QUẢN LÝ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC


Mục tiêu
• Xác định rõ trách nhiệm và kỳ vọng trong cơng
việc từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của nhân
viên.
• Nâng cao năng lực của nhân viên thơng qua việc
vận dụng các kỹ năng quản lý và đào tạo.
• Định hướng hành vi của nhân viên phù hợp với
mơi trường và áp lực kinh doanh trong điều kiện
có thể của đơn vị.
• Biết cách góp ý và phản hồi ý kiến nhằm tạo động
lực làm việc cho nhân viên.
• Cải thiện kỹ năng giao tiếp.


Nội dung
Ngày 1

• Quản lý hiệu suất cơng việc.
• Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp
nhân viên.

Ngày 2

• Kỹ năng quản lý.
• Kỹ năng tạo động lực làm việc cho
nhân viên.

Quản lý hiệu suất công việc


Quản lý hiệu suất

Chân dung nhà quản lý

Là tập hợp các hoạt động và biện pháp nhằm đảm
bảo mục tiêu của tổ chức luôn đạt được một cách
hiệu quả nhất.

Hoạt động quản lý

Hiệu suất công
việc

Kỳ vọng


Qui trình quản lý hiệu suất
Góp ý

Mục tiêu
chung của
bộ phận

Mục tiêu cá
nhân

Thưởng,

phạt

Xếp loại

Đào tạo/
phát triển

Cam kết
của nhân
viên (thỏa
thuận)

Kế hoạch
hành động
cụ thể

Đánh giá
hiệu suất
hoạt động

Chuẩn bị
đánh giá
hoạt động

Góp ý


Qui trình quản lý hiệu suất
Mơ tả
Mục tiêu bộ

phận
Mục tiêu cá
nhân
Thỏa thuận

• Cần rõ ràng, được xây dựng phù hợp với năng lực
chung của nhóm hoặc cả bộ phận.
• Kết hợp hai chiều topdown và bottom up.

• Bao gồm:
• Hành vi.
• Cơng việc (các đầu việc, thời hạn hồn thành ..)
• KRAs, KPIs.
• Họp 1:1
• Có sự thống nhất của cấp quản lý và bản thân nhân
viên

• Cam kết của nhân viên
Kế hoạch

• Lộ trình thực hiện cơng việc rõ ràng,
• Có các tiêu trí đo lường khả năng thành cơng,
• cần thường xun được theo dõi và có các góp ý kịp
thời để điều chỉnh


Qui trình quản lý hiệu suất
Mơ tả
Trước khi
đánh giá


• Thu thập thơng tin,
• Xác định các khâu làm tốt, các bước cần hồn thiện đối

Đánh giá
hiệu quả

• Tập trung vào công việc và định hướng làm tốt hơn

với từng nhân viên

trong tương lai.
• Góp ý mang tính xây dựng

Xếp loại

• Các tiêu chí rõ ràng, cơng bằng
• Có sự thống nhất của cấp quản lý và bản thân nhân

Đào tạo

• Tập trung vào đào tạo mang tính chất phục vụ cho cơng

viên
• Mục tiêu để tạo ra sự cạnh tranh tích cực, và định
hướng đào tạo
việc,
• Định hướng cho nhân viên phát triển bản thân.



Thiết lập tiêu chí đánh giá
Ba tiêu chí:
• Dưới mức yêu cầu.
• Đạt mức yêu cầu.
• Vượt mức yêu cầu.
5 cấp độ:
1
Dưới mức yêu
cầu

2

3
Đạt mức yêu cầu

4

5
Vượt mức yêu
cầu


Thiết lập tiêu chí đánh giá: ví
dụ
Mơ tả
Dưới mức
u cầu

Đạt mức u
cầu


Vượt mức
u cầu

Khơng có kế hoạch làm việc cụ thể, chưa rõ ràng,
hay trễ hạn, giao tiếp kém khi gặp phải vấn đề
phức tạp.
Khơng đủ khả năng thích ứng với môi trường, đặc
biệt không biết sử dụng các công cụ hỗ trợ.
Có khả năng làm việc hiệu quả, đúng hạn, thích
ứng với mơi trường, đơi khi cần có sự trợ giúp hoặc
can thiệp.
Có khả năng thích ứng với mơi trường khác nhau,
biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ.
Có khả năng làm việc hiệu quả, đúng hạn, thích ứng với
môi trường, không cần sự trợ giúp hoặc can thiệp.
Chủ động dẫn dắt và tạo sự thích ứng trong những
điều kiện đặc biệt khó, hỗ trợ được người khác
hồn thành công việc.


