Email
Communication
Guidelines
Hướng dẫn giao
tiếp qua email


Purpose/Mục đích
The purpose of this email communication guidelines is to reduce volumes of irrelevant
incoming emails of all departments and improves the working efficiency.
Mục đích của hướng dẫn này giúp giảm thiểu số lượng email đến các phịng ban
khơng liên quan và nâng cao hiệu quả làm việc.
Email is a communication tool to accomplish daily jobs. It should not become a burden
with flood of emails in Outlook every day. It will be inefficient if we send / copy emails
to the recipients who do not read it timely due to overflood of emails. The email sender
should send emails to those are relevant, please follow the following guidelines in the
daily email correspondences.
Email là một cơng cụ giao tiếp để hồn thành cơng việc hàng ngày. Nó sẽ khơng trở
thành gánh nặng với hàng đống email trong Outlook mỗi ngày. Nó sẽ khơng hiệu quả
nếu chúng ta gửi/copy email đến người nhận mà họ không kịp đọc do quá nhiều
email. Người gửi email nên gửi email đến người có liên quan, vui lịng làm theo hướng
dẫn sau đây khi gửi email hàng ngày.


Replying Email – 1/Trả lời email -1
- Replies email in the same working day, or within 24 hours/Trả lời email trong ngày hoặc trong vòng 24
giờ.
- If it is not possible to reply the incoming email in the same working day or within 24 hours, reply to the
sender saying that the email will be replied on specific time or date/Nếu không thể trả lời email mail
đến ngay trong ngày hoặc trong vòng 24 giờ, hãy cho người gửi email biết bạn sẽ trả lời email của họ
vào một thời gian cụ thể hoặc một ngày cụ thể.

- Be careful about replying to all. Make sure we know the difference between replying to one and
replying to everyone on the initial message. Only send to those to whom the message is relevant/Cẩn
thận khi trả lời email có nhiều người. Phải chắc chắn rằng chúng ta biết sự khác biệt giữa trả lời email
có một người và trả lời email đến nhiều người trong thư ban đầu. Chỉ trả lời email đến những người có
liên quan.
- The ‘Reply to all’ function should only be used if it is necessary for all recipients to receive your
response/Chỉ ‘’Trả lời tất cả” khi nó là cần thiết phải gửi đến tất cả những người liên quan cần sự phản
hồi từ bạn.
- If the incoming email is important, let the sender know that the message is received and
understood/Nếu email đến quan trọng, hãy cho người gửi biết rằng email đã được nhận và đã hiểu.
- When forwarding on emails, care should be taken to check that the information is not confidential and
that it can be shared with other recipients/Khi chuyển tiếp email, hãy cẩn thận kiểm tra lại thơng tin
xem nó có phải là thơng tin bí mật và nó có thể được chia sẻ cho người nhận khác không.


Replying Email - 2 /Trả lời email -2
-

-

Out of office replies should be used when we are unable to respond to emails for
more than one working day. An out of office reply should include the date of
unavailability and the name and contact details of an alternative contact, in the
event that a query is urgent.
Trả lời email tự động sẽ được sử dụng khi chúng ta khơng có khả năng trả lời
email trong thời gian hơn một ngày làm việc. Trong email trả lời tự động phải bao
gồm ngày khơng có mặt tại công ty, tên và số liên lạc cụ thể của người thay thế
trong trường hợp có yêu cầu khẩn cấp



Sending Email – 1/Gửi email - 1
- Before sending an email, consider whether it is the best way to communicate. A face-to-face conversation or
a telephone call may be better or effective/Trước khi gửi email, hãy xem xét đó có phải là cách tốt nhất. Hay
mặt đối mặt hội thoại hoặc gọi điện thoại có hiệu quả hơn hay tốt hơn không.
- Consider the time when sending an email, if an email is sent to colleagues out of working hours, indicate
whether a response is required. It is better practice to draft the email and to send it the next working day/Hãy
chú ý đến thời gian gửi email, nếu email gửi tới đồng nghiệp ngồi giờ làm việc, hãy cho biết nó có cần thiết
phải trả lời. Cách tốt nhất là hãy soạn nháp nó và gửi nó vào ngày hơm sau.
- Urgent business / jobs may be more effectively dealt with by telephone/Nếu có việc gấp cần giải quyết cách
tốt nhất là gọi điện thoại.
- Limit the number of recipients to whom we send a message to those who need to know about it, only copy
in those who need to be informed. Please do not copy emails to the whole world unnecessarily, it is not
necessary to copy email to too many irrelevant people for daily routine jobs/Hãy giới hạn số lượng người
nhận khi chúng ta gửi email cho những người cần biết về nó, chỉ copy email đó thơng báo với người cần biết.
Đừng copy email gửi những người không cần thiết.
- Mailing lists provide useful groupings and they should be used when targeting messages at certain groups
of recipients. However, mailing lists should not be used as a means of ‘spamming’ colleagues/Danh sách
người nhận email chỉ hữu ích khi chúng ta gửi đến đúng địa chỉ người cần nhận thư. Tuy nhiên, danh sách
người gửi không nên được sử dụng như kiểu gửi thư rác đến cho đồng nghiệp.


