TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Khoa: Kinh tế và kinh doanh quốc tế

BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đề tài: tìm hiểu về hệ thống thơng tin tích hợp ERP.

Nhóm 4
GVHD: Nguyễn Quang Trung

Lớp học phần: 2102eCIT0311

Hà Nội 2021
1


BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 4

STT

HỌ VÀ TÊN

NHIỆM VỤ

1

VŨ THỊ MAI H

2

NGUYỄN THỊ LINH HUỆ

THUYẾT TRÌNH

A

3

NGƠ THU HƯƠNG

I. 2.

B+

4

NGUYỄN THU HƯƠNG

I.2.

B+

5

VŨ THƯƠNG HUYỀN

II.

B+


6

PHẠM THỊ LAN

II.

B+

7

ĐỖ THỊ LỆ

NHÓM TRƯỞNG -

A

THƯ KÝ – LÝ THUYẾT

ĐIỂM
A

POWERPOINT

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................4
2


I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT...........................................................................................................5
1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP............................................................5

2. ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP...........................................................12
3. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI ERP..........................16

II. LIÊN HỆ THỰC TẾ ỨNG DỤNG THÀNH CƠNG HỆ THỐNG
THƠNG TIN TÍCH HỢP ERP CỦA VINAMILK...............................................17
1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY.........................................................................17
2. HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG ERP............19
3. HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK SAU KHI ỨNG DỤNG ERP..................19

TỔNG KẾT.........................................................................................................24

LỜI MỞ ĐẦU
Thời đại công nghệ phát triển, các hoạt động quản lý, kinh doanh sử dụng cơng nghệ ngày
càng thể hiện rõ tính ưu việt của mình, qua đó dần thay thế cho hoạt động thủ công. Các
3


tổ chức, doanh nghiệp ngày nay cũng khơng cịn lạ lẫm với khái niệm về hệ thống thông
tin quản lý, đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý tích hợp như ERP, SCM… Nhờ có
các hệ thống này, hoạt động quản lý, kinh doanh của các doanh nghiệp ít nhiều đã thuận
lợi, suôn sẻ, mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức doanh nghiệp.
Để thấy rõ hơn vấn đề trên, trong bài thảo luận này, nhóm 6 sẽ trình bày đề tài: “Tìm hiểu
hệ thống thơng tin tích hợp ERP”, qua đó liên hệ thực tế tới việc ứng dụng thành công hệ
thống thông tin này của Vinamilk.

I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP
1.1.

Khái niệm

4


Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lí, vận
hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài ngun khác. Thay vì thực hiện các cơng
việc một cách thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp
quản lí và thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn.Các cơng việc
trong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bởi ERP bao gồm: Hỗ trợ mua bán hàng,
kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, các dự án đang khởi tạo và theo dõi. các quy trình giải
quyết cơng việc giữa các phịng ban trong cơng ty…
1.2.

Tầm quan trọng

Dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào, việc sử dụng hệ thống ERP cũng
mang lại nhiều lợi ích quan trọng đối với cả cấp quản lý, nhân viên lẫn doanh nghiệp nói
chung.
- Đối với nhà quản lý doanh nghiệp: Hệ thống ERP giúp nhà quản lý doanh nghiệp
tăng khả năng quản lý, giám sát, điều hành. Và việc sử dụng các công cụ hiện đại, mở
rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện cơng việc của mình
một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng. Nhờ hệ thống ERP, doanh nghiệp sử dụng
tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh. Nhờ đó
nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Và giải quyết bài toán tăng hiệu quả doanh
nghiệp với chi phí thấp nhất và khối lượng cơng việc phải thực hiện ít nhất.
- Đối với nhân viên: Nhờ có hệ thống ERP mà việc phân tích đánh giá thơng tin chính
xác, kịp thời thơng qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết
định . Đồng thời, hệ thống ERP xây dựng một quy trình làm việc chuẩn chỉnh giúp nhân
viên thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa. Nhờ đó nâng cao
tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong cơng việc. Hệ thống

ERP cũng góp phần giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động. Và
tăng khả năng làm việc nhóm.
- Đối với bản thân doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mơ càng lớn, hệ thống nhân
sự càng nhiều và phức tạp thì lại càng cần một hệ thống ERP chất lượng hiệu quả vì nó
giúp ích được khá nhiều thứ cho doanh nghiệp. Cụ thể, hệ thống ERP mang lại cho doanh
nghiệp các hỗ trợ như sau:

