TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG
-----  -----

BÁO CÁO
KỸ THUẬT PHẦN MỀM ỨNG DỤNG
Đề tài: Phần mềm quản lý đại lý vật tư y tế
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Kim Thoa
Nhóm thực hiện:
Nguyễn Thiên Việt

20164669

KSTN ĐTTT K61

Nguyễn Thị Lan Anh

20160162

KSTN ĐTTT K61

Nguyễn Quốc An

20160015

KSTN ĐTTT K61

Nguyễn Đắc Nam

20164807

KSTN ĐTTT K61

HÀ NỘI, tháng 12/2018


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
..................................................
Ngày ... tháng ... năm 2017
Giảng viên hướng dẫn


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, khoa học công nghệ ngày càng phát triển và đang được áp dụng vào mọi
phương diện của đời sống kinh tế-xã hội của con người. Với sự phát triển ấy, chúng
ta ngày càng tối ưu được cơng việc của mình nhằm giảm thiểu cơng sức, thời gian và
các nguồn nhân lực trong sản xuất, vận chuyển, quản lý đồng thời tăng hiệu quả và độ

chính xác. Trong đó,khơng thể khơng kể đến các cơng cụ, ứng dụng hỗ trợ q trình
thực hiện, quản lý các cơng việc có vai trị quan trọng trong việc hỗ trợ con người
trong q trình trên một các nhanh chóng, chính xác và tin cậy.
Qua q trình tìm hiểu những khó khăn đang tồn tại thực tế, nhằm tối ưu quá trình
quản lý dược phẩm và trang thiết bị y tế của một đại lý y tế, chúng tôi quyết định tìm
hiểu và nghiên cứu đề tài:
“Xây dựng phần mềm quản lý một đại lý cung cấp dược phẩm và thiết bị y
tế.”
Đề tài hoàn thành là sự tổng kết của q trình học tập và nghiên cứu mơn học Kỹ
thuật Phần mềm ứng dụng. Do sự hạn chế về kiến thức chuyên môn cũng như hiểu
biết về quản lý hệ thống, đề tài này khơng thể tránh khỏi thiếu sót và nhẫm lẫn. Chúng
tơi rất mong được sự góp ý từ các bạn và thầy cô để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn
và sớm được ứng dụng trong thực tế.

2


Mục lục
LỜI MỞ ĐẦU

2

1

7
7

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
1.1 Khảo sát hiện trạng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


1.2
1.3

1.4
2

3

1.1.1 Các đối tượng quản lý . . . . . . . . . . . . . .
1.1.2 Hoạt động của hệ thống hiện tại . . . . . . . . .
1.1.3 Những hạn chế và yếu kém của hệ thống hiện tại
1.1.4 Các yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới . . . . . . .
Mục đích của dự án . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Phân tích tính khả thi . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.1 Khả thi về mặt kỹ thuật . . . . . . . . . . . . . .
1.3.2 Khả thi về kinh tế . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3.3 Khả thi về mặt tổ chức . . . . . . . . . . . . . .
Xác lập dự án . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tìm hiểu yêu cầu
2.1 Các kỹ thuật được sử dụng . . . . . . .
2.1.1 Bản câu hỏi sẵn . . . . . . . . .
2.1.2 Phỏng vấn . . . . . . . . . . . .
2.2 Các yêu cầu được thu thập . . . . . . .
2.3 Các yêu cầu chức năng và phi chức năng
Phân tích hệ thống
3.1 Nghiệp vụ của hệ thống mới .
3.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống
3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu . . . . . .
3.3.1 Mức ngữ cảnh . . . . .

3.3.2 Mức đỉnh . . . . . . .

.
.
.
.
.
3

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.

.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.

.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.

.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.

.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.
.
.

.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.


.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.


.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

.
.
.

.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

7
8
9
9
10
10
10
11
11
11


.
.
.
.
.

13
13
13
17
17
17

.
.
.
.
.

