Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh xây dựng quân trang

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (224.33 KB, 51 trang )

LỜI MỞ ĐẦU
Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty TNHH Xây dựng Quân
Trang, tôi đã được quan sát và tìm hiểu về tổ chức bộ máy quản lý và hoạt
động sản xuất kinh doanh (SXKD) của Công ty. Tôi nhận thấy rằng, Công ty
hoạt động SXKD chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng nên vấn đề nguyên vật liệu
(NVL) phục vụ cho q trình sản xuất có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả hoạt
động của Công ty. Do vậy mà việc tổ chức bộ máy kế tốn và cơng tác kế
tốn hạch tốn NVL có vai trò rất quan trọng và cần thiết cho sự tồn tại và
phát triển của Công ty. Để thực hiện được các kế hoạch và chiến lược phát
triển hoạt động SXKD đã đề ra thì nhiệm vụ hàng đầu là phải đáp ứng đầy đủ,
kịp thời về số lượng và chất lượng của NVL để phục vụ cho quá trình sản
xuất. Làm tốt cơng tác kế tốn NVL sẽ cung cấp đầy đủ thơng tin một cách
chính xác, kịp thời cho các nhà quản trị để họ nắm bắt rõ tình hình hoạt động
của Cơng ty và đưa ra các quyết định chỉ đạo hoạt động sản xuất đúng đắn,
kịp thời giúp cho Cơng ty ln hoạt động có hiệu quả. Với tầm quan trọng của
cơng tác kế tốn NVL đối với Cơng ty và để hồn thiện hơn kỹ năng làm việc,
áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế của Cơng ty, tơi đã chọn đề tài:
“HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY
TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG”
để làm chuyên đề tốt nghiệp. Với kiến thức của bản thân và sự tìm hiểu thực
tế tại Cơng ty cùng với sự hướng dẫn, chỉ bảo của cô giáo Th.s ĐẶNG THỊ
THÚY HẰNG, tơi đã cố gắng hồn thành chuyên đề một cách tốt nhất.
Nhưng do thời gian thực tập có hạn và vấn đề nghiên cứu rộng lớn nên
chun đề chưa thể được hồn thiện và có nhiều sai sót, rất mong được sự
đánh giá, chỉ bảo đóng góp ý kiến của các Thầy, Cơ để chun đề được hồn
thiện hơn. Tơi xin chân thành cảm ơn!

1

Kết cấu chuyên đề gồm có 3 phần:

Phần 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
Xây dựng Quân Trang
Phần 2: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH
Xây dựng Qn Trang
Phần 3: Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Công ty TNHH
Xây dựng Quân Trang

2

PHẦN 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty TNHH Xây dựng Quân
Trang
1.1.1. Khái niệm và danh mục NVL của Công ty
1.1.1.1. Khái niệm về NVL
NVL là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, vật liệu, chỉ
tham gia vào một quá trình sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị
vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Cũng có thể hiểu, NVL là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ phục vụ cho
quá trình SXKD bằng nguồn vốn lưu động.
* Đặc điểm của NVL:
-Về mặt hiện vật: trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, NVL chỉ
tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh.
- Về mặt giá trị: giá trị của NVL được chuyển hóa một lần tồn bộ vào
giá trị của sản phẩm sản xuất ra.
Với Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang, NVL có những đặc điểm riêng
của ngành xây dựng:
+ Các NVL mà Công ty sử dụng đều được mua về và là sản phẩm của
các ngành khác như gạch ngói, xi măng, đá cát sỏi, sắt thép, sơn màu…

+ Một số loại NVL sử dụng có khối lượng lớn như gạch, đá, cát, xị
măng, sắt thép…
+ Với mỗi loại NVL lại có các chủng loại, mẫu mã sản phẩm khác
nhau, ví dụ với xi măng có các loại như xi măng Việt Trung, Kiện Khê, Bút
Sơn; với thép có các loại như thép trịn, thép hình, thép vng, thép tấm…

