LỜI NĨI ĐẦU

Hiện nay, trên thế giới, cơng nghệ thơng tin được xem là một ngành mũi
nhọn của các quốc gia, đặc biệt là các quốc gia đang phát triển, tiến hành cơng
nghiệp hóa và hiện đại hố như Việt Nam. Với tốc độ và tính chính xác, máy tính
dã giúp con người tận dụng hiệu quả thời gian, giảm nhân lực và đảm bảo chất
lượng công việc. Sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của cơng nghệ
kỹ thuật số, u cầu muốn phát triển thì phải tin học hoá tất cả các ngành, các
lĩnh vực.
Với sự phát triển của xã hội, thời buổi công nghiệp hóa - hiện đại hóa thì
việc quản lý các cấp trong một hệ thống địi hỏi sự nhanh nhạy, chính xác, tiện
dụng và nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý. Để có được hệ thống như vậy
địi hỏi phải biết cách tiếp cận và phân tích thiết kế một hệ thống cụ thể. Hiện tại,
nhiều cơ quan, tổ chức nhà nước hay trong trường học, hệ thống quản lý vẫn
chưa được tin học hóa hoặc đã được tin học hóa nhưng cịn nhiều điểm chưa
hợp lý dẫn đến mất rất nhiều thời gian và công sức quản lý mà khơng hiệu quả.
Do đó, em quyết định chọn đề tài “Quản lý của hàng cho thuê truyện” làm
bài tập lớn mơn học Phân tích thiết kế hệ thống. Với mong muốn thiết kế được
một hệ thống tối ưu, có thể làm giảm số lượng công việc của công nhân viên và
tiết kiệm chi phí cũng như thời gian trong cơng tác quản lý. Đồng thời, qua đó
học hỏi những kinh nghiệm về thiết kế hệ thống một cách chi tiết.


Chương 1: Khảo sát hệ thống
1.1. MÔ TẢ HỆ THỐNG
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
- Tạo phiếu thuê, cung cấp truyện thuê và thanh toán với khách hàng
- Tạo phiếu trả, nhận lại truyện trả và thanh toán cọc cho khách hàng
- Bổ sung truyện mới, thay thế truyện mất, hỏng từ nhà xuất bản
- Tạo báo cáo, phiếu kiểm kê cho ban giám đốc

1.1.2. Cơ cấu tổ chức
STT Tên bộ phận

Chức năng chính
- Lưu trữ, bảo quản truyện
- Cung cấp truyện cho khách
- Tạo đơn mua truyện

1.

Bộ phận quản lý kho - Tạo phiếu nhập truyện, bổ sung truyện
truyện
- Dán nhãn, cập nhật danh sách truyện
- Tạo phiếu kiểm kê
- Loại bỏ truyện cũ hỏng
- Điều chỉnh danh sách truyện sau kiểm kê
- Lập phiếu thuê truyện
- Nhận tiền thuê cọc
- Xử phạt

2.

Bộ phận quản lý thuê
- Lập phiếu trả truyện
truyện
- Nhận truyện trả chuyển sang bộ phận quản lý
kho
- Chuyển tiền thuê sang bộ phận giao dịch

3.


Bộ phận giao dịch

- Thanh toán phiếu nhập truyện
- Trả cọc, thu tiền phạt của khách


- Báo cáo thu chi lên ban giám đốc
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
STT Mã quy trình

Tên quy trình

Mẫu biểu sử dụng

1

QT01

Bổ sung truyện

MB01, MB02, MB03

2

QT02

Kiểm kê truyện

MB03, MB04, MB05


3

QT03

Cho thuê truyện

MB04, MB06

4

QT04

Nhận lại truyện trả

MB04, MB06, MB07

5

QT05

Báo cáo thu chi

MB08

- Quy trình “Bổ sung truyện” (QT01)
+ Định kỳ theo tháng bộ phận quản lý kho truyện sẽ tiến hành (01) lập kế hoạch bổ
sung truyện.
+ Thông qua việc (02) khảo sát danh mục giới thiệu đầu truyện mới của các nhà
xuất bản trên các trang web, bộ phận quản lý kho truyện sẽ lựa chọn đầu truyện phù

