LỜI NĨI ĐẦU:
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, Đảng và Nhà nước ta đang xây dựng nhà nước của dân, do
dân, vì dân trong đó cải cách lập pháp, cải cách hành chính và cải cách tư
pháp đang được triển khai một cách đồng bộ với những mục tiêu, yêu
cầu, nội dung cụ thể.
Với sự phát triển của đất nước, cải cách hành chính, cải cách tư pháp
cũng từng bước đáp ứng được yêu cầu trong thời kỳ hội nhập. Cải cách
hành chính ngày càng đóng vai trị quan trọng và có ý nghĩa quyết định
góp phần vào việc xây dựng nhà nước phục vụ nhân dân.
Trong đó, cơng tác hành chính tư pháp bao gồm hộ tịch, quốc tịch và
chứng thực cũng đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, thủ tục khơng
ngừng được cải tiến tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công dân, cắt giảm
chi phí và phiền hà cho các cá nhân, tổ chức.
Tuy nhiên, bên cạnh kết quả đạt được công tác này cũng đang đặt ra
những yêu cầu thách thức cần đổi mới. Thực tiễn đòi hỏi cần phải nâng
cao hiệu quả trong quản lý nhà nước (QLNN) về chứng thực. Xuất phát
từ lý do trên nên tôi đã mạnh dạn lựa chọn đề tài “ Thực trạng công tác
chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân
xã Lại Yên, huyện Hoài Đức, Hà Nội nơi tơi đang sinh sống”. Qua đó
sẽ tự xây dựng tình huống quản lý nhà nước về chứng thực,và vận dụng
các văn bản pháp luật liên quan để giải quyết tình huống đã nêu." làm đề
tài báo cáo kết thúc học phần mơn Quản lý nhà nước về hành chính tư
pháp và bổ trợ tư pháp”
2.Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

1


Cho đến nay chưa có một cơng trình nghiên cứu nào phân tích một
cách tồn diện, đầy đủ về thực trạng và phương hướng nhằm nâng cao hiệu

quả trong quản lý nhà nước (QLNN) về chứng thực. Trước đây, chưa chấm
dứt thẩm quyền của Phịng cơng chứng đối với những việc thuộc thẩm
quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã. Đồng thời, do có
sự lẫn lộn, trùng lặp giữa hai hoạt động công chứng, chứng thực. Trên thực
tế đa số người dân có nhu cầu cơng chứng, chứng thực thường đổ dồn về
các phịng cơng chứng gây ra tình trạng q tải.
Nhiều người cho rằng việc cơng chứng ký an tâm, giá trị pháp lý cao
hơn so với việc chứng thực. Hậu quả tất yếu là một số nơi xảy ra tình trạng
nhũng nhiễu, nạn cị mồi. Sau khi Luật Cơng chứng ra đời, cùng với đó là
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây
gọi là Nghị định số 79) được ban hành Phịng cơng chứng khơng còn thẩm
quyền đối với những việc chứng thực của UBND cấp xã, Phòng Tư pháp
(PTP) cấp huyện. Đồng thời phân biệt rõ thẩm quyền của cơ quan nhà nước
trong việc thực hiện hai loại hoạt động: công chứng, chứng thực.
3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích:
Báo cáo tập trung nghiên cứu một số vấn đề lý luận trong lĩnh vực
chứng thực, thực trạng QLNN về chứng thực từ đó đưa ra những phương
hướng, giải pháp để QLNN ngày càng hiệu quả hơn.
* Nhiệm vụ nghiên cứu:
Trong khuôn khổ báo cáo đề tài, tơi có nhiệm vụ nghiên cứu những nội
dung sau:
Làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về QLNN về chứng thực
2


- Đánh

giá thực trạng QLNN về chứng thực


Phương hướng đổi mới và đề xuất các giải pháp cơ bản nhằm đổi mới
QLNN về chứng thực trong tình hình hiện nay.
4.Phương pháp nghiên cứu
Báo cáo sử dụng các phương pháp của triết học duy vật biện chứng,
duy vật lịch sử Mác xít, trong đó chú trọng các phương pháp kết hợp giữa lý
luận và thực tiễn, phương pháp phân tích và tổng hợp, phương pháp lịch sử
cụ thể. Ngồi ra, cịn sử dụng các phương pháp của các bộ môn khoa học
khác như thống kê, so sánh.
5. Kết cấu của báo cáo
Ngoài lời mở đầu, nội dung và kết luận. báo cáo gồm 3 chương
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về QLNN về chứng thực
Chương 2: Thực trạng QLNN về chứng thực
Chương 3: Đổi mới, nâng cao hiệu quả QLNN về chứng thực

