TÊN ĐỀ TÀI : TỐI ƯU HĨA CƠNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN SALES
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

2.1.1.Tổng quan về công ty
Logo :

Tên giao dịch trong nước : Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Liên Minh
Tên giao dịch quốc tế :

Alliance International Logistics Company

Limited Tên viết tắt:

AIL Co., Ltd

Trụ sở chính :

17 Trƣờng Sơn, P. 4, Q. Tân Bình,

TP.HCM Điện thoại:

08.38112868

Fax:

08.38112866

Website:

www.ailvietnam.com

Email:



Giấy phép ĐKKD:

4102026316

Mã số thuế :

0303684824

Vốn điều lệ :

2.000.000.000 VND

Tổng Giám đốc :

Huỳnh Bá Anh Vũ

2.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
Nắm bắt đƣợc nhu cầu ngày càng tăng của dịch vụ vận chuyển
giao nhận hàng hố quốc tế, Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Giao nhận
Quốc tế Liên Minh (Alliance International Logistics Co., Ltd – AIL) đã đƣợc
hình thành và phát triển với chức năng chính là giao nhận vận tải hàng
hố bằng đƣờng biển và đƣờng hàng khơng. Ngày 08 tháng 03 năm
2005, cơng ty đã chính thức đƣợc thành lập và đi vào hoạt động theo
quyết định số 4102026316/QĐ – KH&ĐT của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ
TP.HCM.

Với phƣơng châm hoạt động là cung cấp cho khách hàng những
dịch vụ tốt nhất trong mua bán, giao nhận cũng nhƣ vận tải hàng hoá,


công ty đã


và đang không ngừng nỗ lực cải tiến, đẩy mạnh các hoạt động, mở rộng
thêm nhiều dịch vụ để đáp ứng một cách tối ƣu nhu cầu của khách
hàng. Năm 2006, công ty mở thêm một chi nhánh ở Hà Nội nhằm phục
vụ giao nhận hàng hoá tại khu vực phía Bắc. Tại Đà Nẵng, cơng ty cũng
liên kết với công ty Vinatrans Đà Nẵng – công ty về giao nhận vận tải
hàng hoá tại Đà Nẵng nhằm phục vụ khách hàng tại khu vực miền
Trung Việt Nam. Ngoài ra, công tƣ cũng đã đầu tƣ xây dựng website
www.ailvietnam.com để giới thiệu và cung cấp những thông tin cụ thể
nhất đến khách hàng của mình, giúp khách hàng tìm kiếm và lựa chọn
đƣợc dịch vụ phù hợp nhất.
Với những cố gắng vƣơn lên không ngừng, từ một công ty nhỏ, sau hơn
10 năm hoạt động, đến nay Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Liên Minh
đã nhanh chóng trở thành một doanh nghiệp có uy tín trên thị trƣờng
và ngày càng khẳng định vững chắc vai trị của mình trong ngành giao
nhận hàng hố vốn ngày càng trở nên sơi động. Năm 2008, công ty đã
vinh dự trở thành thành viên của tổ chức World Cargo Alliance – Liên
minh hàng hố Thế giới
– tổ chức hàng đầu và uy tín về giao nhận hàng hoá quốc tế nhằm hỗ
trợ, hợp tác và thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động của các công ty giao nhận
quốc tế.


2.2. Cơ cấu tổ chức

2.2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của công ty khá chặt chẽ và thống
nhất. Bên cạnh Ban Giám đốc cịn có 5 phịng ban chính với các
nhiệm vụ khác nhau:
Sơ đồ 2.1: Mơ hình tổ chức bộ máy tại cơng ty AIL

BAN GIÁM
ĐỐC

PHỊNG
CHỨNG TỪ
NHẬP XUẤT

PHỊNG
KINH
DOANH

PHỊNG
GIAO
NHẬN

PHỊNG
KẾ
TỐN TÀI
CHÍNH

PHỊNG
TỔ
CHỨC
HÀNH

CHÍNH

(Nguồn: Phịng Tổ chức Hành chính cơng ty AIL)
Cơng ty phân bổ mỗi phòng ban làm một chức năng, nhiệm vụ cụ
thể, riêng biệt nhƣng giữa các phịng ban vẫn có sự liên hệ, gắn bó chặt
chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong việc. Chính sự liên kết này giúp cho các
phịng ban có thể hồn thành tốt vai trị của mình cũng nhƣ có thể phục
vụ khách hàng một cách tốt nhất. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức của AIL cịn
giúp Ban Giám đốc kiểm sốt hoạt động của cơng ty hiệu quả hơn, và
nhân viên cũng có ý thức, trách niệm hơn trong công việc.
2.2.2.Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

2.2.2.1. Ban giám đốc (The Board of Director)
a) Giám đốc
Là ngƣời đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động giao nhận
của cơng ty. Bên cạnh đó giám đốc cịn định hƣớng chiến lƣợc và
là ngƣời chịu tồn bộ trách nhiệm về công ty trƣớc Pháp luật và
ra quyết định nhƣ : phân công, bổ nhiệm cấp dƣới, khen thƣởng,
kỷ luật các nhân viên trong công ty.


b) Phó giám đốc
Là ngƣời thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành các hoạt động
của công ty theo đúng chức năng nhiệm vụ và các mục tiêu chiến
lƣợc mà giám đốc đã đề ra. Dƣới phó giám đốc là các phòng ban,
trƣởng các phòng ban sẽ báo cáo trực tiếp cho phó giám đốc về
hoạt động của phịng ban mình.
2.2.2.2. Phịng chứng từ (Documentation Department)
Bộ phận chứng từ đƣợc chia thành hai bộ phận là bộ phận
chứng từ hàng nhập và bộ phận chứng từ hàng xuất.

