TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Khoa Khách sạn - Du lịch

BÀI THẢO LUẬN
Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

GV:
Đề tài: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý thiết bị văn phịng tại 01
tổ chức/doanh nghiệp.
Nhóm thực hiện: 3

Hà Nội, 2021

1


PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã
được ứng dụng rộng rãi trong cơng tác văn phịng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ
công nghệ thông tin vào q trình hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Một trong các yếu
tố giúp cho cán bộ, công chức hồn thành tốt nhiệm vụ đó chính là trang thiết bị văn
phòng, một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của cơng tác
văn phịng. Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong
cơng cuộc hiện đại hóa văn phịng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến,
sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Các phương
tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những khả năng, những
thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm
các dữ liệu. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa

là Internet…cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng
thơng tin cục bộ, tồn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi.
Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như mơi trường văn phịng được cải thiện phần
lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phịng. Do đó khâu
tổ chức quản lý, sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể. Đây là vấn đề
đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm cơng
tác văn phịng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi
mới, cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề, nhóm chúng em nghiên cứu đề tài “Liên
hệ thực tiễn cơng tác tổ chức quản lý thiết bị văn phịng tại 01 tổ chức/doanh nghiệp ”
để tìm hiểu cơng tác quản lý, sử dụng trang thiết bị của tổ chức/doanh nghiệp. Do khả
năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn chế, chắc rằng trong bài viết không tránh
khỏi những thiếu sót. Nhóm thực hành rất mong được quý cơ cùng các bạn đọc xem
xét và góp ý để chúng em có thể có bài viết tốt hơn và có được nhiều kiến thức hơn.
Chúng em xin cảm ơn.


PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. Khái niệm, yêu cầu đối với quản lý trang thiết bị văn phòng
1.1. Khái niệm
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất,
chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho
cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.Trong điều kiện khoa học kỹ
thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong cơng tác
văn phịng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào q trình hiện
đại hóa cơng tác văn phịng.
Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công
chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết
bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung,
máy fax…)

1.2. Yêu

cầu về quản lý trang thiết bị văn phòng
* Yêu cầu về quản lý:
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị
- Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý
- Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:
Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ đơn vị; bố trí, phân
cơng người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ
sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết
bị văn phịng của đơn vị; thơng báo và đề nghị Văn phịng (Phịng Hành chính – Quản
trị) điều chuyển các trang thiết bị văn phịng khơng cịn nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý
các trang thiết bị khơng cịn sử dụng được; chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và


hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý khi có sự thay
đổi tổ chức hoặc thay đổi Thủ trưởng đơn vị.
- Phải đáp ứng yêu cầu công khai.
* Yêu cầu khi sử dụng:
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích.
Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan; điều
chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của
người có thẩm quyền.
1.3. Phân

loại trang thiết bị văn phịng
1.3.1. Thiết bị truyền thơng
* Máy ghi âm văn phịng
Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phịng được sử dụng

rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:
- Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu,
báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc ký.
- Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn
bản…
- Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 –
45%, mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%. Thời gian thảo văn bản giảm
3 – 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 – 6 phút cho mỗi
trang viết của một tài liệu cần soạn thảo.
* Điện thoại
Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe. Ngày nay có rất nhiều loại
điện thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động).
Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được
dùng phổ biến trong các cơng sở, văn phịng. Vì vậy, địi hỏi những người làm cơng tác
văn phịng nói riêng và các cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ
năng giao tiếp qua điện thoại.
* Máy fax
- Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là
màu có ký tự, màu trắng là khơng có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y
như bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax).
- Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax từ
máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này).
* Máy tính nối mạng


Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài
nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu…Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ
hiện đại hóa văn phòng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà
sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục
vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin.