Sending Email – 2/ Gửi email - 2
- The ‘Bcc’ function should be used when sending bulk e-mail. By using this function, the privacy of the recipient
is respected and their email address is not shared without their permission/Chức năng “Bcc” được sử dụng khi
gửi thư hàng loạt. Khi sử dụng chức năng này quyền riêng tư của người nhận được tôn trọng và địa chỉ email
của họ sẽ không bị chia sẻ khi họ chưa cho phép.
- The purpose of the email should be clear. It may be appropriate to state whether the email is for action or
information. If action is required, it is helpful to address this directly and also, to indicate a date the action
should be completed by. This can be done automatically by using the ‘Follow up’ option when creating the
email/Mục đích của email phải rõ ràng. Hãy nêu rõ mục đích của email là hành động hay thông tin. Nếu là hành

động hãy liên lạc trực tiếp và đồng thời sẽ hữu hiệu hơn, chỉ ra ngày phải hồn thành hành động đó. Điều này
có thể được làm tự động khi sử dụng chức năng “theo dõi” khi tạo email.
- It is generally expected that emails that are sent directly ‘To’ someone, require some sort of action. The ‘Cc’
function, should be used to inform individuals of the message content/Hãy gửi mail trực tiếp tới người phải thực
hiện hành động đó là điều mà người gửi thường mong đợi. Hãy sử dụng chức năng “cc” để gửi thông tin tới
những đối tượng bạn muốn gửi thông tin.
- The subject title should clarify the content of the email and summarize the message. The recipient should
clearly be able to identify what the email is about from viewing the subject title/ Tiêu đề thư phải rõ ràng phù
hợp với nội dung thư và tóm tắt được nội dung thư. Người nhận thư sẽ hiểu rõ được email về chủ đề gì thơng
qua tiêu đề thư.


Sending Email – 3/Gửi email - 3
- Please don’t say anything by email that you wouldn’t say face to face or via any other channel/Khơng

nói bất kỳ điều gì qua email mà điều đó bạn khơng muốn nói trực tiếp hoặc qua các cách khác.
- Remember the importance of punctuation and grammar for the reader. Email should not be exempted
from the good use of English, Chinese or Vietnamese/Hãy nhớ tầm quan trọng của dấu câu hay ngữ
pháp. Email sẽ không được miễn khi sử dụng tốt tiếng Anh, tiếng Trung hoặc tiếng Việt.
- Provide contextual information at the beginning of an email as it should not be assumed that the
recipient will know the background to the issue / matter being raised/Cung cấp thơng tin ở phần đầu
của email vì khơng nên cho rằng người nhận sẽ biết toàn bộ các vấn đề/sự việc được nói ở trên.
- Emails should be concise. If an email is part of a longer chain of emails, always consider deleting any
irrelevant text and only forwarding on information which is relevant and appropriate to the recipient in
tone and content/Email phải ngắn gọn. Nếu email là một phần của chuỗi các email dài hơn, hãy luôn
xem xét xóa những nội dung khơng cần thiết và chuyển tiếp những nội dung liên quan và phù hợp với
người nhận email.
- Only request confirmation of receipt of an email if it is essential to know whether an email has been
received and read/Chỉ xác nhận đã nhận được email nếu điều đó là cần thiết