a) Bộ phận chứng từ hàng nhập
Bộ phận này giúp khách hàng hoàn tất những giấy tờ có liên
quan đến lơ hàng để nhận tại cảng biển hoặc cảng sân bay.
Bên cạnh đó, bộ phận hàng nhập cũng nhận chi tiết hàng hố
thơng qua bản kê khai hàng hoá chở lên tàu hoặc máy bay
(manifest) của đại lý hãng tàu tại cảng đến, kiểm tra các giấy
tờ cần thiết để cấp lệnh giao hàng cho khách hàng. Ngoài ra,
ban chứng từ hàng nhập còn hỗ trợ nhận hàng tại cảng đến và
thu thập đầy đủ chứng từ để làm cơ sở tính tốn.
b) Bộ phận chứng từ hàng xuất
Bộ phận chứng từ hàng xuất thực hiện mọi thủ tục, chứng từ
cần thiết để phục vụ khách hàng khi họ muốn liên hệ với cơng
ty hoặc chuyển tải hàng hố; hồn tất các thủ tục có liên quan
để có thể xuất hàng đi ra nƣớc ngồi. Ngồi ra, bộ phận này
cịn cung cấp những giấy tờ cần thiết cho lô hàng và liên hệ với
đại lý ở cảng đến.
2.2.2.3. Phòng logistics (Logistics Department)
Phòng Logistics là phòng ban hoạt động mạnh và linh hoạt nhất công
ty. Các nhân viên không chỉ làm việc tại công ty mà cịn thƣờng
xun hoạt động bên ngồi nhƣ sân bay, cảng biển, đại lý hãng tàu,
doanh nghiệp vận tải, ngân hàng…Chức năng của phòng này là trực
tiếp liên hệ với hàng


tàu, hãng hàng không để đặt chỗ, gia hạn lệnh, cƣợc
container….Ngồi ra, nhiệm vụ chính của phịng Logistics là khai báo
và đăng kí hải quan cho các lơ hàng tại cửa khẩu xuất và nhập; nhận
hàng từ ngƣời chuyên chở để xuất hoặc nhận hàng nhập từ cảng,
sân bay để giao cho khách hàng; ghi lại tổn thất hàng hoá (nếu có)
để làm cơ sở cho việc giải quyết khiếu nại.

2.2.2.4. Phịng kinh doanh (Sales Department)
Phịng kinh doanh của cơng ty Liên Minh bao gồm bộ phận bán
hàng và bộ phận marketing. Phịng kinh doanh đóng vai trị vơ cùng
quan trọng trong hoạt động chính của cơng ty, đóng góp vào nguồn
lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của công ty, là tiền đề cho sự
phát triển lớn mạnh của cơng ty.
Phịng kinh doanh của cơng ty Liên Minh có nhiệm vụ:
-

-

Tổ chức công tác tiếp thị và bán dịch vụ của công ty cho khách hàng
Tiếp cận thị trƣờng, cung cấp các thông tin về giá cả, sự biến
động của tình hình thực tế của thị trƣờng bên ngồi, dự báo đƣợc
những tình huống có lợi lẫn có hại để từ đó cơng ty kịp thời đƣa
ra những quyết định kíp thời để ứng phó theo chiều hƣớng tạo
thuận lợi cho hoạt động của công ty
Thiết lập các mối quan hệ cần thiết với các hãng tàu, công ty giao
nhận, hãng hàng khơng torng nƣớc và nƣớc ngồi
Chăm sóc khách hàng hiện tại, tƣ vấn cho khách hàng biết về
các dịch vụ khác của cơng ty.

2.2.2.5. Phịng kế tốn (Accounting Department)
Phịng kế tốn có trách nhiệm về vấn đề tài chính, kế tốn của cơng
ty và cân bằng các cƣớc phí thu sao cho hợp lý.
Bên cạnh đó, nhân viên phịng kế tốn cịn phải xuất hố đơn và
phiếu thu khi trao chứng từ cho khách hàng.
2.2.3.Tình hình nhân sự
Hiện nay, cơng ty AIL có 26 nhân viên đƣợc phân bổ nhƣ sau:
-


Ban Giám đốc: Giám đốc.


-

Phòng Chứng từ: 6 nhân viên.

-

Phòng Kinh doanh: 7 nhân viên.

-

Phịng Giao nhận: 6 nhân viên.

-

Phịng Kế tốn - Tài chính: 4 nhân viên.

-

Phịng Tổ chức hành chính: 3 nhân viên.

Tình hình về nguồn nhân lực của cơng ty năm 2018 đƣợc khái
quát trong bảng dƣới đây:
Bảng 2.2: Tình hình nhân sự cơng ty AIL theo giới tính, độ tuổi và
trình độ (Nguồn: Phịng Tổ chức Hành chính cơng ty
AIL)


Giới tính

Độ tuổi

Nam Nữ

Dưới
35
14

Số lƣợng 13

13

Trình độ
Từ 35– Trên
45
45
8
4

Trên
ĐH
2

ĐH
18

Cao
đẳng

6

Tổng
cộng
26

Tỷ trọng 50
50 53,85
30,77 15,38 7,69 69,23 23,08 100
(%)
Qua bảng trên, ta thấy với một đội ngũ nhân viên có trình độ Đại
học và sau Đại học chiếm hơn 75%, tỷ lệ nhân viên dƣới 35 tuổi là
53,85%. Có thể thấy rằng cơng ty đang sở hữu một nguồn nhân
lực đầy tiềm năng, có trình độ cao, trẻ và năng động. Đây là một
điều kiện rất thuận lợi để công ty phát huy tốt khả năng kinh
doanh của mình và cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ khác.
2.3. Lĩnh vực kinh doanh

-

Các dịch vụ giao nhận bằng đƣờng hàng không và đƣờng biển

7


Làm thủ tục hải quan, chứng từ và bảo hiểm
-

Xuất nhập khẩu ủy thác


-

hàng lẻ và phân phối



Dịch vụ phân phối hàng.



