QĐ nghỉ việc – TGS360. Ver2/1.2017

CƠNG TY…………..

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC XIN THƠI VIỆC
TẠI CÔNG TY………………..
(Áp dụng từ ngày 1 tháng 1 năm 2017)
I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
1. Mục đích:
Nhằm hướng dẫn bộ phận nhân sự tại Công ty nắm rõ được cách thức thực hiện các thủ tục thôi việc
theo quy định của Công ty và Luật lao động.
Hướng dẫn và tư vấn cho Quản lý các cấp, nhân viên thực hiện đúng quy định.
2. Phạm vi áp dụng:
Áp dụng trong phạm vì Cơng ty …………
3. Giải thích từ ngữ:
Cơng ty: Cơng ty…………….
HR: Nhân sự
HĐLĐ: Hợp đồng lao động
NV: nhân viên
SM: Quản lý cửa hàng (Trưởng/Phó)
ASM: Giám sát kinh doanh khu vực
BGĐ: Ban Giám Đốc
BBBG: Biên bản bản giao
4. Quy định chung về quyền hạn:
Mọi nhân viên nghỉ việc (dù xin thôi, cho thôi, thanh lý hợp đồng. . .) đều phải do SM/quản lý trực
tiếp để xuất; ASM/Trưởng bộ phận xem xét; RSM và Nhân sự thông qua và Ban Giám Đốc hoặc
người uỷ quyền ra quyết định theo quy định chung của Cơng ty
II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

1. Các bước thực hiện thủ tục thôi việc: (D: ngày NV nghỉ việc chính thức)
Bước
1

Cơng việc cần thực hiện
Gửi thơng tin thơi việc:
Khi có thơng tin nghỉ việc của nhân viên (Bao gồm mọi hình
thức xin thơi việc, cho thơi việc hay chấm dứt HĐLĐ): SM
/Trưởng bộ phận phải gửi đầy đủ thông tin:
- Thông tin nhân viên
- Lý do thôi việc
- Thời gian dự kiến bắt đầu nghỉ
- Các hình thức xử lý kỷ luật đã làm (nếu có)
• Hình thức gửi thơng tin: Qua email. Trường
hợp có xự cố có thể liên lạc trực tiếp qua điện

Lưu Nhân sự
Các bộ phận liên quan

Đối tượng thực
hiện
SM/ Trưởng bộ
phận

Thời gian
Ngay khi có thông
tin hoặc ngay sau
khi xảy ra vi
phạm kỷ luật.



QĐ nghỉ việc – TGS360. Ver2/1.2017

thoại hoặc tin nhắn sms thông báo.
Người nhận thông tin: ASM, RSM và HR
Yêu cầu đảm bảo các bên nhận được thông tin
đầy đủ ngay khi có phát sinh thơi việc và
trước khi ra quyết định thôi việc tối thiểu 24
giờ
Trách nhiệm quản lý tài sản, nguồn lực, thông tin của công ty:
SM/Trưởng bộ phận thực hiện ngay các công việc bàn giao tài
sản, công việc, tài nguyên, thông tin, cắt phân quyền hệ thông
khi nhân viên nghỉ việc, đảm bảo tránh thất thoát.
Cập nhật các thông tin nghỉ việc của nhân viên thông báo đến
ASM: Tên nhân viên, ngày nghỉ việc, lý do nghỉ việc
Phê duyệt thôi việc:
Theo thông tin và đề nghị của SM:
- ASM/ QL trên một cấp xác nhận đồng ý
- BGĐ thông qua
- HR thông qua và hướng dẫn thực hiện các thủ tục thôi
việc
Thông báo nghỉ việc cho NV:
Căn cứ phê duyệt của ASM, BGĐ và hướng dẫn của HR,
SM/Trưởng bộ phận chính thức thơng báo thời gian bắt đầu
nghỉ việc cho nhân viên đúng theo quy định
•
•

2


3
4

5

SM/Trưởng Bộ
phận

Ngay khi có thơng
tin

SM/Trưởng Bộ
phận
ASM, HR, SM

Ngay khi có thơng

SM/Trưởng Bộ
phận

Sau khi có phê
duyệt của ASM,
RSM và hướng
dẫn của HR và
BGĐ
Ngay khi thông
báo nghỉ việc cho
nhân viên. Các hồ
sơ không đầy đủ
chữ

ký,
khai
khơng đủ các mục
trong mẫu khơng
được tính là hồ sơ
đã hoàn thiện.
Trường hợp HR
phải gửi lại hồ sơ
do chưa hoàn
thiện, thời gian
gửi qua lại vẫn bị
tính phạt theo quy
định.
Nộp lại chậm nhất
sau 3 ngày (D+3)
Muộn phạt theo
quy định
Ngày 04 hàng
tháng

