LờI Mở ĐầU
Thế giới bước vào thế kỷ XXI với những tiến bộ vượt bậc trong Công
nghệ thông tin cùng với những ứng dụng trong mọi ngành, mọi lĩnh vực. Phát
triển Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đang là một trong những nhiệm
vụ hàng đầu đối với tất cả các quốc gia nếu không muốn bị tụt hậu. Việt Nam
chúng ta cũng khơng nằm ngồi quỹ đạo đó, CNTT đã ngày càng được chú
trọng hơn và cùng với nó là hàng loạt các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đi
sâu nghiên cứu, xây dựng một số lĩnh vực nào đó, phát triển cơng nghệ thơng
tin cho đất nước. Cơng ty cổ phần dich vụ cung ứng nhân lực phần mềm toàn
cầu là một trong những tổ chức ấy.
Là một cơng ty hoạt động chính trong lĩnh vực phần mềm và cung ứng
nhân lực phần mềm toàn cầu nên hiện nay cùng với xu hướng tin học hóa
trong các khâu của quá trình phát triển nền kinh tế mà số lượng khách hàng
cùng với những hợp đồng, dự án được kí kết ngày càng nhiều. Việc quản lý
các thơng tin liên quan đến những hợp đồng đã được kí kết như thông tin về
khách hàng, về tiến độ thực hiện, các báo cáo… có một ý nghĩa lớn trong
phương hướng phát triển của công ty trong tương lai. Nhận thức được điều
này trong thời gian thực tập tại công ty em quyết định lựa chọn đề tài: “ Xây
dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phần mềm tại Công ty cổ phần
dịch cung ứng nhân lực phần mềm tồn cầu” để hồn thành chun đề thực
tập của mình.
Với đề tài này, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới KS. Hồ Bích
Hà giảng viên khoa Tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân - Hà
Nội, giám đốc Nguyễn Đức Thành, Phó giám đốc Lê Xuân Hòa chịu trách
nhiệm bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm của cơng ty đã tận tình
giúp đỡ cho em trong q trình hồn thành chun đề ny.

Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tế 44B

Phần nội dung chính của đề tài bao gồm:
Chương I: Tổng quan về cơ quan thực tập và đề tài nghiên
cứu.
Chương II: Cơ sở phương pháp luận trong phân tích thiết kế
hệ thống thơng tin quản lý.
Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
hợp đồng phần mềm.
Ngồi ra cịn có phần kết luận, danh mục các ti liu tham kho
v phn ph lc.

Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tÕ 44B


Chương I
Tổng quan về cơ quan thực tập và đề tài
nghiên cứu

I.

Tổng quan về công ty cổ phần dịch vụ cung ứng nhân lực
phần mềm tồn cầu.

1.

Giới thiệu về cơng ty:

Công ty cổ phần dịch vụ cung ứng nhân lực phần mềm tồn cầu
(OFFSHORE OUTSOURCED SERVICES-OSS) là một Cơng ty cổ phần mới
thành lập được gần ba năm có nguồn vốn đầu tư 100% của Mỹ, có địa chỉ tại

A2007/A2404-M3M4 Nguyễn Chí Thanh, hoạt động trong lĩnh vực phần
mềm và cung ứng nhân lực phần mềm, cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế và
phát triển phần mềm ứng dụng có chất luợng cao cho cả khách hàng trong và
ngồi nước.
OSS đang cố gắng xây dựng tiếng tăm cho mình trong lĩnh vực cung
cấp các dịch vụ phần mềm cho các công ty, tổ chức hàng đầu trong nước
cũng như trên thế giới. Với phương châm dịch vụ “khách hàng hồn tồn
hài lịng” OSS đang được khách hàng trong và ngồi nước tín nhiệm trong
việc cung cấp và phát triển các giải pháp kỹ thuật phần mềm chất lượng cao,
chi phí thấp, ít rủi ro…
Phương hướng hoạt động chính của công ty hiện tại vẫn là xây dựng,
cung cấp giải pháp, tư vấn dịch vụ các phần mềm ứng dụng cho các cơng ty
trên tồn cầu. Trong đó đặt trọng tâm vào việc xây dựng, phát triển các sản
phẩm phần mềm chất lượng cao và thu hút thêm nhiều khách hàng. Ngồi ra,
OSS cịn tạo ra mơi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm hỗ trợ các nhân
viên có thể phát triển và phát huy hết năng lực vốn có của mình.
Với phương hướng phát triển đúng đắn và kinh nghiệm rộng rãi trên
nhiều lĩnh vực công ty đưa ra mục tiờu s cú nhng sn phm t cht lng
Đàm Khánh ThuËn
Tin häc kinh tÕ 44B


chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Với mục tiêu đó,
trong tương lai OSS sẽ có những đổi mới bằng việc sử dụng nhiều công nghệ
hiện đại để có thể đưa ra thị trường những sản phẩm tốt hơn các công ty cạnh
tranh khác và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng ngày càng có hiệu quả
cao. Cơng ty sẽ đầu tư tổ chức những khố huấn luyện nhằm nâng cao trình
độ nghiệp vụ và phát huy hết những năng lực vốn có của các nhân viên, huấn
luyện các nhân viên của mình trở thành những cá nhân có năng lực làm việc
trong một mơi trường độc lập hay theo từng nhóm, được trang bị tốt về kiến

