Tự học phần mềm kế tốn trên máy tính
Bạn có thể chọn mua cuốn sách này tại các hiệu sách trên toàn quốc


Mục lục

Bài 1 – Bộ số liệu mẫu ............................................................................................................... 3
1. Số dư đầu ....................................................................................................................................................... 3
2. Nghiệp vụ phát sinh....................................................................................................................................... 4

Bài 2 – Phần mềm kế toán ...................................................................................................... 21
1. Làm kế tốn bằng máy tính ........................................................................................................................ 21
2. Hoạch tốn kế tốn bằng phần mềm ......................................................................................................... 23

Bài 3 - Phiên bản phần mềm Avin Free Editor 2010 ........................................................... 28

1. Giới thiệu chung .......................................................................................................................................... 28
2. Tải về và cài đặt ........................................................................................................................................... 28
3. Các thành phần cơ bản ............................................................................................................................... 33
4. Thiết lập hệ thống ........................................................................................................................................ 34

Bài 4 – Nhập số dư đầu tài khoản.......................................................................................... 37
1. Mở danh sách số dư đầu tài khoản ............................................................................................................ 37
2. Cập nhật số dư đầu tài khoản .................................................................................................................... 38

Bài 5 – Nhập số tồn kho đầu kỳ ............................................................................................. 46

1. Mở danh sách tồn kho đầu kỳ .................................................................................................................... 46
2. Cập nhật tồn kho đầu kỳ ............................................................................................................................ 47

Bài 6 – Chứng từ phát sinh .................................................................................................... 54

1. Phân loại....................................................................................................................................................... 54
2. Xem danh sách chứng từ ............................................................................................................................ 54
3. Lọc chứng từ ................................................................................................................................................ 55
4. Xóa chứng từ................................................................................................................................................ 56
5. Xem và in chứng từ ..................................................................................................................................... 56

Bài 7 – Chứng từ kế toán ........................................................................................................ 57
1. Phân loại....................................................................................................................................................... 57
2. Nhập phiếu chi ............................................................................................................................................. 68
3. Nhập phiếu thu ............................................................................................................................................ 74
4. Nhập phiếu báo nợ ...................................................................................................................................... 80
5. Nhập phiếu báo có ....................................................................................................................................... 84
6. Nhập phiếu kế tốn khác ............................................................................................................................ 87

Bài 8 – Chứng từ vật tư .......................................................................................................... 92
1. Phân loại....................................................................................................................................................... 92
2. Nhập phiếu nhập mua ............................................................................................................................... 107
3. Nhập phiếu thành phẩm ........................................................................................................................... 114
4. Nhập hóa đơn bán hàng ............................................................................................................................ 118
5. Nhập phiếu xuất kho ................................................................................................................................. 123

Bài 9 – Nghiệp vụ cuối kỳ ..................................................................................................... 129
1. Tính khấu hao và hạch tốn cơng cụ dụng cụ ......................................................................................... 129
2. Tính giá vốn ............................................................................................................................................... 130
3. Tính giá thành............................................................................................................................................ 131
4. Bút tốn khóa sổ ........................................................................................................................................ 133

Bài 10 – Lên báo cáo, sổ sách ............................................................................................... 136
1. Thao tác chung .......................................................................................................................................... 136
2. Báo cáo công nợ ......................................................................................................................................... 138

3. Báo cáo giá thành ...................................................................................................................................... 139
4. Báo cáo vật tư hàng hố ............................................................................................................................ 140
5. Báo cáo tài chính ....................................................................................................................................... 143
6. Một số mẫu sổ sách kế toán dùng chung ................................................................................................. 146
Bảng kê chứng từ........................................................................................................................................... 146
Sổ tổng hợp tài khoản ................................................................................................................................... 147
Sổ quỹ tiền mặt .............................................................................................................................................. 147
Sổ quỹ tiền gửi ............................................................................................................................................... 148
Sổ cái tài khoản .............................................................................................................................................. 148
7. Sổ sách kế tốn theo hình thức nhật ký chung........................................................................................ 148
8. Sổ sách kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ ...................................................................................... 150
9. Sổ sách kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ ................................................................................... 151
10. Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái....................................................................................... 155


Bài 1 – Bộ số liệu mẫu
Để các bạn kế tốn có thể tiếp cận với phần mềm một cách nhanh nhất sau đây chúng tôi xin đưa
ra một bộ số liệu mẫu mô tả tổng quát về các nghiệp vụ phát sinh của công ty Sản xuất và chế biến
Minh Hương trong tháng 01/2011.
Cơng ty trong ví dụ là một đơn vị sản xuất và kinh doanh các loại bánh ngọt. Do mới đi vào sản
xuất nên hiện tại cơng ty chỉ sản xuất 4 loại bánh. Chi phí nguyên vật liệu chính được tập hợp trực
tiếp tới từng loại bánh để tính giá thành, các chi phí cịn lại như nhân công và sản xuất chung phân
bổ theo tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu chính. Các sản phẩm sản xuất theo một quy trình khép kín và
khơng có sản phẩm dở dang.
Cơng ty tính giá ngun vật liệu xuất kho theo phương pháp trung bình tháng, khấu hao theo
phương pháp đường thẳng và kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Dưới đây là số dư và chi tiết phát sinh của đơn vị trong tháng 01/2011.
1. Số dư đầu
Số dư đầu kỳ tài khoản
Tk