* Máy chụp ảnh
Máy chụp ảnh được sử dụng trong công tác văn phịng để ghi và lưu lại những
hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng đại của cơ quan,
đơn vị. Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phòng thơng dụng, bên cạnh đó
cịn có các loại máy cơ, máy bán tự động…
1.3.2. Thiết

bị sao chụp, in ấn
Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử
dụng các nhóm:
- Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên
mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng.
- Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy
in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều
thể loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay
trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze.
Đa phần các máy in sử dụng cho văn phòng được nối với một máy tính hoặc một máy
chủ dùng in chung. Một phần khác máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng
để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng. Máy in laze có tốc
độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thường tương đối
thấp.Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc.
- Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức
không thể khơi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.
1.3.3. Các

trang thiết bị văn phịng khác
Ngồi các nhóm thiết bị truyền thơng, thiết bị sao, in, hủy tài liệu cịn có các
thiết bị và đồ dùng văn phịng khác như:
- Máy qt hình ảnh hay cịn gọi là máy scan (scanner): Đây là thiết bị có khả
năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc xử lý chúng.Thiết bị này

đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân thơng thường. Cấu tạo
của máy Scan gồm ba bộ phận chính: thấu kính nhạy quang, cơ cấu đẩy giấy và mạch
logic điện tử.


- Máy chiếu đa năng (projector): Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các
phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút
của các buổi họp, hội nghị, hội thảo, bài thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng
nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xuyên qua một màn hình vi tính nhỏ qua hệ
thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên ngồi. Nói một cách đơn giản nó đóng vai
trị như một màn hình vi tính nhưng to hơn để mọi người có thể xem từ xa.
1.3.4. Văn

phòng phẩm
Văn phòng phẩm là những vật phẩm dùng cho công việc hàng ngày của những
người làm công tác văn phịng như: giấy in, sổ, giấy viết, bút (chì, bi), ghim, kẹp, giấy
bóng kính, túi nhựa, cặp nhựa, băng dính, hồ dán, phong bì, túi bìa cứng, sổ cặp tài
liệu, băng keo giấy... rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng
bền đẹp, đa năng, thuận tiện.
2. Nội

dung tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
2.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các
khâu:
* Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị
Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ
được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho cơng
tác văn phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên

cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngồi ra, hàng
năm cơ quan cịn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực
hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
* Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị
- Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp
quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản.
- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng.
- Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó
đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị.
- Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
- Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan, tổ chức.
* Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị


Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến
hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật:
- Thành lập ban thanh lý
- Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn
phương thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng
phải được công bố và thực hiện công khai.Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ
quản lý tài chính.
2.2. Tổ

chức sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phịng là thành phần “cách mạng” trong cơng
cuộc hiện đại hóa văn phịng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế
với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Các phương tiện kỹ
thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những khả năng, những thuận lợi
rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ

liệu.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là
Internet…cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng
thơng tin cục bộ, tồn quốc gia và tồn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng
thông thường trong văn phịng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ…
ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như mơi trường văn phịng được cải thiện phần
lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phịng. Do đó khâu
tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể:
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phịng hiện đại đạt đến trình độ cao,
theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người
lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử
dụng trang thiết bị
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được
giao quản lý và sử dụng.
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước.
Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm
bảo việc sử dụng có hiệu quả.
- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị: Sử dụng đúng mục
đích; Bảo quản theo yêu cầu; Bảo dưỡng theo định kỳ; Thay thế, sửa chữa khi cần
thiết.


Tóm lại, với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, khoa học kỹ thuật, văn
phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại địi hỏi những người làm cơng tác văn
phịng ngồi kỹ năng nghiệp vụ chun mơn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ
năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để
phân tích, xử lý thơng tin một cách khoa học.
Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ

những người làm cơng tác văn phịng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu
cầu của sự nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

