BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ,
LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. PHẠM THỊ HỒNG QUYÊN

Sinh viên thực hiện

: HÀ THỊ TUYẾT DUNG

Mã số sinh viên

: 1805LTHB010

Khóa

: 2018-2022

Lớp

: 1805LTHB

HÀ NỘI - 2022

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng
biệt của tôi. Mọi số liệu và thơng tin trong khóa luận đều có nguồn gốc rõ
ràng và được công bố theo quy định. Tơi thực hiện khóa luận này lấy ngun
tắc trung thực, khách quan làm nền tảng trung tâm và sợi chỉ đỏ cho mọi vấn
đề xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Các kết quả trong đề tài
này chưa được công bố ở bất kỳ đề tài nào khác.
Sinh viên làm khóa luận

Hà Thị Tuyết Dung


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S
Phạm Thị Hồng Quyên đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những
điều kiện tốt nhất để tơi có cơ hội thực hiện khóa luận;
Tơi xin được gửi lời cảm ơn tới UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà
Nội, đã tạo điều kiện cho tơi có cơ hội tìm hiểu, tiếp cận với những nguồn tài
liệu hữu ích cũng như là cơng tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ từ
đó phục vụ q trình làm khóa luận.
Sinh viên làm khóa luận

Hà Thị Tuyết Dung


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT


Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

NĐ

Nghị định

2

UBND

Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ....................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................ 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 4
5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ................................. 4
6. Phƣơng pháp nghiên cứu.................................................................... 4
7. Đóng góp đề tài .................................................................................... 5
8. Kết cấu đề tài ....................................................................................... 6

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ
RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ .............................. 7
1.1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ 7
1.1.1. Khái niệm cơ bản ........................................................................... 7
1.1.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ .......... 9
1.1.3. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ....... 11
1.1.4. Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ....... 13
1.1.5. Nội dung quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ .......... 15
1.2. Cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ ... 17
1.2.1. Về quản lý văn bản, lập hồ sơ...................................................... 18
1.2.2. Về quản lý và sử dụng con dấu ................................................... 18
1.2.3. Đảm bảo an toàn đối với văn bản điện tử ................................... 19
1.2.4. Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ ................................................. 21
1.2.5. Bảo vệ bí mật thơng tin tài liệu lưu trữ ....................................... 21
1.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất ................................................................ 22
1.2.7. Đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ .............................. 22
TIỂU KẾT.............................................................................................. 23
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ ............................... 24


2.1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ .............................. 24
2.1.1. Lịch sử hình thành của UBND Quận Tây Hồ ........................... 24
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ ........................................................................................... 25
2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong cơng tác văn thƣ, lƣu trữ tại
UBND quận Tây Hồ .............................................................................. 27
2.2.1. Nhân lực thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND quận Tây Hồ ................................................................... 27
2.2.2. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu

trữ tại UBND quận Tây Hồ ................................................................... 28
2.2.3. Phịng ngừa rủi ro trong cơng tác văn thư, lưu trữ ................... 44
2.2.4. Đánh giá mức độ thiệt hại rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ . 49
2.2.5. Xử lý rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ............................... 50
TIỂU KẾT.............................................................................................. 54
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ . 55
QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI
UBND QUẬN TÂY HỒ ................................................................................ 55
3.1. Ƣu điểm, hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ55
3.1.1. Ưu điểm......................................................................................... 55
3.1.2. Hạn chế ......................................................................................... 56
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro
trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ ..........................56
3.2.1. Nhóm giải pháp chun mơn nhằm thực hiện quản trị rủi ro
trong công tác văn thư, lưu trữ ............................................................. 56
3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động
quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ.................................................... 60
TIỂU KẾT.............................................................................................. 62
KẾT LUẬN .................................................................................................... 63
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 64
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bất kỳ một lĩnh vực, ngành nghề nào cũng đều ẩn chứa những rủi
ro tiềm ẩn và để tránh hậu quả xấu nhất xảy ra cần mỗi đơn vị, cá nhân xây
dựng các phương án dự phịng, phương án đối phó hoặc có biện pháp để
phịng ngừa, ngăn chặn khi có các rủi ro. Nhưng để quản trị những rủi ro một
cách có hệ thống hiệu quả, bài bản khoa học có lẽ không phải cơ quan, tổ

