BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đề tài: Quản lý bán hàng tại cửa hàng trà sữa

HÀ NỘI, 05/2021


BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đề tài: Quản lý bán hàng tại cửa hàng trà sữa

HÀ NỘI, 05/2021
2


LỜI NÓI ĐẦU
Như chúng ta đã biết, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và sự
lớn mạnh, rộng khắp của mạng máy tính tồn cầu và sự bùng nổ của công nghệ di
động, việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực của đời sống ngày càng được quan tâm
và sử dụng hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn về mọi mặt.
Trong những năm gần đây, chúng ta có thể nhận thấy rất nhiều hệ thống quản
lý đã được xây dựng cho nhiều công việc, mục đích, giúp cho chúng ta trở nên dễ
dàng hơn. Trong các cơ quan hành chính, các doanh nghiệp, việc tin học hóa các cơng
việc nhằm mục đích nâng cao hiệu suất đã có những bước tiến vượt trội như: quản lý
nhân sự, quản lý lương … trong các cơ quan, quản lý chương trình đào tạo, quản lý
điểm học sinh sinh viên, quản lý thư viện trong các trường đại học, cao đẳng và trung
học phổ thông…
Sau khi khảo sát một số cửa hàng bán trà sữa, em nhận thấy vẫn còn tồn tại
nhiều cửa hàng trà sữa vẫn giữ cách thức tổ chức, quản lý thủ công, khiến hoạt động

cửa hàng đơi khi cịn sai sót, tốn nhiều thời gian và không gian chứa giấy tờ. Em đã
chọn đề tài Hệ thống quản lý bán hàng tại quán trà sữa với mong muốn có thể tìm
ra một hệ thống tốt hơn, mang tính ứng dụng cao nhằm giúp cho việc quản lý cửa
hàng, quản lý nguyên liệu trở nên dễ dàng, khoa học, chính xác, nhanh chóng và đảm
bảo mọi nhu cầu của khách hàng cũng như việc thống kê doanh thu cho chủ cửa hàng
trà sữa một cách chính xác và hiệu quả.
Trong q trình phân tích và thiết kế, em đã cố gắng hết sức để hoàn thiện bài
báo cáo này. Tuy nhiên, do điều kiện thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế, bài
thiết kế của em cịn nhiều thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cơ và các
bạn. Em xin chân thành cảm ơn cô đã hướng dẫn giúp đỡ em trong quá trình học tập
cũng như làm bài tập lớn môn học này.

3


MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU..............................................................................................................1
MỤC LỤC....................................................................................................................4
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG.......................................................................6
1.1. Mô tả hệ thống...................................................................................................6
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản.........................................................................................6
1.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ........................................................................6
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý..............................................................8
1.1.4. Mẫu biểu...................................................................................................10
1.2. Mơ hình hóa hệ thống......................................................................................15
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ....................................................................15
1.2.2. Biểu đồ hoạt động và giải thích ký hiệu....................................................16
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG....................................................................21
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ........................................................................21

2.1.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ............................................................21
2.1.2. Mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ..............................................................27
2.1.3. Đặc tả tiến trình nghiệp vụ........................................................................32
2.2. Phân tích dữ liệu nghiệp vụ..............................................................................35
2.2.1. Mơ hình dữ liệu ban đầu...........................................................................35
2.2.2. Chuẩn hóa dữ liệu.....................................................................................38
2.2.3 Đặt tả dữ liệu.............................................................................................50
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG........................................................................58
3.1. Thiết kế tổng thể..............................................................................................58
3.1.1. Xác định tiến trình hệ thống......................................................................58
3.1.2. Xác định kho dữ liệu hệ thống..................................................................61
3.1.3. DFD hệ thống...........................................................................................62
3.1.4. Kịch bản tiến trình hệ thống......................................................................63
3.2. Thiết kế kiểm sốt............................................................................................68
3.2.1. Xác định nhóm người dùng......................................................................68
3.2.2. Phân định quyền hạn nhím người dùng....................................................68