20
20
21
21
21
22


3.3.3
4


Mức dưới đỉnh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Thiết kế cơ sở dữ liệu
27
4.1 Từ điển dữ liệu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
4.1.1 Nhận diện các thực thể . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
4.1.2 Nhận diện thuộc tính của các thực thể . . . . . . . . . . . . . 27

4.2
4.3
4.4
4.5
4.6

4.1.3 Lập bảng dữ liệu cho các thực thể
4.1.4 Lập từ điển dữ liệu . . . . . . . .
Các phụ thuộc hàm cần có . . . . . . . .
Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu . . . . . . . . . .
Sơ đồ thực thể liên kết . . . . . . . . . .
Phần 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Phần 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

KẾT LUẬN

.
.
.
.
.

.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.


.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

28
28
32
33
33

34
35
37

4


Danh sách hình vẽ
2.1

Bản câu hỏi sẵn được sử dụng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7

Sơ đồ chức năng của hệ thống . .
Sơ đồ mức ngữ cảnh . . . . . . . .
Sơ đồ mức đỉnh của hệ thống . . .
Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 1 .
Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 2 .
Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 3 .
Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 4 .

3.8


Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

4.1
4.2
4.3
4.4

Bảng dữ liệu cho các thực thể
Biễu diễn phụ thuộc hàm . .
Biễu diễn phụ thuộc hàm . .
Sơ đồ thực thể liên kết . . .

4.5
4.6

Form báo cáo doanh thu theo sản phẩm . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Form báo cáo lượt khách mua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

.
.
.
.

.
.
.
.

5


.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.


.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.


.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.

.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.

.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

.

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.

21
22
23
24
24
25
25

28
33
33
34


Danh sách bảng
1.1

Bảng phân công công việc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11


2.1
2.2

Yêu cầu chức năng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Yêu cầu phi chức năng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

4.1
4.2

Từ điển bảng dữ liệu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Từ điển thuộc tính . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

6


Chương 1

Khảo sát hiện trạng và xác lập
dự án
1.1

Khảo sát hiện trạng

Để tìm hiểu được về tình hình hệ thống hiện tại đang được sử dụng tại các đại lý cũng
như nhu cầu về một hệ thống mới, bước đầu tiên trong dự án nhóm tác giả tiến hành
khảo sát hiện trạng hoạt động tại các đại lý. Qua đó rút ra được những tồn đọng và
khó khăn trong vận hành hệ thống hiện tại và nhận ra sự cần thiết có một hệ thống
mới giải quyết các vấn đề đó.


1.1.1

Các đối tượng quản lý

Một đại lý cung cấp dược phẩm và thiết bị y tế hiện tại đòi hỏi phải quản lý những đối
tượng sau:
• Các loại dược phẩm, trang thiết bị y tế của đại lý.
• Dữ liệu kho hàng.
• Phiếu nhập hàng.
• Thơng tin mua hàng.
• Thơng tin khách hàng.

7


1.1.2

Hoạt động của hệ thống hiện tại

Đối với hiện thống hiện tại đang được duy trì tại các đại lý y tế nói chung, tồn bộ các
thơng tin được quản lý một các hồn thủ cơng bằng giấy tờ và sổ sách. Hầu hết các
hoạt động nhập, mua bán hàng của đại lý được ghi lại vào các cuốn sổ : sổ danh mục
sản phẩm, sổ nhập hàng, sổ kho hàng, sổ bán hàng. Hệ thống cũ có thể được mô tả sơ
bộ như sau:
Quản lý dược phẩm và trang thiết bị y tế
Sau khi tìm hiểu và được sự cho phép kinh doanh từ cơ quan quản lý, chủ đại lý sẽ tiến
hành nhập sản phẩm mới và bổ sung vào sổ ghi danh mục sản phẩm tại đại lý. Toàn
bộ nhân viên sẽ được cập nhật từ chủ đại lý về tên sản phẩm, loại sản phẩm, giá bán...
Tồn bộ q trình diễn ra mỗi khi có có sản phẩm mới được thêm vào đại lý.
Bên cạnh đó, khi có sản phẩm cần loại bỏ do nhu cầu giảm hoặc có sản phẩm thay