Thiết lập tiêu chí đánh giá: ví
dụ
5 cấp độ
5 = Ln ln hồn thành thậm trí vượt chuẩn mực tiêu
chí 3..
4 = Thường đạt chuẩn mực của tiêu chí 3 nhưng đôi khi
chỉ đáp ứng được chuẩn mực của tiêu chí 2.
3 = Gần như chỉ đạt chuẩn mực của tiêu chí 2, thi thoảng
đạt tiêu chuẩn của tiêu chí 3.

2 = Thi thoảng đạt chuẩn mực của tiêu chí 2.
1 = Thường xuyên đạt chuẩn mực của tiêu chí 1.


Thảo luận nhóm/ thực hành


Huấn luyện nhân viên


Huấn luyện là gì?
Huấn luyện là khai
thác tiềm năng của một
người nhằm tối ưu hóa
hiệu suất của họ. Huấn
luyện sẽ giúp họ học hỏi
hơn là dạy họ

“Huấn luyện nhằm tăng cường
hiệu suất và khả năng học hỏi từ
người khác… Điều này dựa trên
nền tảng giúp người được huấn
luyện tự giúp đỡ mình thơng qua
tương tác năng động – huấn
luyện khơng dựa trên việc nói
hoặc hướng dẫn chỉ xuất phát từ
một phía”
- Max Landsberg, (1997)
Tao of Coaching


14


Tại sao huấn luyện lại quan trọng?

Huấn luyện tối đa hóa hiệu suất

Huấn luyện khuyến khích con người

Huấn luyện xây dựng niềm tin vào chính
mình

15


Năng lực huấn luyện hiện nay của anh/chị là gì?
Trả lời các câu hỏi sau thật đúng với trường hợp của bản thân mình
Tuần vừa qua tơi đã . . .
1.

Ngợi khen khơng điều kiện

2.

Góp ý mang tính chất xây dựng

3.

Kiểm tra mức độ động lực của đồng nghiệp


4.

Truyền cảm hứng cho đồng nghiệp

5.

Đề nghị góp ý

6.

Giao phó một nhiệm vụ một cách có ý thức

7.

Tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả

8.

Góp ý để tiến bộ

9.

Kiểm tra nhuệ khí của nhóm

10. Cố vấn cho đồng nghiệp có ít kinh nghiệm hơn
Tổng cộng:
16


Đánh giá tự huấn luyện – Kết quả

Tuần trước tôi đã . . .

1. Ngợi khen khơng điều kiện
2. Góp ý mang tính chất xây dựng
3. Kiểm tra mức độ động lực của ĐN
4. Truyền cảm hứng cho đồng nghiệp
5. Đề nghị góp ý
6. Giao phó nhiệm vụ một cách có ý
thức
7. Tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu
quả
8. Góp ý để tiến bộ
9. Kiểm tra nhuệ khí của nhóm
10.Cố vấn cho đồng nghiệp có ít kinh
nghiệm hơn

1–3 Khơng phải là người huấn
luyện!
4–6 Người mới nhập mơn – Có
thể làm tốt hơn
7–8

Một người huấn luyện rất giỏi

9–1017 Có thể giảng dạy bài này

Tổng


Có 4 bước chính trong Vịng trịn huấn

luyện
Hiểu nhu cầu và thiên
hướng
 Dành thời gian để thảo
luận làm cách nào hỗ
trợ cho sự phát triển
của người được huấn
luyện
 Thống nhất về các kì
vọng
 Khuyến khích đối thoại
mờ thơng qua tự nêu
lên vấn đề cá nhân

Climate of support

Tăng cường hiệu suất
của người được huấn
luyện
 Cấu trúc (và tái cấu
trúc) vai trò và phân
cơng cơng việc nhằm
tạo nên cơ hội
 Tìm kiếm sự cân bằng
thích hợp giữa đặt
thách thức và hỗ trợ

Hiểu nhu cầu/ 
thiên hướng
Kĩ năng cư xử

giữa các cá
nhân

Tạo cơ hội

Tư duy
Thực hành góp ý hỗ trợ
và thường xuyên. Nêu
góp ý bao gồm:
▪ Sự quan sát
▪ Tính hiệu quả
▪ Lắng nghe tích cực
▪ Cùng nhau giải quyết
vấn đề
▪ Điều chỉnh cách tiếp
cận để thích hợp với
người được huấn luyện

Trao đổi góp 
ý

Nhận ra khoảng cách kĩ
năng và lấp đầy
khoảng cách đó
▪ Kiểm tra giả thiết về
nhu cầu của người
được huấn luyện
▪ Cân bằng giữa Nói và
Hỏi nhằm truyền tải
kiến thức của anh/chị

và kiểm tra xem họ có
hiểu khơng

Sắp xếp các khác
biệt
Xây dựng 
năng lực

18

NGUỒN: McGonagill & Associates


Các thành tố của một quan hệ huấn luyện tốt là
gì?
Mục tiêu rõ ràng

▪

Ý định và mục đích của
mỗi bên?

