TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KHÁCH SẠN - DU LỊCH
Môn: Hệ thống thơng tin quản lý

BÀI THẢO LUẬN
ĐỀ TÀI:
TÌM HIỂU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ VIẾT
ĐẶC TẢ VỀ MỘT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
TRONG TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Nhung
Nhóm: 05
LHP: 2118ECIT0311

HÀ NỘI - 2021


LỜI CẢM ƠN
Để có thể hồn thành bài thảo luận này, nhóm 5 xin chân thành cảm ơn giảng viên Trần
Thị Nhung đã giảng dạy tận tình, chi tiết và giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình thực hiện
bài nghiên cứu khoa học để chúng em có thể hồn thành bài thảo luận.
Do chưa có nhiều kinh nghiệm và cịn hạn chế về kiến thức thực tế, vì vậy trong bài thảo
luận của nhóm khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được những nhận xét,
đóng góp, phê bình từ phía cơ để bài thảo luận của nhóm được hồn thiện nhất.
Lời cuối, một lần nữa chúng em xin cảm ơn cơ về tất cả.
Chúng em kính chúc cô luôn mạnh khỏe, thành công và hạnh phúc!


STT

1

Họ và tên

MSV

Hà Thị
19D250017
Minh Hồng

2

Phạm Thị
Hồng

19D250156

3

Trần Ánh
Hồng

19D250018

4

Vũ Thị
Huế

19D250088


5

Cao Thu
Huệ

19D250157

6

Nguyễn
Thị Thu
Hường

19D250022

7

Nguyễn
Cao Huy

19D250158

8

Cao Thanh
Huyền

19D250019

Cơng việc


Điểm
tự
đánh
giá

Nhóm
trưởng
đánh
giá

Tìm hiểu thuận lợi,
khó khăn khi triển
khai SCM
Vẽ biểu đồ mức đỉnh
Thuyết trình
Triển khai SCM
trong doanh nghiệp
Vẽ biểu đồ dưới
đỉnh
Khái niệm liên quan
về SCM
Sơ lược hệ thống
bán hàng
Vẽ biểu đồ mức dưới
đỉnh
Vai trò SCM
Giới thiệu KFC
Làm powerpoint
Khái niệm liên quan

về SCM
Vẽ biểu đồ mức dưới
đỉnh
Tìm hiểu thuận lợi,
khó khăn khi triển
khai SCM
Vẽ biểu đồ mức ngữ
cảnh
Các phân hệ của
SCM
Vẽ biểu đồ chức
năng
Thuyết trình
Phân cơng cơng việc
Mơ tả bài tốn
Chỉnh sửa, hồn
thiện nội dung từng
phần
Nhóm trưởng

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

Ký
tên

GV
đánh
giá



MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Năm 2006, Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế
giới WTO. Điều này đã mở ra một cơ hội, một môi trường kinh doanh rộng mở và năng
động hơn cho các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng và cả nền kinh tế Việt Nam nói
chung. Tuy nhiên nó cũng chứa khơng ít thách thức khi đa số các doanh nghiệp ở nước ta
là vừa và nhỏ. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để thực hiện các mục tiêu
về thị phần của mỗi doanh nghiệp, chuỗi cung ứng trở nên thực sự cần thiết. Nó giúp
người tiêu dùng biết đến và đến với sản phẩm, dịch vụ mà mỗi doanh nghiệp cung cấp
cho thị trường. Nó giúp doanh nghiệp ngay lập tức có thể phản hồi lại với những thay đổi
nhanh chóng của nhu cầu khách hàng, đồng thời vẫn có thể bảo đảm chi phí sản xuất ở
mức thấp nhất để tối đa lợi nhuận. Quản trị chuỗi cung ứng gắn liền với hầu hết tất cả các
hoạt động của doanh nghiệp sản xuất, từ hoạch định và quản lý quá trình tìm nguồn hàng,
thu mua, sản xuất thành phẩm… đến việc phối hợp với các đối tác, nhà cung ứng, các
kênh trung gian, nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng. Như vậy, quản trị một chuỗi cung
ứng linh hoạt, hiệu quả chính là con đường dẫn lối thành công của một doanh nghiệp. Đặc
biệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong các lĩnh vực
đa dạng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệp ngày càng chú ý nhiều
hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu thế cạnh
tranh và tạo cơ hội cho mình. Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin
không chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp lớn tàm cỡ đa quốc gia mà đang lan rộng trong tất
cả các dạng doanh nghiệp kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các nước đang phát triển.
Và việc xây dựng và triển khai hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng là một lợi thế
giúp việc quản trị chuỗi cung ứng trở nên dễ dàng, nhanh nhạy hơn bao giờ hết.