thế, chủ đại lý sẽ tiến hành thanh lý sản phẩm cũ và loại bỏ khỏi danh mục sản phẩm.
Quản lý kho hàng
Việc quản lý kho hàng được tiến hành hồn tồn thủ cơng bằng sổ sách và quan sát.
Hàng ngày, nhân viên sẽ vào kho và kiểm đếm các mặt hàng để nắm được các nội
dung như số lượng, hạn sử dụng, tình trạng vật tư và so sánh với thông tin trong sổ
kho hàng từ trước đó. Nếu có sai sót, nhân viên sẽ báo cáo lại cho chủ đại lý để giải
quyết. Trong trường hợp có sản phẩm hết hạn (phần lớn là dược phẩm), nhân viên sẽ
tiến hành xử lý theo quy định.
Mỗi khi nhập kho, nhân viên sẽ kiểm đếm số lượng dược phẩm, vật tư y tế được
nhà cung cấp chuyển tới, đồng thời kiểm tra thông tin sản phẩm. Sau khi kiểm đủ số
lượng thì sẽ lập giấy biên nhận (phiếu nhập hàng) rồi sau đó chuyển hàng vào kho và
sắp xếp vào các vị trí trong kho và đồng thời cập nhật số lượng, nội dung hóa đơn vào
sổ kho hàng.
Quản lý mua bán
Mỗi khi có khách hàng, nhân viên bán hàng dựa trên sổ kho hàng để biết số lượng sản
phẩm còn hàng hay hết hàng để báo cho khách. Nếu sản phẩm đủ số lượng thì nhân
viên sẽ lập hóa đơn xuất hàng cho khách, đồng thời cập nhật lại số lượng sản phẩm
trong kho và ghi lại thông tin mua hàng vào sổ mua bán.

8


Quản lý khách hàng
Vì đặc thù của mặt hàng kinh doanh, tồn bộ thơng tin khách hàng sẽ được lưu lại để
truy vấn sau này nếu cần thiết với các loại sản phẩm yêu cầu. Thông tin của khách
hàng sẽ được ghi lại trực tiếp trong sổ mua bán hàng với các sản phẩm nhạy cảm.

1.1.3

Những hạn chế và yếu kém của hệ thống hiện tại


Hiệu suất kém trong quản lý sổ sách
Toàn bộ hoạt động của đại lý được lưu lại dựa vào sổ sách gây nên khó khăn cho nhân
viên khi có yêu cầu truy vấn cũng như ghi chép, cập nhật sổ sách. Vì tồn bộ các thao
tác là bằng tay nên thời gian mỗi phiên nhập hàng, mua bán cũng như kiểm kê thường
tốn rất nhiều thời gian gây nên hiệu suất kém.
Hơn nữa, hệ thống quản lý hiện tại hoạt động khơng có sự đồng bộ. Việc phải chia
nhỏ ra các quyển sổ khác nhau nhằm đảm bảo dễ dàng truy vấn hơn nhưng cũng đồng
thời gây khó khăn trong thao tác. Ví dụ mỗi khi có khách hàng mua, nhân viên sẽ phải
kiểm tra tên mặt hàng trong sổ danh mục sản phẩm (nếu khơng nhớ), sau đó kiểm tra
số lượng sản phẩm trong sổ kho và ghi chép lại thông tin mua bán vào sổ mua bán và
cập nhật lại sổ kho. Một hệ thống như vậy sẽ chắc chắn tồn tại sai sót, nhầm lẫn trong
thao tác của nhân viên.
Khó khăn trong báo cáo thống kê
Khi có yêu cầu thống kê hoạt động mua bán của đại lý, nhân viên sẽ tiến hành thống
kê dựa vào sổ sách thông qua kiểm đếm và tính tốn bằng tay. Việc thống kê như vậy
sẽ địi hỏi rất nhiều thời gian và có độ tin cậy khơng cao. Tỉ lệ sai sót sẽ tỉ lệ thuận với
số lượng mua bán, điều mà khó tránh khỏi đối với các đại lý lớn.
Tốn kém nhân lực
Việc quản lý, mua bán ở đại lý hiện tại cần duy trì số lượng khoảng 3 - 4 nhân viên với
nhiệm vụ riêng. Việc này đòi hỏi tốn kém hơn về mặt kinh tế, ảnh hưởng tới doanh
thu của đại lý.