3

+ NVL có khả năng được dự trữ, bảo quản trong một thời gian dài mà
vẫn có thể sử dụng được vì chất lượng vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất sản
phẩm.
1.1.1.2. Danh mục NVL
NVL mà Công ty sử dụng phục vụ cho q trình sản xuất có nhiều loại sản
phẩm khác nhau và tất cả đều được mua về. Một số loại NVL chủ yếu mà
Công ty sử dụng nhiều được thể hiện qua Bảng 1.1 (trang 4) dưới đây:
Bảng 1.1: Danh mục NVL chủ yếu của Công ty TNHH
Xây dựng Quân Trang
Thứ tự

Tên NVL

Thứ tự

Tên NVL

1

Gạch chỉ

16

Cửa sổ nhơm kính

2

Gạch ốp tường

17

Cửa sổ pano gỗ

3

Gạch ống

18

Dầu Diesel

4

Xi măng Bút Sơn

19

Dầu nhớt

5

Xi măng Việt Trung

20

Đèn tuýp

6

Xi măng Kiện Khê

21

Đèn trang trí

7

Cát vàng

22

Dây điện các loại

8

Cát đen

23

Át tomát các loại

9

Cấp phối đá dăm

24

Ổ điện

10

Sỏi các loại

25

Sen vòi tắm

11

Tấm lợp Pibro xi măng

26

Quạt trần

12

Thép trịn

27

Cọc tre

13

Thép tấm

28

Gỗ ván khn

14

Sơn các loại

29

Đinh các loại

15

Bột bả

30

Tơn cắt bản mã

(Nguồn: Phịng kế tốn Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang)

4

1.1.2. Phân loại và đánh giá NVL
1.1.2.1. Phân loại NVL
Trong mỗi doanh nghiệp SXKD, NVL thường bao gồm nhiều loại,
nhiều nhóm khác nhau với cơng dụng, tính chất khác nhau và yêu cầu quản lý
cũng khác nhau. Do vậy, để có thể quản lý và sử dụng tốt các loại NVL thì
cần phải tiến hành phân loại NVL một cách rõ ràng, chi tiết. Việc phân loại
giúp cho công tác tổ chức hạch toán chi tiết NVL được thực hiện dễ dàng hơn,
đồng thời cũng giúp cho nhà quản lý biết rõ vai trò, chức năng của từng loại
NVL trong q trình sản xuất từ đó đưa ra biện pháp thích hợp cho việc quản
lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả. Có nhiều cách thức để phân loại
NVL, đối với Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang thì việc phân loại căn cứ
vào vai trị và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất, dựa vào đó NVL
được chia thành:
- NVL chính: là những đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp
xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm sản xuất
ra.
Trong ngành xây dựng còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu
và thiết bị xây dựng. Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình
thành lên thực thể chính sản phẩm, các hạng mục cơng trình của đơn vị xây
dựng nhung chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành
công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản
phẩm như xi măng, gạch ngói, sắt thép…Vật kết cấu và thiết bị xây dựng là
những bộ phận của hạng mục cơng trình mà đơn vị xây dựng sản xuất ra hoặc
mua của doanh nghiệp khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình
như thiết bị vệ sinh, hệ thống thơng gió, hệ thơng thu lơi, hệ thống sưởi…
- Vât liệu phụ: là những loại vật liệu có tham gia vào q trình sản xuất
sản phẩm nhưng khơng trực tiếp hình thành lên thực thể chính của sản phẩm