thức và kinh nghiệm để có thể làm việc hiệu quả trên phạm vi rộng thuộc
nhiều lĩnh vực. Ngồi ra, cơng ty cũng sẽ chú trọng nguồn nhân lực bên ngồi
bằng việc sẽ có những chính sách hợp lý để thu hút những nguời thật sự giỏi,
đáp ứng nhu cầu phát triển, mở rộng của công ty.
Là một công ty phần mềm nên khách hàng của công ty rất đa dạng bao
gồm cả trong và ngoài nước. Trong nước hiện nay có một số khách hàng lớn
là Vinaphone, Bảo hiểm bưu điện,… ngồi ra là các cơng ty tư nhân, cơng ty
tài chính và một số doanh nghiệp. Đối tác nước ngồi chủ yếu của cơng ty là
của Mỹ và Anh, như: Daybreak Direct (USA), PromoSoft (USA), Seeplain
(Anh)…
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay nh sau:

Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tế 44B


Giám đốc

Phó giám đốc

Phó giám đốc

Phịng
Phịng
Phịng
nhân
Phịng kinh
Phịng
viết tà i
phân

doanh và
lập
sự và
liệu
tích
phát triển
trình
tà i
hướng
thiết
kế
chính
sản phẩm
dẫn sử
dụng.
Nâng cấp
bảo
Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức trên thì hiện nay tạivà
cơng
ty có sự phân chia
trì

thành các phịng ban rõ ràng. Giám đốc của cơng ty là: Nguyễn Đức Thành,
hai Phó giám đốc là: Trần Cơng Chính và Lê Xn Hồ. Tất cả các bộ phận

mà cụ thể là các phịng đều có một người đứng đầu dưới sự quản lý, giám sát
trực tiếp của hai phó giám đốc và giám đốc.
Mỗi một phịng ban sẽ tương ứng với những nhiệm vụ nhất định. Cụ
thể như sau:
 Phòng kinh doanh và phát triển phần mềm:

 Nghiên cứu thị trường: Bao gồm cả trong và ngoài nước,
tìm hiểu về khách hàng, phát triển kinh doanh.
 Phát triển ứng dụng: Có nhiệm vụ hỗ trợ một cách đầy đủ
cho tồn bộ chu trình phát triển phần mềm: từ công việc thu
thập yêu cầu, làm rõ các yêu cầu và sau đó đưa ra những giải
pháp thích hợp cho khỏch hng.
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tế 44B


 Quản trị chất lượng sản phẩm: Nhiệm vụ chính là cung cấp
cho khách hàng những phần mềm đã hoàn thiện, đảm bảo
chất lượng theo đúng yêu cầu và chịu trách nhiệm về những
phần mềm đó.
Quan trọng nhất của bộ phận này là gặp gỡ, tìm hiểu được yêu cầu của
khách hàng. Sau khi đưa ra các giải pháp và hai bên thỏa thuận được các điều
kiện thì cơng đoạn cuối là tiến đến ký kết hợp đồng. Yêu cầu lớn của nhân
viên của bộ phận này là khả năng giao tiếp bằng Tiếng anh tốt, thành thạo vi
tính, Internet, có trình độ chun mơn, nhanh, nhạy và những kiến thức tổng
hợp về nhiều lĩnh vực trong hoạt động kinh tế - xã hội.
 Phịng nhân sự và tài chính: Có nhiệm vụ quản lý các thơng tin,
các hoạt động của các nhân viên, bao gồm: thông tin cá nhân, tiền
lương, tiền trợ cấp, huấn luyện nghiệp vụ và phát triển năng lực.
Ngồi ra cịn có nhiệm vụ quản lý nguồn tài chính của cơng ty, các
khoản tiền thu được từ khách hàng và các khoản chi phí sử dụng
trong các hoạt động của cơng ty.
 Phịng viết tài liệu hướng dẫn sử dụng. Nâng cấp và bảo trì có
nhiệm vụ chủ yếu là:
 Dịch vụ tư vấn: cung cấp dịch vụ, viết tài liệu huấn luyện sử
dụng và tư vấn cho các khách hàng tuỳ theo nhu cầu.

 Nâng cấp ứng dụng: Có nhiệm vụ hỗ trợ phát triển chuyển
đổi một ứng dụng đã hoàn chỉnh từ nền hệ thống cũ sang nền
hệ thống mới và sử dụng công nghệ.
 Bảo trì ứng dụng: mục tiêu là cung cấp cho khách hàng cơng
việc bảo trì từng các chức năng của sản phẩm hoặc tồn bộ
sản phẩm.
 Phịng phân tích thiết kế: Bộ phận này sẽ xem xét phân tích, thiết
kế hệ thống dựa trên những điều kiện đã được thống nhất trong hợp
đồng. Bao gồm xây dựng đặc tả yờu cu phn mm, thit k kin
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tÕ 44B