5



HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG
1. Khái niệm
1.1.

Chuỗi cung ứng -Chuỗi cung ứng (Supply chain)

Được định nghĩa là một hệ thống các tổ chức, con người, thông tin, hoạt động và các
nguồn lực liên quan tới công tác chuyển sản phẩm/dịch vụ từ nhà cung cấp tới khách
hàng.
Chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm nhà sản xuất, cung cấp mà cịn bao gồm cả các
cơng ty vận tải, nhà kho, nhà bán lẻ và khách hàng của họ.
Hoạt động chuỗi cung ứng liên quan đến việc chuyển đổi các nguyên liệu, tài nguyên
thiên nhiên và các thành phần khác thành một sản phẩm dịch vụ hoàn chỉnh đưa tới KH
cuối cùng.
1.2.

Quản lý chuỗi cung ứng - Cụm từ Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain
Management – SCM)

Được phát triển nhằm diễn tả vai trò và sự cần thiết của hoạt động liên kết các quá
trình kinh doanh chính, từ người sử dụng cuối cùng đến các nhà cung cấp đầu tiên. Các
doanh nghiệp gắn kết với nhau trong một chuỗi cung ứng thông qua việc trao đổi các
thông tin về các biến động của thị trường cũng như năng lực sản xuất. Thông qua việc
chia sẻ các thơng tin liên quan, các cơng ty có thể tối ưu chuỗi cung ứng, từ đó đưa ra một
kế hoạch tổng quát và hiệu quả hơn về hoạt động sản xuất, phân phối; cắt giảm các chi
phí đồng thời đưa ra các sản phẩm cuối cùng hấp dẫn hơn.
Hoạt động tối ưu hóa chuỗi cung ứng, chuỗi giá trị cịn bao gồm cân bằng chi phí
ngun liệu, tối ưu hóa dịng sản xuất, cơng việc hậu cần, phân bổ vị trí, phân tích tuyển
phương tiện… Tóm lại, quản trị chuỗi cung ứng có thể được hiểu là tập hợp tất cả những
phương thức sử dụng 1 cách tích hợp, hiệu quả nhà cung ứng, người sản xuất, kho bãi

cũng như các cửa hàng để phân phối sản phẩm, hàng hóa được sản xuất tới đúng địa điểm,
kịp thời, đảm bảo yêu cầu chất lượng giúp giảm thiểu tối đa chi phí tồn hệ thống nhưng
vẫn đáp ứng được những u cầu về mức độ phục vụ.
1.3.

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng liên kết các nhà cung cấp, các nhà sản xuất, trung
tâm phân phối, cửa hàng bán lẻ và khách hàng để cung cấp hàng hóa và dịch vụ từ các
nguồn thơng qua q trình tiêu thụ, các ngun vật liệu, thơng tin và các khoản thanh toán
lưu chuyển qua các chuỗi cung ứng ở cả hai hướng đi vào và đi ra trong hệ thống.
Là hệ thống cho phép kết nối kinh doanh vào sản xuất, giúp tối ưu hóa việc chế tạo,
sản xuất, lưu chuyển sản phẩm như quản lý các yếu tố đầu ra, đầu vào của quá trình sản
xuất trong tổ chức.
6


2. Các phân hệ chính của SCM
2.1.

Cấu trúc của SCM

Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, bản
thân đơn vị sản xuất và khách hàng.


Nhà cung cấp: là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần
thiết cho q trình sản xuất, kinh doanh. Thơng thường, nhà cung cấp được hiểu là
đơn vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm,
bán thành phẩm. Các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi

là nhà cung cấp dịch vụ.



Đơn vị sản xuất: là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quá
trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất
được sử dụng tối đa tại đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo
nên sự thông suốt của dây chuyền cung ứng.



Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất.

2.2.

Cấu trúc của SCM trên thực tế

Dây chuyền cung ứng của các tổ chức, doanh nghiệp nằm trong bất cứ một chuỗi
cung ứng nào cũng có thể có 5 thành phần. Các thành phần này là các nhóm chức năng
khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:


Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)



Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)




Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)



Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)



Thơng tin (Cơ sở để ra quyết định)

2.2.1. Sản xuất

Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm. Phân
xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này. Trong quá
trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân bằng giữa khả năng
đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.
2.2.2. Vận chuyển

Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như sản
phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng
nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển.
Thơng thường có 6 phương thức vận chuyển cơ bản:
7




Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm giao
nhận.




Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận.



Đường bộ: nhanh, thuận tiện.



Đường hàng không: nhanh, giá thành cao.



Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ
dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…).



Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa là
chất lỏng, chất khí…).

2.2.3. Tồn kho

Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào. Chính yếu tố tồn
kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn. Nếu tồn kho ít tức là sản phẩm
của bạn được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu, từ đó chứng tỏ hiệu quả sản
xuất của cơng ty bạn ở mức cao và lợi nhuận đạt mức tối đa.
2.2.4. Định vị


Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa điểm tiêu
thụ tốt nhất? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành công của dây chuyền cung
ứng. Định vị tốt sẽ giúp quy trình sản xuất được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu
quả hơn.
2.2.5. Thơng tin

Thơng tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn. Nếu thông tin
chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác. Ngược lại, nếu thông tin
không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác dụng. Bạn cần khai thác thông tin
từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập nhiều nhất lượng thông tin cần thiết.
3. Vai trò của SCM đối với tổ chức, doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp, SCM có vai trị rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu vào
của tổ chức, doanh nghiệp một cách hiệu quả, nhờ có thể thay đổi nguồn nguyên vật liệu
đầu vào hoặc tối ưu hóa q trình ln chuyển ngun vật liệu, hàng hóa, dịch vụ mà
SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Có khơng ít tổ chức doanh nghiệp đã gặt hái thành công lớn nhờ biết đề ra chiến
lược và giải pháp thích hợp cho SCM, ngược lại, có nhiều tổ chức doanh nghiệp gặp khó
khăn thất bại do đưa ra các quyết định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật
liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính tốn lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc
rối, chồng chéo… Ngồi ra, SCM cịn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là
tiếp thị hỗn hợp (4P: Product, Price, Promotion, Place). Chính SCM đóng vai trò then
8


chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp, mục
tiêu lớn nhất của SCM là cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí
nhỏ nhất.
Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thống SCM hứa hẹn
từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của tổ chức doanh nghiệp và tạo điều
kiện cho chiến lược thương mại điện tử phát triển, đây chính là chìa khóa thành cơng cho

B2B. Tuy nhiên khơng ít các nhà phân tích kinh doanh đã cảnh báo, chiếc chìa khóa này
chỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất, khi
chúng tạo ra một trong những mối liên kết trọng yếu nhất một trong dây chuyền cung
ứng.
Trong một tổ chức doanh nghiệp sản xuất luôn tồn tại ba yếu tố chính của dây
chuyền cung ứng:
Thứ nhất là các bước khởi đầu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất, hướng tới những
thơng tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ
• Thứ hai là bản thân chức năng sản xuất, tập trung vào những phương tiện, thiết bị,
nhân lực, nguyên vật liệu và chính q trình sản xuất
• Thứ ba là tập trung vào sản phẩm cuối cùng, phân phối và một lần nữa hướng tới
những thông tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ
•

Trong dây chuyền cung ứng ba nhân tố này, SCM sẽ điều phối khả năng sản xuất có
giới hạn và thực hiện việc lên kế hoạch sản xuất - những cơng việc địi hỏi tính dữ liệu
chính xác về hoạt động tại các nhà máy, nhằm làm cho kế hoạch sản xuất đạt hiệu quả cao
nhất. Các nhà máy sản xuất trong tổ chức, doanh nghiệp cần phải là một mơi trường năng
động, trong đó các ngun vật liệu được chuyển hóa liên tục, đồng thời thơng tin cần
được cập nhật một và phổ biến tới tất cả các cấp quản lý của tổ chức, doanh để cùng đưa
ra quyết định nhanh chóng và chính xác. SCM cung cấp khả năng trực quan hóa đối với
các dữ liệu liên quan đến sản xuất và khép kín dây chuyền cung cấp, tạo điều kiện cho
việc tối ưu hóa sản xuất đúng lúc bằng các hệ thống sắp xếp và lên kế hoạch, nó cũng
mang lại hiệu quả tối đa trong việc dự trù số lượng nguyên vật liệu, quản lý nguồn tài
nguyên, lập kế hoạch đầu tư và sắp xếp hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệu thu thập
được và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp, hoạt động này nhằm phục vụ cho những mục đích
liên quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thông tin sản phẩm, dữ liệu về nhu cầu
thị trường…) để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng.
4. Những công việc cơ bản khi triển khai SCM

Cần tuân thủ 5 bước đi cơ bản sau đây:
4.1.