chức hay cá nhân nào cũng làm được. Nhiều cơ quan, tổ chức trong quá trình
hoạt động cũng đã nhận định một số rủi ro và xây dựng phương án ngăn ngừa,
giảm thiểu những tổn thất có thể mang lại nếu rủi ro xảy ra. Tuy nhiên, các cơ
quan, tổ chức mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng các phương án một cách tự
phát, chưa có hệ thống, chưa xây dựng được quy trình, quy định nghiêm ngặt
hay các chế tài nếu để xảy ra rủi ro và gây hiệu quả nghiêm trọng.
Đặc biệt, công tác văn thư, lưu trữ mặc dù rất được cơ quan, tổ chức
quan tâm chú trọng nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, thậm chí những
nguy rủi ro ấy gây thiệt hại và tổn thất rất lớn đối với cơ quan. Vì sản phẩm
của cơng tác văn thư, lưu trữ đều là bản gốc, bản chính được hình thành trong
q trình hoạt động của cơ quan, có vai trị giữ gìn thơng tin mật của cơ quan
và phục vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết nên khi xảy ra rủi
ro thường rất lớn và nhiều khi khơng có gì có thể bù đắp được. Nếu làm tốt
quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần hình thành tư duy
quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý và nâng cao vai trò, trách nhiệm của
bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; giúp cho hệ thống
văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan được ban hành đầy
đủ, kịp thời và đảm bảo tính cập nhật. Khơng những thế, việc quản trị rủi ro
giúp cán bộ làm công tác này chủ động lập kế hoạch văn thư, lưu trữ và giúp
cho việc dự trù kinh phí của cơ quan được hợp lý và chủ động; giúp tăng
cường hiệu quả thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu

1


trữ. Quản trị rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ góp phần hình thành ý
thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp và thái độ trân trọng trong hoạt động
nghiệp vụ của cán bộ làm văn thư – lưu trữ; giúp cho các nguyên tắc và yêu
cầu nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ; đảm bảo cho các nghiệp vụ
được thực hiện đúng quy trình và hạn chế những sai sót trong q trình thực

hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Hơn nữa, hiện tại Trụ sở UBND quận Tây Hồ đang trong quá trình tu
bổ, cải tạo nên hầu hết các đơn vị, phòng ban đều được chuyển về Trụ sở Tạm
tại Trung tâm Văn hóa Thơng tin và Thể thao. Vì vậy, nguy cơ xảy ra rủi ro
càng cao, đặc biệt là nguy cơ đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cơ sở vật
chất và đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ.
Từ những lí do trên, tơi đã quyết định lựa chọn khóa luận “Quản trị rủi
ro trong cơng tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” để minh chứng
cho những giá trị của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ mang lại
cũng như tìm kiếm những giải pháp hiệu quả nhằm ngăn ngừa, hạn chế, khắc
phục rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước nói
chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
- Tình hình nghiên cứu trong nước:
Cơng tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước đã
được nghiên cứu rất nhiều, nhưng việc áp dụng các biện pháp nhằm khắc
phục rủi ro khi xảy ra làm hư hại, mất mát tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả, việc
áp dụng chúng trong thực tiễn nhất là trong các cơ quan hành chính nhà nước
cịn hạn chế. Các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy rằng cần phải tiến hành
các cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này. Tuy nhiên, các nghiên cứu này vẫn
chưa diễn ra một cách toàn diện và đồng bộ. Thực tế tại Việt Nam, các cơng
trình nghiên cứu trong nước đã có 01 luận án Tiến sĩ của Trần Thanh Tùng:
“Quản trị rủi ro trong Lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)” và chủ yếu là các bài

2


báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu một số quy định về công tác lưu
trữ và quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam, hoặc được giới thiệu trong một số kỷ yếu Hội thảo khoa học do

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số cơ sở đào tạo chuyên ngành Lưu
trữ tổ chức. Quản trị rủi ro mới chỉ được nghiên cứu trong công tác lưu trữ, rất
ít đề tài nghiên cứu về cơng tác văn thư, vì vậy hoạt động quản trị rủi ro trong
cơng tác văn thư cịn khá mới và chưa được nghiên cứu. Nhìn chung, các
cơng trình nghiên cứu quản trị rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ trong
các cơ quan nhà nước Việt Nam cơ bản cịn đang bỏ ngỏ. Tuy nhiên, những
cơng trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, các kỷ yếu hội thảo khoa học sẽ cung cấp thêm cơ sở lý luận, thực tiễn
để tôi tham khảo trong q trình chúng tơi thực hiện đề tài này.
- Tình hình nghiên cứu thế giới:
Từ thập niên 60 của thế kỷ XX, các học giả Liên Xô là những người
đầu tiên cơng bố nghiên cứu có liên quan đến tác nhân gây hư hại tài liệu lưu
trữ. Đến những năm 90 của thế kỷ XX, các học giả phương tây như: Đức,
Anh, Ba Lan… đã đề cập trực tiếp và đầy đủ hơn về nghiên cứu nhận diện
những nguy cơ rủi ro đối với tài liệu lưu trữ và đề xuất các biện pháp để hạn
chế những nguy cơ đó. Từ năm 2000 đến nay, các nhà lưu trữ học Trung
Quốc đã quan tâm đến vấn đề nghiên cứu rủi ro trong lưu trữ. Hướng nghiên
cứu của các nhà lưu trữ học xoay quanh vấn đề: nghiên cứu hệ thống an toàn,
cảnh báo những nguy cơ rủi ro xay ra và các biện pháp nhằm khắc phục
những rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ. Từ những thành tựu trên đã giúp
tôi học tập và kế thừa những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện đề tài.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Khóa luận này mục tiêu của tơi muốn hướng tới như sau: tìm hiểu được
thực tiễn về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, để đánh giá thực
trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quản trị rủi ro

