LỜI MỞ ĐẦU
Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty TNHH Xây dựng Quân
Trang, tôi đã được quan sát và tìm hiểu về tổ chức bộ máy quản lý và hoạt
động sản xuất kinh doanh (SXKD) của Công ty. Tôi nhận thấy rằng, Công ty
hoạt động SXKD chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng nên vấn đề nguyên vật liệu
(NVL) phục vụ cho q trình sản xuất có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả hoạt
động của Công ty. Do vậy mà việc tổ chức bộ máy kế tốn và cơng tác kế
tốn hạch tốn NVL có vai trò rất quan trọng và cần thiết cho sự tồn tại và
phát triển của Công ty. Để thực hiện được các kế hoạch và chiến lược phát
triển hoạt động SXKD đã đề ra thì nhiệm vụ hàng đầu là phải đáp ứng đầy đủ,
kịp thời về số lượng và chất lượng của NVL để phục vụ cho quá trình sản
xuất. Làm tốt cơng tác kế tốn NVL sẽ cung cấp đầy đủ thơng tin một cách
chính xác, kịp thời cho các nhà quản trị để họ nắm bắt rõ tình hình hoạt động
của Cơng ty và đưa ra các quyết định chỉ đạo hoạt động sản xuất đúng đắn,
kịp thời giúp cho Cơng ty ln hoạt động có hiệu quả. Với tầm quan trọng của
cơng tác kế tốn NVL đối với Cơng ty và để hồn thiện hơn kỹ năng làm việc,
áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế của Cơng ty, tơi đã chọn đề tài:
“HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY
TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG”
để làm chuyên đề tốt nghiệp. Với kiến thức của bản thân và sự tìm hiểu thực
tế tại Cơng ty cùng với sự hướng dẫn, chỉ bảo của cô giáo Th.s ĐẶNG THỊ
THÚY HẰNG, tơi đã cố gắng hồn thành chuyên đề một cách tốt nhất.
Nhưng do thời gian thực tập có hạn và vấn đề nghiên cứu rộng lớn nên
chun đề chưa thể được hồn thiện và có nhiều sai sót, rất mong được sự
đánh giá, chỉ bảo đóng góp ý kiến của các Thầy, Cơ để chun đề được hồn
thiện hơn. Tơi xin chân thành cảm ơn!

1


Kết cấu chuyên đề gồm có 3 phần:

Phần 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
Xây dựng Quân Trang
Phần 2: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH
Xây dựng Qn Trang
Phần 3: Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Công ty TNHH
Xây dựng Quân Trang

2


PHẦN 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty TNHH Xây dựng Quân
Trang
1.1.1. Khái niệm và danh mục NVL của Công ty
1.1.1.1. Khái niệm về NVL
NVL là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, vật liệu chỉ
tham gia vào một quá trình sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị
vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Cũng có thể hiểu, NVL là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ phục vụ cho
quá trình SXKD bằng nguồn vốn lưu động.
* Đặc điểm của NVL:
-Về mặt hiện vật: trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, NVL chỉ
tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh
- Về mặt giá trị: giá trị của NVL được chuyển hóa một lần tồn bộ vào
giá trị của sản phẩm sản xuất ra.
1.1.1.2. Danh mục NVL
NVL mà Công ty sử dụng phục vụ cho q trình sản xuất có nhiều chủng loại
khác nhau và tất cả đều được mua về. Một số loại NVL chủ yếu mà Công ty
sử dụng nhiều được thể hiện qua Bảng 1.1 (trang 4) sau đây:


3


Bảng 1.1: Danh mục NVL chủ yếu của Công ty TNHH Xây dựng Quân
Trang
Thứ tự

Tên NVL

Thứ tự

Tên NVL

1

Gạch chỉ

15

Cửa sổ nhơm kính

2

Gạch ốp tường

16

Cửa sổ pano gỗ


3

Gạch ống

17

Dầu Diesel

4

Xi măng Bút Sơn

18

Dầu nhớt

5

Xi măng Việt Trung

19

Đèn tuýp

6

Xi măng Kiện Khê

20


Đèn trang trí

7

Cát vàng

21

Dây điện các loại

8

Cát đen

22

Át tomát các loại

9

Cấp phối đá dăm

23

Ổ điện

10

Sỏi các loại


24

Sen vòi tắm

11

Tấm lợp Pibro xi măng

25

Quạt trần

12

Thép trịn

26

Cọc tre

13

Thép tấm

27

Gỗ ván khn

14


Sơn các loại

28

Đinh các loại

(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH Xây dựng Quân Trang)
1.1.2. Phân loại và đánh giá NVL
1.1.2.1. Phân loại NVL
Trong mỗi doanh nghiệp SXKD, NVL thường bao gồm nhiều loại,
nhiều nhóm khác nhau với cơng dụng, tính chất khác nhau và yêu cầu quản lý
cũng khác nhau. Do vậy, để có thể quản lý và sử dụng tốt các loại NVL thì
cần phảu tiến hành phân loại NVL một cách rõ ràng, chi tiết. Việc phân loại
giúp cho công tác tổ chức hạch toán chi tiết NVL được thực hiện dễ dàng hơn,
đồng thời cũng giúp cho nhà quản lý biết rõ vai trò, chức năng của từng loại
NVL trong q trình sản xuất từ đó đưa ra biện pháp thích hợp cho việc quản

4


lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả. Có nhiều cách thức để phân loại
NVL, đối với Cơng ty TNHH Xây dựng Quân Trang thì việc phân loại căn cứ
vào vai trò và tác dụng của NVL trong q trình sản xuất, dựa vào đó NVL
được chia thành:
- NVL chính: là những đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp
xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm sản xuất
ra.
Trong ngành xây dựng còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và
thiết bị xây dựng. Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình
thành lên thực thể chính sản phẩm, các hạng mục cơng trình của đơn vị xây

dựng nhung chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành
công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản
phẩm như xi măng, gạch ngói, sắt thép…Vật kết cấu và thiết bị xây dựng là
những bộ phận của hạng mục cơng trình mà đơn vị xây dựng sản xuất ra hoặc
mua của doanh nghiệp khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình
như thiết bị vệ sinh, hệ thống thơng gió, hệ thơng thu lơi, hệ thống sưởi…
- Vât liệu phụ: là những loại vật liệu có tham gia vào q trình sản xuất
sản phẩm nhưng khơng trực tiếp hình thành lên thực thể chính của sản phẩm
mà có tác dụng phụ trợ làm tăng chất lượng của vật liệu chính, tăng chất
lượng sản phẩm hay phục vụ cho sản xuất, quản lý. Vật liệu phụ bao gồm như
sơn mầu, dầu mỡ, bột đá, bột mầu, keo dính, đinh vít…
- Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế,
sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ.
- Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lượng, năng lượng cho q
trình thi cơng, sản xuất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất sản phẩm diễn ra
bình thường. Nhiên liệu chủ yếu là xăng, dầu diesel, dầu bôi trơn phục vụ cho
các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải có thể hoạt động bình thường.

5


- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong q trình thi cơng sản xuất
như sắt thép vụn, tre gỗ, bao bì xi măng hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình
thanh lý tài sản…
1.1.2.2. Đánh giá NVL
Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng
theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho, nguyên liệu,
vật liệu phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc bao gồm chi phí mua hàng,
chi phí thu mua, chế biến và các loại chi phí khác phát sinh có liên quan trực
tiếp tới việc việc mua hàng để có được hàng hoá ở địa điểm và trạng thái hiện

tại. Nguyên liệu, vật liệu của Cơng ty được hình thành từ nhiều nguồn khác
nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của chúng cũng khác nhau
tuỳ theo từng trường hợp.
* Giá gốc nhập (tăng) NVL:
- Giá gốc của NVL mua ngoài nhập kho:
Giá gốc NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hóa đơn + Các loại thuế
khơng được hồn lại + Chi phí thu mua + Chiết khấu thương mại
(Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá
trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng)
- Giá gốc của NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
Giá gốc NVL thuê gia công, chế biến nhập kho = Giá gốc NVL xuất kho +
Chi phí th gia cơng, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc xếp và các loại chi
phí khác có liên quan
+ Giá gốc xuất (giảm) NVL:
Đánh giá NVL theo giỏ hch toỏn: Phơng pháp tính theo giá thực tế
đích danh
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có
điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhËp kho.