Chia lẻ và phân phối hàng dự án.



Gom hàng đi tất cả các nƣớc trên thế giới.

2.4. Sơ lƣợc về thị trƣờng khách hàng của công ty
Hiện tại công ty AIL có gần 40 khách hàng với đủ mọi loại hình kinh
doanh. Trong thị phần khách hàng thì nhóm khách hàng là các cơng
ty có vốn đầu tƣ của nƣớc ngồi chiếm đa số. Các cơng ty này đến
từ nhiều tỉnh thành, nhƣng chủ yếu là ở Bình Dƣơng, TP.HCM, Lâm
Đồng.
-

Tại Bình Dƣơng, do ngay khi mới thành lập Công ty AIL, bộ
phận Kinh doanh (với các nhân viên giỏi Hoa ngữ) đã xây dựng
mối quan hệ làm ăn lâu dài, sự cộng tác với các khách hàng là
các cơng ty có vốn đầu tƣ của Đài Loan nên đến thời điểm hiện
nay, số khách hàng ở đây chiếm tỷ lệ nhiều nhất trong cơ cấu
khách hàng của công ty.


-

Tại Lâm Đồng: Vùng cao ngun này có khí hậu, thỗ dƣỡng, độ
cao rất lý tƣởng cho cây chè sinh sôi, đây đƣợc coi là vùng
trồng chè ngon nhất nƣớc và trong những năm gần đây, ngành
công nghiệp sản xuất - xuất khẩu chè ở đây đã trở thành thế
mạnh và không ngừng phát triển, nhiều công ty liên doanh,
100% vốn nƣớc ngoài

8


đƣợc thành lập. Nhận thấy đƣợc nhu cầu sử dụng dịch vụ giao
nhận của các công ty này là rất lớn (đặc biệt là giao nhận hàng
xuất khẩu), Công ty AIL đã đẩy mạnh phát triển thị trƣờng
khách hàng ở đây và đến nay AIL cũng gầy dựng đƣợc mối
quan hệ lâu dài với một số khách hàng.
-

Tại TP.HCM: TP.HCM là một thị trƣờng rộng lớn với vô số các
công ty có nhu cầu xuất nhập khẩu nhƣng việc chiếm lĩnh
đƣợc thi trƣờng này là khơng dễ vì sức cạnh tranh gay gắt của
rất nhiều công ty Logistics khác lớn mạnh và có kinh nghiệm
hơn, nhƣng Cơng ty
AIL vẫn đang cố gắng tìm kiếm khách hàng, xây dựng, củng cố
mối quan hệ, số lƣợng khách hàng ở đây cũng ngày một tăng.

2.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
trong 2 năm gần đây (2107 – 2018)

Bảng 2.2: Báo cáo kết quả HĐKD của công ty TNHH Giao nhận
Quốc tế Liên Minh trong 2 năm 2017-2018.


(Nguồn: Báo cáo tài chính (2017-2018), phịng kế tốn, Cơng ty AIL)

Chênh lệch
CHỈ
TIÊU

Năm
2017

Năm
2018

Tƣơn
g đối
(%)

Tuyệt
đối
(VNĐ
)
1. Doanh thu bán hàng và cung 4,789,589, 3,568,833, 34.21 1,220,756,
cấp dịch vụ
356
191
165
2. Các khoản giảm trừ doanh thu

3. Doanh thu thuần về bán hàng và 4,789,589,3 3,568,833,1
cung cấp DV
56
91
4. Giá vốn hàng bán
5. Lợi nhuận gộp về bán
hàng và cung cấp dịch vụ

34.21 1,220,756,1
65

3,479,760, 2,622,401, 32.69 857,359,7
997
201
96
1,309,828, 946,431,9 38.40 363,396,3
359
90
69

6. Doanh thu hoạt động tài chính

100,356,78 125,325,10 (19.92)
0
2

(24,968,32
2)