4


3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu.......................................................................................72
3.3.1. Bảng dữ liệu phục vụ bảo mật..................................................................72
3.3.2. Xác định thuộc tính kiểm sốt, bảng kiểm sốt.........................................72
3.3.3. Nghiên cứu gom nhóm bảng dữ liệu và thêm trường tính tốn.................73
3.3.4. Mơ hình dữ liệu hệ thống..........................................................................76
3.3.5. Đặc tả bảng dữ liệu...................................................................................76
3.4. Thiết kế giao diện người - máy........................................................................91
3.4.1. Thiết kế hệ thống đơn chọn.......................................................................91
3.4.2. Thiết kế form nhập liệu cho danh mục......................................................91
3.4.3. Thiết kế from xử lý nghiệp vụ.................................................................105

3.4.4. Thiết kế báo cáo......................................................................................117
ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ KẾT LUẬN.............................................................122
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................123

5


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
- Menu trà sữa – đồ ăn: danh mục trà sữa, danh mục topping, danh mục đồ ăn,
size, giá cả, giao diện.
- Kiểm tra số lượng nguyên liệu trong kho, yêu cầu đặt nguyên liệu từ nhà
cung cấp.
- Nhận, kiểm tra và thanh tốn hóa đơn mua nguyên liệu cho nhà cung cấp.
- Kiểm tra và nhập nguyên liệu vào kho.
- Nhận và xử lý yêu cầu đặt, thêm món, đổi món của khách hàng.
- Thanh tốn hóa đơn của khách hàng.
- Thống kê, báo cáo thu chi gửi chủ cửa hàng.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ

ST
T
1

Tên bộ phận
Bộ phận quản lý

Chức năng chính
- Quản lý các giao dịch của cửa hàng: bán trà sữa,

nhập nguyên liệu, kiểm tra đơn hàng.
- Kiểm tra số lượng nguyên liệu nhập vào kho.
- Lên danh sách trà sữa – đồ ăn, topping cho cửa
hàng: quản lý giá bán, ưu đãi (nếu có).
- Kiểm tra các sai sót trong q trình làm việc ví dụ
như: tiền thanh tốn nhập ngun liệu, tiền các hóa
đơn thơng qua lịch sử thanh toán và báo cáo thống kê
của cửa hàng.
- Thống kê báo cáo doanh thu của cửa hàng từ hóa
đơn đã thanh toán. In ra cho chủ cửa hàng kiểm tra
doanh thu hàng tháng.
- Tiến hành thống kê lượt khách hàng ra vào của cửa
hàng dựa trên số hóa đơn đã đặt.
- Tiếp nhận yêu cầu nhập và quản lý nhập kho các
loại nguyên liệu mà cửa hàng đã chế biến trong thời
gian nhất định.
- Quản lý giám sát quá trình hoạt động của nhân viên.

6


- Quản lý thay đổi thêm các loại trà sữa, món ăn,
topping theo nhu cầu của số đơng khách hàng, để đáp
ứng nhu cầu của họ.

2

Bộ phận thu ngân

- Quản lý các hoạt động khuyến mãi, ưu đãi khách

hàng
- Tiếp nhận yêu cầu đặt trà sữa, đồ ăn từ Bộ phận
phục vụ
- Tạo hóa đơn và gửi yêu cầu tới Bộ phận chế biến
- Thay đổi trong hóa đơn nếu khách muốn đặt thêm
đồ hoặc topping
- Thanh toán và in hóa đơn cho khách hàng.
- Cuối mỗi ca, bàn giao hóa đơn bán hàng và tiền bán
được cho bộ phận quản lý cửa hàng

3

Bộ phận phục vụ

- Thanh tốn hóa đơn mua nguyên liệu vào kho.
- Gửi Menu và đồ uống nhẹ khi có khách.
- Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng: đặt trà sữa, thêm,
sửa trà sữa, topping, đồ ăn, số lượng, lượng đường,
lượng đá.
- Nếu khách hàng đi vào bàn ngay mà chưa yêu cầu
đồ uống thì đến bàn và đưa menu đến để giúp khách
hàng lên đơn cho khách; sau đó sẽ cập nhật đơn đặt
trà sữa – đồ ăn đến cho bộ phận thu ngân.
- Chuyển yêu cầu và đơn đặt hàng của khách hàng tới
Bộ phận thu ngân.
- Chuyển trà sữa và đồ ăn từ Bộ phận chế biến tới bàn
cho khách hàng.
- Nếu có yêu cầu thêm trà sữa – đồ ăn từ khách hàng
thì cập nhật đơn đơn đặt đồ ăn tới Bộ phận thu ngân
và Bộ phận chế biến.