3


trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện những mục đích trên, đề tài đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu
như sau:
+ Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản trị rủi ro trong công tác văn
thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
+ Chỉ ra được những ưu điểm cũng như mặt hạn chế của phương pháp
quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
5. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tƣợng nghiên cứu
Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
5.2. Phạm vi nghiên cứu
+ Về thời gian: từ năm 2005 đến năm 2021
+ Về khơng gian: phịng Văn Thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ để
khảo sát nghiên cứu.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện nhiệm vụ khoa học của đề tài đặt ra, tôi đã áp dụng các
phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu trên các kênh thơng tin
như: nghiên cứu các học liệu, giáo trình, mạng internet, sách, báo, đài…
- Phương pháp quan sát: quan sát quá trình thực hiện quản trị rủi ro
trong cơng tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
- Phương pháp phỏng vấn: quá trình thực hiện khảo sát đã phỏng vấn
các cán bộ tại phòng văn thư, lưu trữ để biết được những thuận lợi và khó
khăn trong việc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: sử dụng phương pháp này nhằm chỉ
rõ những ưu điểm để phát huy và giữ gìn trong việc quản trị rủi ro, hạn chế
những nguyên nhân để chúng ta có những biện pháp khắc phục.

4



- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập thông tin, dữ liệu từ nhiều
nguồn khác nhau như các văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật,
các bài báo cáo, trang web… Thông tin sau khi được thu thập được chọn lọc,
xử lý để phục vụ cho đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp luận: dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và
duy vật lịch sử. Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực
hiện công tác quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận
Tây Hồ.
- Phương pháp sử liệu học: sử dụng phương pháp này nhằm hiểu rõ hơn
về quản trị rủi ro nói chung và quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
nói riêng.
- Phương pháp hệ thống: sử dụng phương pháp này để sắp xếp những
thông tin đã thu thập được từ các nguồn, các tài liệu khác nhau thành một hệ
thống với kết cấu chặt chẽ.
- Phương pháp lịch sử: nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát
triển của cơ quan thực hiện chủ đề nghiên cứu.
- Phương pháp khảo sát thực tế: căn cứ vào quá trình khảo sát tại
UBND quận Tây Hồ và tình hình áp dụng quản trị rủi ro trong cơng tác văn
thư, lưu trữ.
7. Đóng góp đề tài
Thơng qua nghiên cứu đề tài có những đóng góp cụ thể:
- Nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của quản trị rủi ro trong
công tác văn thư, lưu trữ.
- Khái quát được vai trò, phương pháp quản trị rủi ro trong công tác
văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
- Đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác
văn thư, lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ.
- Làm tư liệu tham khảo cho sinh viên khoa Văn thư, Lưu trữ.


5


8. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục hình ảnh, mục lục và tài liệu
tham khảo, nội dung chính của đề tài được chia làm 3 chương sau đây:
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công
tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
tại UBND quận Tây Hồ
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro
trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

6


CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ
QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ
1.1.1. Khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Quản trị
Hiện nay, thuật ngữ quản trị có nhiều quan điểm và cách hiểu khác
nhau nhưng đa số các nhà nghiên cứu đều hiểu khái niệm “Quản trị”: “Là quá
trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm sốt cơng việc và những nỗ lực
của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để
hoàn thành các mục tiêu đã định”.
Tuy nhiên, theo cách tiếp cận và hướng tiếp cận trong khóa luận này
của tơi, tơi đồng tình với khái niệm “Quản trị” trong Giáo trình Quản trị học
của Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Giao thông vận tải. Theo
đó, quản trị: “là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm

đạt được những mục đích nhất định trong điều kiện biến động của môi
trường”. [5;8]
1.1.1.2. Rủi ro
Khái niệm “Rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị rủi ro của
Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Rủi ro là những sự kiện bất ngờ khơng
mong đợi, khi nó xảy ra thì gây ra những biến động ngoài dự kiến cho con
người. Rủi ro xuất hiện khi một hành động hay một tình huống mà khả năng
thu lợi hoặc thiệt hại khơng thể dự đốn được chính xác. Rủi ro là sự không
chắc chắn. Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết quả, số lượng các kết quả
cps thể có càng nhiều, sai lệch giữa các kết quả có thể càng cao thì rủi ro càng
lớn.” [4;11]
1.1.1.3. Quản trị rủi ro
Khái niệm “Quản trị rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị
rủi ro của Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Quản trị rủi ro là quá trình

7


tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng,
kiểm sốt, phịng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh
hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội
thành công. Quản trị rủi ro là hoạt động nhằm từng bước giảm đến mức thấp
nhất những chi phí về rủi ro, dưới tất cả các hình thức và làm cực đại những
lợi ích của rủi ro.” [4;32]
1.1.1.4. Công tác văn thư
Khái niệm “Công tác văn thư” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận
và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất
bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011 là: “Công tác văn thư là khái niệm
dùng để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo

thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”. [8;7]
1.1.1.5. Công tác lưu trữ
Khái niệm “Công tác lưu trữ” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận
và phương pháp cơng tác lưu trữ của Nhà xuất bản Lao Động năm 2016 là:
“Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức
xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá
nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu
thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu
của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”. [3;46]
1.1.1.6. Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
Khái niệm “Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ” chưa được
làm sáng tỏ và công bố trong các tài liệu, giáo trình nào, tuy nhiên qua nghiên
cứu, tìm hiểu quan niệm của tôi về khái niệm này như sau: “Quản trị rủi ro
trong công tác văn thư, lưu trữ là q trình chủ động để kiểm sốt nguồn gốc
gia tăng nguy cơ rủi ro và rủi ro để dự phòng giảm thiểu tốt nhất, chủ động

8


khắc phục khi rủi ro xảy ra đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cán bộ văn
thư, lưu trữ và cơ sở vật chất trong văn thư, lưu trữ”.
1.1.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
1.1.2.1. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư
a. Văn bản, hồ sơ
Trong thời đại công nghệ số, rất nhiều thông tin quan trọng của cá
nhân, tập thể, một cơ quan, tổ chức giờ đây đã khơng cịn được ghi vào sổ, cất
vào hòm mà được lưu trữ bằng các nền tảng dữ liệu điện tử.
Tuy nhiên, với nền công vụ hiện tại của nước ta vẫn chưa có thể bắt kịp
với sự phát triển của thế giới, do vậy vẫn đang thực hiện song song hai hình

thức văn bản: văn bản giấy và văn bản điện tử. Đối với những văn bản bằng
giấy, thường được các cơ quan chuyển giao cho nhau bằng phương pháp
truyền thống, tức là cán bộ tại cơ quan đó gửi đến tận nơi nhận hoặc có thể
gửi qua các dịch vụ gửi nhận. Việc chuyển giao này luôn tiềm ẩn những rủi ro
cho văn bản, hồ sơ, tài liệu mật.
b. Hệ thống quản lý văn bản điện tử
Hệ thống quản lý văn bản điện tử là phần mềm nội bộ để quản lý văn
bản và điều hành được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ cơng tác quản lý và
điều hành tác nghiệp của cơ quan. Trong thời đại 4.0 hiện nay, khi mà các văn
bản của chúng ta không chỉ được thể hiện trên giấy... mà thơng tin hiện nay
cịn được truyền đi bởi các thơng điệp dữ liệu. Hệ thống này đã khắc phục
được những hạn chế so với biện pháp thủ công, đây là hệ thống có vị trí và vai
trị rất quan trọng trong nghiệp vụ Văn thư. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích
do hệ thống này mang lại, vẫn cịn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro đối với công
tác văn thư, lưu trữ như: không vào được phần mềm, máy tính lạc hậu, cấu
hình thấp…
c. Con dấu
Ngày nay con dấu xuất hiện phổ biến hơn trong các cơ quan nhà nước.

9


Đối với tổ chức được công nhận thành lập hợp pháp thì con dấu là đại diện
pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý
được pháp luật cơng nhận. Vì vậy con dấu pháp nhân phải được quản lý hết
sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, nhịe mực, mực khơng đều…
Do đó việc quản lý và sử dụng con dấu là việc rất quan trọng.
d. Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là một điều kiện rất quan trọng để thực hiện các hoạt
động của một cơ quan. Các công việc của công tác văn thư đều cần sử dụng

nhiều và thường xuyên các thiết bị như máy tính, máy in, máy photocopy,
máy scan… để có thể phục vụ hiệu quả của công tác này.
đ. Người làm cơng tác văn thư
Người làm văn thư có vai trị rất quan trọng đối với cơng tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, người làm văn thư thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ
của mình mới đảm bảo được quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức tốt.
Nếu thực hiện không tốt các nghiệp vụ, người văn thư có thể sẽ phải liên lụy
đến nhiều vụ việc, giải quyết nhiều hậu quả xảy ra.
Người làm công tác văn thư sẽ được bố trí thực hiện một trong các
công việc sau: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư.
1.1.2.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ
a. Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản
gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức
trong việc giải quyết các vấn đề hình thành trong quá trình hoạt động; là