1.1.4

Các yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới

Hệ thống mới được xây dựng phải đáp ứng yêu cầu khắc phúc những hạn chế tồn tại
của hế thống cũ:
9



• Giải quyết những tồn đọng nêu trên trong việc quản lý bằng sổ sách.
• Mang đến hiệu quả về mặt kinh tế nhờ giảm thiểu nhân lực.
• Quản lý được lượng thông tin lớn hơn theo yêu cầu phát triển lâu dài của đại lý.
• Có khả năng truy xuất dữ liệu và lập báo cáo nhanh chóng, chính xác.

1.2

Mục đích của dự án

Dự án được thực hiện để xây dựng một phần mềm quản lý một đại lý dược phẩm và
vật tư y tế với số lượng lưu trữ khoảng 500 sản phẩm dược phẩm và 100 sản phẩm vật
tư thiết bị y tế.
Mục tiêu cần đạt được của phần mềm là khắc phục những yếu kém của hệ thống
quản lý cũ, đẩy nhanh thời gian lưu trữ, tìm kiếm và quản lý thơng tin, đem lại sự
chính xác, tránh các sai sót đồng thời giảm tối đa vật tư nhân lực trong q trình quản
lý.

1.3

Phân tích tính khả thi

Hạn chế của hệ thống hiện tại và nhu cầu cho một hệ thống mới hoàn thiện hơn là tất
yếu. Tuy nhiên, để có thể triển khai dự án, nhóm tác giả cần phải phân tích tính khả
thi của dự án trên các mặt kỹ thuật, kinh tế và tổ chức để cân nhắc có thể xây dựng
được hệ thống như trên không.

1.3.1


Khả thi về mặt kỹ thuật

Ngày nay, máy tính đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết và được áp dụng vào từng lĩnh
vực của đời sống xã hội. Do đó, việc làm quen với phần mềm sẽ mất khơng nhiều thời
gian và nhanh chóng mang lại lợi ích như đã đề cập.
Hơn nữa, hiện nay đã có sẵn các cơng cụ hỗ trợ việc xây dựng phần mềm như ngơn
ngữ lập trình (C/C++, C#, Java...) và hệ quản trị dữ liệu (SQL, MySQL...). Do đó xét
về mặt kỹ thuật của nhóm phát triển cũng như người dùng, dự án là hoàn toàn khả thi
về mặt kỹ thuật.

10


1.3.2

Khả thi về kinh tế

Các công cụ hỗ trợ cho việc xây dựng dự án là các cơng cụ có sẵn và miễn phí, do đó
chi phí trong q trình phát triển sẽ chỉ là chi phí về nhân lực và hệ thống máy móc.
Do đó dự án hồn tồn mang lại lợi nhuận khi xét với chi phí phát triển thấp trong khi
nhu cầu là rõ ràng.
Về mặt quá trình triển khai, mỗi đại lý sẽ cần lắp đặt một máy tính và phần mềm
tương ứng. Tại thời điểm hiện tại, việc này là hồn tồn có lợi về kinh tế xét cho các
đại lý. Chi phí đầu tư cho máy tính và phần mềm kèm theo sẽ rẻ hơn rất nhiều sau với
chi phí duy trì nhân lực, đặc biệt khi xét thời gian dài.

1.3.3

Khả thi về mặt tổ chức


Đối tượng của dự án là các đại lý kinh doanh dược phẩm và vật tư y tế. Khi hoàn
thành, dự án sẽ được triển khai tới các đại lý kinh doanh y tế. Đối tượng trực tiếp làm
việc với phần mềm được xác định là các nhân viên đại lý, người sẽ thao tác với phần
mềm và lập báo cáo cho chủ đại lý khi có yêu cầu.

