TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Trần Công Khiêm

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1306A
KHÓA HỌC (2013 - 2017)
CHUYÊN ĐỀ: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH
HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ

Tên cơ quan: UBND QUẬN TÂY HỒ
Địa chỉ: Số 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thu Hương
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin tỏ lòng biết ơn
sâu sắc đến ThS. Nguyễn Mạnh Cường-Trưởng khoa Quản trị văn phòng, đã tận
tình hướng dẫn trong suốt quá trình giảng dạy, hướng dẫn thực tập giúp em có
được những kiến thức để hoàn thành bài báo cáo.
Em chân thành cảm ơn tất cả các cán bộ Văn phòng HĐND-UBND quận
Tây Hồ đã tạo điều kiện và em tìm hiểu, học hỏi và thu thập kiến thức để thực
hiện bài báo cáo này. Đặc biệt là chị Trần Thu Huyền và chị Nguyễn Thu Hương
cán bộ văn thư và cũng là người trực tiếp hướng dẫn thực tập cho em.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cán bộ công chức, viên chức đang

công tác tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ luôn dồi dào sức khỏe, đạt
được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc và cuộc sống.


LỜI CAM ĐOAN
Tên em là Trần Công Khiêm, em thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài:
“Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính tại Văn phòng
HĐND-UBND quận Tây Hồ”
Em xin cam đoan bài tiểu luận của em đã thực hiện trong thời gian qua.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................6
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1.Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................1
2.Mục tiêu nghiên cứu...........................................................................................2
3.Nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................................................2
4.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...........................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................3
6.Cấu trúc của đề tài...............................................................................................3

B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ
CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH...............................................................................4
1.1.Hiện đại hóa văn phòng....................................................................................4
1.1.1.Một số khái niệm...........................................................................................4
1.1.2.Nội dung của hiện đại hóa văn phòng...........................................................6
1.1.3.Vai trò của hiện đại hóa văn phòng..............................................................11
1.2.Cải cách hành chính.......................................................................................12
1.2.1.Một số khái niệm.........................................................................................12
1.2.2.Nội dung của cải cách hành chính...............................................................13
1.2.3.Vai trò của cải cách hành chính...................................................................17

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP
ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ....................................................................................19
2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ và Văn phòng
UBND quận Tây Hồ............................................................................................19


2.1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ
............................................................................................................................. 19
2.1.2. Chức năng của UBND quận Tây Hồ..........................................................20
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.........................................20
2.1.4. Cơ cấu tơ chức của UBND quận Tây Hồ...................................................21
2.1.5. Các phòng ban chuyên môn.......................................................................22
2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ............................................................................................23
2.2.1. Chức năng của văn phòng..........................................................................23
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.........................................................24
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng...................................................................25
2.3. Thực trạng.....................................................................................................37
2.3.1. Trang thiết thiết bị kỹ thuật........................................................................37
2.3.2. Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức.........................................................38

2.3.3. Hiện đại hóa nền hành chính......................................................................39
2.4. Nhận xét........................................................................................................41
2.4.1. Ưu điểm.....................................................................................................41
2.4.2. Nhược điểm................................................................................................42
2.4.3. Nguyên nhân..............................................................................................43

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ,
CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI
CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ
.............................................................................................................................44
3.1. Hoàn thiện năng lực chuyên môn của nguồn nhân lực..................................44
3.1.1. Nâng cao chất lượng và ý thức của người lao động....................................44
3.1.2. Xây dựng một số bản mô tả công việc.......................................................45
3.2. Nâng cao chất lượng về cơ sở vật chất, chất lượng văn phòng......................47
3.3. Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin........................................48

C. KẾT LUẬN...................................................................................................48
PHỤ LỤC..........................................................................................................51


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
HĐND
UBND
NXB
CNTT
QPPL
XHCN
QLNN
Đ/C

LĐTB & XH
VHTT & TDTT
GD-ĐT
BQLDA
BQL
GPMB
GTVT
KHHGĐ
MTTQ
CVP
QLTT
TTHC
CBCC-NV
CBCC-LĐ
BDCT

Giải thích
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Nhà xuất bản
Công nghệ thông tin
Quy phạm pháp luật
Xã hội chủ nghĩa
Quản lý nhà nước
Đồng chí
Lao động thương binh và xã hội
Văn hóa thông tin và thể dục thể thao
Giáo dục-đào tạo
Ban quản lý dự án
Ban quản lý

Giải phóng mặt bằng
Giao thông vận tải
Kế hoạch hóa gia đình
Mặt trận tổ quốc
Chánh văn phòng
Quản lý trật tự
Thủ tục hành chính
Cán bộ công chức- nhân viên
Cán bộ công chức- lãnh đạo
Bồi dưỡng chính trị