- Nếu có yêu cầu đổi từ khách hàng thì nhân viên tiến
hành hỏi Bộ phận chế biến đã chế biến xong chưa.
Nếu chưa thì tiến hành đổi đồ cho khách, nếu xong
rồi thì báo cáo với khách hàng khơng được phép đổi
vì đồ đã được chế biến xong.
- Nếu có yêu cầu đặt trà sữa về thì Bộ phận phục vụ
tiến hàng lên đơn hàng để bổ sung vào đơn hàng
trước đó để đưa đến bộ phận thanh toán kiểm tra cập

7


nhận, Bộ phận chế biến tiến hành chế biến cho khách
hàng theo phương thức đóng gói trà sữa và chuyển
cho Bộ phận phục vụ để chuyển cho khách hàng.

4

Bộ phận chế biến

- Đảm bảo các công việc vệ sinh của cửa hàng.
- Tiếp nhận danh sách gọi trà sữa – đồ ăn từ Bộ phận
thu ngân
- Tiến hành pha chế trà sữa và chế biến đồ ăn theo
yêu cầu
- Thông báo trà sữa khi đã pha chế xong, chuyển giao
trà sữa và đồ ăn cho Bộ phận phục vụ.
- Kiểm kê kho, lập phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu
rồi chuyển đến Bộ phận quản lý.
- Tiếp nhận và kiểm kê nguyên liệu từ nhà cung cấp.

- Xác nhận trà sữa đã pha chế hay chưa nếu khách
hàng có nhu cầu đổi đồ ăn.
- Tiếp nhận đơn hàng bổ sung hoặc đơn hàng mang
về từ Bộ phận thu ngân thông qua nhân viên.

1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
 Quy trình xử lý
Quy trình
Mua và nhập
nguyên liệu

Gọi đồ

Nội dung
- Hàng ngày, trước khi cửa hàng mở cửa, Bộ phận chế biến sẽ kiểm
tra kho nguyên liệu (1), nếu số lượng tồn kho dưới ngưỡng cần thiết
thì Bộ phận chế biến sẽ tổng hợp nguyên liệu cần bổ sung và lập
phiếu yêu cầu mua nguyên liệu (2) (MB1) rồi gửi lên cho Bộ phận
quản lý.
- Bộ phận quản lý xác nhận phiếu yêu cầu từ Bộ phận pha chế, lập
Phiếu mua nguyên liệu (3) (MB2), gửi tới cho nhà cung cấp.
- Nhận được hóa đơn, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao hàng cùng với
hóa đơn mua nguyên liệu (4) (MB3).
- Bộ phận chế biến căn cứ vào hóa đơn mua nguyên liệu ban đầu,
tiến hành nhận nguyên liệu (5) đồng thời kiểm tra nguyên liệu (6), nếu
đạt yêu cầu (chất lượng, số lượng, giá cả) thì tiến hành nhập nguyên
liệu vào kho (7), nếu không đảm bảo sẽ khơng nhận ngun liệu, viết
đánh giá chất lượng vào hóa đơn mua nguyên liệu (4) (MB3) và phản
hồi lại với Bộ phận quản lý (8).
- Sau khi nhập nguyên liệu vào kho, Bộ phận chế biến lưu phiếu

nhập kho (MB4) và gửi yêu cầu thanh toán đơn mua hàng cho Bộ
phận thu ngân. Bộ phận thu ngân thanh tốn hóa đơn thanh tốn
mua hàng (9), và lập hóa đơn mua nguyên liệu (MB3).
- Bộ phận phục vụ đứng tại quầy phục vụ, khi có Khách hàng sẽ
hướng dẫn khách tới bàn trống và mang nước uống nhẹ tới cho khách
(10).
- Khi khách yêu cầu trà sữa và đồ ăn thì Bộ phận phục vụ sẽ đưa