3


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ UBND XÃ LẠI YÊN – HUYỆN HOÀI ĐỨC
- THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Lại Yên là xã nằm ở phía Nam huyện Hồi Đức, phía Bắc giáp xã Kim
Chung – Di Trạch, phía Đơng giáp xã Vân Canh – An Khánh, phía Nam giáp xã
Song Phương, phía Tây giáp xã Sơn Đồng. Cách trung tâm thủ đô Hà Nội gần 20
km.
Tốc độ phát triển kinh tế ổn định, đúng định hướng, văn hoá – xã hội từng
bước được quan tâm, tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội được giữ
vững. Cán bộ và nhân dân xã Lại Yên luôn vững vàng phát huy truyền thống
đoàn kết xây dựng quê hương ngày càng đổi mới và phát triển triển.
UBND xã Lại Yên là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp

trên và Nghị quyết Hội đồng nhân dân cùng nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương,
biện pháp phát triển kinh tế - xã hội. Củng cố an ninh – quốc phịng và thực hiện
chính sách khác trên địa bàn góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất
trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
Lại Yên có tổng diện tích đất tự nhiên là 335.84 ha. Tính đến thời điểm
hiện tại tồn xã có 2673 hộ dân với 8056 nhân khẩu được phân bố theo địa bàn 4
thôn: Thôn 1, thôn 2, thôn 3, thôn 4.
Tổng số cán bộ, cơng chức, nhân viên lao động là 33 đồng chí. Trong đó:
17 đồng chí cán bộ trong biên chế theo quy định. Cụ thêt: có 01 đồng chí cao cấp
chính trị, 12 đồng chí có trình độ Trung cấp lý luận chính trị, 24 đồng chí có
chun mơn đại học và trên đại học đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ được phân
công.

4


CHƯƠNG II: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
VỀ CHỨNG THỰC
1.1. Khái niệm chứng thực
Theo Từ điển Tiếng Việt có một số định nghĩa có liên quan đến chứng
thực cụ thể Sao: “Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường
nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản
chính. Bản sao”. Định nghĩa về xác nhận: “Thừa nhận là đúng sự thật. Xác
nhận chữ kí. Xác nhận lời khai. Tin tức đã được xác nhận”. Về chứng thực
được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời
khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó”. Như vậy, chứng
thực được bao hàm một số khái niệm liên quan đến sao, xác nhận, chứng
thực.
Theo quy định của pháp luật có thể định nghĩa chứng thực là việc cơ
quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao

là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ
ký của người đã yêu cầu chứng thực.
1. 2. Vị trí, chức năng của quản lý nhà nước về chứng thực
QLNN là hoạt động của các chủ thể mang quyền lực, bằng pháp luật tác
động tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện những chức năng nhất định.
Trong đó quản lý hành pháp là hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Hoạt động này được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành
chính nhà nước. Hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan hành pháp
khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được nhà nước giao trong việc quản lý
chứng thực.
Hoạt động quản lý mang tính chất quyền lực hành chính của cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền do pháp luật quy định thực hiện. Mục đích của
5


quản lý nhằm tác động lên quá trình tổ chức và hoạt động chứng thực làm
cho quá trình diễn ra trong khuôn khổ của pháp luật.Trong những năm qua,
hoạt động chứng thực ở nước ta đã có những bước phát triển, đóng góp tích
cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Hơn nữa, ngày càng được khẳng định vị trí, vai trị của mình trong đời
sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân trong nền kinh tế
thị trường định hướng XHCN. Đồng thời là cơng cụ đắc lực giúp QLNN có
hiệu quả. QLNN về chứng thực với vị trí là một bộ phận công tác QLNN.
Muốn thực hiện QLNN được tốt đòi hỏi hoạt động quản lý trong tất cả các
lĩnh vực cần đồng bộ. Cơ quan giúp Chính phủ thực hiện cơng tác QLNN về
chứng thực là BTP. Đó là cơ quan chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong
việc thực hiện QLNN về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký.
BTP có nhiệm vụ, quyền hạn trong việc ban hành hoặc trình cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật; chỉ đạo,

