống con ngời ngày càng cao hơn.
ở Việt Nam tin học cũng đang hoà nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai cùng với
sự phát triển chung của các nớc năm châu. Máy vi tính đã và đang dần dần đợc sử
dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực nh kinh tế, văn hoá xã hội, giáo dục, y tế, quốc
phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách có khoa
học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao hơn so với trớc khi cha đa máy tính
vào.
Quản lý hàng hoá là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu nh
không đợc tin học hoá việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối lợng hàng hoá
của rất nhiều loại hàng.Hệ thống quản lý từ trớc tới nay chủ yếu là phơng pháp thủ
công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên ngời quản lý gặp rất nhiều
khó khăn trong việc nh nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch, Do đó các thông
tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự d thừa hoặc không đầy đủ dữ
liệu, thêm nữa phơng pháp quản lý theo kiểu thủ công lai rất tốn kém về thời gian,
công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ
giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho ngời
quản lý kinh doanhmà còn đảm bảo đợc yêu cầu nhanh chóng-chính xác-hiệu quả.
1
Với những suy nghĩ trên và đợc sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết
định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp Quản Lý Hàng Hoá .
Nội dung đề tài đợc trình bày trong 4 chơng:
Chơng 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý.
Chơng 2: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin"Quản lý Hàng Hoá "
Chơng 4. Đánh giá công việc và kết luận.
Chúng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Kim Phợng đã tận tình giúp đỡ,
chỉ bảo cho chúng em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này .
Trong một khoảng thời gian có hạn trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài
báo cáo không thể tránh khỏi sai sót.
Chúng em mong đợc sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô giáo và bạn bè để bài
báo cáo của chúng em đợc tốt hơn .


2
Chơng I
Một số vấn đề chung về hệ thống

thông tin quản lý

Bớc đầu tiên cần thực hiện triển khai một đề án tin học hoá là phải khảo sát hệ
thống .Ngời ta định nghĩa hệ thống là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn
nhau để cùng hoạt động nhằm đạt mục đích. Hệ thống mà ta xét ở đây là hệ thống
quản lý tức là một hệ thống sống động không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà
còn đóng vai trò thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của các tổ chức kinh tế xã hội. Do
đó cần phải xem xét phân tích các yếu tố đặc thù , những nét khái quát cũng nh các
mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý
,từ đó rút ra những phơng pháp cũng nh các bớc thiết kế xây dựng một hệ thống thông
tin quản lý đợc tin học hoá mang lại kết quả tốt.
I. Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

1.Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trớc tiên là một hệ thống đợc tổ chức từ trên xuống dới, có

chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.
Hệ thống quản lý đợc phân tích thành nhiều cấp. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho
việc quản lý từ trên xuống dới. Thông tin đợc tổng hợp từ dới lên trên và truyền từ
trên xuống.
2.Luồng thông tin vào

Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau.
-Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi ,thông tin này mang tính chất
thay đổi lâu dài.
-Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên phải luôn luôn cập nhập
vào và xử lý.
-Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp ,đợc tổng hợp từ các thông tin
cấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian.

3
3.Luồng thông tin ra

Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản
lý trong từng trờng hợp cụ thể .
Bảng biểu và các báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc tổng hợp phục
vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích
quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác kịp thời.
4.Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thờng xuyên đợc đa vào
sổ sách .Từ sổ sách đó các thông tin đợc kiết suất để lập các bảng biểu, báo cáo cần
thiết .việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn trồng chéo nhau.Do đó sai sót có
thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc d thừa thông tin . Trong quá trình quản lý do
khối lợng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tợng
quan trọng vì thế mà có nhiều thông tin không đợc tổng hợp đầy đủ.
II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý


1.Mô hình luân chuyển dữ liệu

Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul
sau :
-Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ tra cứu
-Cập nhập thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên.
-Lập sổ sách báo cáo
Mỗi modul và hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tơng ứng.
2.Cập nhật thông tin động
Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp
.Lu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lợng cần sử lý thờng đợc cập nhật đòi
hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu
sau :
-Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động .
-Giao diện màn hình phải hợp lý ,giảm tối đa các thao tác cho ngời nhập dữ
liệu .

