Chương 1
Giới thiệu chung về Microsoft Excel
GV: Nguyễn Thị Thùy Liên

Email:


Giới thiệu
❖Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử nổi
tiếng trong gói phần mềm Microsoft Office của
Microsoft.
❖Dùng trong mơi trường Window.
❖Phổ biến trong cơng tác văn phịng, quản lý bởi tính
đơn giản, trực quan và dễ sử dụng.

❖Để cài đặt mới Office hoặc cài đặt bổ sung thêm một
số tính năng của Office, có thể cài đặt từ đĩa CD hay
từ ổ cứng.
2

Tin học ứng dụng


Giới thiệu
❖Cơng dụng: Excel là trình ứng dụng – dạng phần mềm
bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính tốn, phân tích dữ
liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo
các thao tác báo cáo, bảng biểu.
❖Excel được lưu lại dưới dạng một tệp tin *.XLS,
*.XLSX

3

Tin học ứng dụng


Khởi động Excel
❖C1:

▪ Kích đúp vào biểu tượng Excel trên nền Desktop
❖C2:
▪ Từ menu Start | Programs | Microsft Office |
Microsoft Office Excel 2013

4

Tin học ứng dụng


Cửa sổ làm việc của Excel

5

Tin học ứng dụng


Cửa sổ làm việc của Excel
❖Thanh tiêu đề (Title): Chứa biểu tượng của Excel,
tên tệp hiện tại, nút thu nhỏ cửa sổ (minimize), nút
phóng to cửa sổ (maximize), nút đóng cửa sổ (close).
❖Thanh bảng chọn (menu): Liệt kê các lệnh chính của

Excel. Mỗi mục ứng với một thanh dải lệnh ribbon, để
mở thanh dải lệnh tương ứng
❖Thanh dải lệnh (ribbon): Chứ một số lệnh thông
dụng của Excel dưới dạng nút biểu tượng.

6

Tin học ứng dụng


Cửa sổ làm việc của Excel
❖Thanh công thức (Formula): Gồm các ô Namebox
(hiển thị toạn độ ô hiện hành), Insert Function (nhập
công thức vào ô)
❖Thanh cuốn (Scroll): dùng để hiển thị những phần bị
che khuất của bảng tính
❖Dịng trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc
hiện hành: Ready(sẵn sàng), Enter(Đang nhập dữ liệu)..

7

Tin học ứng dụng


Một số khái niệm
❖Workbook: Một file bảng tính Excel được gọi là một
Workbook. Wookbook ngầm định có tên là book#.
Khi mới khởi động file bảng tính đầu tiên ngầm định
có tên là book1.xls


❖Worksheet: Một workbook chứa 256 worksheet (hay
sheet). Các sheet gọi là các trang bảng tính. Sheet có
thể chứa dữ liệu, cơng thức tính tốn, bản đồ, đồ thị.
❖Cell: Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có
16.385 cột từ A đến XFD và 1.048.576 hàng. Vùng
giao nhau giữa hàng và cột gọi là CELL.
8

Tin học ứng dụng


Một số khái niệm
❖Tiêu đề dòng: được đánh số theo tứ tự
1, 2, 3, … 1.048.576
❖Tiêu đề cột: được đánh theo thứ tự A, B, C..Z, AA,
AB….XFD
❖Một ô của bảng tính được xác định bởi tọa độ cột và
dịng. Ví dụ ơ A22 nằm ở cột A và dịng 22. Mỗi ơ có
thể chứa 32767 ký tự.
❖Mỗi bảng tính chứa tối đa 16.385 * 1.048.576 ô

9

Tin học ứng dụng


Tạo một tệp trắng mới (New)
❖C1: Vào menu File > New > Blank workbook

❖C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + N

10

Tin học ứng dụng


Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
❖C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
❖C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
❖C3: Vào menu File | Open…

11

Tin học ứng dụng


Lưu tệp vào ổ đĩa (Save)
❖C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
❖C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
❖C3: Vào menu File | Save

▪ Nếu tệp đã được lưu từ trước thì lần lưu tệp hiện tại
sẽ lưu lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước
▪ Nếu tệp chưa được lưu lần nào sẽ tự động chuyển
sang Save As, chọn Browse để xuất hiện hộp thoại
Save As, chọn nơi lưu tệp, gõ tệp cần ghi vào
khung File name, ấn nút Save
12

Tin học ứng dụng



Thốt khỏi Excel (Exit)
❖C1: Ấn tổ hợp phím Alt + F4
❖C2: Kích chuột vào nút Close
bên phải cửa sổ đang làm việc.

