TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ


ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN TÍCH HỢP ERP (CÁC
THÀNH PHẦN, MƠ HÌNH, ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG,…).
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN FPT

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: Nguyễn Quang Trung
NHĨM THỰC HIỆN: Nhóm 7
LỚP HP: 2102eCIT0311


BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
STT

Họ và tên

Mã sinh
viên

Phân cơng nhiệm vụ

Điểm

1

Nguyễn Thị Bảo Trâm
(Nhóm trưởng)

18D130196

Tổng hợp Word; Cơ sở lý luận

A

2

Đinh Huyền Trang

18D130263

Đánh giá thực trạng hoạt động
ERP tại Việt Nam + BI

A

3

Lê Thị Trang

18D220225

Ứng dụng ERP của FPT ERP
Oracle Business Suite + BI

A

4


Nguyễn Thế Tùng
(Thư ký)

18D180197

Powerpoint

A

5

Trịnh Thị Tuyết

18D130127

Đánh giá tình trạng triển khai,
Giải pháp và kiến nghị

B+

A

6

Hoàng Thị Xuân

18D130199

Đề xuất biện pháp để triển

khai, duy trì hệ thống; Giới
thiệu về CTCP FPT + Quản lý
nhân sự, khách hàng

7

Nguyễn Thị Thúy Yến

119D100407

Thuyết trình; Mở đầu; Kết luận
+ Quản lý hàng tồn kho

A

A

A

8

Phan Thị Yến

18D130266

Ứng dụng ERP của FPT
Microsoft
Dynamics
SL
(Solomon) + Quản lý tài chính


9

Bùi Quỳnh Anh

19D160281

Thực trạng hoạt động ERP +
Quản lý chuỗi cung ứng

Thư ký

Nhóm trưởng

Nguyễn Thế Tùng

Nguyễn Thị Bảo Trâm

BIÊN BẢN HỌP NHĨM
Nhóm thực hiện: 7


Thời gian: 16h00 ngày 10/3/2021
Địa điểm: Trường Đại học Thương Mại
Số lượng thành viên: Đầy đủ
Nội dung cuộc họp:
-

Tìm hiểu yêu cầu của đề tài, cùng nhau lên dàn ý cho bài thảo luận của nhóm
Phân chia nhiệm vụ và thời gian nộp bài cho từng thành viên


Cuộc họp tham dự với đầy đủ các thành viên trong nhóm và mọi người đều nắm rõ
cơng việc của mình
Thư ký

Nhóm trưởng

Nguyễn Thế Tùng

Nguyễn Thị Bảo Trâm

BIÊN BẢN HỌP NHĨM
Nhóm thực hiện: 7
Thời gian: 16h00 ngày 17/3/2021
Địa điểm: Trường Đại học Thương Mại
Số lượng thành viên: Đầy đủ
Nội dung cuộc họp:
-

Các thành viên nộp sản phẩm đã được giao nhiệm vụ tìm hiểu về nội dung của đề
tài.
Cùng sửa đổi những lỗi sai của từng thành viên

Cuộc họp tham dự với đầy đủ các thành viên trong nhóm và mọi người đều nắm rõ
cơng việc của mình
Thư ký

Nhóm trưởng

Nguyễn Thế Tùng


Nguyễn Thị Bảo Trâm

BIÊN BẢN HỌP NHĨM
Nhóm thực hiện: 7
Thời gian: 16h00 ngày 15/3/2021


Địa điểm: Trường Đại học Thương Mại
Số lượng thành viên: Đầy đủ
Nội dung cuộc họp:
-

Thu thập lại sản phẩm đã sửa và hồn thiện sản phẩm của nhóm
Đánh giá hoạt động của từng thành viên trong nhóm

Cuộc họp tham dự với đầy đủ các thành viên trong nhóm và mọi người đều nắm rõ
cơng việc của mình
Thư ký

Nhóm trưởng

Nguyễn Thế Tùng

Nguyễn Thị Bảo Trâm


MỤC LỤC



A. LỜI MỞ ĐẦU
Khi điều hành một doanh nghiệp lớn việc quản lý các thơng tin vào, ra vơ cùng
khó khăn. Cũng như các thông tin yêu cầu trao đổi trực tiếp và tương tác với nhau trong
một doanh nghiệp để sử lý các nghiệp vụ phát sinh trong các bộ phận của doanh nghiệp.
Các quyết định của lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp thường dựa vào các thông tin báo cáo
từ các bộ phận, việc nắm bắt và hiểu được những gì đang xảy ra với hệ thống thơng tin
của doanh nghiệp là rất khó khăn. Tất cả những vấn đề trên địi hỏi doanh nghiệp có một
hệ thống tích hợp các nghiệp vụ trong tổ chức, có sự đồng bộ hóa dữ liệu để các bộ phận
có thể sửa dụng các nội dung và thông tin của nhau, hệ thống đó là hệ thống hoạch định
nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp ERP.
Hệ thống ERP chính là một giải pháp phù hợp để tạo ra hiệu hoạt động cao cho
doanh nghiệp q trình mở rộng quy mơ kinh doanh. Nếu được áp dụng đúng cách thì hệ
thống ERP hứa hẹn sẽ là một cơng cụ hữu ích dành cho các doanh nghiệp. Vậy ERP là
gì? Làm thế nào để áp dụng ERP vào trong doanh nghiệp? Những thuận lợi cũng như khó
khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi áp dụng ERP. Để trả lời cho những câu hỏi này
nhóm 6 xin trình bày ứng dụng phần mềm ERP vào vào Công ty cổ phần FPT theo một
số nội dung chính như sau:
I. Cơ sở lý luận
II. Thực trạng ứng dụng hệ thống ERP ở các doanh nghiệp.
III. Phân tích thực trạng, triển khai và nhận xét ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty cổ
phần FPT

6


B. NỘI DUNG
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN.
1.1. Khái niệm, các thành phần đặc điểm và của hệ thống.
1.1.1. Khái niệm
Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp (Enterprise Resource

Planning – ERP) là hệ thống thông tin dựa trên một bộ phận các mơ đun phần mềm tích
hợp và một cơ sở dữ liệu trung tâm dùng chung trên toàn hệ thống:
R (Resource - Tài nguyên): là các nguồn lực bên trong doanh nghiệp, bao gồm
các nguồn lực về: tài chính, nhân sự, cơng nghệ với phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thông
tin, ...
P (Planning - Hoạch định): là các kế hoạch, nguyên tắc, quy trình nhằm xây
dựng, bổ sung, hoàn thiện các hoạt động trong các tổ chức
E (Enterprise - Doanh nghiệp): là mục đích cuối cùng của ERP, kết hợp tất cả các
bộ phận, phòng ban, chức năng nghiệp vụ vào chung một hệ thống quản lý dựa trên hệ
thống máy tính duy nhất
1.1.2.