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Đề tài: Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính
tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho các nhà quản lý, các chủ nhân của
nền sản xuất hiện đại, các chủ doanh nghiệp đều hiểu rằng: Bên cạnh những
nguồn lực truyền thống như nguyên liệu, năng lượng, tiền vốn, nhân lực, nguồn
lự còn có một nguồn lực được xác định là quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồn
lực khác là thông tin. Thông tin len lỏi, thâm nhập đến mọi “Hang cùng ngõ
hẻm” của nền sản xuất hiện đại, của mọi hoạt động trong đời sống xã hội, có tác
dụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc, có tính quyết định đối với quá
trình phát triển kinh tế-xã hội của mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực.
Do vậy, yêu cầu xây dựng văn phòng theo xu thế hiện đại nhằm đáp ứng
yêu cầu sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa là rất cấp bách. Đảng
và Nhà nước ta đã rất quan tâm tới vấn đề hiện đại hóa văn phòng và đã chỉ ra rõ
“Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, các phục vụ tốt cho sựu lãnh đạo của Đảng.
Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật
chất cũng không khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với

trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại. Trước hết, phải
hiện đại chính tri thức con người làm việc ở văn phòng, sau đó mới hiện đại hóa
trang thiết bị”.
Bên cạnh đó “Cải cách hành chính” là một nội dung quan trọng của khoa
học hành chính, có ý nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn mang tính thực tiễn
cao. Mọi hoạt động cải cách hành chính nhà nước đều hướng tới việc nâng cao
hiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhằm đáp ứng các yêu
cầu quản lý cụ thể của mỗi quốc gia trong giai đoạn phát triển. Cải cách hành
chính nhà nước đã trở thành một trong những đòi hỏi khách quan của sự phát
triển và đổi mới. Khẳng định tầm quan trọng của cải cách hành chính nhà nước
với tư cách là một bộ máy không tách rời và quyết định thành công của đổi mới,
Đảng và nhà nước ta dã xác định: Cải cách hành chính là nội dung trọng tâm của
1


công cuộc đổi mới và cải cách nhà nước theo hướng xây dựng nhà nước pháp
quyền chủ nghĩa.
Văn phòng HĐND-UBND quận tây Hồ là một trong những quận nằm
trong trọng điểm chính trị trên địa bàn Thành phố Hà Nội đã và dang trong quá
trình thực hiện cải cách hành chính nhà nước một cách mạnh mẽ.
Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu
cầu cải cách hành chính tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của công tác hiện
đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ.
Nghiên cứu đề tài nhằm hiểu thêm về công tác văn phòng, thực trạng công
tác hiện đại hóa dáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ, những mặt đã làm được và chưa làm được, chỉ ra nguyên
nhân của những hạn chế để đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế,
nâng cao chất lượng, đảm bảo yêu cầu của công tác văn phòng.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và những hạn chế còn
tồn tại trong công tác soạn thảo văn bản, qua đó đưa ra những giải pháp nhằm
khắc phục những hạn chế nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. Giải pháp đưa
ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác hiện
đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ.
Đề tài nghiên cứu có thể sử dụng làm tư liệu tham khảo cho quá trình học
tập của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng và của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội nói chung.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác hiện đại hóa văn phòng đáp
ứng yêu cầu cải cách hành chính của Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ.
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu
2


cải cách hành chính tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ trong năm 2017.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong đề tài nghiên cứu này, chúng em đã sử dụng các phương pháp
nghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng
hợp tài liệu; phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế…
6. Cấu trúc của đề tài
Gồm có 3 chương:
CHƯƠNG I: Lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành
chính
CHƯƠNG II: Thực trạng về hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải
cách hành chính tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ
CHƯƠNG III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, công tác hiện
đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ

3



B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ
CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
1.1. Hiện đại hóa văn phòng
1.1.1. Một số khái niệm
- Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng. Các nhà
chuyên môn cũng như các chuyên gia tiếp cận văn phòng theo nhiều phương
diện khác nhau. Tuy nhiên, các tác giả thường tiếp cận văn phòng theo phương
diện “Tổ chức”, phương diện “chức năng” của văn phòng.
Theo phương diện “Địa điểm làm việc” thì văn phòng được hiểu như sau:
+ “Văn phòng là địa điểm làm việc của cơ quan, tổ chức” (Từ điển bách
khoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005);
+ “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹ
năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000).
Như vậy, Theo quan điểm trên thì bất kỳ địa điểm hoặc trụ sở làm việc
của một cơ quan, tổ chức như một “Khu nhà”, “Tòa nhà”, “Một căn nhà” cũng
gọi là văn phòng.
Theo phương diện “Tổ chức” văn phòng được hiểu như sau:
+ “Văn phòng là bộ phận cấu thành giúp việc của một cơ quan, tổ chức”
(Vương Hoàng Tuấn, Kỹ năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM,
2000) ;
+ “Văn phòng là một bộ phận tồn tại trong cơ quan, tổ chức để thực hiện
chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Trí,
Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và kỹ thuật, 2005).
Như vậy, theo các quan điểm này thì tất cả các bộ phận cấu thành giúp
việc trong một cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn phòng.
Theo phương diện “Chức năng” thì văn phòng được hiểu như sau:
+ Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một

cơ quan (Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997).
+ Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lí công văn giấy tờ nhằm mục đích phục
4


vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lí có hiệu quả (Đào Xuân Chúc, Tập bài giảng
Quản trị hành chính văn phòng - Trường KHXH&NV, 2006).
Vậy theo phương diện chức năng thì văn phòng là bộ phận phụ trách công
việc văn thư, giấy tờ, hành chính của một cơ quan.
Kết hợp các quan điểm trên ta có một cách hiểu chung nhất về văn phòng
“Văn phòng là một bộ phận cấu thành rất quan trọng, giúp việc của một cơ quan,
tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư –
lưu trữ, hành chính, thủ tục, các quy trình làm việc; Văn phòng còn là nơi giao
tiếp, thu nhận và xử lí thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và
đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Danh, Tập bài
giảng Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2014).
*Tên gọi của văn phòng trong thực tế:
- Với Cơ quan Hành chính Nhà nước như các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy
ban Nhân dân các cấp; tập đoàn, tổng công ty có quy mô lớn thì văn phòng
thường có tên là Văn phòng gắn liền với tên cơ quan. Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn
phòng Ủy ban Nhân dân, văn phòng tập đoàn, văn phòng tổng công ty.
- Đối với một số tổ chức, đơn vị khác thì văn phòng thường có tên là
Phòng hành chính; phòng hành chính tổ chức; phòng quản trị, quản trị hành
chính…
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, sự bùng nổ
thông tin và tri thức, điều này dẫn tới sự xuất hiện của “ Văn phòng hiện đại”.
- “Văn phòng hiện đại” là văn phòng mà ngoài các yếu tố của văn phòng
nói chung thì nó bao gồm:
+ Các trang thiết bị hiện đại;
+ Các trang thiết bị hiện đại được sắp xếp khoa học;

+ Con người làm việc trong văn phòng hiện đại là những con người hiểu
biết với tri thức sâu rộng, chuyên môn vững vàng, phong cách làm việc khoa
học;
+ Năng suất lao động cao.
- Hiện đại hóa văn phòng: hiện đại hóa văn phòng có thể hiểu là ứng dụng
khoa học công nghệ vào công tác văn phòng. Là quá trình xử lý các kỹ thuật tự
5


động hóa vào quy trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trình nghiệp vụ
văn phòng. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp vụ văn
phòng, văn thư - lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi trường nhằm
giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn duy trì được năng suất lao động
cao.
1.1.2. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng
- Về trang thiết bị kỹ thuật
Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng là thành phần “Cách mạng” nhất và dễ
đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng
loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 10-15 năm trở lại
đây, trang thiết bị kỹ thật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức
nhanh chóng.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như đánh chữ đã nhanh chóng
chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử.
Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh của
nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng
rộng rãi trong các văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rát to lớn
trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm dữ liệu, làm
cho hoạt động xử lý thông tin cảu văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao
hơn nữ là internet… Cùng với các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp

cho việc kết nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng,
thuận lợi.
Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp
đến các loại giá tủ hồ sơ… Ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong
các cửa hàng thiết bị văn phòng với hình thức và mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện rất đáng kể
nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật
trong hoạt động văn phòng.
Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kĩ thuật máy
6


tính, kĩ thuật viễn thông đã giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý
thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa
phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh
chóng, thuận lợi, chính xác nhóm ngành khoa học thông thái (Ergonmics) được
vận dụng vào văn phòng nhằm tối ưu hóa các mẫu thiết bị, môi trường văn
phòng, làm cho người làm văn phòng làm việc thỏa mái, đỡ hao tốn lao động mà
vẫn đạt được hiệu quả năng suất lao động cao, chỉ với việc cải tiến bàn làm việc
hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân
viên văn phòng có thể ngồi một chỗ mà vẫn thao tác thuận lợi khi làm công việc
xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy
văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông… Mặt bằng phòng được cải tiến
từ những văn phòng khép tín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình mở (open
plan office) với diện tích khoảng 60-80m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc.
Văn phòng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc,
sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của văn phòng được liên
tục; Nhà quản trị văn phòng kiểm soát công việc văn phòng được dễ dàng; giảm
kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho văn phòng; dễ bố trí lại
các vị trí làm việc trong văn phòng khi nhà quản trị có sáng kiến mới.