hợp, lấy kết quả kiểm kê truyện trong kho để tập hợp những đầu truyện không đủ
số bản đáp ứng nhu cầu người dùng, sau đó (03) lập ra đơn mua truyện (MB01)
+ (04) Chuyển đon mua truyện đến ban giám đốc và (05) yêu cầu ban giám đốc phê
duyệt.
+ Khi ban giám đốc phê duyệt, bộ phận quản lý kho truyện tiến hành (06) chuyển
đơn mua đến nhà xuất bản.
+ Nhà xuất bản theo đơn mua chuyển truyện đến công ty, nhân viên quản lý kho sẽ
(07) tiếp nhận truyện.
+ Khi nhận truyện từ nhà xuất bản bộ phận quản lý kho truyện tiến hành (08) kiểm
tra, đối chiếu truyện mới với đơn mua, nếu có vấn đề phát sinh, (09) phản hồi lại
nhà xuất bản để kịp thời phối hợp xử lý.
+ Khi nhận đầy đủ truyện bộ phận quản lý kho truyện (10) lập phiếu nhập truyện
(MB02) (11) chuyển phiếu nhập đến bộ phận giao dịch để thanh toán.
+ Bộ phận giao dịch nhận phiếu nhập dựa trên đơn giá đã niêm yết của nhà xuất bản
(12) tiến hành thanh toán.


+ Truyện nhập kho sẽ được (13) dán nhãn của cửa hàng, sắp xếp và lưu trữ, đồng
thời (14) cập nhật lại danh sách truyện (MB03) các đầu truyện bổ sung và thêm
đầu truyện mới vào danh sách truyện.
- Quy trình “Kiểm kê truyện” (QT02)
+ Định kỳ mỗi tháng bộ phận quản lý kho truyện (15) tiến hành kiểm kê lại kho
truyện.
+ Bộ phận quản lý kho sẽ (16) yêu cầu danh sách truyện thuê(MB04) từ bộ phận
quản lý thuê truyện.
+ Bộ phận quản lý kho tiến hành (17) kiểm điểm số lượng từng đầu truyện trong
kho, (18) loại bỏ truyện cũ hỏng.
+ Sau khi chốt lại số lượng truyện, bộ phận quản lý kho tiến hành (19) đối chiếu với
danh sách truyện, danh sách truyện đang thuê, nếu có sự chênh lệch sẽ (20) cập nhật
lại danh sách truyện (MB03).

+ Sau cùng, bộ phận quản lý kho (21) tạo phiếu kiểm kê (MB05) và (22) chuyển
phiếu kiểm kê lên ban gám đốc.
- Quy trình “Cho thuê truyện” (QT03)
+ Khách hàng có u cầu th truyện có thể tra tìm truyện dựa vào hướng dấn của
nhân viên.
+ Khi thuê truyện (23) yêu cầu khách hàng cung cấp tên đầu truyện cần thuê,
CMND, phương thức liên lạc cùng thời gian thuê truyện. Nếu khách hàng không
đem theo CMND sẽ (24) yêu cầu khách hàng thanh toán khoản đặt cọc bằng với giá
truyện khách thuê.
+ Các đầu truyện cần thuê của khách cung cấp được (25) đối chiếu với danh sách
truyện đang (MB04) đảm bảo truyện khách thuê vẫn đáp ứng đủ số bản có sẵn
trong kho sách.
+ Bộ phận quản lý thuê truyện dựa vào thông tin trao đổi với khách hàng sẽ (26) lập
phiếu thuê truyện (MB06) cho khách hàng , phiếu thuê được lập thành 2 bản:
* 1 bản được (27) giao phiếu thuê cho khách hàng sau khi khách hàng cung cấp
thơng tin và thanh tốn tiền th và tiền cọc.
* 1 bản được (28) lưu lại thông tin thuê truyện của khách hàng.