Các thành phần trong hệ thống ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu
trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức
năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP,
chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo
nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có
thể như sau:
•

Quản trị nguồn nhân lực (HRM)

Quản trị nhân lực là quá trình sáng tạo và sử dụng tổng thể các công cụ, phương
tiện, phương pháp và giải pháp khai thác hợp lí và có hiệu quả nhất năng lực, sở trường
của người lao động, đảm bảo thực hiện các mục tiêu (lâu dài) của doanh nghiệp và của
từng người lao động trong doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp, quản lý nhân sự thường là ưu tiên số một. Bởi khơng có nhân
viên, sẽ khơng có cơng ty. Module quản lý nhân sự trong phần mềm ERP sẽ xử lý các

nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,… ERP giúp
cho việc quản lý nhân sự dễ dàng hơn. Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP
7


là tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dành thời
gian cho các hoạt động khác giá trị hơn. Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần thanh tốn lương
hàng tháng có thể được thực hiện tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương của
mình và phản hồi dễ dàng nếu có bất cứ sai sót nào.
•

Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

CRM tập hợp thông tin từ tất cả các nguồn dữ liệu trong một tổ chức (và có khi
thích hợp từ bên ngồi tổ chức) để cung cấp cho các nhà quản trị (CEO) một cái nhìn mới
mẻ và định hướng mới dựa trên các dữ liệu phân tích. CRM Là một phần mềm quản lý
quan hệ khách hàng, một chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng để giảm chi
phí và tăng lợi nhuận bằng cách củng cố sự hài lòng của khách hàng, lịng trung thành.
CRM là thích hợp nhất để giúp các doanh nghiệp sử dụng người, quy trình và cơng
nghệ để đạt được cái nhìn sâu sắc vào các hành vi và giá trị của khách hàng. cái nhìn sâu
sắc này cho phép dịch vụ khách hàng được cải thiện, tăng hiệu quả từ trung tâm cuộc gọi,
cải thiện các dịch vụ bán hàng, bán hàng hợp lý, có quy trình tiếp thị, cải thiện hồ sơ
khách hàng và nhắm mục tiêu, chi phí giảm, tăng thị phần của khách hàng và lợi nhuận
tổng thể.
•

Quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện

cách thức các cơng ty tìm kiếm những nguồn ngun liệu thơ cấu thành sản phẩm/dịch
vụ, sau đó sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng. Điều quan
trọng đối với bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hố hay dịch vụ, chính là việc
làm thế nào để hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa
chúng trong toàn bộ dây chuyền cung ứng sản xuất.
Xây dựng một chuỗi cung ứng hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng, đặc biệt là khi
khơng có các cơng cụ tốt nhất để giám sát hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống ERP có
thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh
trong lĩnh vực này.
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) đề cập đến việc phối hợp sản xuất, tồn kho, địa
điểm và vận chuyển giữa những người tham gia trong chuỗi cung ứng để đạt được sự kết
hợp tốt nhất giữa khả năng đáp ứng hiệu quả cho thị trường được phục vụ. Vì vậy, SCM

8


được kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối và sản xuất để tạo ra chuỗi cung ứng hiệu
quả hơn. Điều này bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu theo thời gian thực.
Thành phần SCM trong hệ thống ERP cũng hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận bằng cách
đo lường các yếu tố như mặt hàng nào thường được mua cùng nhau để tối ưu hóa vị trí
trưng bày sản phẩm. SCM kết hợp với CRM có thể giúp khách hàng theo dõi lại tình
trạng các đơn hàng cũng như dự tính ngày nhận hàng.
•

Quản trị tài chính (FRM)

Phân hệ cốt lõi quan trọng không thể thiếu trong ứng dụng ERP là kế tốn tài
chính. Theo số liệu thống kê của hệ thống thơng tin tại Việt Nam thì FRM là hệ thống mà
các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng cao nhất. Vì mọi quy trình kinh doanh đều liên
quan đến dịng tiền, cho dù đó là phần tiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vận

chuyển hàng hóa, …
Module quản lý tài chính với mục tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tài
chính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi
nhuận và chi phí… Từ việc phân tích dữ liệu trong quá khứ, hệ thống có thể tiết lộ xu
hướng chi tiêu, giúp các CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảm chi
phí của doanh nghiệp.
Các chức năng chính của phân hệ kế tốn tài chính sẽ được chia thành các nhóm:
•

CM – Cash and Bank Management - Quản lý tiền mặt, tiền gửi

•

GL – General Ledger together with Accountant Management - Kế tốn tổng hợp

•

AP – Account Payables - Kế tốn cơng nợ phải trả

•

AR – Account Receivables - Kế tốn cơng nợ phải thu

•

IA - Inventory Accounting - Kế tốn hàng tồn kho

•

AM – Asset Management - Quản lý tài sản cố định


•

TM - Tools Management - Quản lý công cụ dụng cụ

9


•

PM - Prepaid Expenses Management - Quản lý chi phí trả trước

ERP cung cấp giải pháp thật sự mạnh mẽ để quản lý nhóm kế tốn tài chính, tạo
nền tảng để tích hợp bán hàng, mua hàng, tồn kho, giá thành, vận chuyển logistic… Tất
cả giao dịch đều có thể thực hiện trên các thiết bị từ Desktop, Laptop, Mobile, Tablet, QR
Code… Hạn chế thủ cơng, tránh mắc sai sót trong tính tốn. Tất cả giao dịch đều đầy đủ
thơng tin và minh bạch, tất cả dữ liệu được lưu trữ vĩnh viễn và tạo ra giá trị cho nền tảng
kế tốn tài chính.
Tuy nhiên, thực trạng hiện tại ở các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn có gặp nhiều
khó khăn khi ứng dụng ERP ở nền tảng kế toán bởi lẽ dữ liệu thường xuyên bị sửa đổi do
tác động của quy trình kinh doanh chưa rõ ràng, các yếu tố phát sinh tức thời mà chưa có
giải pháp xử lý hồn chỉnh theo quy trình.
•

Hoạch định tài ngun sản xuất (MRP)

MRP là một hệ thống dựa trên máy tính có thể tạo lịch trình sản xuất chi tiết bằng
cách sử dụng dữ liệu thời gian thực để kết hợp các vật liệu thành phần với máy móc và
nhân công lao động. MRP được sử dụng rộng rãi, đồng thời cũng được sử dụng như một
mơ hình lõi của các hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) lớn hơn.