7. Chi phí tài chính


150,652,98 102,689,45
8
7

46.71 47,963,531

8. Chi phí bán hàng

287,058,92 205,142,01
6
3

39.93 81,916,913

9. Chi phí quản lý doanh nghiệp

497,654,29 453,141,56
0
9

9.82 44,512,721

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh
11. Thu nhập khác

310,784,0 52.78 164,034,8
53
82

90,645,234 56,391,743 60.74 34,253,491

12. Chi phí khác
13. Lợi nhuận khác

15,021,542 (100.0 (15,021,54
0)
2)
90,645,234 41,370,201 119.11 49,275,033

14. Tổng lợi nhuận kế tốn
trƣớc thuế

565,464,1 352,154,2 60.57 213,309,9
69
54
15

- Trong đó: Chi phí lãi vay


15. Chi phí thuế TNDN hiện
hành

113,092,8 70,430,85 60.57 42,661,98
34
1
3

16. Chi phí thuế TNDN hỗn lại

17. Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp

452,371,3 281,723,4 60.57 170,647,9
35
03
32

18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*)
Qua báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy doanh
thu thuần của công ty 2018 đạt 4,789,589,356 tức tăng 1,220,756,165
so với 2017 về số tuyệt đối, tƣơng ứng 34.21% về số tƣơng đối. Nguyên
nhân do công ty phân phối đƣợc nhiều sản phẩm hơn so với kỳ trƣớc.
Trong kỳ doanh thu về hoạt động tài chính giảm, cụ thể giảm 24,968,322
đồng tƣơng ứng giảm 19.92% . Nguyên nhân giảm là do giai đoạn 20172018, trƣớc tình hình lãi
suất và tỷ giá lên xuống thất thƣờng khơng có dấu hiệu tốt nên cơng ty
tập đầu tƣ vào các khâu dịch vụ xuất nhập khẩu hơn kỳ trƣớc. Lợi nhuận
sau thuế năm 2018 tăng so với năm 2017, đạt 452,371,335 đồng, tăng
170,647,932 đồng so với năm 20l7 về số tuyệt đối , tƣơng ứng 60.57 %
về số tƣơng đối do lợi nhuận trƣớc thuế tăng mạnh (60.57% tƣơng đối)
tƣơng ứng với sô tuyệt đối là 213,309,915 VNĐ. Lợi nhuận trƣớc thuế
tăng mạnh do lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 2018 tăng mạnh
164,034,882 VNĐ về mặt tuyệt đối và 52.78% về mặt tƣơng đối so với
2017, một phần cũng do năm 2018 thu nhập khác đạt 90,645,234 đồng
tăng so với cùng kỳ năm trƣớc là 34,253,491 đồng
tƣơng ứng tăng 60.74 % nguyên nhân tăng do phải di dời công ty nên
thanh lý thiết bị vận tải,thiết bị văn phịng cũ.
Chi phí quản lý tăng cụ thể tăng 44,512,721 đồng tƣơng ứng tăng 9.82
%. Nguyên nhân tăng là do trong kỳ tăng số lƣợng nhân viên và mua
sắm các thiết bị văn phịng nhiều. Chi phí PR và bán hàng cũng tăng

mạnh do công ty đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa và chi trả lƣơng
thƣởng cho nhân viên làm ngoài giờ cụ thể tăng 81,916,913 % tƣơng
ứng 39.93 %.
Nhìn chung, qua bản phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh năm 2018 cho ta thấy lợi nhuận càng ngày càng tăng đáng kể cụ
thể tất cả các yếu tố đều tăng đây là tín hiệu tích cực cho doanh nghiệp
trong tình hình kinh tế khó khăn nhƣ hiện nay.Đây cũng là sự mong đợi


của các nhà đầu tƣ và ngân hàng yên tâm rót vốn cho cơng ty mở rộng
hoạt động sản xuất kinh doanh.


suất và tỷ giá lên xuống thất thƣờng khơng có dấu hiệu tốt nên công ty
tập đầu tƣ vào các khâu dịch vụ xuất nhập khẩu hơn kỳ trƣớc. Lợi nhuận
sau thuế năm 2018 tăng so với năm 2017, đạt 452,371,335 đồng, tăng
170,647,932 đồng so với năm 20l7 về số tuyệt đối , tƣơng ứng 60.57 %
về số tƣơng đối do lợi nhuận trƣớc thuế tăng mạnh (60.57% tƣơng đối)
tƣơng ứng với sô tuyệt đối là 213,309,915 VNĐ. Lợi nhuận trƣớc thuế
tăng mạnh do lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 2018 tăng mạnh
164,034,882 VNĐ về mặt tuyệt đối và 52.78% về mặt tƣơng đối so với
2017, một phần cũng do năm 2018 thu nhập khác đạt 90,645,234 đồng
tăng so với cùng kỳ năm trƣớc là 34,253,491 đồng
tƣơng ứng tăng 60.74 % nguyên nhân tăng do phải di dời công ty nên
thanh lý thiết bị vận tải,thiết bị văn phòng cũ.
Chi phí quản lý tăng cụ thể tăng 44,512,721 đồng tƣơng ứng tăng 9.82
%. Nguyên nhân tăng là do trong kỳ tăng số lƣợng nhân viên và mua
sắm các thiết bị văn phịng nhiều. Chi phí PR và bán hàng cũng tăng
mạnh do công ty đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa và chi trả lƣơng
thƣởng cho nhân viên làm ngồi giờ cụ thể tăng 81,916,913 % tƣơng

ứng 39.93 %.
Nhìn chung, qua bản phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh năm 2018 cho ta thấy lợi nhuận càng ngày càng tăng đáng kể cụ
thể tất cả các yếu tố đều tăng đây là tín hiệu tích cực cho doanh nghiệp
trong tình hình kinh tế khó khăn nhƣ hiện nay.Đây cũng là sự mong đợi
của các nhà đầu tƣ và ngân hàng n tâm rót vốn cho cơng ty mở rộng
hoạt động sản xuất kinh doanh


CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CỦA PHỊNG KINH DOANH CƠNG TY GIAO
NHẬN QUỐC TẾ LIÊN MINH AIL - THỰC TRẠNG VÀ KHĨ KHĂN.
1.
2.
3.
4.
5.

Tìm kiếm khách hàng mới.
Tiến hành liên hệ.
Báo giá thường xuyên.
Chủ động hẹn gặp.
Chốt sales
Nhận booking request. (thong tin yeu cau cua kh doi
voi mot lo hang cu the) => xử lý vấn đề => giải pháp
=> xác nhận bàn giao.

6.

Theo dõi hàng để cập nhật thông tin cho khách hàng.
Làm việc với các phòng ban để hỗ trợ làm hàng cho

khách. (bàn giao công việc )
Kết thúc đơn hàng và duy trì mối quan hệ

7.

Tìmkiếm
khách hàng
mới

Tiến hành liên hệ

Chủ động hẹn
gặp

Chốt sales

Báo giá thường xuyên

Theo dõi hàng để
cập nhật thơng tin
cho khách hàng

1. Tìm kiếm khách hàng
-Các nguồn thông tin:


Các trang B2B: Yellow Pages (trang vàng), Alibaba, Amazon.
Đánh giá:

Kết thúc đơn

hàng và duy trì
quan hệ


- Đây là nguồn thông tin tiềm năng, cho ra kết quả nhiều loại hàng,
nhiều nhà cung cấp. Tuy nhiên, các số liên hệ chỉ dẫn về phòng
sales hoặc email hotline nên khả năng lớn không gặp được đúng
người phụ trách, vì vậy cần phải kết hợp với các nguồn dưới.
- Riêng Trang vàng có cung cấp email và website cơng ty thì Alibaba
lại chỉ cung cấp thơng tin về sản phẩm, thị trường chính và tỷ lệ
xuất khẩu. Thơng tin ở các trang B2B này cũng cần phải kiểm chứng
lại vì có thể một số chưa được cập nhật hoặc đã hết giá trị sử dụng.
- Các nhân viên kinh doanh của AIL vẫn xem đây là nguồn cơ bản
trước khi bắt đầu thành lập một danh sách khách hàng.