1.4

Xác lập dự án

Quy mơ dự án được xác định hồn thành trong khoảng thời gian 3 tháng với nhân lực
4 người. Tồn bộ phân cơng cơng việc và nhân lực cũng như khung thời gian điều
phối cơng việc được trình bày dưới bảng 1.1 dưới đây (với trạng thái tại thời điểm xác
lập dự án):
Bảng 1.1: Bảng phân công công việc
Công việc

Khảo sát hiện
trạng

Ngày
bắt đầu
24/9

Thành
viên

Kết quả

Trạng
thái


Lan Anh

Báo cáo nghiệp
vụ - nhược điểm
hệ thống cũ

Xong

Ngày
kết thúc
30/9

Phân tích mục
đích và tính khả
thi

Báo báo mục
1/10

3/10

Nam, An đích và phân
tích tính khả thi

11

Xong



Xác lập dự án

Tìm hiểu u
cầu

1/10

11/10

10/10

Việt

21/10

All

Xây dựng quy
mơ dự án và
điều phối
Bản yêu cầu
chức năng, yêu
cầu phi chức
năng

Phân tích phân
cấp chức năng
hệ thơng

22/10


25/10

Lan Anh

Sơ đồ phân cấp
chức năng hệ
thống

Phân tích ngữ
cảnh hệ thông

22/10

25/10

Nam

Sơ đồ ngữ cảnh
hệ thống

An

Sơ đồ luồng dữ
liệu các mức
của các chức
năng

Phân tích luồng
dữ liệu


22/10

Thiết kế cơ sở
dữ liệu

27/10

Đóng gói sản
phẩm

28/11

27/10

27/11

All

Cơ sở dữ liệu,
hệ thống phần
mềm

2/12

All

12

Sản phẩm hồn

chỉnh

Xong


Chương 2

Tìm hiểu yêu cầu
2.1

Các kỹ thuật được sử dụng

Do hạn chế về nhân lực cũng như thời gian, nhóm tác giả quyết định sử dụng các kỹ
thuật lấy ý kiến từ bản câu hỏi sẵn và phỏng vấn. Trong đó chủ yếu là hình thức bản
câu hỏi sẵn lấy ý kiến từ các đại lý và cộng thêm các buổi phỏng vấn trực tiếp tại một
số đại lý.

2.1.1

Bản câu hỏi sẵn

Nhóm tác giả sử dụng một bản câu hỏi đã được chuẩn bị từ trước để khảo sát trực
tiếp đối tượng là nhân viên và chủ các đại lý thông qua Google Form. Nội dung khảo
sát bao gồm các khó khăn vướng mắc trong mơ hình hoạt động hiện tại và các mong
muốn về chức năng, chi phí với hệ thống mới.
Cụ thể, về mặt yêu cầu cần có, các câu hỏi sẽ lấy ý kiến về yêu cầu về 4 nhóm
chính. Thứ nhất là chi phí phần cứng có thể đáp ứng. Tiếp theo là các chức năng cụ
thể mà người dùng mong muốn và giao diện người dùng. Thứ ba là khả năng phục vụ,
lưu trữ, trích xuất dẽ liệu. Và cuối cùng là yêu cầu khả năng vận hành. Dưới đây là
bản câu hỏi sẵn được nhóm tác giả sử dụng


13





Hình 2.1: Bản câu hỏi sẵn được sử dụng

2.1.2

Phỏng vấn

Nhóm tác giả sử dụng bản câu hỏi được trình bày ở trên để phỏng vấn xung quanh
nhu cầu của cả đại lý cũng như khách hàng về một phần mềm quản lý đại lý y tế.
Hình thức phỏng vấn được nhóm tác giả thực hiện trực tiếp tại một số đại lý y tế.
Đối tượng thực hiện ngoài nhân viên đại lý cịn có khách hàng trực tiếp của đại lý.
Ngồi các thơng tin khảo sát như trong bản câu hỏi sẳn, nhóm tác giả tiến hành khảo
sát thêm về ý kiến của nhân viên cũng như khách hàng về quá trình phục vụ mua
hàng. Cụ thể bao gồm các thơng tin như thời gian trung bình mua hàng, khó khăn gặp
phải trong quá trình mua hàng cũng như mâu thuẫn giữa khách hàng và đại lý nếu có.