Hệ thống được thiết kế để tập trung, tích hợp và xử lí thơng tin để đưa ra quyết
định hiệu quả trong việc lập kế hoạch, thiết kế kĩ thuật, quản lí hàng tồn kho và kiểm sốt
chi phí trong sản xuất.
Trong đó quản lý hàng tồn kho Inventory giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các
vấn đề liên quan đến từng đơn vị hàng hố, quy trình nhập, xuất, tồn kho, xuất xứ hàng
tồn kho. Quản lý kho hàng dựa trên cấu trúc vị trí thứ bậc, từ kho hàng đến các tầng lưu
trữ. Hệ thống ghi sổ kép cung cấp thông tin quản lý tồn kho đối với hàng hóa mua vào (từ
nhà cung cấp), hàng bán ra (giao cho người mua) cũng như các sản phẩm từ khâu sản
xuất.
Trên thực tế, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng rất lớn trong hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Chính vì vậy quản lý hàng tồn kho là cơng việc cực kỳ quan trọng. Phải
ln đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, cân đối giữa các khâu mua
vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thị hay tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả
kinh doanh và giảm chi phí đầu tư,…
•

Kinh doanh thơng minh hay trí tuệ doanh nghiệp (BI)

10


BI là quy trình và cơng nghệ mà các doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát khối
lượng dữ liệu khổng lồ, khai phá tri thức giúp cho các doanh nghiệp có thể đưa các các
quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.
Cơng nghệ BI cung cấp một cách nhìn tồn cảnh hoạt động của doanh nghiệp từ
quá khứ, hiện tại và các dự đoán tương lai. Mục đích của BI là hỗ trợ cho doanh nghiệp
ra quyết định tốt hơn. Vì vậy một hệ thống BI (BI System) còn được gọi là hệ thống hỗ
trợ quyết định (Decision Support System -DSS). Mặc dù chúng ta gọi là Business
Intelligence (BI) nhưng khái niệm và các kỹ thuật của BI có thể dùng được cho hầu hết
các tổ chức kinh tế xã hội như giáo dục (Education), chính phủ (Government), chăm sóc

sức khỏe (Health Care)….
Hệ thống BI có thể xem là sự kết hợp của 3 thành phần chính: Data Warehouse
(Kho dữ liệu): Chứa dữ liệu tổng hợp của doanh nghiệp; Data Mining (Khai thác dữ
liệu): Các kỹ thuật dùng để khai thác dữ liệu như phân loại (Classification), phân nhóm
(Clustering), kết hợp (Association Rule), dự đốn (Prediction),... và Business Analyst
(Phân tích kinh Doanh): Quyết định chiến lược đối với hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
Các công nghệ hỗ trợ cho hệ thống BI gồm:
o Kho dữ liệu (Data warehousing),
o Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource Planning
o
o
o
o

systems)
Công nghệ truy vấn và lập báo cáo (Query and report writing technologies)
Công cụ khai thác và phân tích dữ liệu (Data mining and analytics tools)
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision support systems)
Quản lý quan hệ khách hàng (Customer relation management)
Và các hoạt động chính của hệ thống này trong doanh nghiệp sẽ là:

o
o
o
o
o
o

Hỗ trợ quyết định (Decision support)

Truy vấn và báo cáo (Query and reporting)
Phân tích xử lý trực tuyến (Online analytical processing (OLAP)
Phân tích thống kê (Statistical analysis)
Dự đoán (Forecasting)
Khai thác dữ liệu (Data mining)
Để sử dụng hệ thống BI, các doanh nghiệp cần lưu ý khi xác định hệ thống BI cần

phải xác định là số lượng người dùng, lượng báo cáo và tần suất báo cáo. Trong quá trình
11


xử lý dữ liệu thì Business là cái quan trọng nhất, doanh nghệp cần phải xác định cái
Business và Define những loại báo cáo nào họ sẽ điền vô để quản lý.
Không sử dụng giải pháp BI để vận hành tổ chức có thể khiến doanh nghiệp bỏ
qua các xu hướng đang thay đổi trên thị trường, làm đánh mất lợi thế cạnh tranh và đưa ra
các chiến lược kém hiệu quả. Rất nhiều công ty cố gắng sử dụng thật nhiều phần mềm
khác nhau vào hệ thống quản trị của họ và họ trở nên bối rối trước quá nhiều nguồn dữ
liệu và báo cáo. Hiểu và sử dụng thành thạo BI sẽ giúp bạn quản lý doanh nghiệp theo
cách thơng minh hơn, từ đó giúp nâng cao hiệu quả, năng suất và năng lực cạnh tranh trên
thị trường.
1.1.3. Đặc diểm.
Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải được thiết kế
theo từng phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả năng phân tích
quản trị; Tính mở. Hệ thống ERP cịn có khả năng sửa chữa, khai thác thơng tin. Do đó,
cùng với quy trình vận hành, ERP có tính hướng dẫn (diver). Từ đó cho phép các doanh
nghiệp học tập các quy trình quản lý doanh nghiệp trong chương trình, từ đó thiết lập quy
trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.
Theo tài liệu “Manufacturing Resource Planning” của Marcelino Tito Tores thì
một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
• ERP là một hệ thống tích hợp quản trị kinh doanh (Integrated Business Operating

System).
• ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System
Supported by the Computer).
• ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System).
• ERP là một hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ (Defined Resposiblities).
• ERP là một hệ thống liên kết giữa các phịng ban trong cơng ty (Communication
among Departements).
1.2. Quy trình triển khai hệ thống.
Quá trình triển khai một dự án ERP bao gồm các bước sau:
Bước 1: Thực hiện tiền định giá (Pre Evaluation Screening)
Bước 2: Đánh giá gói ERP (ERP Package evaluation)
Bước 3: Lập kế hoạch cho dự án (Project planning)
Bước 4: Phân tích sự khác biệt (Gap Analysic)
12