Tên tài khoản

Giá trị

1111

Tiền mặt

500.000.000

1121

Tiền gửi việt nam

200.000.000

131

Phải thu khách hàng

141

Tạm ứng

1521

Nguyên liệu, vật liệu chính

115.650.000


155

Thành phẩm

216.859.000

2111

Nhà cửa, vật kiến trúc

2141

Hao mịn tài sản cố định hữu hình

242

Chi phí trả trước dài hạn

54.951.000

331

Phải trả người bán

85.000.000

3341

Phải trả công nhân viên


85.000.000

41114

Nguồn vốn cổ phần

4211

Lợi nhuận năm trước

15.300.000
7.240.000

1.040.000.000
340.000.000

1.200.000.000
120.000.000

Số dư công nợ phải trả
Mã số

Tên nhà cung cấp

Giá trị

DT001

Công ty TNHH Minh Vân


12.000.000

DT002

Công ty Cổ phần Hậu Long

30.400.000

DT004

Công ty chế biên nông sản Lâm 24.600.000
Đồng

DT010

Công ty XNK LSV

18.000.000

Số dư công nợ phải thu
Mã số
DT012

Tên khách hàng
Đại lý Minh Vân

Giá trị
4.500.000



DT014

Đại lý Tiến Hằng

1.200.000

DT005

Cửa hàng Long Mỹ

9.600.000

Số dư tạm ứng
Mã số

Tên đối tượng

Giá trị

NB008

Tạ Hữu Long

600.000

NB010

Đào Thị Hiền


700.000

NB002

Trần Minh Dũng

2.100.000

NB004

Lê Thị Hảo

1.800.000

NB005

Trần Thu Diệp

500.000

NB019

Đào Văn Kiên

1.540.000

Tồn kho đầu kỳ
Mã số

Tên vật tư


Đvt

Kho

Số
lượng

Giá trị

VT001

Bơ

Kg

VT

440

20.680.000

VT002

Đường kính

Kg

VT


200

2.600.000

VT005

Sữa

Kg

VT

250

12.000.000

VT007

Hương Socola

Kg

VT

10

1.350.000

VT008


Hương Cacao

Kg

VT

25

3.525.000

VT010

Caramen

Kg

VT

4

1.392.000

VT011

Nha

Kg

VT


960

9.408.000

VT013

Hạt điều

Kg

VT

225

3.506.000

VT015

Bột khai

Kg

VT

150

1.275.000

VT017


Bột mỳ

Kg

VT

2.375

40.875.000

VT018

Bột cacao

Kg

VT

1.250

75.000.000

VT019

Bột xốp

Kg

VT


125

2.500.000

VT020

Bột bắp

Kg

VT

300

4.900.000

VT021

Hương cam

Kg

VT

32

3.700.000

VT022


Giấy gói

Cái

VT

12.034

12.700.000

VT023

Vỏ hộp

Cái

VT

8916

21.448.000

TP001

Bánh trứng

Thùng TP

83


22.410.000

TP002

Bánh bơ dừa

Thùng TP

116

44.080.000

TP003

Bánh Vani

Thùng TP

17

4.760.000

TP004

Bánh bơ sữa

Thùng TP

111


44.400.000

2. Nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 1:
Ngày 01/01 xuất nguyên vật liệu chính đi sản xuất sản phẩm số liệu như sau:


Mã số

Tên NVL

Số lượng

Sản xuất Bánh trứng (TP001)
VT017

Bột mỳ

70

VT018

Bột cacao

12

VT002

Đường kính


6

VT021

Hương cam

2

VT023

Vỏ hộp

52

VT022

Giấy gói

240

Nghiệp vụ 2:
Ngày 02/01 nhập mua ngun vật liệu chính nhập kho với số liệu như sau:
Mã số
VT003

Tên vật tư
Trứng gà

Số lượng


Đơn giá

300

1.700

Giá trị
510.000

Toàn bộ số hàng mua của hộ sản xuất Đào Minh Hải, và chưa thanh toán tiền.
Nghiệp vụ 3:
Ngày 02/01 nhân viên Đào Thị Hiền hoàn ứng tiền mua nguyên vật liệu thừa: 320.000
Nghiệp vụ 4:
Ngày 02/01 nhân viên Tạ Hữu Long hoàn ứng tiền mua nguyên vật liệu thừa: 90.000
Nghiệp vụ 5:
Ngày 02/01/2011 nhập kho thành phẩm với số liệu như sau:
Mã số
TP001

Tên vật tư
Bánh trứng

Số lượng
50

Nghiệp vụ 6:
Ngày 02/01 chi nhà bếp tiền ăn ca: 5.000.000
Nghiệp vụ 7:
Ngày 02/01 chi tiền xăng + rửa xe tháng trước chưa bao gồm thuế: 8.320.000, thuế GTGT 10%
hóa đơn gốc ký hiệu RX/11P, số 000023, ngày 02/01/2011 Của công ty DVTM ô tô Lâm An, mã

số thuế 0104314794.
Nghiệp vụ 8:
Ngày 02/01 mua cánh quạt trong xưởng: 210.000
Nghiệp vụ 9:
Ngày 02/01 thanh toán tiền than tổ ong cho xưởng: 510.000
Nghiệp vụ 10:
Ngày 02/01 xuất nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm số liệu như sau:
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Sản xuất Bánh bơ dừa (TP002)
VT001

Bơ

4


VT002

Đường kính

10

VT005

Sữa


20

VT007

Hương Socola

1

VT011

Nha

20

VT013

Hạt điều

3

VT015

Bột khai

6

VT017

Bột mỳ


70

VT019

Bột xốp

3

VT022

Giấy gói

320

VT023

Vỏ hộp

80

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT001

Bơ

4

VT002


Đường kính

8

VT005

Sữa

5

VT007

Hương Socola

1

VT011

Nha

12

VT013

Hạt điều

1

VT015


Bột khai

3

VT017

Bột mỳ

60

VT019

Bột xốp

2

VT020

Bột bắp

2

VT021

Hương cam

0.5

VT022


Giấy gói

123

VT023

Vỏ hộp

40

Nghiệp vụ 11:
Ngày 03/01 nhập mua nguyên vật liệu số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Mã số

Tên vật tư

Số
lượng

Đơn giá

Giá trị

VT001

Bơ

60

47.500


2.850.000

VT005

Sữa

45

47.800

2.151.000

VT007

Hương Socola

32

135.000

4.320.000

VT011

Nha

130

10.200


1.326.000

Toàn bộ số tiền chưa thanh tốn cho Cơng ty Cổ phần Hậu Long, mã số thuế 0302010909, hóa
đơn ký hiệu HL/11P, số 000230, ngày 03/01/2011.
Nghiệp vụ 12:
Ngày 03/01 nhập mua nguyên vật liệu số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:


Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

VT015

Bột khai

90

8.000

720.000

VT017


Bột mỳ

770

17.000

13.090.000

VT019

Bột xốp

34

25.000

850.000

Toàn bộ số tiền chưa thanh tốn cho Cơng ty chế biên nơng sản Lâm Đồng, mã số thuế
0904867003, hóa đơn ký hiệu LD/11P, số 0000430, ngày 03/01/2011.
Nghiệp vụ 13:
Ngày 03/01 Nhập kho thành phẩm
Mã số

Tên thành phẩm

Số lượng

TP002


Bánh bơ dừa

76

TP004

Bánh bơ sữa

33

Nghiệp vụ 14:
Ngày 03/01 Thanh toán cho lái xe tiền dầu xe ơ tơ: 880.000, theo hóa đơn ký hiệu HA/11P, số
000131, ngày 03/01/2011, Công ty cổ phần xăng dầu Hà Anh, mã số thuế 0104115328, trong đó
thuế GTGT 10%.
Nghiệp vụ 15:
Ngày 03/01 nhập mua nguyên vật liệu số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Số
lượng

Mã số

Tên vật tư

Đơn giá

Giá trị

VT007


Hương Socola

7

135.800

950.600

VT008

Hương Cacao

12

141.500

1,698,000

VT010

Caramen

8

340.000

2,720,000

VT021


Hương cam

16

110.000

1,760,000

Tiền mua NVL được cơng ty thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng cho Cơng ty TM Hồng Tiến, mã
số thuế 0104010108, hóa đơn ký hiệu HT/11P, số 000180, ngày 03/01/2011.
Nghiệp vụ 16:
Ngày 04/01 chi tiền phơ tơ tài liệu cho phịng hành chính: 100.000
Nghiệp vụ 17:
Ngày 04/01 chi tiền đổ mực máy in phòng kinh doanh: 120.000
Nghiệp vụ 18:
Ngày 04/01 chi tiền mua keo gián: 150.000
Nghiệp vụ 19:
Ngày 04/01 thanh toán tiền dịch vụ vệ sinh nhà xưởng: 3.500.000 chưa bao gồm thuế, thuế GTGT
10%., hóa đơn số 000156, ký hiệu SA/11P, ngày 04/01/2011 do Công ty Vệ sinh Sạch cung cấp.
Nghiệp vụ 20:
Ngày 04/01 chi tiền mặt mua lưới: 250.000
Nghiệp vụ 21:


Ngày 04/01 nhập mua 100 Kg mì tơm giá trị 600.000 chưa bao gồm 10% thuế, toàn bộ mua hàng
chưa thanh tốn cho Cơng ty chế biên nơng sản Lâm Đồng theo hóa đơn số 000780, ký hiệu
LD/11P, ngày 04/01/2011.
Nghiệp vụ 22:
Ngày 04/01 nhập mua 1000 quả trứng giá trị 2.300.000 đã trả toàn bộ số tiền hàng bằng tiền mặt
cho ơng Hồng Văn Hân.