10


nguồn tài liệu quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội; phục vụ
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khi cần thiết… Tuy nhiên, nếu chỉ tạo
ra và sử dụng tài liệu mà không dùng các biện pháp bảo quản nhằm tránh khỏi
các nguy cơ rủi ro từ con người, môi trường tự nhiên… tài liệu lưu trữ sẽ tiềm ẩn
nhiều nguy cơ như: hư hại tình trạng vật lý, thiệt hại, mất mát, thất lạc.
b. Các loại cơ sở vật chất trong lưu trữ

Các loại cơ sở vật chất trong lưu trữ là một điều kiện rất quan trọng để
thực hiện các hoạt động lưu trữ và để bảo quản tài liệu được lâu dài. Các quy
trình nghiệp vụ trong cơng tác lưu trữ đều cần sử dụng nhiều và thường xuyên
các thiết bị như: cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu, quạt thơng gió, rèm che, bình
chữa cháy, máy hút ẩm…
c. Người làm công tác lưu trữ
Yếu tố con người bao giờ cũng là yếu tố giữ vai trò tiên quyết trong
mọi hoạt động và đối với công tác lưu trữ, quản lý lưu trữ cũng khơng ngoại
lệ. Vì đây là cơng tác mang tính chất khoa học nên để tổ chức công tác lưu trữ
một cách đúng quy định và có hiệu quả địi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm vững
chuyên môn nghiệp lưu trữ, phải hiểu sâu sắc về các lĩnh vực hoạt động của
cơ quan.
Người làm công tác lưu trữ sẽ được bố trí thực hiện các công việc sau:
thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử
dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan mình
1.1.3. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
1.1.3.1. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp
Quản trị rủi ro trong lưu trữ cần được thực hiện trên nhiều khía cạnh
liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ như: điều kiện kho tàng, trang thiết bị
cơ sở vật chất, đặc điểm của thực thể tài liệu lưu trữ, cơ chế quản lý vận hành,
cán bộ, biện pháp, quy trình, quy phạm kỹ thuật nghiệp vụ, môi trường làm
việc… Quản trị rủi ro phải được thực hiện trên cơ sở của quá trình đánh giá

11


tổng thể các mối tương quan giữa các yếu tố trực tiếp, gián tiếp tác động lên
các đối tượng lưu trữ nhằm thực hiện được mục tiêu loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn,
hạ thấp các rủi ro gây mất an tồn.
Đảm bảo an tồn trong cơng tác văn thư – lưu trữ luôn là vấn đề mà các

cơ quan, tổ chức lưu trữ đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức
vẫn chưa có nhận thức sâu sắc và có hệ thống về vấn đề này, thậm chí cịn tồn
tại một số sai lầm. Cụ thể trong cơ quan, mỗi bộ phận có những biện pháp
khác nhau, ví dụ: bộ phận bảo quản tài liệu lưu trữ coi trọng đến các yếu tố
môi trường bất lợi làm hư hại tài liệu lưu trữ; hoặc bộ phận khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ lại chú tâm đến vấn đề đề phịng lấy cắp tài liệu… nếu khơng
có sự phối hợp thống nhất, đồng bộ và nhịp nhàng thì giữa các khâu sẽ khơng
được gắn kết chặt chẽ, dễ tạo ra những sai sót và kẽ hở trong quản lý. Khi
đánh giá về hệ thống an toàn đối với tài liệu lưu trữ cần xem xét tổng thể trên
tồn bộ q trình từ q trình tiếp nhận, quản lý tài liệu đến bảo đảm về kỹ
thuật, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị; cơ chế quản lý vận hành với hệ
thống quy phạm tiêu chuẩn, quy tắc điều lệ, điều kiện thực thi, bồi dưỡng cán
bộ đến hoạt động giám sát các đối tượng vận hành bảo vệ tài liệu, định kỳ
kiểm tra an tồn, phịng tránh những yếu tố gây hại…[6;50]
1.1.3.2. Nguyên tắc khách quan
Quá trình xây dựng các biện pháp quản trị rủi ro bám sát với yêu cầu,
mục tiêu của hoạt động lưu trữ là thu thập, quản lý, bảo quản an toàn và khai
thác, phát huy giá trị của tài liệu. Xuất phát từ thực tế của hoạt động lưu trữ
để làm nổi bật lên các trọng điểm phát sinh nguy cơ, đồng thời kết hợp với
các quy phạm pháp luật, cơ chế lưu trữ hiện hành, phản ánh một cách chính
xác về tình hình khách quan liên quan đến vấn đề an toàn trong lưu trữ, khắc
phục những ảnh hưởng của yếu tố chủ quan do con người tạo ra. Để đảm bảo
yêu cầu về tính khách quan, các biện pháp quản trị rủi ro phải chú trọng đến
tính hợp lý, chính xác và tính khoa học của phương án được thực hiện để đảm