5


 Có được những thơng tin đáng tin cậy, chính xác và kịp thời: Khi sử dụng hệ
thống ERP, dữ liệu từ các phòng ban được tập trung trong một cơ sở dữ liệu
duy nhất. Cơ sở dữ liệu này cho phép dùng chung giữa các bộ phận trong
doanh nghiệp.
 Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thơng tin hành chính, nhân sự,
tiền lương. Các doanh nghiệp có quy mơ lớn thường có nhiều chi nhánh ở các
khu vực khác nhau. Việc quản lý nhân sự, tiền lương, phúc lợi,…sẽ bất tiện
hơn khi sử dụng cách quản lý truyền thống. Hệ thống ERP giúp hoạt động này
trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. Chủ doanh nghiệp có thể có cái nhìn tổng qt
về tình hình nhân sự trong cơng ty. Từ đó đưa ra phương án quản lý phù hợp
nhất.
 Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất sản xuất. Với ERP,
nguồn thông tin được cập nhật một cách rõ ràng, chính xác. Bộ phận sản xuất
có thể lập kế hoạch, triển khai sản xuất một cách hiệu quả. Nhờ loại bỏ được
những yếu tố kém hiệu quả trong sản xuất, đúc rút kinh nghiệm từ những lần
sản xuất trước đó.
 Áp dụng ERP trong doanh nghiệp giúp giảm lượng hàng tồn kho. ERP giúp

1.3.


doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được lượng hàng tồn kho để đưa ra
phương án xử lý nhanh chóng. Từ đó giúp giải phóng hàng tồn kho, tăng hiệu
quả kinh doanh. Hơn nữa, tính năng quản lý kho cịn được liên kết trực tiếp
với bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng. Tính năng này giúp hoạt động bán
hàng cho khách được thực hiện nhanh chóng, có hiệu quả.
Mơ hình

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ ( Module) . Phần mềm có cấu trúc
phân hệ là tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng.
Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập, nhưng do bản chất hệ thống ERP nên chúng kết
nối với nhau để chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo ra một hệ thống mạnh
hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể kể đến như sau:
-

Quản lý nhân sự(HRM): Với doanh nghiệp, quản lý nhân sự thường là ưu tiên số một.
Bởi khơng có nhân viên, sẽ khơng có cơng ty. Module quản lý nhân sự trong phần
mềm ERP sẽ xử lý các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng,
bảo hiểm,… Tuy nhiên, tính năng quan trọng nhất cần tìm trong một công cụ ERP là
quản lý lương. Việc gửi bảng lương và phát hành lương trực tiếp theo cách thủ công
tốn rất nhiều thời gian và không hiệu quả về chi phí. Thay vào đó, bộ phận nhân sự tự
6


-

-

-

-


-

động hóa các khoản thanh tốn bao gồm cả khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi, tích
hợp chấm cơng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận quản lý nhân sự mà vẫn
đảm bảo được hiệu quả cơng việc. Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP
là tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dành
thời gian cho các hoạt động khác giá trị hơn.
Quản lý quan hệ khách hàng( CRM): Quản lý khách hàng và xây dựng mối quan hệ
tốt đẹp với họ là một hoạt động quan trọng khác của doanh nghiệp. Nhờ tính năng của
module quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mà doanh nghiệp có thể lưu trữ và theo
dõi dữ liệu khách hàng để cải thiện quy trình bán hàng và chiến lược tiếp thị. Sử dụng
thơng tin này, bạn có thể giảm bớt sự dư thừa trong quy trình bán hàng, gia tăng sự
hài lòng của khách hàng và đảm bảo bán hàng thành công.
Hệ thống báo cáo quản trị thông minh: Business intelligence (BI) được biết đến với
tên gọi hệ thống báo cáo quản trị là một quy trình tích hợp cơng nghệ mà các doanh
nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau.
Sau đó khai thác nguồn dữ liệu đó một cách hiệu quả, tạo ra những tri thức mới giúp
cho các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh
doanh của mình.
Quản lý chuỗi cung ứng( SCM): Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng
(SCM) rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong việc xây dựng một chuỗi cung
ứng hiệu quả. SCM được kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối và sản xuất để tạo ra
chuỗi cung ứng hiệu quả hơn. Điều này bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu theo thời
gian thực. Dữ liệu theo thời gian thực sẽ phản ánh chính xác thời điểm xảy ra sự cố để
khắc phục khi chúng xảy ra chứ không phải chờ vài ngày sau. Ngồi ra, nó cũng có
thể giúp bạn tạo kế hoạch sản xuất chính xác và cập nhật từng phút để đáp ứng nhu
cầu nhưng không vượt quá khả năng hiện có của nhà xưởng, nhân cơng và năng lực
doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho là một trong những thành phần của erp

thường được sử dụng kèm với các thành phần khác như CRM, SCM. Một số tính
năng chính của thành phần này là quản lý đơn đặt hàng và duy trì định mức tồn kho
tối thiểu, tối đa của doanh nghiệp.
Quản lý tài chính(FRM): Thành phần cốt lõi cuối cùng được nhắc đến là quản lý tài
chính. Vì mọi quy trình kinh doanh đều liên quan đến dịng tiền, cho dù đó là phần
tiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,… Module quản lý
tài chính với mục tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tài chính của doanh
nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận và chi
phí… Từ việc phân tích dữ liệu trong q khứ, hệ thống có thể tiết lộ xu hướng chi
7


tiêu, giúp các CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảm chi phí của
doanh nghiệp.

1.4.

