Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 3: Cơ sở dữ liệu trong Excel
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.02 MB, 34 trang )
Chương 3
Cơ sở dữ liệu trong Excel
GV: Nguyễn Thị Thùy Liên
Email:
Khái niệm
❖CSDL(Database) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ
chức theo kiểu danh sách để có thể tìm kiếm, lọc, xóa
những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó
mợt cách nhanh chóng
▪ Field (trường):
• Hàng đầu tiên của danh sách chứa tên trường
• Tên của các trường phải là dạng ch̃i và khác nhau
▪ Record (bản ghi):
• Các hàng còn lại chứa thông tin về một đối tượng trong
danh sách
2
Tin học ứng dụng
1. Các hàm về cơ sở dữ liệu
❖ Cấu trúc tổng quát
Dfunction(Database,Field, Criteria)
▪
Database: Là một CSDL dạng danh sách của Excel
▪
Field: là tên của trường
▪
Criteria: là vùng điều kiện cần thiết mà hàm phải
thỏa mãn để tác động lên trường dữ liệu đã chỉ ra
bởi Field
▪
Hàm CSDL sẽ trả lại kết quả tính toán phù hợp với
những ràng buộc được chỉ ra ở vùng điều kiện
3
Tin học ứng dụng
1. Các hàm về cơ sở dữ liệu
❖ Criteria: Dòng đầu tiên chứa tiêu đề, các dòng
còn lại chứa các điều kiện
4
Tin học ứng dụng
1. Các hàm về cơ sở dữ liệu
❖ Các hàm cơ sở dữ liệu:
1.
Tính tổng các số trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện
=DSUM(Database,Field, Criteria)
2.
Tính trung bình cộng các số trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa
mãn điều kiện
=DAVERAGE(Database,Field, Criteria)
3.
Đếm các ô chứa số trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều
kiện
=DCOUNT(Database,Field, Criteria)
4.
Đếm các ô chứa dữ liệu trong một cột của cơ sở dữ liệu thỏa mãn
điều kiện
=DCOUNTA(Database,Field, Criteria)
5.
Hàm cho giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô trên một cột của cơ sở
dữ liệu thỏa mãn điều kiện
=DMAX(Database,Field, Criteria)
=DMIN(Database,Field, Criteria)
5
Tin học ứng dụng
1. Các hàm về cơ sở dữ liệu
6
Tin học ứng dụng
2. Sắp xếp – Menu Data/Sort
❖Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả
các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.
❖DS khơng có tên trường thì tên cột sẽ thay thế
❖Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khóa.
▪ Các bản ghi cùng giá trị ở khóa thứ nhất được xếp thứ tự
theo khóa thứ 2
▪ Cùng giá trị ở khóa thứ 2 được xếp thứ tự theo khóa thứ 3.
❖Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort…
7
Tin học ứng dụng
2. Sắp xếp – Menu Data/Sort
8
Tin học ứng dụng
3. Tìm kiếm (Lọc dữ liệu)
Menu Data/Filter
❖Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông itn ) thỏa mãn
điều kiện nhất định
❖Có thể lọc theo 2 cách:
▪ Filter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
▪ Advanced: người sử dụng định điều kiện lọc
9
Tin học ứng dụng
3.1 Lọc dữ liệu dùng Filter
Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường
Menu Data > nhóm Sort&Filter > Filter,
=> ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của
hộp danh sách
Kích cḥt mũi tên, có danh sách thả x́ng cho
phép lọc theo các giá trị có sẵn hoặc them điều
kiện lọc
10
Tin học ứng dụng
3.1 Lọc dữ liệu dùng Filter
11
Tin học ứng dụng
3.1 Lọc dữ liệu dùng AutoFilter
❖Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp hội thoại Custom
AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
12
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
❖B1: Định miền điều kiện:
▪ Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý
phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất
là copy từ tên trường CSDL.
▪ Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các dòng điều
kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác
dòng là phép OR.
13
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
14
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
❖B2: Thực hiện lọc
▪ Menu Data > nhóm Sort&Filter > Advanced
15
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
▪ Ví dụ 1: Tìm kiếm và đưa ra những người có Lương
cơ bản > 3000000 hoặc phụ cấp chức vụ >200
16
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
▪ Ví dụ 2: Tìm kiếm và đưa ra những người có Lương
cơ bản > 3000000 và phụ cấp chức vụ >200
17
17
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
▪ Ví dụ 3: Tìm kiếm và đưa ra những người có lương
>3000000 hoặc sinh trước năm 1983
18
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
19
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
20
20
Tin học ứng dụng
3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
21
21
Tin học ứng dụng
3.3 Tạo các dòng tổng (Subtotal)
❖Subtotal dùng để tổng
hợp dữ liệu theo nhóm
trong danh sách
Vùng dữ liệu ban đầu
được sắp xếp theo
Phòng ban và Họ tên
22
Tin học ứng dụng
3.3 Tạo các dòng tổng (Subtotal)
❖Vào menu Data > nhóm lệnh Outline > chọn lệnh
Subtotal
23
Tin học ứng dụng
3.3 Tạo các dòng tổng (Subtotal)
Với mỗi thay đổi ở
Phòng ban thì dùng
hàm Sum để thêm
subtotal cho Lương.
Thay thế các
subtotal nào đang có
và ghi phần tởng kết
(summary ) phía
dưới dữ liệu
24
Tin học ứng dụng
3.3 Tạo các dòng tổng (Subtotal)
Subtotal Lương xuất
hiện mỗi khi có thay đổi
ở cột Phòng ban. Chú ý
sự xuất hiện các dấu móc
ở bên trái bảng tính để
phân định từng subtotal.
Có thể clik các nút phân
cấp này để thu gọn hoặc
làm bung ra từng cấp
subtotal
=> Nên copy dữ liệu qua vùng khác trước khi làm subtotal
25
Tin học ứng dụng
