CHƢƠNG 5 : QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT THUẬT TRONG
KHÁCH SẠN

Giới thiệu:
Trong phạm vi nghiên cứu, chƣơng này tập trung vào một số vấn đề cơ
bản sau:
- Khái niệm, vai trò của cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn.
- Khái niệm, vai trò của quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn.
- Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn.
- Quản trị đầu tƣ, xây dựng, bảo dƣỡng, mua sắm, cơ sở vật chất kỹ thuật
trong khách sạn.
- Quản trị quá trình sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn.
- Quản trị việc thuê, cho thuê cơ sở vật chất kỹ thuật và quản trị việc thuê
ngoài bảo dƣỡng cơ sở vật chất kỹ thuật.
Mục tiêu:
Sau khi nghiên cứu chƣơng này, ngƣời học phải làm chủ đƣợc các vấn đề
sau:
- Hiểu đƣợc khái niệm, vai trò của cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách
sạn.
- Hiểu đƣợc khái niệm, vai trò của quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật trong
khách sạn.
- Nắm đƣợc các nội dung cơ bản về quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật trong
khách sạn.
- Nắm đƣợc các nội dung cơ bản về quản trị đầu tƣ, xây dựng, bảo dƣỡng,
mua sắm, cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn.
- Nắm đƣợc các nội dung cơ bản của quản trị quá trình sử dụng cơ sở vật
chất kỹ thuật trong khách sạn.
- Nắm đƣợc các nội dung cơ bản của quản trị việc thuê, cho thuê cơ sở vật
chất kỹ thuật và quản trị việc thuê ngoài bảo dƣỡng cơ sở vật chất kỹ thuật.
- Nhận biết đƣợc sự bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn.
Nội dung chính:

5.1.

Khái quát về cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn

5.1.1. Khái niệm cơ sở vật chất kỹ thuật

110


Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn cùng với đội ngũ lao động là những
yếu tố không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Quản trị tốt
cơ sở vật chất kỹ thuật sẽ góp phần tận dụng hết các nguồn lực, tiết kiệm vốn,
nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Để tìm hiểu nội dung về quản trị
cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn, trƣớc tiên chúng ta tìm hiểu khái quát về
cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của các khách sạn là toàn bộ những tư liệu lao
động của khách sạn tham gia vào nhiều quá trình sản xuất và bán các sản
phẩm, dịch vụ cho khách nhằm thoả mãn các nhu cầu của họ.
Trong đó tƣ liệu lao động là một vật hay hệ thống nhiều vật làm nhiệm vụ
truyền dẫn sự tác động của con ngƣời lên đối tƣợng lao động, làm thay đổi hình
thức tự nhiên của đối tƣợng lao động, biến đối tƣợng lao động thành sản phẩm
thoả mãn nhu cầu và mong muốn của con ngƣời.
Nếu xem xét một cách cụ thể hơn, các tƣ liệu lao động của khách sạn
chính là: hệ thống các cơng trình xây dựng (nhà xƣởng, bếp, các tồ nhà có
buồng ngủ cho khách lƣu trú) các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ làm nhiệm
vụ truyền dẫn lao động của con ngƣời đến đối tƣợng lao động. Do đó, có thể
hiểu một cách cụ thể: Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn là tồn bộ các cơng
trình xây dựng, kiến trúc, các trang thiết bị máy móc, dụng cụ tham gia vào việc
sản xuất và bán các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn nhằm đáp ứng các nhu cầu
của khách.

5.1.2. Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật
Các đặc điểm cơ bản của cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn bao gồm:
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn đó là các tƣ liệu lao động làm
nhiệm vụ truyền dẫn lao động của con ngƣời đến đối tƣợng lao động (nguyên
vật liệu, nhiên liệu v.v...). Nhƣ vậy mặc dù đối tƣợng lao động trong khách sạn
có thể mang hình thái vật chất (nhƣ ngun liệu, thực phẩm v.v...) nhƣng nó
khơng phải là cơ sở vật chất kỹ thuật.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn có thể sử dụng cho nhiều quá trình
kinh doanh và phục vụ. Chính vì đặc điểm này, nên cần lƣu ý có một số thiết bị,
dụng cụ nhƣ bát đũa, khăn ăn, dụng cụ rẻ tiền trang bị trong buồng ngủ của
khách (nhƣ khăn mặt, bàn chải, kem đánh răng v.v...) chúng là tƣ liệu lao động,
nhƣng nếu chỉ sử dụng một lần không đƣợc xem các yếu tố thuộc nhóm cơ sở
vật chất kỹ thuật. Giá trị của chúng sẽ chuyển dịch ngay vào giá trị sản phẩm,
chúng đóng vai trị tƣơng tự nhƣ những ngun vật liệu khác góp phần tạo nên
sản phẩm.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn đa dạng về giá trị, chủng loại, chất
lƣợng, số lƣợng v.v... Nó bao hàm cả những tƣ liệu lao động mang hình thái vật
chất (cơng trình xây dựng, trang thiết bị, máy móc v.v...) và bao hàm cả những
tƣ liệu lao động mang tính kỹ thuật (có thể là các hình thái phi vật chất nhƣ:
cơng nghệ phục vụ, bí quyết chế biến món ăn, phần mềm quản lý khách sạn
v.v...). Mặt khác trong khách sạn, cơ sở vật chất kỹ thuật có thể bao gồm những
111


tƣ liệu lao động có giá trị lớn nhƣ: nhà, sân vƣờn, các trang thiết bị máy móc
v.v... nhƣng cũng có những tƣ liệu lao động có giá trị dụng cụ có giá trị nhỏ nhƣ
ly cốc, bát đũa tuy nhiên về mặt số lƣợng các dụng cụ này lại rất nhiều. Chính
tính đa dạng, phức tạp của cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn đã đặt ra những
yêu cầu riêng cho hoạt động quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn có mối quan hệ mật thiết với các

tài nguyên du lịch. Thông thƣờng khách sạn thƣờng đƣợc xây dựng ở những nơi
có những nguồn tài nguyên du lịch có giá trị, có nguồn khách đảm bảo (nhƣ các
điểm du lịch, trung tâm đô thị, trên trục đƣờng giao thơng v.v...). Ngồi ra,
khơng chỉ có vị trí của các khách sạn thƣờng gắn bó chặt chẽ với tài nguyên du
lịch, mà các đặc điểm khác của cơ sở vật chất kỹ thuật nhƣ kiến trúc, xây dựng,
trang thiết bị tiện nghi cũng thƣờng đƣợc lựa chọn tƣơng xứng và phù hợp với
đặc điểm của tài nguyên du lịch. Ví dụ: một khách sạn biển, sẽ có đặc điểm kiến
trúc, trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật thích hợp với phong cảnh biển v.v..
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn là yếu tố cấu thành nên các sản
phẩm của khách sạn. Về mặt hình thức, khách có thể cảm nhận đƣợc khi đƣợc
phục vụ. Ví dụ nhƣ dịch vụ lƣu trú chẳng hạn, các giá trị thoả mãn nhu cầu của
khách một phần do cơ sở vật chất kỹ thuật (trang thiết bị, tiện nghi v.v...) tạo
nên. Mặt khác xét về bản chất, giá trị của cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn
sẽ đƣợc chuyển dịch dần vào giá trị các sản phẩm của khách sạn thơng qua q
trình khấu hao cơ sở vật chất kỹ thuật và giá trị khấu hao đó phải đƣợc tính vào
chi phí kinh doanh của khách sạn, phải phân bổ cho tất cả các sản phẩm do
khách sạn tiêu thụ.
- Thời gian hao mòn các thành phần chính của cơ sở vật chất kỹ thuật
khách sạn (nhƣ các cơng trình xây dựng, nhà xƣởng, máy móc, trang thiết bị hay
nói cách khác là các tài sản cố định) tƣơng đối lâu.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn có tính đồng bộ cao trong xây
dựng và sử dụng. Sự đồng bộ này đƣợc hiểu theo ba khía cạnh:
+ Thứ nhất, nó phải đầy đủ các yếu tố cấu thành nên một khách sạn nói
cách khác nó phải đầy đủ các thành phần của một hệ thống. Nhƣ phải có khu
vực phục vụ lƣu trú, nhà hàng, nơi đón tiếp, quầy lễ tân v.v...
+ Thứ hai, sự hài hoà, cân đối giữa các khu vực trong một tổng thể theo
một yếu tố trung tâm. Yếu tố trung tâm trong một khách sạn chính là khu vực
kinh doanh lƣu trú. Các khu vực khác phải có sự liên kết hợp lý với khu vực này
nhƣ: vƣờn cây, nhà hàng, sân chơi thể thao, các dịch vụ bổ sung v.v...
+ Thứ ba, sự đồng bộ còn đƣợc hiểu về mặt kỹ thuật thiết kế và xây dựng.

Chẳng hạn khi xây mới một khách sạn nếu có đủ các điều kiện ngƣời ta phải
thiết kế đồng bộ từ sân vƣờn, khu vực tiền sảnh, khu vực lƣu trú của khách, các
nhà hàng, quầy bar, quầy bán đồ lƣu niệm v.v...
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn đòi hỏi những yêu cầu riêng về
mặt bố trí, thẩm mỹ, kết cấu v.v... Tuỳ theo từng loại khách sạn mà những địi
hỏi này có tính chất khác nhau, thông thƣờng cơ sở vật chất kỹ thuật của khách
112


sạn phải đáp ứng các yêu cầu về mặt chất lƣợng, vệ sinh, mỹ thuật, độc đáo
v.v...
5.1.3. Vai trò của cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật có một vai trị rất quan trọng trong hoạt động kinh
doanh của các doanh nghiệp nói chung và trong hoạt động kinh doanh khách sạn
nói riêng. Có thể chỉ ra một số vai trị cơ bản sau:
- Nó là yếu tố khơng thể thiếu trong q trình kinh doanh của khách sạn,
nếu cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn thiếu hoặc không đáp ứng đƣợc các
yêu cầu kinh doanh thì hoạt động kinh doanh khơng thể tiến hành tốt đƣợc.
- Khi xem xét đặc điểm của cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn, chúng
ta đã biết rằng nó là yếu tố cấu thành nên các sản phẩm của khách sạn chính vì
vậy có thể thấy rằng cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn là một trong các yếu
tố quyết định chất lƣợng hàng hố, dịch vụ; quyết định giá cả sản phẩm. Ví dụ:
Một khách sạn có cơ sở vật chất tốt, hiện đại thƣờng có điều kiện đảm bảo chất
lƣợng phục vụ tốt, mặt khác giá cả sản phẩm của khách sạn này tất yếu phải cao
hơn những khách sạn có sản phẩm tƣơng tự nhƣng cơ sở vật chất kỹ thuật kém
hơn.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn là yếu tố cơ bản quyết định việc
lựa chọn các loại sản phẩm (số lƣợng, chủng loại, chất lƣợng) cũng nhƣ phƣơng
hƣớng kinh doanh của khách sạn. Ví dụ: Một khách sạn có vị trí tốt, hệ thống
nhà cửa rộng rãi, có bãi đỗ xe rộng có nhiều lựa chọn phƣơng hƣớng kinh doanh

hơn là một khách sạn ở vị trí khơng thuận tiện xa tài ngun du lịch v.v...
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn là yếu tố quyết định đến loại, hạng
của khách sạn và thị trƣờng khách hàng mục tiêu trong hoạt động kinh doanh.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn quyết định đến quá trình lao động
trong khách sạn trong đó nó ảnh hƣởng trực tiếp đến quy trình phục vụ, năng
suất lao động, thời gian, tốc độ phục vụ, sức khoẻ của ngƣời lao động v.v...
5.2.