8


Gọi thêm/đổi
đồ

Thanh toán

Báo cáo,
thống kê thu
chi
Quản lý
Menu trà sữa
và đồ ăn

Menu cho khách (11) (MB5) lựa chọn, sau đó ghi vào đơn đặt hàng
(12) (MB6) (Mã bàn, Họ tên khách hàng, SĐT, danh sách trà sữa,
topping kèm theo và đồ ăn theo yêu cầu). Nếu khách yêu cầu mua về
ngay sẽ ưu tiên đơn hàng này trước.
- Bộ phận phục vụ mang đơn đặt hàng (13) (MB6) tới Bộ phận thu
ngân để lập hóa đơn thanh tốn cho khách (14) (MB7) theo thơng tin
trên đơn đặt hàng. Sau đó Bộ phận thu ngân sẽ chuyển đơn đặt hàng

(15) (MB6) tới Bộ phận chế biến để chế biến theo yêu cầu (16).
- Khi chế biến xong, Bộ phận chế biến sẽ thơng báo và chuyển hóa
đơn, trà sữa và đồ ăn theo yêu cầu (17) (MB7) của đơn đặt hàng
(MB6). Bộ phận phục vụ sẽ chuyển tới cho khách hàng (18) đang
đợi hoặc mang tới đúng mã bàn trên đơn đặt hàng.
- Khi khách gọi thêm trà sữa, topping hay đồ ăn, Bộ phận phục vụ sẽ
ghi thêm đơn đặt hàng theo yêu cầu (19) (MB6) của khách với các
thông tin có sẵn. Sau đó thực hiện quy trình như Gọi Đồ. Tuy nhiên
Bộ phận thu ngân không cần tạo thêm hóa đơn mà chỉ cần thêm vào
hóa đơn sẵn có (20) (MB7).
- Đối với việc sửa đồ gọi, khách hàng gọi nhân viên yêu cầu sửa món
ăn (21), nhân viên xem trên hệ thống kiểm tra lại đơn đặt đồ ăn (21)
(MB6), cập nhật đơn đặt đồ ăn (22) (MB6), Bộ phận chế biến xem
món ăn đã chế biến chưa, nếu chưa chế biến thì khách hàng có thể sửa
món mới, nếu mà món ăn đã làm rồi thì khơng được sửa món.
- Khi khách hàng muốn thanh tốn, Bộ phận phục vụ sẽ tiếp nhận
yêu cầu trực tiếp từ khách hàng. Tùy theo yêu cầu, nếu Khách hàng
muốn thanh toán tại chỗ, Bộ phận phục vụ sẽ nhận tiền theo (các)
hóa đơn có sẵn và gửi (23) (MB7) về Bộ phận thu ngân để kiểm tra
tiền thanh toán, in hóa đơn và gửi lại hóa đơn, tiền thừa(nếu có)(24)
(MB7) cho khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu trả trực tiếp tại quầy
thu ngân và đối với những khách hàng mua về ngay, sẽ thanh toán
trực tiếp tại quầy thu ngân.
- Đến cuối ngày, Bộ phận thu ngân sẽ tiến hành thống kê tổng chi
tiêu (25) (MB8) của ngày hôm đó rồi gửi đến Bộ phận quản lý.
- Bộ phận quản lý thống kê Tổng thu, chi của cửa hàng và gửi báo
cáo chi tiết cho chủ cửa hàng (26) (MB8).
- Khi Bộ phận quản lý nhận quyết định thay đổi về giá bán, khuyến
mãi hay thay đổi Menu trà sữa, sẽ cập nhật lại thông tin trong Menu
(27) (MB5).


 Quy tắc quản lý
- Các loại trà sữa, topping hay đồ ăn được chế biến theo đúng công thức, đảm bảo.
- Định kỳ kiểm kho hàng tuần (sáng thứ 2) để đánh giá và kịp thời xử lý.