trúc hệ thống (mà bản chất là chuyển bài toán từ P -> S, tức từ vấn
đề thực tế đến giải pháp phần mềm), thiết kế kỹ thuật (gồm thiết kế
kỹ thuật, thiết kế chương trình, giao diện).
Hiện nay bộ phận này chỉ có một phịng duy nhất. Sử dụng hầu hết các
phần mềm đồ họa và thiết kế Web hiện nay: Photoshop, CorelDraw, Flash,
Dreamweaver…
 Phịng lập trình: Đây là bộ phận quan trọng của cơng ty, các lập
trình viên ở đây đều có khả năng lập trình rất cao. Tại cơng ty
thường được lập trình theo các bản vẽ thiết kế đã có dựa trên lập
trình thư viện và những Modul chương trình. Sau đó là tiến hành
tích hợp phần mềm.
Ngơn ngữ lập trình chính mà cơng ty hiện sử dụng phần lớn đều hỗ trợ
cho lập trình hướng đối tượng, lập trình thư viện, theo modul là DOS.NET:
C#, Delphi, Visual C++ (là ngôn ngữ được dùng chủ yếu), C#.NET, SQL
Server, ASP.NET nên hiện nay bộ phận lập trình có ba phịng lập trình riêng
biệt. Một phịng là của C#, C#.NET và SQL Server, hai phòng kia lần lượt là
Visual C++ và ASP.NET, Delphi. Tuỳ theo từng sản phẩm phần mềm mà

ngôn ngữ nào sẽ được sử dụng chủ yếu, tuy nhiên chúng đều được sử dụng ít
nhiều trong hều hết các phần mềm.
Tuy từng bộ phận có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhau như
vậy nhưng luôn có sự trao đổi thơng tin qua lại giữa tồn bộ nhân viên trong
công ty nhờ những công nghệ rất hiện đại ngày nay bao gồm:
 Sử dụng đường truyền tốc độ cao:
 Sử dụng đường truyền ADSL có tốc độ truyền tải dữ liệu cao.
Có thể liên kết mạng lưới khách hàng từ xa.
 Hệ thống thông tin viễn thông tốc đọ cao, thuận tiện liên hệ
với khách hàng quốc tế.
 Sử dụng Internet và giao dịch với khách hng trờn ton cu
trc tuyn.
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tế 44B


 Sử dụng kết nối an toàn:
 Sử dụng hệ thống mạng riêng ảo được mã hóa kết nối với cơ
sở chính ở Mỹ.
 Sử dụng hệ thống tường lửa và các công cụ quản trị mạng để
phát hiện và ngăn chặn sự xâm nhập trái phép.
 Các công cụ thời gian thực: Voice - Over – IP, Skybet.
2.

Nghiệp vụ quản lý hợp đồng phần mềm tại công ty:

Hàng ngày, bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm trực tiếp nhận
các đơn đặt làm sản phẩm của khách hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp đến
tại công ty. Nguồn khách hàng này cũng có thể do cơng ty tự tìm hiểu. Sau
khi gặp gỡ khách hàng, tìm hiểu yêu cầu của họ và những vấn đề có liên quan

đến tài chính, thời gian… thì một bộ phận nhân viên của phòng sẽ thực hiện
xử lý đơn đặt sản phẩm và trả lời khách hàng sau khi đã xử lý xong đơn đặt
hàng trong khoảng thời gian ngắn nhất. Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận
tồn bộ thơng tin về khách cũng như yêu cầu về sản phẩm sẽ được chuyển
cho bộ phận phân tích thiết kế và phịng lập trình. Tại hai phịng này sẽ triển
khai ban đầu và chuyển cho khách hàng một bản demo thử. Sau khi đưa cho
khách hàng bản demo thử này, bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm
nhận được các yêu cầu chỉnh sửa chương trình từ khách hàng nếu có. Từ
những thơng tin nhận được, chương trình (sản phẩm) sẽ được đi vào xây dựng
chính thức và đồng thời với nó là một hợp đồng phần mềm sẽ được ký kết
giữa khách hàng và bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm của cơng ty.
Sau khi sản phẩm (chương trình) đã hoàn chỉnh, sản phẩm được đưa tới khách
hàng cùng với những tài liệu hướng dẫn sử dụng. Quá trình sẽ được chuyển
qua giai đoạn nâng cấp bảo trì. Những thông tin về khách hàng và sản phẩm
tiếp tục được chuyển đến cho bộ phận này.
Sau một thời gian chạy thử nếu khơng có vấn đề phát sinh như trong
hợp đồng đã ký kết thì hai bên sẽ tiến hành thanh toỏn, thanh lý hp ng.
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tÕ 44B


Hợp đồng phần mềm có hai bản, một bản cho khách hàng, một bản cho
người quản lý bộ phận kinh doanh và phát triển phần mềm giữ. Sau khi các
hợp đồng đã được ký kết thì tất cả các hoạt động tiếp theo đều được theo dõi
và ln có sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Trong mỗi hợp đồng bao
gồm các thông tin như: ngày ký kết, ngày kết thúc, thời gian bảo hành,
phương thức thanh toán, yêu cầu đối với sản phẩm, đại diện của hai bên,
ngồi ra cịn có thêm một số thơng tin về khách hàng và công ty…. Như vậy
sau khi một hợp đồng (dự án) được ký kết thì tất cả các bộ phận của cơng ty
đều có nhiệm vụ thực hiện nó và bộ phận kinh doanh sẽ theo dõi tiến độ thực

hiện trong suốt quá trình hợp đồng tồn tại.
II.