Phân loại cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn

Tuỳ theo từng tiêu thức phân loại, cũng nhƣ mục đích của việc phân loại
mà ngƣời ta có thể chia cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn thành những nhóm
khác nhau.
5.2.1. Phân loại theo đặc tính kỹ thuật của cơ sở vật chất kỹ thuật
Căn cứ vào đặc tính kỹ thuật của cơ sở vật chất kỹ thuật khách sạn có thể
chia ra các nhóm nhƣ:
- Đất đai: bao hàm cả sân vƣờn, bãi đỗ xe v.v...
- Các cơng trình xây dựng - kiến trúc: khu vực lƣu trú của khách, sảnh,
quầy lễ tân, nhà kho các loại v.v...
- Đồ điện máy: có thể phân loại chi tiết thành các loại máy móc khác
nhau.
113


- Trang thiết bị: bàn, ghế, tủ v.v...
- Dụng cụ: dụng cụ chế biến món ăn, dụng cụ phục vụ khách, bát, đĩa
v.v...
- Các cơ sở vật chất kỹ thuật khác: thƣơng hiệu của khách sạn, chƣơng
trình quản lý trên máy tính, bí quyết chế biến v.v...
5.2.2. Phân loại theo hoạt động kinh doanh phục vụ

Đây là cách phân loại chia cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn thành các
nhóm theo sự quản lý và sử dụng của các bộ phận kinh doanh, phục vụ. Đa số
các khách sạn thƣờng có các bộ phận chuyên kinh doanh lƣu trú, ăn uống, dịch
vụ bổ sung v.v... Theo cách phân loại này có thể chia cơ sở vật chất kỹ thuật của
khách sạn thành các loại sau:
- Cơ sở vật chất kỹ thuật trong kinh doanh lƣu trú.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật trong kinh doanh ăn uống.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật trong kinh doanh dịch vụ bổ sung.
Trong một số khách sạn lớn, các bộ phận này cịn có thể phân chia thành
các bộ phận trực thuộc nhỏ hơn, do đó cũng theo tiêu thức phân loại này cịn có
thể chia ra cơ sở vật chất kỹ thuật trong các bộ phận đó. Chẳng hạn, trong nhóm
kinh doanh lƣu trú cịn có thể phân loại thành: cơ sở vật chất kỹ thuật của bộ
phận lễ tân, cơ sở vật chất kỹ thuật của bộ phận phục vụ buồng, cơ sở vật chất
kỹ thuật của bộ phận hỗ trợ phục vụ v.v....
5.2.3. Phân loại theo tài sản
Cách phân loại này gắn với hoạt động tài chính của khách sạn và cơ sở vật
chất kỹ thuật đƣợc xem nhƣ những tài sản. Theo cách phân loại này ngƣời ta có
thể chia cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn thành hai loại cơ bản đó là tài sản
cố định và tài sản lƣu động.
5.2.3.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật là tài sản cố định
Cơ sở vật chất kỹ thuật là tài sản cố định của khách sạn đó là những tƣ
liệu lao động chủ yếu có giá trị lớn tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị
của nó đƣợc chuyển dịch từng phần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ của khách sạn.
Trong kinh doanh khách sạn ngƣời ta thƣờng lựa chọn cách phân loại theo
công dụng kinh tế, nhƣ:
- Nhà cửa, vật kiến trúc của khách sạn: những tồ nhà có buồng ngủ cho
khách thuê, nhà bếp, nhà hàng, quầy bar, hàng rào, nhà kho, hầm chứa, tháp
nƣớc, nhà làm việc hành chính v.v...
- Máy móc, thiết bị: Là tồn bộ máy móc thiết bị dùng trong hoạt động
kinh doanh của khách sạn nhƣ: tủ lạnh, tủ đá, bếp, máy bảo quản, ti vi, hệ thống

âm thanh, hệ thống phòng cháy chữa cháy, điều hồ nhiệt độ, thơng gió v.v...
- Phƣơng tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: Ơ tơ, hệ thống điện, hệ thống
thơng tin, hệ thống nƣớc, khí đốt v.v...
114


- Thiết bị dụng cụ quản lý trong khách sạn: nhƣ máy vi tính, thiết bị điện
tử, thiết bị, dụng cụ đo lƣờng, kiểm tra chất lƣợng v.v...
- Hệ thống sân vƣờn, bãi đỗ xe v.v...
- Các loại tài sản cố định khác: là toàn bộ những loại tài sản cố định khác
chƣa liệt kê vào 5 loại tài sản cố định nói trên (bí quyết chế biến, thƣơng hiệu
v.v... ). Đây cũng chính là các tài sản cố định vơ hình.
5.2.3.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật là tài sản lưu động
Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn là tài sản lƣu động đó là những tài
sản có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn (thƣờng tham gia vào một chu kỳ sản
xuất, kinh doanh).
Cần lƣu ý, có những cơ sở vật chất kỹ thuật là tài sản lƣu động nhƣng
không phải mọi tài sản lƣu động đều là cơ sở vật chất kỹ thuật. Những tài sản là
đối tƣợng lao động (nhƣ nguyên liệu, nhiên liệu v.v...) chỉ tham gia vào một chu
kỳ sản xuất, kinh doanh và khơng giữ ngun hình thái vật chất ban đầu, giá trị
của nó đƣợc chuyển dịch tồn bộ, một lần vào giá trị của sản phẩm không đƣợc
xem là thuộc nhóm cơ sở vật chất kỹ thuật. Chỉ những tài sản lƣu động nhƣ các
trang thiết bị, dụng cụ (nhƣ bàn, ghế, bát, đĩa, dụng cụ ăn uống v.v...sử dụng
nhiều lần) mặc dù giá trị của từng đơn vị thấp nhƣng chúng đƣợc sử dụng cho
nhiều chu kỳ kinh doanh. Mặt khác, trong thực tế ngƣời ta thƣờng tính giá trị
cho cả nhóm tài sản này (theo cách hạch tốn này chúng sẽ có giá trị tƣơng đối
lớn) và phân bổ dần giá trị của cả nhóm tài sản vào giá trị sản phẩm.
5.2.4. Phân loại theo mục đích quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật
Đây là cách phân loại dựa theo tiêu thức tổng hợp vừa căn cứ vào hình
thái vật chất, đặc điểm giá trị của cơ sở vật chất kỹ thuật, vừa căn cứ vào bộ

phận tham gia quản lý, sử dụng những cơ sở vật chất kỹ thuật đó. Cách phân loại
này tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật
trong khách sạn và đây cũng là cách phân loại phổ biến hiện nay ở nƣớc ta. Theo
cách phân loại này có thể chia cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn thành ba
nhóm cơ bản:
- Các cơng trình xây dựng, vật kiến trúc.
- Máy móc, trang thiết bị, tiện nghi, dụng cụ, vật tƣ v.v...
- Các cơ sở vật chất kỹ thuật khác.
5.2.4.1. Các cơng trình xây dựng, kiến trúc
Đây là nhóm cơ sở vật chất kỹ thuật tham gia vào nhiều hoạt động kinh
doanh, nó thƣờng có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, là yếu tố cơ bản quyết
định quy mô, giá trị của hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn. Nó
bao gồm:
- Đất đai: đề cập đến giá trị của đất cùng với các đặc điểm khác nhƣ vị trí,
giá trị sử dụng, thời gian sử dụng đất, quyền sử dụng đất v.v...
115


- Các cơng trình xây dựng, vật kiến trúc: bao gồm một hoặc một số tồ
nhà có buồng ngủ cho khách lƣu trú, khu làm việc, nhà hàng, bar, bếp, các loại
kho, khu vực công cộng, quầy lƣu niệm, cửa hàng, cơng trình xây dựng để kinh
doanh các dịch vụ bổ sung v.v... Giá trị của cơng trình xây dựng thƣờng đƣợc
xem xét với các yếu tố về vị trí, kiến trúc, vật liệu xây dựng, các yếu tố về lịch
sử, truyền thống v.v...Tuỳ thuộc vào từng loại khách sạn mà hệ thống cơng trình
xây dựng, kiến trúc thƣờng mang những đặc điểm khác nhau. Nhƣ khách sạn
hạng từ ba sao trở lên thƣờng đƣợc xây dựng hiện đại, có nhiều buồng, sảnh,
bếp, nhà hàng v.v... Trong khi đó khách sạn hạng thấp trang thiết bị, tiện nghi,
máy móc thƣờng có chất lƣợng thấp hơn.
- Sân vƣờn: đa số các khách sạn đều có sân vƣờn (trừ những khách sạn ở
thành phố do điều kiện kinh tế, lịch sử có thể khơng có). Mặc dù dƣờng nhƣ nó