9


- Khi gặp sự cố, Bộ phận phục vụ, Bộ phận thu ngân và Bộ phận chế biến phải
nhanh chóng xử lý theo đúng chức trách, nhiệm vụ, đồng thời báo cáo với Bộ phận
quản lý.
- Bộ phận quản lý linh hoạt điều chỉnh quy trình tác nghiệp cho phù hợp với thực tế
kinh doanh và xử lý linh hoạt các tình huống.
- Đối với tổng tiền trong hóa đơn thanh toán bán:
 Thành tiền (của 1 đơn vị trà sữa) = số lượng * đơn giá/loại * đơn giá/size +
topping kèm theo
 Thành tiền (của 1 đơn vị đồ ăn) = số lượng * đơn giá bán
 Tổng tiền thu = ∑ Thành tiền thu
- Đối với tổng tiền trong hóa đơn thanh tốn mua ngun liệu:
 Thành tiền mua (của 1 nguyên liệu) = số lượng mua * đơn giá mua
 Tổng tiền chi = ∑ Thành tiền mua
- Doanh thu:
 Tổng doanh thu = Tổng tiền thu – Tổng tiền chi
1.1.4. Mẫu biểu
 Phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu (MB1)
CỬA HÀNG TRÀ SỮA
PHIẾU YÊU CẦU
Số hiệu yêu cầu: ………
- Họ tên người yêu cầu: .............................................................
- Số điện thoại: ............................................................................

STT

Mã hàng

Tên hàng

SL tồn

SL dự kiến

Ngưỡng

Ghi chú

Ngày…tháng…năm…
Người lập phiếu
(Ký rõ họ tên)

10


 Phiếu mua nguyên liệu (MB2)
Số hiệu phiếu: ………
PHIẾU MUA NGUYÊN LIỆU
Ngày xx/xx/xxxx
Tên nhà cung cấp:………………..
Địa chỉ: ………………………….. Số điện thoại: ……………………
STT

Tên hàng


ĐVT

Số lượng mua

Đơn giá

Ngày…tháng…năm…
Người lập phiếu
 Hóa đơn mua ngun liệu (MB3)
Số hiệu hóa đơn: ……….
HĨA ĐƠN MUA NGUYÊN LIỆU
Ngày xx/xx/xxxx
Tên nhà cung cấp:………………..
Địa chỉ: ………………………….. Số điện thoại: ……………………
Hình thức thanh tốn: ……………………………..
STT

Tên hàng

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Tổng tiền
Bằng chữ: ………………………………………………………...

Ngày…tháng…năm…
Người lập hóa đơn
(Ký rõ họ tên)

11


 Phiếu nhập kho (MB4)
CỬA HÀNG TRÀ SỮA

Số hiệu: …………..

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…../…../…..
Nhà cung cấp:……………………………………… SĐT:……………
Địa chỉ: ……………………………………………. STK:…………...
STT

Tên hàng

Mã hàng

ĐVT

Số lượng
Giao
Nhận

Ghi chú


Ngày…. Tháng…. năm….
Thủ kho
(Ký rõ họ tên)

Người giao
(Ký rõ họ tên)

 Menu (MB5)

12

Người nhập
(Ký rõ họ tên)


 Đơn đặt hàng (MB6)
CỬA HÀNG TRÀ SỮA

Số đơn: …..
Ngày: …/…/….
ĐƠN ĐẶT TRÀ SỮA
Họ tên khách hàng: ……………………
SĐT : ……………

Bàn : ….

DANH SÁCH MĨN ĂN
STT

Tên món


ĐVT

DANH SÁCH TRÀ SỮA

13

Số lượng

Ghi chú


STT

Tên trà
sữa

Size

Topping

Số lượng Lượng Lượng
đường
đá

Ghi chú

 Hóa đơn thanh tốn (MB7)
CỬA HÀNG TRÀ SỮA


Số hóa đơn: ….
HĨA ĐƠN THANH TỐN
Ngày…./ …./ …...
Theo đơn đặt hàng: …..
Họ tên khách hàng: ……………………
STK: ……………….
STT

Tên món

SĐT:……………………

Hình thức thanh tốn: ………………..
ĐVT

Size

Topping

Số lượng

Đơn giá Ghi chú

Tổng số tiền : xxx.xxx đ
Khách đưa : xxx.xxx đ
Trả lại

: xxx.xxx đ

Xin chân thành cảm ơn quý khách! Hẹn gặp lại!


 Báo cáo thu chi (MB8)

14


CỬA HÀNG TRÀ SỮA
Báo cáo số: ….