hướng dẫn tổ chức thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Ngồi ra, BTP thực hiện cơng tác
tổng kết, báo cáo Chính phủ về cơng tác QLNN về chứng thực.
1.3 Quy phạm pháp luật về chứng thực
Văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về chứng thực
Quy định cơ bản của pháp luật hiện hành
+ Về thẩm quyền chứng thực: tại Điều 5 Nghị định số 79 có quy định thẩm
quyền chứng thực UBND xã, phường, thị trấn được quyền chứng thực bản
sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký
trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Phòng tư pháp huyện quận, thị
6


xã, thành phố thuộc tỉnh được quyền chứng thực bản sao từ bản chính các
giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của người dịch
trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng
Việt sang tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
bằng tiếng nước ngồi.
Chính phủ đã ban hành Nghị định 04/2012/NĐ-CP (Nghị định 04) sửa
đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79 Phòng tư pháp được bổ sung thêm
quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Về thẩm
quyền chứng thực Cơ quan đại diện ngoại giao được quyền chứng thực bản
sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài và
chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng
nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang
tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
+ Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực.

+ Các trường hợp khơng được chứng thực bản sao từ bản chính..
+ Trách nhiệm của người thực hiện việc chứng thực.
Pháp luật hiện hành của Việt Nam có những quy định cụ thể về chứng
thực, các quy định của pháp luật đang dần ngày càng hoàn thiện. Để nâng
cao hiệu quả QLNN về chứng thực cần có bức tranh khái quát về thực trạng
quản lý chứng thực ở Việt Nam.
Chương III
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC
1.1. Hệ thống cơ quan thực hiện chứng thực, quản lý chứng thực
a) Cơ quan thực hiện chứng thực
7


Theo quy định của pháp luật hiện hành cơ quan thực hiện chứng thực
được quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BTP-BNV ngày
28/4/2009 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Sở Tư Pháp thuộc UBND cấp tỉnh, PTP thuộc UBND cấp huyện và
công tác tư pháp của UBND cấp xã (gọi tắt Thông tư liên tịch số 01).
* Ủy ban nhân dân cấp xã: thực hiện chức năng quản lý nhà nước về cơng
tác tư pháp trên địa bàn, có các nhiệm vụ, quyền hạn: thực hiện cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt
* Phòng Tư pháp: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; tham
mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng QLNN về chứng thực và
công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật
* Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên
chức ngoại giao: theo quy định Nghị định số 79 cơ quan đại diện Việt Nam
ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực
hiện nhiệm vụ thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký.

b) Cơ quan quản lý chứng thực
Quản lý chứng thực là một nội dung QLNN trong lĩnh vực hành chính tư
pháp. Đó là hoạt động quản lý mang tính chất quyền lực hành chính của
Nhà nước do cơ quan QLNN có thẩm quyền thực hiện. Về hệ thống tổ chức
quản lý chứng thực của nước ta có sự tham gia của mọi cấp hành chính từ
trung ương đến cơ sở, có cả chủ thể quản lý ở trong nước và ở nước ngoài.
Hệ thống cơ quan có thẩm quyền chung Chính phủ và UBND các cấp và hệ
thống cơ quan chuyên môn của ngành Tư pháp và ngành ngoại giao, thể

8


hiện sự phân cấp hợp lý, bảo đảm cho quan hệ phối hợp ngang cấp và quan
hệ chỉ đạo, chấp hành.
Quản lý nhà nước về chứng thực trước khi có Luật cơng chứng và Nghị
định 79/2007/NĐ-CP
Trước khi có Luật cơng chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời chưa có
sự phân định rõ hoạt động công chứng và chứng thực. Cụ thể có thể phân
chia các giai đoạn phát triển như sau:
Giai đoạn từ năm 1945-1954: Ngay sau khi nước Việt Nam dân chủ cộng
hòa ra đời ngày 15/11/1945. Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh 59/SL, ấn định thể lệ
việc thị thực các giấy tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ cho
công dân trong giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ
cụ thể của một người tại địa phương. Ngày 29/2/1952, Hồ Chủ tịch ký Sắc
lệnh 85/SL quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà
cửa, ruộng đất.
Giai đoạn từ năm 1954-1990: được đánh dấu kể từ Nghị định 143/HĐBT
của Hội đồng Bộ trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Bộ Tư pháp ban hành. Trên cơ sở của Nghị định 143/HĐBT, BTP có
Thơng tư số 574/QLTPK ngay