ít tham gia vào q trình tiêu dùng của khách nhƣng nó là một yếu tố quan trọng
tăng thêm giá trị của khách sạn. Khi đề cập đến sân vƣờn, nó có thể bao gồm cả
cây lâu năm, cây cảnh trang trí v.v...
- Bãi đỗ xe.
- Đƣờng giao thông: Đa số các khách sạn thƣờng ở những vị trí giao
thơng thuận lợi, và đa số đƣờng giao thông là của xã hội, tuy nhiên cũng có
những khách sạn có hệ thống đƣờng sá của riêng mình, và hệ thống đƣờng giao
thơng nội bộ.
- Hệ thống cấp, thoát, lọc nƣớc.
- Hệ thống điện, ga, phòng cháy chữa cháy.
- Hệ thống thu gom, xử lý chất thải (nƣớc thải, khí thải, rác thải và các
chất thải độc hại khác).
- Hệ thống an ninh, bảo vệ v.v...
5.2.4.2. Máy móc, trang thiết bị, tiện nghi, dụng cụ, vật tư
Ngồi những yếu tố về cơng trình xây dựng, kiến trúc cơ sở vật chất kỹ
thuật của các khách sạn cịn có máy móc, trang thiết bị, tiện nghi, vật tƣ, dụng cụ
đều là các tƣ liệu lao động tham gia vào quá trình kinh doanh phục vụ khách.
Trong nhóm này để thích hợp cho việc quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật các nhà
quản trị thƣờng chia thành các nhóm nhỏ theo sự quản lý và sử dụng của các bộ
phận tham gia vào quá trình kinh doanh.
Máy móc, trang thiết bị, tiện nghi, dụng cụ, vật tƣ chung
Tƣơng tự nhƣ các cơng trình xây dựng, kiến trúc, đây là các cơ sở vật chất
kỹ thuật tham gia vào nhiều hoạt động kinh doanh và thƣờng bao gồm:
- Máy móc, trang thiết bị tiện nghi, dụng cụ, vật tƣ, tranh ảnh, đồ dùng
trang trí ở khu vực chung trong khách sạn.
- Phƣơng tiện vận chuyển.
- Máy móc, trang thiết bị tiện nghi, dụng cụ, vật tƣ, trang bị cho bộ phận
hành chính v.v...
116



- Máy móc, trang thiết bị, tiện nghi, dụng cụ, vật tƣ trong kinh doanh lƣu
trú
- Các trang thiết bị, dụng cụ ở bộ phận lễ tân: Quầy lễ tân, máy tính, điện
thoại, sổ sách các loại, két sắt, giá chìa khóa, máy báo thức, máy fax, tivi v.v...
- Các trang thiết bị trong phòng ngủ của khách: Đồ gỗ (giƣờng, tủ, bàn
khách, bàn làm việc, ghế, giá để đồ v.v...), đồ điện (tivi, VCD, tủ lạnh, quạt, điều
hoà, máy tính, bóng đèn, máy sấy tóc v.v...), đồ vải (rèm, ga, chăn, gối, thảm
v.v...), đồ thuỷ tinh, sành sứ (phích, ấm, chén, cốc, lọ hoa v.v...) và các đồ dùng
khác.
- Các trang thiết bị, dụng cụ của bộ phận phục vụ buồng: Dụng cụ vệ sinh,
hoá chất, xe đẩy v.v...
- Các trang thiết bị của bộ phận hỗ trợ phục vụ.
- Các trang thiết bị dụng cụ khác.
- Máy móc, trang thiết bị, tiện nghi, dụng cụ, vật tƣ trong kinh doanh ăn
uống
Đây là những máy móc, trang thiết bị tiện nghi, dụng cụ, vật tƣ, trang bị
cho các bộ phận nhƣ: bộ phận chế biến món ăn, bộ phận nhà hàng, các quầy bar,
v.v...
- Các trang thiết bị, dụng cụ ở bộ phận chế biến món ăn: Các loại bếp,
xoong nồi, bát đĩa, các loại chậu, dao thớt, máy hút khói, hút bụi, máy điều hồ,
tủ lạnh, hầm chứa, kho v.v...
- Các trang thiết bị, dụng cụ ở bộ phận nhà hàng: Quầy, đồ điện, tủ, tủ
lạnh, bát, đĩa, thìa, đũa, giá kê, bàn ghế, rèm, khăn trải bàn, lọ hoa, lọ đựng gia
vị, dao, dĩa, cốc, ly, bình v.v...
- Các trang thiết bị, dụng cụ trong các quầy bar: Quầy bar, tủ rƣợu, tủ
lạnh, bàn ghế, ly cốc, lọ hoa, máy móc thiết bị khác v.v...
Máy móc, trang thiết bị, tiện nghi, dụng cụ, vật tƣ trong kinh doanh dịch vụ bổ
sung
Chính là hệ thống trang thiết bị dụng cụ ở các bộ phận kinh doanh dịch vụ

bổ sung. Tuỳ thuộc vào từng loại hình dịch vụ bổ sung, cũng nhƣ đặc điểm cụ
thể của từng cơ sở lƣu trú mà có những trang thiết bị dụng cụ hay nói cách khác
là có những cơ sở vật chất kỹ thuật khác nhau.
5.2.4.3. Những cơ sở vật chất kỹ thuật khác của khách sạn
Đây chính là các yếu tố vật chất kỹ thuật khác ngồi những nhóm cơ sở
vật chất kỹ thuật đã nêu trên. Xét theo phạm vi rộng của nghĩa cơ sở vật chất kỹ
thuật nó khơng chỉ bao hàm ý nghĩa về mặt vật chất, mà cịn có ý nghĩa về mặt
kỹ thuật. Mặt khác, những giá trị về mặt kỹ thuật, công nghệ trong thời đại ngày
nay ngày càng đƣợc xem trọng và chiếm một tỉ trọng cao trong giá trị các sản
phẩm nói chung và các sản phẩm của các nhà hàng nói riêng.
117


- Thƣơng hiệu của khách sạn.
- Các mối quan hệ trong kinh doanh.
- Các công nghệ phục vụ đặc biệt.
- Các cơng nghệ chế biến bí truyền.
- Những phầm mềm quản lý, hoặc hỗ trợ phục vụ v.v...
5.3.

Khái quát về quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn

5.3.1. Khái niệm quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật
Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật khách sạn là việc lựa chọn và đưa ra các
quyết định liên quan đến cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn và tổ chức thực
hiện các quyết định đó phục vụ các mục tiêu của khách sạn trong việc tối đa hoá
lợi nhuận, tăng giá trị của khách sạn, tăng khả năng cạnh tranh của khách sạn
trên thị trường.
Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật khách sạn là một phần của quản trị kinh
doanh khách sạn, nó giữ vị trí quan trọng trong quản trị kinh doanh khách sạn.

Đa số các quyết định quản trị khác đều có sự liên quan chặt chẽ với hoạt động
quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn.
5.3.2. Những vai trò chủ yếu của quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật
Quản trị tốt cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn có những vai trị hết sức
quan trọng trong hoạt động kinh doanh, phục vụ. Cụ thể là:
- Giúp cho quá trình kinh doanh phục vụ đƣợc thuận lợi, thông suốt đảm
bảo đủ các yếu tố vật chất về mặt chất lƣợng, số lƣợng cho quá trình kinh doanh,
phục vụ.
- Tiết kiệm đƣợc các chi phí về đầu tƣ, mua sắm, sửa chữa cơ sở vật chất
kỹ thuật của khách sạn.
- Khai thác tối đa các nguồn lực về cơ sở vật chất kỹ thuật mang lại hiệu
quả cao cho hoạt động kinh doanh.
5.3.3. Một số nội dung cơ bản của quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật
Nhƣ trên đã đề cập, quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn là việc
lựa chọn, đƣa ra quyết định và thực hiện các quyết định liên quan đến cơ sở vật
chất kỹ thuật của khách sạn. Tuy nhiên trong thực tế, hoạt động quản trị này có
sự đan xen với những hoạt động quản trị khác (ví dụ nhƣ việc mua sắm, đầu tƣ
tài sản cố định liên quan với hoạt động quản trị tài chính trong khách sạn). Mặt
khác, tuỳ thuộc vào quy mô cũng nhƣ đặc điểm cụ thể của các khách sạn mà
ngƣời quản lý có thể giao phạm vi cũng nhƣ chức năng của việc quản trị cơ sở
vật chất kỹ thuật trong khách sạn cho những cá nhân, bộ phận theo những cách
khác nhau. Nhìn chung quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn có những
nội dung cơ bản sau:
- Lập kế hoạch và thực hiện việc đầu tƣ, xây dựng mới khách sạn.
118


- Mua sắm các cơ sở vật chất kỹ thuật cho khách sạn.
- Thuê, cho thuê các cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn.
- Bảo quản, bảo dƣỡng, sửa chữa (những hoạt động này có thể th ngồi)

cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn.
- Quản trị quá trình sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn
- Bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn.
5.3.4. Tổ chức hoạt động quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật
Giá trị cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn thƣờng chiếm một tỉ trọng
lớn trong nguồn vốn của khách sạn, cùng với các vai trò khác của việc quản trị
cơ sở vật chất kỹ thuật nhƣ đã đề cập ở trên. Nên có thể thấy rằng việc quản trị
cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nhà quản
trị khách sạn thƣờng là ngƣời đƣa ra những quyết định quan trọng trong hoạt
động quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật, nhƣ các quyết định về xây dựng, mua sắm,
đầu tƣ, sửa chữa lớn v.v... Bên cạnh đó quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật của
khách sạn cịn có những nội dung quan trọng khác cần có ngƣời giúp nhà quản
trị khách sạn theo dõi, quản lý, đƣa ra quyết định và thực hiện hoặc giám sát
việc thực hiện các quyết định đó (nhƣ trong việc sửa chữa nhỏ, bảo dƣỡng, vận
hành v.v...). Tuỳ theo quy mô của khách sạn, mà tổ chức hoạt động quản trị cơ
sở vật chất kỹ thuật của khách sạn có thể thực hiện theo những cách khác nhau.
Đối với khách sạn có quy mơ vừa và lớn thƣờng có bộ phận chuyên trách
về quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật (trong thực tế thƣờng đƣợc gọi là bộ phận
quản trị). Trƣởng bộ phận quản trị có trách nhiệm quản lý chung, theo dõi, lên
kế hoạch, báo cáo tình hình về các vấn đề có liên quan đến cơ sở vật chất kỹ
thuật. Trong bộ phận quản trị còn có thể có các nhân viên chuyên trách (chuyên
theo dõi, lập báo cáo v.v...) có các nhân viên kỹ thuật - bảo dƣỡng. Các nhân
viên kỹ thuật bảo dƣỡng có trách nhiệm theo dõi, bảo dƣỡng tồn bộ máy móc,
trang thiết bị và các tiện nghi của khách sạn. Đây là cách tổ chức thích hợp cho
cơng tác quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật và mang tính chuyên mơn hố cao. Tuy
nhiên hình thức tổ chức này lại địi hỏi khách sạn phải dành một chi phí khá lớn
cho công tác quản trị, điều này không phù hợp với các khách sạn nhỏ.
Trong một số khách sạn có quy mô vừa, việc theo dõi quản lý cơ sở vật
chất kỹ thuật còn đƣợc giao cho bộ phận tài chính- kế tốn, khơng có cán bộ
quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật, những quyết định quản trị cơ sở vật chất kỹ