2.2

Các yêu cầu được thu thập

Sau khi thống kê kết quả tìm hiểu yêu cầu, hệ thống mới được xác định cần có được
tóm gọn lại như sau:
• Về phần cứng, các đại lý mong muốn mức đầu tư cho thiết bị dưới mức 5 triệu
đồng, do đó phần mềm cần thiết kế tương thích với hầu hết cấu hình máy tính

hiện tại.
• Về phần mềm, yêu cầu đặt ra là một phần mềm nhanh và chính xác với giao diện
sử dụng thân thiện, dễ làm quen. Các chức năng chính cần có: bổ sung sản phẩm,
nhập xuất kho, tìm kiếm trong kho hàng, mua bán sản phẩm, xuất dữ liệu, lập
biểu đồ báo cáo thống kê.
• Về dữ liệu, hệ thống cần lưu được thông tin hoạt động của đại lý trong ít nhất 6
tháng cũng như quản lý được hệ thống ngày càng mở rộng đáp ứng nhu cầu phát
triển của các đại lý.
• Về con người, hệ thống được thiết kế đảm bảo rút bớt nhân lực xuống chỉ còn 1
người vận hành mà vẫn đảm bảo hiệu suất vượt trội hơn so với hệ thống cũ.

2.3

Các yêu cầu chức năng và phi chức năng

Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin yêu cầu về một hệ thống mới, nhóm tác giả lập
nên bảng 2.1 và bảng 2.2 tổng hợp các yêu cầu về chức năng và phi chức năng cần
17


đáp ứng để từ đó xây dựng nên sản phẩm có khả năng ứng dụng cao.
Bảng 2.1: Yêu cầu chức năng
u cầu

Mơ tả

Đăng nhập

Có chức năng tạo tài khoản và đăng nhập vào giao diện cho
chủ đại lý và nhân viên.


Quản lý các loại Nhập, lưu trữ, xuấ thông tin về từng sản phẩm: mã sản
dược phẩm và phẩm, tên sản phẩm, công dụng, nhà sản xuất, nhà cung
trang thiết bị
cấp, giá cả.
Nhập kho

Cập nhật kho mỗi khi nhập sản phẩm về bao gồm: số lượng,
ngày nhập, nhà sản xuất, giá cả và thành tiền. Tạo hóa đơn
nhập và in ra.

Tìm kiếm

Tìm kiếm thơng tin sản phẩm, số lượng có sẵn trong kho.
Tìm kiếm thơng tin nhập kho, mua bán.

Quản lý mua
bán
Truy xuất
Báo cáo thống
kê

Có khả năng lập hóa đơn mua bán trên sản phẩm và số
lượng nhập vào kèm các thơng tin về khách hàng, thời gian
và in ra.
Có khả năng xuất dữ liệu ra bộ nhớ ngoài.
Lập báo cáo về số lượng từng sản phẩm. Lập báo cáo về chi
phí và doanh thu trong khoảng thời gian. Lập báo cáo về các
mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn thiếu, mặt hàng bán được
ít sản phẩm.


Bảng 2.2: Yêu cầu phi chức năng
u cầu
Ngơn ngữ
Tương thích
Kết nối

Mơ tả
Ngơn ngữ sử dụng mặc định là tiếng Việt.
Tương thích Windows XP, Windows 7, Windows 8,
Windows 10.
Có khả năng kết nối với máy in để in các hóa đơn nhập, mua
bán, xuất báo cáo thống kê.
Ổn định, xử lý nhanh, kết quả tìm kiếm được trả về không

Hiệu năng

quá 1s. Lưu trữ được tối đa 500 đầu thuốc và 100 thiết bị vật
tư y tế.
18


Đồng bộ

Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các chức năng.

