Kết thúc dự án
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (215.46 KB, 16 trang )
1
Kết thúc dự án
Tổng quan
Thống kê lại dữ liệu và Rà soát
Giải thể/kết thúc
2
Tổng quan
Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn.
Các lí do kết thúc dự án
Đã hoàn thành các yêu cầu
Chưa hoàn thành các yêu cầu, nhưng
Kinh phí đã hết, không thể cấp thêm
Thời hạn đã hết, không cho phép gia hạn thêm
Ban Quản lý và nhà tài trợ quyết định chấm dứt
Những lý do đặc biệt khác
3
Hoàn tất dự án là việc giải thể tổ chức và môi
trờng dự án theo phơng thức đã đợc ấn
định sau khi đã đạt đợc các mục tiêu của dự
án và tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch làm
việc chi tiết đợc hoàn thành.
Hon thin d ỏn
4
Quy trỡnh hon thin d ỏn
Rà xét và cập nhật kế hoạch quản lý
Xây dựng kế hoạch chi tiết hoàn tất dự án
Tiến hành rà xét các hoạt động
Kết thúc hợp đồng với các nhà thầu phụ
Chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng
Lập văn bản và giữ các kết quả bàn giao
Đóng văn phòng dự án
Giải thể tổ chức dự án
Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án
Tiến hành rà xét sau thực hiện
Thiết lập lại việc phân bổ nhân sự
5
2. Thống kê lại và Rà soát
Cần thống kê lại các số liệu "lịch sử" về chi
phí, thời gian thực hiện, chất lượng công
việc, chất lượng sản phẩm.
So sánh giữa kế hoạch và thực tế
Tìm nguyên nhân (kể cả trong trường hợp
mọi sự là hoàn hảo)
6
Nguyờn tc
Quy trình đối với việc hoàn tất dự án cần đ
ợc lập kế hoạch với sự chú ý vào từng chi
tiết giống nh các giai đoạn vai trò và trách
nhiệm con ngời trải qua sự thay đổi lớn
vào thời điểm cuối cùng của dự án
Các kế hoạch đối với việc hoàn tất dự án
cần lên lịch các hoạt động yêu cầu của Rà
xét sau thực hiện
7
Đề cương BC kinh nghiệm
I. Giới thiệu chung về dự án
A. Mục đích
B. Phạm vi
II. Tình hình/hiện trạng trước khi thực hiện dự án
III. Tóm tắt nội dung công việc của dự án
IV. Những điểm đã đạt được/thành công
A. Các thành công
B. Thảo luận về từng thành công
V. Các vấn đề gặp phải trong khi thực hiện dự án
A. Thảo luận về từng vấn đề
B. Cách khắc phục vấn đề
VI. Cơ hội cho công việc tương lai
8
Các nguồn tài liệu tham khảo để
viết tài liệu
Yêu cầu kiểm soát thay đổi
Bản ghi chi phí
Phỏng vấn với các thành viên tổ, Ban lãnh đạo
và khách hàng
Biên bản các cuộc họp
Lịch biểu thời gian
Phác thảo dự án và những sửa đổi
Tài liệu thống kê
Viết tài liệu cuối/ngay sau khi kết thúc DA
9
Tài liệu này là không có lợi khi
nào?
PM không đủ trình độ, không đủ thông tin =>
viết ra một tài liệu không chính xác.
Mục đích chính trị của tài liệu: Tài liệu không
phản ảnh sự thật, hoặc để công kích người
khác
Không phổ biến cho ai, hoặc không cho ai
đọc.
10
Tin hnh cỏc cuc hp kt
thỳc d ỏn
Xem xét các yêu cầu dự án
các mục tiêu dự án
phạm vi dự án
Các kết quả bàn giao chính
ph"ơng pháp tiếp cận dự án
lịch trình ở mức cao
Xem xét các thành quả dự án
nền tảng
kết quả bàn giao
đặc tính nổi bật
các lợi ích lớn đ đạt đ"ợcã
Thực trạng cuối cùng
kế hoạch so với thực tế
phân tích sự khác nhau và
thảo luận
Xem xét các khoản mục mở
danh mục nổi bật
danh mục các vấn đề thay
đổi
khái quát các b"ớc tiếp theo
hoàn tất lịch trình chuyển đổi
các mục tiêu/ kế hoạch đối
với rà xét sau thực hiện
Lịch trình
11
Tiến hành rà xét sau triển khai
Quy tr×nh vµ viÖc hoµn tÊt dù ¸n
Lîi Ých kinh doanh/ tÝnh hiÖu qu¶ cña dù
¸n
TiÕn hµnh vµi th¸ng sau khi triÓn khai
Thùc hiÖn vµ theo dâi ngoµi dù ¸n
12
Kiểm điểm sau khi bàn giao
Mục đích: Khảo sát hiệu suất phục vụ của
sản phẩm và các hoạt động duy trì, bảo trì,
hỗ trợ khách hàng.
Xác định xem mục đích và mục tiêu của dự án có
đạt được không?
Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu của
khách hàng không?
Đánh giá ích lợi thực sự của sản phẩm?
Khách hàng có thực sự thoả mãn?
Thảo luận sự hỗ trợ tiếp tục
13
Kiểm điểm sau khi bàn giao
Khi họp kiểm điểm, nên
Mời tư vấn độc lập
Khoanh vùng những nội dung cần họp bàn, tránh
đi lan man, cãi vã
Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho cuộc họp (tuỳ
độ lớn của dự án)
Tổng kết những điểm mới (sáng kiến, kinh
nghiệm, ) trong dự án
14
3. Giải thể/kết thúc
Thải bớt người, phân công lại công việc
Xác nhận và công bố những cá nhân/đơn vị
đã làm tốt (động viên tinh thần, hoặc kèm
theo vật chất - dù nhiều/ít)
Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách
để PM tự bảo vệ mình)
15
Cỏc nhõn t thnh cụng
Kế hoạch làm việc toàn diện đợc xây dựng
Việc đánh giá quá trình triển khai đợc tiến
hành
Các báo cáo dự án cuối cùng đợc phát hành,
các kết quả bàn giao đợc lu giữ
Giải thể chính thức tổ chức của dự án
Việc rà xét toàn diện sau triển khai đợc tiến
hành
16
Kt lun
Việc giải thể yêu cầu sự cẩn thận không kém
việc xây dựng nên dự án
Rà xét sau thực hiện là một cơ hội tốt đối với
nghiên cứu của cá nhân cũng nh tổ chức
Nhng Nó phải đợc lập kế hoạch và tiến
hành đảm bảo tập trung tích cực vào các
mục tiêu kinh doanh của dự án và tổ chức