thuật do lãnh đạo khách sạn thực hiện. Khách sạn có thể có bộ phận bảo dƣỡng
hoặc cũng có thể đi thuê sửa chữa, bảo dƣỡng khi cần thiết. Cách tổ chức này
tiết kiệm chi phí, nhƣng có tính chun mơn hố khơng cao, vì ngƣời lãnh đạo
khó có thể quán xuyến hết các nội dung của quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật, mặt
khác bộ phận tài chính- kế tốn cũng chủ yếu theo dõi, quản lý về mặt giá trị của
cơ sở vật chất kỹ thuật.
Một số khách sạn có quy mơ nhỏ, các nội dung về quản trị cơ sở vật chất
kỹ thuật cũng đơn giản hơn ngƣời chủ khách sạn trực tiếp thực hiện các nội
119


dung về quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật. Các khách sạn thuộc loại này cũng
thƣờng khơng có những nhân viên chuyên về sửa chữa, bảo dƣỡng.
Nhƣ vậy, cho dù việc tổ chức hoạt động quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật
trong khách sạn theo cách nào thì vai trị của ngƣời quản lý cũng có ý nghĩa hết
sức quan trọng trong hoạt động quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật.
5.4. Quản trị đầu tƣ, xây dựng, bảo dƣỡng, mua sắm cơ sở vật chất kỹ
thuật trong khách sạn
5.4.1. Quy trình đầu tư xây dựng khách sạn
Việc đầu tƣ xây dựng khách sạn để đảm bảo tính khả thi, cần có nhiều
hoạt động khá phức tạp địi hỏi ngƣời quản lý phải có những kinh nghiệm cũng
nhƣ kiến thức nhất định. Trong phạm vi của giáo trình này, không thể đi sâu vào
việc đầu tƣ xây dựng khách sạn mà chỉ chủ yếu đề cập đến các bƣớc cơ bản
trong quy trình đầu tƣ xây dựng khách sạn.
Quy trình đầu tƣ xây dựng khách sạn gồm 6 giai đoạn cơ bản
Giai đoạn1: Khẳng định các quan điểm, ý tƣởng chính của chủ đầu tƣ
Các bƣớc thuộc giai đoạn này đƣợc thực hiện theo trình tự sau:
Bƣớc 1

Bƣớc 2


Bƣớc 3

Thu thập và gạn
lọc thơng tin

Phân tích và xử lý

Khẳng định các
ý tƣởng và quan
điểm chính

thơng tin

Bƣớc 1: Thu thập các thơng tin có liên quan đến hoạt động đầu tƣ khách
sạn, nhƣ các thông tin về thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh, tình hình phát triển kinh
tế xã hội, thị hiếu của ngƣời tiêu dùng v.v... Trong đó, các thông tin về thị
trƣờng nhƣ thông tin về cung, cầu ăn uống, nguồn khách v.v...các thông tin về
đối thủ cạnh tranh nhƣ thông tin về các khách sạn hiện có trên địa bàn nhƣ: số
lƣợng, quy mơ, cơng suất, giá cả, hình thức sở hữu, quản lý, kinh doanh v.v...
Bƣớc 2: Phân tích và xử lý thơng tin
Trong bƣớc nghiên cứu này, thơng thƣờng cần có sự tham gia của những
chuyên gia có kinh nghiệm, các chuyên gia thƣờng phân tích các chỉ tiêu nhƣ:
- Tính mức cung và cầu về dịch vụ buồng của thị trƣờng tại thời điểm
hiện tại.
- Tính chỉ số tăng trƣởng hỗn hợp của cầu.
- Dự báo mức cầu về dịch vụ buồng trong tƣơng lai, những xu hƣớng thay
đổi về cầu lƣu trú (loại, hạng khách sạn, chất lƣợng, thị hiếu, giá cả v.v...) trong
tƣơng lai của thị trƣờng.
- Dự báo mức cung về dịch vụ buồng trong tƣơng lai và khả năng tham

gia thị trƣờng của khách sạn.
120


Bƣớc 3: Khẳng định các quan điểm và ý tƣởng chính của dự án
Dựa vào các thơng số đã tính toán đƣợc, các chuyên gia tƣ vấn phải chỉ ra
cho chủ đầu tƣ biết:
- Vị trí của khách sạn trong tương lai: sẽ đƣợc xây dựng ở đâu là tối ƣu
nhất với những cơ hội hiện có. Vị trí của khách sạn là một yếu tố quan trọng để
đánh giá vị thế cạnh tranh của khách sạn trên thị trƣờng, mặt khác nó khơng thể
thay đổi đƣợc sau khi đã xây dựng. Vì thế việc lựa chọn vị trí khách sạn phải
đƣợc cân nhắc kỹ lƣỡng, nó phải đảm bảo cho chiến lƣợc kinh doanh lâu dài của
khách sạn trong tƣơng lai.
- Loại, hạng khách sạn, hình thức kinh doanh, các sản phẩm chủ yếu:
Loại khách sạn liên quan đến các đặc điểm của tài nguyên du lịch tại nơi lựa
chọn xây dựng khách sạn và nó cũng liên quan đến đặc điểm của nguồn khách
mục tiêu mà dự án định khai thác. Loại khách sạn sẽ quyết định chủng loại sản
phẩm, cách thiết kế khách sạn v.v...
- Thứ hạng khách sạn là yếu tố quyết định số buồng ngủ tối thiểu, mức yêu
cầu về trang thiết bị tiện nghi bên trong, mức độ của chất lƣợng phục vụ cũng nhƣ
giá bán các sản phẩm của khách sạn trong tƣơng lai. Loại, hạng khách sạn do chủ
đầu tƣ quyết định, tuy nhiên nó phải căn cứ vào việc phân tích thông tin một cách
khoa học, kỹ lƣỡng.
- Quy mô của khách sạn, cơ sở vật chất kỹ thuật cần có: Từ việc xác định
loại hạng khách sạn, cần xác định quy mô tối ƣu, cũng nhƣ những cơ sở vật chất
kỹ thuật cần đƣợc đầu tƣ, mua sắm (vì loại hạng khách sạn chỉ xác định đƣợc
quy mô trong một khoảng nào đó). Mặt khác, cần căn cứ vào những điều kiện cụ
thể của dự án (nhƣ diện tích đất đai, nguồn vốn, các quy định pháp luật có liên
quan v.v...) để xác định quy mô cũng nhƣ các đặc điểm về cơ sở vật chất kỹ
thuật một cách cụ thể.

- Hình thức sở hữu và quản lý: Về hình thức sở hữu quyết định phụ thuộc
chủ yếu vào những ngƣời tham gia đầu tƣ, vấn đề quan trọng hơn chính là xác
định hình thức quản lý để đảm bảo cho dự án thắng lợi.
Các chuyên gia tƣ vấn cho chủ đầu tƣ thực hiện bƣớc này phải bao gồm
các chuyên gia am hiểu sâu về vấn đề sau:
- Phải am hiểu sâu sắc về du lịch và khách sạn.
- Có kiến thức về marketing.
- Có kiến thức về tài chính.
- Hiểu biết việc lập và quản lý các dự án đầu tƣ.
- Có kiến thức về lĩnh vực kiến trúc, xây dựng cơng trình
- Am hiểu về luật pháp v.v...
Giai đoạn 2: Đánh giá tính khả thi về tài chính của dự án

121


Đánh giá tính khả thi về tài chính của dự án kinh doanh khách sạn thực
chất là việc xem xét và chứng minh dự án có thể mang lại đƣợc những khoản lợi
nhuận (và có thể có các lợi ích khác) tƣơng xứng với số vốn đầu tƣ. Ngoài ra
cũng phải chứng minh đƣợc rằng dự án kinh doanh khách sạn thu đƣợc lợi ích
cao hơn chi phí cơ hội khi nhà đầu tƣ bỏ nguồn lực cho những dự án kinh doanh
khác.
Việc đánh giá tính khả thi về tài chính của dự án xây dựng khách sạn
thƣờng bao hàm những nội dung sau:
- Dự tính chi phí cho dự án: bao hàm cả những chi phí liên quan đến hoạt
động đầu tƣ, xây dựng, mua sắm và những chi phí để tiến hành hoạt động kinh
doanh của khách sạn.
- Dự tính doanh thu cho dự án: Việc xác định sản lƣợng tiêu thụ, công
suất sử dụng chỗ ngồi, hoặc tỉ lệ giá bán với giá vốn v.v... cùng với các thông tin
khác về thị trƣờng sẽ giúp nhà đầu tƣ có đƣợc những dự tính về doanh thu cho

hoạt động kinh doanh khách sạn trong tƣơng lai.
- Xác định các chỉ tiêu tài chính: Từ những thơng tin về chi phí và doanh
thu nói trên có thể xác định đƣợc những chỉ tiêu tài chính hết sức quan trọng cho
việc đƣa ra quyết định đầu tƣ xây dựng khách sạn nhƣ:
- Điểm hồ vốn, cơng suất hồ vốn.
- Sản lƣợng hay công suất tiêu thụ để đạt mức lợi nhuận mong muốn.
- Các mức lợi nhuận dự tính khi công suất sử dụng, số lƣợng khách thay
đổi.
- Các chỉ tiêu đánh giá lợi nhuận (tỉ suất lợi nhuận doanh thu, lợi nhuận
vốn, lợi nhuận chi phí v.v...) để giúp nhà đầu tƣ so sánh, xem xét và lựa chọn.
Giai đoạn 3: Đàm phán và cam kết
Nếu giai đoạn 2 đã đƣợc tiến hành và nhà đầu tƣ nhận thấy dự án đầu tƣ
xây dựng khách sạn khả thi về mặt tài chính, ngồi ra có thể thu đƣợc những lợi
ích khác. Nhà đầu tƣ sẽ chuyển sang một giai đoạn tiếp theo đó là giai đoạn đàm
phán và cam kết. Đây là giai đoạn mà chủ đầu tƣ đàm phán và cam kết (hoặc ký
kết các hợp đồng) với các đối tác có liên quan đến việc xây dựng, đầu tƣ nhằm
đảm bảo việc thực hiện thành công dự án.
Nhìn chung, chủ đầu tƣ cần phải quan tâm đàm phán và cam kết các nội
dung sau:
- Về vị trí, đất đai nơi sẽ xây dựng khách sạn.
- Về môi trƣờng.
- Thiết kế xây dựng.
- Thủ tục hành chính và pháp lý của dự án.
- Hình thức sở hữu và quản lý.
122


- Vốn đầu tƣ.
- Nhân lực.
- Cung ứng vật tƣ, hàng hố cho dự án.