4
3.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu
Thông tin loại này cần cập nhật nhng không thờng xuyên,yêu cầu chủ yếu với loại
thông tin nàylà phải tổ chức hợp lý để tra cứu các loại thông tin cần thiết.
4.Lập sổ báo cáo
Để thiết kế đợc phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứ kỹ các bảng
biểu mẫu. Thông tin đợc sử dụng trong việc này thuận lợi là đã đợc sử lý từ các phần
trớc nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu này đợc giảm nhẹ .
III. Các nguyên tắc đảm bảo
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó
khăn ,chiếm nhiều thời gian và công sức ,việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
thờng dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau :


1.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin đợc tích luỹ và thờng xuyên
cập nhật .Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán
quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần đợc loại trừ.
Do vậy ngời ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó trờng hợp
trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã đợc loại trừ.Chính
mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tợng điều khiển.
2.Nguyên tắc linh hoạt của thông tin
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có
công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở
các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết
tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm
giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
VI. Các bớc xây dựng hệ thống quản lý
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá
thờng qua 5 giai đoạn :

1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án
ở bớc này ngời ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống ,phát hiện nhợc điểm
còn tồn tại ,từ đó đề suất các giải pháp khắc phục ,cần cân nhắc tính khả thi của dự
án. Từ đó định hớng cho các giai đoạn tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lợc đồ
khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lợc đồ cho hệ thống mới.
5
3. Thiết kế tổng thể
Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới .Phân định rõ phần
việc nào sẽ đợc xử lý bằng máy tính, phần việc nào thủ công .


4. Thiết kế chi tiết
-Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trớc khi đa vào máy tính .
-Thiết kế các phơng pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính .
-Thiết kế chơng trình ,các giao diện ngời sử dụng các tệp dữ liệu .
-Chạy thử chơng trình

5. Cài đặt chơng trình
Chơng trình sau khi chạy thử tốt sẽ đợc đa vào cài đặt và sử dụng
6
Chơng ii
Hệ Quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access
I - Tổng quan về access
1. MS Access là gì?
MS Access là một hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL). Cũng giống nh các hệ CSDL
khác, Access lu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động làm nhiều
nhiệm vụ khác nữa. Với việc sử dụng Access , chúng ta có thể phát triển các ứng
dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trờng Windows và là một sản
phẩm chạy trong môi trờng Microsoft Windows nên mọi thế mạnh của Windows
cũng thể hiện đợc trong Access. Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất cứ một ứng dụng
trong môi trờng Windows nào cho Access và ngợc lại. Bạn cũng có thể liên kết các
đối tợng OLE (Object Linking and Embedding) trong Excel, Paintbrush và Word for
Windows vào trong môi trờng Access.
Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là một hệ quản lý CSDL quan
hệ (relational database) có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó
có thể làm việc với nhiều bảng (table) tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối
của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn. Access cung cấp công cụ để
ngời sử dụng có thể tạo bảng, thiết kế biểu mẫu (Form), xây dựng câu hỏi (Query) và
thiết kế báo cáo (Report). Đồng thời, Access cũng là một môi trờng phát triển các

ứng dụng. Bằng cách sử dụng các tập lệnh (Macro) để tự động thực hiện các công
việc, chúng ta có thể tạo các ứng dụng hớng tới ngời sử dụng hiệu quả tơng tự nh là đ-
ợc tạo bởi các ngôn ngữ lập trình, hoàn thiện với các nút bấm (Button), thực đơn
(Menu) và các khung đối thoại (Dialog box). Bằng cách lập trình trong Access Basic,
chúng ta có thể tạo đợc các ứng dụng mạnh mẽ nh chính bản thân Access . Thực
tế, rất nhiều công cụ trong Access, ví dụ nh Wizard cũng đợc viết bằng Access Basic.
2. Access cung cấp những công cụ gì ?
2.
1
- Một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự

7
Access cung cấp hệ thống quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện với những
định nghĩa khoá chính (primary key) và khóa ngoại lai (foreign key), các loại luật
quan hệ (một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều), các mức kiểm tra sự toàn vẹn của dữ liệu
cũng nh định dạng và những định nghĩa mặc định cho mỗi trờng (field) trong một
bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức cơ cấu xử lý dữ liệu (database
engine), Access ngăn chặn đợc sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp.
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng đợc những đòi hỏi với kiến trúc mềm
dẻo của nó. Nó có thể sử dụng nh một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình
Client/Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết
nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ nh Oracle, Sybase, thậm chí cả với những
CSDL trên máy tính lớn nh DB/2.
Với Access, chúng ta cũng có thể phân quyền cho ngời sử dụng và cho các nhóm
trong việc xem và thay đổi rất nhiều kiểu đối tợng dữ liệu.
2.2- Dễ dàng sử dụng các Wizard (Phù thuỷ) :
Với Wizard, những công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn
một ít phút. Chúng ta chỉ cần trả lời một vài câu hỏi, sau đó Wizard sẽ tự động xây
dựng các đối tợng cho chúng ta. Dùng Wizard, chúng ta có thể thiết kế rất nhiều loại
biểu mẫu, báo cáo, đồ họa, các đối tợng và các thuộc tính.

2.3 - Xuất nhập và kết nối với các dữ liệu bên ngoài :
Access cho phép chúng ta xuất ra và nhập vào nhiều dạng thờng gặp, bao gồm
dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve và nhiều dạng ASCII
khác. Trong khi việc nhập tạo ra một bảng trong Access thì việc xuất một bảng trong
Access sẽ tạo một tệp tin có dạng nh chúng ta xuất ra.
Việc kết nối (attach) có nghĩa là chúng ta có thể sử dụng một tệp tin dữ liệu bên
ngoài bình thờng mà không cần tạo bảng của Access. Việc kết nối với các bảng bên
ngoài, sau đó đặt quan hệ của chúng với các bảng khác trong Access là một điểm rất
mạnh của Access.
2.4 - Các biểu mẫu và báo cáo đ ợc thiết kế theo kiểu WYSIWYG :
WYSIWYG (What You See Is What You Get) có nghĩa là Cái gì bạn thấy là cái bạn
có. Điều đó có nghĩa là khi chúng thiết kế các biểu mẫu và báo cáo nh thế nào thì
lúc hiện lên sẽ hoàn toàn nh vậy. Ví dụ: nếu chúng ta định dạng một dòng chữ dùng
8
phông .VnTime, loại chữ đậm thì ngay lúc thiết kế chúng ta sẽ thấy chữ đậm,
phông .VnTime, và tất nhiên khi hiện lên thì cũng nh vậy.
Chúng ta có thể xem các biểu mẫu và báo cáo theo chế độ xem trớc (preview) để
phóng to thu nhỏ, và chúng ta cũng có thể nhìn các báo cáo với một vài dữ liệu ví dụ
mà không mất thời gian chờ đợi dữ liệu của một tệp tin lớn khi chúng ta ở chế độ
thiết kế.
Đặc biệt quan trọng Acces có bộ tạo báo cáo rất mạnh. Chúng ta có thể tạo ra đợc
một loạt các dạng báo cáo rất chính xác và mang tính thẩm mỹ cao.
2.5- Khả năng DDE (Dynamic Data Exchange) và OLE (Object Linking and
Embedding)
Với khả năng DDE và OLE, chúng ta có thể chèn một đối tợng vào biểu mẫu
và báo cáo của Access. Những đối tợng này có thể là âm thanh, hình ảnh, đồ họa,
thậm chí cả video.