̀ 10/10/1987 quy định về cơng tác cơng
chứng nhà nước. Thơng tư có nội dung quy định trách nhiệm của BTP
quản lý thống nhất công tác công chứng nhà nước. Hệ thống cơ quan theo
ngành dọc là STP, có nhiệm vụ giúp BTP và UBND tỉnh, Thành phố, đặc
khu trực thuộc trung ương quản lý tổ chức và hoạt động công chứng nhà
nước ở địa phương mình.
Giai đoạn từ năm 1990-2006: ngày 27/02/1991 Hội đồng Bộ trưởng
ban hành Nghị định số 45/1991/HĐBT ngày 27/2/1991 về tổ chức và hoạt
động công chứng nhà nước. Về việc QLNN về công chứng về cơ bản được
kế thừa quy định BTP quản lý thống nhất về tổ chức và hoạt động công
9


chứng trong phạm vi cả nước. Theo Nghị định số 45/HĐBT thì hệ thống
các cơ quan quản lý cơng chứng được xác định theo hai cấp: ở Trung ương
là Bộ Tư pháp có trách nhiệm giúp Chính phủ quản lý thống nhất về tổ
chức và hoạt động công chứng trong phạm vi cả nước; còn ở địa phương là
Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, trong đó Sở Tư pháp là cơ quan chun mơn có
trách nhiệm giúp cơ quan này quản lý cơng tác cơng chứng ở địa phương
mình.
Ngồi ra các cơ quan khác trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của
mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp trong việc thực
hiện quản lý nhà nước về cơng chứng. Sau đó, BTP ban hành Thơng tư số
276-TT/CC ngày 20/4/1991 hướng dẫn về tổ chức và quản lý cơng chứng
nhà nước có quy định trách nhiệm của UBND tỉnh quản lý tổ chức và hoạt
động công chứng ở địa phương theo sự hướng dẫn thống nhất của Bộ Tư
pháp; Thông tư quy trách nhiệm Giám đốc STP trong việc giúp UBND tỉnh
thực hiện các nhiệm vụ nêu trên.
Ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và
hoạt động công chứng nhà nước thay thế Nghị định số 45/HĐBT. Ngày

08/12/2000 Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thay thế
Nghị định 31/CP. Theo đó Chính phủ thực hiện thống nhất QLNN về cơng
chứng, chứng thực trong phạm vi cả nước cụ thể:
* Cơ

quan giúp Chính phủ thực hiện nhiệm vụ quyền hạn trên chính là

Bộ tư pháp.
* Nhiệm

vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc quản lý nhà

nước về công chứng, chứng thực: Chỉ đạo hoạt động công chứng, chứng
thực; Giải quyết khiếu nại, tố cáo; Bồi dưỡng nghiệp vụ cho người thực
hiện chứng thực; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng,
chứng thực trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng
10


năm.
* Sở

Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền

hạn theo quy định của Nghị định
* Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý
nhà nước về chứng thực
* Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện các
việc sau đây:
UBND cấp xã có quyền chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam; chứng

thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản; các việc khác theo quy định của
pháp luật.
Quản lý nhà nước về chứng thực khi có Luật cơng chứng và Nghị định
79/2007/NĐ-CP
Ngày 29/11/2006 Luật Công chứng đã ra đời và có hiệu lực thi hành từ ngày
01/7/2007, về chứng thực có Nghị định số 79. Từ đây hai hành vi công
chứng, chứng thực được phân biệt rõ ràng
Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực được quy theo Nghị
định số 79:
*

Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

*

BTP chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà
nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký

*

Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với BTP trong việc hướng dẫn,
kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Cơ quan đại diện
Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được

11



giao thực hiện nhiệm vụ.
*

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm vụ,
quyền QLNN về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký.

*

UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện việc QLNN về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

*

UBND cấp huyện: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp xã về
chứng thực; Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực;
Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực để báo cáo UBND
cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

*

UBND cấp xã thực hiện chức năng QLNN về công tác tư pháp trên địa
bàn, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau: Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực
các việc khác theo quy định của pháp luật.
Trên đây hệ thống các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện quản lý

nhà nước về chứng thực. Trong quá trình quản lý chứng thực cần tiến hành
đánh giá tồn diện về cơng tác chứng thự

1.2 Phương thức thực hiện chứng thực
a) Một số thủ tục chứng thực
Theo quy định Nghị định79 thủ tục thực hiện chứng thực được quy
định rất đơn giản tạo điều kiện thuận lợi cho cơng dân. Về thủ tục các bản
sao từ bản chính cấp huyện và cấp xã là giống nhau thủ tục tương đối đơn
giản. Người yêu cầu chứng thực chỉ cần xuất trình: bản chính và bản sao cần
chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản
chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu

12


cầu chứng thực chứng minh, nếu không chứng minh được thì từ chối chứng
thực.
Ví dụ: Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, chứng thực
văn bản khai nhận di sản
b) Đối với thủ tục chứng thực chữ ký
Đối với thủ tục chứng thực hợp đồng
Quy trình thực hiện việc chứng thực theo hợp đồng
* Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu chứng thực nộp,
xuất trình để lập hồ sơ chứng thực:
* Chuẩn bị văn bản chứng thực:
* Người thực hiện chứng thực phải từ chối việc thực hiện chứng thực
Về việc chuyển giao việc các hợp đồng giao dịch sang các tổ
chức hành nghề công chứng
Hệ thống tổ chức hành nghề công chứng đã và đang phát triển mạnh với
sự ra đời của các Văn phịng cơng chứng theo chủ trương xã hội hóa hoạt
động cơng chứng theo tinh thần của Luật công chứng.
1.3. Cán bộ, công chức Tư pháp hộ tịch
Như trên đã phân tích việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Chủ tịch,

phó Chủ tịch UBND cấp xã; Trưởng phịng tư pháp cấp huyện. Tuy nhiên
người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND cấp xã là cán
bộ Tư pháp hộ tịch.
1.4. Thực tiễn công tác chứng thực
Qua công tác thống kê về chứng thực cho thấy có sự chênh lệch rõ rệt
giữa các tỉnh thành. Cụ thể tại tỉnh Lào Cai là một tỉnh miền núi, tình hình
kinh tế cịn nhiều khó khăn, nhu cầu về chứng thực không nhiều 11.785
13


việc trong năm 2010. Trong khi đó Hồ Chí Minh là một trong những
thành phố năng động, kinh tế phát triển công việc chứng thực theo Nghị
định 79 quá tải trong năm 2010 là 5.582.992 việc.
1.5. Đánh giá hiệu quả quản lý chứng thực
a) Những kết quả đạt được
- Việc giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác nhu cầu của cơng dân góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước chứng thực.Từ sau khi thực hiện Nghị
định số 79 cơng tác về chứng thực đã có bước chuyển biến mạnh mẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho công dân, giải quyết được sự quá tải, cơ sở vật chất
thực hiện chứng thực cũng được nâng cấp khi công dân có nhu cầu.
- Về thủ tục hành chính trong chứng thực theo quy định của Nghị định 79 là
đơn giản, thời gian giải quyết việc chứng thực được rút ngắn đến mức tối đa
phần lớn các việc được giải quyết ngay. Nếu trường hợp phức tạp phải xác
minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn giải quyết
không được quá 3 ngày làm việc. Đại đa số UBND cấp xã và cấp huyện đã
chấp hành nghiêm túc các quy định nêu trên của Nghị định số 79 bảo đảm
thủ tục thơng thống, đơn giản; thời gian giải quyết đã có sự rút ngắn hơn.
- Cơ sở vật chất phục vụ nhiệm vụ chứng thực đã từng bước được bố trí ở
cấp xã và cấp huyện. Công tác về chứng thực đã đi vào nề nếp tại các địa
phương đã tiến hành phân công người thực hiện chứng thực, đã tổ chức tiếp

nhận hồ sơ trả kết quả theo cơ chế một cửa. Đồng thời đã từng bước tiến
hành bố trí cán bộ chuyên trách trực tiếp nhận và giải quyết chứng thực.
-

Về việc chuyển giao công tác chứng thực các hợp đồng giao dịch sang
cho các tổ chức hành nghề công chứng. Các địa phương trong cả nước
cũng đã từng bước tiến hành việc chuyển giao công tác chứng thực các
hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng

14


Thực hiện sự đổi mới thống kê trong việc thực hiện nhiệm vụ của ngành tư
pháp. Công tác thống kê của BTP cũng có sự đổi mới, hình thành hệ thống
thống nhất cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các thông tin.
b) Những hạn chế trong công tác quản lý nhà nước về chứng thực
+ Quy định của pháp luật về chứng thực tản mát dẫn đến khó tìm hiểu,áp
dụng: Về cách hiểu quy định liên quan đến quy định về việc bán cho tặng xe
của cá nhân. Một số địa phương khác hiểu Thông tư số 75 việc mua bán,
cho tặng xe của cá
+ Những hạn chế bất cập về bố trí nhân lực làm cơng tác chứng thực: Nhu
cầu chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký cá nhân như đã nêu trên là rất
lớn. Trong khi đó, việc chuẩn bị điều kiện về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất
cho cấp xã còn thiếu.
+ Về chứng thực hợp đồng, giao dịch khác của PTP và UBND cấp xã
vẫn còn
+ Những hạn chế bất cập về bố trí nhân lực làm cơng tác chứng thực
+Việc một số nơi không thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về
chứng thực:
1.6. Yêu cầu đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý chứng thực