6

Thủ tục, hồ sơ thơi việc:
- Hồn thành bộ hồ sơ thơi việc theo quy trình cơng ty,
có đầy đủ chữ ký và số tiền cơng nợ (nếu có)
- Giấy đề nghị thanh lý HĐ ghi rõ lý do xin thôi/ cho
thôi hay thanh lý HĐLĐ
- Xin thôi: NV sẽ bị truy thu phí đào tạo, cắt ngang theo
từng vị trí
- Cho thơi: NV sẽ khơng bị truy thu khoản phí này

- Những TH bỏ trống không cập nhật thông tin này: HR
xem là nhân viên xin thôi việc và sẽ truy thu phí đào
tạo, quản lý sẽ hồn trả khoản này cho NV nếu là cho
thôi việc

Nhân viên nghỉ
việc
SM/Trưởng Bộ
phận

7

Nộp hồ sơ thơi việc đã hồn thiện cho HR:
- SM/Trưởng bộ phận hoàn thiện bộ hồ sơ (theo mẫu) và
chuyển về phòng nhân sự

NV/SM/Trưởng
bộ phận

8

Vi phạm quy định thủ tục thôi việc:
- Các SM/Trưởng bộ phận nộp hồ sơ về HR muộn hơn
quy định tại mục 7 sẽ chịu phạt 50.000đ/ngày muộn
- Trước này 04 của tháng, thủ tục thôi việc và cơng nợ
phải hồn tất
- Ngày 04 hàng tháng HR kiểm tra hồ sơ thôi việc và
chốt danh sách để trả lương
- Ngày 04 hàng tháng: SM/ASM xác nhận cơng nợ của
các nhân viên nghỉ việc với HR

• Mọi trường hợp thiếu hoặc không nộp hồ sơ
thôi việc về HR, khơng hồn tất cơng nợ với
Cơng ty trước thời hạn trên, HR sẽ tạm không
trả lương cho nhân viên nghỉ việc.

SM/Trưởng bộ
phận
NV, HR, ASM

Lưu Nhân sự
Các bộ phận liên quan

Khi nhận thông
tin tối đa 24h sau
ASM, SM và HR
phải phản hồi lại
cho SM


QĐ nghỉ việc – TGS360. Ver2/1.2017
•

9

10

11

12


13

Nhân viên sẽ nhận lương vào kỳ lương tháng
tiếp theo (ngày 30 cùng tháng) sau khi đã tất
tốn cơng nợ và HR đã nhận đủ hồ sơ thơi
việc
• SM/Trưởng bộ phận có trách nhiệm thơng báo
tới nhân viên việc chậm trễ lương do khơng
hồn thiện quy định thôi việc. Và giải quyết
mọi khiếu nại về lương cho NV
Duyệt công cho nhân viên nghỉ việc:
- SM có trách nhiệm duyệt chấm đúng giờ cơng đã làm
cho nhân viên nghỉ việc theo đúng quy định chấm
công
- Sau ngày NV đã nghỉ việc, nếu nhân viên vẫn được
tính công, SM/Trưởng bộ phận tự giải quyết phần tiền
lương HR đã chuyển thừa cho NV.
Thời gian trả lương đối với các trường hợp thơi việc đã hồn
thành cơng nợ và thủ tục đúng hạn:
- Nhân viên nghỉ việc từ ngày 15 đến ngày 31 tháng
trước sẽ được nhận lương vào ngày 15 tháng kế tiếp
- Nhân viên nghỉ việc trong thời gian từ ngày 01 đến
ngày 15 tháng này sẽ:
• Nhận lương tháng trước vào ngày 15 tháng
này
• Nhận lương 15 ngày đầu trong tháng vào kỳ
trả lương tiếp theo (ngày 30 cùng tháng)
• Các trường hợp chưa hồn thành công nợ
hoặc không nộp hồ sơ về HR trước ngày 04
hàng tháng sẽ nhận toàn bộ lương vào kỳ

