Phần I.
CÁC BƯỚC PHÂN TÍCH MỘT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN TRỊ
Cơ Sở Dữ Liệu
.
I/. Tổng quan.
Một chương trình quản trò CSDL thường được dựa trên một quá trình phân tích thiết kế hệ thống,
quản trò thông tin để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng hơn trong việc bảo trì, phát triển
chương trình. Đối với một chương trình lớn, phức tạp sẽ do các nhóm chuyên viên thực hiện,
việc xác đònh và phân tích do những người có chuyên môn và có kinh nghiệm phân tích, sau
khi phân tích xong sẽ giao cho bộ phận thiết kế dưa ra bản thiết kế chi tiết sau dó bản thiết kế
được giao cho nhóm lập trình viết chương trình dựa trên bảng phân tích và thiết kế đó, sau khi
lập trình xong vấn đề còn lại là của nhóm kiểm thử và bảo trì sản phẩm. Tuy nhiên đối với một
chương trình quản trò thông tin phục vụ cho quản lý kế toán và nghiệp vụ của doanh nghiệp nhỏ
hoặc cho một bộ phận của doanh nghiệp thì việc phân tích và viết chương trình có thể do một
người thực hiện.
II/. Quá trình thực hiện một chương trình.
Một dự án có thể phân chia thành 7 giai đoạn chính sau đây: xác đònh, phân tích, thiết kế, thực
hiện, kiểm thử hệ thống, kiểm thử chấp nhận và vận hành.
- giai đoạn xác đònh: nhằm mục đích hiểu biết đầy đủ các vấn đề của người dùng để hình
dung đầy đủ các vấn đề của dự án.
- giai đoạn phân tích: là nhằm mục tiêu xác đònh chính xác hệ thống xây dựng dự đònh sẽ
làm những gì theo quan điểm của người sử dụng.
- giai đoạn thiết kế
+ mức tổng thể: cho thấy kiến trúc chung của hệ thống về cả phần cứng lẫn phần mềm.
+ tiếp tục chia nhỏ bản thiết kế thành những phần nhỏ hơn.
+ thiết kế module: công việc này sẽ tiến hành ở giai đoạn thực hiện.
- giai đoạn thực hiện: nhằm thiết kế chi tiết, cài đặt gáp nối các thành phần, các module
trong hệ thống bao gồm phần cứng lẫn phần mềm.
- giai đoạn kiểm thử hệ thống: tích hợp tấc cả các phần cùng hoạt động và kiểm tra cặn
kẽ các phần, các moodule theo các chức năng trong khi thiết kế bao gồm cả phần cứng
lẫn phần mềm.

- kiểm thử chấp nhận: là giai đoạn trình diễn cho khách hàng, người sử dụng các chức
năng của hệ thống nhằn đạt được sự ký nhận của người sử dụng
- giai đoạn vận hành khai thác: chuyển giao toàn bộ hệ thống trên diện rộng cho từng
người sử dụng nhằm khai thác hệ thống để giải các bài toán thực tế.
* Tóm tắc quá trình thực hiện chương trình quản trò dữ liệu.
- Khảo sát yêu cầu của chương trình, làm rõ các thông tin đầu vào, các thông tin đầu ra và các
báo cáo phục vụ cho việc quản lý.
- Dựa trên yêu cầu của chương trình, xây dựng sơ đồ chức năng, lấy nó làm cơ sở để xây dựng
hệ thống menu cho chương trình, hệ thống menu phải thể hiện đầy đủ chức năng của chương
trình.
- Dựa trên sơ đồ chức năng, xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu thể hiện các thông tin đưa vào hệ
thống, và sau khi được các chức năng xử lý sẽ được lưu trữ hoặc tạo thành các báo cáo.
- Qua phân tích sơ đồ dòng dữ liệu và các thông tin khảo sát ban đầu, xây dựng các thực thể
(lưu trữ những thông tin cơ bản) và mối quan hệ giữa chúng. Đó chính là bước xây dựng sơ đồ
quan hệ thực thể, làm cơ sở để xây dựng các Table và relationship trong Access.
Trang 1
III/. Khảo sát thông tin yêu cầu của chương trình.
1. Khảo sát ban đầu.
2. Khảo sát chi tiết.
3. Khảo sát hiện trạng.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp bảng hỏi.
- Phương pháp mẫu bảng ghi.
IV/. Mô tả một số chương trình cụ thể.
A. Chương trình quản lý hàng hóa công nợ cửa hàng.
1. Mô tả yêu cầu.
a. Về quản lý hàng hóa.
- Quản lý các PNXK của cửa hàng, phải biết mua hàng từ nhà cung cấp nào và xuất cho khách
hàng nào.