Quy trình triển khai hệ thống ERP

Theo Alexis Leon thì quá trình triển khai một dự án ERP gồm các bước sau:

Bước 1: Thực hiện tiền đánh giá
Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống phần mềm ERP thì việc nghiên cứu để có
được phần mềm trọn gói bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp phần mềm ERP,
câu hỏi đặt ra là làm thế nào để chọn ra giải pháp lý tưởng nhất cho doanh nghiệp. Phân
tích tồn bộ các gói trước khi đi đến quyết định không phải là một giải pháp dể dàng thực
hiện được. Vì vậy cần có các u cầu và tiêu chuẩn được đặt ra trước khi định giá, hay
còn gọi là bước tiền định giá. Quá trình tiền định giá sẽ loại bỏ các ERP package khơng
phù hợp hồn tồn với quy trình kinh doanh của cơng ty. Có thể xem xét một vài gói tốt
nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư

8


vấn bên ngồi và quan trọng nhất là tìm ra được package mà được sử dụng bởi những
cơng ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn.
Bước 2: Đánh giá trọn gói
Q trình đánh giá và ước lượng là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi thực
thi ERP vì gói được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án bởi một khi đã
được mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một gói khác. Mục tiêu của q
trình lựa chọn khơng phải là để xác định được gói nào đáp ứng mọi u cầu. Mục tiêu đó
là tìm được một gói đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của cơng ty hay nói cách khác,
một phần mềm có thể tuỳ biến để phù hợp tốt.
Khi đã xác định được gói nào để đánh giá, cơng ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn
cho phép định giá tất cả các gói với quy mơ như nhau. Để chọn được hệ thống tốt nhất,
công ty nên đánh giá được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với sự
phát triển của công ty và thực tế kinh doanh của cơng ty. Khó có thể tìm được hệ thống
phù hợp hồn tồn với cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới làm
tìm một hệ thống với sự khác biệt ít nhất. Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi
đánh giá phần mềm ERP là : chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của cơng ty hay
khơng? Mức độ tích hợp giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP? Sự linh động
và khả năng thích ứng? Sự phức tạp, sự thân thiện với người sử dụng? Triển khai nhanh
chóng? Khả năng hỗ trợ việc kiểm sốt và hoạch định đa chiều?,...
Bước 3: Lập kế hoạch cho dự án
Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết
triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án được bắt đầu. Xác định
vai trị và phân cơng trách nhiệâm cho từng người. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển
khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định. Các thành
viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ
quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự
án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao

giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm sốt nào nên được thiết lập và
cần làm gì khi sự việc khơng cịn nằm trong tầm kiểm sốt.
Bước 4: Phân tích sự khác biệt

9


Đây là tiến trình qua xun suốt của mơ hình hoạt động hiện tai và định hướng mơ hình
trong tương lai. Cái hay là đưa ra một bản thiết kế mơ hình mà có thể đốn trước được bất
cứ chức năng thiếu sót nào. Từ đó có thể thay đổi quy trình và kế hoạch hoạt động cho
phù hợp và mang lại hiệu quả hơn khi triển khai ERP.
Bước 5: Tái cấu trúc tổ chức
Trước khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp hay tổ chức cần tổ chức tại các quy
trình cốt lõi để tăng hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh, tối thiểu hóa chi phí, tăng lợi
nhuận khi khai thác giải pháp ERP. Công việc tái cấu trúc tổ chức bao gồm bao gồm điều
chỉnh cơ cấu hoạt động, điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy, điều chình cơ cấu thể chế và
cơ cấu nguồn lực.
Bước 6: Thiết lập cấu hình hệ thống
Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Các doanh nghiệp sẽ cố gắng thực
hiện đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp sao cho phù hợp với gói
ERP. Để làm được như vậy, các quy trình kinh doanh phải được rõ ràng và có thay đổi
theo giải pháp phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp nhưng các hoạt động của doanh
nghiệp vẫn được diễn ra thơng qua sự mơ phỏng các quy trình hoạt động thật sự của tổ
chức, doanh nghiệp.
Bước 7: Huấn luyện đội triển khai giải pháp
Những nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp tham gia vào qua trình triển khai giải pháp
ERP sẽ là những người dùng đầu tiên để thử nghiệm, tìm hiểu các ứng dụng hệ thống
trước khi hệ thống được triển khai trên tồn bộ doanh nghiệp. Vì thế cần có giai đoạn
huấn luyện đội triển khai của tổ chức, doanh nghiệp để họ hiểu và thực hiện được các
cơng việc trong q trình dự án triển khai.