-

-

-

-

Bước 5: Tái cấu trúc hệ thống (Re Engineering)
Bước 6: Thiết lập cấu hình hệ thống (Configuration)
Bước 7: Huấn luyện đội triển khai (Implementation team training)
Bước 8: Kiểm tra, kiểm thử (Testing)
Bước 9: Huấn luyện người sử dụng (End user training)
Bước 10: Vận hành hệ thống (Going live)

Bước 11: Hậu triển khai và khai thác (Post Implimentation)
1.3. Một số lợi ích khi triển khai ERP.
Giảm chi phí tổng sở hữu: các chính sách ưu đãi giá dành cho các tổ chức, doanh nghiệp
của các nhà cung cấp là một yếu tố đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, giúp doanh
nghiệp có cơ hội tốt để sở hữu các giải pháp tiên tiến với mức chi phí thấp hơn so với thời
gian trước đây.
Tăng doanh thu: một hệ thống ERP với các chức năng như CRM hay quản lý kênh bán
hàng là giải pháp giúp tổ chức, doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh để đối
phó tốt hơn với các ảnh hưởng của sự khủng hoảng trong nền kinh tế hiện tại.
Tăng năng suất: ERP cho phép tổ chức, doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh
doanh hiệu quả hơn với việc sử dụng ít nhân lực hơn, từ đó tiết kiệm chi phí tiền lương
nhân cơng.
Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh: ERP cho phép tổ chức, doanh
nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ cơng trước kia, loại trừ hồn
tồn các hoạt động dư thừa, khơng đem lại giá trị trong chuỗi hoạt động của doanh
nghiệp, đồng thời giúp tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong
khi giảm được chi phí tồn kho và vận chuyển.
1.4. Vai trò của hệ thống trong doanh nghiệp.
Cung cấp hai khả năng cho tổ chức:
Thứ nhất là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh: Giúp các tổ chức, doanh nghiệp
đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng về các thông tin hoặc dữ liệu của sản
phẩm: do hệ thống ERP được tích hợp đơn đặt hàng, danh mục sản phẩm, các kế hoạch
sản xuất, các dữ liệu phân phối trong các quy trình hoạt động.
Thứ hai là cung cấp thông tin trung gian trong hoạt động giúp nhà quản lý đưa ra
quyết định tốt hơn: các cấp lãnh đạo, người quản lý chính của tổ chức, doanh nghiệp có
quyền truy cập từng phút, từng giây về các thông tin và dữ liệu về doanh số bán hàng,
hàng tồn kho và các dữ liệu sản xuất, đồng thời sử dụng thông tin này để tạo nên các dự
báo về doanh thu chính xác và thực tế hơn.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp các tổ chức, doanh nghiệp đáp
ứng nhanh chóng các yêu cầu khách hàng về thông tin hoặc dữ liệu của sản phẩm: do hệ

13


thống ERP được tích hợp đơn đặt hàng, danh mục sản phẩm, các kế hoạch sản xuất, các
dữ liệu phân phối trong các quy trình hoạt động. Điều này giúp cho việc xử lý thông tin
trong hệ thống tốt hơn và đưa ra được thông tin về các sản phẩm khách hàng đã đặt hàng,
các con số chính xác cần mua sắm từ các nhà cung cấp nguyên liệu.
ERP cung cấp nhiều thơng tin có giá trị giúp cải thiện việc ra quyết định quản lý
cho các cấp lãnh đạo, người quản lý chính của tổ chức, doanh nghiệp có quyền truy cập
để cập nhật từng giây về các thông tin và dữ liệu về doanh số bán hàng, về hàng tồn kho
và các dữ liệu sản xuất, đồng thời sử dụng thông tin này để tạo nên các dự báo về doanh
thu chính xác hơn, đưa ra các dự báo sản xuất gần với thực tế hơn.
II.

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP Ở CÁC DOANH NGHIỆP.
2.1. Thực trạng.
2.1.1. Khái quát về ứng dụng ERP trên thế giới.

Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải
pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: sản xuất chế tạo,
kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao giúp
doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả, ERP là lĩnh vực tiềm năng phát triển,
việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tang khả năng cạnh tranh, đem lại
cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Theo đánh giá của công ty SAP – công ty phần mềm lớn nhất Châu Âu có trụ sở
tại Đức, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kế thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất
được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích lũy kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một
loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới. Đối với các nhà
quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động
sản xuất kinh doanh. ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung

nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng
tiềm năng. Bên cạnh đó, ERP cịn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như:
phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng; điều phối
tồn bộ giá cả cho các dự án; theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; xác định quyền hạn
và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống…
Theo các nghiên cứu của meta group đối với 63 cơng ty thì chi phí trung bình cho
một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân cơng, tư vấn và phần cứng là 15 triệu
USD. Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp
sẽ đem lại những lợi ích khơng nhỏ. Cụ thể nếu triển khai được đầy đủ, một hệ thống
14


ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD.
Ngồi ra chương trình này còn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cho lĩnh vực
viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động
hóa các quy trình quan trọng. Giải pháo tích hợp nhiều loại thanh tốn, xử lý việc nhắc và
địi nợ, trả chậm, tính tốn lợi nhuận, hỗn nợ, xử lý thu hồi, trả lại…
Bên cạnh những lợi ích đạt được, các doanh nghiệp ứng dụng ERP vẫn phải tiếp
tục đối mặt với nhiều thách thức nhân sự, kiến thức, thời gian và chi phí triển khai ở các
mức độ khác nhua tùy theo quy mơ doanh nghiệp.
Chính vì những lợi ích khơng thể phủ nhận đó của việc triển khai ERP, ở nhiều
doanh nghiệp trên thế giới đã thực hiện từ rất lâu và mang lại nhiều lợi ích cho doanh
nghiệp. Khơng ít tập đồn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa
khóa của thành cơng doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các
trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.
2.1.2. Tình hình sử dụng và triển khai hệ thống ERP ở Việt Nam hiện nay.
Tại các nước trên thế giới, hầu hết các doanh nghiệp đã sớm nhận thức được giá
trị, tầm ảnh hưởng của việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp như là một giải pháp tất yếu
để góp phần vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Theo thống kê phịng thương mại
và cơng nghiệp Việt Nam VCCI, hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải

pháp ERP.
Một vài năm trở lại đây, thị trường nội địa đã dần đón nhận ERP, coi đó như một
giải pháp tất yếu nếu muốn phát triển doanh nghiệp trong dài hạn. Nhiều doanh nghiệp
Việt Nam trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào cơng tác quản
lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong và ngoài nước. Ban đầu,
một số doanh nghiệp thường là các tập đồn lớn áp dụng ERP, sau đó các cơng ty khác
dần nhận ra lợi ích và “theo đi” để áp dụng, một số doanh nghiệp khác chưa áp dụng
ngay mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không và triển khai vào thời điểm
nào cho phù hợp. Về nhận thức ERP cũng ngày càng được nâng cao. Xu hướng ứng dụng
ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng trong ngành
đồ uống như: công ty bia Huế, bia Carlsberg, bánh kẹo kinh đô, Bibica,… hay trong
ngành dệt may: công ty May 10, Savimex,…
Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn rất lúng túng trong việc lựa
chọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện cụ thể của mình. Họ thiếu thông tin về hệ
15


thống ERP, năng lực tư vấn yếu và rất nhiều nhà cung cấp đặt mục tiêu là bán được giải
pháp, thu tiền đặt cọc lên trên việc hoàn tất triển khai dự án đúng nghĩa.
Với quy mô doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, ERP được xem như cứu cánh
của mọi chủ doanh nghiệp trong hội nhập toàn cầu.
2.1.3. Các doanh nghiệp đã triển khai thành công và thất bại.
Top các doanh nghiệp triển khai ERP thành công ở Việt Nam:
o Magenest
Magenest là công ty cung cấp giải pháp Digital Transformation doanh nghiệp, với
hơn 6 năm kinh nghiệm và trên 300 dự án hoàn thành.
Magenest cung cấp giải pháp ERP dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tập
trung chủ yếu là hệ thống Odoo ERP với chi phí thấp và khả năng phù hợp với nhiều loại
hình cơng nghiệp.
Điểm nổi bật của Magenest là gói One-stop Solution dành cho các doanh nghiệp

có nhu cầu Digital Transformation nhanh và hiệu quả. Giải pháp này cung cấp các phần
mềm về ERP, CRM, eCommerce và Cloud-service cho doanh nghiệp.
o Diginet
Một trong những cơng ty cung cấp giải pháp ERP có uy tín cao tại Việt Nam với
hơn 23 năm kinh nghiệm và tỷ lệ triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp lên tới 98%.
Diginet cung cấp phần mềm Lemon ERP với các module chuyên hóa theo tiêu
chuẩn doanh nghiệp Việt. Phần mềm này cung cấp các giải pháp tối ưu hóa quản lý dự án,
logistic, du lịch, dịch vụ,…
o CITEK
Là một trong những nhà cung cấp giải pháp SAP ERP hàng đầu tại Việt Nam, với
đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm (Expert Domain) đã hoàn thiện nhiều dự án ERP
lớn tại Việt Nam.
CITEK cung cấp giải pháp SAP S/4HANA (hệ thống ERP của SAP được xây
dựng dành cho các tập đoán lớn). Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý theo quy
chuẩn quốc tế giúp điều chỉnh chiến lược một cách nhanh và chính xác.
o BRAVO

16


Được thành lập từ năm 2004, BRAVO với nhiều năm kinh nghiệm về cung cấp
các sản phẩm và dịch vụ tập trung vào việc quản trị doanh nghiệp đồng thời tập trung vào
quản lý hệ thống tài chính và kế toán.
Bravo cung cấp phần mềm ERP nội – BRAVO 8. Phần mềm ERP này cung cấp
một số module mặc định như POS, quản lý bán hàng, kế toán. Để thêm những phân hệ
khác, sẽ được bổ sung tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Bên cạnh việc ứng dụng của ERP thì khơng ít các doanh nghiệp tại gặp thất bại khi
ứng dụng cơng nghệ này ví dụ như:
o Doanh nghiệp gỗ nội thất AA
o Cơng ty cơ khí Đại Dũng

o Công ty SAVIMEX
SAVIMEX là một công ty gồm 4 thành viên và một văn phòng với 28 phòng, ban và
12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanh
thu năm đạt trên 300 tỷ đồng
Từ năm 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý,
điều hành và khai thác các nguồn lực sao cho hiệu quả. Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003,
Savimex đã lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng 1
tỷ đồng nhưng đều thất bại.
Nguyên nhân thất bại phổ biến khi triển khai ERP là lực lượng triển khai quá mỏng,
đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp quá ngắn, chỉ chú
trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà khơng xây dựng kế hoạch tổng
thể; sự cả nể, chiều theo ý doanh nghiệp của chun gia tư vấn trong q trình phân
tích… Ngồi ra, quy trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở
khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các quy trình đã làm lâu nay, số liệu ERP lại không
khớp với số liệu của cách làm cũ.
2.2. Đánh giá về hoạt động của ERP trong doanh nghiệp.
2.2.1. Thời điểm doanh nghiệp nên áp dụng ERP.
Hiện nay, hệ thống ERP được biết đến như là một cách để đảm bảo quản lý tốt hơn
các mục tiêu kinh doanh và hệ thống ngày càng được nhiều doanh nghiệp đưa vào vận
hành. Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp triển khai giải
pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây sẽ là một số đề xuất
thời điểm doanh nghiệp nên triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP như:
17


• Thay đổi quy mô hoạt động:
Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch mở rộng quy mơ
đáng kể.
• Phát sinh vấn đề trong quản lý:
Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để giám sát, cải thiện các quy trình