▪

Cần đạt được điều gì?

Lịng tin
▪ Có tồn tại mơi
trường cùng có lợi
hay khơng?

▪ Việc truyền thơng
có trực tiếp và
chân thành không?

Quan hệ
huấn luyện
thành công

Thống nhất về kết quả

▪

Thành công sẽ được đo
lường như thế nào?

▪

Nên có những hành động
gì tiếp theo?

Cam kết
▪ Có mong muốn
thay đổi khơng?
▪ Có gấp rút áp dụng
thử hành vi mới
không?Is time
being set aside to
try new behaviors?
▪ Góp ý một cách
xây dựng có được

khuyến khích
khơng Is there
openness to
constructive
feedback?

19

NGUỒN: Giới thiệu về các dạng MBTI và Huấn luyện

19


Biết lắng nghe
Tại sao lắng nghe quan
trọng?
▪

Xây dựng quan hệ và lòng tin

▪

Xây dựng kết nối – con người
cảm thấy mình được hiểu và
cảm thấy quan điểm của mình
có tác động đến quyết định
quan trọng

▪


Giúp a/c xác định các vấn đề
và mục tiêu của cá nhân

▪

Khiến cho giải pháp đề xuất trở
nên có ý nghĩa và thích hợp với
anh ta/cơ ta

Làm cách nào để lắng
nghe một cách hiệu quả?
▪ Hãy để cá nhân kể về chuyện
của họ, hoặc chia sẻ phản ứng
trước, điều này sẽ giúp bạn
định hướng trọng tâm vào cuộc
thảo luận

▪

Tập trung vào người khác
(không phải là đoạn đối thoại
đang diễn ra trong đầu của
mình) – từ ngữ, cảm xúc và ngụ
ý.

▪

Đặt tình cảm sang một bên và
khơng q chỉ trích


▪

Thường xun kiểm tra bạn có
hiểu người khác khơng thơng
qua trình bày lại

Hãy nhớ, khơng thể lắng nghe và
nói cùng một lúc

20


Lắng nghe một cách tích cực
Releasing Giải phóng
▪ Tư duy cởi mở và sẵn sàng xem
xét quan điểm khác
▪ Tạm thời ngưng chương trình
của bạn lại
▪ Hãy kiên nhẫn và chờ người
được huấn luyện nói xong

Amplifying Mở rộng
▪ Khuyến khích người được huấn
luyện tiếp tục
▪ Chấp nhận sự im lặng
▪ Bổ sung thêm thông tin hoặc ý
nghĩ khác vượt ra ngoài suy
nghĩ hiện tại
▪ Bất đồng ý kiến một cách xây
dựng

NGUỒN: Lore Institute

Tham gia
▪ Hướng toàn thân về hướng
người được phỏng vấn
▪ Duy trì tiếp xúc bằng mắt thích
hợp
▪ Hiểu thông tin của người được
huấn luyện
▪ Thể hiện sự quan tâm

Xử lý
▪ Các suy nghĩ chủ yếu
▪ Thái độ và quan ngại
▪ Các đầu mối không bằng lời
▪ Sự bỏ sót
21


Đặt nhiều loại câu hỏi là một khía cạnh quan trọng của lắng nghe
một cách tích cực
Câu hỏi

Câu hỏi làm rõ
Giúp tạo nên sự hiểu biết cụ thể và
chi tiết về quan điểm của người
được huấn luyện
▪ Đặt câu hỏi mở để khám phá
– A/c thấy tình huống này thế
nào?

– A/c có nghĩ ra sáng kiến nào
khơng?
▪ Đặt câu hỏi trực tiếp để làm rõ
vấn đề
– Điều này đã mang lại cho a/c
ấn tượng gì?
– A/c dự định… như thế nào?
▪ Mời trả lời “có” hoặc “khơng” bằng
các câu hỏi
– Họ có đồng ý khơng?
– A/c có thể hồn tất vào trưa
mai không?

Câu hỏi tạo điều kiện
Tăng cường tinh thần học hỏi của
người được huấn luyện bằng cách
hướng dẫn suy nghĩ và giải quyết
vấn đề
▪ Mục tiêu
– A/c muốn điều gì?
▪ Thực tế
– A/c đang ở đâu
▪ Lựa chọn
– A/c sẽ sử dụng nguồn lực
nào?
▪ Tóm tắt
– Những bước đầu tiên là gì?