Bước 8: Kiểm tra, thử nghiệm
Đây là bước kiểm tra, kiểm thử toàn bộ các chức năng cũng như các vấn đề có thể phát
sinh trong q trình sử dụng hệ thống sau này của tổ chức, doanh nghiệp. Thông thường
sẽ là kiểm tra, kiểm thử về giao diện, chức năng, về cơ sở dữ liệu, đường truyền,...Việc
này giúp tổ chức, doanh nghiệp chỉnh sửa những nội dung còn thiếu, đưa ra biện pháp
phòng tránh cho hệ thống khi vận hành và biện pháp khắc phục sự cố.
Bước 9: Đào tạo, huấn luyện người dùng cuối
10


Sau khi hệ thống đi vào thực tế, nhà cung cấp giải pháp sẽ phải tổ chức đào tạo và huấn
luyện người dùng cho tổ chức, doanh nghiệp , bao gồm huấn luyện cho ban lãnh đạo và
toàn bộ nhân viên trực tiếp tác nghiệp các nghiệp dịch vụ chuyên môn trên hệ thống
Bước 10: Vận hành hệ thống trên thực tế
Là việc đưa hệ thống vào vận hành thực tế tại tổ chức, doanh nghiệp sau khi đã cài đặt và
huấn luyện người dùng hệ thống. Toàn bộ cơ sở dữ liệu đều được chuyển đổi và đưa vào
thực hiện, các chức năng điều sẵn sàng cho tiến trình xử lí. Khi chạy thật hệ thống thì hệ
thống cũ sẽ được rút dần ra khỏi tiến trình vận hành, toàn bộ dữ liệu được kết xuất và lưu
vào hệ thống mới.
Bước 11: Hậu triển khai
Đây là giai đoạn theo dõi và bảo trì hệ thống khi có sự cố, nhà cung cấp giải pháp sẽ cung
cấp dịch vụ bảo hành hệ thống cho một thời gian. Đồng thời cử các chuyên viên theo sát
và hỗ trợ cho tổ chức trong giai đoạn đầu hệ thống vận hành.

2. ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP
Với mỗi doanh nghiệp, việc triển khai hệ thống ERP có thể gặp nhiều khó khăn và tốn
kém nếu khơng có kế hoạch thực hiện bài bản với các bước triển khai rõ ràng, có tính hệ
thống .Chính vì vậy, để có thể vận hành phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần triển
khai hệ thống này ở tất cả các bộ phận và phịng ban, nó có thể thay đổi gần như hồn
tồn phương thức hoạt động của tổ chức. Sau đây là những điều kiện cơ bản và cẩn thiết

để có thể triển khai ERP một cách hiệu quả:

11


 Thứ nhất, xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai.
Nhà quản lý cần hiểu tại sao doanh nghiệp của mình phải triển khai ERP và việc triển
khai hệ thống mới sẽ không chỉ tạo ra lợi tức đầu tư hay giải quyết vấn đề của doanh
nghiệp mà còn là giải pháp cho việc cải tiến quy trình, cải thiện cách thức sử dụng cơng
cụ có thể giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận. Quá trình triển khai ERP bắt đầu khi cơng
ty xác định các mục tiêu mà hệ thống ERP mới sẽ đạt được. Đó là các mục tiêu rất quan
trọng và cần được đề cập lại trong và sau quá trình thực hiện để đảm bảo các hoạt động
đang đúng hướng. Nếu khơng có mục tiêu rõ ràng, q trình lựa chọn sản phẩm và nhà
cung cấp sẽ là vơ ích. Bên cạnh đó nếu doanh nghiệp khơng xác định được ngun nhân
của vấn đề đang tồn tại thì sẽ khơng thể thực hiện được các cải tiến. Thành công của việc
triển khai ERP cũng nằm ở quy trình và dữ liệu của hệ thống hiện tại. Nghiên cứu hệ
thống hiện tại, xác định các yếu tố đã làm tốt, thay đổi những yếu tố bạn làm không tốt sẽ
khiến doanh nghiệp kiểm sốt tình trạng cơng việc đã triển khai, và có những điều chỉnh
kịp thời và hợp lý.

 Thứ hai, lựa chọn đúng phần mềm ERP và đơn vị triển khai ERP.
Khi doanh nghiệp xác định được các mục tiêu mà phần mềm ERP mới phải đạt được thì
bước tiếp theo là tìm đúng hệ thống và nhà triển khai ERP. Các nhà quản lý cần xem xét
liệu, nhà cung cấp và triển khai ERP có thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra
hay không? Các bạn có thể nghiên cứu các khách hàng cùng quy mơ dự án mà các đơn vị
triển khai ERP đã làm trước đó để biết kết quả ra sao. Đồng thời, Doanh nghiệp nên tìm
đối tác đã có kinh nghiệm triển khai ERP thành công ở những doanh nghiệp cùng lĩnh vực
với quy mơ bằng hoặc lớn hơn cơng ty mình. Đối tác đó cũng cần hiểu rõ ngành nghề, các
quy định của kế tốn Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao
đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người

dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
Ngồi ra, nhà quản lý có thể đặt các câu hỏi về phương pháp thực hiện, tiêu chuẩn được
sử dụng và nếu thành cơng thì phần mềm ERP sẽ mang tới những gì cho doanh nghiệp.
Và họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào khi doanh nghiệp triển khai ERP.

 Thứ ba, nhân sự tham gia dự án.