6


Vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập
kho đích danh của lô đó. Phơng pháp này có u điểm là
công tác tính giá nguyên vật liệu đợc thực hiện kịp thời và
thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán có
thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật
liệu. Tuy nhiên, để áp dụng phơng pháp này, thì điều kiện
cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép
bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho. Phơng pháp

này còn có tên là phơng pháp đặc điểm riêng và thờng sử
dụng với loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
1.1.3. Mã hố ngun vật liệu
Do Cơng ty TNHH Xây dựng Quân Trang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực
xây dựng nên sử dụng nhiều chủng loại nguyên liệu, vật liệu khác nhau cùng
với đó là số lượng, số lần nhập xuất nhiều nên NVL đã được mã hóa để dễ
theo dõi. Mỗi loại NVL đều được mã hóa bởi ký hiệu riêng theo quy định.
Khi đã được mã hóa thì việc theo dõi nhập, xuất và tồn kho của các loại NVL
sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Điều này rất có ý nghĩa trong việc quản lý
cũng như kiểm tra NVL trong kho.
Công ty đã xây dựng hệ thống mã hóa NVL cho các loại NVL mà Cơng ty sử
dụng trong quá trình sản xuất. Dưới đây là bảng mã hố NVL mà Cơng ty sử
dụng:

7


Bảng 1.2: Bảng mã hóa NVL của Cơng ty TNHH Xây dựng Quân Trang
TT

Tên NVL

Mã NVL TT

Tên NVL

Mã NVL

1


Gạch chỉ

10001

15

Cửa sổ nhơm kính

10019

2

Gạch ốp tường

10002

16

Cửa sổ pano gỗ

10020

3

Gạch ống

10003

17


Dầu Diesel

10023

4

Xi măng Bút Sơn

10004

18

Dầu nhớt

10024

5

Xi măng Việt Trung

10005

19

Đèn tuýp

10027

6


Xi măng Kiện Khê

10006

20

Đèn trang trí

10028

7

Cát vàng

10008

21

Dây điện các loại

10030

8

Cát đen

10009

22


Át tomát các loại

10032

9

Cấp phối đá dăm

10010

23

Ổ điện

10033

10 Sỏi các loại

10012

24

Sen vòi tăm

10036

11 Tấm lợp Pibro xi măng

10013


25

Quạt trần

10038

12 Thép tròn

10015

26

Cọc tre

10039

13 Thép tấm

10016

27

Gỗ ván khn

10041

14 Sơn các loại

10018


28

Đinh các loại

10042

(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH Xây dựng Qn Trang)
1.2. Đặc điểm luân chuyển NVL của Công ty TNHH Xây dựng Quân
Trang.
1.2.1. Q trình hình thành NVL
Cơng ty sử dụng những loại NVL đặc thù trong ngành xây dựng nên NVL đều
được mua về để sử dụng cho hoạt động sản xuất. Sau khi nhận được các dự án
xây dựng thì phịng Kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ lập các kế hoạch cung
ứng, sử dụng NVL cùng với đó là việc tìm hiểu các nhà cung cấp có giá hợp
lý, có lợi nhất và thông qua các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế để mua
NVL về phục vụ cho quá trình sản xuất. Khi đã mua được NVL thì có thể

8


NVL do nhà cung cấp vận chuyển đến hoặc do Công ty trực tiếp vận chuyển
về. Với các loại NVL như gạch, cát, đá, sỏi…thì Cơng ty trực tiếp vận chuyển
bởi đội xe chuyên chở của Công ty về tập kết tại kho, bãi hoặc chuyển trực
tiếp tới cơng trình xây dựng. Điều này có giúp cho Cơng ty có sự chủ động
cao trong việc tự cung ứng NVL một cách nhanh chóng nhất để đảm bảo cho
q trình thi công xây dựng được diễn ra liên tục và kịp tiến độ. Cơng ty có
một kho chính là kho Thị Trấn, ngồi ra cịn tổ chức một hệ thống các kho
phụ đặt tại các cơng trình thi cơng sản xuất.
1.2.2. Phương thức sử dụng NVL
Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên việc sử dụng NVL có đặc