3. Jet Engine - Cốt lõi của MS Access
Microsoft Jet Database Engine (gọi tắt là Jet Engine) là một cơ cấu xử lý dữ liệu

(database engine) dùng chung cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu (QTCSDL) Access và
công cụ lập trình Visual Basic (cả hai sản phẩm đều do Microsoft phát triển và chạy
trên Windows). Jet Engine cho phép làm việc với nhiều dạng thức cơ sở dữ liệu khác
nhau và cung cấp giao diện lập trình hớng đối tợng để làm việc với CSDL. Jet Engine
bao gồm một bộ các tập tin th viện liên kết động (DLL) cho phép làm việc với nhiều
CSDL không phải Access nh những dữ liệu bình thờng của nó. Điều chú ý là các th
viện này có thể cài đặt riêng khi có nhu cầu.
Jet Engine bao gồm các thành phần:
3.1- Data Access Object (các đối t ợng truy cập dữ liệu th ờng đ ợc viết tắt là
DAO):
Là các đối tợng và công cụ dùng cho việc truy cập dữ liệu, phục vụ cho ngôn ngữ
định nghĩa dữ liệu (DDL - Data Definition Language) và ngôn ngữ xử lý dữ liệu
(DML - Data Manipulation Language) theo phong cách hớng đỗi tợng (mỗi đối tợng
9
có những thuộc tính và các phơng thức đi kèm). Dựa vào DAO, nhà lập trình có thể
truy cập dữ liệu bằng mã nguồn.
3. 2-Query Manager :
L à bộ quản lý các câu hỏi dựa trên ngôn ngữ SQL, cho phép thực hiện việc cập
nhật qua SQL rất phong phú và linh hoạt. Ngoài các câu hỏi dữ liệu tĩnh (snapshot),
Jet Engine còn cho phép tạo ra các câu hỏi dữ liệu động (dynaset) cho phép cập nhật
lại dữ liệu gốc tơng ứng ngay từ bảng kết quả nhận đợc. Bộ quản lý này sẽ nối kết với
bộ quản lý ISAM và remote.
3. 3-ISAM Manager:
Thông qua bộ quản lý này, Jet Engine có thể làm việc với nhiều dạng thức CSDL
ISAM khác nhau khi bộ điều khiển (driver) tơng ứng (tập tin DLL) đợc cài đặt. Một
bộ điều khiển nội tại gọi là Jet ISAM cho phép Jet Engine làm việc với CSDL Access
chuẩn.
3.4-Remote Manager:
Bộ quản lý này nhận các yêu cầu từ bộ quản lý câu hỏi Query Manager và chuyển
thành các lệnh ODBC API tơng ứng để gửi đến bộ quản lý ODBC để thực hiện, sau

đó sẽ gửi trả dữ liệu truy vấn đợc về bộ quản lý câu hỏi Query Manager.
Nếu database engine trong Visual Basic và Accesss có cùng phiên bản Jet Engine,
thành phần xử lý dữ liệu của ngôn ngữ (các đối tợng truy cập dữ liệu DAO, DDL,
DML,...) sẽ có nhiều điểm tơng đồng.
3.5 Vai trò của Database Engine
Khi sử dụng một hệ quản trị CSDL, nhà phát triển trớc tiên sẽ định nghĩa loại dữ
liệu lu trữ (do hệ này cung cấp). Khi cần thao tác trên dữ liệu (truy xuất hay lu trữ),
chơng trình sẽ gửi yêu cầu đến hệ, việc xử lý các yêu cầu này do Database Engine
của hệ đảm nhiệm một cách tự động.
10
Nh vậy, Database Engine chính là cơ cấu
xử lý dữ liệu của một hệ quản trị CSDL,
là chiếc cầu nối giữa ứng dụng và các tập
tin dữ liệu vật lý. Ngời phát triển ứng
dụng không trực tiếp làm việc với CSDL
mà thông qua database engine của hệ
quản trị CSDL. Nếu database engine cho
phép xử lý nhiều dạng CSDL khác nhau
(ngoài CSDL chuẩn của hệ) thì ta có thể
viết ứng dụng theo phong cách độc lập
với CSDL Client/Server (khách/chủ) vì
rằng mỗi hệ quản trị CSDL đều có những điểm mạnh, yếu khác nhau. Nếu ta muốn
khai thác điểm mạnh thì phải phụ thuộc vào kiến trúc CSDL và chính hệ quản trị
CSDL tạo ra nó, chứ không thể ung dung sử dụng một công cụ truy xuất CSDL tổng
quát của một nhà phát triển thứ ba.
4. Kết nối ODBC
ODBC viết tắt từ Open Database Connectivity (tạm dịch là hệ thống kết nối CSDL
mở). Trong chiến lợc cạnh tranh giảm kích thớc trên lĩnh vực CSDL, Microsoft muốn
định ra một chuẩn giao tiếp mở bao gồm các phơng thức nối kết dữ liệu, cho phép
một hệ quản trị CSDL có thể truy cập nhiều dạng CSDL khác nhau do các hệ quản trị