vận hành được tốt hơn. Nếu các quy trình đặt hàng, giao hàng, kế toán, vận chuyển đều
sử dụng các hệ thống khác nhau thì các quy trình sẽ bị rời rạc. Mặt khác, phần mềm
quản lý doanh nghiệp liên kết các quy trình lại với nhau và cho ra một bức tranh hoàn
chỉnh về hiệu suất kinh doanh.
• Sáp nhập hoặc mua lại:
Các tập đồn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các cơng ty con.
• Kế thừa hệ thống:
Hệ thống hiện tại của tổ chức đã lỗi thời và khơng có sẵn để nâng cấp hoặc khơng
cịn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp và người dùng. quản lý CNTT bắt đầu tiêu tốn rất
nhiều thời gian và nguồn lực. Không chỉ cần tùy chỉnh hệ thống của mình, mà việc tích
hợp, sửa chữa và duy trì chúng với các bản nâng cấp có liên quan trở nên tốn thời gian và
tài nguyên. Việc lựa chọn phần mềm ERP trở thành một cách vơ cùng tiết kiệm.
• Cập nhật xu hướng quản lý:
Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình cơng
nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.
2.2.2. Điều kiện để ứng dụng ERP vào của doanh nghiệp.
• Thành lập ban quản lý dự án triển khai phần mềm
- Lập kế hoạch đánh giá nhu cầu, khả năng
Doanh nghiệp cần đánh giá quy trình của cơng ty mình có thật sự phù hợp khi
triển khai ERP hay khơng, có kế hoạch kiểm sốt, đánh giá quy trình mỗi phịng ban.
Trước khi có ý định triển khai ERP doanh nghiệp cần hiểu rõ những khó khăn cũng như
nhu cầu ngắn hạn và dài hạn để xác định chọn lựa hệ thống nào là phù hợp nhất. Tính
tốn ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thể
triển khai. Một bản kế hoạch về tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thơì đưa ra các
quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đã
vạch ra.
18


-


Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngồi nước triển
khai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất đối với doanh
nghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhà
cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét
mức độ đáp ứng từ hai bên.
• Chuẩn bị tinh thần thực hiện dự án cho đội ngũ nhân viên
Đây là bước rất quan trọng và không thể bỏ qua được. Khi trong ban quản lý dự án
hoặc cả trong đội ngũ nhân viên sẽ tham gia tiếp nhận dự án của doanh nghiệp còn có
những cá nhân chưa sẵn sàng cho cơng việc (ví dụ: ngại học hỏi, ngại thay đổi, ngại thực
hiện công việc trên máy do tuổi tác và trình độ, sợ bị ảnh hưởng về quyền lợi hoặc vai trị
của mình trong tình hình mới...) thì việc triển khai dự án chắc chắn sẽ gặp khó khăn.
Chuẩn bị sẵn sàng về mặt tinh thần cho đội ngũ nhân viên trước tiên là nhiệm vụ của ban
lãnh đạo công ty và sau đó là của ban quản lý dự án.
Thơng qua các cuộc họp phổ biến, quán triệt chủ trương, ý nghĩa của dự án... đội
ngũ nhân viên sẽ hiểu được chủ trương của lãnh đạo, những công việc sẽ phải làm và ý
nghĩa của những công việc này. Họ sẽ hiểu được viễn cảnh tương lai sau khi thực hiện dự
án và do đó sẽ có những động lực và hứng khởi để bắt tay vào công việc. Khi nhận thức
và tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên tốt thì dự án đã có được bước khởi sắc tốt và
đã có dấu hiệu của sự thành cơng.
• Chuẩn bị tập huấn cơ bản về tin học cho đội ngũ nhân viên
Ở một số doanh nghiệp, khi ban lãnh đạo quyết định triển khai ERP thì trình độ tin
học của đội ngũ nhân viên còn chưa đáp ứng yêu cầu nên cần có những đào tạo cơ bản.
Doanh nghiệp cần tổ chức các lớp tập huấn về tin học cơ bản sử dụng máy tính, sử dụng
các phần mềm văn phịng như Winword, Excel... Kết quả của các khố huấn luyện này là
đội ngũ nhân viên đã sẵn sàng cho việc tiếp nhận các thao tác sử dụng các phần hành
ERP khi triển khai dự án phần mềm.
• Chuẩn bị phần cứng, cơ sở hạ tầng công nghệ

Doanh nghiệp phải chuẩn bị mua sắm trang thiết bị phần cứng còn thiếu như máy
chủ, máy trạm, hệ thống mạng nội bộ, IP tĩnh... Thông thường, bộ phận tin học của doanh
nghiệp chịu trách nhiệm về việc trang bị phần cứng này.
19


• Chuẩn bị đội ngũ nhân sự triển khai dự án
Ban dự án triển khai phần mềm cần xác định rõ khối lượng công việc sẽ xảy ra đối với
đội ngũ nhân viên tiếp nhận phần mềm của doanh nghiệp để có kế hoạch bố trí thời gian
hợp lý và đồng thời phối hợp đồng bộ với các nhân viên cho các công việc cần triển khai
theo từng giai đoạn. Giai đoạn đầu khi xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm, các
nhân viên nắm chắc về nghiệp vụ và có quyền quyết định về các quy trình tác nghiệp và
về các quy trình quản lý của doanh nghiệp sẽ tham gia. Giai đoạn tiếp theo là việc chuẩn
bị các số liệu ban đầu sẽ do các nhân viên phụ trách phần hành tương ứng thực hiện, giai
đoạn học sử dụng chung phần mềm sẽ có tất cả các nhân viên tác nghiệp trên máy tính
tham gia và giai đoạn hướng dẫn sử dụng riêng cho từng phần hành sẽ do các nhân viên
thực hiện phần hành tương ứng tiếp nhận.
• Chuẩn bị các số liệu ban đầu
Các số liệu ban đầu là các số liệu phản ánh hệ thống thông tin của doanh nghiệp tại
thời điểm đưa phần mềm vào áp dụng bao gồm số liệu kế toán và các số liệu khai báo đầu
vào cho các modules ERP. Việc chuẩn bị số liệu ban đầu này sẽ tiêu tốn tương đối nhiều
thời gian của doanh nghiệp (có thể mất 1 đến 2 tuần hoặc hơn nữa).
• Nên triển khai ERP theo hình thức tập trung
Để triển khai một hệ thống ERP là sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp,
nhưng chỉ có một đối tác đáng tin cậy khơng có nghĩa là cơng ty có thể rút mình ra khỏi
sự chuyển động. Triển khai một hệ thống ERP không chỉ là về cài đặt phần mềm mới, đó
là cải tạo q trình hoạt động cốt lõi của mỗi khu chức năng.
Lập kế hoạch cho việc triển khai hệ thống ERP không chỉ là chọn một nhà cung
cấp và để cho họ làm tất cả mọi việc. Với một quá trình lập kế hoạch kỹ lưỡng, các doanh
nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro của họ, tránh những sai lầm phổ biến và gặt hái đầy đủ

các lợi ích tài chính và hoạt động mà hệ thống có thể mang lại.
2.3.
Đánh giá thực trạng hoạt động tại Việt Nam
2.3.1. Thuận lợi.
•