Website công ty
Đánh giá: Điều đầu tiên cần làm trước khi tiếp cận khách hàng ln
là “biết mình biết ta trăm trận trăm thắng”, các nhân viên sales cần
lên website công ty để biết về sản phẩm cơ bản, thị trường, lịch sử
công ty, quy mô công ty và thông tin liên hệ. Trên website, số điện
thoại hay email thông thường là số lễ tân hoặc số của bộ phận kinh
doanh.



Business directory (danh mục khách hàng), báo hay tạp chí
Đánh giá: Đây cũng là nguồn thơng tin mang tính tham khảo, cần
phải tìm hiểu lại trước khi tạo lập danh sách khách hàng.




Hội chợ triển lãm
Đánh giá:
- Nguồn offline này được các nhân viên sales sử dụng rất nhiều vì sự
hiệu quả cũng như cơ hội tìm kiếm thơng tin khách hàng rất cao.
Trung bình một tháng có tầm 3-4 đợt tổ chức với các mặt hàng khác
nhau, hình thức xuất hoặc nhập, ví dụ: VIFA – EXPO 2019 giới thiệu
về hàng nội thất Việt Nam xuất khẩu, HORTEX Vietnam 2019 về
xuất khẩu hoa và rau quả Việt Nam, các triển lãm quốc tế về máy
móc thiết bị với sự tham gia của các nhà cung cấp ở nhiều quốc gia.
(nguồn: SECC.com.vn danh mục events).
- Các nhân viên sales sẽ đăng ký tại quầy khai bao về công ty đại
diện và lấy thể để vào tham quan các quầy hàng. Để có được những
thơng tin cần thiết, nhân viên sẽ lấy brochure, card visit hoặc
catalogue của các doanh nghiệp, trò chuyện và hỏi thăm về tình
hình kinh doanh cũng như sơ lược về giá cả mặt hàng, số lượng
trung bình xuất-nhập. Nếu như triển lãm về hàng.
- Nếu triển lãm về hàng xuất cần lấy được thông tin sản phẩm và
thị trường xuất khẩu chính, cịn triển lãm về hàng nhập, nhân viên
sẽ được gặp các nhà cung cấp nước ngồi đang có nhu cầu tìm đại


lý phân phối vì thế card visit và brochure cơng ty là cần thiết để khai
thác thông tin. Mỗi một sự kiện hoặc triển lãm sẽ có phát booklet để
người tham quan dễ theo dõi, các nhân viên sales sẽ giữ booklet để
lọc lại thông tin sau khi đã tham quan hội chợ.


Thông tin khách hàng được ghi lại trong report công ty.

Đánh giá: Công ty thường sẽ lưu lại data khách hàng đã từng làm
việc hoặc đang tiếp cận, được gọi là “lead”. Những lead này đáp ứng
tốt về mặt liên hệ như số điện thoại và email của bộ phận phụ trách,
thơng tin về hàng hóa, thị trường xuất – nhập và các điều kiện cũng
đầy đủ. Tuy nhiên để sự dụng lại các lead này đòi hỏi nhân viên
sales phải thay đổi cách tiếp cận, tìm hiểu lại nếu có sự thay đổi
nhân sự ở khách hàng và dịch vụ họ yêu cầu có đổi mới hay không.



Thông tin từ bạn bè và người thân trong gia đình.
Đánh giá: Hầu hết nhân viên sales đều cho rằng đây là nguồn thơng
tin hiệu quả nhất vì sự tin tưởng và ủng hộ đến từ nguồn này giúp
việc tiếp cận, thậm chí chốt sales trở nên dễ dàng hơn. Đây được
xem như nguồn hàng chủ động, và nhân viên sales không cần mất
quá nhiều thời gian để follow khách hàng.



Sự giới thiệu từ khách hàng
Đánh giá: Giống như như từ bạn bè và người thân, sự tin tưởng là
nền tảng làm việc khi khách hàng giới thiệu cho người khác. Tuy
nhiên cần phải thận trọng và khéo léo để duy trì mối quan hệ nhiều
bên.



Hotline của cơng ty và đường line trên website : www.ailglobal.net.
Đánh giá: Đối với công ty Liên Minh AIL, hotline 028.38112868 là
một kênh giúp đem lại khách hàng đúng nhu cầu, cần đúng dịch vụ

nhất, mặc dù khách hàng kênh này mang lại đa số chỉ là khách hàng
nhỏ lẻ, đi theo hình thức cá nhân phi mậu dịch nhưng lại dễ chốt
sales do khách chủ động liên lạc và cần nhu cầu.



Từ các danh sách công ty trên Hải quan và kho
Đánh giá: Nhân viên sales khá thân thiết với nhân viên phòng hiện
trường vì vậy mỗi khi đi làm hàng, nhân viên phịng hiện trường dựa
vào mối quan hệ của mình với Hải quan hoặc kho đóng hàng để xin
danh sách các cơng ty có lưu lại thơng tin, dựa vào danh sách này,
nhân viên sales có thể lọc ra và “đeo đuổi” những khách hàng mình
nhắm tới phù hợp với dịch vụ của cơng ty.