điểm riêng. Có nhiều dự án, cơng trình ở những địa điểm khác nhau cũng như
việc cung ứng NVL cho q trình thi cơng sản xuất có những điều kiện khác
nhau nên phương thức sử dụng NVL có tính linh hoạt cao để đảm bảo cho quá
trình sản xuất diễn ra thuận tiện nhất và giảm thiểu các chi phí vận chuyển
NVL. Cơng ty có 2 hình thức sử dụng NVL: một là mua về sử dụng trực tiếp
và hai là mua về nhập vào kho.
+ Mua về sử dụng trực tiếp: với đặc điểm là các cơng trình xây dựng có vị trí,
địa điểm khác nhau nên Cơng ty đã linh hoạt vận dụng hình thức cơng trình đi
tới đâu thì kho, bãi tập kết NVL sẽ đi tới đó. Tức là với mỗi cơng trình sẽ có
một kho phụ (so với kho chính của Cơng ty) để tập kết NVL tại chân cơng
trình phục vụ cho q trình thi công. Các loại NVL mua về sử dụng trực tiếp
thường có số lượng, khối lượng lớn, chiếm nhiều diện tích chứa chủ yếu là xi
măng, gạch, cát đá sỏi, sắt thép…Điều này có nhiều ý nghĩa đối với Cơng ty:
Thứ nhất là tạo thuận lợi cho việc theo dõi q trình sử dụng NVL đối với
mỗi cơng trình, từ đó giúp cho việc xác định các chi phí sản xuất có liên quan
một cách chính xác hơn.

9


Thứ hai là với mỗi kho riêng thì việc quản lý NVL sẽ dễ dàng hơn, Công ty
đã giao cho đội nào thi công sẽ trực tiếp quản lý NVL tại cơng trình đó, như
vậy giúp cho cơng nhân chủ động và tự giác hơn trong công việc.
Thứ ba là việc chia thành các kho sẽ giúp giảm chi phí vận chuyển NVL. Các
cơng trình cần những loại NVL nào thi sau khi Công ty mua về sẽ được vận
chuyển trực tiếp đến đó mà khơng phải vận chuyển về kho của Cơng ty rồi
mới vận chuyển tới cơng trình thi công.
Thứ tư là giúp Công ty giảm thiểu được diện tích kho, bãi chứa NVL vì với
ngành xây dựng thì kho, bãi chứa NVL thường chiếm diện tích rất lớn. Nếu
chỉ để ở một kho chính của Cơng ty thì khơng thể đủ diện tích chứa NVL để

phục vụ cho q trình thi cơng sản xuất.
+ Mua về nhập vào kho: có những loại NVL Cơng ty mua về nhưng chưa
được sử dụng ngay như sơn các loại, đèn các loại, dây điện, ổ điện…sẽ được
nhập vào kho. Với các loại NVL này, khi các cơng trình cần sử dụng sẽ được
xuất kho đem tới để sử dụng.
1.3. Tổ chức quản lý NVL của Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang
Xuất phát từ vị trí và đặc điểm của NVL là đầu vào của mọi hoạt động
SXKD, để hoạt động SXKD diễn ra liên tục, có hiệu quả thì cần đảm bảo
cung cấp NVL một cách liên tục, kịp thời về mặt số lượng, chất lượng và
chủng loại NVL. Với quá trình phát triển hội nhập như hiện nay thì nhu cầu
về NVL là rất lớn, cần tổ chức quản lý tốt NVL để đảm bảo cho mọi hoạt
động và sự phát triển của Công ty. Việc tổ chức quản lý NVL đối với Cơng ty
rất có ý nghĩa, điều này sẽ giúp đảm bảo cho việc cung ứng NVL phục vụ cho
các q trình thi cơng được liên tục, việc kiểm tra, quản lý, bảo quản NVL
được dễ dàng. Khi tổ chức quản lý tốt ở khâu thu mua, dự trữ và sử dụng
NVL sẽ đảm bảo đựoc chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, hạ giá thành sản
phẩm giúp tăng lợi nhuận cho Công ty. NVL là loại tài sản dự trữ cho quá