Việc đổi mới QLNN tăng cường nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật đó
là nhiệm vụ chính trong việc thực hiện những mục tiêu theo định hướng.
Bên cạnh những mặt tích cực trong cơng tác này thì cũng có những hạn chế
như bất cập của hệ thống pháp luật cũng như hiểu và áp dụng pháp luật, hạn
chế trong tổ chức bộ máy, con người, phương thức quản lý địi hỏi cần có sự
quan tâm cho công tác này.

15


Chương IV
ĐỔI MỚI, NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN
LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC
1.1. Quan điểm đổi mới trong quản lý chứng thực
Việc xây dựng hệ thống pháp luật đồng bộ hiệu quả được thể hiện trong
Nghị quyết số 48 NQ/TW về chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống
pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020. Hoạt động
quản lý chứng thực tập trung chức năng xã hội của nhà nước đối với cơng
dân.Với tính chất là một hoạt động thuộc lĩnh vực hành chính tư pháp.Việc
đổi mới quản lý chứng thực phải hiện thực hóa quan điểm của Đảng và Nhà
nước.
1.2. Các biện pháp nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước
về chứng thực:
a) Hoàn thiện hành lang pháp lý để quản lý nhà nước về chứng thực
Để nâng cao tính đồng bộ và khả thi của hệ thống luật pháp, việc nhận thức
đầy đủ và đúng đắn về mục đích, ý nghĩa cơng tác chứng thực đó nhằm
phục vụ tốt cho nhu cầu của nhân dân là rất cần thiết. Trên thực tế hệ thống
văn bản pháp luật về chứng thực cũng còn những điểm hạn chế như giá trị
pháp lý của các văn bản pháp luật không cao. Cần thiết phải nâng cao hiệu
lực các quy định về chứng thực, nhằm điều chỉnh toàn diện hoạt động

chứng thực. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực chủ
yếu là Nghị định, Thông tư hướng dẫn, việc tiến hành pháp điển nâng lên
thành Luật chứng thực là cần thiết.
b) Hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực

16


Trong quá trình triển khai chứng thực pháp luật chưa điều chỉnh toàn
diện các hoạt động chứng thực trên thực tế. Hơn nữa, pháp luật cần dự liệu
các trường hợp phát sinh trong lĩnh vực chứng thực.
Ngoài ra, trong quá trình tổng kết thực hiện cơng tác chứng thực cần phát
huy những mặt đạt được trong công tác chứng thực cũng như bất cập, hạn
chế để nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật. Do những hạn chế về việc
áp dụng không thống nhất, quy định của pháp luật chưa điều chỉnh toàn diện
các hoạt động chứng thực. Cần đề cao tính dự liệu những trường hợp xảy ra
trên thực tế để đưa vào Luật điều chỉnh.
c) Đẩy mạnh cải cách hành chính, đưa quy định tiến bộ của
pháp luật chứng thực vào cuộc sống
Trước khi có Nghị định số 79 thì Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị
01/2001 về triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng,
chứng thực. Đối với bản sao cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải tự đối chiếu nhằm
nâng cao trách nhiệm công chức. Mặc dù Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã quy
định cơ quan, tổ chức có quyền đối chiếu trực tiếp bản chính với bản sao
khơng có chứng thực, nhưng quy định trên không phát huy được hiệu quả
trong hoạt động chứng thực. Quy định của pháp luật chưa đi vào cuộc sống.
Do vậy, chưa phát huy được hiệu quả trong thực tiễn chứng thực, khơng có
ý nghĩa cải cách thủ tục hành chính. Nếu trong trường hợp quy định trên
được thực hiện sẽ tiết kiệm chi phí thủ tục hành chính, giảm tải cơng việc
của cơ quan Nhà nước, khơng lãng phí tiền bạc của cơng dân cũng như đảm

bảo tiện lợi, góp phần vào cải cách thủ tục hành chính. Muốn vậy, cần có
giải pháp để Nhà nước và cơng dân tiết kiệm chi phí trong thủ tục hành
chính.
d) Cần có quy định cán bộ Tư pháp hộ tịch xác nhận ký chứng
thực, tiêu chuẩn điều kiện, chế độ đãi ngộ đối với người làm
công tác chứng thực, giúp việc thực hiện chứng thực
17