19


Chương 3


Phân tích hệ thống
3.1

Nghiệp vụ của hệ thống mới

Sau khi xác lập dự án cũng như xác định được các yêu cầu chức năng và yêu cầu phi
chức năng cần có, nghiệp vụ của hệ thống mới có thể được mơ tả qua các nghiệp vụ
sau đây:
Mỗi khi có một dược phẩm, trang thiết bị (gọi chung là sản phẩm) được thêm vào
đại lý thì nhân viên đại lý sẽ nhập thơng tin về loại sản phẩm đó, bao gồm các thông
tin sau: mã sản phẩm, tên sản phẩm, công dụng, nhà cung cấp, giá cả, số lượng sản
phẩm trong kho. Mỗi lần nhập sản phẩm mới về đại lý thì nhân viên sẽ lập phiếu nhập
lưu trong hệ thống, gồm các thông tin sau: mã phiếu, ngày nhập, mã sản phẩm, tên
sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, người lập phiếu, tổng tiền.
Khi có khác hàng mới đến mua hàng, nhân viên đại lý sẽ lập hồ sơ khách hàng,
bao gồm các thông tin sau: mã khách hàng, họ và tên, ngày sinh, số chứng minh thư,
địa chỉ, số điện thoại liên hệ, email. Nếu có thay đổi thông tin, nhân viên đại lý sẽ cập
nhật lại và có thể xóa hồ sơ khách hàng nếu cần thiết.
Mỗi khi bán sản phẩm, nhân viên đại lý sẽ lập phiếu mua, phiếu mua bao gồm các
thông tin sau: mã phiếu mua, ngày mua, mã khách hàng, họ và tên, số chứng minh
thư, số điện thoại liên hệ, email, mã sản phẩm, đơn giá, thành tiền, số lượng, tổng tiền,
người lập phiếu. Sau đó lưu và in ra biên lai mua bán.
Nhân viên đại lý có thể tìm kiếm các thông tin: thông tin sản phẩm, hồ sơ khách
hàng, phiếu nhập, phiếu mua.
Nhân viên đại lý có thể lập báo cáo thông kê theo yêu cầu về số lượng khách hàng,
sản phẩm quá hạn hoặc thiếu, thu chi và báo cáo cho chủ đại lý.

20



3.2

Sơ đồ chức năng của hệ thống

Để mô tả tổng quát về chức năng của hệ thống sẽ được xây dựng và triển khai sơ đồ
luồng dữ liệu để sau đó, nhóm tác giả xây dựng sơ đồ chức năng. Sơ đồ chức năng
được trình bày trong hình 3.1 sẽ khái quát những việc mà hệ thống mới sẽ làm:

Hệ thống quản lý đại lý
dược phẩm và trang thiết bị y tế

1. Quản lý
sản phẩm

2. Quản lý
khách hàng

3. Quản lý
mua bán

1.1. Nhập loại
sản phẩm

2.1. Nhập
thơng tin
khách hàng

3.1. Lập
phiếu mua


4.1. Tìm kiếm
thông tin
sản phẩm

5.1. Báo cáo
số lượng
sản phẩm bán ra

1.2. Nhập
thông tin
sản phẩm

2.2. Cập nhật
thông tin
khách hàng

3.2. Sao lưu và in

4.2. Tìm kiếm
thơng tin
khách hàng

5.2. Báo cáo
sản phẩm
q hạn, thiếu

1.3. Lập
phiếu nhập


2.3. Xóa hồ sơ
khách hàng

4.3. Tìm kiếm
phiếu nhập

5.3. Báo cáo
số lượng
khách hàng

4.4. Tìm kiếm
phiếu mua

5.4. Báo cáo
tài chính

4. Tìm kiếm

5. Báo cáo
thống kê

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng của hệ thống

3.3

Sơ đồ luồng dữ liệu

Để mơ tả dịng thơng tin cũng như các hoạt động chính cũng như các đầu vào ra từng
chức năng của hệ thống, nhóm tác giả tiến hành lập các sơ đồ luồng dữ liệu. Các sơ
đồ đó bao gồm sơ đồ mức ngữ cảnh tổng quát hóa chức năng của hệ thống và các sơ

đồ mức đỉnh sau đó là các sơ đồ mức dưới đỉnh.