Câu hỏi thách thức
Thách thức người được huấn luyện để

khám phá suy nghĩ vượt ra ngồi phạm vi
thơng thường
▪ Yêu cầu người được huấn luyện lùi lại
một bước và bình luận về cách tiếp cận
– Điều gì khiến a/c cảm thấy rằng
mình khơng thể diễn đạt các quan
ngại một cách trực tiếp?
– Tại sao a/c khơng tính đến điều đó?
▪ Khuyến khích người huấn luyện suy nghĩ
vượt ra khn khổ thơng thường
– Có điều gì a/c muốn nhưng chưa bao
giờ dám yêu cầu có được nó chưa?
– Nếu a/c có thể, câu trả ơời sẽ như
thế nào?
▪ Yêu cầu người được huấn luyện tiết lộ
các nghi ngờ, điều khơng rõ ràng
– A/c tự tin mình thành cơng như thế
nào?
– A/c có nghi ngờ gì về chiến lược
mình đã chọn không?
22


Tại sao tơi nên góp ý hiệu
Góp
Góp ýý là
là một
một món
món q
q và

và là
là một
một hành
hành động
động liêm
liêm
quả?
chính,
chính, nó
nó giúp:
giúp:
▪▪
▪▪
▪▪

Giúp
Giúp thống
thống nhất
nhất kì
kì vọng
vọng và
và ưu
ưu tiên
tiên
Lấp
đầy
chỗ
trống
về
kiến

thức
Lấp đầy chỗ trống về kiến thức
Cho
Cho mọi
mọi người
người biết
biết cần
cần có
có hành
hành động
động đúng
đúng đắn
đắn ở
ở đâu
đâu

Một
Một mơi
mơi trường
trường có
có nhiều
nhiều nhân
nhân tài
tài địi
địi hỏi
hỏi cần
cần đưa
đưa
góp
góp ýý cụ

cụ thể
thể và
và thường
thường xun
xun

Góp
Góp ýý mang
mang lại
lại lợi
lợi ích
ích kinh
kinh doanh
doanh
▪▪ Mọi
Mọi người
người biết
biết được
được họ
họ đang
đang đạt
đạt hay
hay không
không đạt
đạt chỉ
chỉ tiêu
tiêu
▪▪ Chi
Chi phí
phí của

của việc
việc khơng
khơng góp
góp ýý hoặc
hoặc góp
góp ýý sai
sai là
là vô
vô cùng
cùng lớn
lớn

23

NGUỒN: McGonagill Associates


Tơi nên góp ý như thế
Khi đưa ra góp ý, cân bằng giữa nói và hỏi – các hành động
nào?
Cho

trong quá khứ chỉ đơn giản là bàn đạp cho thành tựu trong
tương lai

Quan sát – Mô tả hành
vi/hiệu suất

▪
▪

▪

“Tôi rất ấn tượng theo cách mà…”
“Tôi thấy rằng anh đã bỏ lỡ …”
“Cuối tuần trước và...”

Ấn tượng – Giải thích
các tác động tiêu
cực/ảnh hưởng tích cực

▪
▪

“Cảm ơn a/c đã nỗ lực …”
“Vì thế, tơi quan ngại rằng …”

Ngừng lại/hỏi

▪
▪

“A/c có thể …?”
“Tơi cịn chưa biết điều gì khơng?”

Đề xuất/đặt câu hỏikiểm tra xem đã hiểu
chưa

▪
▪


“Điều này có ý nghĩa khơng?”
“A/c có đồng ý không?”
24


Tơi nên tự góp ý cho mình và hướng dẫn người khác nhận góp ý như thế
nào?

Nhận

Khi nhận góp ý, cân bằng giữa lắng nghe và hỏi – các quan điểm
khác biệt và thông tin chi tiết sẽ giúp bạn thích nghi và trưởng
thành

▪
▪
▪
▪

Khơng tranh cãi
Khơng bực tức

Keep feedback in perspective
Giữ góp ý trong quan điểm

▪

Khơng phản ứng thái q

Cơng nhận quan niệm của

người khác

▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪

“Tơi vui vì anh đã thích …”
“Tơi khơng nhận ra rằng …”
“Tơi có thể nhận thấy rằng …”

Đón nhận
Chăm chú lắng nghe

Tóm tắt
Nói lại

Hỏi thêm chi tiết

Không ngắt lời
Không cố gắng trả lời

“Như vậy, tôi nên tập trung vào …”
“Như vậy, tơi đã nghe anh nói rằng …”
“Tơi khơng chắc là tơi đã hiểu …”
“Anh có thể nói cho tơi cụ thể hơn về …”

“Cụ thể là tôi đã đi sai hướng như thế nào?”
25

NGUỒN: McKinsey