Chuẩn hóa quy trình làm việc

Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động của doanh
nghiệp. Bạn có biết, một cơng ty lớn ln mong muốn có một quy trình tiệm cận với sự
20


hồn chỉnh nhất, ít xảy ra sai sót trong các khâu, dữ liệu đồng bộ và chính xác, số liệu kế
tốn được chuẩn hóa…
•

Tiết kiệm chi phí

Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giảm thiểu chi
phí, thời gian triển khai. Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung trên một hệ thống giúp tiết
kiệm thời gian nhập liệu của người dùng, đồng thời cũng ít xảy ra sai sót do dữ liệu có
tính kế thừa và liên kết nhau, được kiểm soát chặt chẽ bởi những quy trình và thuật tốn
sẵn có tích hợp trong hệ thống ERP. Do dữ liệu được ghi nhận và cập nhật theo thời gian
thực nên ERP giải quyết rất tốt bài toán bảo mật, tập trung và độ chính xác kịp thời của
dữ liệu tại thời điểm xác định.
•

Tăng hiệu suất làm việc


ERP là một giải pháp cho phép doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh
hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn. Việc áp dụng phần mềm này sẽ giúp cho
doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên trong thời điểm doanh nghiệp khó
khăn và giúp cho doanh nghiệp có thể khơi phục lại hoạt động của doanh nghiệp.
•

Quản trị thơng tin hiệu quả

Giải pháp phần mềm ERP là một giải pháp phần mềm được ra đời giúp hỗ trợ cho
công tác quản trị của một tổ chức, một doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích
hợp mọi cơng việc, thơng tin của tất cả các phịng ban, mọi chức năng của tổ chức, của
cơng ty trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ dàng theo dõi. Từ đó, giúp cho nhà
quản lý quản trị thơng tin doanh nghiệp một cách hiệu quả.
2.3.2. Khó khăn.
•

Chi phí phần mềm

Chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả khi áp dụng giải pháp ERP có thể là một
thách thức đối với một số doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa phát triển hoặc hoạt động kinh
doanh không ổn định. Ngồi những chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm thì doanh
nghiệp cịn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước
21


chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm. Vì vậy tổng chi phí
bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rất cao. Còn đối với
những doanh nghiệp lớn hơn thì việc áp dụng phần mềm ERP khơng chính xác thì sẽ
khiến cho doanh nghiệp tổn thất khá lớn gây ngưng trệ, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Do đó, ERP có thể được coi là một giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược và có tầm

nhìn xa.
•

Doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP không thống nhất

Trong q trình triển khai giải pháp ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh
nghiệp cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thông báo chính xác
và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi nếu
như nhà cung cấp ERP khơng thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến việc
thiết kế cấu hình ERP khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp. Cũng có thể do nhà lãnh
đạo doanh nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ những “bí
quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra khơng đầy đủ thơng tin về mơ hình hoạt động của
doanh nghiệp. Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP khơng hồn chỉnh và tương
thích hồn tồn với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Sự khó khăn trong nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi
ERP là hệ thống hoạt động thống nhất giữa các bộ phận. Vì vậy, khi doanh nghiệp
mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời hơn trong thời đại 4.0 hay muốn thay
đổi dù chỉ một vài tính năng thì cũng cần tạm ngưng hoạt động của toàn bộ hệ thống và
đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.
• Phát sinh những rủi ro khi sử dụng ERP trong quá trình sản xuất kinh doanh
Việc quản lý dữ liệu trên một hệ thống ERP thống nhất sẽ rất hiệu quả khi mọi hoạt
động trơn tru và thuận lợi. Tuy nhiên, khi có vấn đề phát sinh trong một khâu bất kỳ, một
công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của tồn bộ quy trình phía sau.
Điều này sẽ dẫn đến tình trạng bị gián đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh và có thể
gây ra những tổn thất khơng mong muốn.
• Nhà tư vấn và đơn vị triển khai chưa đủ năng lực
Các đơn vị triển khai chưa đủ khả năng đánh giá, phân tích hết được những thách thức
mà doanh nghiệp bạn gặp phải một khi triển khai phần mềm ERP. Các doanh nghiệp
22



muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà bỏ qua việc tìm hiểu, đánh giá năng lực của
nhà cung cấp giải pháp. Chưa chuẩn bị đánh giá đúng mức về thời gian và nguồn lực khi
triển khai. Tùy vào khối lượng cơng việc ở từng bộ phận mà có kế hoạch cho thời gian
hồn thành, bố trí nguồn lực hợp lý khi triển khai, áp dụng ERP.
• Khơng chú trọng công tác đào tạo nhân viên.
Để đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ sang phần mềm mới, nhân viên tiếp xúc với cách
làm việc mới loại bỏ được cách làm việc truyền thống trước đó, đảm bảo cơng tác đào tạo
hiệu quả, doanh nghiệp cần có một lịch trình đào tạo phù hợp cho nhân viên từng phòng
ban, tránh đào tạo các vấn đề không liên quan đến công việc của họ, tránh ảnh hưởng đến
công việc hiện tại.
2.3.3. Kết quả đạt được và vấn đề tồn tại.
a. Kết quả đạt được:

• Năng suất lao động tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi
giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh
hơn, chính xác hơn.
• Doanh nghiệp có khả năng kiểm sốt tốt hơn các hạn mức về tồn kho, cơng nợ, chi
phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như
ngun vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
• Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng
chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đơng.
Khách hàng sẽ hài lịng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và
đúng hạn.
• Rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các chuẩn mực,
chế độ kế tốn và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp đối với một
công ty đại chúng.
b. Vấn đề tồn tại:
Theo điều tra của Viện tin học doanh nghiệp thuộc VCCI về tình hình ứng dụng
cơng nghệ thơng tin của các doanh nghiệp vừa và nhỏ được tiến hành đã cho thấy những

kết quả rất thất vọng khi hầu hết những kết quả tổng hợp được đều được dùng những từ
như: thấp, yếu, chưa sẵn sàng khi nói về mức độ sẵn sàng của các doanh nghiệp. Có 1613
doanh nghiệp nhỏ và vừa gồm nhiều loại hình sở hữu, nhiều ngành sản xuất, kinh doanh
ở 6 tỉnh, thành đã trả lời các phiếu khảo sát. Kết quả điều tra phần cứng cho thấy, độ nhiệt
23