- Cần có sự chọn lọc trước khi tạo lập danh sách khách hàng. Thơng
thường có hai cách phân loại khách hàng trước khi bắt đầu “đeo đuổi”:


dựa trên loại hình sản phẩm xuất – nhập khẩu hoặc tuyến hàng đi
thường xuyên của khách.
a) Dựa trên loại hình sản phẩm xuất – nhập khẩu:
Tùy vào từng mặt hàng nhất định có đặc điểm về đóng hàng, giấy tờ
chuẩn bị và tính chất trong thuế quan khác nhau. Vì vậy thiết lập
theo cách này giúp nhân viên sales có chun mơn sâu để làm hàng
cho khách, khi có vấn đề phát sinh nhân viên sales cũng có kinh
nghiệm do đã quen thuộc với mặt hàng, từ đó việc tư vấn cho khách
về quy trình và chứng từ sẽ tốt hơn.
Bên cạnh đó, việc tập trung vơ nhóm khách hàng cùng mặt hàng sẽ
thúc đẩy nhân viên sales khai thác các cơ hội đến từ nhóm hàng này,
đồng thời cung cấp kiến thức về kinh tế - xã hội ảnh hướng lên

ngành, thị trường của hàng. Ví dụ: tập trung vô khách hàng xuất
khẩu đồ may mặc sẽ mang lại cơ hội cho cơng ty vì trong năm 2018,
Việt Nam xuất khẩu trên 36 tỷ USD và tiếp tục được mong đợi sẽ đạt
mục tiêu cao hơn 40 tỷ USD. (nguồn: />b) Dựa trên tuyến hàng đi thường xuyên:
Tương tự như cách phân loại trên, bỏ qua sự khác biệt về các ngành
hàng, nhân viên sales chỉ quan tâm về thị trường xuất đến hoặc
nhập về từ đâu phù hợp với thế mạnh của công ty để tiếp cận khách
hàng. Ở AIL, nhờ lợi thế cạnh tranh của hệ thống đại lý và chi nhánh
ở Mỹ nên công ty tập trung đẩy mạnh tuyến Mỹ. Bên cạnh đó cịn
thúc đẩy tuyến Trung Quốc và một số tuyến xuất qua châu Âu.
Ưu điểm của cách này là cung cấp được cho khách hàng mức giá tốt.
Ngoài ra phát triển mối quan hệ với các đại lý trong tuyến, họ cũng
sẽ hỗ trợ mình nhiều hơn, nếu có hàng đại lý cũng sẽ ưu tiên gửi
hàng cho AIL thực hiện. (hàng chỉ định).

2. Tiến hành liên hệ
Sau khi tạo danh sách khách hàng, nhân viên sẽ tiến hành liên hệ. Có hai
cách:
- Telesales: hình thức gọi điện ln thơng dụng nhất. Hầu hết các nhân
viên sales sẽ tiếp cận khách hàng lần đầu thông qua “cold call” – cuộc gọi
ngẫu nhiên để chào hàng. Đối với khách hàng, đây không phải là điều
khiến họ thoải mái, tuy nhiên để có được những thơng tin cơ bản hoặc
thậm chí cố gắng chốt một cuộc gặp lại bắt đầu từ những cuộc gọi tiềm
năng.


Nhân viên sẽ soạn script giới thiệu sơ lược về cơng ty và dịch
vụ sau đó đặt câu hỏi để có thể lấy thơng tin cần thiết. Theo các nhân viên
sales, một ngày nên gọi khoảng 50 cuộc với tỷ lệ 10 cuộc có được thơng
tin. Khung giờ gọi buổi sáng từ 9 giờ tới 11 giờ và chiều từ 2 giờ tới 4 giờ,

trừ buổi sáng thứ hai và chiều thứ sáu.
Vấn đề của telesales đó là khách hàng đều khơng hài lịng khi nhận được
một “cold call”, họ sẽ thường dập máy hoặc trả lời “Khơng có nhu cầu”,
“Anh/Chị đã có bên khác phụ trách rồi”…Nhân viên sales cần phải chuẩn
bị những kịch bản khác nhau để kéo dài cuộc gọi xin thông tin. Đối với
khách hàng chưa thể thành công ở cuộc gọi đầu, nhân viên cần ghi chép
trong file “follow up” của mình để sắp xếp thời gian hợp lý cho cuộc gọi
sau.
Theo nhân viên AIL chia sẻ, tỷ lệ thành công của telesales là trong 50 cuộc
gọi sẽ có 10 cuộc hiệu quả. Một buổi cần phải gọi 50 cuộc, một ngày 100
cuộc thì cơ hội sẽ xảy ra 10 đến 20 báo giá mỗi ngày. Tuy nhiên thực tế
các nhân viên sales ở AIL khơng thực hiện được con số này vì họ khơng có
đủ thời gian khi phải xử lý vấn đề cho khách, giải quyết các giấy tờ ở các
phòng ban.
- Email: Marketing thơng qua email cũng là hình thức rất phổ biến. Một
email chào hàng bao gồm lời giới thiệu về công ty và dịch vụ công ty cung
cấp, thông tin khách hàng mà nhân viên đã tìm hiểu sơ lược để bắt đầu
cuộc nói chuyện trong email nhằm biến nó khác với các email quảng cáo
khác. Khách hàng có thể bỏ qua một email chào hàng nếu nó khơng thật
sự đánh đúng tâm lý của họ. Vì vậy trước khi gửi mail cần phải tìm hiểu
thật kỹ nhu cầu của khách và chọn lưa điểm chính để gây ấn tượng cho
khách khi đọc mail. Tuy nhiên, tính hiệu quả của nó ở ngành này chỉ khi
gửi đúng khách hàng đang có nhu cầu và phần trăm của việc gửi đúng
người gần như rất thấp.
Nhân viên sales sẽ kết hợp cả hai cách tiếp cận trên đối với từng khách
hàng khác nhau. Lập kế hoạch để liên lạc lại nếu vẫn chưa có thơng tin
cần thiết đồng thời
3.