12


Nhóm triển khai ERP cần có người quản lý và người này sẽ chỉ chú tâm vào làm dự án,
không đảm nhiệm các công việc khác để tránh gây ảnh hưởng đến dự án và hoạt động
kinh doanh của tổ chức
Trong thực tế, các dự án triển khai ERP thành cơng đều có ít nhất một người quản lý dự
án nội bộ để đảm bảo dự án luôn được theo dõi, kiểm soát ngân sách và đi đúng hướng.
Thêm vào đó, các thành viên chủ chốt rất quan trọng. Họ cần phải có thái độ tích cực đối
với việc triển khai ERP, ln có sự thúc đẩy việc triển khai dự án. Vậy nên đây phải là
những người có kiến thức về quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp, có cái nhìn tổng quan đủ
để đưa ra quyết định dựa trên lợi ích chung của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai.
Một nhóm triển khai thơng thường nên bao gồm:
- Giám đốc dự án: Thơng thường là tổng, phó tổng hoặc giám đốc chiến lược. Đây là
người đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn của dự án.
- BPO (Business Process Owner): Thông thường là giám đốc các bộ phận, những người
này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống ERP và phân cơng
nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất, đảm bảo khi vận hành hệ thống ERP
thì các quy trình bên ngồi cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành hệ
thống ERP.
- Quản trị dự án: Thông thường là giám đốc tài chính, giám đốc cơng nghệ thơng tin quản
trị dự án đã có kinh nghiệm triển khai ERP, là người có khả năng kết nối và phối hợp với
các bộ phận để thực hiện triển khai dự án.

- Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân
hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống mới
và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối

 Thứ tư, kiểm sốt ngân sách.
Để có thể kiểm soát ngân sách, nhà quản lý cần xác định chi phí thực sự của việc triển
khai ERP. Những chi phí này có thể bao gồm phần cứng, đào tạo, quản lý thay đổi tổ
chức, phát triển, bảo hiểm nhân viên cho các thành viên dự án và phần mềm.
Việc xác định phạm vi ngân sách là rất quan trọng. Theo thực tế thì ngồi các chi phí phần
cứng, phần mềm thì các chi phí phát sinh có thể là chuyển đổi dữ liệu, cơng việc sửa đổi
và dự phịng. Các yếu tố này sẽ không thể xác định trước khi bắt đầu dự án, nhưng nên
13


được ước tính để tránh tình trạng vượt q ngân sách. Các yếu tố phi ngân sách rất khó
xác định bởi vì các phát sinh của dự án này rất khó xác định. Tuy nhiên, có thể nói rằng
hầu hết tất cả các dự án đều có phí liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu, sửa đổi.
Doanh nghiệp luôn cần kiểm soát ngân sách. Vậy nên doanh nghiệp cần địi hỏi phải theo
dõi liên tục và kiểm sốt thay đổi khi phát sinh thêm công việc. Điều quan trọng là phải
thiết lập các mốc quan trọng của dự án, so sánh ngân sách ở từng giai đoạn để quản lý và
kiểm sốt các lỗi và có thay đổi kịp thời cho dự án. Điều này sẽ bao gồm kiểm toán chi
tiêu ngân sách từ nhà cung cấp phần mềm để xác minh hóa đơn của nhà cung cấp cho đơn
vị triển khai. Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ ngân sách để ngăn việc vượt quá chi phí sẽ
giúp doanh nghiệp đạt được thành công khi triển khai ERP.

 Thứ năm, Tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi
triển khai ERP thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình của của nhà cung cấp phần
mềm ERP. Quy trình triển khai được các nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh
nghiệm đã triển khai thành cơng cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới. Vì vậy, các

doanh nghiệp muốn triển khai thành cơng thì phải tuyệt đối tn thủ quy trình. Đây cũng
là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai thành cơng một dự án ERP.
Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP là đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm
quản lý tiên tiến của nhà cung cấp. Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác và ứng dụng các
quy trình chuẩn của hệ thống. Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh
doanh và muốn mở rộng quy mơ thì phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ
tiêu quản trị và điều hành của tồn cơng ty, nhà máy và chi nhánh sản xuất.

 Thứ sáu, đào tạo và chuyển đổi hệ thống.
Trong q trình triển khai có nhiều phương pháp đào tạo, nhưng đầu tiên, doanh nghiệp
phải thực sự hiểu phần mềm và phải hiểu đối tác triển khai ERP.Sự hiểu biết này sẽ dẫn
đến việc đặt câu hỏi và đưa thêm các quy trình mới vào phần mềm để có thể tận dụng hết
tiềm năng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp . Việc đào tạo nên áp dụng phương pháp
“train the trainer”, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh
nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ
này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là tồn bộ nhân sự của cơng ty.

14


Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ
thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào
tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục và số dư đầu kỳ được
chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu
thành công và đảm bảo tính chính xác, chúng ta phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa
hệ thống vào vận hành chính thức.
Sau khi đã hồn tất q trình chuyển đổi, chúng ta sẽ chỉ vận hành duy nhất một hệ thống.
Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát trên hệ thống ERP, kiểm sốt cơng
việc hàng ngày trên phần mềm ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống ERP

để có thể kiểm soát, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.

3. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI ERP
3.1. Thuận lợi.
 chuẩn hóa quy trình làm việc
Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động của doanh
nghiệp. Bạn có biết, một cơng ty lớn ln mong muốn có một quy trình tiệm cận với sự
hồn chỉnh nhất, ít xảy ra sai sót trong các khâu, dữ liệu đồng bộ và chính xác, số liệu kế
tốn được chuẩn hóa…
 tiết kiệm chi phí
Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giảm thiểu chi phí, thời
gian triển khai. Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung trên một hệ thống giúp tiết kiệm thời
gian nhập liệu của người dùng, đồng thời cũng ít xảy ra sai sót do dữ liệu có tính kế thừa
và liên kết nhau, được kiểm soát chặt chẽ bởi những quy trình và thuật tốn sẵn có tích
hợp trong hệ thống ERP. Do dữ liệu được ghi nhận và cập nhật theo thời gian thực nên
ERP giải quyết rất tốt bài tốn bảo mật, tập trung và độ chính xác kịp thời của dữ liệu tại
thời điểm xác định.
 tăng hiệu suất làm việc
ERP là một giải pháp cho phép doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh hiệu
quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn. Việc áp dụng phần mềm này sẽ giúp cho
doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên trong thời điểm doanh nghiệp khó
khăn và giúp cho doanh nghiệp có thể khơi phục lại hoạt động của doanh nghiệp.
 quản trị thông tin hiệu quả
Giải pháp phần mềm ERP là một giải pháp phần mềm được ra đời giúp hỗ trợ cho công
tác quản trị của một tổ chức, một doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích hợp
mọi cơng việc, thơng tin của tất cả các phịng ban, mọi chức năng của tổ chức, của cơng
15


ty trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ dàng theo dõi. Từ đó, giúp cho nhà quản lý

quản trị thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả.
3.2. Khó khăn
 chi phí phần mềm
Chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả khi áp dụng giải pháp ERP có thể là một thách
thức đối với một số doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa phát triển hoặc hoạt động kinh doanh
khơng ổn định. Ngồi những chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm thì doanh nghiệp
cịn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng
thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra
của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rất cao. Còn đối với những
doanh nghiệp lớn hơn thì việc áp dụng phần mềm ERP khơng chính xác thì sẽ khiến cho
doanh nghiệp tổn thất khá lớn gây ngưng trệ, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó,
ERP có thể được coi là một giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược và có tầm nhìn xa.
 doanh nghiệp và đơn vị triển khai erp khơng thống nhất
Trong q trình triển khai giải pháp ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp
cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thơng báo chính xác và kịp
thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi nếu như nhà
cung cấp ERP không thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến việc thiết kế cấu
hình ERP khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp. Cũng có thể do nhà lãnh đạo doanh
nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ những “bí quyết kinh
doanh”, dẫn tới đưa ra không đầy đủ thông tin về mơ hình hoạt động của doanh nghiệp.
Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP khơng hồn chỉnh và tương thích hồn tồn
với nhu cầu của doanh nghiệp.

II. LIÊN HỆ THỰC TẾ ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG HỆ THỐNG
THƠNG TIN TÍCH HỢP ERP CỦA VINAMILK.
1. GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY
1.1. Giới thiệu chung.
Cơng ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk (tên tiếng Anh là Vietnam Dairy Products
Joint Stock Company) là một công ty sản xuất và trao cho thị trường đa dạng những
danh mục sản phẩm từ sữa. Có mạng lưới tới hơn 220.000 điểm kinh doanh phủ đều 63

tỉnh thành cùng việc đẩy mạnh thâm nhập thị trường ngoại, vấn đề sản xuất và quản lý tới
các kênh chính là thách thức cho doanh nghiệp này. Cơng ty có trụ sở chính tại 10 Tân
Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Theo thống kê của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, đây là công ty lớn thứ 15 tại
Việt Nam vào năm 2007.Vinamilk hiện là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp
16


chế biến sữa, chiếm hơn 54,5% thị phần sữa nước, 40,6% thị phần sữa bột, 33,9% thị
phần sữa chua uống, 84,5% thị phần sữa chua ăn và 79,7% thị phần sữa đặc trên toàn
quốc. Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới hơn 220.000 điểm bán hàng
phủ đều 63 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang 43 quốc gia trên thế
giới như Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, Nhật Bản khu vực Trung Đông, Đông Nam
Á... Sau hơn 40 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây dựng được 14 nhà
máy sản xuất, 2 xí nghiệp kho vận, 3 chi nhánh văn phòng bán hàng, một nhà máy sữa tại
Campuchia (Angkormilk) và một văn phòng đại diện tại Thái Lan. Trong năm 2018,
Vinamilk là một trong những công ty thuộc Top 200 cơng ty có doanh thu trên 1 tỷ đơ tốt
nhất Châu Á Thái Bình Dương
1.2. Lĩnh vực kinh doanh
 Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡ ng và các sản phẩm từ sữa khác
 Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành và nước giải khát
 Kinh doanh thực phẩm công nghệ , thiết bị phụ tùng, vật tư , hoá chất và nguyên liệu
 Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của Pháp luật
 Sản xuất và kinh doanh bao bì
 In trên bao bì
 Sản xuất, mua bán các sản phẩm nhựa (trừ tái chế phế thải nhựa)
1.3. Định hướng phát triển tương lai:
- Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và
sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “
- Sứ mệnh: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất

lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình u và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống
con người và xã hội”
- Giá trị cốt lõi:





Chính trực Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch.
Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp,tôn trọng công ty, tôn trọng đối tác.
Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của

Công ty.
 Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức

17


2. HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG ERP
Với mạng lưới phân phối rộng khắp ở Việt Nam và nhiều quốc gia khác, quá trình sản
xuất và tổ chức bộ máy của Vinamilk vô cùng phức tạp. Khi chưa ứng dụng ERP vào các
hoạt động của doanh nghiệp mình, Vinamilk đã gặp phải một số khó khăn như sau:
-

Việc quản lý đầu vào và đầu ra được tiến hành thủ cơng, với số lượng hàng hóa

nhiều như vậy dẫn đến mất rất nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót.
-


Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng

bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, hàng tồn kho, chi phí lưu kho.
-

Đối với bộ phận kế tốn, với khối lượng giấy tờ rất lớn, việc quản lý thủ cơng và

bằng cơng cụ excel khơng tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn. Việc lập báo cáo tài chính khó
khăn trong việc tổng hợp hay lập báo cáo nhanh trong quá trình sản xuất, kinh doanh, dẫn
đến những quyết định quản trị đưa ra khơng kịp thời
-

Việc sử dụng máy móc và cơng nhân chưa đạt hiệu suất cao. Mỗi phịng ban sử

dụng một phần mềm quản lý khác nhau, rời rạc. Khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng
ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Việc này dẫn đến năng suất làm
việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thốt và khó kiểm sốt.
-

Với mơ hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Vinamilk tại thời điểm đó, hệ

thống nội dung quản lý của công ty chưa đủ đáp ứng nhu cầu mang tầm chiến lược của
doanh nghiệp.
-

Từ những nguyên nhân trên, các nhà lãnh đạo của Vinamilk đã tìm ra phương

án và khắc phục một cách có hiệu quả với việc áp dụng mơ hình ERP

3. HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK SAU KHI ỨNG DỤNG ERP

Trong vòng 2 năm thử nghiệm ứng dụng ERP, Vinamilk đã từng bước đưa vào dùng và
kết nối tồn bộ hệ thống của mình, từ trụ sở, đến hệ thống kho hàng, và nhà máy trên toàn
quốc.
3.1. Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk:

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, trong thời gian qua Vinamilk
đã không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị hiện đại, nâng
cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm của Vinamilk chiếm 80% thị
18


phần tiêu thụ trong cả nước và hướng ra thị trường xuất khẩu. Vì vậy mà quy trình sản
xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp.
3.1.1. Thực trạng về công nghệ:
Năm 1999, Vinamilk bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc tế ISO 9002. Bên cạnh đó, Vinamilk cịn tập trung đầu tư mạnh mẽ vào CNTT và
ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm
SAP CRM (Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông tin báo cáo).
Từ những kinh nghiệm áp dụng các phần mềm trên, Vinamilk khơng ngừng cải thiện,
nâng cao tính thực tế của các phần mềm. Hế thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E
Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/03/2005 bao gồm các phân
hệ chính: tài chính kế toán, quản lý mua sắm, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân
tích kết quả hoạt động kinh doanh. Mặc dù được đưa sử dụng từ rất sớm nhưng đến ngày
01/01/2007 thì hệ thống ERP mới chính thức được sử dụng tồn diện trên hệ thống thơng
tin
quản
trị
của
Vinamilk.
3.1.2. Thực trạng về cơ sở hạ tầng CNTT:


Ứng dụng ERP trong quá trình phân phối: Để quản lý quá trình phân phối sản xuất kinh
doanh ln là bài tốn nan giải của doanh nghiệp. Quản lý tốt quá trình này, khơng những
giúp q trình cung cấp các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp trở nên linh hoạt, mở
rộng thị trường mà còn giúp người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp
một cách dễ dàng, góp phần tạo được ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Vinamilk hiện đang ứng dụng đồnh thời 3 giải pháp ERP quốc tế, SAP và Microsoft, để
làm chủ và tích hợp cả 3 giải pháp này, doanh nghiệp đã có những thay đổi tích cực.
+ Thay đổi quy trình phân phối: Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt
Nam đi tiên phong trong việc áp dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng
(Customer Relationship Management – CRM) của SAP. Vinamilk mong muốn có một
cơng cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng lưới phân phối các sản phẩm
của công ty trên cả nước có thể kết nối thơng tin với trung tâm trong cả hai trường hợp
online và offline.Thông tin tập trung sẽ giúp sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra các xử lý kịp
thời để hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch . Việc thu thập và quản lý các thông tin bán
hàng của đại lý được đáp ứng kịp thời, mang lại sự hài lòng cho khách hàng ở cấp độ tốt
nhất.
19


+ Báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence - BI) được
thiết lập ở trung tâm chính để quản lý các kênh phân phối có thể kết nối trực tuyến vào hệ
thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức
offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft. Riêng các đại lý sử dụng phần mềm
được PPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch. Csc nhân viên bán hàng sử dụng
PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhập thông tin. Quá trình này đã hỗ trợ
các nhân viên nâng cao được tính chun nghiệp và khả năng nắm bắt thơng tin thị
thường nhờ sử dụng thông tin được chia sẻ, cập nhật qua hệ thống. Theo ông Trần
Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin của Vinamilk, cho đến nay hệ thống đã áp
ứng được các yêu cầu dặt ra của cơng ty khi xây dựng sự án.

Từ tháng 7/2008 tồn bộ hệ thống tại các nhà phân phối cho đến các đại lý đã được triển
khai và vận hành ứng dụng ERP trong kế toán.
Với hệ thống máy chủ chạy bằng phần mềm SAP - CRM ở trung tâm cơ sở dữ liệu
tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân
phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di dộng từ các nhân viên bán hàng. Một hệ thống
thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, cơng nợ, … của mỗi nhà
phân phối. Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng
để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch để đưa ra các hướng xử lý, chỉ
tiêu cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xac nhất có thể được.
Hệ thống SAP được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver. Tại
Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng racle EBS cùng với
hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên
bán hàng. Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống Business Warehouse
BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh giúp ban lãnh đạo có được thơng tin
chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên tồn quốc.
3.1.3. Thực trạng về nhân lực:
Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành về
quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vơ cùng khó khăn. Nhưng nhà quản
trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu. Cơng ty đã có
phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống bằng cách cử một
nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện.Cấp lãnh đạo tạo nguồn động
lực, niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục tiêu chung. Cùng với các qui định,
tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt động.
20


Về cơ cấu tổ chức của cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ
thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên
suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
3.1.4. Thực trạng về ngân sách:

Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản
ngân sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển
khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và
chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm
khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi
phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống…
Ngồi ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng
mạng.
Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể
bỏ ra một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này. Cịn hầu
như là chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được.
Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu
đơla Mỹ.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)
3.2. Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk:
3.2.1 Lợi ích, thành cơng đạt được:
Sau 8 tháng vận hành ERP trên tồn cơng ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về
hiệu quả ứng dụng.
- Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong cơng tác kế
tốn; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế tốn thuận lợi hơn
nhiều so với trước đây.
- Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách
hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro;
- Giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng
theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực.
- Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ
tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hố và củng cố. Bà Trang (Phó giám đốc cơng
ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD
21



(trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp
thu các giải pháp lớn.
- Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ
thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên
suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
- Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối. Các nhà phân phối có
thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình
SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft.
Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao
dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập
nhật thông tin. Vinamilk cũng thống nhất các quy trình kinh doanh với các nhà phân phối
theo các yêu cầu quản lý mang tính hệ thống như quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân
phối, cũng như quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng bằng PDA.
3.2.2 Một số hạn chế:
- Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu.
Khơng riêng gì Vinamilk mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều gặp
khó khăn trong vấn đề nhân sự. Đặc biệt là Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chun mơn
ERP. Vì thế mà hầu hết các doanh nghiệp phải cử nhân viên đi đào tạo, tập huấn.
- Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn hàng đầu của Việt
Nam, nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt tiền đối với doanh nghiệp, Vinamilk đã tốn một
khoản chi phí lớn cho việc đầu tư này.
Tuy cịn tồn tại một số hạn chế nhưng nhìn chung Vinamilk cũng được xem là một
trong những doanh nghiệp ứng dụng thành công hệ thống thông tin ERP, để lại
nhiều kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác học hỏi.

22


TỔNG KẾT
Trên đây là bài thảo luận của nhóm 4 về đề tài:“tình hiểu về hệ thống thơng tin tích hợp

ERP”. Do thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế nên bài thảo luận chắc hẳn cịn nhiều
thiếu sót, nhóm 4 rất mong nhận được sự góp ý từ thầy và các bạn.
Nhóm 4 cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Quang Trung vì những kiến
thức bổ ích mà thầy cung cấp cũng như sự tận tình chỉ bảo để nhóm 4 có thể hồn thành
bài thảo luận này.
Cuối cùng, nhóm 4 xin cam đoan bài thảo luận là sản phẩm của quá trình tự nghiên cứu
và tham khảo, khơng sao chép từ bất kì một tổ chức và cá nhân nào.
Nhóm 4 xin chân thành cảm ơn!

23