CSDL khác tạo ra bằng cách sử dụng giao diện lập trình ODBC (ODBC API) không
quá phức tạp.
Điều đáng lu ý là ODBC không cho phép tạo ra CSDL. CSDL đợc tạo ra trớc bằng
chính hệ quản trị CSDL gốc của nó.
Chúng ta có thể sử dụng bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào trên Windows cho phép
gọi đến các thủ tục, hàm trong th viện DLL để khai thác ODBC API, nh Visual C++,
Visual Basic, Access (Microsoft), Borland C++, Delphi (Borland)... Hiển nhiên là sử
dụng ODBC để kết nối với CSDL chắc chắn sẽ chậm hơn khi ta sử dụng chính các
công cụ phát triển của hệ quản trị CSDL gốc. Tuy nhiên, u điểm lớn nhất của ODBC
nằm ở tính cơ động.

11
Database Engine
Giao diện ngời dùng của
ứng dụng
CSDL
Các yêu cầu truy xuất
hay lu dữ liệu
Hình 3.2 Vai trò của Database Engine
5. các đối tợng trong access
Đối với những ngời sử dụng, để có thể dùng đợc Access cho các ứng dụng của họ
thì chỉ tốn rất ít thời gian. Tuy nhiên nh vậy thì chỉ sử dụng đợc các công cụ có sẵn và
mức độ xử lý thông tin rất sơ đẳng, do đó chỉ có thể xử lý đợc các bài toán đơn giản.
Để có thể khai thác đợc tất cả các mặt mạnh của một ngôn ngữ nói chung và Access
nói riêng thì chúng ta phải đi sâu vào nghiên cứu những gì ở bên trong, những cái cốt
lõi của của ngôn ngữ. Tất nhiên công việc này sẽ đòi hỏi nhiều công sức hơn nhng
đổi lại, chúng ta sẽ có thể xử lý vấn đề một cách mềm dẻo hơn, tốt hơn. Vì vậy, trong
phần này, tôi sẽ đề cập đến một số đối tợng trong Access.
Access là công cụ để xử lý dữ liệu, do vậy các đối tợng trong Access cũng là các
đối tợng liên quan đến dữ liệu. Ngôn ngữ lập trình của Access - Access Basic - là một

ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng. Các đối tợng của nó sẽ gắn liền với các thuộc tính
và các phơng thức. Hình sau đây sẽ cho ta cái nhìn tổng thể về các đối tợng xử lý dữ
liệu trong Access.
C á c đ ố i t ư ợ n g t r o n g A c c e s s
F i e l d s
F i e l d s
I n d e x e s
T a b l e D e f s
F i e l d s
P a r a m e t e r s
Q u e r y D e f s
F i e l d s
R e c o r d s e t s R e l a t i o n s
D o c u m e n t s
C o n t a i n e r s
D a t a b a s e s
G r o u p s
U s e r s
U s e r s
G r o u p s
W o r k s p a c e s E r r o r s
D B E n g i n e
Qua hình ảnh trên, ta thấy các đối tợng đợc tổ chức theo từng tập hợp
(Collection). Mỗi tập hợp các đối tợng gồm nhiều đối tợng, mỗi đối tợng lại gồm một
hoặc nhiều các tập hợp đối tợng khác ở mức thấp hơn. ở mức trên cùng là DBEngine,
đây chính là Jet Engine của Access. Nó gồm tập các vùng làm việc khác nhau và tập
các lỗi. Mỗi vùng làm việc này lại gồm nhiều CSDL khác nhau cùng với thông tin về
nhóm làm việc và ngời sử dụng.

12

II - Những Đăc Điểm Của Access 2000
Access 2000 là hệ cơ sở dữ liệu cung cấp cho ta những công cụ mạnh để xử lý,
tìm kiếm, thông tin một cách mau lẹ. Nó cho phép dễ dàng liên kết các thông tin có
liên quan, Access 2000 hơn hẳn các chơng trình cơ sở dữ liệu khác do nó có nhiều
đặc tính kết nối mạnh mẽ. Nó bao gồm các chơng trình cơ sở dữ liệu phổ biến trên
PC, trên máy chủ Access hoàn toàn hỗ trợ công nghệ ActiveX.Access 2000 không chỉ
là hệ cơ sở dữ liệu mà nó còn bổ sung cho các hệ cơ sở dữ liệu khác do một số tính
năng mạnh nh khả năng có thể làm việc với các dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Để
truy cập và xử lý thông tin Access 2000 hỗ trợ hai mô hình truy cập dữ liệu kiểu
Data Access Objects (DAO) truyền thống và ActiveX Data Objects (ADO) nhắm vào
phơng tiện cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng .
Access 2000 là bản đầu tiên hỗ trợ ADO để thao tác dự liệu JET . ADO sử dụng
mô hình chơng trình thông thờng để hớng sự truy cập vào dữ liệu phổ biến. Nó dựa
vào nhà cung cấp OLE DB để liên kết ở mức thấp đến các nguồn dữ liệu. Các ký
thuật OLE DB cuối cung sẽ thay thế cho ODBC đã lỗi thời cũng nh ADO sẽ thay thế
cho DAO. Với các công cụ này chúng ta có thể thiết kế và xử lý dữ liệu theo yêu
cầu.