BÁO CÁO THU CHI
Từ ngày…./…/….. đến ngày…./…../……
 Thơng kê tiền thu
STT

Thời gian

Số hóa đơn thanh toán

Nhân viên thu ngân

Tổng tiền

Người kiểm tra

Tổng tiền

 Thống kê tiền chi
STT

Thời gian


Số hóa đơn mua

Ngày… tháng… năm……
Người lập báo cáo
(Ký rõ họ tên)
* Ngoài ra, hệ thống cần lưu trữ thêm thơng tin:
- Thơng tin về hàng hóa: tên hàng, mơ tả hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, đơn
giá bán, ngưỡng.
1.2. Mơ hình hóa hệ thống
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ
 Ký hiệu sử dụng:
-

Bộ phận trong hệ thống:

Tên bộ phận
- Chức năng 1
- Chức năng 2
………………

-

Tác nhân tác động vào hệ thống:

-

Luồng thông tin:

15



 Mơ hình:

1.2.2. Biểu đồ hoạt động và giải thích ký hiệu
 Ký hiệu sử dụng:

 Điểm bắt đầu:

 Điểm kết thúc:

 Công việc nghiệp vụ:

16


 Điều kiện lựa chọn:

 Mẫu biểu:

 Kho dữ liệu:

 Luồng công việc:
 Luồng dữ liệu:

 Biểu đồ hoạt động:

17



 Mua và nhập nguyên liệu

 Gọi đồ

 Gọi thêm topping/trà sữa/đồ ăn:

18


 Đổi/Hủy đồ:

 Thanh toán:

19


 Báo cáo, thống kê thu chi:

20


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết
 Bước 1: Gạch chân đánh số chức năng
- Gạch chân động từ và bổ ngữ trong quy trình xử lý
1. Kiểm tra nguyên liệu trong kho (số lượng và chất lượng)
2. Lập hóa đơn mua nguyên liệu
3. Chuyển hóa đơn mua nguyên liệu

4. Nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp
5. Kiểm tra xác nhận nguyên liệu
6. Nhập nguyên liệu vào kho
7. Phản hồi, đánh giá chất lượng
8. Thanh tốn hóa đơn mua ngun liệu
9. Mang theo Menu gửi khách
10. Lập đơn đặt hàng cho khách hàng
11. Gửi đơn đặt hàng
12. Lập hóa đơn
13. Chế biến theo đơn đặt hàng
14. Mang trà sữa, đồ ăn cho khách
15. Gọi thêm đồ
16. Cập nhật lại đơn đặt hàng
17. Gửi lại đơn đặt hàng
18. Yêu cầu sửa đồ trong hóa đơn
19. Kiểm tra lại hóa đơn
20. Cập nhật lại hóa đơn
21. Mang đồ cho khách hàng
22. Thanh tốn cho khách hàng
23. Thống kê chi tiêu trong ngày
24. Tính tổng chi mua nguyên liệu
25. Tính tổng thu về
26. Gửi báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng

21


27. Lập báo cáo chi tiết chi mua nguyên liệu
28. Tính tổng thu chi
29. Cập nhật giá bán

30. Cập nhật Menu
 Bước 2: Loại bỏ chức năng trùng lặp
- Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 1, tìm và loại bỏ các chức
năng trùng lặp
STT

Các chức năng trùng lặp

1

11. Gửi đơn đặt hàng
17. Gửi lại đơn đặt hàng

2

14. Mang trà sữa, đồ ăn cho khách
21. Mang đồ cho khách hàng

Sau khi loại các chức năng trùng lặp, các chức năng còn lại là:
1. Kiểm tra nguyên liệu trong kho
2. Lập hóa đơn mua nguyên liệu
3. Chuyển hóa đơn mua nguyên liệu
4. Nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp
5. Kiểm tra xác nhận nguyên liệu
6. Phản hồi, đánh giá chất lượng
7. Nhập nguyên liệu vào kho
8. Thanh toán hóa đơn mua nguyên liệu
9. Mang theo Menu gửi khách
10. Lập đơn đặt hàng cho khách hàng
11. Gửi đơn đặt hàng

12. Lập hóa đơn
13. Chế biến theo đơn đặt hàng
14. Mang trà sữa, đồ ăn cho khách
15. Gọi thêm đồ
16. Cập nhật lại đơn đặt hàng
17. Yêu cầu sửa đồ trong hóa đơn
18. Kiểm tra lại hóa đơn

