ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ


GVHD: Ths. Nguyễn Quốc Tú Nhóm sinh viên thực hiện:
1. Nguyễn Tuấn Anh
2. Nguyến Thị Thùy Dương
3. Thái Văn Hòa
4. Mai Thị Kim Ly
5. Lê Quang Phúc
6. Mai Thị Diệu Thư
7. Nguyễn Thị Ngọc Yến
Huế,05/2013
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
MỤC LỤC
MỤC LỤC 2

Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 2
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
rong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp phải thường xuyên dựa vào nhiều
nguồn thông tin khác nhau để ra quyết định quản trị nhằm đạt được kết quả tốt
nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Hệ thống thông tin kế toán
cung cấp rất nhiều thông tin hữu hiệu cho các nhà quản trị cho việc ra quyết định trong
kinh doanh.
T
Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin, trợ giúp
nhà quản lý trong việc ra quyết định về: tài chính, nhân sự, sản xuât, việc mua hàng, quản
lý tồn kho hay bán hàng trong doanh nghiệp.
Có thể nói rằng chất lượng của thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất
quyết định sự thành bại của các quyết định kinh doanh.

Cũng không ngoại lệ, thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại cũng có vai
trò hết sức quan trọng. Mặt khác trong doanh nghiệp thương mại hoạt động đầu tiên, cơ
bản và quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của công ty đó là hoạt động mua hàng. Do
đó việc tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp liên quan đến việc mua hàng làm
sao cho hiệu quả để việc mua hàng được diễn ra thường xuyên, kịp thời cung cấp hàng
hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí
là hết sức quan trọng
Từ những giả thiết thực tế ở trên và những kiến thức đã học nhóm tiến hành tìm hiểu
về đề tài “Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình mua Xi măng Bỉm Sơn và thanh toán
tiền tại công ty CP Vicem Thạch Cao Xi Măng”. Trọng tâm của đề tài sẽ tìm hiểu về đặc
điểm công tác kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, ưu, nhược điểm cũng như đánh
giá hệ thống KSNB của chu trình mua xi măng Bỉm sơn – hoạt động chính của công ty.
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 3
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM THẠCH CAO XI
MĂNG.
1. Lịch sử hình thành
Thực hiện nghị định thư về hợp tác kinh tế, văn hóa, khoa học và kỹ thuật giữa Việt
Nam và Lào, Công ty Kinh doanh Thạch cao Xi măng (tiền thân là đoàn K3 trực thuộc Bộ
xây dựng) được thành lập theo quyết định số 814/BXD – TCCB ngày 15/5/1978 với chức
năng nhiệm vụ là hợp tác với Lào xây dựng, khai thác thạch cao tại mỏ Đồng Hến, tỉnh
Savankhet, CHDCND Lào.
Đến 09/04/1988, Đoàn K3 sáp nhập với Trạm cung ứng thạch cao Đông Hà và Trạm
tiếp nhận thạch cao Đà Nẵng thuộc xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị xi măng để thành
lập Xí nghiệp khai thác – cung ứng vật tư Lào thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng.
Ngày 22/07/1992, Xí nghiệp đổi tên thành Công ty kinh doanh TCXM theo quyết
định số 370/BXD – TCLĐ Bộ Xây dựng.
Theo Quyết định số 1007/QĐ-BXD ngày 18/ 02/2005 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng
về việc thực hiện cổ phần hóa các công ty thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng Công
ty Xi măng Việt Nam, Công ty Thạch cao xi măng thực hiện cổ phần hoá. Ngày

17/04/2006, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế đã cấp Giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh số 3103000176, Công ty Kinh doanh Thạch cao xi măng chính thức
chuyển thành Công ty Cổ phần Thạch cao xi măng và hoạt động theo mô hình công ty cổ
phần (nay là Công ty Cổ phần Vicem thạch cao xi măng).
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 4
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
2. Khái quát về tình hình của Công ty
 Tên giao dịch chính thức : CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM THẠCH CAO XI
MĂNG.
 Vốn điều lệ: 35.000.000.000 VNĐ.
 Trụ sở chính: số 24 đường Hà Nội,thành phố Huế,tỉnh Thừa Thiên Huế
 Ngành nghề kinh doanh chính: nhập khẩu và kinh doanh thạch cao các loại,
kinh doanh xi măng các loại, nghiền xi măng, kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa đường
bộ.
 Ngày 18/12/2006, cổ phiếu của Công ty Cổ phần Vicem TCXM chính thức được
niêm yết và giao dịch tại Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội.
Hiện nay, công ty là đơn vị trực thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam
thực hiện nhiệm vụ cung cấp nguyên liệu thạch cao phục vụ nhu cầu sản xuất của hầu hết
nhà máy thuộc Tổng công ty.
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 5
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ 1. Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty Cổ phần Vicem TCXM kinh doanh trên nhiều địa bàn, ngoài trụ sở chính
tại Thừa Thiên Huế, công ty còn có các chi nhánh, nhà máy ở địa phương khác. Vì vậy
công ty áp dụng hệ thống quản lý theo cơ cấu tổng hợp (trực tuyến kết hợp chức năng).
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 6
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG
GIÁM ĐỐC CÔNG TY

BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
PHÓ GĐ KINH
DOANH
PHÓ GĐ DỰ ÁN
Phòng tổ
chức lao
động
Phòng thị
trường
tiêu thụ
Phòng kế
toán
thống kê
tài chính
Phòng kế
hoạch đầu
tư xây
dựng
CN
Quảng
Trị
XNXM
Quảng
Bình
CN Bỉm
Sơn
CN Hải
Phòng
CN Đà

Nẵng
Văn
phòng
công ty
BQL DA
Quảng
Trị
Ban đại
diện tại
Lào
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
Mỗi phòng ban đảm nhận một nhiệm vụ riêng dồng thời vẫn chịu sự quản lý trực tiếp từ
ban giám đốc.
Tổ chức bộ máy quản lý theo phương pháp này sẽ giúp công ty quản lý tốt hơn,
tránh nhược điểm của việc áp dụng đơn lẻ một trong hai phương pháp trực tuyến hay
chức năng.
4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty CP Vicem Thạch cao xi măng
 Phòng kế toán – thống kê – tài chính của Công ty Cổ phần Vicem Thạch cao Xi
măng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác kế toán thống kê tài chính; tổ chức
hạch toán kế toán trong toàn công ty đảm bảo đúng chế độ chính sách và quy định của
Nhà nước. Đồng thời thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát về quản lý tài chính
trong sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, sữa chữa lớn… đối với các đơn vị trực thuộc
công ty.
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 7
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ
TOÁN
TỔNG
HỢP

KẾ
TOÁN
HÀNG
HÓA
KẾ
TOÁN
TIỀN
MẶT
TIỀN
GỬI
KẾ
TOÁN
PHẦN
CÒN
LẠI
KẾ
TOÁN
CHI PHÍ
THỦ
QUỸ
Các nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc
công ty
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
 Phòng kế toán – thống kê – tài chính của công ty gồm 6 người, một kế toán
trưởng, năm kế toán viên, một trong số đó kiêm thủ quỹ tiền mặt. Từ đặc điểm kinh doanh
thương mại là chủ yếu nên các phần hành kế toán được phân chia thành: kế toán tổng
hợp, kế toán hàng hóa, kế toán chi phí, kế toán tiền mặt, tiền gửi và kế toán phụ trách các
phần hành còn lại.
 Do đặc điểm áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán nên công ty đã trang
bị cho phòng kế toán 8 máy vi tính (7 máy cá nhân và 1 máy chủ) cùng một số máy móc

phương tiện cần thiết khác. Có thể thấy, công tác kế toán có sự phân công rõ ràng và phù
hợp với yêu cầu công việc. Hầu hết các nhân viên trong phòng kế toán đều có trình độ đại
học, có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm.
 Công ty Cổ phần Thạch cao Xi măng là một doanh nghiệp khá lớn, các chi nhánh,
đại diện, xí nghiệp sản xuất kinh doanh ở nhiều địa bàn khác nhau. Do đó công ty không
thể áp dụng hình thức kế toán tập trung. Vì vậy Công ty đang áp dụng hình thức kế toán
vừa tập trung, vừa phân tán. Trong đó:
 Đơn vị xí nghiệp xi măng tại Quảng Bình được phép hạch toán độc lập và
hàng quý sẽ gửi báo cáo tài chính về phòng kế toán của Công ty.
 Các chi nhánh còn lại hạch toán theo phương pháp báo sổ.
 Cuối tháng chi nhánh lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa và gửi
toàn bộ chứng từ gốc về phòng kế toán công ty để hạch toán.
 Công ty đang thực hiện “Chế độ chứng từ kế toán” theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006.
 Công ty đang sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm kế toán
FAST ACCOUNTING 2004 dựa trên nền Nhật kí chung theo quyết định
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 8
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
III. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ - CHU TRÌNH MUA XI
MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY.
1. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán nghiệp vụ mua hàng
Sơ đồ 3. Sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin kế toán nghiệp vụ mua hàng
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 9
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN HÀNG HÓA
Kế toán
trưởng
XNXM