Nghiệp vụ 23:
Ngày 04/01 Xuất ngun vật liệu đi sản xuất
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Sản xuất Bánh bơ dừa (TP002)
VT001

Bơ

4

VT002

Đường kính

10

VT005

Sữa

20

VT007

Hương Socola


1

VT011

Nha

20

VT017

Bột mỳ

70

VT019

Bột xốp

3

VT022

Giấy gói

320

VT023

Vỏ hộp


80

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT001

Bơ

4

VT002

Đường kính

8

VT005

Sữa

5

VT017

Bột mỳ

60

VT021


Hương cam

0.5

VT022

Giấy gói

123

VT023

Vỏ hộp

40

Sản xuất Bánh trứng (TP001)
VT001

Bơ

2

VT002

Đường kính

4

VT005


Sữa

3

VT017

Bột mỳ

45

VT003

Trứng gà

200

VT022

Giấy gói

73

VT023

Vỏ hộp

20

Sản xuất Bánh Vani (TP003)

VT001

Bơ

5


VT002

Đường kính

7

VT005

Sữa

4

VT011

Nha

2

VT017

Bột mỳ

67


VT018

Bột cacao

5

VT022

Giấy gói

90

VT023

Vỏ hộp

45

Nghiệp vụ 24:
Ngày 05/01 thu tiền hàng của nhà phân phối Đại lý Minh Vân bằng tiền gửi số tiền: 12.000.000
Nghiệp vụ 25:
Ngày 05/01 thu tiền ứng trước của nhà phân phối Lê Hải Thành bằng tiền gửi số tiền: 32.000.000
Nghiệp vụ 26:
Ngày 05/01 Nhập mua dầu ăn (VT004), số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10%.
Mã
VT004

Tên vật tư


Số lượng

Đơn giá

850

26.000

Dầu ăn

Giá trị
22.100.000

Toàn bộ số tiền thanh tốn bằng tiền mặt cho Cơng ty thương mại Trung Thành, hóa đơn số
001240, ký hiệu TT/11P, ngày 05/01/2011.
Nghiệp vụ 27:
Ngày 05/01 nhập mua đường số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Mã số
VT002

Tên vật tư

Số lượng

Đường kính

2000

Đơn giá


Giá trị

15.000 30.000.000

Tồn bộ số tiền thanh tốn bằng tiền mặt thuế 10%. Công ty thương mại Trung Thành theo hóa
đơn số 001250, ký hiệu TT/11P, ngày 05/01/2011.
Nghiệp vụ 28:
Ngày 06/01 nhập kho thành phẩm
Mã số

Tên thành phẩm

Số lượng

TP002

Bánh bơ dừa

80

TP004

Bánh bơ sữa

40

TP001

Bánh trứng


20

TP003

Bánh Vani

25

Nghiệp vụ 29:
Ngày 06/01 bán hàng công ty Minh Sơn số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10%.
Mã số

Tên hàng hóa

Số
lượng

Số
lượng

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

20

400.000


8.000.000

TP004

Bánh bơ sữa

20

365.000

7.300.000


TP001

Bánh trứng

20

540.000

10.800.000

TP003

Bánh Vani

20

520.000


10.400.000

Toàn bộ số tiền hàng khách hàng chưa thanh tốn, đã xuất hóa đơn số 000168, ký hiệu MH/11P,
ngày 06/01/2011.
Nghiệp vụ 30:
Ngày 06/01 bán hàng Đại lý Tiến Hằng
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

40

400.000

16.000.000

TP003

Bánh Vani


20

520.000

10.400.000

Tồn bộ số tiền khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Đã xuất hóa đơn số 000169, ký hiệu
MH/11P, ngày 06/01/2011.
Nghiệp vụ 31:
Ngày 06/01 xuất nguyên vật liệu sản xuất
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT001

Bơ

8

VT002

Đường kính

VT005


Sữa

VT017

Bột mỳ

VT021

Hương cam

VT022

Giấy gói

203

VT023

Vỏ hộp

80

15
9
130
2

Sản xuất Bánh trứng (TP001)
VT001


Bơ

4

VT002

Đường kính

8

VT005

Sữa

6

VT017

Bột mỳ

VT003

Trứng gà

300

VT022

Giấy gói


120

VT023

Vỏ hộp

40

90

Nghiệp vụ 32:
Ngày 07/01 nhập vỏ thùng, giá trị chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

VT022

Giấy gói

2.200

1.500


3.300.000

VT023

Vỏ hộp

740

2.800

2.072.000


Tồn bộ số tiền thanh tốn cho cơng ty in Hà nội bằng tiền gửi ngân hàng theo hóa đơn số 000526,
ký hiệu IH/11P, ngày 07/01/2011.
Nghiệp vụ 33:
Ngày 07/01 nhập trứng gà (VT003) 500 quả trị giá 1.200.000 toàn bộ tiền hàng được thanh tốn
bằng tiền mặt cho ơng Đinh Xuân Hoàn.
Nghiệp vụ 34:
Ngày 07/01 Đại lý Minh Vân thanh toán tiền hàng bằng tiền chuyển khoản: 4.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 35:
Ngày 07/01 nhập kho thành phẩm
Mã số

Tên thành phẩm

Số lượng

TP004


Bánh bơ sữa

76

TP001

Bánh trứng

37

Nghiệp vụ 36:
Ngày 07/01 bán hàng cho Đại lý Hưng Việt, số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

30

400.000


12.000.000

TP004

Bánh bơ sữa

30

360.000

10.800.000

TP001

Bánh trứng

30

520.000

15.600.000

TP003

Bánh Vani

2

500.000


1.000.000

Toàn bộ số tiền khách hàng thanh tốn bằng tiền gửi, theo hóa đơn số 000170, ký hiệu MH/11P,
ngày 07/01/2011.
Nghiệp vụ 37:
Ngày 07/01 bán hàng cho Đại lý Hân Vinh
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

30

400.000

12.000.000

TP004

Bánh bơ sữa


30

365.000

10.950.000

TP001

Bánh trứng

30

500.000

15.000.000

Toàn bộ số tiền khách hàng chưa thanh tốn, đã xuất hóa đơn số 000171, ký hiệu MH/11P, ngày
07/01/2011.
Nghiệp vụ 38: Ngày 08/01 chi quản lý bao gồm:
- Mua giấy in: 140.000
- Đỗ dầu xe ô tơ: 880.000 đã bao gồm thuế GTGT 10%, hóa đơn số 000768, ký hiệu HA/11P,
ngày 08/01, Công ty Cổ phần xăn dầu Hà Anh.
- Thanh toán tiền rửa xe cho giám đốc 420.000
Nghiệp vụ 39: Ngày 08/01 rút tiền gửi về nhập quỹ: 20.300.000
Nghiệp vụ 40: Ngày 09/01 thanh toán tiền lương cho nhân viên 83.400.000 đồng.
Nghiệp vụ 41: Chi chi phí quản lý ngày 09/01 bao gồm:


- Chi tiền làm bộ nhận diện thương hiệu: 13.200.000 trong đó đã bao gồm thuế GTGT 10%. Hóa
đơn số 010001, ký hiệu DP/11P, ngày 09/01/2011, Công ty Thiết kế DesPro.