10


trình sản xuất, có tính chất thường xun biến động, do vậy Công ty đã giám
sát, kiểm tra chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng NVL một
cách có hiệu quả.
+ Khâu thu mua: đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho hoạt
động sản xuất về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại NVL, phản ánh
chính xác giá gốc của NVL (giá mua, chi phí thu mua…)
+ Khâu dự trữ: để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục
không bị ngừng trệ, gián đoạn, Công ty luôn phải dự trữ các loại NVL theo số
lượng cần thiết mà không gây ứ đọng, tồn kho quá nhiều NVL, đảm bảo tăng

nhanh vòng quay vốn tối đa.
+ Khâu bảo quản: Công ty đã tổ chức hệ thống kho hợp lý, bảo quản
đúng nguyên tắc đối với các loại NVL để tránh hư hỏng, thất thoát, hao hụt và
mất phảm chất của NVL, ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Với
kho chính sẽ do thủ kho có trách nhiệm bảo quản NVL, với các kho phụ giao
cho đội thi cơng ở cơng trình đó quản lý.
+ Khâu sử dụng: việc sử dụng NVL phải đúng định mức quy định và
chủng loại NVL cần thiết để phát huy tối đa hiệu quả sử dụng NVL nhằm
nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản
phẩm. Điều này đòi hỏi phải tổ chức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh
chính xác tình hình nhập, xuất NVL. Tính tốn phân bổ chính xác NVL cho
từng đối tượng sử dụng theo phương pháp thích hợp, cung cấp số liệu đầy đủ,
kịp thời cho công tác tính giá thành sản phẩm.
Q trình tổ chức quản lý NVL có liên quan tới một số phịng ban và cá
nhân nhất định.
- Phịng Kế hoạch sản xuất có chức năng lập kế hoạch sử dụng, cung ứng các
loại NVL phục vụ cho q trình sản xuất. Trưởng phịng Kế hoạch có nhiệm

11


vụ lập báo cáo trình lên Giám đốc về kế hoạch cung ứng, sử dụng NVL cho
tứng giai đoạn.
- Giám đốc sau khi kiểm tra kế hoạch cung ứng, sử dụng NVL sẽ tiến hành
thực hiện các hợp đồng mua NVL. Các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế để
mua NVL thường do Giám đốc trực tiếp bàn bạc, ký kết hợp đồng với khách
hàng, trong một số trường hợp thì Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc hoặc
Trưởng phòng kế hoạch ký hợp đồng với khách hàng.
- NVL sau khi được mua về, một là đem trực tiếp tới cơng trình, hai là đem về
nhập kho của Cơng ty. Với NVL đem về nhập kho Cơng ty thì thủ kho căn cứ

vào hóa đơn, chứng từ mua bán và kiểm tra hàng sẽ làm thủ tục nhập kho
NVL; với NVL đem sử dụng trực tiếp thì vận chuyển tới cơng trình, giao cho
nhân viên quản lý ở mỗi cơng trình thơng qua biên bản giao nhận NVL, căn
cứ vào hóa đơn, các chứng từ có liên quan và biên bản giao nhận NVL mà kế
toán hạch toán vào các tài khoản cụ thể.
NVL sau khi được thu mua về sẽ do thủ kho bảo quản và kiểm tra. Khi xuất
kho NVL cần phải có phiếu xuất kho để thủ kho kiểm tra việc xuất kho của
NVL. Định kỳ, các loại NVL trong kho sẽ được kiểm kê để xác định số lượng
tồn NVL có phù hợp với các nghiệp vụ nhập xuất khơng, phát hiện thừa thiếu
để có kế hoạch xử lý.
PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG
2.1. Chứng từ sử dụng
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến NVL đều phải có chứng từ hợp lệ
theo đúng quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép,
phản ánh vào các sổ kế toán có liên quan. Các chứng từ này là cơ sở, là căn cứ
để ghi chép vào thẻ kho các nghiệp vụ nhập, xuất NVL và để kiểm tra giám
sát tình hình biến động về số lượng của từng loại NVL nhằm quản lý, sử dụng