Sự cần thiết của đề tài.

1.

Bối cảnh hiện tại:

Vào thời gian gần đây, sự cạnh tranh giữa các công ty phát triển phần
mềm ngày càng lớn, công ty OSS nhận thấy cần phải có kế hoạch chiến lược.
Với mục tiêu tận dụng những cơng nghệ hiện đại để có thể tiếp tục phát triển
sản xuất và thu hút thêm khách hàng trong và ngồi nước, vừa qua ban giám
đốc cơng ty đã thông qua một kế hoạch chiến lược với mục tiêu hiện đại hóa
cơng ty. Kế hoạch này bao gồm một số giai đoạn, trong đó có việc tái sử dụng
và cải tiến các hệ thống hiện có liên quan đến nhân sự: thông tin cá nhân, thời
gian, lương bổng, năng lực…và đặc biệt là xây dựng và phát triển cơng cụ hệ
thống quản trị dự án. Đó là một hệ thống lưu trữ, quản lý thông tin về khách
hàng, về hợp đồng phần mềm, nhân sự, rồi kế hoạch của cơng ty, làm cơ sở
cho việc tự động tích hợp dữ liệu, giải pháp hệ thống tập trung dữ liệu cho
tồn bộ các bộ phận trong cơng ty.
Như vậy, hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phần mềm chỉ là một
phần nhỏ trong chiến luợc phát triển của công ty. Xuất phát từ thực tế của
nghiệp vụ quản lý hợp đồng phần mềm đã nói ở trên thì hin ti vn cũn
nhng bt cp sau:

Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tÕ 44B



 Hầu hết dữ liệu còn được lưu trữ trên giấy tờ, và xử lý phần lớn
bằng sức người. Thói quen hiện tại này còn đang tồn tại trên phạm
vi rộng. Các nhân viên làm công việc lưu trữ thường phải lưu các
thông tin bằng tay trên giấy hay bằng trí nhớ, do đó các thơng tin
này có thể bị sai lệch.
 Trong việc thực hiện các báo cáo thì mất thời gian vì có nhiều khó
khăn trong việc thu thập các thơng tin cần thiết. Ví dụ như khi giám
đốc yêu cầu một báo cáo danh sách các khách hàng hiện tại thì
người thư ký phải đến phịng kinh doanh lấy thơng tin, sau đó đánh
máy thành văn bản trình lên. Như vậy rất mất thời gian để có một
báo cáo.
 Hiện tại ở cơng ty chỉ có phần mềm nhỏ quản lý về nhân sự, chưa có
phần mềm quản lý về hợp đồng phần mềm. Nếu tiếp tục quản lý một
cách thủ cơng thì sẽ tốn chi phí và không mang lại hiệu quả như
mong muốn.
Để khắc phục những hạn chế trên em quyết định lựa chọn đề tài: “ Xây
dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phần mềm tại công ty” với ý
tưởng xây dựng một chương trình với quy mơ nhỏ chun quản lý hợp đồng
phần mềm thuần tuý.

2.

Mục đích của đề tài:

Là xây dựng một chương trình cho phép thực hiện và quản lý một chu
trình khép kín từ khi ký kết đến kết thúc một hợp đồng phần mềm, các thông
tin khách hàng, số nhân viên tham gia; theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện,
và lên các báo cáo chi tiết và tổng hợp.
Đầu vào của bài tốn : Đó là tất cả các dữ liệu liên quan đến sản phẩm
và cỏc thụng tin v khỏch hng.


Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tÕ 44B


Đầu ra của bài toán : Sau khi đã xử lý các đầu vào nói trên sẽ cho phép
người dùng cập nhật thơng tin bất cứ lúc nào muốn, ngồi ra cần in được một
số báo cáo như : báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo về số nhân viên tham gia
xây dựng sản phẩm, báo cáo doanh thu theo các hợp đồng và các báo cáo tổng
hợp khác phục vụ cho nhu cầu quản lý.
Để thực hiện được việc trợ giúp bộ phận quản lý hợp đồng thì phần
mềm phải có được một số chức năng cơ bản sau:
 Chức năng quản lý người dùng
 Chức năng lưu giữ thông tin
 Chức năng quản lý hợp đồng
 Chức năng tìm kiếm
 Chức năng báo cáo
 Chức năng in ấn
 Chức năng trợ giúp
Ngồi ra cịn có thêm một số yêu cầu là:
 Tính ổn định của phần mềm: Phần mềm luôn hoạt động được khi
khởi động máy. Nhưng chỉ cần làm việc được khi người dùng đăng
nhập thành cơng.
 Tính dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, các thao tác dơn giản.
 Hiệu suất sử dụng: Có khả năng lưu trữ, xử lý số lượng tương đối
các thông tin nhưng trong thời gian ngắn nhất.
 Tính bảo trì dễ dàng: Tất cả các qui trình làm phần mềm phải có
tính mở, tạo điều kiện thuận lợi cho viẹc bo trỡ v cú th m rng
sau ny.


Đàm Khánh Thuận
Tin häc kinh tÕ 44B


 Tính trợ giúp: Tạo cho việc sử dụng phần mềm dễ dàng hơn. Tài
liệu hướng dẫn sử dụng roc ràng, cả cách cài đặt.
3.