+ (29)Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền thuê cọc và nhận phiếu, khách hàng
mang phiếu chuyển xuống bộ phận quản lý kho truyện. Bộ phần quản lý kho sẽ (30)
giao truyện thuê cho khách hàng.
+ Khách hàng kiểm tra lại tình trạng truyện, xác nhận và giữ phiếu thuê truyện
+ Bộ phận quản lý thuê truyện sẽ (31) cập nhật lại danh sách truyện thuê (MB04)
+ Kết thúc mỗi ngày bộ phận quản lý thuê truyện (32) chuyển tiền đến bộ phận giao
dịch.
- Quy trình nghiệp vụ “Nhận lại truyện trả” (QT04)
+ Khách hàng mang truyện thuê đến trả cần đem theo phiếu thuê truyện, (33) nhận
phiếu thuê truyện (MB06) , bộ phận quản lý thuê truyện sẽ dễ dàng xử lý. Trong
trường hợp bị mất phiếu thuê, (34) yêu cầu cung cấp lại thông tin thuê truyện để xử

lý.
+ Bộ phận quản lý thuê truyện (35) nhận lại truyện, kiếm tra số lượng và tình trạng
truyện. Nếu truyện có tình trạng hỏng, rách hoặc mất truyện, dựa vào tình trạng
truyện và (36) u cầu khách hàng thanh tốn khoản phạt. Trong trường hợp khách
hàng có đặt tiền cọc, dựa và tình trạng sẽ hồn trả tồn bộ số tiến hoặc trừ đi khoản
tiền đền bù truyện hỏng.
+ Bộ phận quản lý thuê truyện nhận (37) lập phiếu trả truyện (MB07) chuyển cho
khách hàng, (38) lưu lại thông tin trả truyện và (39) cập nhật lại danh sách truyện
thuê (MB04).
+ Khách hàng có khoản đặt cọc cần thanh tốn mang phiếu trả truyện đến bộ phận
giao dịch, bộ phận giao dịch sẽ (40) thanh toán khoản cọc sau khi đã trừ khoản phạt.
+ Truyện sẽ được bộ phận quản lý thuê truyện (41) giao truyện tới bộ phận quản lý
kho truyện (42).
+ Kết thúc mỗi ngày bộ phận quản lý thuê truyện (43) giao lại tiền xử phạt cho bộ
phận giao dịch.
- Quy trình nghiệp vụ “Báo cáo thu chi” (QT05)
+ Hàng tháng ban giám đốc yêu cầu bộ phận giao dịch (44) tiến hành lập Báo Cáo
thu chi (MB08).
+ Dựa theo khoản thu từ tiền thuê và tiền cọc thanh toán mỗi ngày được chuyển thừ
bộ phận quản lý thuê truyện


+ Dựa theo khoản chi cho việc bổ sung truyện từ bộ phận quản lý kho truyện, khoản
chi thanh toán tiền cọc cho khách
+ Bộ phận giao dịch tiến hành thống kê lập báo cáo
+ (45)Chuyển báo cáo kèm tiền lên ban giám đốc.
1.1.4. Mẫu biều
STT