12


bảo an toàn cho các đối tượng lưu trữ. [6;51]
1.1.3.3. Nguyên tắc ưu tiên mức độ tác động

Mức độ tác động được xem là phạm vi của một hoạt động sẽ giúp cải
tiến thay đổi hành vi, giảm thiểu những nguy cơ gây thiệt hại và tổn thất. Để
đánh giá về mức độ tác động, cần hướng tới một số câu hỏi: việc thực hiện
hoạt động đó sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm nguy cơ rủi ro ở mức
độ nào, tác động trực tiếp đến các đối tượng lớn đến đâu…? Khi tác động của
hoạt động càng lớn thì mức độ ưu tiên càng cao. Nguyên tắc lựa chọn ưu tiên
cần được thực hiện theo phương pháp khoa học, có cơ sở căn cứ. [6;51]
1.1.3.4. Nguyên tắc tính khả thi
Tính khả thi được hiểu là khả năng thực hiện các biện pháp quản trị. Có
những biện pháp nếu được thực hiện thì mức độ tác động đem lại hiệu quả
cao, nhưng các yếu tố tài chính như: nguồn vốn, chi phí… và nguồn nhân lực
hạn chế khiến cho hoạt động quản trị rủi ro khó thực hiện.
Có thể thấy rằng, cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thư,
lưu trữ được ứng dụng trên nền tảng của lý thuyết quản trị rủi ro, với mục tiêu
hướng tới sự an tồn, phịng tránh những thiệt hại, tổn thất không mong
muốn. Đây là quá trình liên tục chủ động với những rủi ro, nguy cơ rủi ro, để
kiểm soát đảm bảo khả năng rủi ro xảy ra là thấp nhất với cơ chế an tồn cao
nhất. [6;52]
1.1.4. Vai trị của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
1.1.4.1. Đối với hoạt động quản lý
Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần hình thành tư
duy quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý và nâng cao vai trị, trách nhiệm
của bộ phận phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan. Giúp cán bộ
văn thư, lưu trữ nhận diện đúng đắn, đủ và chính xác những yếu tố rủi ro đã,
đang và có thể xảy ra đối với các quy trình nghiệp vụ, từ đó xây dựng những
yêu cầu, nguyên tắc, quy định về phòng ngừa và xử lý rủi ro.

13



Giúp cho hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan được ban hành đầy đủ, kịp thời và đảm bảo tính cập nhật. Công tác quản
trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ giúp tăng cường hiệu quả thống kê, tổng kết
tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ giúp các nhà quản lý lưu
trữ chủ động phân tích được nguyên nhân, nhận diện, dự báo các nguy cơ và
đánh giá các nguy cơ rủi ro, từ đó xây dựng các biện pháp phịng ngừa, kiểm
sốt, ngăn ngừa và xử lý thiệt hại, tổn thất.
Không những thế, việc quản trị rủi ro giúp cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ chủ động lập kế hoạch văn thư, lưu trữ và giúp cho việc dự trù kinh
phí của cơ quan được hợp lý và chủ động.
1.1.4.2. Đối với hoạt động nghiệp vụ
Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ góp phần hình thành ý
thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp và thái độ trân trọng trong hoạt động
nghiệp vụ của cán bộ làm văn thư, lưu trữ. Việc hội đủ kiến thức, nhận thức, ý
thức, kỹ năng và thái độ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ góp phần
nâng cao chất lượng thực hiện hoạt động nghiệp vụ.
Bên cạnh đó, cơng tác quản trị rủi ro giúp cho các nguyên tắc và yêu
cầu nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ; đảm bảo cho các nghiệp vụ
được thực hiện đúng quy trình.
Quản trị rủi ro góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ trong
các cơ quan, tổ chức. Quản trị rủi ro là hoạt động nghiên cứu, nhận diện,
phòng ngừa, đánh giá và xử lý các loại rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn rủi ro nhằm
hạn chế những thiệt hại, tổn thất trong quá trình thực hiện hoạt động nghiệp
vụ. Đây là hoạt động vô cùng phức tạp nhưng rất quan trọng. Vì nếu thực hiện
tốt các nội dung hoạt động quản trị rủi ro sẽ kiểm soát được những yếu tố bất
lợi, từ đó làm hồn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ.
Hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu

14



trữ. Hạn chế được những yếu tố gây rủi ro do nguyên nhân khách quan và
nguyên nhân chủ quan, giảm thiểu tối đa thiệt hại gây ra đối với văn bản, hồ
sơ, con dấu, phần mềm quản lý văn bản điện tử, cơ sở vật chất và người làm
công tác văn thư, lưu trữ.
1.1.5. Nội dung quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
1.1.5.1. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro
Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro là quá trình xác định các loại rủi ro
đã nảy sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Hoạt động
nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ được thực
hiện qua quá trình nghiên cứu, phân tích tồn bộ hoạt động của cơng tác văn
thư, lưu trữ. Từ đó có thể thống kê được những rủi ro đã xảy ra và tiến hành
phân tích nguyên nhân, cũng như các yếu tố có khả năng gây ra rủi ro để có
biện pháp phịng ngừa. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng trong việc kiểm soát
nguồn gốc phát sinh rủi ro.
1.1.5.2. Phòng ngừa rủi ro
a. Xác định các nguyên nhân gây nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư,
lưu trữ
Để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro và hạn chế những tổn thất khi rủi ro
xảy ra, cần xác định được nguyên nhân nào gây nguy cơ rủi ro trong công tác
văn thư, lưu trữ. Những nguyên nhân gây nguy cơ rủi ro gồm: nguyên nhân
khách quan và nguyên nhân chủ quan. Nguyên nhân khách quan bao gồm: các
vấn đề pháp lý, các thiết bị điện tử phục vụ công tác văn thư, tác động của các
yếu tố trong môi trường tự nhiên như nhiệt độ, không khí, độ ẩm, ánh sáng,
bụi, cơn trùng, nấm mốc và các loại gặm nhấm. Nguyên nhân chủ quan bao
gồm: cơ chế thanh tra, kiểm tra; điều kiện về cơ sở vật chất và trình độ
chun mơn của đội ngũ cán bộ.
b. Biện pháp phịng ngừa rủi ro trong cơng tác văn thư, lưu trữ
Phòng ngừa rủi ro là mục tiêu quan trọng của quản trị rủi ro trong công


15


tác văn thư, lưu trữ. Khi xác định được nguyên nhân gây nguy cơ rủi ro, cần
đưa ra các biện pháp để phòng ngừa, né tránh, ngăn ngừa, giảm thiểu những
tổn thất và nguy cơ rủi ro. Trong công tác văn thư, lưu trữ, các biện pháp
phòng ngừa rủi ro được thực hiện trên cơ sở đảm bảo tối đa mục tiêu của hoạt
động văn thư, lưu trữ, theo đó các biện pháp phòng ngừa rủi ro gồm:
- Xây dựng các tình huống để phịng ngừa rủi ro.
- Đảm bảo cơ sở vật chất.
- Tổ chức bộ phận, bố trí lực lượng xử lý nếu có rủi ro.
- Tập huấn định kỳ, kiểm tra, phát hiện kịp thời nguy cơ rủi ro.
- Xử lý vi phạm quy định về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ.
1.1.5.3. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là nội dung tiếp theo của phịng ngừa rủi ro trong cơng
tác văn thư – lưu. Bởi vì rủi ro thường có nhiều loại và do nhiều nguyên nhân,
yếu tố tác động gây ra nên việc đánh giá rủi ro để cảnh báo cho các cơ quan,
tổ chức về mức độ rủi ro và khả năng kiểm sốt, ứng phó khi rủi ro xảy ra.
Mức độ thiệt hại rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá theo tỷ
lệ phần trăm (%).
Rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ là loại rủi ro khó quan sát thiệt
hại, tổn thất, phần lớn khơng định lượng được chính xác con số mà chỉ mang
tính chất ước lượng với 05 mức độ quy ước: mức 1 – không hề nghiêm trọng
(thiệt hại không đáng kể); mức 2 – không nghiêm trọng (thiệt hại ít và có thể
thay thế phục hồi hồn tồn) ; mức 3 – trung bình (thiệt hại đáng kể và có thể
thay thế phục hồi hồn tồn); mức 4 – nghiêm trọng (thiệt hại đáng kể và có
thể thay thế phục hồi một phần); mức 5 – rất nghiêm trọng (mất hồn tồn và
khơng có khả năng phục hồi).
1.1.5.4. Xử lý rủi ro

Xử lý rủi ro là nội dung cuối cùng của quản trị rủi ro trong công tác văn
thư, lưu trữ, đây là quá trình chọn một hoặc nhiều phương án để khắc phục