Đánh giá về mặt khả thi :

Với hệ thống này các nhân viên của công ty có thể truy xuất hay trích
dẫn các dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Thêm vào đó, việc dữ
liệu tập trung sẽ làm gia tăng sự trao đổi sữ liệu giữa các bộ phận kinh doanh
và các bộ phận khác. Nó sẽ cung cấp các tài liệu liên quan về hợp đồng dùng
vào việc hướng dẫn, phân tích thiết kế,…cần thiết cho việc hồn tất dự án.
4.

Giải pháp phần mềm:

Hiện nay có rất nhiều ngơn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xây
dựng các chương trình phần mềm phục vụ cho cơng tác quản lý cũng như một
số lĩnh vực khác. Do vậy việc lựa chọn ngơn ngữ viết chương trình nhằm giải
quyết bài tồn đặt ra là quan trọng. Mỗi bài toán đặt ra điều có những cách
giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài tốn và sự lựa chọn của người
thực hiện bài tốn đó. Mỗi ngơn ngữ đều có những điểm mạnh và điểm yếu
của nó, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầu của bài
toán đề ra.
Dựa trên các yêu cầu của bài toán và q trình phân tích thiết kế
chương trình thì phải tìm ra được một giải pháp phần mềm tối ưu. Tức là phải
thơng tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân

thiện với người sử dụng. Trên cơ sở phân tích bài tốn, tìm hiểu các ngơn ngữ
và q trình học tập tại trường, em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft
Foxpro 7.0 để xây dựng chương trình.
Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ nổi tiếng
với khả năng đơn giản hố thủ tục thiết kế trình quản lý dữ liệu. Microsoft
ViSual Foxpro 7.0 giúp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp
dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nú cho phộp
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tế 44B


nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vắn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ
thiết kế giao diện đồ hoạ. Ngồi ra Microsoft ViSual Foxpro 7.0 cịn cho phép
thiết kế thích hợp, cung cấp các cơng cụ lập trình hướng đối tượng cực kỳ
mạnh mẽ, khả năng máy khách/ máy chủ, hỗ trợ OLE và Active X. Nói tóm
lại Microsoft ViSual Foxpro 7.0 là công cụ quản lý dữ liệu tương tác cực kỳ
mạnh mẽ và đang được sử dụng rộng rãi như là một công cụ mạnh của các
nhà lập trình ứng dụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý
doanh nghiệp, các chương trình kế tốn ...
ChươngII
Cơ sở phương pháp luận trong phân tích
và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý.

I.

Phân tích hệ thống thông tin quản lý :

Để xây dựng một hệ thống phần mềm thì phải giải quyết ba vấn đề
chính sau:
 Dữ liệu, lớp các đối tượng và cấu trúc của chúng.

 Những hành vi thể hiện các chức năng cục bộ, những quá
trình trong hệ thống.
 Điều khiển hành vi tổng thể của hệ thống.
Trong thực tế, cấu trúc dữ liệu và yêu cầu về hành vi của hệ thống
thường xuyên thay đổi. Do vậy phải phân tích kỹ bài tốn, lựa chọn phương
pháp phát triển hệ thống thích hợp để cho hệ thống có tính chất mở, dễ thích
nghi giúp cho cơng việc bảo trì hệ thống đỡ tốn kém.
Nhiệm vụ của phân tích hệ thống là phải trả lời cho câu hỏi

“ Hệ

thống làm cái gì?” và “Tại sao?”. Để xác định được bài toán và trả lời được
những câu hỏi nêu trên thì người phân tích cần phi phỏt hin, tỡm hiu k
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tÕ 44B


những hệ thống đã có hoặc đang hoạt động trong thực tế. Có thể đó chưa phải
là hệ thống tin học hóa. Đồng thời người phân tích hệ thống cũng phải có kiến
thức bao quát, có kinh nghiệm trong quá trình phân tích nhiều hệ thống ứng
dụng khác nhau, đồng thời phải có khả năng giao tiếp, trao đổi và hiểu được
những người đầu tư, thiết kế và những người sử dụng hệ thống.
Trên cơ sở những nghiên cứu những hệ thống cũ, xác định rõ yêu cầu
của người sử dụng để quyết định xem hệ thống cần xây dựng sẽ làm cái gì và
hoạt động như thế nào. Quá trình đó được mơt tả như hình sau:

Quyết định
hệ thống
mới là m cái
gì?


Tìm
hiểu hệ
thống cũ

Yêu cầu
của người
sử dụng
Phát hiện
những hệ
thống cũ

Xác địmh rõ
hệ thống cần
phát triển

Các bước cần thực hiện trong phân tích hệ thống bao gồm:
1. Tìm hiểu kỹ bài tốn:
Nhiệm vụ đầu tiên của q trình phân tích là phải tìm hiểu kỹ bài tốn
ứng dụng. Điều này địi hỏi phải có gặp gỡ trao đổi giữa người phân tích với
những người sử dụng để hiểu rõ về chc nng, nhim v ca h thng cn
Đàm Khánh Thuận
Tin häc kinh tÕ 44B


phát triển. Dựa vào những kinh nghiệm, kết quả phân tích những hệ thống cũ,
cơng việc hàng ngày mà phải xác định chính xác bài tốn. Trên cơ sở đó làm
rõ hơn những yêu cầu bài toán và định nghĩa lại theo quan điểm của các kỹ sư
phần mềm. Các khẳng định về bài toán phải rõ ràng, mạch lạc về văn phạm.
Điều này giúp các kỹ sư phần mềm có điều kiện tập trung nhiều hơn vào việc

xây dựng lời giải cho bài toán. Dựa trên những khẳng định của bài toán để
đánh giá các yêu cầu.
2.