- Về con người làm văn phòng
Con người làm văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn
phòng. Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại
hình lao động giấy tờ, hành chính thuần túy sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm
văn phòng thường ít được đào tạo việc bố trí, sử dụng lao động văn phòng còn
tùy tiện, chắp vá. Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi là lao
động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động
văn phòng được dào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về
nghiệp vụ, kỹ thuật, về kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo đó,
người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác
được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác,
dễ dàng dào tạo lại để đáp ứng yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày
7


càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường lao động.
Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm
lý, xã hội học, dân tộc học, mỹ học, vv… giúp người lao động có khả năng
khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra
động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học
này giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong
quá trình làm việc; biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người
và bộ mặt văn phòng; biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với
khách hàng, vv…
Đặc biệt với quản trị viên văn phòng hiện đại cần được đào tạo những tiêu
chuẩn cơ bản:
+ Hiểu và vận dụng sâu sắc các chức năng quản trị
Quản trị viên văn phòng cần phải am hiểu các chức năng hoạch định, tổ
chức, quản trị nhân sự, kiểm tra và vận dụng sâu sắc tất cả các chức năng đó vào
lĩnh vực công tác của mỗi người bởi vì văn phòng có chức năng thu thập và xử

lý, cung cấp thông tin tư vấn cho các cấp quản lý tất cả các lĩnh vực để các cấp
ra quyết định. Mặt khác có am hiểu sâu sắc các chức năng thì các quản trị viên
văn phòng mới có kiến thức và năng lực phát triển các quy tắc nghiệp vụ để đi
sâu, đi sát vào việc điều hành của mình.
+ Vận dụng các kỹ năng quản trị
Để thực hiện các chức năng quản trị, các quản trị viên văn phòng phải có
và vận dụng các kỹ năng quản trị:
Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật: Là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà
quản trị ở từng lĩnh vực khác nhau.
Kỹ năng nhân sự (Kỹ năng giao tiếp ứng xử): Là khả năng thuyết phục
người khác, xây dựng không khí hợp tác giữa mọi người cùng hoàn thành nhiệm
vụ.
+ Kỹ năng tư duy (Kỹ năng nhận thức): Là kỹ năng phân tích, dự báo
nhạy bén, thích ứng với hoàn cảnh, biết giảm thiểu sự phức tạp của hoàn cảnh để
đối phó được.
8


+ Phẩm chất cá nhân
Ngoài những phẩm chất cần có như một nhân viên văn phòng các quản trị
viên văn phòng khác, đặc biệt là Chánh, Phó chánh văn phòng cần phải nhấn
mạnh những nhân phẩm sau:
Thể hiện sự chín chắn, tự tin trong giả quyết công việc.
Nghiêm túc chấp nhận những lời phê bình, gợi ý của cấp trên và cấp dưới.
Xác định chính xác các ưu tiên.
Nhận diện được các nhân tố quan trọng của những tình huống cá biệt,
phân tích để thấy rõ bản chất.
Phối hợp hoạt động của văn phòng, xây dựng tập thể văn phòng đoàn kết,
nhất trí, quyết tâm hoàn thành tốt công việc.
Dám làm, dám chịu trách nhiệm.

Ý chí quyết tâm làm việc tới cùng, không sợ va vấp.
- Các nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ,
hoàn chỉnh, có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành
chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy
trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong
văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các văn phòng
không có những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học
cao.
Mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây
dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác,
phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ.vv… đều phải đưa
ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy định tổ chức thực hiện hợp
lý.
- Mối quan hệ cấu trúc 3 mặt của hiện đại hóa văn phòng
Văn phòng kiểu cũ hoặc kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là
trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ
hành chính văn phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua
9


lại với nhau trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do
vậy cần phải được phát triển đồng bộ, không thể xem nhẹ bất kì mặt nào. Khi
chuyển lên văn phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về chất do được đầu tư
thích đáng, đảm bảo cho văn phòng đủ sức thực hiện chức năng chủ động xử lý
thông tin.
Trong ba cấu trúc của văn phòng thì nghiệp vụ hành chính văn phòng có
vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng làm cho cấu
trúc ba mặt của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành
hiệu quả thiết thực và cụ thể.

Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công
nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản… Hầu
hết công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của CNTT, của máy tính và
phương tiện hiện đại. Do cách mua sắm các trang thiết bị và bố trí sắp xếp văn
phòng đã và đang có nhiều thay đổi theo xu thế:
+ Máy tính và văn phòng không giấy: Hiện nay nhờ có máy tính và việc
kết nối mạng qua máy tính để xử lý thông tin nội bộ và bên ngoài người ta
không cần sao chép, nhân, in công văn và phân phát cho các bộ phận mà sẽ được
xử lý truyền trên mạng. Để lưu trữ văn bản, ngoài việc lưu trữ theo truyền thống
như các cặp hồ sơ, phim, mircophim, băng từ, đĩa từ họ đã tạo ra đãi mềm để sao
chép các dữ liệu cần thiết. Đặc biệt xuất hiện các đĩa cứng, công nghệ thông tin
xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng các thông tin lưu trữ bằng bộ
phận quang học đã làm cho các đĩa cứng, đĩa CD ROM lưu trữ được một lượng
lớn thông tin tăng hàng triệu lần.
+ Mạng máy tính với hệ thống thông tin: Để nhanh chóng xử lý các thông
tin đầu vào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng. Có 3 loại phổ
biến: Mạng đơn giản, mạng nội bộ và mạng mở rộng.
+ Hệ thống thông tin toàn cầu với chương trình Worrld Wide Web nhằm
khai thác toàn cầu mạng internet. Thông tin trên mạng web dựa trên mô hình
khách chủ. Web chủ là một chương trình được cài đặt trên một máy chủ để cung
cấp thông tin, tài liệu cho các máy khách khi máy tính gửi yêu cầu đến máy chủ.
10


Web khách là một chương trình máy tính cho phép người dùng có thể yêu cầu
cung cấp thông tin từ phía máy chủ. Ngày nay công nghệ web đang phát triển
rộng rãi trên phạm vi toàn cầu.
+ Thư điện tử: Email là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện
thoại trực tiếp từ một máy tính này tới một máy tính khác. Trong phạm vi một
cơ quan hoặc có thể qua mạng rộng khắp thế giới qua vệ tinh. Ngày nay thư điện

tử có thể gửi kèm âm thanh, hình ảnh.
+ Văn thư điện tử: Là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn
bản, dữ kiện, hình ảnh, tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn
bản, máy tính hoặc cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa. Các thiết bị nói trên có
thể dùng đường dây điện thoại, qua các vệ tinh, qua hệ thống vi ba hoặc cáp
quang. Với sự phát triển của CNTT, văn phòng sẽ phát triển theo hướng “Văn
phòng điện tử hóa”. Do đó, khi mua sắm các trang thiết bị, bố trí chỗ làm việc
cùng mỗi nhân viên phải tiến hành cho phù hợp với xu thế hiện dại hóa công tác
văn phòng. Mặt khác quản trị viên văn phòng ngoài kỹ năng nhiệm vụ chuyên
môn cần phải trau dồi kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành
thạo các thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học.
1.1.3. Vai trò của hiện đại hóa văn phòng
Văn phòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được. Nếu bánh
xe có chạy đều, không nổ săm, bục lốp thì chuyến xe sẽ dễ dàng chạy tới mục
tiêu. Một văn phòng khoa học có kỉ cương, có nề nếp, có đủ các điều kiện,
phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông
suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mình
thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng
xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực.
Trang bị vật chất, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng. Thời đại
ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan,
tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng. Đặc biệt ở các tổ chức
kinh doanh để đảm bảo trụ vững trong môi trường phát triển thay đổi từng ngày.
Các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời
11


đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực,
chuyên môn trình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả.
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công

sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc
hàng ngày. Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công
việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ,
giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối
ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việc
giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo. Bởi vậy công tác văn phòng
còn chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức. Nhưng trong những năm gần
đây khi đất nước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ sang cơ chế thị trường nhiều
thành phần kinh tế. Nền kinh tế đang có sự cạnh tranh ngày càng sôi động và
phức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tự đổi mới, đầu tư trang thiết bị hiện
đại phục vụ cho hoạt động ngày càng tốt hơn, tiếp tục hoàn thiện, đổi mới về
mặt tổ chức lao động cũng như những phương thức quản lý có hiệu quả, chú
trọng đến công tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức và trình độ nghiệp vụ cao
để từng bước nâng cao hiệu quả của hoạt động văn phòng.
Thực tế cũng phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới từ
những thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thông
tin. Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ đến hoạt dộng
của văn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn trương đi vào hiện đại. Loại bỏ
được sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý. Nâng cao hiệu suất lao
động.
1.2. Cải cách hành chính
1.2.1. Một số khái niệm
- Cải cách: Là những thay đổi có tính hệ thống và có mục đích nhằm làm
cho một hệ thống hoạt động tốt hơn. Điều đó làm phân biệt cải cách với những
hoạt động khác cũng chỉ sự biến đổi như sáng kiến, thay đổi.
- Cải cách hành chính: Được hiểu là những thay đổi mang tính hệ thống,
12



lâu dài và có mục đích nhằm làm cho hệ thống hành chính nhà nước hoạt động
tốt hơn, thực hiện tốt hơn các chức năng, nhiệm vụ quản lý xã hội của mình.
Như vậy, cải cách hành chính nhằm thay đổi và làm hợp lý hóa bộ máy hành
chính với mục đích tăng cường tính hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước.
- Cải cách hành chính nhà nước: Là một trong những nội dung quan trọng
của khoa học hành chính, có nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn mang tính
thực tiễn cao. Mọi hoạt động cải cách hành chính nhà nước đều hướng tới việc
nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhằm đáp ứng
các yêu cầu quản lý cụ thể của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn phát triển.
Vì bộ máy hành chính nhà nước là một bộ phận không thể tách rời của bộ
máy nhà nước nói riêng và hệ thống chính trị quốc gia nói chung nên cách thức
tổ chức và hoạt động của nó chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của yếu tố chính trị, mức
độ phát triển kinh tế-xã hội, cũng như các yếu tố mang tính chất đặc trưng của
mỗi quốc gia như truyền thống văn hóa, lịch sử,... Cải cách hành chính nhà nước
ở các nước khác nhau, vì vậy, cũng mang những sắc thái riêng, được tiến hành
trên những cấp độ khác nhau, với những nội dung khác nhau. Ở Việt Nam có thể
xem cải cách hành chính nhà nước là một bộ phận quan trọng của công tác đổi
mới, là trọng tâm của tiến trình xây dựng và hoàn thiện Nhà nước Cộng hòa Xã
hội chủ nghĩa Việt Nam, bao gồm các thay đổi có chủ đích và lâu dài nhằm nâng
cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước để đáp ứng
những đòi hỏi của tiến rình đổi mới.
1.2.2. Nội dung của cải cách hành chính
- Cải cách thể chế hành chính
Cải cách thể chế hành chính nhà nước nhằm tạo ra hệ thống hành lang
pháp lý cho hoạt động hành chính nhà nước đầy đủ, chính xác, rõ ràng Bao gồm:
+ Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật trên cơ sở hiến pháp 1992
được sửa đổi và bổ sung;
+ Đổi mới và nâng cao chất lượng xây dựng pháp luật đảm bảo tính hợp
pháp, hợp hiến, tính đồng bộ, cụ thể và khả thi của các văn bản QPPL;
+ Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế, cơ chế, chính sách, trước hết

13


là thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm sự công bằng
trong phân phối thành quả của đổi mới, phát triển kinh tế-xã hội;
+ Hoàn hiện về thể chế sở hữu, trong đó khẳng định rõ sự tồn tại khách
quan, lâu dài, của các hình thức sở hữu, trước hết là sở hữu nhà nước, sở hữu tập
thể, sở hữu tư nhân, bảo đảm các quyền lợi và lợi ích hợp pháp cảu các chủ sở
hữu khác nhau trong nền kinh tế; sửa đổi đồng bộ về thể chế hiện hành về sở
hữu đất đai, phân định rõ quyền sở hữu và quyền sử dụng đất, bảo đảm quyền
lợi của người sử dụng đất;
Sửu đổi, bổ sung các quy định của pháp luật về xã hội hóa theo hướng
quy định rõ ràng trách nhiệm của nhà nước về việc chăm lo đời sống vật chất và
tinh thần của nhân dân; khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia cung ứng
các dịch vụ trong môi trường cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh;
+ Xây dựng hoàn thiện quy định của pháp luật về mối quan hệ giữa Nhà
nước và nhân dân, trọng tâm là đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của nhân
dân, lấy ý kiến của nhân dân trước khi quyết định các chủ trương, chính sách
quan trọng và về quyền giám sát của nhân dân đối với hoạt động của cơ quan
hành chính nhà nước.
- Cải cách thủ tục hành chính
Cải cách hành chính nhằm giải quyết mối quan hệ giữa các cơ quan nhà
nước với nhau và cơ quan nhà nước với công dân và tổ chức trong xã họi theo
hướng đơn giản, gọn nhẹ, công khai và minh bạch.
+ Cải cách thủ tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước, các
ngành, các cấp và trong nội bộ từng cơ quan hành chính nhà nước;
+ Kiểm soát chặt chẽ việc ban hành mới các thủ tục hành chính theo quy
định của pháp luật;
Công khai, minh bạch tất cả các thủ tục hành chính bằng các hình thức
thiết thực và thích hợp; thực hiện thống nhất cách tính chi phí mà cá nhân, tổ