16


thiệt hại khi rủi ro xảy ra. Xử lý rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ gồm: xử
lý rủi ro trong công tác văn thư và xử lý rủi ro trong công tác lưu trữ.
- Xử lý rủi ro trong cơng tác văn thư: là q trình xử lý những rủi ro
xảy ra trong quá trình soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo văn bản, kiểm tra văn
bản trước khi ký ban hành và ký ban hành văn bản. Khi rủi ro xảy ra, cán bộ,
công chức cần xử lý nội dung văn bản do lỗi kỹ thuật đánh máy hay do chủ
quan tác động của người soạn thảo văn bản, thậm chí xử lý những rủi ro trong
q trình thực hiện nghiệp vụ. Khơng những vậy, trong một số trường hợp,
cán bộ, công chức cần xử lý rủi ro đối với hệ thống quản lý văn bản điện tử;
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; đối với cơ sở vật chất hoặc đối với người
làm công tác văn thư.
- Xử lý rủi ro trong công tác lưu trữ: cũng giống như công tác văn thư,
xử lý rủi ro trong cơng tác lưu trữ là q trình xử lý những rủi ro xảy ra đối
với tài liệu lưu trữ như: bị nấm mốc, côn trùng phá hoại, bị hư hại về tình
trạng vật lý hay bị cháy nổ, q trình vận chuyển tài liệu, thậm chí tài liệu bị
mất mát, thất lạc, xử lý sai kỹ thuật hoặc xử lý rủi ro do ý thức con người
trong q trình thực hiện chun mơn nghiệp vụ.
1.2. Cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ
Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền chưa ban hành văn bản trực tiếp
đề cập đến hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Tuy
nhiên, những quy định nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức
triển khai các biện pháp phòng tránh những thiệt hại, tổn thất nghiêm trọng
đối với văn bản, hồ sơ, con dấu, tài liệu lưu trữ, người làm công tác văn thư,
lưu trữ đã được nhắc đến trong nhiều văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp

vụ. Đây là cơ sở để các cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp dự phòng
một số rủi ro nghiêm trọng, ngăn ngừa thiệt hại, tổn thất và xử lý rủi ro đối
với công tác văn thư, lưu trữ.

17


1.2.1. Về quản lý văn bản, lập hồ sơ
Ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định
30/2020/NĐ – CP về công tác văn thư nhằm đảm bảo quy trình soạn thảo, ký
ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ
quan được thực hiện đúng, nghiêm túc; hạn chế được những nguy cơ rủi ro
tiềm ẩn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
1.2.2. Về quản lý và sử dụng con dấu
Ngày 01 tháng 7 năm 2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định số
99/2016/NĐ – CP quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu, trong đó việc
đảm bảo an tồn con dấu được quy định cụ thể tại Điều 6 của Nghị định này:
“Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
3. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
5. Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền
hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
6. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng
con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
7. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
8. Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
9. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng
nhận đăng ký mẫu con dấu.

10. Đóng dấu lên chữ ký của người khơng có thẩm quyền.
11. Khơng chấp hành việc kiểm tra con dấu, khơng xuất trình con dấu
khi có u cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
12. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về
con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của

18


cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.”
1.2.3. Đảm bảo an toàn đối với văn bản điện tử
Việc đảm bảo an toàn đối với văn bản điện được ban hành và quy định
khá sớm.
- Ngày 29 tháng 11 năm 2005, Quốc hội khóa XI đã ban hành Luật số
51/2005/QH11 quy định về Luật giao dịch điện tử, trong đó các hành vi bị
nghiêm cấm trong giao dịch điện tử nhằm đảm bảo an tồn đối với thơng tin
điện tử được quy định cụ thể tại Điều 9 của Luật này.
“Điều 9. Các hành vi bị nghiêm cấm trong giao dịch điện tử
1. Cản trở việc lựa chọn sử dụng giao dịch điện tử.
2. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi, nhận thơng
điệp dữ liệu.
3. Thay đổi, xóa, hủy, giả mạo, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái
phép một phần hoặc tồn bộ thơng điệp dữ liệu.
4. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi,
phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại hạ tầng
cơng nghệ về giao dịch điện tử.
5. Tạo ra thông điệp dữ liệu nhằm thực hiện hành vi trái pháp luật.
6. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép chữ ký điện
tử của người khác.”

- Tiếp theo, ngày 12 tháng 7 năm 2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban
hành Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa
các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Cụ thể, việc đảm bảo hạ
tầng kỹ thuật hệ thống quản lý văn bản và điều hành được quy định tại Điều
12; việc đảm bảo an tồn thơng tin văn bản điện tử được quy định tại Điều 13;
việc đảm bảo giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều
hành được quy định tại Điều 14.

19