Pháp luật nên quy định cán bộ công chức tại bộ phân một cửa được
quyền xác nhận việc ký của người có yêu cầu chứng thực chữ ký như người
có yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ ký trước mặt cán bộ công chức tại bộ phân
một cửa.
e) Đẩy mạnh việc chuyển giao các giao dịch hợp đồng sang các
tổ chức hành nghề công chứng
Thời gian qua nhiều tỉnh thành đã từng bước thực hiện công tác
chuyển giao giao dịch, hợp đồng sang các tổ chức hành nghề công chứng.
Việc chuyển giao là cần thiết phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tăng
cường an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp xã, huyện
sang các tổ chức hành nghề công chứng. Các địa phương cần tiếp tục thực
hiện tốt công tác chuyển giao.
f) Từng bước xã hội hóa hoạt động chứng thực
Cơng tác chứng thực đó là hoạt động nhằm phục vụ nhu cầu của công
dân, việc từng bước giao cho các tổ chức cá nhân có điều kiện thực hiện để
Nhà nước giảm tải cơng việc là hết sức cần thiết. Việc hồn thiện pháp luật
theo hướng nếu bản dịch do cá nhân có đủ điều kiện dịch thuật hoặc thành
viên của các tổ chức có tư cách pháp nhân dịch thuật thực hiện, có chữ ký
của người dịch, thì khơng cần cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký
của người dịch .
Việc giao cho các cá nhân, tổ chức dịch thuật là cần thiết, tuy nhiên

vẫn cần có quy định chặt chẽ để nhà nước quản lý các cá nhân, tổ chức dịch
thuật. Qua đó vừa thực hiện mục tiêu nhằm giảm tải công việc của nhà
nước, đáp ứng nhu cầu của cơng dân đồng thời bảo đảm tính hiệu lực, hiệu
quả và đáp ứng được mục tiêu quản lý của Nhà nước.
g) Cần thống nhất áp dụng đối với việc thu lệ phí thực hiện chứng thực

18


Khi người dân đi chứng thực thường bị thu cao hơn so với quy định.
Về nguyên tắc tính phí trên ngun tắc có lợi cho cơng dân. Việc sao y
chứng thực tính số trang trên văn bản sao y đều này cũng thể hiện sự hợp lý
bởi đó chính là trang thực tế mà công dân được thực hiện sao y. Hơn nữa,
việc thu lệ phí chứng thực, có nơi khơng có biên lai, dẫn đến người dân thắc
mắc.
Theo quan điểm của tác giả nên quy định hình thức xử lý vi phạm đối
với việc thu lệ phí chứng thực sai, thu lệ phí khơng có biên lai khơng đúng
quy định của pháp luật. Khi có hành lang điều chỉnh quy định hình thức xử
lý vi phạm đối với trường hợp trên thì việc áp dụng mới nghiêm, áp dụng
thống nhất.
Đồng thời khi tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ chứng thực cũng nêu rõ
cách thu lệ phí chứng thực bảo sao, chứng thực chữ ký cũng như việc vận
dụng pháp luật được đúng.
Tăng cường trách nhiệm thanh tra, kiểm tra phối hợp trong quản lý
nhà nước về chứng thực.
Để đảm bảo hiệu quả QLNN cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm
tra hoạt động chứng thực có thể theo định kỳ 6 tháng hoặc một năm. Công
tác thanh, kiểm tra ở Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngồi cũng có hạn
chế. Trên thực tế, hai cơ quan BTP, Bộ Ngoại giao chưa thực sự phát huy
vai trò trong công tác thanh tra, kiểm tra chứng thực của viên chức lãnh sự,

viên chức ngoại giao.
Việc phối hợp tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ chứng
thực cho viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao cũng chưa được thực hiện
đầy đủ kịp thời. Công tác phối hợp bồi dưỡng cho viên chức ngoại giao để họ
thực hiện tốt hơn các quy định của pháp luật chưa được chú trọng. Muốn vậy,
19