Đánh giá yêu cầu:

Một dự án phát triển hệ thống thông tin không tự động tiến hành ngay
sau khi có bản yêu cầu. Vì một dự án địi hỏi đầu tư khơng chỉ về tiền bạc,
thời gian và cả nguồn nhân lực, do đó quyết định vấn đề này phải được thực
hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi.
Sự phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi còn
được đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội.
Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh, không địi hỏi chi phí
lớn, nó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu
đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả một dự án phát
triển hệ thống. Các công đoạn chủ yếu của giai đoạn này bao gồm:
 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
 Làm rõ yêu cầu.
 Đánh giá khả năng thực thi.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá u cầu.

3.

Phân tích chi tiết:

 Mục đích:
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về
yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề
của hệ thống thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực
của những vấn đề đó, xác định những địi hỏi và những ràng buc ỏp t i

Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tế 44B


với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được.
Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành
hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân
tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
 Nghiên cứu mơi trường của hệ thống đang tồn tại.
 Nghiên cứu hệ thống thông tin thống thực tại.
 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu giải pháp.
 Đánh giá lại tính khả thi.
 Thay đổi đề xuất của dự án.
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
 Thu thập thơng tin:
Là cơng việc mà phân tích viên thực hiện nhằm có được các thơng tin
về hệ thống nhằm phục vụ cho q trình phân tích thiết kế và đánh giá hệ
thống. Thông thường người ta sử dụng bốn phương pháp sau để thu thập
thông tin:
+ Phỏng vấn
+ Nghiên cứu tài liệu
+ Sử dụng phiếu điều tra
+ Quan sát
Trong đó hai phương pháp hay sử dụng là phỏng vấn và nghiên cứu rài
liệu.
 Mã hóa thơng tin:
Khi xây dựng hệ thống thì việc mã hóa dữ liệu là rất cần thiết, nó giúp
cho việc nhận diện các đối tượng khơng bị nhầm lẫn, mơ tả nhanh chóng các
đối tượng, nhận diện các nhóm đối tượng nhanh hơn. Các phương pháp mã

hóa thơng tin bao gồm: phương pháp mã hóa phân cấp, phương pháp mã hóa
gợi nhớ, phương pháp liên tiếp, phng phỏp ghộp ni, phng phỏp theo
xeri.
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tÕ 44B


 Mơ hình hóa hệ thống thơng tin:
Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thơng tin đang tồn tại cũng
như hệ thống thông tin trong tương lai người ta tiến hành mơ hình hóa hệ
thống thơng tin. Hiện nay có một số cơng cụ tương đối chuẩn cho việc mô tả
hệ thống thông tin:
Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram): dùng để
mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là di chuyển
của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các
sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Các xử lý :

Thủ công

Giao tác người - máy

Tin học hố hồn tồn

- Kho dữ liệu :

Th cụng

Tin hc hoỏ


- Dũng thụng tin :

Ti liu
Đàm Khánh ThuËn
Tin häc kinh tÕ 44B


- Điều khiển :

Sơ đồ phân rã chức năng (BFD):
Sơ đồ này được dựa trên kết quả của việc tổng hợp và phân tích
nghiệp vụ hoạt động cần quản lý. Có thể hiểu nó là những chứuc
năng cần có của chương trình.
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mơ tả cũng chính hệ thống thông
tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên
sơ đồ luồng dữ liệu gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu
trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng khơng thể quan tâm tới nơi,
thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ
liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thơng tin làm gì và để làm gì.
Một mơ hình phân tích cho một hệ thống thơng tin thực sự
được tạo từ nhiều sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Với một hệ thống
lớn, DFD được xây dựng từ nhiều cấu trúc hình cây. Trong cùng
một mức DFD, số tiến trình thường từ 5 đến 7. Trong một DFD,
nếu số tiến trình chỉ từ 5 đến 7 thì sẽ dễ hiểu hơn, cịn nếu q
con số này thì sự dễ hiểu sẽ giảm xuống, đồng thời số lỗi tăng
lên đáng kể.
 Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
Có 4 ký pháp cơ bản : Thực thể, tin trỡnh, kho d liu v

dũng d liu.
Đàm Khánh Thuận
Tin häc kinh tÕ 44B


Tên người/ bộ phận
phát/ nhận tin

Tên dịng dữ liệu

Tên tiến
trình xử lý

Tệp dữ liệu

Nguồn hoặc
đích
Dịng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

Trong đó:
- Dịng dữ liệu (Data flow): Đó là một chỉ dẫn luồng thông
tin trong hệ thống được biểu diễn bằng một hình mũi tên. Một
tên định danh sẽ được cho vào để thể hiện nội dung của thơng
tin.
Dịng dữ liệu mô tả luồng dữ liệu giữa hai tiến trình xử lý,
kho dữ liệu và nguồn hoặc đích đến của thông tin. Trong sơ đồ,