Mã mẫu biểu


Tên mẫu biểu

1

MB01

Đơn mua truyện

QT01

2

MB02

Phiếu nhập truyện

QT01

3

MB03

Danh sách truyện

QT01, QT02

4

MB04


Danh sách truyện thuê

QT02, QT03, QT04

5

MB05

Phiếu kiểm kê

QT02

6

MB06

Phiếu thuê truyện

QT03, QT04

7

MB07

Phiếu trả truyện

QT04

8


MB08

Báo cáo thu chi theo tháng

QT05

- Mẫu biểu 01: Đơn mua truyện

Mã Quy trình


Hình 1.1. Đơn mua truyện

- Mẫu biểu 02: Phiếu nhập truyện


Hình 1.2. Phiếu nhập truyện

- Mẫu biểu 03: Danh sách truyện


Hình 1.3. Danh sách truyện

- Mẫu biểu 04: Danh sách truyện thuê


Hình 1.4. Danh sách truyện thuê

- Mẫu biểu 05: Phiếu kiểm kê



Hình 1.5. Phiếu kiểm kê

- Mẫu biểu 06: Phiếu phuê truyện


Hình 1.6. Phiếu thuê truyện

- Mẫu biểu 07: Phiếu trả truyện


Hình 1.7. Phiếu trả truyện

- Mẫu biểu 08: Báo cáo thu chi


Hình 1.8. Báo cáo thu chi

1.2. MƠ HÌNH HĨA HỆ THỐNG
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ
1. Giải thích ký hiệu
Dùng ký hiệu hình chữ nhật để mơ tả bộ phận của hệ thống, tên của chức năng ghi bên
trong. Ví dụ: Bộ phận giao dịch

Hình 2.1. Ký hiệu bộ phận trong hệ thống


Dùng mũi tên chỉ hướng của luồng dữ liệu, tên luồng dữ liệu ghi trên mũi tên


Hình 2.2. Ký hiệu luồng thơng tin

Dùng ký hiệu hình elip để miêu tả tác nhân bên ngồi của hệ thống, tên tác nhân
Ví dụ: Nhà xuất bản

Hình 2.3. Ký hiệu tác nhân tác động vào hệ thống
2. Vẽ mơ hình tiến trình nghiệp vụ


Hình 2.4. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ

1.2.2. Biểu đồ hoạt động
1. Giải thích ký hiệu
Dùng bảng để mơ tả đường bơi, ô trên là tên của bộ phận hoặc tác nhân, ô dưới
mô tả các hoạt động bộ phận đó.


Hình 2.5. Ký hiệu cho đường bơi

Dùng hình trịn trắng có mũi tên chỉ từ hình trịn xuống dưới để mơ tả điểm bắt
đầu

Hình 2.6. ký hiệu điểm bắt đầu

Dùng hình trịn có chấm đen ở giữa cùng mũi tên chỉ từ trên xuống hình trịn để
mơ tả điểm kết thúc

Hình 2.7. Ký hiệu điểm kết thức

Dùng hình chữ nhật để mơ tả Cơng việc nghiệp vụ


Hình 2.8. Ký hiệu cơng việc nghiệp vụ

Dùng hình thoi để mơ tả Điều kiện lựa chọn

Hình 2.9. Ký hiệu Điều kiện lựa chọn

Dùng hình thoi để mơ tả Kho dữ liệu


Hình 2.10. Ký hiệu Kho lưu trữ

Dùng hình document để miêu tả Mẫu biểu

Hình 2.11. Ký hiệu Mẫu biểu

Dùng mũi tên liền để miêu tả Luồng cơng việc

Hình 2.12. Ký hiệu Luồng công việc

Dùng mũi tên đứt đoạn để miêu tả Luồng dữ liệu

Hình 2.13. Ký hiệu Luồng dữ liệu
2. Vẽ biểu đồ hoạt động
Quy trình “Bổ sung truyện” (QT01)
%3CmxGraphModel%3E%3Croot%3E%3CmxCell%20id%3D%220%22%2F%3E
%3CmxCell%20id%3D%221%22%20parent%3D%220%22%2F%3E%3CmxCell%20id
%3D%222%22%20value%3D%22%22%20style%3D%22aspect%3Dfixed%3Bperimeter
%3DellipsePerimeter%3Bhtml%3D1%3Balign%3Dcenter%3Bshadow%3D0%3Bdashed
%3D0%3BspacingTop%3D3%3Bimage%3Bimage%3Dimg%2Flib%2Factive_directory

%2Fdocuments.svg%3B%22%20vertex%3D%221%22%20parent%3D%221%22%3E
%3CmxGeometry%20x%3D%223671.7%22%20y%3D%22661%22%20width%3D
%2219.8%22%20height%3D%2230%22%20as%3D%22geometry%22%2F%3E%3C