- Chi tiếp khách: 320.000
- Thanh tốn tiền bảo trì máy tính: 4.300.000 chưa bao gồm thuế GTGT 10%, hóa đơn số 000087,
ký hiệu DN/11P, ngày 09/01/2011, Công ty Tin học Đại Nghĩa.
Nghiệp vụ 42:
Ngày 09/01 Xuất nguyên vật liệu sản xuất
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT001

Bơ

8

VT002

Đường kính

VT005

Sữa

VT017

Bột mỳ


VT021

Hương cam

VT022

Giấy gói

203

VT023

Vỏ hộp

80

15
9
130
2

Sản xuất Bánh trứng (TP001)
VT001

Bơ

4

VT002


Đường kính

8

VT005

Sữa

6

VT017

Bột mỳ

VT003

Trứng gà

300

VT022

Giấy gói

120

VT023

Vỏ hộp


40

90

Nghiệp vụ 43:
Ngày 10/01 nhập kho thành phẩm
Mã số

Tên thành phẩm

Số lượng

TP004

Bánh bơ sữa

76

TP001

Bánh trứng

37

Nghiệp vụ 44:
Ngày 12/01 xuất nguyên vật liệu chính đi sản xuất sản phẩm số liệu như sau:
Mã số

Tên NVL


Số lượng

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT017

Bột mỳ

30

VT018

Bột cacao

6

VT002

Đường kính

4


VT021

Hương cam

1

VT023


Vỏ hộp

32

VT022

Giấy gói

140

Nghiệp vụ 45:
Ngày 13/01/2011 nhập kho thành phẩm với số liệu như sau:
Mã số
TP004

Tên vật tư
Bánh bơ sữa

Số lượng
20

Nghiệp vụ 46: Ngày 14/01 chi chi phí quản lý bao gồm:
- Chi tiền điện thoại cố định VNPT: 2.200.000 trong đó thuế GTGT 10%, hóa đơn số 012010, ký
hiệu VT/11P, ngày 14/01/2011.
- Chi tiền Internet VNPT: 275.000 trong đó thuế GTGT 10%, hóa đơn số 012030, ký hiệu
VT/11P, ngày 14/01/2011.
Nghiệp vụ 47: Ngày 15/01 chi chi phí chung tại phân xưởng bao gồm:
- Mua đồ dùng lặt vặt trong xưởng: 320.000
- Thanh toán tiền than tổ ong cho xưởng: 710.000
Nghiệp vụ 48:

Ngày 17/01 xuất nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm số liệu như sau:
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Sản xuất Bánh bơ dừa (TP002)
VT001

Bơ

4

VT002

Đường kính

10

VT005

Sữa

20

VT007

Hương Socola


VT011

Nha

VT013

Hạt điều

3

VT015

Bột khai

6

VT017

Bột mỳ

70

VT019

Bột xốp

3

VT022


Giấy gói

320

VT023

Vỏ hộp

80

1
20

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT001

Bơ

4

VT002

Đường kính

8

VT005

Sữa


5

VT007

Hương Socola

1

VT011

Nha

12


VT013

Hạt điều

1

VT015

Bột khai

3

VT017

Bột mỳ


60

VT019

Bột xốp

2

VT020

Bột bắp

2

VT021

Hương cam

0.5

VT022

Giấy gói

123

VT023

Vỏ hộp


40

Nghiệp vụ 49:
Ngày 18/01 Nhập kho thành phẩm
Mã số

Tên thành phẩm

Số lượng

TP002

Bánh bơ dừa

78

TP004

Bánh bơ sữa

41

Nghiệp vụ 50:
Ngày 19/01 nhập mua nguyên vật liệu số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Tên vật tư

Số
lượng


VT007

Hương Socola

17

135.400

2.301.800

VT008

Hương Cacao

10

141.000

1.410.000

VT010

Caramen

5

380.500

1.902.500


VT021

Hương cam

10

112.000

1.120.000

Mã số

Đơn giá

Giá trị

Tiền mua NVL được cơng ty thanh tốn bằng tiền mặt Cơng ty TM Hồng Tiến, mã số thuế
0104010108, hóa đơn ký hiệu HT/11P, số 000980, ngày 19/01/2011.
Nghiệp vụ 51:
Ngày 20/01 nhập mua nguyên vật liệu số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau: 15 079
900.00
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Đơn giá
7.500


Giá trị

VT015

Bột khai

90

675.000

VT017

Bột mỳ

770

16.000 12.320.000

VT019

Bột xốp

34

21.000

714.000

Toàn bộ số tiền được thanh tốn qua ngân hàng cho Cơng ty chế biên nơng sản Lâm Đồng, theo
hóa đơn số 000729, ký hiệu LD/11P, ngày 20/01/2011.

Nghiệp vụ 52: Ngày 20/01 chi tiền lấy chứng nhận an toàn thực phẩm: 8.000.000
Nghiệp vụ 53:
Ngày 20/01 nhập mua 1000 quả trứng giá trị 2.600.000 đã trả tồn bộ số tiền hàng bằng tiền mặt
cho ơng Hoàng Văn Hân.
Nghiệp vụ 54:


Ngày 21/01 Xuất nguyên vật liệu đi sản xuất
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Sản xuất Bánh bơ dừa (TP002)
VT001

Bơ

4

VT002

Đường kính

10

VT005

Sữa


20

VT007

Hương Socola

VT011

Nha

20

VT017

Bột mỳ

70

VT019

Bột xốp

3

VT022

Giấy gói

320


VT023

Vỏ hộp

80

1

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT001

Bơ

4

VT002

Đường kính

8

VT005

Sữa

5

VT017


Bột mỳ

60

VT021

Hương cam

0.5

VT022

Giấy gói

123

VT023

Vỏ hộp

40

Sản xuất Bánh trứng (TP001)
VT001

Bơ

6

VT002


Đường kính

VT005

Sữa

VT017

Bột mỳ

145

VT003

Trứng gà

700

VT022

Giấy gói

200

VT023

Vỏ hộp

80


12
8

Sản xuất Bánh Vani (TP003)
VT001

Bơ

5

VT002

Đường kính

7

VT005

Sữa

4

VT011

Nha

2

VT017


Bột mỳ

VT018

Bột cacao

5

VT022

Giấy gói

90

67


VT023

Vỏ hộp

45

Nghiệp vụ 55:
Ngày 21/01 thu tiền ứng trước của nhà phân phối Lê Hải Thành bằng tiền gửi số tiền: 15.000.000
Nghiệp vụ 56: Ngày 22/01 chi tiền quản lý nội dung như sau:
- Đổ mực máy in phòng kế tốn: 100.000
- Chi tiền mua văn phịng phẩm: 350.000 chưa bao gồm thuế GTGT 10%, toàn bộ số hàng mua
của Văn phịng phẩm Hồn Hương theo hóa đơn số 002310, ký hiệu HH/11P, ngày 22/01/2011.