13
Chơng III
Phân tích hệ thống thông Tin
Quản Lý Hàng hoá
I. Giới thiệu về hoạt động của bài toán

Việc hoạt động Quản Lý Hàng Hoá của công ty Hải Phong dựa trên các thông
tin nh sau:
Khi khách hàng muốn mua loại mặt hàng nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào đơn
đặt hàng và đa cho nhân viên của công ty, nhân viên sẽ căn cứ vào các thông tin trên
để tìm hàng trong kho cho khách ,nếu hàng trong kho hết hoặc thiếu thì nhân viên
phải liên hệ với nhà nhà cung cấp đặt mua mặt hàng mà công ty còn thiếu (khi nhà

cung cấp là cũ ) .Còn nếu khách hàng yêu cầu một mặt hàng hoàn toàn mới ,thì ngời
quản lý có trách nhiệm tìm nhà cung cấp mới có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của
khách hàng ,sau đó cập nhập nhà cung cấp mới đó vào hệ thống quản lý của công ty
để tiện theo dõi.
Về quá trình nhập và xuất hàng bao gồm những vấn đề sau :
Hàng sẽ nhập theo đơn đặt hàng ,nhân viên sẽ có nhiệm vụ kiểm tra lại hoá đơn,
đối chiếu số lợng và đơn giá với số lợng và đơn giá ghi trên hoá đơn(với loại hàng là
cũ),còn khi nhập mặt hàng mới thì nhân viên phải cập nhập mặt hàng mới đó vào hệ
thống quản lý của công ty. Đối tợng nhập là các loại hàng phục vụ cho hoạt động của
công ty.
Nhập xong nhân viên tiến hành kiểm tra lại hoá đơn với lợng hàng trong kho.
Trong chơng trình có các chức năng dùng để theo dõi việc nhập hàng vào kho, việc
đa danh sách đã đăng ký, phân loại theo mặt hàng, phân loại theo nhà cung cấp để
phục vụ khách hàng. Tiếp theo ta phải tổng hợp hàng hoá nhập ,lập danh sách thống
kê từng mặt hàng đã nhập với số lợng là bao nhiêu. Báo cáo lợng hàng còn trong kho
trớc khi nhập bổ xung vào tệp hàng ,để tính số lợng hàng trong kho vào thời điểm
hiện tại. Hàng sẽ đợc xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên sẽ có nhiệm vụ kiểm tra đơn
đặt hàng và lợng hàng xuất sau đó lập và lu biên bản xuất hàng. Đối tợng xuất là
những sản phẩm do công ty nhập về từ nơi khác hoặc đã qua hệ thống lắp ráp của
công ty, với điều kiện theo yêu cầu của khách hàng .
Mã hàng xuất đợc đặt theo quy định của công ty.
Chơng trình còn có chức năng theo dõi việc xuất hàng, đa danh sách đã đăng ký,
phân loại theo mặt hàng xuất, phân loại theo khách hàng để phục vụ cho công tác
quản lý hàng hoá của công ty. Với hàng hoá xuất kho thì ta phải lập danh sách thống
kê với số lợng từng mặt hàng đã xuất ra với số lợng là bao nhiêu .
Báo cáo số lợng tồn sau khi xuất (trong một khoảng thời gian nào đó)
14
Các mặt hàng nhập vào hay xuất ra hàng ngày ,số lợng hàng, thành tiền (hàng hoá
đợc quản lý theo nhóm nhất định, trong mỗi nhóm có thể có một hay nhiều loại hàng
hoá).