22


19. Cập nhật lại hóa đơn
20. Thanh tốn cho khách hàng
21. Thống kê chi tiêu trong ngày
22. Tính tổng thu về
23. Gửi báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng
24. Tính tổng chi mua nguyên liệu
25. Tính tổng thu về
26. Gửi báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng
27. Cập nhật giá bán
28. Cập nhật Menu
 Bước 3: Gom nhóm chức năng đơn giản
- Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 2, gom nhóm các chức năng
đơn giản lại
Chức năng đơn giản được gom nhóm
2. Lập hóa đơn mua nguyên liệu

Tên sau khi gom
Yêu cầu mua nguyên liệu


3. Chuyển hóa đơn mua nguyên liệu
4. Nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp

Nhập nguyên liệu vào kho hàng

5. Kiểm tra xác nhận nguyên liệu
6. Phản hồi, đánh giá chất lượng
7. Nhập nguyên liệu vào kho
9. Mang theo Menu gửi khách

Phục vụ gọi đồ

10. Lập đơn đặt hàng cho khách hàng
11. Gửi đơn đặt hàng
15. Gọi thêm đồ

Phục vụ thêm/Sửa đồ

16. Cập nhật lại đơn đặt hàng
17. Yêu cầu sửa đồ trong hóa đơn
18. Kiểm tra lại hóa đơn
19. Cập nhật lại hóa đơn
12. Lập hóa đơn
18. Kiểm tra lại hóa đơn
19. Cập nhật lại hóa đơn
20. Thanh tốn cho khách hàng
21. Thống kê chi tiêu trong ngày

Thanh tốn hóa đơn


Thống kê doanh thu

23


22. Tính tổng thu về
23. Gửi báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng
24. Tính tổng chi mua nguyên liệu
25. Tính tổng thu về
26. Gửi báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng
27. Cập nhật giá bán

Quản lý menu đồ ăn

28. Cập nhật Menu
Các chức năng sau khi gom nhóm:
1. Kiểm tra nguyên liệu trong kho
2. Yêu cầu mua nguyên liệu
3. Nhập ngun liệu vào kho hàng
4. Thanh tốn hóa đơn mua nguyên liệu
5. Phục vụ gọi đồ
6. Lập hóa đơn
7. Chế biến theo đơn đặt hàng
8. Mang trà sữa, đồ ăn cho khách
9. Thêm/Sửa đồ
10. Thanh tốn hóa đơn khách hàng
11. Thống kê doanh thu
12. Quản lý Menu
 Bước 4: Loại chức năng khơng có ý nghĩa
- Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 3, tìm và loại bỏ các chức

năng khơng có ý nghĩa với hệ thống:
1. Kiểm tra nguyên liệu trong kho
8. Mang trà sữa, đồ ăn cho khách
 Bước 5: Chỉnh sửa tên chức năng
- Chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4 sao cho hợp lý
1. Yêu cầu mua nguyên liệu
2. Nhập ngun liệu vào kho
3. Thanh tốn hóa đơn mua nguyên liệu

24


4. Phục vụ gọi đồ
5. Lập hóa đơn
6. Chế biến trà sữa – đồ ăn
7. Phục vụ thêm/Sửa đồ
8. Thanh tốn hóa đơn khách hàng
9. Thống kê doanh thu
10. Quản lý Menu
2.1.1.2. Gom nhóm chức năng
- Chúng ta có 4 bộ phận trong cơ cấu tổ chức:
- Bộ phận quản lý
- Bộ phận thu ngân
- Bộ phận chế biến
- Bộ phận phục vụ
- Dựa vào cơ cấu tổ chức hệ thống trên, ta có thể chia thành các nhóm chức năng như
sau:
1. Yêu cầu mua nguyên liệu
2. Nhập nguyên liệu vào kho
6. Chế biến trà sữa - đồ ăn

QUẢN LÍ
BÁN HÀNG
9. Thống kê doanh thu
CHO CỬA HÀNG 10. Quản lí menu
TRÀ SỮA
4. Phục vụ gọi đồ
7. Phục vụ thêm/Sửa đồ

Quản lý trà sữa – đồ ăn

Quản lý thống kê - Menu
Quản lý phục vụ

3. Thanh tốn hóa đơn mua ngun
liệu
Quản lý thanh tốn
5. Lập hóa đơn
8. Thanh tốn hóa đơn khách hàng
2.1.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
 Ký hiệu:
-

Chức năng (công việc và tổ chức cần làm):

25