Nghiệp vụ 57:
Ngày 22/01 Nhập mua dầu ăn (VT004), số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10%.
Mã
VT004

Tên vật tư
Dầu ăn

Số lượng

Đơn giá

150

25.000

Giá trị
3.750.000

Toàn bộ số tiền hàng chưa thanh tốn cho Cơng ty thương mại Trung Thành theo hóa đơn số
000623, ký hiệu TT/11P, ngày 22/01/2011.
Nghiệp vụ 58:
Ngày 23/01 nhập mua đường số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Mã số
VT002

Tên vật tư
Đường kính

Số lượng Đơn giá

1.000

13.000

Giá trị
13.000.000

Tồn bộ số tiền chưa thanh tốn cho Cơng ty thương mại Trung Thành, theo hóa đơn số 000750,
ký hiệu TT/11P, ngày 23/01/2011.
Nghiệp vụ 59:
Ngày 24/01 nhập kho thành phẩm
Mã số

Tên thành phẩm

Số lượng

TP002

Bánh bơ dừa

81

TP004

Bánh bơ sữa

39

TP001


Bánh trứng

80

TP003

Bánh Vani

28

Nghiệp vụ 60:
Ngày 25/01 bán hàng cho công ty Minh Sơn số liệu chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

20

410.000


8.200.000

TP004

Bánh bơ sữa

20

375.000

7.500.000

TP001

Bánh trứng

20

560.000

11.200.000

TP003

Bánh Vani

5

550.000


2.750.000

Toàn bộ số tiền hàng khách hàng chưa thanh tốn. Cơng ty đã xuất hóa đơn số 000172, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 61:
Ngày 25/01 bán hàng Đại lý Tiến Hằng


Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

50

410.000

20.500.000

TP003


Bánh Vani

3

550.000

1.650.000

Tồn bộ số tiền khách hàng chưa thanh tốn, cơng ty đã xuất hóa đơn số 000173, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 62:
Ngày 26/01 bán hàng Cửa hàng Hồng Nguyên
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

30

400.000


12.000.000

TP004

Bánh bơ sữa

30

370.000

16.650.000

TP001

Bánh trứng

30

555.000

11.100.000

Tồn bộ số tiền khách hàng chưa thanh tốn, cơng ty đã xuất hóa đơn số 000174, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 63:
Ngày 26/01 bán hàng Công ty du lịch Thành Việt, giá trị chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Mã số

Tên hàng hóa


Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

70

400.000

28.000.000

TP004

Bánh bơ sữa

60

370.000

22.200.000

TP001

Bánh trứng


70

550.000

38.500.000

TP003

Bánh Vani

8

550.000

4.400.000

Toàn bộ số tiền khách hàng chưa thành tốn, cơng ty đã xuất hóa đơn số 000175, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 64:
Ngày 26/01 xuất nguyên vật liệu sản xuất
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT001


Bơ

8

VT002

Đường kính

VT005

Sữa

VT017

Bột mỳ

VT021

Hương cam

VT022

Giấy gói

203

VT023

Vỏ hộp


80

15
9
130
2

Sản xuất Bánh trứng (TP001)
VT001

Bơ

4

VT002

Đường kính

8


VT005

Sữa

6

VT017

Bột mỳ


VT003

Trứng gà

300

VT022

Giấy gói

120

VT023

Vỏ hộp

40

90

Nghiệp vụ 65:
Ngày 27/01 nhập vỏ thùng, giá trị chưa bao gồm thuế GTGT 10% như sau:
Mã số

Tên vật tư

VT022

Giấy gói


VT023

Vỏ hộp

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

1.200

1.300

1.560.000

640

3.000

1.920.000

Tồn bộ số tiền chưa thanh tốn cho cơng ty in Hà nội. hóa đơn số 004500, ký hiệu IH/11P, cùng
ngày.
Nghiệp vụ 66:
Ngày 27/01 nhập trứng gà (VT003) 500 quả trị giá 1.200.000 tồn bộ tiền hàng chưa thanh tốn
cho ơng Đinh Xuân Hoàn.
Nghiệp vụ 67:
Ngày 27/01 cửa hàng Long Mỹ thanh toán tiền hàng bằng tiền chuyển khoản: 9.600.000 đồng.

Nghiệp vụ 68:
Ngày 27/01 nhập kho thành phẩm
Mã số

Tên thành phẩm

Số lượng

TP004

Bánh bơ sữa

72

TP001

Bánh trứng

38

Nghiệp vụ 69:
Ngày 27/01 xuất hàng cho Đại lý Minh Vân đã ứng tiền mua hàng từ trước (12.000.000 đồng).
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá


Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

10

400.000

4.000.000

TP004

Bánh bơ sữa

10

360.000

3.600.000

TP003

Bánh Vani

8

550.000


4.400.000

Toàn bộ số tiền khách hàng chưa thanh tốn, cơng ty đã xuất hóa đơn số 000176, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 70:
Ngày 27/01 xuất hàng cho Đại lý Lê Hải Thành đã ứng tiền mua hàng từ trước (47.000.000 đồng).
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

35

400.000

14.000.000

TP004

Bánh bơ sữa


40

360.000

14.400.000

TP001

Bánh trứng

35

500.000

17.500.000


TP003

Bánh Vani

2

550.000

1.100.000

Tồn bộ số tiền khách hàng chưa thanh tốn, cơng ty đã xuất hóa đơn số 000177, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 71:

Ngày 27/01 bán hàng cho Đại lý Hưng Việt
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

130

400.000

52.000.000

TP004

Bánh bơ sữa

130

360.000

46.800.000


TP001

Bánh trứng

130

550.000

71.500.000

TP003

Bánh Vani

2

550.000

1.100.000

Toàn bộ số tiền khách hàng chưa thanh tốn, cơng ty đã xuất hóa đơn số 000178, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 72:
Ngày 27/01 bán hàng cho Đại lý Hân Vinh
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng


Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

30

400.000

12.000.000

TP004

Bánh bơ sữa

50

360.000

18.000.000

TP001

Bánh trứng

10


550.000

5.500.00

Toàn bộ số tiền khách hàng chưa thanh tốn, cơng ty đã xuất hóa đơn số 000179, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 73:
Ngày 27/01 bán hàng cho Cơng ty TM Hữu Loan
Mã số

Tên hàng hóa

Số lượng

Đơn giá

Giá trị

TP002

Bánh bơ dừa

5

400.000

2.000.000

TP004


Bánh bơ sữa

10

360.000

3.600.000

TP001

Bánh trứng

5

550.000

2.750.000

Toàn bộ số tiền khách hàng chưa thanh tốn, cơng ty đã xuất hóa đơn số 000180, ký hiệu
MH/11P, cùng ngày.
Nghiệp vụ 74: Ngày 28/01 rút tiền gửi về nhập quỹ: 40.000.000
Nghiệp vụ 75: Ngày 28/01 Đại lý Tiến Hằng thanh toán tiền hàng bằng tiền chuyển khoản:
23.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 76: Ngày 28/01 Công ty Minh Sơn thanh toán tiền hàng bằng tiền chuyển khoản:
69.800.000 đồng.
Nghiệp vụ 77: Ngày 28/01 chuyển tiền thanh toán công nợ cho công ty Minh Sơn số tiền là
12.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 78: Ngày 28/01 thanh toán tiền mặt số tiền nợ hộ sản xuất Đào Minh Hải số tiền là
2.810.000 đồng.