chức phải bỏ ra khi giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính nhà
nước; duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính;
+ Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quy
14


định hành chính để hỗ trợ việc nâng cao chất lượng các quy định hành chính và
giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước
các cấp.
- Cải cách bộ máy hành chính
Lĩnh vực cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước hướng tới xây
dựng một bộ máy hành chính đơn giản, gọn nhẹ, vận hành thông suốt từ trung
ương tới địa phương với chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan hành chính nhà
nước và các cấp hành chính không chồng chéo, trùng lặp. Những nhiệm vụ cụ
thể đặt ra trong lĩnh vực này bao gồm:
+ Tiến hành tổng rà soát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức và biên chế hiện có của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ, UBND các cấp, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp, các cơ
quan thuộc bộ máy hành chính nhà nước để qua đó điều chỉnh chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, tổ chức và sắp xếp lại các cơ quan, đơn vị nhằm khắc phục tình
trạng chồng chéo, bỏ trống hoặc trùng lặp; chuyển giao những công việc mà cơ
quan hành chính nhà nước không nên làm hoặc làm hiệu quả thấp cho xã hội,
các tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ đảm nhận;
+ Đổi mới phương thức làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; thực
hiện thống nhất và nâng cao chất lượng cơ chế một cửa, một cửa liên thông tập
trung tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả thuộc văn phòng HĐND-UBND cấp
huyện; đảm bảo sự hài lòng của cá nhân, tổ chức với sự phục vụ của cơ quan
hành chính nhà nước đạt mức cao trên 80%.
+ Cải cách và triển khai trên diện rộng cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
của các đơn vị sự nghiệp dịch vụ công; chất lượng dịch vụ công từng bước được

nâng cao, nhất là đối với giáo dục và y tế.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức
+ Công tác bổ nhiệm, tuyển dụng.
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng, thực hiện chế độ chính sách, khen thưởng,
kỷ luật, đánh giá cán bộ công chức,viên chức.
+ Tổ chức để thực hiện các biện pháp phòng ngừa tham nhũng, tiêu cực
15


và công tác kiểm tra, giám sát việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính của
các cán bộ công chức, viên chức.
- Cải cách hành chính công
Cải cách hành chính công trong tổng thể cải cách hành chính có ý nghĩa
quan trọng. Thực tiễn cho thấy các giải pháp ở các lĩnh vực khác chỉ có thể được
thực hiện tốt nếu gắn liền với một cơ chế tài chính minh bạch và hiệu quả.
+ Động viên hợp lý, phân phối và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực cho
phát triển kinh tế-xã hội; tiếp tục hoàn thiện chính sách về hệ thống thuế, các
chính sách thu thập, tiền lương, tiền công; thực hiện cân đối ngân sách tích cực,
bảo đảm tỉ lệ tích lũy hợp lý cho đầu tư phát triển; dành nguồn lực cho con
người, nhất là chính sách tiền lương và an sinh xã hội; phấn đấu giảm dần bội
chi ngân sách;
+ Đổi mới cơ chế, chính sách tài chính đối với doanh nghiệp nhà nước,
nhất là các tập đoàn kinh tế và các tổng công ty; quản lý chặt chẽ việc vay và trả
nợ nước ngoài; giữ mức nợ Chính phủ, nợ quốc gia và nợ công trong giới hạn an
toàn;
+ Đổi mới căn bản cơ chế sử dụng kinh phí nhà nước và cơ chế xây dựng,
triển khai các nhiệm vụ khoa học, công nghệ hướng lấy mục tiêu và hiệu quả
ứng dụng là tiêu chuẩn hàng đầu; chuyển các đơn vị sự nghiệp khoa học, công
nghệ sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm; phát triển các doanh nghiệp khoa
học, công nghệ sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm; phát triển các doanh