- Các nội dung khác có liên quan (nhƣ hợp đồng lâu dài với những công
ty lữ hành v.v...)
Giai đoạn 4: Xét duyệt thiết kế, tiến hành thi công xây dựng
Khi xét duyệt thiết kế phải xem xét thiết kế gắn liền với hoạt động kinh
doanh khách sạn, phải đáp ứng đƣợc những đặc trƣng cơ bản của kinh doanh
khách sạn nhƣ tính hệ thống, tính đồng bộ, thẩm mỹ, độc đáo, cũng nhƣ việc bố
trí cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn v.v... Đặc biệt thiết kế phải phù hợp
với loại hình kinh doanh, những chiến lƣợc kinh doanh cũng nhƣ sản phẩm
trong tƣơng lai của khách sạn.
Việc thi công xây dựng khách sạn, cần đƣợc tiến hành đảm bảo đúng tiến
độ đã đề ra (để kịp thời điểm khai trƣơng nhƣ dự tính), đảm bảo chất lƣợng cơng
trình (vì yếu tố an toàn trong kinh doanh khách sạn rất đƣợc coi trọng).
Giai đoạn 5: Chuẩn bị đƣa khách sạn vào hoạt động
Công tác chuẩn bị đƣa khách sạn vào hoạt động có một ý nghĩa rất quan
trọng. Khác với một số lĩnh vực kinh doanh khác, có thể vừa tiến hành sản xuất
kinh doanh vừa hoàn thiện. Trong kinh doanh khách sạn mọi khâu chuẩn bị phải
gần nhƣ đã hoàn tất trƣớc khi khai trƣơng phục vụ khách. Đối với những khách
hàng đầu tiên vào tiêu dùng trong khách sạn sẽ có cảm giác khách sạn đã phục
vụ lâu năm và không thiếu bất cứ một yếu tố nào.
Việc chuẩn bị cần đƣợc rà sốt lại hết sức kỹ lƣỡng, khơng chỉ đối với cơ
sở vật chất kỹ thuật mà còn phải chuẩn bị cả quy trình phục vụ, xử lý các sự cố
v.v...
Giai đoạn 6: Khai trƣơng và đƣa khách sạn vào hoạt động
Cần chuẩn bị cho việc khai trƣơng khách sạn, để nhanh chóng xác lập uy
tín cũng nhƣ đối mặt với sự cạnh tranh trên thị trƣờng. Trong việc khai trƣơng,
nên có kế hoạch cụ thể, kết hợp với các chính sách marketing, tạo ấn tƣợng ban
đầu tốt đẹp đối với khách.
Trong quá trình hoạt động để cho chất lƣợng, số lƣợng cơ sở vật chất kỹ
thuật của khách sạn ln ở tình trạng hoạt động tốt, các khách sạn cịn phải chú
ý đến cơng tác bảo dƣỡng, đây có thể xem nhƣ là một giai đoạn tiếp nối của các

giai đoạn trên, tuy nhiên do tầm quan trọng của việc bảo dƣỡng cơ sở vật chất kỹ
thuật trong khách sạn nên nội dung này sẽ đƣợc xem xét ở phần sau.
5.4.2. Bảo dưỡng cơ sở vật chất kỹ thuật
5.4.2.1. Khái niệm bảo dưỡng cơ sở vật chất kỹ thuật

123


Bảo dƣỡng cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn đƣợc hiểu là những hoạt
động can thiệp mang tính kỹ thuật nhằm duy trì hiệu quả sử dụng của các cơ sở
vật chất kỹ thuật trong khách sạn trong việc thực hiện các chức năng của chúng.
Bảo dƣỡng khách sạn có vai trị rất quan trọng đảm bảo hoạt động của
khách sạn đƣợc thơng suốt, ngồi ra nó cịn có ý nghĩa quan trọng trong việc
đảm bảo chất lƣợng, đảm bảo an toàn, vệ sinh cho khách và ngƣời lao động
trong khách sạn.
5.4.2.2. Các loại hình bảo dưỡng
Căn cứ theo mức độ của cơng tác bảo dƣỡng, có thể chia hoạt động bảo
dƣỡng của khách sạn thành các loại sau:
- Bảo trì: kiểm tra, duy trì chất lƣợng, chức năng, đặc tính kỹ thuật của
các cơ sở vật chất kỹ thuật.
- Sửa chữa: thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm phục hồi (nâng cao)
hình thái vật chất cũng nhƣ chức năng sử dụng, đặc tính kỹ thuật của cơ sở vật
chất kỹ thuật.
- Nâng cấp: bổ sung những chi tiết để nâng cao hiệu quả sử dụng, đặc tính
kỹ thuật của các trang thiết bị, máy móc v.v... Ví dụ: trang bị thêm cho nhà bếp
máy hút khói chẳng hạn.
- Thay mới: thay thế các cơ sở vật chất kỹ thuật cũ bằng những cơ sở vật
chất kỹ thuật mới có chức năng tƣơng tự nhƣng có nhiều ƣu thế hơn về chất
lƣợng, hiệu quả sử dụng.
- Căn cứ theo thời gian bảo dƣỡng có thể chia hoạt động bảo dƣỡng thành

hai loại:
- Bảo dƣỡng định kỳ: đó là hoạt động bảo dƣỡng đƣợc tiến hành theo
những kế hoạch đã định ra từ trƣớc trên cơ sở những khảo sát, đánh giá sơ bộ về
tình trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn cũng nhƣ những đặc tính kỹ
thuật của cơ sở vật chất kỹ thuật. Ví dụ: đối với đồ điện máy cần phải bảo dƣỡng
định kỳ để đảm bảo chất lƣợng cũng nhƣ thời gian sử dụng của máy móc.
- Bảo dƣỡng đột xuất: Là hoạt động bảo dƣỡng đƣợc tiến hành đột xuất
(không có kế hoạch trƣớc) thƣờng là sau khi cơ sở vật chất kỹ thuật xuất hiện
những sự cố nhƣ hƣ hỏng, không vận hành, vận hành sai v.v...
5.4.2.3. Quản trị hoạt động bảo dưỡng cơ sở vật chất kỹ thuật
Quản trị hoạt động bảo dƣỡng cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn gồm
những nội dung cơ bản sau:
- Lập kế hoạch bảo dƣỡng định kỳ (bảo trì, nâng cấp, thay mới v.v...) đối
với từng loại, từng nhóm cơ sở vật chất kỹ thuật cụ thể của khách sạn. Kế hoạch
này phải căn cứ vào những đặc điểm cụ thể của khách sạn về cơ sở vật chất kỹ
thuật, điều kiện tài chính, trình độ tay nghề của ngƣời bảo dƣỡng v.v...Đối với
việc bảo dƣỡng đột xuất, đối với những cơ sở vật chất kỹ thuật quan trọng cũng
124


cần đƣa ra kế hoạch bảo dƣỡng (đề cập đến các nội dung quan trọng nhƣ thời
gian thực hiện, ngƣời thực hiện, chi phí có liên quan, các bƣớc tiến hành v.v...)
- Đƣa ra các quy trình bảo dƣỡng phù hợp với đặc điểm kỹ thuật, đảm bảo
ảnh hƣởng tối thiểu đến hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt động bảo dƣỡng. Lập báo cáo chi tiết
về các hoạt động bảo dƣỡng trong đó đánh giá nguyên nhân, đề cập biện pháp
xử lý, chi phí cho bảo dƣỡng, những vấn đề cần rút kinh nghiệm v.v...
Khi đƣa ra các quyết định trong việc quản trị hoạt động bảo dƣỡng của
khách sạn cần chú ý đến các yếu tố sau:
- Công tác bảo dƣỡng của khách sạn đƣợc tổ chức nhƣ thế nào?

- Trình độ tay nghề, chuyên môn kỹ thuật của những ngƣời bảo dƣỡng.
- Khả năng tài chính, phƣơng tiện kỹ thuật và nhân lực mà khách sạn có
thể huy động tham gia vào việc bảo dƣỡng.
- Thời điểm bảo dƣỡng hợp lý (ví dụ: để tiến hành hoạt động bảo dƣỡng
khơng ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh có thể bảo trì một số loại máy móc
vào ban đêm).
- Đặc tính kỹ thuật của các cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn.
- Thiết kế ban đầu, bố trí của khách sạn.
- Các điều kiện tự nhiên của môi trƣờng xung quanh khách sạn (nhiệt độ,
độ ẩm, gió, lƣợng mƣa, số ngày nắng v.v...)
- Ý kiến tƣ vấn của các tài liệu và chuyên gia kỹ thuật.
5.4.3. Quản trị mua sắm cơ sở vật chất kỹ thuật
Việc mua sắm cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn thƣờng có những kế
hoạch cụ thể căn cứ vào mục tiêu cũng nhƣ tình hình hoạt động của khách sạn.
Thơng thƣờng việc mua sắm cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn liên quan đến
việc quản trị các nguồn vốn cố định và vốn lƣu động, do đó về mặt giá trị quản
trị việc mua sắm cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn chính là quản trị về vốn
cố định và vốn lƣu động trong khách sạn (Xem chƣơng 9). Do đặc tính khác
nhau của trang thiết bị, máy móc, hàng hố, vật tƣ v.v... nên việc quản trị mua
sắm những loại hàng hố này cũng có những điểm khác nhau cần lƣu ý.
5.4.3.1. Quản trị mua sắm trang thiết bị, máy móc
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh khách sạn cũng nhƣ các đặc điểm về
trang thiết bị, máy móc trong khách sạn nên cần chú ý những điểm sau trong
việc đƣa ra quyết định và thực hiện các quyết định mua sắm trang thiết bị, máy
móc trong khách sạn:
- Cần lƣu ý đến các đặc tính kỹ thuật của cơ sở vật chất kỹ thuật.
- Mức độ tiện nghi của các cơ sở vật chất kỹ thuật.