Các thông tin về khách hàng phải đợc lu trữ chi tiết cụ thể (khách hàng mua, nhà
cung cấp hàng ,địa chỉ và các thông tin liên quan) để tiện cho việc giao dịch. Các
chứng từ nhập hàng hay chứng từ xuất hàng phải đợc kê khai chi tiết, chính xác các
thông tin liên quan đến việc mua bán và số tiền trả, đã trả bao nhiêu phần trăm hoặc
cha trả (nếu có).
Các chứng từ phải đợc lu trữ thành hệ thốngđể phục vụ khi giao dịch với khách
hàng. Khi khách hàng đến thanh toán nốt số nợ trớc cần phải đợc đối chiếu với chứng
từ xuất. Khi nhà cung cấp thu tiền thì phải đối chiếu với chứng từ nhập.
Hàng hoá trong kho cần phải đợc lu trữ riêng để theo dõi lợng hàng tồn, công nợ của
khách hàng cần đợc theo dõi thờng xuyên.

II. Phân tích hệ thống quản lý hàng hoá
Để xây dựng thiết kế một hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên là phải
phân tích hệ thống ngằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp và biện pháp cụ thể.
Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy
tính. Nó là giai đoạn quan trọng nhất vì kết quả của giai đoạn này cho ta mô tả logic
của hệ thống mới dựa trên kết quả, đó là căn cứ cho ta thiết kế sau này. Không thể tin
học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích, hiệu quả công việc tin
học hoá hoàn toàn phụ thuộc vào quá trtìnhphân tích ban đầu.
1. Phân tích chức năng
1.1 Tổng quát
Hệ thống phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ bảo đảm an toàn, bảo mật cho dữ
liệu lu trữ. Thực hiện các chức năng: Xử lý nhập hàng, xuất hàng, xử lý công nợ
với nhà cung cấp hoặc với khách hàng, thống kê ,tìm kiếm hàng hoá.
15
1.2 Các chức năng ở mức đỉnh
X ử L ý N h ậ p
X ử L ý X u ấ t
X ử L ý C ô n g N ợ
T h ố n g K ê

T ì m K i ế m
Q u ả n L ý H à n g H o á
1.3 Các chức năng chi tiết
Chức năng "Xử Lý nhập"
Hỗ trợ cho ngời quản lý trong công việc quản lý thông tin về nhà cung cấp , thông tin
về mặt hàng , xử lý công việc nhập hàng hoá...
Chức năng này bao gồm các chức năng con sau:
Q u ả n L ý H à n g H o á
Q u ả n L ý N h à C u n g C ấ p
T h a n h T o á n
X ử L ý N h ậ p
16
Sơ đồ phân rã chức năng mức đỉnh
Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý nhập"
Chức năng "Xử Lý Xuất"
Hỗ trợ cho ngời quản lý trong công việc quản lý thông tin khách hàng, thông tin về
mặt hàng tồn kho, xử lý công việc xuất hàng hoá...
Chức năng này bao gồm các chức năng con sau:
Q u ả n L ý K h á c h H à n g
K i ể m T r a H à n g T ồ n
L ậ p H o á Đ ơ n X u ấ t
X ử L ý X u ấ t
Chức năng "Xử Lý Công Nợ"
Hỗ trợ cho ngời quản lý trong công việc quản lý, theo dõi công nợ của công ty với
nhà cung cấp hay của khách hàng đối với công ty...
Chức năng này bao gồm các chức năng con sau:
X ử L ý C ô n g N ợ K h á c h H à n g
X ử L ý C ô n g N ợ N h à C u n g C ấ p
X ử L ý C ô n g N ợ



17
Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý Xuất"
Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý Công Nợ"
Chức năng "Thống Kê"
Hỗ trợ cho ngời quản lý trong công việc thống kê các mặt hàng còn tồn kho cũng nh
những mặt hàng đã xuất trong những khoảng thời gian khác nhau.
Chức năng này bao gồm các chức năng con sau:
T h ố n g K ê M ặ t H à n g
T h ố n g K ê N h ó m H à n g
T h ố n g K ê T h e o T h ờ i G i a n
T h ố n g K ê
18
Sơ đồ phân rã chức năng "Thống Kê"