luồng dữ liệu đi vào tiến trình và dịng ra sẽ đi tới một đối
tượng của tiến trình.
- Tiến trình (Process) chỉ ra tiến trình xử lý hoặc chuyển
đổi dữ liệu. Dữ liệu ra có c t d liu vo thụng qua mt
Đàm Khánh Thuận
Tin häc kinh tÕ 44B


vài tiến trình xử lý hoặc chuyển đổi. Nhìn chung, các tiến trình
xử lý địi hỏi được diễn đạt bằng các động từ.
Thuật ngữ "chức năng" hoặc "tiến trình" thường được sử
dụng nhiều. Một mơ hình chung là: một tiến trình lấy dữ liệu,
tiến hành một vài xử lý và cung cấp dữ liệu ra. Do đó, một tiến
trình cần ít nhất một dịng dữ liệu vào và có ít nhất một dòng
dữ liệu ra.
- Kho dữ liệu (Data Stores): Biểu thị nơi mà dữ liệu chỉ
được chứa đựng một cách tạm thời. Tất cả các dữ liệu đòi hỏi
phải có nơi chứa, ví dụ trong tệp văn bản hoặc hồ sơ
(Document, files ...) để biểu thị chúng. Tại đó, dữ liệu cần được
truy cập hoặc kiểm tra. Khi một xử lý khơng có dữ liệu vào
hoặc dữ liệu ra, hoặc dữ liệu vào ra bị lỗi thì hệ thống cần phải
kiểm tra lại.
- Nguồn hoặc đích (Externals): chỉ ra nguồn hoặc đích đến
của dữ liệu và được sử dụng bởi người đứng đầu, một tổ chức
... ngoài các phân tích viên. Thường sử dụng các danh từ để chỉ
định nguồn hoặc đích đó. Nguồn hoặc đích thường chỉ rõ điểm
gặp nhau trong hệ thống. Nguồn dữ liệu chỉ rõ dữ liệu vào hay
ra từ đâu. Khi cung cấp bất kỳ một mơ hình nào, hệ thống dữ
liệu phải được biểu thị trong một DFD có một nguồn hoặc đích.
 Các mức DFD:

 Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): còn được gọi là sơ
đồ mức 0 thể hiện rất khái qt nội dung chính của hệ
thống thơng tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô
tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung ca
chớnh h thng.
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tế 44B


 Phân rã sơ đồ. Để mô tả chi tiết hơn người ta dùng kỹ
thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh,
người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức
1…. Nhờ việc phân rã sơ đồ mà phân tích viên có thể
chi tiết hóa các cơng đoạn của hệ thống.
 Các phích lơ gíc: Trong thiết kế DFD, cần có một cơng
cụ hỗ trợ, đó là các phích logic. Phích logic hồn chỉnh
tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic. Chúng
được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ
liệu, và phần tử thông tin.
- Mẫu phích xử lý logic.
- Mẫu phích luồng dữ liệu.
- Mẫu phích phần tử thơng tin.
- Mẫu phích kho dữ liệu.
- Mẫu phích tệp dữ liệu.
Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD):
Là một sơ đồ mô tả quan hệ giữa các thực thể tồn tại trong hệ
thống thông tin. Mô tả kiểu quan hệ thực thể bao gồm các thực
thể và mối quan hệ giữa chúng. Điều này là hợp là hợp với quy
luật: khơng có một thực thể nào trong thế giới thực tại mà tồn tại
độc lập. Chính vì vậy, sơ đồ quan hệ thực thể lưu trữ các thực thể

và quan hệ giữa các tực thể đó nữa.
II. Thiết kế hệ thống thơng tin quản lý:
Sau khi trình bày báo cáo phân tích chi tiết và có quyết định phát triển
dự án thì đội ngũ phân tích chuyển sang giai đoạn thiết kế cho hệ thống mới.
Thiết kế cho hệ thống mới bao gồm: Thiết kế lơ gíc v thit k vt lý ngoi.
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tÕ 44B


Sau bước thiết kế lơ gíc cho hệ thống cần phải đề xuất các phương án giải
pháp, nếu phương án tốt nhất được chấp nhận thì mới buớc sang thiết kế vật
lý ngồi. Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính
xác những cái gì mà hệ thống thơng tin mới phải làm để đạt được những mục
tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những
ràng buộc của mơi trường.
1.