Quảng
Bình
Kế toán
hàng
hóa
XNXM
Quảng
Bình
Kế toán
CN
Quảng
Trị
Kế toán
CN Đà
Nẵng
Kế
toán
CN
Hải
Phòng
Kế
toán
CN
Bỉm
Sơn
Kế
toán
Ban
đại
diện

tại Lào
Kế toán
BQLDA
Quảng
Trị
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BÁO SỔ
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
2. Hệ thống chứng từ sử dụng
1. Hợp đồng kinh tế (HĐKT)
2. Phiếu yêu cầu xi măng (PYCXM)
3. Biên bản giao nhận (BBGN)
4. Phiếu nhập kho (PNK)
5. Hóa đơn mua hàng hoặc hóa đơn GTGT (HĐMH)
6. Biên bản đối chiếu công nợ (BBĐCCN)
7. Ủy nhiệm chi (UNC)
3. Đoạn văn mô tả
Nghiệp vụ mua chịu
Đầu năm, căn cứ vào nhu cầu thị trường và dự toán hàng mua, công ty ký kết hợp
đồng mua bán xi măng với công ty CP xi măng Bỉm Sơn cũng như ký hợp đồng vận
chuyển với đơn vị vận tải đường sắt. Sau đó, theo sự điều phối của Phòng TTTT, xi măng
được nhận từ nhà máy xi măng Bỉm Sơn chuyển đến nơi tiêu thụ.
Khi có nhu cầu, Phòng TTTT “fax” cho CN Bỉm Sơn số lượng xi măng cần có. Dựa
vào bản fax, CN Bỉm Sơn lập PYCXM gồm 2 liên, ghi rõ số lượng xi măng cần nhận. CN
Bỉm Sơn gửi liên 2 cho đại diện nhà máy XM Bỉm Sơn và lưu liên 1. Khi hàng được xếp
lên toa, bộ phận giao nhận CN Bỉm Sơn kiểm hàng và nhận liên 2 HĐMH từ bên bán.
HĐMH được photo thêm 1 bản để bộ phận giao nhận CN Bỉm Sơn và đại diện đơn vị vận
tải ký xác nhận đủ hàng và sau đó được lưu lại theo số thứ tự. Bản gốc của HĐMH được
chuyển cho CN cuối nguồn theo toa xe.
Khi hàng đến CN cuối nguồn, bộ phận giao nhận tại đây nhận HĐMH để làm căn cứ

để kiểm hàng. Căn cứ vào HĐMH theo toa và số hàng thực tế, bộ phận giao nhận lập
BBGN gồm 2 liên có xác nhận của Đơn vị vận tải (ĐVVT). BBGN phản ánh tình hình
thừa thiếu của số hàng. Liên 1 BBGN cùng với HĐMH làm căn cứ để lập PNK. PNK
gồm 2 liên, ghi số lượng xi măng thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản
hàng tồn kho. Liên 1 PNK cùng với liên 2 BBGN chuyển cho ĐVVT để tính cước vận
chuyển và liên 2 PNK, HĐMH và liên 1 BBGN được chuyển cho kế toán CN cuối nguồn
để nhập liệu, tạo tập tin tài khoản 151, 331.
Cuối tháng (hoặc đầu tháng sau), các chứng từ trên (HĐMH, liên 1 BBGN, liên 2
PNK) được kế toán chi nhánh cuối nguồn chuyển về văn phòng kế toán Công ty để tiến
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 10
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
hành hạch toán. Nhận được chứng từ, kế toán hàng hóa tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động tạo tập tin chứng từ chưa thanh
toán và cập nhật vào sổ cái các tài khoản 156, 151. Sau khi nhập liệu xong các chứng từ
này được lưu lại tại đây theo số thứ tự.
Nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả người bán
Cuối tháng, kế toán hàng hóa tổng hợp các HĐMH trong tháng thành một Hóa đơn
tổng hợp (HĐTH) ghi rõ số lượng xi măng đã nhận và giá trị phải trả cho Công ty CP xi
măng Bỉm Sơn trong cả tháng. Cùng với BBĐCCN do Công ty CP xi măng Bỉm Sơn
chuyển đến, kế toán thanh toán đối chiếu, kiểm tra với số dư công nợ trên tài khoản 331 –
Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, sau đó lập UNC gồm 2 liên. Sau khi đã có chữ kí đầy đủ
của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty liên 2 UNC này được giao cho Ngân hàng để
chuyển tiền cho khách hàng, liên 1 sẽ được sử dụng để nhập liệu và sau đó được lưu lại
theo số thứ tự. Phần mềm sẽ tự động cập nhật lên tập tin tài khoản Tiền gửi ngân hàng.
4. Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 11
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT

Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 12
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT

Lưu đồ 1. Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình mua xi măng Bỉm Sơn và thanh toán tiền hàng
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 13
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
5. Sơ đồ dòng dữ liệu
a. Khái quát
Sơ đồ 4. Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát
b. Luận lý
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 14
Sơ đồ 5. Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
IV. ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH.
1. Ưu điểm.
a. Về hệ thống chứng từ sử dụng:
Tương đối đầy đủ, phù hợp với Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Việc luân
chuyển chứng từ được thực hiện theo những quy trình chặt chẽ nhưng linh hoạt, đảm bảo
yêu cầu đặt ra một cách cơ bản.
b. Về hệ thống tài khoản sừ dụng trong chu trình mua hàng:
Phù hợp, phản ánh đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tài khoản sử
dụng trong nghiệp vụ mua hàng được chi tiết hóa cụ thể, kết hợp vận dụng mã hóa đối
tượng chi tiết, giúp phản ánh chính xác, tường tận từng mặt hàng, từng nhà cung cấp, từng
kho hàng và từng chi nhánh.
c. Về hệ thống sổ và báo cáo kế toán:
 Kế toán đã mở sổ chi tiết theo dõi cụ thể từng mặt hàng, quan sát được số lượng
từng mặt hàng hóa trong kỳ và có số liệu đối chiếu chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán với
thủ kho theo định kỳ hàng tháng.
 Hệ thống sổ sách kế toán khá phù hợp với chế độ kế toán hiện hành để hạch toán
kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Tình hình ghi
chép, phản ánh các số liệu vào sổ kế toán nhanh, chính xác, đúng nguyên tắc và chế độ
quy định, có sự hỗ trợ tích cực của phần mềm kế toán.
 Ngoài ra, kế toán hàng hóa đã phản ánh tình hình biến động hàng hóa trên báo cáo

nhập-xuất-tồn hàng hóa, đảm bảo công tác mua và dự trữ hàng hóa, phục vụ công tác bán
hàng và hoạt động kinh doanh của Công ty.
 Đầu năm, kế toán hàng hóa còn lập ngân sách sản lượng hàng mua để dự báo hàng
hóa trong kỳ.
d. Về mặt hạch toán: để phản ánh nghiệp vụ mua hàng hóa, kế toán các CN hạch
toán Nợ TK 151/ Có TK 331 cho tất cả các mặt hàng nhập mua. Sau đó vào cuối tháng tại
Công ty, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn chứng từ các CN chuyển về sẽ hạch toán
Nợ TK 156/ Có TK 151.
Việc hạch toán linh hoạt như vậy góp phần làm giảm công đoạn phân loại hàng hóa
đã nhập kho và hàng đang đi đường. Đồng thời, sự chênh lệch giữa TK 156 và TK 151
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 17
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
vào cuối tháng giúp kế toán Công ty nhận biết số lượng hàng hóa đã mua trong tháng
chưa về kho một cách dễ dàng.
e. Về hệ thống kiểm soát nội bộ:
 Công ty đã có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng Yêu cầu và
đặt hàng, Nhận hàng, Xác định nghĩa vụ thanh toán và thanh toán; có sự kiểm tra, xét
duyệt, theo dõi chặt chẽ của Giám đốc và Trưởng phòng TTTT trong công tác mua hàng
và thanh toán.
 Các chứng từ quan trọng như Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho đều được đánh
số trước liên tục tránh bỏ sót.
 Đồng thời, kế toán công ty cũng có sự kiểm tra, đối chiếu cẩn thận số liệu trên các
chứng từ với nhau như đối chiếu Biên bản giao nhận, PNK với HĐMH.
 Hầu hết các khoản chi được thực hiện đều thông qua hình thức chuyển khoản để dễ
kiểm soát và tránh sai sót.
2. Nhược điểm và một số đề xuất.
a. Về việc tổ chức thu nhận, kiểm tra và luân chuyển chứng từ:
Thứ nhất, trong chu trình Công ty không sử dụng ĐĐH làm cho số lượng chứng từ
luân chuyển trong chu trình không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng tại bộ phận.
+ Bộ phận nhận hàng không có ĐĐH để xác định được là lô hàng người bán chuyển