PHẦN II: LIÊN HỆ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN
PHỊNG TẠI CƠNG TY VOSCO
1. Giới thiệu về công ty VOSCO
1.1. Giới thiệu khái quát về công ty VOSCO
Công ty được thành lập vào ngày 1/7/1970: “ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VIỆT
NAM – VIETNAM OCEAN SHIPPING COMPANY ( VOSCO ) là kết quả của sự
hợp nhất ba đội tàu Giải phóng, Tự lực, Quyết Thắng với tổng trọng tải 34000 tấn tàu.
Ngày 1/1/2008 Công ty cổ phần Vận tải biển Việt Nam (VOSCO) chính thức đi
vào hoạt động trên cơ sở chuyển đổi sang mơ hình cổ phần từ Công ty Vận tải biển
Việt Nam (VOSCO). Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn không ngừng nỗ lực mở
rộng, phát triển và đổi mới đội tàu. Đội tàu hiện tại của VOSCO rất đa dạng, gồm các
tàu chở hàng rời, tàu dầu sản phẩm và tàu container hoạt động không hạn chế trên các
tuyến trong nước và quốc tế.
Cơng ty có trụ sở chính: 215 Lạch Tray, phường Đằng Giang, quận Ngô Quyền,
thành phố Hải Phòng cùng các chi nhánh Quảng Ninh, Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí
Minh, Nha Trang, Vũng Tàu, Quảng Ngãi, Cần Thơ.
Hoạt động kinh doanh chính của VOSCO là vận tải biển. VOSCO không chỉ là
chủ tàu, quản lý và khai thác tàu mà còn tham gia vào các hoạt động thuê tàu, mua bán
tàu, các dịch vụ liên quan thông qua các công ty con và chi nhánh như dịch vụ đại lý,
giao nhận và logistic, sửa chữa tàu, cung ứng dầu nhờn, vật tư, cung cấp thuyền viên,
…cũng như các hoạt động liên doanh, liên kết.
Mục tiêu hoạt động:
Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam đươc thành lập để huy động có hiệu
quả các nguồn vốn cho hoạt động đầu tư, kinh doanh các dịch vụ hàng hải và các lĩnh
vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa hợp pháp, tạo công ăn việc làm ổn định



cho người lao động, tăng cổ tức cho các cổ đơng đóng góp cho ngân sách Nhà nước và
phát triển Công ty ngày một lớn mạnh.
Ngành nghề kinh doanh: Công ty kinh doanh trên nhiều ngành nghề như
- Kinh doanh vận tải biển: hàng khơ, hàng container, dầu thơ, khí gas,…
- Dịch vụ bốc, dỡ hàng hoá tại cảng biển, khai thác kho bãi, dịch vụ giao
nhận, kho vận chuyển.
- Kinh doanh tài chính và kinh doanh bất động sản.
- Dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ môi giới hàng hải.
- Dịch vụ cung ứng và xuất khẩu lao động, đào tạo thuyền viên.
- Dịch vụ cung cấp vé máy bay.
- Dịch vụ vui chơi giải trí, cho thuê văn phịng.
1.2. Giới

thiệu về Ban hành chính văn phịng của doanh nghiệp
* Cách tổ chức lao động phịng hành chính văn phịng: hiện nay phịng hành
chính văn phịng có 29 người trong đó 1 trưởng phịng phụ trách chung , chịu trách
nhiệm trước Tổng giám đốc cơng ty về tồn bộ cơng tác của phịng, các bộ phận của
phịng theo chức năng, nhiệm vụ được phân công như sau: 1 chuyên viên quản lí và sử
dụng con dấu kiêm trực điện thoại, phục vụ họp hành, hội nghị; 2 chuyên viên tiếp cận
chuyển giao tài liệu đi, quản lí hồ sơ của các đối tác, văn phòng phẩm,….; 1 cán bộ
văn thư; 2 cán bộ y tế; 2 cán bộ phụ trách hậu cần; 3 nhân viên phục vụ; 5 lái xe; bảo
vệ 10 người; công nghệ thông tin 3 người.
* Cách bố trí nơi làm việc: Phịng hành chính được bố trí nơi làm việc tại tầng 1 thuận
tiện cho việc giao nhận cơng văn, tài liệu và đón khách đến liên hệ cơng tác. Hiện nay
phịng làm việc của tồn cơ quan cơng ty được bố trí theo kiểu văn phịng đóng, tách
riêng từng bộ phận tạo sự yên tĩnh, tập trung cao độ khi làm việc, phát huy khả năng tư
duy và tính độc lập của một số bộ phận nghiệp vụ, rất an toàn cho việc giữ bí mật,
thơng tin.
* Bộ máy tổ chức chịu trách nhiệm trong phịng hành chính văn phịng gồm có:
Tổng giám đốc: Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản lí cơng tác văn

thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cấp dưới,
đơn vị trực thuộc. Chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản của cơ quan.
Trực tiếp ký các văn bản do công ty VOSCO ban hành.
Trưởng phịng hành chính: Là người trực tiếp giúp Tổng giám đốc công ty tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ cơng tác hành chính của cơng ty. Xem xét toàn bộ văn
bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Tổng giám đốc về các văn
bản quan trọng. Kí thừa lệnh các văn bản được Tổng giám đốc giao và kí các văn bản


do phịng Hành chính phát hành. Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các
văn bản trước khi gửi đi. Bảo đảm giữ bí mật, an tồn văn bản, tài liệu .
Cán bộ chun trách phịng Hành chính văn phịng: Kiểm tra thể thức văn bản
đi, kĩ thuật trình bày văn bản, ghi sổ ngày cho văn bản. Đóng dấu văn bản đi. Đăng kí
văn bản đi. Chuyển giao văn bản đi. Sắp xếp bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng
bảo lưu. Quản lí và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường. Lập và bảo quản sổ
sách của cơ quan, như sổ đăng kí văn bản đi/đến, sổ chuyển giao văn bản.
* Chức năng của phịng hành chính văn phịng: là phịng Nghiệp vụ tham mưu
giúp Tổng Giám đốc các cơng việc Hành chính như:
- Quản lý về văn thư lưu trữ, lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng
phẩm.
- Quản lý và lập kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng trụ sở chính và các chi nhánh,
trang thiết bị nội thất, thiết bị văn phịng, thiết bị thơng tin liên lạc.
- Quan hệ với các cơ quan chức năng trong địa phương để giúp cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty được thuận lợi.
* Nhiệm vụ của phịng hành chính văn phịng
- Đối nội: cơng tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lí
thơng tin theo chức năng, quyền hạn của phòng
- Đối ngoại: tiếp khách tiếp nhận tổng hợp các thơng tin từ bên ngồi đến cơng
ty. Xử lí các thơng tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình
- Tổ chức hội nghị và các buổi tiếp khách của cơng ty.

- Soạn thảo văn bản trình Tổng giám đốc kí các văn bản đối nội, đối ngoại và
phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về trách nhiệm pháp lí của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác,
kịp thời, an tồn,….
2. Tổ

chức quản lý thiết bị văn phịng của cơng ty VOSCO
2.1. Xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phịng tại cơng ty VOSCO
Hầu hết các cơng việc của văn phịng đều cần sự hỗ trợ của các trang thiết bị
hiện đại. Cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như mua sắm các trang thiết bị trong
văn phòng đã và đang có nhiều thay đổi. Phịng hành chính của cơng ty VOSCO đã
phối hợp với các phịng ban có trách nhiệm lên kế hoạch định mức các trang thiết bị
cần thiết, tiếp nhận phê duyệt của lãnh đạo và triển khai thực hiện kế hoạch. Hiện nay
trong công ty đã được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị, dụng cụ, phương tiện văn
phòng từ nhỏ đến lớn phục vụ cho công việc. Thể hiện cụ thể ở bảng sau:


ST
T
1
2
3
4
5

6

Tổng

Tên thiết bị


Số lượng

Giá cả

Thời gian sử
dụng

Máy photocopy

5

20 triệu/ 1 cái

6 năm

Máy in

10

5 triệu/ 1 cái

6 năm

Máy scan

5

3 triệu/ 1 cái


5 năm

Điện thoại bàn

20

600K/ 1 cái

2 năm

Máy tính để bàn

50

9 triệu/ 1 cái

5 năm

Các đồ dùng khác (tủ hồ
sơ tài liệu, tủ bảo quản con
dấu, bút viết, kẹp ghim,…)

10 triệu
637 Triệu

Tùy theo số lượng nhân viên và nhu cầu sử dụng, các trang thiết bị sẽ được sắp
xếp cách hợp lý tại mỗi phòng ban. Các trang thiết bị đều phải được sử dụng theo đúng
định mức, trường hợp cần sử dụng nhiều hơn định mức phải đề nghị cấp thêm văn
phòng phẩm, trang thiết bị và nêu rõ lý do, nhu cầu sử dụng với phịng hành chính để
phịng tổng hợp, báo cáo lãnh đạo và cấp bổ sung.