12


có hiệu quả nguồn NVL. Theo Chế độ kế tốn quy định ban hành theo quyết
định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các
chứng từ kế tốn về NVL bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT)
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa
- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
- Hóa đơn cước phí vận chuyển
- Bảng kê chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào
Bên cạnh đó cịn có những chứng từ có tính chất hướng dẫn như:
- Phiếu xuất tư theo hạn mức
- Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ
Ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng các chứng từ khác có liên quan căn cứ vào tình
hình của Cơng ty.
- Với các nghiệp vụ thu mua hàng hóa, nhập kho NVL thì phải có hóa
đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) của bên bán và phiếu nhập kho của Cơng
ty. Hóa đơn GTGT do bên bán lập phải ghi rõ từng loại hàng hóa, số lượng
hàng, đơn giá và số tiền phải thanh tốn cùng với họ tên, chữ ký của những
người có liên quan, đay là căn cứ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phiếu nhập kho do Công ty lập dựa trên cơ sở hóa đơn GTGT, thủ
kho thực hiện việc kiểm tra hàng hóa, cho nhập kho và ghi số thực nhập vào
phiếu nhập kho.
- Khi mua hàng với số lượng lớn hoặc mua các loại NVL có tính chất
hóa lý phức tạp hay q hiếm thì phải lập biên bản kiểm nghiệm, ghi rõ ý kiến
về số lượng, chất lượng của hàng hóa và nguyên nhân đối với những NVL

13


không đúng số lượng, chất lượng, quy cách sản phẩm cùng với đó là cách xử
lý trước khi nhập kho.
- Khi xuất kho NVL thì phải có phiếu xuất kho do các phịng ban có
trách nhiệm lập, căn cứ vào đó mà thủ kho cho xuất kho NVL theo đúng
chủng loại và số lượng trên phiếu xuất kho, khi đã xuất kho xong thi thủ kho
và người nhận cùng ký vào phiếu xuát kho. Kế toán NVL căn cứ vào phiếu
xuất kho để ghi sổ kế toán.

Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, hóa
đơn mua bán, kế toán phải kiểm tra và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của
từng loại NVL trong kho vào các sổ kế tốn chi tiết có liên quan về số lượng
và giá trị của chúng.
2.2. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Xây dựng Quân Trang
2.2.1. Quy trình ghi thẻ kho
Mỗi loại NVL đã được mã hóa để phân biệt với nhau và trong q trình nhập
xuất NVL cũng được lập một thẻ kho để dễ dàng, thuận tiện trong việc kiểm
tra NVL khi nhập kho và khi xuất kho. Việc lập và ghi thẻ kho được thực hiện
theo quy trình nhất định. Mẫu thẻ kho mà Công ty dử dụng:

14


Biểu 2.1: Mẫu thẻ kho
Mẫu số: S09 - DNN

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG
Thị trấn Thường Tín, huyện Thường Tín, Hà Nội

(Ban hành theo

QĐ số 48/2006/QĐ

-

BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ
trưởng BTC)


THẺ KHO (SỔ KHO)
Tháng năm 2010
Tờ số…….
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: …..
Đơn vị tính:…
Mã số:…
Số
T
T
A

Ngày,
tháng
B

Số hiệu
chứng từ
Nhập Xuất
C

D

Số lượng
Diễn giải
E

Ngày
nhập,
xuất
F


Nhậ
p
1

Xuấ
t
2

Tồn

Ký xác
nhận của
kế toán

3

G

Số tồn đầu kỳ
1
2
3
4
5
6
7
Cộng cuối kỳ

Sổ này có…trang, đánh số từ trang 1 đến trang…

Ngày mở sổ….
Ngày…tháng…
năm…
Thủ kho
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

Dựa vào mẫu thẻ kho mà thủ kho tiến hành nhập, xuất NVL và ghi vào thẻ
kho:
- Khi nhập NVL: hàng ngày khi có hàng hóa mua về nhập kho, thủ kho
tiến hành các thủ tục để nhập kho NVL. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu
nhập kho, thủ kho kiểm tra NVL về số lượng và chất lượng, sau đó nhập kho
NVL và ghi vào thẻ kho số thực nhập kho. Thẻ kho được mở theo danh mục