Sending Email – 4 /Gửi email - 3
- Emails can be brief and to the point. If the message has to be long, make sure it is broken up into
different sections, which are easy to read. This is good for both the sender and the recipient. If any
action is required, make it clear/Emails nên ngắn gọn và trọng tâm. Nếu email dài hãy chia nhỏ các
đoạn để nó dễ đọc. Sẽ tốt cho cả người gửi và người nhận. Nếu yêu cầu hành động, hãy làm nó rõ
ràng.
- When sending attachments via email, avoid sending large files, where possible, as they may clog up
the inbox of the recipient. Alternative file sharing methods such as the public folders or shared drives
should be considered/Khi đính kèm tệp khi gửi mail, tránh đính tệp q lớn, nó sẽ làm làm tắc hịm thư
người nhận. Nên dung các cách thức khác để chia sẻ tệp như thư mục chung hoặc ổ chung.
- Sets auto reminder if the email is not replied in certain time frame. Email sender may decide the time
frame according to job status/Đặt email trả lời tự động nếu không thể trả lời trong thời gian nhất định.
Người gửi email có thể quyết định khung thời gian tùy theo tình trạng cơng việc.
- Email signatures, covering basic information such as name, job title and contact details, should be
used on all initial emails/Chữ ký email cần phải có đầy đủ thơng tin tên, vị trí cơng việc và thơng tin liên
lạc sẽ được sử dụng trong tất cả email đầu tiên.
- Sets priority level if the email is important and urgent/Hãy ưu tiên những email có tính quan trọng và
khẩn cấp.


Basic Rules Of Sending Email/Quy tắc cơ bản khi gửi email
First Email/Email đầu
- Limit the number of recipients to whom we send a message to those who need to know about it, only copy in
those who need to be informed/Giới hạn số người nhận email, chỉ gửi cho người cần thiết và chỉ copy nôi dung
gửi cho người cần thông tin.
- Sets priority level and reminder time frame if the email is important and urgent/Phải có thứ tự ưu tiên và nhắc
nhở khung thời gian nếu email đó là quan trọng và khẩn cấp.
Second Email - First Reminder/Email thứ 2 – Nhắc nhở email đầu
Sends first reminder to the receiver if the receiver does not reply within the time frame/Hãy gửi email nhắc nhở

người nhận nếu email đầu họ không có bất kỳ phản hồi gì trong khung thời gian.
Third Email - Second Reminder/Email 3 – Nhắc nhở email lần 2
Sends second reminder to the superior of the receiver if the email is not replied within the time frame of the first
reminder/Gửi email nhắc nhở lần 2 cho cấp trên của người nhận nếu email nhắc nhở lần 1 không được người
nhận trả lời.
Fourth Email/Email 4
Forward the second email reminder to your superior for help/Chuyển tiếp email nhắc nhở lần 2 cho cấp trên của
bạn để yêu cầu giúp đỡ.


Guidelines For Using Email/Hướng dẫn sử dụng email
-

Email must not be used for unlawful activities; personal financial gain; or any other activity which contravenes company
regulations/Email không được sử dụng cho mục đích trái pháp luật, thu lợi cá nhân hay bất kỳ hành động nào trái với quy
định của công ty.
- Email must not be used to transmit material which is or could be perceived as being obscene or pornographic or racist,
sexist or discriminatory or offensive in any other way/Không được dùng email để truyền tải những tài liệu bị coi là tục tĩu
hoặc khiêu dâm hoặc phân biệt chủng tộc hoặc phân biệt giới tính hoặc phân biệt đối xử hoặc xúc phạm theo bất kỳ cách
nào.
- Email is not confidential. Do not send confidential information through email/Email không phải là bí mật. Khơng gửi bất
kỳ thơng tin bí mật nào qua email.
- Email isn’t always delivered. For vital messages, request confirmation of receipt/Email không thường xuyên gửi hãy liên
lạc lại để xác nhận rằng bên người nhận đã nhận được email.
- Keep the language formal, spell correctly and use acceptable grammar/Hãy sử dụng ngôn ngữ trang trọng, đúng chính
tả và ngữ pháp.
- Email should not replace conversation. For important issue / matter, we should go and find the target person and tell
him / her/Email không nên thay thế hội thoại. Với những vấn đề/sự việc quan trọng, chúng ta hãy tìm người cần giải quyết
để nói trực tiếp.
- Be double-sure we send the email to the right person. Check the recipient’s name and email address before we hit the

Send button/Một lần nữa hãy chắc chắn email được gửi đến đúng người. Kiểm tra tên và email người nhận trước khi ấn
nút gửi.
- Avoid spamming/Tránh gửi thư rác.