Phòng hành chính văn phịng sẽ có nhiệm vụ lên kế hoạch chi tiết các trang
thiết bị cần thiết và chịu trách nhiệm mua sắm, sắp xếp, điều phối, sửa chữa trang thiết
bị:
- Căn cứ vào nguồn kinh phí phục vụ sửa chữa, thay thế tài sản, phịng hành
chính văn phịng triển khai tổng hợp và thiết lập kế hoạch chi tiết số lượng, loại và giá
cả của các trang thiết bị cần mua hoặc sửa chữa và trình Ban Giám đốc phê duyệt.
- Sau khi ban lãnh đạo cân nhắc thơng qua phịng sẽ kết hợp với phịng tài chính
và phòng kỹ thuật tiến hành triển khai việc mua mới, sửa chữa và lắp đặt trang thiết bị
theo kế hoạch. Phịng hành chính sẽ có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng kỹ thuật của các
thiết bị đảm bảo các trang thiệt bị đều hoạt động bình thường và đáp ứng tốt nhu cầu
cơng việc.
Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc đều được trang bị
đầy đủ, hiện đại, chất lượng cao, kịp thời đáp ứng nhu cầu cơng việc. Bên cạnh đó
phịng làm việc được bố trí một cách hợp lý, thiết kế khoa học để đảm bảo hiệu quả
công việc được cao nhất.


2.2. Tổ

chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại công ty VOSCO

Trang thiết bị kỹ thuật là thành phần khơng thể thiếu khi làm việc văn phịng,
nó giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi tiến hành công việc, cung cấp thông tin và hỗ
trợ các phần việc mà con người không thể tự làm được, giúp con người thoải mái hơn
khi làm việc, cơng việc được hồn thành cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn
nhờ có đầy đủ các trang thiết bị hiện đại. Do đó, việc sử dụng trang thiết bị văn phòng
sao cho hợp lý và có hiệu quả là rất quan trọng.
Theo đó, phịng hành chính văn phịng, với người chịu trách nhiệm chính là
Trưởng phịng Trần Hùng Nam đã lên kế hoạch tổ chức sử dụng, theo dõi giám sát
việc mua sắm và bảo quản trang thiết bị lập sổ sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao

nhận trang thiết bị và theo dõi tồn bộ trang thiết bị văn phịng của đơn vị. Bên cạnh
đó là thực hiện cơng tác điều chuyển các trang thiết bị văn phịng khơng cịn nhu cầu
sử dụng hoặc thanh lý các trang thiết bị khơng cịn sử dụng được; chỉ đạo cơng tác bàn
giao tài sản công và hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản cơng thuộc phạm vi đơn vị mình
quản lý khi có sự thay đổi tổ chức hoặc thay đổi Thủ trưởng đơn vị và đưa ra các yêu
cầu trong việc sử dụng trang thiết bị như sau:
- Việc sử dụng các trang thiết bị phải đúng mục đích, đúng tiêu chuẩn và định
mức, phù hợp với kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, không tự ý trao đổi, cho tặng
trang thiết bị văn phòng của cơ quan, điêu chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các
đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
- Mỗi thiết bị văn phòng đều cần được xác định rõ chủ thể đang sử dụng và
quản lý.
- Mỗi phòng ban đều được trang bị đầy đủ các thiết bị nên nhân viên tại các
phòng ban phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm, lâu bền, có ý thức bảo quản và chịu trách
nhiệm về mọi thiệt hại.
- Người sử dụng phải được đào tạo tồn diện với trình độ cao các kĩ năng
chuyên môn để sử dụng thành thạo các trang thiết bị, đặc biệt là các trang thiết bị hiện
đại, cần các kỹ năng kiến thức tốt về khoa học cơng nghệ.
- Thơng báo kịp thời về tình trạng hư hỏng trang thiết bị được giao và đề nghị
sửa chữa, báo cáo về các trường hợp mất mát, biến động trang thiết bị.
- Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến
hành thanh lý và việc tiến hành phải tuân theo quy định pháp luật.