Báo giá


Có các thơng tin về loại hàng, khối lượng, ngày dự kiến đi (ETD) và cảng đi
– cảng đến (POL – POD), nhân viên sales sẽ tiến hành kiểm tra giá các bên
liên quan:
a) Cước vận chuyển
- Shipping lines, airlines: Đối với hàng nguyên container (FCL), AIL
trực tiếp làm việc với hãng tàu(shipping) để lấy giá cước làm giá


mua trước khi hình thành giá bán cho khách. Đối với hàng lẻ (LCL),
nếu không gom đủ hàng để mở container, AIL phải gửi hàng qua các
master consol – người gom hàng lẻ để mở container. Tương tự với
hàng air, AIL không trực tiếp làm việc với airlines mà thông qua các
coloader – đại lý của hãng hàng không. Tùy vào hình thức vận
chuyển của khách hàng để làm việc với từng đơn vị phù hợp.
- Agents: đây là hệ thống đại lý của AIL ở các nước. Khi khách hàng
nhập khẩu với điều kiện incoterms được quyền book cước, nhân viên
sales sẽ liên hệ tới đại lý của mình ở đầu bên kia yêu cầu báo giá
cước. Trong trường hợp hàng xuất, nhân viên cũng có thể so sánh
giá khi đặt trực tiếp với hãng tàu bên đây với giá xin được nếu nhờ
agents, giá nào tốt hơn sẽ dùng để báo cho khách.
- AIL có cập nhật Bảng giá hàng tháng trên Bitrix – mạng nội bộ của
công ty. Nếu bảng giá chưa được cập nhật, nhân viên sales nhờ
phòng chứng từ xuất và nhập lấy giá. Trong trường hợp phải có giá
khẩn cấp, nhân viên gặp sếp để được hỗ trợ.
b) Thủ tục hải quan
- Giá cả: Kiểm tra bảng chi phí thủ tục hải quan trên Bitrix.
- Thuế và thủ tục thực hiện chứng từ gấp: nhân viên liên hệ anh
Hùng – Trưởng phòng và anh Khơi – Phó phịng Logistics, hoặc lên hệ
thống Bitrix để đăng câu hỏi.

c) Vận chuyển nội địa
- Đầu Việt Nam: nhân viên sẽ liên hệ đối tác của công ty (nhà xe,
cơng ty vận chuyển, logistics).
- Đầu nước ngồi: Nhân viên đưa địa chỉ giao hàng để đại lý kiểm tra
giá.
d) Thuê kho, bãi: Nhân viên sẽ nhờ sếp liên hệ hỏi giá.
Sau khi gửi báo giá cho khách, nhân viên sales theo dõi lại các bảng chào
giá và upload các bảng giá đã gửi lên Bitrix. Nhân viên phải tạo lịch theo
dõi khách hàng trên Bitrix với khoảng thời gian cố định và cập nhật bảng
chào giá định kì cho khách hàng.

Thực tế, khâu báo giá lại chiếm nhiều thời gian quá mức cần thiết của
nhân viên sales do AIL khơng có bộ phận chun làm giá, nhân viên sales
sau khi nhờ các phòng ban hoặc kiểm tra giá từ các đối tác sau đó phải
nâng giá hình thành giá bán rồi gửi cho khách, quy trình này mất khoảng
nửa ngày. Ở những tuyến hàng lạ thời gian báo giá cho khách có thể mất
hơn một ngày. Bên cạnh đó, các nhân viên ở phịng xuất và nhập cũng
phải chờ các đơn vị liên quan kiểm tra rồi mới báo lại cho sales. Sự chậm
trễ này gây bất cập cho nhân viên sales vì khách hàng có thể sẽ quên


mình là ai, họ bỏ qua mail báo giá và tạo cảm giác không chuyên nghiệp
cho khách hàng, nhân viên sales sẽ đánh mất cơ hội ở các khách hàng
tiềm năng.
4. Chủ động hẹn gặp
Qua giai đoạn cập nhật giá cho khách, nhân viên sales cần chủ động hẹn
gặp. Làm việc trực tiếp với khách hàng giúp nhân viên dễ dàng kiếm
thông tin nhiều hơn, hiểu được vấn đề của khách nằm ở đâu và dịch vụ
của mình có thể giải quyết khó khăn được cho họ hay khơng. Ở bước này,
khả năng chốt sales có phần trăm cao, nhân viên sales cần nắm bắt cuộc

nói chuyện và thuyết phục khách hàng chấp nhận mình.
Quy tắc chung trong buổi gặp mặt khách hàng, đặc biệt là lần đầu tiên
gặp, nhân viên cần phải biết vấn đề của khách. Điều khách hàng quan
tâm là mình giúp được gì cho họ chứ khơng phải mình bán cái gì. Để đạt
được mục tiêu đó, khách hàng phải là người nói nhiều hơn. Tuy nhiên,
nhân viên sales phải dẫn dắt cuộc nói chuyện, gợi cho họ nói theo hướng
mình muốn khai thác thơng tin. Lắng nghe chia sẻ của khách hàng và thật
lòng tư vấn đem lại giải pháp có lợi cho khách.
Tùy vào tính cách hoặc thái độ của khách hàng, nhân viên sales sẽ tạo ra
bầu khơng khí cho buổi gặp đầu tiên. Nội dung cuộc nói chuyện khơng
nhất thiết chỉ xoay quanh cơng việc, có thể hỏi thăm về cơng ty của họ,
trò chuyện về lĩnh vực họ kinh doanh hoặc chia sẻ kinh nghiệm làm hàng
của mình để xây dựng niềm tin của khách hàng. Nhưng mấu chốt khi gặp
khách hàng vẫn là cố gắng chốt sales.
5. Chốt sales
Trước khi ký hợp đồng, nhân viên sales phải làm việc với khách hàng các
điều khoản về thanh tốn, cơng nợ, trách nhiệm của hai bên.
Một vấn đề chung không chỉ ở AIL mà tồn ngành logistics đó là khách
hàng ln xin công nợ 30 đến 45 ngày. Do sự cạnh tranh trên thị trường
nên việc khách hàng ép nhân viên xin cơng nợ cho mình rất dễ gặp phải.
Nhân viên sales cần cân bằng giữa quy định công ty và lợi ích của khách
hàng. Theo như nguyên tắc ở AIL, các khách hàng mới sẽ phải thanh tốn
ngay khi đi lơ hàng đầu tiên để xây dựng niềm tin, tùy theo lượng hàng đi
hàng tháng thì nhân viên và cơng ty sẽ cho công nợ dài hay ngắn. Nhân
viên sales cũng sẽ chịu trách nhiệm cho quyết định xin công nợ cho khách
nếu như có ảnh hưởng đến vịng vốn của công ty.