15


NVL, mỗi chứng từ ghi một dòng trên thẻ kho. Đối với một số hàng hóa đặc
biệt cần thiết phải lập ban kiểm nghiệm để đánh giá hàng hóa về mặt số
lượng, chất lượng và quy cách sản phẩm, sau đó căn cứ vào kết quả kiểm
nghiệm sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Dựa vào đó cùng với hóa đơn
mua hàng, thủ kho tiến hành nhập kho NVL với số thực nhập. Trường hợp
phát hiện thừa, thiếu hàng, sai quy cách sản phẩm, thủ kho phải báo với bộ
phận cung ứng vật tư và người giao hàng lập biên bản để xử lý. Đến cuối
tháng tiến hành tổng hợp số lượng nhập, xuất và tính ra số lượng tồn kho của

các loại NVL về mặt số lượng. Định kỳ, thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho
cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Sau quá trình kiểm tra, thủ kho viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập
thành 3 liên:

+ Một liên giao cho thủ kho giữ
+ Một liên kẹp với hóa đơn GTGT chuyển lên phịng kế

tốn
+ Một liên giao cho đơn vị bán hàng giữ
Trước đây, Công ty ký hợp đồng mua NVL thường vận chuyển thẳng về nhập
kho của Công ty, đội sản xuất nào có nhu cầu về vật tư sẽ viết giấy xin cấp vật
tư. Đến nay, do áp dụng linh hoạt quy chế để các đội được phép tự mua vật tư
theo quy định của Công ty nên khi có cơng trình ở đâu thì có kho tại cơng
trình đó. Khi cần NVL phục vụ cho sản xuất thì có thể đáp ứng ngay được,
tạo cho q trình thi cơng liên tục, tăng tiến độ sản xuất.
Cụ thể: Ngày 02/10/2009, Cơng ty có mua 50 bộ sen vòi Joden phục vụ cho
xây lắp, sau khi hàng về, thủ kho kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho
ghi vào thẻ kho như sau:

16


Biểu 2.2: Thẻ kho Sen vòi tắm Joden
Mẫu số: S09 - DNN

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG
Thị trấn Thường Tín, huyện Thường Tín, Hà Nội

(Ban hành theo


QĐ số 48/2006/QĐ

-

BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ
trưởng BTC)

THẺ KHO (SỔ KHO)
Tháng 10 năm 2010
Tờ số…….
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Sen vòi tắm Joden
Đơn vị tính: Bộ
Mã số: 10024
Số
T
T
A

Ngày,
tháng

1

04/10/201
0

B


Số hiệu
chứng từ
Nhập Xuấ
t
C
D

Số lượng
Diễn giải

Ngày
nhập, xuất

E

Nhậ
p
1

F

Xuấ
t
2

Số tồn đầu kỳ
0032
3

Nhập mua hàng


04/10/201
0

Tồ
n
3

Ký xác
nhận
của kế
toán
G

0
50

50

2
3
4
Cộng cuối kỳ

Sổ này có…trang, đánh số từ trang 1 đến trang…
Ngày mở sổ….
Ngày…tháng…
năm…
Thủ kho
(Ký, họ tên)


Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Giám đốc
(Ký, h tờn, úng du)

- Khi xut NVL: Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng sản xuất, căn cứ
vào định mức tiêu hao cho từng công việc, hạng mục công
trình các đội cú th t xut vật t. Nhân viên kế toán đội tiến
hành lập phiếu xuất kho làm 3 liên:
+ Một liên chuyển về phòng kế toán
+ Một liên giao cho đơn vị lĩnh vật t
+ Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho

17


Sau khi ngời phụ trách ký vào, giao cho ngời lÜnh vËt t xng
kho ®Ĩ lÜnh. Khi có phiếu xuất kho, thủ kho căn cứ vào đó tiến hành xuất
kho NVL theo đúng số lượng ghi trên phiếu xuất kho. Sau đó, thủ kho ghi số
lượng xuất vào thẻ kho rồi tính ra số lượng tồn của từng loại NVL. Định kỳ,
thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Cụ thể: ngày 10/10/2010, Cơng ty xuất 50 bộ sen vịi Joden để phục vụ thi
công sản xuất, thủ kho sau khi làm thủ tục xuất kho cũng ghi vào thẻ kho như
sau:
Biểu 2.3: Thẻ kho Sen vịi tắm Joden
CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG QUÂN TRANG
Thị trấn Thường Tín, huyện Thường Tín, Hà Nội


Mẫu số: S09 - DNN
(Ban hành theo

QĐ số 48/2006/QĐ

-

BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ
trưởng BTC)