Nghiệp vụ 79: Ngày 28/01 chuyển tiền thanh toán công nợ cho công ty XNK LSV số tiền là
18.000.000 đồng.


Nghiệp vụ 80: Ngày 29/01 chi quản lý bao gồm:
- Mua giấy in: 240.000
- Chi tiếp khách: 1.320.000 trong đó thuế GTGT 10%, hóa đơn số 009890, ký hiệu SH/11P, ngày
29/01 của Công ty Du lịch Sông Hồng.
- Sửa máy tính cho giám đốc: 200.000.
Nghiệp vụ 81: Ngày 29/01 xuất nguyên vật liệu sản xuất
Mã số

Tên vật tư

Số lượng

Sản xuất Bánh bơ sữa (TP004)
VT001

Bơ

8

VT002

Đường kính

VT005

Sữa


VT017

Bột mỳ

VT021

Hương cam

VT022

Giấy gói

203

VT023

Vỏ hộp

80

15
9
130
2

Sản xuất Bánh trứng (TP001)
VT001

Bơ


4

VT002

Đường kính

8

VT005

Sữa

6

VT017

Bột mỳ

VT003

Trứng gà

300

VT022

Giấy gói

120


VT023

Vỏ hộp

40

90

Nghiệp vụ 82: Ngày 29/01 chuyển tiền thanh tốn cơng nợ cho cơng ty CP Hậu Long số tiền là
35.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 83: Ngày 29/01 chuyển tiền thanh tốn cơng nợ cho cơng ty chế biến nông sản Lâm
Đồng số tiền là 25.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 84: Ngày 30/01 nhập kho thành phẩm
Mã số

Tên thành phẩm

Số lượng

TP002

Bánh bơ sữa

70

TP001

Bánh trứng


35

Nghiệp vụ 85: Ngày 30/01 Đại lý Hân Vinh thanh toán tiền hàng bằng tiền chuyển khoản:
21.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 86: Ngày 30/01 Cửa hàng Hồng Nguyên thanh toán tiền hàng bằng tiền chuyển khoản:
35.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 87: Ngày 30/01 Mua máy tính cho nhân viên mới giá trị chưa bao gồm thuế: 5.600.000,
thuế GTGT 10%.


Nghiệp vụ 88: Ngày 30/01 chuyển tiền thanh tốn cơng nợ cho Công ty thương mại Trung Thành
số tiền là 15.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 89: Ngày 30/01 hạch toán lương cho tháng một chi tiết cho các bộ phận như sau:
Bộ phận
Văn phòng

Giá trị
28.400.000

Quản lý phần xưởng
Xưởng sản xuất

8.500.000
35.900.000

Nghiệp vụ 90: Ngày 30/01 trích khấu hao tài sản cố định đưa vào chi phí sản xuất sản phẩm như
sau:
Tên hàng hóa

Giá trị


Văn phịng

8.400.000

Phân xưởng

30.500.000

Bài 2 – Phần mềm kế tốn
1. Làm kế tốn bằng máy tính
Khái niệm làm kế tốn trên máy tính: Là việc áp dụng những tài nguyên trên máy tính (Các phần
mền ứng dụng) để hạch tốn kế toán, thay cho việc ghi chép, thống kê, tổng hợp số liệu kế tốn
bằng phương pháp thủ cơng.
Hiện nay có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ đáp ứng được nhu cầu làm kế tốn trên máy tính đầu
tiên có thể kể đến là Microsoft Excel. Phần còn lại là các phần mềm chuyên dụng được các công
ty phần mềm trong và ngoài nước thiết kế riêng phục vụ cho cơng tác hạch tốn kế tốn.
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế tốn
- Nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm thời gian, cơng sức: Nếu như làm kế tốn bằng tay với một
chứng từ phát sinh bạn phải ghi nhận nó vào chứng từ gốc, định khoản các bút tốn có liên quan
vào sổ sách kế tốn. Cuối kỳ từ những tập số liệu khổng lồ đó bạn phải đối chiếu, tổng hợp, lập
báo cáo. Mỗi khi cần trích rút dữ liệu theo yêu cầu phải mất rất nhiều thời gian. Bao nhiêu đó giờ
đây khi sử dụng phần mềm bạn chỉ cần nhập số liệu đầu vào (Các chứng từ gốc) máy tính sẽ tự
động lên đầy đủ các báo cáo, vào bất cứ thời điểm nào cần lấy dữ liệu.
- Chính xác, bảo mật, ít rủi ro: Số liệu kế toán khi sử dụng phần mềm sẽ được quản lý chặt chẽ,
chi tiết tới từng người sử dụng. Được lưu trữ trên máy tính và thường xuyên sao lưu cất giữ ra bên
ngoài. Như vậy sẽ hạn chế được tối đa những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra như thất thoát và mất
số liệu.
- Dễ dàng hơn trong quá trình kiểm tra, giám sát, đồng bộ trong hệ thống quản lý của cả doanh
nghiệp: Thông tin được cập nhật thường xuyên, liên tục cũng đồng nghĩa với việc cho phép người

quản lý có thể đưa ra những quyết quản trị kịp thời.
Lợi ích của việc áp dụng các phần mềm ứng dụng vào hạch toán kế tốn là khơng thể phủ nhận,
nhưng nó vẫn cịn một số hạn chế làm cho không phải doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng phần
mềm kế tốn vào đơn vị mình. Dưới đây là một số ngun nhân chính:
- Tốn kém: Một phần mềm có thể sử dụng tốt trên thị trường hiện nay có giá xấp xỉ 1000$, và để
triển khai được hệ thống phần mềm này yêu cầu doanh nghiệp cần phải đầu tư các thiết bị phần
cứng tương thích mà các nhà cung cấp phần mềm đưa ra.


- Yêu cầu nhân sự có năng lực, kiến thức về tin học: Tuy những phần mềm kế toán hiện nay đều
hướng tới sự tiện dụng nhất cho khách hàng khi sử dụng, nhưng nó vẫn yêu cầu một đội ngũ cán
bộ có đủ trình độ, kiến thức về nghiệp vụ, tin học mới có thể vận hành tốt và hiệu quả.
Một số so sánh khi làm kế toán bằng Microsoft Excel và bằng phần mềm kế toán chuyên
dụng
Chỉ tiêu
Chi phí

Excel

Phần mềm

Khơng tốn kém, bạn có thể
dễ dàng sử dụng Microsoft
Excel trong bộ MicroSoft
Office.