5

mà có tác dụng phụ trợ làm tăng chất lượng của vật liệu chính, tăng chất
lượng sản phẩm hay phục vụ cho sản xuất, quản lý. Vật liệu phụ bao gồm như
sơn mầu, dầu mỡ, bột đá, bột mầu, keo dính, đinh vít…
- Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế,
sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, cơng cụ dụng cụ.
- Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lượng, năng lượng cho q
trình thi cơng, sản xuất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất sản phẩm diễn ra
bình thường. Nhiên liệu chủ yếu là xăng, dầu diesel, dầu bôi trơn phục vụ cho
các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải có thể hoạt động bình thường.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công sản xuất
như sắt thép vụn, tre gỗ, bao bì xi măng hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình
thanh lý tài sản…
1.1.2.2. Đánh giá NVL
Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng
theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho, nguyên liệu,
vật liệu phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc bao gồm chi phí mua hàng,
chi phí thu mua, chế biến và các loại chi phí khác phát sinh có liên quan trực
tiếp tới việc việc mua hàng để có được hàng hố ở địa điểm và trạng thái hiện
tại. Nguyên liệu, vật liệu của Cơng ty được hình thành từ nhiều nguồn khác
nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của chúng cũng khác nhau
tuỳ theo từng trường hợp.
* Giá gốc nhập (tăng) NVL:
- Giá gốc của NVL mua ngoài nhập kho:
Giá gốc NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hóa đơn + Các loại thuế
khơng được hồn lại + Chi phí thu mua + Chiết khấu thương mại
(Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá
trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng)

6

- Giá gốc của NVL th ngồi gia cơng chế biến nhập kho:
Giá gốc NVL thuê gia công, chế biến nhập kho = Giá gốc NVL xuất kho +
Chi phí th gia cơng, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc xếp và các loại chi
phí khác có liên quan
* Giá gốc xuất (giảm) NVL:
Khi xuất NVL thì NVL được đánh giá theo giá hạch tốn: Do Cơng ty
sử dụng nhiều loại sản phẩm với chủng loại, mẫu mã sản phẩm đa dạng nên
khi xuất NVL mà áp dụng theo giá gốc thì rất phức tạp, khó đảm bảo u cầu
phản ánh kịp thời của kế toán. Do vậy, kế tốn Cơng ty TNHH Xây dựng
Qn Trang đã xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày các
nghiệp vụ nhập xuất NVL, vào sổ kế toán chi tiết. Giá hạch tốn là giá do kế
tốn của Cơng ty tự xây dựng, có thể là giá kế hoạch hoặc giá có thể thực hiện
được trên thị trường. Giá hạch tốn được sử dụng thống nhất trong tồn Cơng
ty và tương đối ổn định trong thời gian dài, trường hợp có sự biến động lớn về
giá cả trên thị trường thì kế tốn sẽ xây dựng lại hệ thống giá hạch toán.
Kế toán NVL sẽ phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế, cuối
tháng phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán
để điều chỉnh thành giá trị thực tế của NVL.
Hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán được xác định
theo công thức sau:
Giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế
NVL nhập trong kỳ
Hệ số chênh lệch giá =
Giá trị hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá trị hạch
toán NVL nhập trong kỳ
+ Giá trị thực tế NVL xuất kho = Giá trị hạch toán NVL xuất kho x Hệ số
chênh lệch giá

7

1.1.3. Mã hố ngun vật liệu
Do Cơng ty TNHH Xây dựng Quân Trang hoạt động chủ yếu trong lĩnh
vực xây dựng nên sử dụng nhiều chủng loại nguyên liệu, vật liệu khác nhau
cùng với đó là số lượng, số lần nhập xuất nhiều nên NVL đã được mã hóa để
dễ theo dõi. Mỗi loại NVL đều được mã hóa bởi ký hiệu riêng theo quy định.
Bảng mã hóa sẽ được lập cho toàn bộ các loại NVL, được phân chia thành các
nhóm, mỗi nhóm có các chủng loại NVL khác nhau, được ký hiệu theo mã
hóa của Cơng ty để phân biệt với nhau. Khi đã được mã hóa thì việc theo dõi
nhập, xuất và xác định tồn kho của các loại NVL sẽ trở nên đơn giản, thuận
tiện và công tác kiểm tra, kiểm kê định kỳ dễ dàng hơn. Điều này rất có ý
nghĩa trong việc quản lý cũng như kiểm tra NVL trong kho.
Công ty đã xây dựng hệ thống mã hóa NVL riêng cho các loại NVL mà Cơng
ty sử dụng trong q trình thi cơng sản xuất. Dưới đây là bảng mã hố NVL
mà Cơng ty sử dụng:

8

Bảng 1.2: Bảng mã hóa NVL của Cơng ty TNHH Xây dựng Quân Trang
TT

Tên NVL

Mã NVL TT

Tên NVL

Mã NVL

1

Gạch chỉ

10001

16

Cửa sổ nhơm kính

10021

2

Gạch ốp tường

10002

17

Cửa sổ pano gỗ

10022

3

Gạch ống

10003

18

Dầu Diesel

10025

4

Xi măng Bút Sơn

10004

19

Dầu nhớt

10026

5

Xi măng Việt Trung

10005

20

Đèn tuýp

10028

6

Xi măng Kiện Khê

10006

21

Đèn trang trí

10029

7

Cát vàng

10008

22

Dây điện các loại

10031

8

Cát đen

10009

23

Át tomát các loại

10032

9

Cấp phối đá dăm

10010

24

Ổ điện

10033

10 Sỏi các loại

10012

25

Sen vòi tắm

10036

11 Tấm lợp Pibro xi măng

10013

26

Quạt trần

10038

12 Thép tròn

10015

27

Cọc tre

10039

13 Thép tấm

10016

28

Gỗ ván khuôn

10041

14 Sơn các loại

10018

29

Đinh các loại

10042

15 Bột bả

10020

30

Tôn cắt bản mã

10044

(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH Xây dựng Quân Trang)
1.2. Đặc điểm luân chuyển NVL của Công ty TNHH Xây dựng Qn
Trang.
1.2.1. Q trình hình thành NVL
Cơng ty sử dụng những loại NVL đặc thù trong ngành xây dựng nên
NVL đều được mua về để sử dụng cho hoạt động sản xuất. Sau khi nhận được
các dự án xây dựng thì phịng Kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ lập các kế
hoạch cung ứng, sử dụng NVL cùng với đó là việc tìm hiểu các nhà cung cấp

9

có giá hợp lý, có lợi nhất và thơng qua các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế
để mua NVL về phục vụ cho quá trình sản xuất. Khi đã mua được NVL thì có
thể NVL do nhà cung cấp vận chuyển đến hoặc do Công ty trực tiếp vận
chuyển về. Với các loại NVL như gạch, cát, đá, sỏi…thì Cơng ty trực tiếp vận
chuyển bởi đội xe chun chở của Công ty về tập kết tại kho, bãi hoặc vận
chuyển trực tiếp tới cơng trình xây dựng. Điều này có giúp cho Cơng ty có sự
chủ động cao trong việc tự cung ứng NVL một cách nhanh chóng nhất để
đảm bảo cho q trình thi cơng xây dựng được diễn ra liên tục và kịp tiến độ.
Công ty có một kho chính là kho Thị Trấn, ngồi ra còn tổ chức một hệ thống
các kho phụ đặt tại các cơng trình thi cơng sản xuất.
1.2.2. Phương thức sử dụng NVL
Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên việc sử dụng NVL
có đặc điểm riêng. Có nhiều dự án, cơng trình ở những địa điểm khác nhau
cũng như việc cung ứng NVL cho quá trình thi cơng sản xuất có những điều
kiện khác nhau nên phương thức sử dụng NVL phải có tính linh hoạt cao để
đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra thuận tiện nhất, hiệu quả nhất và giảm
thiểu các chi phí vận chuyển NVL. Cơng ty có 2 hình thức sử dụng NVL: một
là mua về sử dụng trực tiếp và thứ hai là mua về nhập vào kho chính (Kho Thị
Trấn) của Công ty:
+ Mua về sử dụng trực tiếp: với đặc điểm là các cơng trình xây dựng có
vị trí, địa điểm khác nhau nên Cơng ty đã linh hoạt vận dụng hình thức cơng
trình đi tới đâu thì kho, bãi tập kết NVL sẽ đi tới đó. Tức là với mỗi cơng
trình sẽ có một kho phụ (so với kho chính của Cơng ty) để tập kết NVL tại
chân cơng trình phục vụ trực tiếp cho q trình thi công. Các loại NVL mua
về sử dụng trực tiếp thường có số lượng, khối lượng lớn, chiếm nhiều diện
tích chứa chủ yếu là xi măng, gạch, cát đá sỏi, sắt thép…Việc tổ chức các kho
phụ đi theo các công trình có nhiều ý nghĩa đối với Cơng ty:

10

- Thứ nhất là tạo thuận lợi cho việc theo dõi q trình sử dụng NVL đối
với mỗi cơng trình, từ đó giúp cho việc xác định các chi phí sản xuất có liên
quan một cách chính xác hơn.
- Thứ hai là khi NVL tập kết theo cơng trình thì việc quản lý, sử dụng
NVL sẽ thuận tiện, nhanh chóng hơn, Công ty đã giao cho đội nào thi công sẽ
trực tiếp quản lý NVL tại cơng trình đó, như vậy giúp cho cơng nhân có được
sự chủ động và tự giác hơn trong công việc.
- Thứ ba là việc vận chuyển NVL trực tiếp tới các cơng trình sẽ giúp
làm giảm chi phí vận chuyển NVL. Các cơng trình cần những loại NVL nào
thì sau khi Cơng ty mua về sẽ được vận chuyển trực tiếp đến đó mà khơng
phải mất cơng vận chuyển về kho chính của Cơng ty rồi mới vận chuyển tới
cơng trình thi cơng.
- Thứ tư là giúp Cơng ty giảm thiểu được diện tích kho, bãi chứa NVL
vì với ngành xây dựng thì kho, bãi chứa NVL thường chiếm diện tích rất lớn.
Nếu chỉ để ở một kho chính của Cơng ty thì khơng thể đủ diện tích chứa NVL
để phục vụ cho quá trình thi cơng sản xuất của các cơng trình.
+ Mua về nhập vào kho: có những loại NVL Cơng ty mua về nhưng
chưa được sử dụng ngay như sơn các loại, đèn các loại, dây điện, ổ điện…sẽ
được nhập vào kho chính của Cơng ty. Với các loại NVL này, khi các cơng
trình cần sử dụng loại NVL nào sẽ được xuất kho đem tới cơng trình đó để sử
dụng.
1.3. Tổ chức quản lý NVL của Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang
Xuất phát từ vị trí và đặc điểm của NVL là đầu vào của mọi hoạt động
SXKD, để hoạt động SXKD diễn ra liên tục, có hiệu quả thì cần đảm bảo
cung cấp NVL một cách liên tục, kịp thời về mặt số lượng, chất lượng và
chủng loại NVL. Với quá trình phát triển hội nhập như hiện nay thì nhu cầu