lương tiếp theo, sau khi đã hoàn thành thủ tục
- Nếu trùng vào Chủ nhật hoặc ngày lễ, tiền lương sẽ
được chuyển sang ngày hơm sau.
Thời hạn tất tốn lương khi khơng hoàn thành thủ tục nghỉ
việc:
- Ngày 30 hàng tháng HR chốt danh sách lương của
những người nghỉ việc khơng hồn thành thủ tục nghỉ
việc
• Các phịng ban hoặc NV nghỉ việc không gửi
thủ tục thôi việc cho HR theo quy định, HR sẽ
chuyển trả lương của NV về quỹ của Công ty.
Khoản này sẽ xử lý theo quy định của kế tốn.
• Nếu SM vi phạm thì SM phải chịu trách
nhiệm giải quyết chi trả lương cho NV
Thời hạn tất tốn lương khi khơng hồn thành cơng nợ:
- Ngày 30 của tháng kế tiếp tính từ thời điểm nhân viên
nghỉ việc, nếu phịng ban, shop khơng tất tốn cơng
nợ của NV đã nghỉ việc trong tháng trước, khoản cơng
nợ cịn lại do SM/Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm chi
trả cho Công ty.
- HR sẽ trả lương cho NV để đảm bảo quy định
Gửi thẻ BHYT của NV nghỉ việc về HR. (Trong TH NV chưa
nộp sổ thì gửi kèm sổ BH):
- Nhân viên nghỉ việc trong tháng: Gửi thẻ chậm nhất
sau 05 ngày kể từ ngày nghỉ việc chính thức.
(Tính từ ngày khơng cịn làm việc tại cơng ty)
- Trường hợp gửi khơng đúng quy định sẽ truy thu theo
phí của bên BHXH

Lưu Nhân sự

Các bộ phận liên quan

SM/Trưởng
phận

bộ

SM/Trưởng
phận

bộ

Ngày 15 và ngày
30 hàng tháng

NV, SM/Trưởng
bộ phận

Sau 15 ngày kể từ
ngày
chuyển
lương, tức là ngày
30 của tháng.

HR, SM/Trưởng
bộ phận, ASM

Ngày
tháng


NV/SM/Trưởng
bộ phận

30

hàng


QĐ nghỉ việc – TGS360. Ver2/1.2017

Lưu Nhân sự
Các bộ phận liên quan


QĐ nghỉ việc – TGS360. Ver2/1.2017

2. Thủ tục xin thôi việc gồm:
- Đơn xin nghỉ việc
- Giấy xác nhận bàn giao đầy đủ chữ ký
- Phụ lục biên bản bàn giao
Chú ý:
• Phần cơng nợ cần ghi rõ có hay không và ký xác nhận. Những trường hợp bỏ trống phần
CƠNG NỢ, HR sẽ xem như là KHƠNG có cơng nợ tại phịng ban, shop (những phát sinh sau
đó, phịng ban, shop sẽ tự chịu trách nhiệm giải quyết)
• Đối với 3 vị trí: Thủ kho, Kế tốn và Quản lý cửa hàng khi làm thủ tục thôi việc cần bổ sung
thêm của BBBG theo hướng dẫn sau:
Các loại
BBBG
Chức danh
Thủ kho

Kế tốn
Quản lý
•
-

•
-

BBBG
hành
chính

BBBG
quỹ

BBBG
hàng
hố

BBBG
tài
sản

x
x

x
x

x


x

Người bàn
giao

Người nhận
bàn giao

Người chịu
trách nhiêm
cuối cùng

Thủ kho cũ
Kế toán cũ
Quản lý cũ

Thủ kho mới
Kế toán mới
Quản lý mới

SM
SM
ASM

Lưu ý: Đối với những trường hợp thôi việc không báo trước hoặc vi phạm thời gian báo
trước, HR sẽ xử lý theo đúng Luật lao động đã quy định.
HĐLĐ ngắn hạn 03 tháng: Báo trước 15 ngày
HĐLĐ 12 – 36 tháng: (TH Linh động thời gian cần confirm từ ASM và BGĐ)
+ Quản lý: Báo trước 30 ngày.

+ Nhân viên: Báo trước 15 ngày
HĐLĐ không xác định thời hạn: báo trước 45 ngày.
Xử lý vi phạm, NV phải bồi thường (tính lương trên HĐLĐ):
Nửa tháng lương
Tiền lương số ngày khơng báo trước
Phí đào tạo (nếu có)
Bắc Ninh, Ngày 29 tháng 12 năm 2016
BAN GIÁM ĐỐC

Lưu Nhân sự
Các bộ phận liên quan