Giá
thành
cao,
thường xuyên phải

bảo trì, vì phải
Update những thơng
tư, quyết định mới
theo chế độ Kế tốn.

u cầu phần Khơng u cầu máy tính có Đa số u cầu máy
cứng
cấu hình cao
tính có cấu hình cao.
Đối tượng sử Sử dụng hướng mở đáp
dụng
ứng cho nhiều đối tượng,
tuỳ thuộc vào trình độ từng
người. Khơng q khó
trong q trình sử dụng.
Thích hợp với nhiều mơ
hình quản lý khác nhau.

Người sử dụng phải
được nhà cung cấp
đào tạo. Khơng áp
dụng cho nhiều mơ
hình quản lý hạch
toán khác nhau.

Cập nhật số Dễ dàng cập nhật chứng từ.
liệu

Dễ dàng cập nhật
chứng từ.


In ấn chứng Thiết kế thủ cơng các Được thiết kế sẵn có
từ gốc
chứng từ bằng công cụ của thể in ấn ngay sau khi
Excel.
cập nhật số liệu.
Ghi sổ
tốn

kế Tổng hợp thủ cơng các Tự động cập nhật vào
nghiệp vụ kinh tế phát sinh sổ cái.
vào sổ sách kế tốn.

Các bút tốn Khơng tự động thực hiện Tự động tổng hợp và
cuối kỳ
các nghiệp vụ kế tốn cuối thực hiện các cơng
kỳ như tính giá vốn, tính việc cuối kỳ kế tốn.
khấu hao…
Xử lý dữ liệu Phải tổng hợp thủ công để Các báo cáo được
để lên báo lên các báo cáo, chỉ với sự thiết kế sẵn, bạn chỉ
cáo
trợ giúp của một số công cần chọn in chúng.
cụ.
Thiết kế báo Mẫu báo cáo có thể tự thiết Mẫu báo cáo cố định
cáo
kế.
theo mẫu chuẩn của
bộ Tài chính quy
định. Có thể bổ xung
một số báo cáo quản

trị theo yêu cầu của
khách hàng.
In ấn

In ấn nhanh chóng, trình Khó khăn trong việc
bày theo ý tưởng người người dùng tự thiết
dùng.
kế báo cáo.


Chuyển
số Thủ cơng
liệu sang kỳ
sau.
Quản
chứng từ

Tự động

lý Phức tạp, vì được từng cá Rất dễ dàng vì người
nhân lưu trữ.
quản trị có quyền can
thiệp vào bất cứ phần
nào trên hệ thống.

Đồng bộ số Dường như khơng có.
liệu

Sai sót,
sửa chữa


Dữ liệu được lập nên
từ tất cả các phân hệ
trong hệ thống, vì vậy
số liệu hồn tồn
đồng bộ.

và Có thể sảy ra, sửa chữa tốn Có thể sảy ra, dễ
nhiều thời gian.
dàng xử lý với sự trợ
giúp của nhà cung
cấp.

2. Hoạch toán kế toán bằng phần mềm
a. Sơ đồ hạch toán kế toán bằng phần mềm

Chuẩn
bị dữ
liệu (1)

Phân
loại dữ
liệu (2)

Điều
chỉnh
(6)

Cập
nhất số

liệu (3)

Xử lý
dữ
liệu
(4)

Đưa
ra báo
cáo
(5)

(1): Bao gồm các cơng việc như mã hố thông tin, tập hợp số liệu theo những yêu cầu mà phần
mềm kế toán mới đưa ra.
(2): Sau khi đã tập hợp đầy đủ số liệu bạn cần phải phân loại chúng theo những tiêu thức nhất
định. Ví dụ như số liệu về từ điển danh mục (Danh sách khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng
hố, sản phẩm cơng trình, tài sản cố định, …), các chứng từ vật tư (Các chứng từ gốc có liên quan
tới việc nhấp xuất vật tư hàng hoá …), các chứng từ kế tốn (Phiếu thu, chi, báo có, báo nợ, …).
Việc phân loại này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi cập nhật số liệu.
(3): Cập nhật số liệu: Tuỳ từng cách thiết kế hệ thống phần mềm kế toán sẽ có những quy tắc cập
nhật số liệu khác nhau. Dưới đây là những gì chung nhất mà bạn sẽ phải làm.
Cập nhật Danh mục từ điển (Danh mục tài khoản, danh mục đối tượng, danh mục vật tư hàng hoá,
…). Số liệu danh mục được nhập vào lần đầu tiên và bổ xung khi có phát sinh các đối tượng mới
trong danh mục.
Số dư đầu kỳ: Là số dư tài khoản, vật tư, tài khoản ngoại bảng,… kỳ trước chuyển sang. Được
nhập vào đầu kỳ đầu tiên khi sử dụng phần mềm kế tốn, các kỳ sau máy tính sẽ tự động chuyển
sổ liệu cho bạn.
Chứng từ phát sinh: Chứng từ phát sinh được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán, các phần mềm
hiện nay đều thiết kế phần cập nhật chứng từ phát sinh tương tự như khi bạn lập chúng bằng tay.



Bạn cứ hình dung việc bạn phải viết hố đơn bằng tay như thế nào thì bạn nhập hố đơn vào phần
mềm như thế ấy. Bước này ứng với quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ
kế toán tương ứng khi làm bằng tay. Máy tính cũng xử lý như vậy, tất cả các chứng từ phát sinh
sau khi cập nhật sẽ tự động được tách ra từng định khoản và cập nhật vào sổ cái trong máy tính.
(4): Xử lý dữ liệu: Cơng việc này nếu như làm bằng tay bạn sẽ phải tốn nhiều công sức nhất,
nhưng khi sử dụng phần mềm máy tính sẽ làm thay bạn gần như hồn tồn. Từ việc tính khấu hao,
giá vốn hàng xuất, giá thành sản xuất, cho đến các bút toán kết chuyển cuối kỳ, khi sử dụng phần
mềm bạn chỉ cần đến một động tác Click chuột.
(5): Sau khi dữ liệu đã được xử lý xong bạn có thể đưa ra báo cáo, các mẫu báo cáo được thiết kế
sẵn theo đúng như quy định của Bộ Tài chính, tuỳ từng hình thức ghi sổ mà bạn có thể lựa chọn sử
dụng một trong số chúng, cơng việc cịn lại chỉ là nhấp chọn và in chúng ra.
(6): Nếu như khi lên báo cáo phát hiện có sai sót bạn quay lại bước 3 để tiến hành chỉnh sửa sau
đó thực hiện bước (4), (5) cho đến khi nào đúng như yêu cầu.
b. Mã hoá dữ liệu
Khi triển khai quản lý một hệ thống số liệu nào đó việc đầu tiên bạn cần quan tâm là mã hoá
những số liệu này. Đối với một phần mềm kế tốn đó là danh sách các khách hàng, sản phẩm,
hàng hoá,…
Mã hoá là việc dùng một tập hợp ký tự xác định duy nhất một đối tượng nào đó trong hệ thống. Ví
dụ khi nói tới mã K001 ta phải hiểu là đang nói tới khách hàng A. Mã K001 là đại diện duy nhất
cho khách hàng A, khách hàng A khơng thể có một mã số quản lý nào khác ngoài mã K001.
Mã số là một tập hợp các ký tự chữ và số, có thể sử dụng các ký tự đặc biệt (+, -, *, /, …) tuy
nhiên một số phần mềm sẽ ngăn chặn việc bạn đặt mã bằng những ký tự này bởi khi đó máy tính
có thể hiểu là các phép toán, hoặc tuỳ thuộc bộ gõ mà ký tự nhập vào sẽ không giống như ký tự
trong mã. Lời khuyên cho bạn là chỉ nên sử dụng tập hợp các ký tự số và các chữ cái không dấu.
Các loại mã số
- Mã số liên tiếp
Mã số này được thiết kế bằng cách tạo một dãy các ký tự (thường là dãy số) liên tiếp nhau theo
một quy tắc nhất định. Thí dụ một khách hàng giao dịch lần đầu tiên với doanh nghiệp sẽ có mã là
001 khách hàng tiếp theo sẽ có mã là 002. Ưu điểm của bộ mã này là không bị giới hạn, nhưng