ở góc trên cùng

❖C3: Vào menu File | Exit
▪ Nếu chưa lưu tệp thì xuất hiện 1 thơng báo chọn:
• Save: lưu tệp trước khi thốt.

• Don’t save: thốt khơng lưu tệp.
• Cancel: hủy bỏ lệnh thốt

13

Tin học ứng dụng


Địa chỉ ô và miền
❖ Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công
thức để lấy dữ liệu tương ứng.
❖ Địa chỉ ô bao gồm:
▪ Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng
• Ví dụ: A12, B34, C41.
▪ Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và(hoặc) tên
hàng nếu muốn cố định phần nào đó:
• Vi dụ: $A3, B$4, $C$5.
❖ Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt

đối thì khơng
14

Tin học ứng dụng


Địa chỉ ơ và miền
❖Miền là một nhóm ơ liền kề nhau.
❖Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái: Địa chỉ ô thấp phải

Ví dụ: A3: A6

B2:D5

15

Tin học ứng dụng


Các phím dịch chuyển con trỏ ơ:

16

Tin học ứng dụng


Các dạng dữ liệu trong Excel
❖Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải các
bài toán trong Excel.

❖Để định dạng dữ liệu lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu,
▪ C1: chọn menu
Fomat | Cells
▪ C2: sử dụng tổ hợp

phím Ctrl + 1
▪ C3: kích chuột phải

Chọn Format | Cells
17

Tin học ứng dụng


Các dạng dữ liệu trong Excel
❖General: Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự
động nhận dạng
❖Number: Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn
thẳng bên phải ô. Theo ngầm định kiểu số sử dụng
dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần
nguyên.
❖Currency: Kiểu dữ liệu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự
động căn thẳng bên phải ô. Dạng này biểu diễn các
đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới.

18

Tin học ứng dụng



Các dạng dữ liệu trong Excel
❖Accounting: Dữ liệu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự
động căn thẳng bên phải ô. Kiểu này cũng biểu diễn
các đơn vị tiền tệ tương tự như currency tuy nhiên
không biểu diễn số âm.

❖Date: Kiểu ngày tháng: Tự động căn thẳng bên phải ô,
cho phép thực hiện với các phép tính số học. Theo
ngầm định dạng MM/DD/YY
❖Time: Kiểu thời gian: Tự động căn thẳng bên phải ô,
biểu diễn thời gian dùng HH:MM:SS

19

Tin học ứng dụng


Các kiểu dữ liệu trong Excel
❖Percentage: Kiểu phần trăm: Tự động căn thẳng bên
phải ô, kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần
trăm bằng cách nhân với 100 và thêm dấu % vào sau
số đó.

❖Fraction: Kiểu phân số: Tự động căn thẳng bên phải,
biểu diễn các số ở dạng phân số.
❖Text: Kiểu kí tự: Là sự pha trộn của các chữ cái và
chữ số, ký tự đặc biệt…, tự động căn trái
❖ Chú ý: Với các ký tự bắt đầu bằng số 0 vô nghĩa(vd: số điện thoại
0976..)Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên. Để giữ lại số 0 này, sử dụng
dấu (‘) trước hoặc định dạng ơ kiểu kí tự

20

Tin học ứng dụng


Chèn chú thích cho ơ
❖ Chèn chú thích cho ơ: khi di chuyển con chuột nằm trên ơ
chú thích tự động xuất hiện 1 khung lời chú thích được
chèn trước. Những chú thích thường là những lời giải
thích, ghi chú thêm về kết quả, dữ liệu trong ơ. Ơ nào có
chú thích thì có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ơ
❖ Thực hiện:
▪ B1: Nháy chuột phải vào ơ cần chú thích chọn Insert
Comment
▪ B2: Nhập vào chú thích trong hộp
▪ B3: Kết thúc nhấp bên ngồi hộp chú thích
21

Tin học ứng dụng


Chèn chú thích cho ơ

22

Tin học ứng dụng


Định dạng có điều kiện
❖B1: Chọn các ơ cần định dạng có điều kiện.

❖B2: Trong menu Home, nhóm lệnh Style, chọn lệnh
Conditional Formatting
» Chọn các nhóm định dạng phù hợp hoặc thêm
điều kiện định dạng mới: New Rule

23

Tin học ứng dụng


Kiểm tra dữ liệu nhập
❖B1: Chọn các ô cần thiết lập
❖B2: Trong Menu Data, nhóm lệnh Data Tools, chọn
lệnh Data Validation

24

Tin học ứng dụng


Kiểm tra dữ liệu nhập
❖B3: Chọn thẻ Settings.
❖B4: Chỉ định kiểu dữ liệu cho phép.

25

Tin học ứng dụng