về NVL là rất lớn, do vậy cần thực hiện tốt việc tổ chức quản lý, sử dụng

11

NVL để đảm bảo cho mọi hoạt động và sự phát triển của Công ty. Việc tổ
chức quản lý NVL đối với Cơng ty rất có ý nghĩa, điều này sẽ giúp đảm bảo
cho việc cung ứng NVL phục vụ cho các q trình thi cơng được liên tục, việc
kiểm tra, quản lý, bảo quản NVL được dễ dàng. Khi tổ chức quản lý tốt ở
khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL sẽ đảm bảo đựoc chất lượng sản phẩm,
giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm giúp tăng lợi nhuận cho Công ty. NVL là
loại tài sản dự trữ cho q trình sản xuất, có tính chất thường xuyên biến
động, do vậy Công ty đã giám sát, kiểm tra chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo
quản dự trữ đến sử dụng NVL một cách có hiệu quả.
+ Khâu thu mua: đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho các hoạt
động thi công sản xuất về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại NVL, phản
ánh chính xác giá gốc của NVL (giá mua, chi phí thu mua…).
+ Khâu dự trữ: để đảm bảo cho quá trình thi cơng sản xuất được diễn ra
liên tục, đúng theo tiến độ đã đặt ra mà không bị ngừng trệ, gián đoạn, Công
ty luôn phải dự trữ các loại NVL theo số lượng, chủng loại cần thiết mà
không gây ứ đọng, tồn kho quá nhiều NVL và làm giảm hiệu quả sử dụng
vốn, đảm bảo tăng nhanh vòng quay vốn tối đa.
+ Khâu bảo quản: Công ty đã tổ chức hệ thống kho hợp lý, bảo quản
đúng nguyên tắc đối với các loại NVL để tránh hư hỏng, thất thoát, hao hụt và
mất phẩm chất của NVL, ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Với
kho chính sẽ do thủ kho có trách nhiệm bảo quản NVL, kiểm tra, giám sát
việc sử dụng NVL, còn với các kho phụ đặt tại chân các cơng trình thì giao
cho đội thi cơngỉan xuất ở cơng trình đó có trách nhiệm quản lý, bảo quản.
+ Khâu sử dụng: việc sử dụng NVL phải đúng định mức quy định và
đúng chủng loại NVL cần thiết để phát huy tối đa hiệu quả sử dụng NVL

nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành
sản phẩm, thu hút thêm nhiều hợp đồng mới. Điều này đòi hỏi phải tổ chức tốt

12

việc ghi chép, theo dõi phản ánh chính xác tình hình nhập, xuất NVL. Tính
tốn phân bổ chính xác NVL cho từng đối tượng sử dụng, hạng mục cơng
trình theo phương pháp thích hợp và cung cấp số liệu đầy đủ, chính xác và kịp
thời cho cơng tác tính giá thành sản phẩm.
Quá trình tổ chức quản lý, sử dụng NVL có liên quan tới một số phịng
ban và cá nhân nhất định như:
- Phịng Kế hoạch sản xuất có chức năng lập kế hoạch sử dụng, cung
ứng các loại NVL phục vụ cho q trình thi cơng sản xuất của các cơng trình.
Trưởng phịng Kế hoạch sẽ có nhiệm vụ lập các báo cáo trình lên Giám đốc
về kế hoạch cung ứng, sử dụng NVL cho từng giai đoạn thi công sản xuất.
- Giám đốc sau khi kiểm tra kế hoạch cung ứng, sử dụng NVL sẽ duyệt
báo cáo và tiến hành thực hiện các hợp đồng thu mua NVL của các đối tác.
Các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế để mua NVL thường do Giám đốc trực
tiếp bàn bạc, ký kết hợp đồng với khách hàng, trong một số trường hợp thì
Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó giám đốc hoặc Trưởng phịng kế hoạch ký
kết hợp đồng với khách hàng.
- NVL sau khi được mua về sẽ có hai hình thức sử dụng: một là vận
chuyển trực tiếp tới cơng trình thi cơng, hai là vận chuyển về nhập kho của
Công ty. Với NVL đem về nhập kho của Cơng ty thì thủ kho căn cứ vào hóa
đơn, chứng từ mua bán và kiểm tra hàng sẽ làm thủ tục nhập kho NVL; với
NVL đem đi sử dụng trực tiếp thì vận chuyển tới cơng trình, giao cho nhân
viên quản lý ở mỗi cơng trình thơng qua biên bản giao nhận NVL, căn cứ vào
hóa đơn, các chứng từ có liên quan và biên bản giao nhận NVL mà kế toán
hạch toán vào các tài khoản cụ thể.