nghiệp khoa học, công nghệ, các quỹ đổi mới công nghệ và quỹ đầu tư mạo
hiểm; xây dựng đồng bộ chính sách đào tạo, thu hút, trọng dụng, đãi ngộ xứng
đáng nhân tài khoa học công nghệ;
+ Nhà nước tăng đầu tư, đồng thời đẩy mạnh xã hội hóa, huy động toàn xã
hội chăm lo phát triển giáo dục, y tế, dân số-kế hoạch hóa gia đình, thể dục thể
thao, đồng thời đổi mới cơ chế hoạt động, nhất là cơ chế tài chính của các đơn vị
sự nghiệp dịch vụ công. Chuẩn hóa chất lượng dịch vụ giáo dục đào tạo, y tế;
nâng cao chất lượng các cơ sở giáo dục đào tạo, khám chữa bệnh từng bước tiếp
cận với mục tiêu chuẩn khu vực và chuẩn quốc tế. Đổi mới và hoàn thiện đồng
16


bộ các chính sách bảo hiểm y tế, khám chữa bệnh; có lộ trình thực hiện bảo
hiểm y tế toàn dân.
- Hiện đại hóa nền hành chính
Hiện đại hóa hành chính là xu hướng không thể phủ nhận trong bối cảnh
cách mạng khoa học-công nghệ phát triển mạnh mẽ hiện nay. Việc ứng dụng các
thành tự khoa học-công nghệ vào hoạt động hành chính nhà nước không chỉ làm
tăng năng suất lao động mà còn góp phần quan trọng làm thay đổi phương thức
làm việc của cán bộ, công chức hướng tới một môi trường hành chính hiện đại.
+ Hoàn thiện và đẩy mạnh ứng dụng CNTT
+ Công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên mạng điện tử hành
chính của Chính phủ trên internet. Xây dựng và thống nhất biểu mẫu điện tử
trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch
với tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính;
+ Thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan
hành chính.
1.2.3. Vai trò của cải cách hành chính
Hoạt động hành chính nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc bảo
đảm trật tự xã hội, duy trì sự phát triển xã hội theo định hướng của nhà nước,

qua đó thực hiện hóa mục tiêu chính trị của Đảng cầm quyền đại diện cho lợi ích
của giai cấp cầm quyền trong xã hội. Chính vì vậy, nâng cao chất lượng hoạt
động của bộ máy hành chính nhà nước là yêu cầu và mong muốn của mọi quốc
gia. Cải cách hành chính nhà nước xét cho cùng không có mục đích tự thân mà
nhằm tăng cường hiệu lực và hiệu quả quản lý của bộ máy hành chính nhà nước
trong quá trình quản lý các mặt của đời sống xã hội, trước hết là quản lý, định
hướng và điều tiết sự phát triển kinh tế-xã hội và duy trì trật tự của xã hội theo
mong muốn của nhà nước.
Công cuộc đổi mới do Đảng và Nhà nước khởi xướng và lãnh đạo ở nước
ta gần 30 năm qua đã tạo nên những thay đổi vượt bậc trong đời sống kinh tế-xã
hội của đất nước. Nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, quan liêu, bao cấp đã từng
bước vững chắc chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Đời
17


sống của nhân dân không ngường được cải thiện, duy trì được định hướng phát
triển xã hội chủ nghĩa. Những thành công kể trên có nguyên nhân, trong đó có
một nguyên nhân rất quan trọng trong toàn bộ tiến trình đổi mới đất nước từ
1986 cho đến nay, Đảng và Nhà nước ta luôn chú trọng đến cải cách nền hành
chính nhà nước. Cải cách hành chính nhà nước đã trở thành một trong những đòi
hỏi khách quan của sự phát triển và đổi mới. Khẳng định tầm quan trọng của cải
cách hành chính nhà nước nhà nước với tư cách là một bộ phận không tách rời
và quyết định thành công của đổi mới, Đảng và Nhà nước ta đã xác định: Cải
cách hành chính là nội dung trọng tâm của công cuộc đổi mới và cải cách nhà
nước theo hướng xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa.
TIỂU KẾT
Như vậy ở chương I em đã trình bày cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn
phòng, cải cách hành chính. Từ đó chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng và
hiểu rõ hơn về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính.


18


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG ĐÁP
ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ
2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ và
Văn phòng UBND quận Tây Hồ
2.1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND
quận Tây Hồ
Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội
tụ của dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực
rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội.
UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị
định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành
phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ QLNN trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01
năm 1996.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,
Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện
tích khoảng 526 ha, nằm trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp
của Hà Nội và cả nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh
thắng, di tích Văn hóa-Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội.
Sau 19 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển
mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm

Dịch vụ-Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội.

19