nếu số lượng mã nhiều thì việc tìm kiếm sẽ trở nên rất khó khăn.
- Mã số phân cấp
Nếu bạn đặt mã dạng này thì mã cấp dưới (Mã con) sẽ bắt đầu bằng các ký tự của cấp trên (Mã
cha) cộng thêm các ký tự cho mã con. Mỗi một mã số cấp dưới có và chỉ có một mã số cấp trên.
Một mã số cấp trên có thể có nhiều mã cấp dưới. Một ví ví dụ cho mã số loại này là mã hiệu tài
khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán việt nam.
Trước khi đặt mã loại này bạn cần phải xác định được bộ mã có báo nhiêu cấp, số lượng ký tự của
mỗi cấp là bao nhiêu.
Mã số phân cấp được chia thành hai loại là mã số phân cấp cố định được đặc trưng bằng việc giới
hạn số mã ở từng cấp trong một khoảng cho trước và mã số phân cấp biến thiên là bộ mã số không
thoả mãn với điều kiện trên.
Bộ mã này có ưu điểm là dễ dàng tìm kiếm truy xuất tuy nhiên nếu nhiều cấp thì mã cấp dưới sẽ
có kích thước tương đối lớn.
- Mã số tổng hợp
Là loại mã số kết hợp giữa mã số phân cấp và mã số liên tiếp. Trước hết mã sẽ được phân thành
từng cấp, sau đó dùng mã số liên tiếp. Ví dụ nguyên vật liệu chính thép phi 6 sẽ có mã là
NVLC0001, ngun vật liệu chính thép phí 8 có mã NVLC0002,…


- Mã số gợi nhớ
Loại mã số này được lập căn cứ vào đặc tính của từng đối tượng để xây dựng sao cho khi đọc mã
số là người sử dụng liên tưởng tới đối tượng đó. Trong thực tế phương pháp này giống như viết
tắt, ví dụ Cơng ty cổ phần Hậu Giang sẽ có mã là HAUGIANG. Kích thước của bộ mã này là
không giới hạn nhưng nếu đã từng sử dụng bộ mã này bạn sẽ gặp phải khó khăn khi xử lý trùng
lặp.
- Mã số ghép nối
Là bộ mã được chặt ra nhiều vùng, mỗi vùng tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có
giữa những tập hợp con khác nhau mà cá nhân thực thể gắn bó khơng được biểu diễn trực tiếp
trong cấu trúc của bộ mã.
Ví dụ: Tạo một bộ mã cho danh sách khách hàng với yêu cầu đặt ra trên mã phải thể hiện loại vật

tư, tên vật tư.
Chúng ta sẽ có một vài mã mẫu như dưới đây:
Tên hàng

Mã

Nguyên vật liệu chính Cacl2

NVLCCACL2

Xăng A92

NLXANG92

Dầu máy

NLDAUMAY

Trên đây là cấu trúc và phương pháp thiết kế một số loại mã số, người sử dụng có thể tuỳ theo tình
hình thực tiễn của đơn vị mình mà lựa chọn những loại mã thích hợp.
Căn cứ để đánh giá một bộ mã
Tính tiện lợi: Khi sử dụng được thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau, đơi khi do khách quan đem
lại.
Tính sống lâu: Thể hiện ở chỗ bộ mã được xây dựng phải sử dụng được trong một thời gian dài.
Đáp ứng được yêu cầu này chúng ta có thể sử dụng bộ mã liên tiếp hay gọi nhớ. Ví dụ bạn có
khoảng 2000 vật tư bạn dự trù trong vịng 10 năm tới nó sẽ tăng lên khoảng 4000 vật tư, như vậy
mã vật tư chỉ cần 4 ký tự là đủ bộ mã sẽ bắt đầu với mã “0001”.
Ngắn gọn: Bộ mã số phải xây dựng như thế nào để cho ra mã số càng ngắn càng tốt. Làm như vậy
trước tiên là ta tiết kiệm được thời gian nhập dữ liệu, tiết kiệm chỗ trên đĩa và nhất là ít rủi ro sai
sót khi sử dụng. Điểm sau cùng này trong thực tế có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Kinh nghiệm cho

thấy, tỷ lệ sai sót khi nhập mã số sẽ tăng khi thêm một ký tự vào mã số.
Kiểm tra dễ dàng: Khi thiết kế bộ mã số phải làm sao có thể kiểm tra mã số bằng tay hoặc tự động
để dễ phát hiện sai lệch khi nhập mã số.
Khai thác dễ dàng: Bộ mã số được chấp nhận phải thích ứng với bộ phận sử dụng khai thác mã số
về sau. Ví dụ bộ mã số dùng chữ thì bao giờ cũng khai thác dễ dàng hơn là bộ mã thuần tuý là số.
Tuy nhiên, bộ mã số thuần tuý là số có ý nghĩa cho việc nhập dữ liệu nhanh, có khả năng phân
tích cũng như hệ thống hố thơng tin kế toán.
Giải mã dễ dàng: Bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễn dịch ra rõ ràng. Đối với đặc tính này,
bộ mã số bằng chữ có mang ý nghĩa (gợi nhớ) là dùng tốt nhất
Tiến hành mã hoá dữ liệu
Đối với một phần mền kế toán tất cả dữ liệu đưa vào đều phải được mã hoá từ danh sách khách
hàng, vật tư đến các chứng từ phát sinh,…
Khơng thể đưa ra một quy chuẩn, cơng thức chính xác là đối tượng này phải mã hoá như thế nào.
Bạn cần phải nghiên cứu thật kỹ từng đối tượng, như số lượng mã có thể phát sinh, các yêu cầu xử
lý đối với mã này,… để lựa chọn cách thiết lập mã cho thích hợp.