Mẫu bảng Hợp địng dịch vụ giao nhận của cơng ty giao nhận quốc tế Liên

Minh AIL.


Ở đơn hàng đầu tiên. Nhân viên sales sẽ nhân viên sales sẽ nhận booking
request bao gồm: loại hàng, khối lượng, tên người nhận (shipper), có u
cầu gì đặc biệt, ETD, ETA, tên hãng tàu (nếu KH chỉ định). Nhân viên sales
tiến hành gửi giá một lần nữa để xác nhận với khách hàng và chuyển
booking request này cho phòng xuất để booking với hãng tàu/bay (đối với
hàng nhập, nhân viên sales sẽ làm việc trực tiếp với agent hoặc đưa
xuống cho phòng nhập để liên hệ với agent nhờ book cước),

6. Theo dõi chi tiết đơn hàng – sự hỗ trợ của các phịng ban
Trong suốt q trình đơn hàng thực hiện, nhân viên sales là người liên lạc
và cập nhập thông tin cũng như các sự cố cho khách hàng. Sự hỗ trợ của
phòng xuất-nhập và phòng hiện trường cũng tham gia vào quá trình liên
hệ với khách trong chuyến hàng. Dưới đây là mơ hình tương tác giữa các
bộ phận:

Có một vấn đề thường xuyên xảy ra ở AIL khiến công việc đôi khi không
theo đúng quy trình, đó là phịng xuất-nhập và hiện trường khơng nắm bắt
tình hình của một lơ hàng để kịp thời báo phịng sales:


Hiện trạng delay của tàu: thơng thường nhân viên phòng xuất-nhập
sẽ phải dự báo hoặc liên lạc với hãng tàu để nắm bắt thời gian chạy
của tàu, tuy nhiên họ ít chú ý đến vấn đề này hoặc báo trễ dẫn đến
tình trạng khách hàng được báo cảm thấy khơng hài lịng và chậm
trễ. trong tình huống này, nhân viên sales thường xuyên đốc thốc và
hỏi han tình hình về tàu hoặc trực tiếp liên hệ với hãng tàu để hỏi rồi
lại phải thông báo ngược lại cho các phòng ban.




Các vấn đề chứng từ: ở AIL nhân viên phịng chưng từ xuất-nhập sẽ
chủ động gửi mail có CC sếp, nhân viên sales cho khách hàng khi có
các yêu cầu sửa chữa, bổ sung chứng từ. Hoặc nhân viên chứng từ
gọi điện trực tiếp với khách hàng trong trường hợp gấp rồi sẽ thông
báo lại cho nhân viên sales sau. Việc này thể hiện tính chủ động,
nhân viên sales vẫn có thể quan sát và khách hàng vẫn cảm thấy
yên tâm khi các nhân viên đều cùng theo dõi. Song thực tế, các
nhân viên chứng từ xuất-nhập ít khi chủ động làm như vậy, họ
thường báo cho nhân viên sales để liên hệ với khách hàng hoặc hỏi
nhân viên sales yêu cầu cung cấp thêm chứng từ. Quy trình này tốn
thời gian, không chủ động mặc dù bản thân họ có thể tự liên hệ với
khách. Lý do dẫn đến việc này đến từ việc cơng việc ở phịng chứng
từ khá nhiều (AIL có nhiều hàng chỉ điịnh từ các đại lý) và nhân viên


chứng từ quen với việc không chủ động liên hệ với khách mà thông
qua nhân vien sales.


Tương tự với vấn đề trên, nhân viên phòng hiện trường cũng thường
xuyên liên hệ với nhân viên sales thay vì khách hàng hoặc nhân viên
chứng từ khi có sai sót ở khâu thủ tục hải quan và lấy hàng. Nhân
viên phòng sales ở AIL cho biết họ rất “bất đắc dĩ” khi nhận được
các cuộc gọi của phịng ban khác vì các vấn đề đơn giản không nhất
thiết phải gọi cho họ nhu yêu cầu sửa bill, bổ sung giấy tờ khai hải
quan, giải thích tên hàng hóa trong VGM…


Ngoại trừ những sự cố lớn cần được báo cho khách hàng gấp thì các vấn
đề nhỏ phòng ban xất-nhập và chứng từ nên tự chủ động lẫn nhau để
không làm mất thời gian của lơ hàng.
7. Kết thúc đơn hàng.và duy trì mối quan hệ.
Nhân viên sales sẽ gọi điện hoặc gặp khách hàng để nhìn nhận tổng quát
cả quá trình đơn hàng vừa qua để đánh giá lại dịch vụ của công ty và
những thiếu xót cần khắc phục.
Bên cạnh đó, nhân viên sales cần giữ mối quan hệ, gửi báo giá hàng
tháng, hỏi thăm trò chuyện với khách, tư vấn cho khách hàng các thơng
tin họ chưa rõ để duy trì quan hệ vì các lơ hàng tiếp theo.

CHƯƠNG 3: GIÁI PHÁP
1. Nhân viên Sales Support.
2. Chia nhân viên sales theo team và áp target lên mỗi team.
3. Quy định lại cách làm việc ở các phòng ban khi hỗ trợ nhân
viên sales.