tình sẵn sàng vào ứng dụng cơng nghệ thơng tin mà trước tiên là đầu tư thêm hoặc nâng
cấp trang thiết bị của các doanh nghiệp chỉ ở mức trung bình thấp. Kết quả tổng hợp được
cho thấy, có đến 81,87 % số doanh nghiệp chưa hoặc không sử dụng dịch vụ cơng nghệ
thơng tin. Trong đó, có tới 45,39 % khơng có nhu cầu nào về sử dụng dịch vụ công nghệ
thông tin, 36,43 % số doanh nghiệp được hỏi trả lời chung chung là sẽ sử dụng dịch vụ
công nghệ thông tin trong thời gian tới. Số doanh nghiệp thực sự đã sử dụng các dịch vụ
công nghệ thơng tin chỉ chiếm có 18,13 % tổng số doanh nghiệp trả lời khảo sát Đặc biệt,
có tới 40,67 % doanh nghiệp “chưa có thói quen sử dụng dịch vụ cơng nghệ thơng Lý do
được giải thích là vì chi phí tư vấn cao, quy mơ doanh nghiệp nhỏ, đầu tư ít nên khơng
cần tư vấn: chưa tìm được đơn vị phù hợp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam hiện
cịn thiếu rất nhiều thứ, từ tài chính, kỹ thuật đến con người. Chính những điều này đã
khiến họ không quyết tâm đầu tư cho công nghệ thông tin mặc dù đã có rất nhiều doanh
nghiệp biết lợi ích mà nó mang lại. Theo thống kê thì có tới 70 % chi phí liên quan đến
cơng nghệ thơng tin tại doanh nghiệp là dành cho bảo dưỡng máy tính, chính vì thế doanh
nghiệp cịn lại rất ít chi phí cho việc đầu tư phát triển hệ thống công nghệ thông tin một
cách bài bản và chuyên nghiệp. Điều này lý giải tại sao việc ứng dụng công nghệ thông
tin tại các doanh nghiệp còn rất yếu tin".
Lý do được giải thích là vì chi phí tư vấn cao, quy mơ doanh nghiệp nhỏ, đầu tư ít
nên khơng cần tư vấn: chưa tìm được đơn vị phù hợp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt
Nam hiện còn thiếu rất nhiều thứ, từ tài chính, kỹ thuật đến con người. Chính những điều
này đã khiến họ không quyết tâm đầu tư cho cơng nghệ thơng tin mặc dù đã có rất nhiều
doanh nghiệp biết lợi ích mà nó mang lại. Theo thống kê thì có tới 70 % chi phí liên quan
đến công nghệ thông tin tại doanh nghiệp là dành cho bảo dưỡng máy tính, chính vì thế

doanh nghiệp cịn lại rất ít chi phí cho việc đầu tư phát triển hệ thống công nghệ thông tin
một cách bài bản và chuyên nghiệp. Điều này lý giải tại sao việc ứng dụng cơng nghệ
thơng tin tại các doanh nghiệp cịn rất yếu.
Ngồi vấn đề liên quan đến tài chính, ngun nhân quan trọng nhất, theo các
chuyên gia, chính là người đứng đầu doanh nghiệp. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa
và nhỏ thường xuất phát từ mơ hình kinh doanh nhỏ lẻ theo cách kinh doanh truyền
thống, chính vì thế rất ít lãnh đạo doanh nghiệp có được tầm nhìn xa trong việc đầu tư
cơng nghệ thơng tin nói chung và ứng dụng ERP nói riêng để hỗ trợ cho hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp vẫn tổ chức theo cách truyền thống với
nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phịng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác
nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách
24


thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu khơng đồng bộ, có thể bị thất
thốt và khó kiểm sốt về độ tin cậy của các thơng tin, dẫn đến nhiều thơng tin có thể bị
sai lệch thậm chí mâu thuẫn lẫn nhau. Thêm vào đó, đa số các doanh nghiệp Việt Nam
hiện nay quen với cách quản lý thủ cơng theo các quy trình cục bộ chủ yếu là theo tư duy
của từng người quản trị, vẫn chưa quen với các quy trình chuẩn nhất.
2.4.

Đề xuất biện pháp để triển khai, duy trì hệ thống.

Để có thể nâng cao hiệu quả quản trị kinh doanh, doanh nghiệp cần chủ động đi tắt
đón đầu áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến, ứng dụng hệ thống thông tin, thương
mại điện tử cho các hoạt động nghiệp vụ của mình. Việc ứng dụng một hệ thống thông tin
hỗ trợ hiệu quả các hoạt động giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, nâng cao năng
suất lao động và tạo cơ hội mở rộng phát triển kinh doanh. Một số giải pháp triển khai
ERP nhằm nâng cao hiệu quả quản trị kinh doanh tại các doanh nghiệp Việt Nam trong
bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới hiện nay:

Một là, khảo sát hiện trạng và xu hướng tương lai: Cách thức khảo sát tốt nhất
nên bắt đầu từ chiến lược phát triển doanh nghiệp cùng các yêu cầu vĩ mơ. Sau đó cần
khảo sát hệ thống phần cứng và hạ tầng CNTT có đáp ứng được khi triển khai ERP hay
khơng.
Ngồi ra cũng cần khảo sát theo yêu cầu phát triển của doanh nghiệp để đánh giá
được chính xác hơn
Kết quả của giai đoạn khảo sát là đưa ra được báo cáo hiện trạng doanh nghiệp,
trong đó sẽ bao gồm phần kỹ thuật và phần nghiệp vụ chức năng. Đây sẽ là tiền đề để
doanh nghiệp đưa ra các yêu cầu cho giải pháp ERP.
Hai là, xây dựng tiêu chí nghiệp vụ, kỹ thuật, kinh phí rõ ràng: Đây là phần quan
trọng doanh nghiệp sẽ xác định được rất sát thực xem hệ thống ERP có thể giải quyết
được các bài tốn mà mình đặt ra hay không. Phần hạ tầng CNTT thường được yêu cầu
cụ thể và rõ ràng, trong đó bao gồm hiệu năng hệ thống cho hiện tại và tương lai, giải
pháp, số lượng thiết bị, chủng loại, xuất xứ, các chi phí kèm theo như bản quyền phần
mềm, bảo mật, cơ sở dữ liệu khác…
Điều quan trọng nhất của phương án tài chính là lịch trình thanh tốn hợp lý. Nó sẽ
giải quyết được bài tốn dịng tiền của doanh nghiệp trong việc quản lý chi tiêu cho việc
mua hệ thống ERP

25