3.3.1

Mức ngữ cảnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh chỉ chứa đúng một tiến trình (gọi là tiến trình 0)
tổng qt hố tồn bộ chức năng của hệ thống trong mối quan hệ với các thực thể
21


ngồi. Cụ thể, sơ đồ 3.2 trình bày chức năng hoạt động của hệ thống xoay quanh 3
thực thể là nhân viên đại lý, khách hàng và chủ đại lý. Trong khi nhân viên đóng vai
trị chính trong thực hiện chức năng của hệ thống thì khách hàng và chủ đại lý là các
thực thể chỉ có quan hệ nhận thơng tin từ hệ thống khi có u cầu.

Báo cáo

Chủ đại lý

Hệ thống
quản lý đại lý
dược phẩm và
trang thiết bị
y tế

(1)

Phiếu mua


Khách hàng

(2)

Nhân viên đại lý
(1) Thông tin sản phẩm, thông tin phiếu nhập, thông tin
khách hàng, thông tin phiếu mua.

(2) Thông tin sản phẩm, thông tin phiếu nhập, thông tin
khách hàng, thông tin phiếu mua, thông tin lập báo cáo.

Hình 3.2: Sơ đồ mức ngữ cảnh

3.3.2

Mức đỉnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh hình 3.3 được nhóm xây dựng để có cái nhìn chi tiết
hơn về hệ thống mới so với sơ đồ mức ngữ cảnh được mô tả bên trên:

22


Biên lai

Khách hàng

Quản lý
mua bán


Phiếu mua

Khách hàng

Báo cáo

Phiếu mua

Báo cáo
thống kê

TTKH

Tìm kiếm

Quản lý
khách
hàng

Nhân viên
đại lý
TT sản phẩm, phiếu nhập

Quản lý
sản phẩm

Chủ đại lý
Sản phẩm

Phiếu nhập


Sản phẩm

Hình 3.3: Sơ đồ mức đỉnh của hệ thống

3.3.3

Mức dưới đỉnh

Sơ đồ mức dưới đỉnh phân rã sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh một cách chi tiết hơn. Sau
đó lại tiếp tục phân rã các sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh vừa nhận được thành các
mức thấp hơn. Các sơ đồ mức dưới đỉnh lần lượt trình bày mối quan hệ chi tiết giữa
các thực thể trong hệ thống cũng như quan hệ đầu ra đầu vào của từng chức năng cụ
thể.
Hình 3.4 trình bày sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng quản lý sản phẩm bao gồm
3 chức năng nhỏ hơn là: nhập loại sản phẩm và thông tin sản phẩm lưu vào kho dữ
liệu sản phẩm; lập phiếu nhập khi có sản phẩm mới nhập về cửa hàng lưu vào kho dữ
liệu phiếu nhập.

23


Nhân viên
đại lý

Thông tin phiếu nhập

Thông tin SP

Thông tin loại sản phẩm


1.2. Nhập
thông tin
sản phẩm

1.1.
Nhập loại
sản phẩm

1.3. Lập
phiếu nhập

Sản phẩm

Phiếu nhập

Hình 3.4: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 1
Hình 3.5 trình bày sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng quản lý khách hàng. Chức
năng này bao gồm 3 tiến trình lần lượt là bổ sung, cập nhật và xóa hồ sơ khách hàng.
Kho dữ liệu được sử dụng là kho dữ liệu chứa thông tin về khách hàng của đại lý.
Nhân viên
đại lý

Thông tin khách hàng

TTKH

Thông tin khách hàng

2.1. Nhập

thơng tin
khách hàng

2.2. Cập nhật
thơng tin
khách hàng

Khách hàng

Hình 3.5: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 2
24

2.3. Xóa
hồ sơ
khách hàng