cần quy định hành lang pháp lý để việc áp dụng địi hỏi có sự tn thủ, chung
tay của các cơ quan có thẩm quyền.
Để cơng tác chứng thực đi vào nề nếp cần quy định trách nhiệm cụ thể,
cơ chế thực hiện trong việc phối hợp để kiểm tra, thanh tra chứng thực của
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức
ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ. Việc quy định định kỳ hàng năm
hoặc đột xuất Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao phối hợp để tiến hành thanh kiểm
tra công tác chứng thực. Bên cạnh đó quy định trách nhiệm Để đảm bảo
hiệu quả QLNN cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động
chứng thực có thể theo định kỳ 6 tháng hoặc một năm.
Tuy nhiên, trên thực tế việc phát hiện, xử lý vi phạm trong chứng thực
rất ít; thanh tra kiểm tra cịn mang tính hình thức nên còn nhiều vi phạm
chưa được phát hiện kịp. Việc quy định định kỳ hàng năm hoặc đột xuất
Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao phối hợp để tiến hành thanh kiểm tra cơng tác
chứng thực. Bên cạnh đó quy định trách nhiệm trong việc thống kê số liệu,
tổng hợp việc chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngồi thơng
báo theo định kỳ 6 tháng, 01 năm để Bộ Tư pháp thống nhất quản lý trong cả
nước.
h) Cần có quy định để điều chỉnh về mức biểu phí dịch thuật
Về mức thù lao dịch thuật về nguyên tắc, mức thù lao dịch thuật do
người yêu cầu dịch và người dịch tự thỏa thuận.Tuy nhiên, việc áp dụng thù
lao dịch thuật theo sự thỏa thuận cũng có hạn chế. BTP cần phối hợp Bộ Tài

chính ban hành khung biểu phí, đó là cơ sở để địa phương ban hành phù hợp
với điều kiện kinh tế của tỉnh, thành phố mình. Khi hồn thiện các quy định
của pháp luật về chứng thực Bộ Tư pháp nên phối hợp với Bộ Tài chính ban
hành khung biểu phí về dịch thuật. Trên cơ sở đó UBND tỉnh thành ban
hành mức biểu phí phù hợp với tình hình địa phương để tránh việc thu phí
20


dịch thuật tùy tiện, đồng thời đảm bảo hiệu quả QLNN trong lĩnh vực
chứng thực.

21


KẾ T LUẬN
Cải cách hành chính, cải cách tư pháp đã và đang được triển khai mạnh
mẽ. Phương hướng đổi mới tổ chức và hoạt động chứng thực phải được đặt
trong tổng thể cải cách hành chính. Việc nghiên cứu tồn diện vấn đề
QLNN về chứng thực góp phần vào việc thực hiện cải cách hành chính. Qua
cơng tác nghiên cứu làm sáng tỏ quy định của pháp luật hiện hành, từ đó
phát hiện những điểm thiếu và yếu của pháp luật để góp phần hồn thiện
quy định về chứng thực. Trên cơ sở đó sẽ gợi mở cho việc nghiên cứu toàn
diện và sâu sắc hơn đối với quy định về chứng thực. Từng bước thực hiện
xã hội hóa hoạt động chứng thực. Trong giới hạn cho phép luận văn, tác giả
khơng thể khai thác tồn diện mọi khía cạnh liên quan đến chứng thực, chỉ
xin được đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện quy định về chứng
thực, cải cách thủ tục hành chính. Đó cũng chính là một trong những động
lực góp phần giảm tải chi phí hành chính, thúc đẩy xã hội phát triển. Đồng
thời thực hiện góp phần thực hiện tốt việc đổi mới trong lĩnh vực hành
chính tư pháp cũng nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ, mục tiêu của ngành

Tư pháp cũng như sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, vì
mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội cơng bằng, dân chủ văn minh.

22


TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Sổ lưu địa chính xã Lại Yên;
2. Bảng thống kê nhân khẩu xã Lại Yên từ năm 2002 đến năm 2020;
3.

Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản

4.

sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
Nghị định 31/CP ngày 18/5/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng

5.

nhà nước;
Nghị định số 45/1991/HĐBT ngày 27/2/1991 về tổ chức và hoạt động
công chứng nhà nước;

6.

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP;

7.


Nghị định 143/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng quy định về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp ban hành;

8.

Thông tư số 276-TT/CC ngày 20/4/1991 hướng dẫn về tổ chức và
quản lý cơng chứng nhà nước có quy định trách nhiệm của UBND
tỉnh quản lý tổ chức và hoạt động công chứng ở địa phương theo sự
hướng dẫn thống nhất của Bộ Tư pháp;

9.

Ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và
hoạt động công chứng nhà nước;

23