125



- Mức độ thẩm mỹ: không chỉ lƣu ý đến hình thức bên ngồi phải đẹp,
lịch sự, phù hợp với nội dung bên trong mà còn phải lƣu ý đến sự hài hồ với
những trang thiết bị, máy móc hiện có. Ví dụ: trong việc chọn lựa màu sắc
khơng nên chọn một chiếc tủ tƣờng có màu xanh trong khi gam màu chung của
phòng ăn là màu hồng chẳng hạn.
- Sự đồng bộ, tính hệ thống với các trang thiết bị, máy móc khác.
- Mức độ vệ sinh, an tồn và an ninh đối với những trang thiết bị máy
móc đƣợc mua sắm. Ví dụ: khi mua một tủ rƣợu để trang bị cho quầy bar phải
tính đến chức năng an tồn, mặc dù tủ rƣợu thƣờng có kính, nhƣng phải đảm bảo
an tồn, phải đƣợc trang bị khố để kẻ gian không thể xâm nhập đƣợc. Hoặc khi
trang bị cho khách sạn một chiếc máy phát điện (đề phòng mất điện) phải tính
tốn đến tiếng ồn, độ ơ nhiễm đối với môi trƣờng xung quanh v.v...
5.4.3.2. Quản trị quá trình mua dụng cụ, hàng hố
Đây là nhóm dụng cụ, hàng hố đƣợc tiêu dùng thƣờng xun, có giá trị
khơng lớn nhƣ: bát đĩa, ly, cốc, dụng cụ ăn, khăn trải bàn, khăn ăn v.v... Quản trị
quá trình mua các dụng cụ, hàng hoá này nên phân thành các bƣớc sau:
- Lập kế hoạch: Nên lập kế hoạch nhập hàng theo tuần và theo tháng tuỳ
theo quy mô khách sạn (khách sạn lớn nhập theo tuần, khách sạn nhỏ nhập theo
tháng). Khi lập kế hoạch nên căn cứ vào số lƣợng dụng cụ, hàng hoá cần bổ
sung thay thế, cũng nhƣ dự tính phát triển của khách sạn để đƣa ra kế hoạch hợp
lý, tiết kiệm chi phí.
- Lựa chọn nguồn cung ứng: Khi cân nhắc lựa chọn nguồn cung ứng, cần
đảm bảo các yêu cầu nguồn cung ứng thƣờng xuyên đảm bảo chất lƣợng, có giá
cả hợp lý, cung ứng đều đặn, thƣờng xuyên theo nhu cầu của khách sạn, có
phƣơng thức thanh tốn phù hợp với tình hình tài chính của khách sạn.
- Quản lý số lƣợng, chất lƣợng và giá cả dụng cụ, hàng hoá.
5.5.

Quản trị quá trình sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn


Quản trị quá trình sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn đó là
việc đƣa ra các quyết định và thực hiện các quyết định có liên quan đến việc
quản lý số lƣợng, chất lƣợng, sử dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách
sạn. Hoạt động này bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Quản lý số lƣợng, chất lƣợng cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn
- Đƣa ra quy định về việc sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn
- Phân cấp trách nhiệm quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật
- Quản trị việc cất trữ cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn
- Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật là các quy trình cơng nghệ, thƣơng hiệu,
bí quyết chế biến, phần mềm máy tính v.v...
5.5.1. Quản lý số lượng, chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật

126


Việc quản lý về mặt giá trị của cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn
thuộc phạm vi của hoạt động quản trị tài chính. Tuy nhiên song song với sự
quản lý giá trị của cơ sở vật chất kỹ thuật của bộ phận tài chính, ngƣời quản trị
cơ sở vật chất kỹ thuật cũng cần có sự giám sát, kiểm tra việc sử dụng cũng số
lƣợng chất lƣợng của các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trong khách sạn. Hoạt
động này bao gồm những nội dung sau:
- Lập sổ theo dõi cơ sở vật chất kỹ thuật: việc theo dõi có thể phân theo
các nhóm trang thiết bị, máy móc (tƣơng tự nhƣ tài sản cố định, tài sản lƣu
động), hoặc có thể theo dõi theo cơ sở vật chất kỹ thuật của từng bộ phận (kinh
doanh lƣu trú, ăn uống, kinh doanh dịch vụ bổ sung). Trong sổ theo dõi cần đề
cập đến số lƣợng, mô tả đặc tính kỹ thuật, chất lƣợng, thời gian sử dụng, thời
gian bảo dƣỡng, giá trị ban đầu, giá trị cịn lại (nếu có khấu hao), ngƣời có trách
nhiệm quản lý những cơ sở vật chất kỹ thuật này.
- Lập kế hoạch và thực hiện việc kiểm tra thƣờng xuyên, kiểm kê những

trang thiết bị, tài sản trong khách sạn.
- Cập nhật thơng tin có liên quan đến việc quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật
nhƣ việc bảo dƣỡng, mua sắm, sửa chữa v.v...
- Lập các báo cáo và kế hoạch chi tiết cho lãnh đạo khách sạn về tình hình
quản lý, sử dụng, các phƣơng hƣớng mua sắm, đầu tƣ vào cơ sở vật chất kỹ
thuật.
- Phân cấp trách nhiệm quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật trong
khách sạn cho những cá nhân và bộ phận cụ thể.
5.5.2. Phân cấp trách nhiệm quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật
Việc phân cấp trách nhiệm quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật
trong khách sạn cho những cá nhân và bộ phận cụ thể có thể xem là một nội
dung trong việc quản lý số lƣợng, chất lƣợng cơ sở vật chất kỹ thuật. Tuy nhiên
do tầm quan trọng của nó trong q trình quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật của
khách sạn nên chúng ta xem xét nó nhƣ một nội dung riêng.
Việc phân cấp trách nhiệm quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật
thực chất là giao quyền quản lý, sử dụng cũng nhƣ quy định trách nhiệm cho
những cá nhân, những bộ phận có liên quan khi xảy ra những vấn đề liên quan
đến cơ sở vật chất kỹ thuật. Nó bao hàm những nội dung cơ bản:
- Giao trách nhiệm quản lý tài sản, máy móc, thiết bị cho một bộ phận hay
cá nhân (thƣờng là những ngƣời trực tiếp sử dụng thiết bị đó - tuy nhiên trong
một số trƣờng hợp ngƣời quản lý và ngƣời sử dụng có thể khác nhau) có văn bản
ghi nhận rõ ràng.
- Giao quyền đƣợc sử dụng những trang thiết bị, máy móc (cơ sở vật chất
kỹ thuật) cho những cá nhân và bộ phận có liên quan. Những ngƣời khơng đƣợc
giao quyền sử dụng sẽ không đƣợc phép sử dụng những trang thiết bị, máy móc
này. Khi giao quyền sử dụng phải đi kèm với những quy trình hƣớng dẫn sử
dụng cũng nhƣ quy định trách nhiệm cụ thể.
127



- Quy định những trách nhiệm có liên quan (thƣởng, phạt, đền bù) đối với
ngƣời (bộ phận) đƣợc giao trách nhiệm quản lý và sử dụng những cơ sở vật chất
kỹ thuật cụ thể. Những quy định này cần đƣợc soạn thảo, rõ ràng chi tiết và cần
có sự thống nhất, chấp nhận của ngƣời chịu trách nhiệm quản lý hay sử dụng
máy móc, thiết bị (cơ sở vật chất kỹ thuật) đó. Ví dụ: nếu mất mát ngƣời quản lý
phải chịu trách nhiệm đền bù theo tỉ lệ nào, tƣơng ứng với những lý do nào.
Hoặc ngƣời sử dụng làm hỏng hóc trang thiết bị, nếu do vận hành sai quy trình
bị phạt bao nhiêu, nếu do sơ ý hoặc do những yếu tố khách quan thì phải chịu
trách nhiệm nhƣ thế nào v.v...
- Phân định rõ ràng trách nhiệm của bộ phận an ninh, bảo vệ đối với các
cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn.
5.5.3. Giáo dục cho người lao động về quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật
Đây cũng là một biện pháp nâng cao hiệu quả việc quản lý cơ sở vật chất
kỹ thuật trong khách sạn.
- Lập và đƣa ra những quy trình hƣớng dẫn cụ thể đối với các trang thiết
bị máy móc của khách sạn. Đối với những máy móc có giá trị cao, mức độ sử
dụng phức tạp cần có những buổi hƣớng dẫn cụ thể, có tài liệu hƣớng dẫn sử
dụng, thậm chí gắn quy trình sử dụng ngay ở cạnh máy.
- Giáo dục ý thức bảo vệ, duy trì hiệu quả sử dụng của các cơ sở vật chất
kỹ thuật đối với ngƣời lao động trong khách sạn, khuyến khích ngƣời lao động
tiết kiệm nguyên liệu, vật tƣ, tránh các lãng phí khơng đáng có trong q trình
sản xuất, phục vụ.
5.5.4. Quản trị cất trữ cơ sở vật chất kỹ thuật
Cần đề ra những quy định cụ thể đối với việc cất trữ, và yêu cầu nhân viên
giữ kho tuân thủ những quy định của khách sạn về việc nhập kho, chất xếp hàng
hoá, kiểm tra, bảo quản hàng hoá, trang thiết bị. Cụ thể, ngƣời giữ kho cần thực
hiện các bƣớc sau:
- Phân loại trang thiết bị, hàng hoá, nguyên liệu hay vật tƣ v.v... đã nhập.
- Sắp xếp một cách hợp lý .
- Đảm bảo số lƣợng, chất lƣợng hàng hoá khi xuất kho.