%2FmxCell%3E%3C%2Froot%3E%3C%2FmxGraphModel%3E

Hình 2.14. Quy trình bổ sung truyện

Quy trình “Kiểm kê truyện” (QT02)


Hình 2.15. Quy trình kiểm kê truyện

Quy trình “Cho thuê truyện” (QT03)


Hình 2.16. Quy trình cho thuê truyện

Quy trình nghiệp vụ “Nhận lại truyện trả” (QT04)


Hình 2.17. Quy trình nhận truyện trả

Quy trình nghiệp vụ “Báo cáo thu chi” (QT05)


Hình 2.18. Quy trình báo cáo thu chi

Chương 2: Phân tích hệ thống

2.1. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
2.1.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết
1.1. Tìm chức năng có thể có của hệ thống
Từ quy trình xử lý, xác định được các chức năng sau có thể xuất hiện trong hệ
thống:
(1) Lập kế hoạch bổ sung truyện
(2) Khảo sát danh mục


(3) Lập ra đơn mua truyện
(4) Chuyển đơn mua truyện đến ban giám đốc
(5) Yêu cầu ban giám đốc phê duyệt
(6) Chuyển đơn mua chuyện đến NXB
(7) Tiếp nhận truyện
(8) Kiểm tra, đối chiếu truyện mới với đơn mua
(9) Phản hồi lại nhà xuất bản
(10) Lập phiếu nhập truyện
(11) Chuyển phiếu nhập đến bộ phận giao dịch
(12) Tiến hành thanh toán
(13) Dán nhãn của cử hàng, sắp xếp và lưu trữ
(14) Cập nhật lại danh sách truyện
(15) Tiến hành kiểm kê lại kho truyện
(16) Yêu cầu danh sách truyện thuê
(17) Kiểm điểm lại số lượng từng đầu truyện
(18) Loại bỏ truyện cũ rách
(19) Đối chiếu với danh sách truyện, danh sách truyện đang thuê
(20) Cập nhật lại danh sách truyện
(21) Tạo phiếu kiểm kê
(22) Chuyển phiếu kiểm kê lên ban giám đốc

(23) Yêu cầu khách hàng cung cấp tên đầu truyện cần thuê, CMND, phương thức
liên lạc cùng thời gian thuê truyện
(24) Yêu cầu khách hàng thanh toán khoản đặt cọc
(25) Đối chiếu với danh sách thuê
(26) Lập phiếu thuê truyện
(27) Giao phiếu thuê cho khách hàng
(28) Lưu lại thông tin thuê truyện
(29) Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền thuê cọc


(30) Giao truyện thuê cho khách hàng
(31) Cập nhật lại danh sách truyện thuê
(32) Chuyển tiền đến bộ phận giao dịch
(33) Nhận phiếu thuê truyện
(34) Yêu cầu cung cấp lại thông tin thuê truyện
(35) Nhận lại truyện, kiểm tra số lượng và tình trạng truyện
(36) Yêu cầu khách hàng thanh tốn khoản phạt
(37) Lập phiếu trả
(38) Lưu lại thơng tin trả truyện
(39) Cập nhật danh sách truyện thuê
(40) Thanh toán khoản cọc
(41) Giao truyện tới bộ phận quản lý kho truyện
(42) Giao lại tiền xử phạt cho bộ phận giao dịch
(43) Tiến hành lập báo cáo thu chi tháng
(44) Chuyển báo cáo kèm tiền lên ban giam đốc
1.2. Loại bỏ những chức năng trùng lặp
(1) Lập kế hoạch bổ sung truyện
(2) Khảo sát danh mục
(3) Lập ra đơn mua truyện
(4) Chuyển đơn mua truyện đến ban giám đốc

(5) Yêu cầu ban giám đốc phê duyệt
(6) Chuyển đơn mua chuyện đến NXB
(7) Tiếp nhận truyện
(8) Kiểm tra, đối chiếu truyện mới với đơn mua
(9) Phản hồi lại nhà xuất bản
(10) Lập phiếu nhập truyện
(11) Chuyển phiếu nhập đến bộ phận giao dịch