- Báo cáo được tình hình nhập xuất tồn của từng mặt hàng theo số lượng và theo giá trò. Tồn
kho theo giá trò được tính theo phương pháp bình quân gia quyền của kế toán.
b. Về quản lý công nợ.
- Quản lý các phiếu thu tiền mặt do khách hàng trả nợ và phiếu chi tiền mặt trả nợ nhà cung
cấp.
- Đối với nhà cung cấp:
+ Khi mua hàng (PNK) thì sẽ làm công nợ nhà cung cấp tăng.
+ Khi cửa hàng trả tiền cho NCC (phiếu chi) thì công nợ giảm.
- Đối với khách hàng mua hàng:
+ Khi xuất cho KH (PXK) sẽ làm công nợ khách hàng tăng.
+ Khi cửa hàng thu tiền mặt của khách hàng trả nợ (phiếu thu TM) thì công nợ khách
hàng giảm.
- Báo cáo về tình hình công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp (nợ đầu kỳ, nợ tăng trong
kỳ, nợ giảm trong kỳ, nợ cuối kỳ).
2. Các thông tin quản lý.
Qua mô tả cho thấy các thông tin quản lý bao gồm:
-Thông tin nhập: DMNCC, DMKH, DMHH, PNK, PXK, PHIEUTHU (KH trả nợ), PHIEUCHI (trả
nợ NCC), CTPNK, CTPXK.
-Thông tin xuất: Báo cáo nhập xuất hàng và tồn kho, báo cáo công nợ khách hàng và nhà cung
cấp. Thông thường khi viết chương trình cho một công ty cụ thể thì công ty sẽ cung cấp các
mẫu báo cáo mà công ty yêu cầu chương trình thực hiện.
B. Chương trình quản lý nhân sự tiền lương cho công ty.
1. Mô tả chương trình.
a. Về quản lý nhân sự.
- Cập nhật lý lòch nhân viên.
- Xem lý lòch NV theo mã số.
- Xem lý lòch NV theo phòng ban.
- Điều chỉnh lý lòch NV.
- Xóa NV.
b. Về quản lý tiền lương.

Hàng ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê sẽ đến từng phòng ban để ghi nhận nhân viên
nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm công. Dựa vào sổ chấm công người điều hành sẽ biết
Trang 2
được NV nào vắng mặt trong ngày để ghi nhận vào sổ. Cuối tháng sẽ dựa vào sổ này để tính
lương cho NV.
- Nhập số liệu chấm công hàng tháng của từng NV trong công ty.
- Thay đổi số liệu chấm công.
- Thống kê lương theo phòng ban.
- Thống kê lương theo toàn công ty.
2. Các thông tin quản lý.
Thông tin nhập: Nhập danh sách, lý lòch nhân viên, ds phòng ban, ds chức vụ, số liệu chấm
công hàng tháng.
Thông tin xuất: Báo cáo lý lòch NV theo từng cá nhân và theo phòng ban, thống kê lương cho
NV theo từng cá nhân, theo phòng ban và toàn công ty.
V/. Đưa ra các thực thể của hệ thống.
Từ việc mô tả hệ thống ta đưa ra các thực thể của hệ thống mổi thực thể của hệ thống được ký
hiệu bằng một hình chử nhật có dạng như sau.
1. Vai trò:
Mô hình thực thể xác đònh các đơn vò thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống và mối quan hệ
giữa chúng. Điều này có nghóa là tất cả dữ liệu chỉ lưu giữ một lần trong toàn bộ hệ thống và có
thể thâm nhập từ bất cứ chương trình nào.
Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống dưới dạng bảng, mỗi bảng thể hiện một cơ sở dữ liệu (Database).
Xây dựng mô hình thực thể sẽ xác đònh có bao nhiêu bảng dùng trong hệ thống và mối quan hệ
giữa chúng.
TD: Bảng DMKH
Mã KH Tên KH Phone Đòa chỉ
KH001 Đinh Thế Hiển 0903711720 254 Điện Biên Phủ Q.3
KH002 Nguyễn Văn Bách 3A Nguyễn Thiện Thuật Q.3
2. Các thành phần của mô hình thực thể:
a. Thực thể:

Là một đối tượng, một sự kiện, một thông tin nào đó được lưu trữ trong hệ thống bằng một dòng
thông tin trong bảng. Một thực thể bao gồm tên của thực thể và các thuộc tính của thực thể
b. Tập thực thể:
Là tập hợp các thực thể có cùng tính chất, mô tả cho một loại thông tin.
Thí dụ Khách hàng là một tập thực thể vì nó mô tả từng khách hàng. Trong sơ đồ thực thể, tập
thực thể có dạng hình chữ nhật. Nó tương đương với 1 bảng.
Tập thực thể được sinh ra thuộc một trong 3 dạng sau:
- Liên quan đến một giao dòch chủ yếu của hệ thống. TD: Đơn đặt hàng.
- Liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên hệ thống. TD: Kho, NCC, KH
- Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê như Bảng lương
thực thể sinh ra thông qua tên thực thể sau đó mới xác đònh thuộc tính của thực thể
c. Thuộc tính: Mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là một thuộc tính của thực
thể, còn được gọi là những Field thể hiện trên từng cột của bảng. VD: Thực thể khách hàng
gồm các thuộc tính Mã KH, Số phone, Đòa chỉ.
Có 3 loại thuộc tính:
- Thuộc tính khóa: Là một thuộc tính của thực thể mà ta xác đònh duy nhất một thực thể. chý ý
thuộc tính khoá là không trùng nhau trong một tập thực thể nó có tính duy nhất. TD: Mã KH là
thuộc tính khóa của tập thực thể KH vì ứng với mỗi thực thể KH chỉ có một mã số duy nhất
không trùng nhau.
- Thuộc tính mô tả: là các thuộc tính mô tả thông tin về đối tượng. TD: Tên KH, Phone, đòa chỉ.
Trang 3
<tên thực thể>
<thuộc tính của thực thể>
- Thuộc tính kết nối: Đối với tập thực thể này là thuộc tính mô tả nhưng đối với thực thể khác nó
là thuộc tính khóa, khi đó nó là thuộc tính kết nối thể hiện mối liên hệ giữa bảng này với bảng
khác. TD: Mã KH trong bảng Đơn hàng là thuộc tính kết nối.
Đơn hàng
Số hiệu đơn hàng Mã KH Ngày giao Đòa chỉ giao
2001 KH002 5/12/96 1A Nguyễn Trãi
VI/. Mô hình quan hệ thực thể (erd: entity relationship diagram)

1. Mối quan hệ.
a. Quan hệ 1-1.
Một thực thể của tập thực thể này tương ứng với duy nhất một thực thể trong tập thực thể kia và
ngược lại.
TD: 2 tập thực thể HV(Mã HV, Họ tên, Năm sinh, Đòa chỉ) và Đề tài tốt nghiệp(Mã đề tài, Tên
đề tài, GVHD)
Mỗi HV chỉ được làm một đề tài tốt nghiệp duy nhất và sinh viên nào đã chọn một đề tài tốt
nghiệp thì các HV khác không được chọn đề tài đó.
b. Quan hệ 1-n.
Một thực thể trong tập thực thể này quan hệ với nhiều thực thể trong tập thực thể kia.
TD: Mỗi HV chỉ làm một đề tài tốt nghiệp và một đề tài tốt nghiệp có thể có nhiều HV làm.
Thuộc tính khóa của HV là thuộc tính thể hiện của Đề tài TN
c. Quan hệ n-n.
Một thực thể trong tập thực thể này quan hệ với nhiều thực thể trong tập thực thể kia và ngược
lại.
TD: Mỗi HV có thể làm cùng lúc nhiều đề tài tốt nghiệp lấy điểm cao nhất trong số đó, và một
đề tài có thể có nhiều sinh viên chọn.
2. Nhận xét.
Quan hệ 1-n rất cần thiết trong việc thiết kết CSDL, trong đó thuộc tính khóa của tập thực thể
bên một sẽ là thuộc tính mô tả của tập thực thể bên nhiều.
Quan hệ 1-1 đưa đến việc nhập chung 2 tập thực thể thành 1 tập thực thể duy nhất có thuộc
tính là thuộc tính của 2 tập thực thể ban đầu.
Quan hệ n-n cần phải được tách ra làm 2 mối quan hệ 1-n bằng cách tạo ra thêm 1 tập thực thể
thứ 3 có thuộc tính khóa là tập hợp thuộc tính khóa của 2 tập thực thể ban đầu.
VD:
Tập thực thể mới: Điềm TN(Mã HV, Mã Đề tài, điểm)
3. Phân tích mô hình dữ liệu cụ thể.
Chương trình A.
Từ DFD, kho dữ liệu được biến đổi thành các tập thực thể, sau đó xác đònh mối quan hệ giữa
chúng bằng quá trình phân tích.

Chương trình B.
Trang 4
HV Đề tài TN
HV Đề tài TN
HV Đề tài TN
DMKH DMNCC
PHIEUTHU,PIEUCHI
DMHH
PNK, PXK
Trang 5
DMPhòng ban
DMNV
DMChức vụ
Bảng chấm
công