- Kiểm tra, cân đối hàng hoá, thiết bị v.v... khi xuất kho.
- Thƣờng xuyên kiểm soát các hiện tƣợng nhƣ ẩm mốc, vỡ, hỏng, quá hạn
để có phƣơng án khắc phục kịp thời.
- Tuân thủ quy tắc, hàng mua trƣớc xuất trƣớc để tránh quá hạn sử dụng.
- Quản lý chặt chẽ phiếu xuất hàng hoá, đảm bảo đúng yêu cầu giao nhận,
cung ứng hàng hoá, vật tƣ.
- Bảo quản tốt hàng tồn kho, nguyên liệu, hàng hoá v.v... đảm bảo tỷ lệ
hao hụt không vƣợt quá định mức đã quy định.

128


5.5.5. Quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật là tài sản cố định vơ hình
Tài sản cố định vơ hình của khách sạn là các quy trình cơng nghệ, thƣơng
hiệu, bí quyết chế biến, phần mềm máy tính v.v... Do đặc tính vơ hình của nhóm
cơ sở vật chất kỹ thuật này nên hoạt động quản trị cũng có nhiều đặc thù riêng.
- Thƣơng hiệu của khách sạn: Việc tự tạo lập thƣơng hiệu, uy tín của
khách sạn địi hỏi quá trình kinh doanh phục vụ tốt và trong một thời gian tƣơng
đối lâu dài. Ngồi ra cịn kết hợp với các chính sách marketing khác, đặc biệt là
các chính sách về quảng cáo, tuyên truyền v.v...
- Các quy trình kinh doanh phục vụ riêng, các cơng nghệ phục vụ đặc biệt,
các cơng nghệ chế biến bí truyền, cơng thức pha chế v.v... thƣờng có những
khâu đặc biệt trong quy trình khó có thể tìm hiểu đƣợc. Do đó, đối với những
công nghệ mà khách sạn sở hữu nên hạn chế ngƣời thực hiện những giai đoạn
đặc biệt này, mặt khác đối với một số đầu bếp, hoặc ngƣời pha chế khi họ có
những bí kíp về chế biến, pha chế họ cũng thƣờng có ý thức trong việc bảo vệ bí
kíp của mình.
- Những phầm mềm quản lý, hoặc hỗ trợ phục vụ v.v... thông thƣờng loại
này phải đi mua ở các công ty chuyên thực hiện phần mềm máy tính, các phần
mềm này thƣờng đƣợc mã hố nên cho dù có chuyển sang một khách sạn khác

cũng gặp những cản trở nhất định. Tuy nhiên, để đảm bảo cơ sở dữ liệu, đảm
bảo bí mật trong kinh doanh, địi hỏi phải có sự phân quyền và bảo mật trong
việc sử dụng hệ thống thông tin. Nhƣ chỉ giao quyền cập nhật, truy cập, sửa
chữa, sử dụng thông tin cho những ngƣời có liên quan với những mức độ nhất
định. Trong một khách sạn có mạng thơng tin nội bộ, sẽ có nhân viên quản trị
mạng chuyên trách, ngƣời quản trị mạng sẽ căn cứ vào chức năng của từng bộ
phận, thậm chí từng nhân viên, cũng nhƣ quyết định của lãnh đạo khách sạn để
phân quyền cho ngƣời sử dụng. Ví dụ: bộ phận bàn chỉ có quyền truy cập thông
tin liên quan đến hoạt động ăn uống mà không đƣợc phân quyền truy cập vào
các lĩnh vực khác, trong khi đó, bộ phận marketing có thể truy cập thông tin ở
phạm vi rộng hơn v.v... đặc biệt chỉ có ngƣời lãnh đạo cao nhất (và ngƣời quản
trị mạng) mới có quyền truy cập tồn bộ hệ thống thơng tin. Ngồi ra cũng cần
có những biện pháp kỹ thuật để lƣu giữ cơ sở dữ liệu (nhƣ có máy tính hay đĩa
lƣu dự phịng) tránh chỉ lƣu thông tin trong một hệ thống, khi xảy ra sự cố sẽ bị
mất cơ sở dữ liệu.
Bên cạnh đó, cần lƣu ý khi trang bị các phần mềm vào quản lý, kinh doanh.
Nếu là các phần mềm đi mua, nên có bản quyền rõ ràng, thậm chí nên có ràng
buộc bảo hành, vì trong quá trình sử dụng nếu sử dụng các phần mềm không rõ
nguồn gốc rất dễ bị lỗi, mặt khác khi xảy ra sự cố có thể trình độ của đội ngũ
nhân viên trong khách sạn khơng đủ kiến thức về máy tính để khắc phục. Bên
cạnh đó, các đối tác cung ứng phần mềm thƣờng có nhiều kinh nghiệm về quản
lý thơng tin, họ có thể tƣ vấn, giúp đỡ, đào tạo, hƣớng dẫn sử dụng các phần
mềm này một cách hiệu quả nhất.

129


5.6. Quản trị thuê, cho thuê và thuê ngoài bảo dƣỡng cơ sở vật chất kỹ
thuật
5.6.1. Quản trị thuê cơ sở vật chất kỹ thuật

Do những điều kiện nhất định nên khơng phải trong mọi trƣờng hợp
khách sạn đều có thể thực hiện việc đầu tƣ, xây dựng, mua sắm mọi cơ sở vật
chất kỹ thuật cho mình. Mặt khác, trong một số trƣờng hợp khác việc thuê các
cơ sở vật chất kỹ thuật của những doanh nghiệp, khách sạn khác để đáp ứng hoạt
động kinh doanh của khách sạn cịn có thể mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn.
Việc tính tốn hiệu quả kinh tế thuộc chức năng của bộ phận tài chính- kế tốn.
Trong nội dung này chủ yếu xem xét những nội dung liên quan đến việc thuê cơ
sở vật chất kỹ thuật. Với những loại cơ sở vật chất kỹ thuật khác nhau, hoạt
động quản trị cũng có những điểm cần lƣu ý khác nhau.
5.6.1.1. Th mặt bằng, cơng trình xây dựng để tiến hành kinh doanh
Đây là quyết định hết sức quan trọng do chủ đầu tƣ đƣa ra, cần lƣu ý rằng
khi xem xét thuê mặt bằng, nhà xƣởng cũng chính là xem xét một quá trình đầu
tƣ. Vì để tiến hành kinh doanh ngƣời chủ cũng phải đầu tƣ một lƣợng vốn khá
lớn do đó ngƣời chủ đầu tƣ cần cân nhắc một cách kỹ lƣỡng. Để đảm bảo tính
khả thi, cũng cần thực hiện sáu giai đoạn cơ bản nhƣ trong đầu tƣ xây dựng một
khách sạn và cần lƣu ý một số điểm sau:
- Giai đoạn 1: Khẳng định các quan điểm, ý tƣởng chính của chủ đầu tƣ:
thực hiện nhƣ việc đầu tƣ xây dựng khách sạn.
- Giai đoạn 2: Đánh giá tính khả thi về tài chính của dự án, cần lƣu ý khi
tính chi phí cho dự án khơng tính khấu hao đất đai, nhà xƣởng mà tính tiền thuê
nhà xƣởng phải trả. Khi xác định lợi nhuận, điểm hồ vốn, thời gian hồ vốn cần
có sự liên hệ với thời gian thuê nhà xƣởng, mặt bằng. Ví dụ: thời gian hồ vốn
dự tính là ba năm, việc th nhà chỉ có bốn năm rõ ràng khơng mang tính khả
thi.
- Giai đoạn 3: Đàm phán và cam kết: cần thực hiện các đàm phán và cam
kết tƣơng tự, điều lƣu ý cần có sự đàm phán, cam kết hết sức rõ ràng các điều
khoản về việc cho thuê nhà xƣởng, mặt bằng với chủ cho thuê (thậm chí nên có
sự tham gia của các chun gia về tài chính và luật pháp).
- Giai đoạn 4: Xét duyệt thiết kế, tiến hành thi công xây dựng: Thông
thƣờng khi cho thuê mặt bằng nhà xƣởng, chủ sở hữu thƣờng khơng cho phép

xây dựng những cơng trình mang tính chất lâu dài, mặt khác vì lý do chi phí nên
việc xây dựng các cơng trình này là khơng hợp lý. Tuy nhiên, để tiến hành hoạt
động kinh doanh khách sạn nhất thiết phải có những cơng trình xây dựng, sửa
chữa, nâng cấp nhất định, do đó ngay từ bƣớc cam kết đã phải thực hiện với chủ
cho thuê. Ngoài ra cũng cần lựa chọn hình thức thiết kế, thi cơng hợp lý (để tiến
hành kinh doanh) nhƣng cũng tiết kiệm nhất.
- Giai đoạn 5: Chuẩn bị đƣa khách sạn vào hoạt động
- Giai đoạn 6: Khai trƣơng và đƣa khách sạn vào hoạt động
130


Giai đoạn 5, và 6 thực hiện tƣơng tự nhƣ trong qui trình đầu tƣ xây dựng
khách sạn.
5.6.1.2. Thuê các máy móc, trang thiết bị dụng cụ
Cần cân nhắc hiệu quả kinh tế giữa việc đi thuê và việc đầu tƣ mua sắm.
- Khi đi thuê cần lựa chọn các máy móc, trang thiết bị dụng cụ đảm bảo
chất lƣợng, tính đồng bộ, tính hợp lý với cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của
khách sạn mặt khác phải có giá cả hợp lý. Lựa chọn thời điểm thuê, cũng nhƣ
thời hạn thuê hợp lý.
- Ký kết hợp đồng chi tiết: cần đề cập đến thời hạn cho thuê, trách nhiệm
của các bên, giá cả, phƣơng thức thanh toán, điều kiện bảo hành, sửa chữa, cách
thức sử dụng, cách thức xử lý khi có sự cố xảy ra, những đền bù khi đơn phƣơng
phá vỡ hợp đồng v.v...
- Tận dụng cơng suất của máy móc, trang thiết bị dụng cụ đi thuê để tránh
lãng phí (nhƣng phải đảm bảo các thông số kỹ thuật).
- Thực hiện các công tác quản trị về cơ sở vật chất kỹ thuật đi thuê tƣơng
tự nhƣ với các cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn (tất nhiên mức độ thực hiện
có thể khác nhau).
5.6.2. Quản trị cho thuê cơ sở vật chất kỹ thuật
Một số khách sạn lại có thể có các cơ sở vật chất kỹ thuật chƣa thực sự

cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Để tận dụng mọi nguồn lực sẵn có, giảm sự
hao mịn tài sản, tránh lãng phí, tăng doanh thu v.v... khách sạn có thể cho
những đối tác tin cậy thuê những cơ sở vật chất kỹ thuật đó của mình.
Việc cho th cơ sở vật chất kỹ thuật cần lƣu ý những điểm sau:
- Cần xem xét đến tất cả các vấn đề xảy ra khi cho thuê cơ sở vật chất kỹ
thuật, nên ƣớc lƣợng lợi ích cũng nhƣ thiệt hại của hoạt động này. Mặt khác khi
xem xét việc cho thuê cơ sở vật chất kỹ thuật nên tính đến chiến lƣợc kinh
doanh lâu dài của khách sạn, không chỉ đơn thuần xem xét đến những thời điểm
nhất định, lựa chọn thời điểm, thời hạn cho thuê thích hợp.
- Ký kết hợp đồng chi tiết: cần đề cập đến thời hạn cho thuê, trách nhiệm
của các bên, giá cả, phƣơng thức thanh toán, điều kiện bảo hành, sửa chữa, cách
thức sử dụng, cách thức xử lý khi có sự cố xảy ra, những đền bù khi đơn phƣơng
phá vỡ hợp đồng v.v...
- Giám sát việc thực hiện các công tác quản trị về cơ sở vật chất kỹ thuật
của đối tác.
5.6.3. Quản trị thuê ngoài bảo dưỡng cơ sở vật chất kỹ thuật
Nhƣ trên đã đề cập, trong một số khách sạn có quy mơ nhỏ có thể khơng
có những bộ phận chuyên trách về quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật. Trong trƣờng
hợp này các nội dung quan trọng của quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật cần phân
định cho những ngƣời có trách nhiệm hoặc có liên quan trong khách sạn, việc
thuê ngoài chủ yếu liên quan đến công tác bảo dƣỡng cơ sở vật chất kỹ thuật.
131


Khi thuê ngoài bảo dƣỡng cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn cần lƣu ý
những điểm sau:
- Lập kế hoạch chi tiết về việc bảo dƣỡng (bảo trì, nâng cấp, thay mới, sửa
chữa v.v...) cơ sở vật chất kỹ thuật trong đó phải tính tốn chi phí, lựa chọn thời
điểm, hình thức bảo dƣỡng cụ thể.
- Giao trách nhiệm giám sát, quản lý việc bảo dƣỡng cho những cá nhân

hay bộ phận cụ thể.
- Lựa chọn để thuê những ngƣời bảo dƣỡng có uy tín, trình độ, kinh
nghiệm, giá cả hợp lý. Nên có những nhóm bảo dƣỡng mang tính chất thƣờng
xun gắn bó với cơng tác bảo dƣỡng của khách sạn.
- Tham khảo các chuyên gia, và ngƣời tham gia bảo dƣỡng để đƣa ra các
quy trình bảo dƣỡng phù hợp với đặc điểm kỹ thuật, đảm bảo ảnh hƣởng tối
thiểu đến hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt động bảo dƣỡng. Lập báo cáo chi tiết
về các hoạt động bảo dƣỡng trong đó đánh giá nguyên nhân, đề cập biện pháp
xử lý, chi phí cho bảo dƣỡng, những vấn đề cần rút kinh nghiệm v.v...
- Cần chú ý các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động bảo dƣỡng tƣơng tự nhƣ
với hoạt động tự bảo dƣỡng của khách sạn.
5.7.

Bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn

5.7.1. Vai trị, u cầu của việc bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật
Bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn hay nói cách khác đó là việc
thiết kế, sắp đặt các cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả, hợp lý sẽ đáp ứng
các mục tiêu kinh doanh của khách sạn, mang lại sự hài lòng cho khách, tạo
thuận lợi cho ngƣời phục vụ.
Bên cạnh đó, các bộ phận trong khách sạn thƣờng có mối quan hệ phối
hợp, mật thiết với nhau, việc nắm vững chức năng của từng khu vực cũng nhƣ
mối quan hệ tƣơng hỗ chặt chẽ giữa các khu vực là vấn đề quan trọng trong công
tác điều hành, quản lý một cơ sở kinh doanh khách sạn.
Khi bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn cần phải chú ý đến các
yêu cầu sau:
- Điều quan trọng nhất đó là sự cảm nhận, đánh giá từ phía khách hàng.
Việc bố trí phải mang lại cho khách sự thuận tiện, an toàn, vệ sinh, cũng nhƣ
những cảm giác thẩm mỹ, độc đáo, hợp lý nhất.

- Phải tạo sự an toàn, thuận lợi cho ngƣời phục vụ, mặt khác việc bố trí
cịn ảnh hƣởng đến tốc độ, quy trình phục vụ cho nên điều này cũng phải hết sức
đƣợc lƣu ý.
- Đảm bảo tính hệ thống, đồng bộ và thẩm mỹ cho toàn bộ khách sạn.
- Đảm bảo vệ sinh, an ninh, an toàn cho khách sạn.

132


5.7.2. Một số nguyên tắc trong việc bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật
Trên thực tế, do phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau và phụ thuộc vào
tính chất đặc trƣng của từng khách sạn mà việc phân định và phân bố các khu
vực hoạt động của các khách sạn có sự khác nhau cho phù hợp với điều kiện
hồn cảnh thực tiễn. Tuy nhiên có một ngun tắc chung vơ cùng quan trọng
trong việc bố trí, sắp sếp các khu vực hoạt động là:
Thứ nhất, việc phân bố các khu vực hoạt động phải đảm bảo khoảng cách
giữa các bộ phận có chức năng liên quan phải là ngắn nhất. Đảm bảo sự giao lƣu
và tính liên hồn trong các cơng đoạn phục vụ.
.
Thứ hai, đảm bảo tiết kiệm tối đa sức lao động của nhân việc thực hiện
các công việc tại các bộ phận chức năng nhằm tăng năng suất lao động.
Thứ ba, đảm bảo sự tập trung của các nhóm dịch vụ hỗ trợ, giúp cho việc
kiểm tra, giám sát và quản lý một cách thuận lợi.
Thứ tƣ, đảm bảo sự lƣu thông tƣơng đối tác biệt giữa khu vực dành cho
khách và nhân viên phục vụ.
5.7.3. Bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn
5.7.3.1. Bố trí các khu vực trong khách sạn
Trong hoạt động kinh kinh doanh và phục vụ hàng ngày của một khách
sạn, các hoạt động rất đa dạng ở nhiều khu vực khác nhau, có liên quan trực tiếp
hoặc gián tiếp đến hoạt động phục vụ khách của khách sạn. Do đó, việc nắm

vững chức năng của từng khu vực cũng nhƣ mối quan hệ tƣơng hỗ chặt chẽ giữa
các khu vực là vấn đề quan trọng trong công tác điều hành và quản lý một khách
sạn.
Tùy thuộc vào quy mơ, diện tích mặt bằng, cách đặc điểm cơ sở vật chất
kỹ thuật, loại hạng v.v... của khách sạn mà cách bố trí chi tiết có thể khác nhau.
Thơng thƣờng các khách sạn có các khu vực sau và đƣợc bố trí mang tính chất
hệ thống, liên hồn.
Trung tâm của sự bố trí thƣờng bắt đầu từ khu vực cửa ra vào chính và
khu vực buồng ngủ của khách.
- Khu vực cửa ra vào chính (Principal entrance area). Khu vực này bao
gồm:
+ Sảnh đón tiếp, thƣờng có diện tích tƣơng đối lớn, thống đẹp tạo ấn
tƣợng đối với khách.
+ Quầy lễ tân: việc bố trí địi hỏi tính thẩm mỹ, nhất quán cao, thuận tiện
cho khách và nhân viên phục vụ.
+ Phòng điện thoại.
- Khu vực buồng ngủ phục vụ khách lƣu trú (Rooms area). Khu vực này
thƣờng liên kết trực tiếp với quầy lễ tân và sảnh đón tiếp, khu vực này bao gồm:

133


+ Khu vực buồng ngủ của khách. Trong buồng ngủ của khách, các trang
thiết bị đƣợc bố trí tƣơng xứng, hợp lý, phù hợp với phong cách riêng của khách
sạn.
+ Các phịng trực tầng, thƣờng có diện tích nhỏ, bố trí ngay gần cầu thang
hoặc lối vào của các tầng.
+ Phòng dành cho nhân viên bộ phận buồng.
- Khu vực nhà hàng (Restaurant area). Khu vực này thƣờng đƣợc bố trí
gần với khu vực ra vào cửa chính và khu vực buồng ngủ phục vụ lƣu trú để tạo

sự thuận tiện cho khách, khu vực này bao gồm:
+ Phòng ăn (lớn, nhỏ).
+ Quầy bar.
+ Phòng dành cho nhân viên bộ phận nhà hàng.
- Khu vực thƣơng mại và dịch vụ (Commercial and service area). Khu vực
này chủ yếu đáp ứng các dịch vụ bổ sung của khách nên nó cũng thƣờng đƣợc
bố trí gần khu vực buồng ngủ phục vụ khách lƣu trú, khu vực này bao gồm:
+ Cửa hàng cắt, uốn tóc.
+ Cửa hàng bán đồ lƣu niệm.
+ Cửa hàng bán hoa.
+ Cửa hàng bán hàng hóa.
+ Khu vực dịch vụ sauna và massage.
+ Khu vực dịch vụ thƣ ký, văn phòng
- Khu vực hội nghị (Congress area). Khu vực này cũng đƣợc bố trí liên
hồn với khu vực ra vào cửa chính, khu vực này bao gồm:
+ Sảnh đón tiếp khách hội nghị, hội thảo.
+ Phịng họp lớn và các phịng họp nhỏ.
+ Kho chứa máy móc và thiết bị phục vụ chuyên dùng.
+ Phòng thƣ ký và phiên dịch.
+ Nơi để áo khốc ngồi.
+ Khu vệ sinh.
- Khu vực kho và bếp (Storage and kitchen area). Trong khu vực này, các
loại kho thƣờng đƣợc bố trí gần những khu vực chức năng của nó, bộ phận
chuẩn bị sơ chế và chế biến món ăn đƣợc bố trí liên kết với nhà hàng, các kho
thực phẩm; các buồng lạnh bảo quản thực phẩm; nơi rửa dụng cụ ăn uống
thƣờng bố trí liên hợp với khu vực chế biến món ăn. Khu vực kho và bếp
thƣờng bao gồm:
+ Các kho hàng hóa vật tƣ.
134