THẺ KHO (SỔ KHO)
Tháng 10 năm 2010
Tờ số…2….
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Sen v òi t ắm Joden
Đơn vị tính: Bộ
Mã số: 10024
Số hiệu chứng
từ

Số
T
T

Ngày,
tháng

Nhập

Xuất


A

B

C

D

1

04/10/201
0
10/10/201
0

0012
3

Số lượng
Diễn giải

Ngày
nhập, xuất

E

F

Nhậ

p

Xuấ
t

Tồ
n

1

2

3

Số tồn đầu kỳ
2

0020
5

04/10/201
Nhập mua hàng
0
Xuất kho để thi 10/10/201
0
cơng

Ký
xác
nhận

của kế
tốn
G

0
50

50
50

0

3
4
Cộng cuối kỳ

Sổ này có…trang, đánh số từ trang 1 đến trang…
Ngày mở sổ….
Ngày…tháng…
năm…

18


Thủ kho
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)


Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

2.2.2. Sổ kế tốn chi tiết và bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn NVL
2.2.2.1. Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở
các chứng từ hợp pháp, hợp lý. Tuỳ thuộc vào mỗi công ty, phương pháp kế
toán áp dụng mà sử dụng sổ kế tốn chi tiết khác nhau. Đối với Cơng ty
TNHH Xây dựng Quân Trang, việc quản lý NVL do nhiều bộ phận, đơn vị
tham gia song việc quản lý xuất, nhập, tồn kho NVL hàng ngày chủ yếu do
phòng kế toán thực hiện trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất NVL chuyển về.
Thủ kho và kế toán NVL phải phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập,
xuất, tồn NVL theo từng danh mục NVL. Do vậy, kế toán NVL và thủ kho
phải có sự phối hợp với nhau hài hịa để có thể sử dụng các chứng từ kế toán
một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và vào các sổ kế
toán của kế toán NVL nhằm đảm bảo sự phù hợp về số liệu giữa thủ kho và
kế toán. Đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tạo sự
quản lý có hiệu quả. Hiện nay, Chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết
NVL được thực hiện ở phịng kế tốn sử dụng một trong các phương pháp
sau:
+ Phương pháp ghi thẻ song song
+ Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
+ Phương pháp số dư
Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, đơi
chiếu kiểm tra số liệu, kế tốn sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể ở mỗi cơng ty
mà sử dụng phương pháp thích hợp. Đối với Cơng ty TNHH Xây dựng Qn
Trang, kế tốn sử dụng phương pháp số dư:

19



Nguyên tắc hạch toán: Ở kho theo dõi từng thứ NVL cịn ở phịng kế tốn chỉ
theo dõi theo từng nhóm NVL.
- Ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép, theo dõi tình hình nhập,
xuất, tồn theo chỉ tiêu số lượng hoặc hiện vật. Đến cuối tháng, thủ kho phải
phản ánh số lượng NVL tồn theo từng loại vào sổ số dư, sổ này được kế toán
mở cho từng kho dùng cho cả năm. Thủ kho căn cứ vào số dư cuối tháng của
từng loại NVL trên thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư, sau đó
chuyển sổ số dư cho phịng kế tốn cùng với tất cả các chứng từ có liên quan
tới việc nhập - xuất NVL trong tháng.
- Ở phòng kế toán: dựa vào các chứng từ nhập xuất nhận được, kế toán
sẽ tổng hợp số lượng nhập, xuất của từng loại NVL, cùng với việc kiểm tra
các kho theo định kỳ ( 3, 5 hoặc 10 ngày) kèm theo phiếu giao nhận chứng từ
và giá hạch tốn để tính giá trị của NVL nhập, xuất theo từng danh điểm
NVL. Sau đó, kế tốn sẽ ghi vào bảnh luỹ kế nhập, xuất, tồn (bảng này được
mở theo kho), cuối kỳ tiến hành tính giá trị trên sổ số dư do thủ kho chuyển
đến và đối chiếu số tồn kho trên sổ số dư với số tồn kho trên bảng lũy kế nhập
- xuất - tồn theo từng loại NVL. Dựa vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kế toán
lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL để đối chiếu số liệu với sổ kế toán
tổng hợp.

20