NVL sau khi được thu mua về sẽ do thủ kho kiểm tra, làm thủ tục nhập
kho và sau đó có trách nhiệm bảo quản NVL. Khi xuất kho NVL cần phải có
phiếu xuất kho để thủ kho kiểm tra tính chính xác nghiệp vụ việc xuất kho

13

của NVL. Định kỳ, thành lập ban kiểm tra để kiểm kê các loại NVL trong
kho, xác định số lượng tồn của các loại NVL có đúng với số liệu trên sổ kế
tốn hay khơng, có phù hợp với các nghiệp vụ nhập - xuất không, phát hiện
thừa thiếu NVL để có kế hoạch xử lý kịp thời, hợp lý.

14

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU
TẠI CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG
2.1. Chứng từ sử dụng
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến NVL đều phải có chứng từ hợp lệ
theo đúng quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép,
phản ánh vào các sổ kế tốn có liên quan. Các chứng từ này là cơ sở, là căn cứ
để ghi chép vào thẻ kho các nghiệp vụ nhập, xuất NVL và để kiểm tra giám
sát tình hình biến động về số lượng của từng loại NVL nhằm quản lý, sử dụng
có hiệu quả nguồn NVL. Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban
hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính, các
chứng từ kế toán về liên quan đến NVL bao gồm:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa

- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
- Hóa đơn cước phí vận chuyển
- Bảng kê chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào
Bên cạnh đó cịn có những chứng từ có tính chất hướng dẫn như:
- Phiếu xuất tư theo hạn mức
- Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ
Ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng các chứng từ khác có liên quan căn cứ vào tình
hình của Cơng ty.
- Với các nghiệp vụ thu mua hàng hóa, nhập kho NVL thì phải có hóa
đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) của bên bán và phiếu nhập kho của Công
ty. Hóa đơn GTGT do bên bán lập phải ghi rõ từng loại hàng hóa, số lượng

15

hàng, đơn giá và số tiền phải thanh toán cùng với họ tên, chữ ký của những
người có liên quan, đay là căn cứ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phiếu nhập kho do Công ty lập dựa trên cơ sở hóa đơn GTGT, thủ
kho thực hiện việc kiểm tra hàng hóa, cho nhập kho và ghi số thực nhập vào
phiếu nhập kho.
- Khi mua hàng với số lượng lớn hoặc mua các loại NVL có tính chất
hóa lý phức tạp hay quý hiếm thì phải lập biên bản kiểm nghiệm, ghi rõ ý kiến
về số lượng, chất lượng của hàng hóa và ngun nhân đối với những NVL
khơng đúng số lượng, chất lượng, quy cách sản phẩm cùng với đó là cách xử
lý trước khi nhập kho.
- Khi xuất kho NVL thì phải có phiếu xuất kho do các phịng ban có
trách nhiệm lập, căn cứ vào đó mà thủ kho cho xuất kho NVL theo đúng
chủng loại và số lượng trên phiếu xuất kho, khi đã xuất kho xong thi thủ kho
và người nhận cùng ký vào phiếu xuát kho. Kế toán NVL căn cứ vào phiếu

xuất kho để ghi sổ kế toán.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, hóa
đơn mua bán, kế tốn phải kiểm tra và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của
từng loại NVL trong kho vào các tài khoản trên sổ kế tốn chi tiết có liên
quan về số lượng và giá trị của chúng.
Sau đây là một số mẫu chứng từ của Công ty về hoá đơn mua hàng,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê NVL…

HÓA ĐƠN (GTGT)
(Liên 2: Giao cho khách hàng)

Mẫu số: 01 –GTKT – 3LL
Số: 0040672

16

Ngày 15 tháng 10 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH VL XD TH VT SL và XD Phòng Cảnh
Địa chỉ: Thống Nhất - Thường Tín - Hà Nội
Số tài khoản:…….
Điện thoại:…..
Mã số: 0104052683
Họ tên người mua hàng: Phạm Xuân Cường
Đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang
Địa chỉ: Thị trấn Thường Tín – Hà Nội
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản

Số tài khoản:…………
Mã số thuế:

Số
TT

Tên hàng hóa dịch vụ

Đvt

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

A

B

C

1

2

3=1x2

1
2
3
4

Gạch chỉ

Viên

433.000

1.100

476.300.000

Tổng tiền nguyên vật liệu:

476.300.000

Tổng tiền VATvà dịch vụ:

47.630.000

Tổng cộng tiền thanh toán:

523.930.000

Viết bằng chữ: Năm trăm hai mươi ba triệu chín trăm ba mươi nghìn đồng
Người mua hàng

Kế toán trưởng

Thủ trưởng đơn vị

Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn GTGT của Cơng ty TNHH Xây dựng Qn Trang

Biểu 2.2: Mẫu Phiếu nhập kho của Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang

17

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG

Mẫu số: 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ -

Thị Trấn ThườngTín, huyện Thường Tín, Tp Hà Nội

BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 15 tháng 10 năm 2010
Số: 167

Nợ:
Có:

Họ và tên người giao hàng: Trần văn Quang
Theo…… số……… ngày…tháng… năm….của……………
Nhập tại kho: Thị Trấn.

Hàng hóa: Gạch chỉ

Địa điểm:………

Số lượng

ST
T

Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hóa

Mã
số

Đơn
vị tính

A

B

C

1

Gạch chỉ

1000
1

Đơn giá

Thành tiền

2

3

4

433.00
0

1.100

476.300.00
0

Theo
chứng
từ

Thực tế
nhập

D

1

Viên

433.00
0

2
3
Cộng

476.300.00
0

- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn trăm bẩy mươi sáu triệu ba trăm nghìn đồng
- Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)

Người giao hàng
(Ký, họ tên)

Thủ kho

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Hoặc bộ phận có nhu
cầu cần nhập)
(Ký, họ tên

18

Biểu 2.3: Mẫu Phiếu xuất kho của Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang
CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG

Mẫu số: 02 – VT

Thị Trấn Thường Tín, huyện Thường Tín, Tp Hà Nội

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 10 năm 2010
Số: 210

Nợ:
Có:

Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn văn Long
Địa chỉ (bộ phận): Đội sản xuất
Lý do xuất kho: Xuất xây dựng Nhà chỉ huy Quân sự huyện
Xuất tại kho: Thị Trấn.
ST
T

Hàng hóa: Gạch chỉ

Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản

phẩm, hàng hóa

Mã
số

Đơn
vị
tính

A

B

C

D

1

Gạch chỉ

1000
1

Viên

Địa điểm:………

Số lượng
u

cầu
1

Đơn giá

Thành tiền

2

3

4

433.00
0

1.100

476.300.000

Thực
xuất

2
3
Cộng

476.300.000

- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn trăm bẩy mươi sáu triệu ba trăm nghìn đồng

- Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)

Người nhận hàng

Thủ kho

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Hoặc bộ phận có

(Ký, họ tên,

nhu cầu cần nhập)

đóng dấu)

(Ký, họ tên)

19

Biểu 2.4: Mẫu biên bản kiểm kê của Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang

Mẫu số: BM 18

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QN TRANG

Phịng/Ban:

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CƠNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
-Thời gian kiểm kê…..giờ…..ngày……tháng……năm……..
-Bản kiểm kê gồm:
Ơng/Bà: Phạm Thị Thu
hương

Chức
vụ

Ơng/Bà: Ngơ Kim Ánh

Chức
vụ

Ơng/Bà: Nguyễn Thị Lan

Chức
vụ

Kế tốn trưởng

Đại
diện………………………….

Trưởng ban

Thủ Kho

Đại
diện………………………….

Ủy
viên

Kế tốn viên

Đại
diện………………………….

Ủy
viên

-Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật tư, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hóa

Stt

A