2.3. Giám

sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn phịng tại cơng ty VOSCO
Việc quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng bao gồm tổ chức định kỳ các hoạt
động duy tu, sửa chữa, bảo dưỡng nhằm đào bảo chất lượng các trang thiết bị tốt nhất
trong q trình sử dụng. Cơng tác quản lý là quy trình quan trọng mà bộ phận hành

chính văn phịng cần thực hiện chặt chẽ, kỹ lưỡng để đảm bảo các trang thiết bị văn
phịng ln đáp ứng được nhu cầu của cơng ty.
* Theo dõi trang thiết bị
Phịng hành chính văn phịng cùng với bộ phận chun mơn có nhiệm vụ phải
theo dõi thường xuyên các điều kiện tài sản, trang thiết bị tại bộ phận mình như các
thiết bị sử dụng cho nghiệp vụ, các thiết bị vệ sinh, các thiết bị văn phịng (máy tính,
máy in, photo,…) để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý đảm bảo an tồn, điều kiện cơ
sở ln tốt phục vụ công tác. Đối với trang thiết bị lớn và các bộ phận có tính chất
quan trọng thì phải định kỳ bảo dưỡng, sửa chữa. Đối với trang thiết bị nhỏ lẻ, thì phải
thường xuyên theo dõi, phát hiện kịp thời các sự cố để thay thế, sửa chữa.
* Lập kế hoạch và đề xuất phương án sửa chữa, thay thế trang thiết bị
Lập kế hoạch: Căn cứ nguồn kinh phí phục vụ sửa chữa, thay thế tài sản, trang
thiết bị hàng năm và căn cứ tình trạng tài sản, trang thiết bị tại các phịng/bộ phận
chun mơn, phịng hành chính văn phòng triển khai tổng hợp và thiết lập kế hoạch
sửa chữa hoặc thay thế trang thiết bị theo biểu mẫu trình Giám đốc phê duyệt và tổ
chức thực hiện.
Đề xuất khi có phát sinh hỏng: Các phịng/bộ phận chun mơn khi có phát sinh
hỏng thiết bị đột xuất có trách nhiệm: thiết lập giấy yêu cầu sửa chữa máy thiết bị văn
phòng theo biểu mẫu rồi chuyển cho phòng hành chính văn phịng xem xét và trình
ban lãnh đạo phê duyệt.
* Phê duyệt
Sau khi lập xong kế hoạch và có giấy u cầu, ban hành chính văn phịng trình
lên lãnh đạo phê duyệt. Tùy theo tính chất của việc sửa chữa, thay thế mà Ban lãnh đạo
sẽ cân nhắc. Với những cơ sở vật chất, thiết bị không quá lớn thì Ban lãnh đạo phê
duyệt trực tiếp. Nếu ngược lại, Ban lãnh đạo sẽ cần họp để bàn bạc và đưa ra quyết
định nếu kế hoạch, phương án đạt yêu cầu và phù hợp với thực tế.
* Thực hiện
Sau khi kế hoạch được chấp thuận, Ban hành chính văn phịng xem xét và chỉ
đạo các nhóm kỹ thuật được phân công hoặc lựa chọn các dịch vụ sửa chữa để tổ chức
triển khai thực hiện theo trình tự:



- Nhóm kỹ thuật tiến hành kiểm tra các thiết bị sau đó tiến hành lập biên bản
kiểm tra tình trạng kỹ thuật thiết bị máy văn phòng.
- Sau khi xác định được những chi tiết hỏng hoặc cần phục hồi nhóm kỹ thuật
lại tiếp tục kiểm sốt cụ thể từng thiết bị, đánh giá từng chi tiết hoặc cụm chi tiết, lập
biên bản kiểm tra xác định chi tiết bộ phận ần phục hồi, thay thế.
- Sau kiểm soát chặt chẽ tồn bộ thiết bị văn phịng, nhóm kỹ thuật tiến hành
lập đề nghị mua hàng hóa, thiết bị thay thế (nếu cần thiết). Sau tiếp nhận thiết bị, vật tư
được cấp phát thì triển khai thực hiện sửa chữa, bảo dưỡng.
* Kiểm tra, nghiệm thu
Các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa sau khi được triển khai thực hiện, bộ phận
hành chính văn phịng, nhóm kỹ thuật và các phịng chun mơn sử dụng hoặc quản lý
trực tiếp có trách nhiệm nghiệm thu chặt chẽ theo biển bản nghiệm thu máy móc, thiết
bị.
* Bàn giao, sử dụng
Các thiết bị sau bảo dưỡng, sửa chữa sẽ được nhóm kỹ thuật bàn giao lại cho
phịng chun mơn. Trước khi tiếp nhận thiết bị sau sửa chữa cần đưa vào vận hành
thử đồng thời yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký xác nhận. Việc bàn giao thiết bị cần được
bộ phận hành chính văn phịng, nhóm kỹ thuật giám sát chặt chẽ.
* Kiểm sốt các thiết bị khơng cịn sử dụng
Đối với những trang thiết bị hư hỏng khơng cịn khả năng sử dụng hoặc những
trang thiết bị nếu tiếp tục sử dụng phải chi phí sửa chữa quá lớn sẽ được tiến hành
thanh lý theo đúng quy định hiện hành, gồm các quy trình sau:
• Bước 1: Tổng hợp danh mục tài sản cần thanh lý
Ban hành chính văn phịng tham mưu lãnh đạo thành lập tổ kiểm kê, thực hiện
kiểm kê, tổng hợp và báo cáo danh mục trang thiết bị cần thanh lý kèm theo hồ sơ theo
dõi, quản lý đối với từng trang thiết bị (hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản sửa
chữa,…)
• Bước 2: thẩm định chất lượng hoặc đánh giá lại trang thiết bị cần thanh lý

Hội đồng thanh lý tài sản, thực hiện việc thẩm định, đánh giá lại trang thiết bị
theo đúng quy định hiện hành và lập biên bản đánh giá lại tài sản cần thanh lý.
• Bước 3: trình hồ sơ đề nghị thanh lý trang thiết bị
Hội đồng thanh lý tài sản lập hồ sơ đề nghị thanh lý trang thiết bị báo cáo giám
đốc phê duyệt, bao gồm: Văn bản đề nghị thanh lý trang thiết bị; Danh mục trang thiết
bị cần thanh lý; Biên bản đánh giá lại trang thiết bị cần thanh lý.
• Bước 4: tổ chức bán thanh lý trang thiết bị


Hội đồng thanh lý tài sản tổ chức bán trang thiết bị thanh lý hoặc hủy trang thiết
bị sau khi có chấp thuận của Ban lãnh đạo và những trang thiết bị được phê duyệt
thanh lý; thông báo thanh lý tàu sản, tổ chức buổi thanh lý, lập hóa đơn,…
• Bước 5: báo cáo kết quả thanh lý tài sản
Ngay sau khi việc thanh lý trang thiết bị kết thúc, phịng hành chính văn phịng
chủ trì làm báo cáo kết quả thực hiện thanh lý trang thiết bị và thực hiện ghi giảm tài
sản theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành.
* Lưu hồ sơ
Bộ phận hành chính văn phịng có trách nhiệm lưu lại hồ sơ theo quy định của
công ty.
3. Đánh

giá công tác tổ chức quản lý thiết bị văn phịng của cơng ty VOSCO
3.1. Ưu điểm
- Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc đều được trang bị
đầy đủ, kịp thời đáp ứng được nhiệm vụ được giao.
- Trang thiết bị hiện đại, chất lượng cao.
- Các trang thiết bị được bảo quản và sử dụng có kế hoạch.
- Phịng hành chính văn phịng có kế hoạch giám sát, tổ chức quản lí trang thiết
bị.
3.2. Nhược


điểm
- Việc giám sát và quản lí sử dụng trang thiết bị chưa được thực hiện sát sao.
- Vẫn có tình trạng trang thiết bị được sử dụng ngồi mục đích cơng việc. Nhân
viên sử dụng trang thiết bị vì mục đích cá nhân.
- Các trang thiết bị bị lỗi, hỏng hóc chưa được sửa chữa kịp thời, ảnh hưởng đến
tiến độ công việc.
3.3. Đề

xuất giải pháp đối với doanh nghiệp
- Phịng hành chính phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy
móc, thiết bị trong công ty.
- Định kỳ bảo dưỡng để tránh hỏng hóc, đảm bảo máy móc thiết bị ln sẵn
sàng hoạt động.
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử
dụng trang thiết bị. Việc mua sắm các thiết bị, văn phòng phẩm cho cơ quan phải được
thực hiện đầy đủ, kịp thời.


- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được
giao quản lý và sử dụng, cần có sự quản lý để tránh việc sử dụng sai mục đích và tình
trạng lãng phí không cần thiết.
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước.
Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo
việc sử dụng có hiệu quả.
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phịng hiện đại đạt đến trình độ cao,
theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trần


Hùng Nam - Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý
hành chính văn phịng
2. Ninh Bình - Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng

BẢNG ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG LÀM VIỆC NHĨM
STT
24

25

27
28

MSV - Lớp
Cơng việc
HC
20D250142Nguyễn Thị Hường
Cơ sở lí thuyết
K56B3LH
Phân công nhiệm vụ,
Công tác quản lý,
20D250023Nguyễn Thu Hường
giảm sát trang thiết
K56B1LH
bị cơng ty VOSCO,
chỉnh sửa nội dung
20D250141Ngơ Thị Huyền
Thuyết trình
K56B3LH

Phạm Thị Ngọc 20D250083- Giới thiệu về doanh
Khánh
K56B2LH
nghiệp, giới thiệu về
Họ và tên

Đánh
giá

Thành
điểm

B+

8,4

A

9,2

B+

8,4

B+

8,2

Ghi
chú


Nhóm
trưởng


ban HCVP của công
ty VOSCO
29
30
31

33

Ninh
Lan

Thị

Phong 20D250024Làm powerpoint
K56B1LH
Đánh giá ưu, nhược
Nguyễn Thị Thùy 20D250085điểm và đưa ra đề
Liên
K56B2LH
xuất
20D250145- Tổng hợp word, ghi
Dương Thùy Linh
K56B3LH
biên bản thảo luận
Xây dựng kế hoạch

và định mức trang
20D250027Ngô Thị Linh
thiết bị trong công ty
K56B1LH
VOSCO, tổ chức sử
dụng trang thiết bị

A

8,7

B+

8

A

8.7

A

8,5

Thư
ký


Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


BIÊN BẢN HỌP NHĨM THẢO LUẬN
Kính gửi: cơ Bùi Thị Thu Hà
Chúng em là: Nhóm 3
Gồm: 8 thành viên
Để thống nhất về quá trình làm bài thảo luận của cả nhóm và phân cơng cơng việc giữa
các thành viên, nhóm 3 chúng em đã tổ chức 01 buổi họp nhóm trong 1 ngày khác
nhau. Cụ thể như sau:
Họp nhóm
Thời gian: 19/11/2021
Địa điểm: Zalo
Số lượng thành viên tham gia: 8
Nội dung: thảo luận về đề tài liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý thiết bị văn


-

phịng tại 1 doanh nghiệp
+ Nhóm họp bàn với nhau và quyết định chọn doanh nghiệp VOSCO
+ Các thành viên phân công nhận công việc như làm nội dung, làm word, thư ký, slide:
Nguyễn Thu Hường - nội dung phần liên hệ công tác kiểm tra, giám sát và
phân công nhiệm vụ
Ninh Thị Phong Lan - làm PP
Dương Thùy Linh – Tổng hợp nội dung và chỉnh sửa Word
Nguyễn Thị Hường, Ngô Thị Huyền, Phạm Thị Ngọc Khánh, Nguyễn Thị Thùy
Liên, Ngô Thị Linh - Làm nội dung lý thuyết và nội dung phần liên hệ


+ Cả nhóm tiến hành cơng việc như được giao và nộp bài cho nhóm trưởng vào trước
ngày 22/11/2021 Bài sẽ được thư ký tổng hợp
+ Thành viên tham gia: Tất cả thành viên tham gia đầy đủ và đúng giờ


Hà Nội, ngày 23 tháng 11 năm 2021
Nhóm trưởng
Nguyễn Thu Hường