Thiết kế lơ gíc:

Mơ hình lơ gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới
sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các
quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý)
và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mơ hình lơ gíc phải được những
người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lơ gíc bao gồm những cơng đoạn
sau:
 Thiết kế cơ sơ dữ liệu (CSDL): là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ
sở dữ liệu sao cho từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thông tin đầu
ra được yêu cầu. Thiết kế cơ sở dữ liệu xác định yêu cầu thông tin
của người sử dụng hệ thống mới. Có hai phương pháp hay sử dụng
trong thiết kế cơ sở dữ liệu:

Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra: là phương pháp
xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên các đầu ra của hệ thống. Với
các bước cơ bản sau:
 Xác định các đầu ra: liệt kê tất cả các thơng tin đầu ra của
hệ thống, nội dung, tần xuất,…
Ví dụ: Để quản lý hợp đồng phần mềm, có thể có các
thơng tin đầu ra như: thơng tin hợp đồng, thông tin khách
hàng,…
 Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra
từng đầu ra của h thng: lit kờ cỏc phn t thụng tin trờn
Đàm Kh¸nh ThuËn
Tin häc kinh tÕ 44B


đầu ra, thực hiện việc chuyển hóa mức 1(1NF), thực hiện
việc chuyển hóa mức 2 (2NF), rồi mức 3 (3NF), mơ tả các
tệp cơ sở dữ liệu.
 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL.
 Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ.
 Xác định liên hệ lơ gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu
trúc giữa các tệp.
Thiết kế CSDL bằng phương pháp mơ hình hóa: Để sử dụng
phương pháp này người ta đưa ra các khái niệm:
 Thực thể: dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc
trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ.
 Liên kết: một thực thể trong thực tế không độc lập với các
thực thể khác. Có sự liên quan qua lại giữa các thực thể
khác nhau.
 Số mức độ của liên kết: để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản
lý của hệ thống thơng tin, ngồi việc biết thực thể này liên

kết với các thực thể khác ra sao, cũng phải biết có bao
nhiêu xuất của thực thể A tương ứng với mỗi lần xuất hiện
của thực thể B và ngược lại.
Có các loại liên kết sau:
+ 1@1 Liên kết Một – Một: Giữa hai thực thể hay
hai bảng A, B với một lần xuất của thực thể A được
liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược
lại.
+ 1@N Liên kết loại Một – Nhiều: Giữa hai thực thể
hay hai bảng A, B; mỗi lần xuất của thực thể A được
liên kết với một hoc nhiu ca thc th B v mi ln

Đàm Khánh ThuËn
Tin häc kinh tÕ 44B


xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần
xuất của A.
+ N@M Liên kết Nhiều – Nhiều: Giữa hai thực thể
hay hai bảng A, B; mỗi lần xuất của thực thể A được
liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và
mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một
hoặc nhiều lần xuất của A.
Sau khi phân tích viên có được sơ đồ khái niệm dữ liệu (quan
hệ thực thể) mơ tả các hoạt động của doanh nghiệp, thì cần phải
chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu
DSD theo một số quy tắc sau:
1. Nếu là quan hệ một chiều:
+ Các quan hệ 1@1: chuyển đổi một tệp, thêm thuộc
tính chứa khóa của thực thể quan hệ.

+ Các quan hệ 1@N: chuyển đổi thành một tệp, thêm
thuộc tính chứa khóa của thực thể quan hệ.
+ Các quan hệ N@N: chuyển thành hai tệp: một tệp thể
hiện thực thể và một tệp thể hiện quan hệ, tệp này có ít
nhất hai thuộc tính chứa khóa của thực thể quan hệ tạo
thành khóa.
2. Nếu là quan hệ hai chiều:
+ Các quan hệ 1@1: chuyển thành hai tệp ứng với hai
thực thể, tệp nào có số phần tử ít hơn thì sẽ khơng có
thêm một thuộc tính chứa khóa của thực thể quan hệ với
nó.
+ Các quan hệ 1@N: chuyển thành hai tệp, mỗi tệp
ứng với một thực thể. Tệp thực thể bên nhiều có thêm
một thuc tớnh cha khúa ca thc th quan h.

Đàm Khánh ThuËn
Tin häc kinh tÕ 44B


+ Các quan hệ N@N: chuyển đổi thành ba tệp, hai tệp
ứng với hai thực thể, một tệp ứng với quan hệ, tệp này
chứa ít nhất hai khóa quan hệ, hai khóa này gộp lại tạo ra
thực thể thứ ba.
2.

Đề xuất các phương án giải pháp:

Sau khi các phân tích viên đã đánh giá chi phí và lợi ích (hữu hình và
vơ hình) của mỗi phương án, cần phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo
cáo sẽ được gửi đến những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực

hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất
các yêu cầu của họ mà vẫn đảm bảo yêu cầu ràng buộc trong tổ chức. Để đề
xuất được các phương án giải pháp đó, cần có các bước thực hiện cụ thể trong
giai đoạn này.
3.

Thiết kế vật lý ngoài:

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được
lựa chọn. Đây là giai đoạn rất quan trọng, vì những mơ tả chính xác ở đây có
ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người
sử dụng. Thiết kế vật lý phải bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: tài liệu bao
chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật
và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mơ tả cả phần thủ công và
cả những giao diện với những phần tin học hóa.
Những cơng đoạn chính của thiết kế vật lý ngồi là:
 Lập kế hoạch: Phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khn
dạng của dịng vào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học
hóa của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công.
 Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra: là thiết kế khn dạng trình
bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng.
- Thiết kế vật lý các đầu ra: Lựa chọn vật mang tin, bố trí thơng
tin trên vật mang tin, thiết kế trang in ra, thiết kế ra màn hỡnh.
Đàm Khánh Thuận
Tin học kinh tế 44B