đến có đúng như lô hàng mà Công ty đặt hàng với người bán không.
+ Trong khi kế toán CN cuối nguồn và kế toán hàng hóa tại Công ty cũng không có
ĐĐH để kiểm tra đối chiếu.
Đề xuất : Phòng TTTT mỗi lần yêu cầu hàng nên gửi một bản thông báo số lượng
chi tiết nơi đến của lô hàng bằng email đến CN cuối nguồn để bộ phận giao nhận và kế
toán tại đây có cơ sở đối chiếu hàng nhận được thay vì phải lập thêm 2 phiếu YCMH
Thứ hai, trong chu trình mua xi măng Bỉm Sơn, HĐMH làm thay chức năng của
BBGN. Chữ ký của ĐVVT và Đại diện CN Bỉm Sơn trên bản photo HĐMH về mặt pháp
lý là không có giá trị. Ví dụ nếu trong quá trình vận chuyển có sự cố mất mát, CN Bỉm
Sơn không có chứng từ chứng minh đã giao đủ hàng cho ĐVVT nếu xảy ra tranh chấp.
Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 18
CHU TRÌNH MUA XM BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG - HTTTKT
Đề xuất : Khi giao hàng cho ĐVVT, CN Bỉm Sơn nên lập một BBGN gồm 3 liên: 1
liên giao cho ĐVVT, 1 liên giao cho đại diện bên bán và 1 liên giao CN Bỉm Sơn có chữ
ký xác nhận của 3 bên.
Thứ ba, tại bộ phận giao nhận CN cuối nguồn, PNK chỉ được lập 2 liên giao cho
ĐVVT và kế toán CN cuối nguồn mà không lưu tại bộ phận. Điều này gây khó khăn cho
CN nếu muốn kiểm tra số lượng hàng đã nhập vào kho của CN
.Đề xuất : Bộ phận giao nhận CN cuối nguồn nên lập PNK 3 liên, lưu lại 1 liên tại
CN cuối nguồn.
b. Về việc tổ chức kiểm soát nội bộ:
Thứ nhất, trong chu trình mua bán hàng và thanh toán, PYCMH và UNC thanh
toán tiền hàng không được đánh số thứ tự từ trước khi sử dụng. Điều này có thể dẫn đến
khả năng PYCMH, UNC bị bỏ sót hoặc lập khống vì mục đích riêng nào đó.
Đề xuất: Công ty nên đánh số thứ tự trước cho từng PYCMH và UNC để tránh
nhầm lẫn, sai sót hoặc thực hiện trùng yêu cầu.
Thứ hai, trong hầu hết các nghiệp vụ nhập kho hàng hóa, thủ kho đồng thời là
người lập PNK. Điều này có thể dẫn đến gian lận trong công tác mua hàng do không có
sự kiểm soát đúng mực đối với thủ kho.
Đề xuất: Nên tách biệt chức năng lập PNK với thủ kho. Thủ kho chỉ được phép

nhập kho hàng hóa một khi nhận được PNK do bộ phận giao nhận lập.
Thứ ba, bộ chứng từ thanh toán sau khi được Giám đốc xét duyệt, chấp nhận thanh
toán xong không được đánh dấu “đã chấp nhận thanh toán” hoặc “đã thanh toán”, vì vậy
dễ xảy ra tình trạng tái sử dụng lại bộ chứng từ dẫn đến thanh toán nhiều lần cho cùng
một khoản nợ.
Đề xuất: Giám đốc cần đóng dấu “đã thanh toán” hoặc “chấp nhận thanh toán” lên
bộ chứng từ thanh toán để hạn chế tình trạng tái sử dụng bộ chứng từ dẫn đến thanh toán
nhiều lần cho cùng một người bán về cùng một khoản nợ.

Nhóm sinh viên thực hiện: 05 Trang 19