Lập kế hoạch

Để bắt đầu bất cứ một hoạt động gì các doanh nghiệp và tổ chức đều cần phải có một
kế hoạch rõ ràng. Một hoạt động được lên kế hoạch từ trước sẽ giúp doanh nhiệp tránh
9


được những rủi ro khơng đáng có cho doanh nghiệp của mình. Vì vậy cơng việc đầu tiên
để triển khai một chuỗi cung ứng (SCM) là lập kế hoạch.
Đây là công việc của bộ phận chiến lược của SCM. Để triển khai một SCM phải cần
có một chiến lược chung để quản lý tất cả các nguồn lực nhằm giúp sản phẩm phẩm, dịch
vụ của doanh nghiệp đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Phần quan trọng của việc
lập kế hoạch là xây dựng một bộ các phương pháp, cách thức giám sát dây chuyền cung
ứng để đảm bảo cho dây chuyền hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tạo ra sản phẩm
có chất lượng cao để đưa tới khách hàng.
Công việc ở giai đoạn này gồm: Hoạch định nhu cầu, dự báo nhu cầu khách hàng,
bán hàng, lên kế hoạch vật tư nguyên liệu cần có và kế hoạch sản xuất. Thiết lập và điều
chỉnh quy trình, kế hoạch cung ứng và đánh giá các xu hướng và nhu cầu sản xuất…Từ
đó tổng hợp thành một kế hoạch hồn chỉnh để đưa vào thực hiện.
4.2.

Tìm nguồn cung cấp

Sau khi đã xác định được loại hàng hóa và chất liệu. Doanh nghiệp cần phải có được
nguồn cung ứng nguyên nhiên vật liệu cho doanh nghiệp của mình. Cần phải lựa chọn
những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các chủng loại hàng hoá, dịch vụ đầu vào mà
doanh nghiệp, tổ chức cần có để làm ra sản phẩm, dịch vụ.

Doanh nghiệp cần tìm và mua nguyên vật liệu, hàng hóa với giá cả cạnh tranh thông
qua xây dựng quan hệ đối tác lâu dài với các nhà cung cấp để đảm bảo khả năng cạnh
tranh về giá cả, đồng thời có thể đáp ứng nhu cầu thị trường (thích giá rẻ). Các doanh
nghiệp nên xây dựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân
phối, cũng như thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa doanh
nghiệp với nhà cung cấp. Sau đó, tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý
nguồn hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp nhận được từ các nhà cung cấp, từ việc nhận
hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các cơ sở sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng.
4.3.

Hỗ trợ đảm bảo hoạt động sản xuất

Sau khi đã lập một kế hoạch hoàn hảo và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, bước
tiếp theo chính là sản xuất hàng hóa. Doanh nghiệp cần lên lịch trình cụ thể về các hoạt
động sản xuất, kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị giao nhận. Đây là một trong những yếu tố
quan trọng nhất của dây chuyền cung ứng, vì thế cần phải giám sát, đánh giá chặt chẽ các
tiêu chuẩn chất lượng của thành phẩm, cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên. Cần
đảm bảo cho các sản phẩm có chất lượng tốt nhất với khả năng cạnh tranh cao. Đảm bảo
được công tác an toàn, các điều kiện an toàn trong sản xuất, giảm thiểu tác động đến môi
trường.
4.4.

Giao nhận

Giao nhận là yếu tố cịn được gọi là “hậu cần”. Trong cơng đoạn này cần xem xét
từng khía cạnh cụ thể bao gồm các đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân
10


phối, lựa chọn đơn vị vận tải để đưa sản phẩm của tổ chức, doanh nghiệp tới khách hàng.

Đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa.
Các đơn đặt hàng cần phải được xác định rõ ràng, xác định ai, tổ chức hoặc doanh
nhiệp nào đặt hàng. Cần số lượng hàng hóa là bao nhiêu và ngày giao nhận hàng hóa. Tất
cả những thông tin này đều cần phải được xác định rõ ràng thì mới có thể xác nhân đơn
hàng. Xây dựng mạng lưới cung ứng của doanh nghiệp rất tiện cho việc giao đơn đặt
hàng. Các mạng lưới cửa hàng phân phối càng phủ khắp thì việc giao nhận cành trở nên
dễ dàng, thuận tiện. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần phải lựa chọn các đơn vị vận
chuyển cũng như phương tiện vận chuyển phù hợp với đặc trưng hàng hóa và đặc trưng
khách hàng để hợp tác. Các loại phương tiện vận chuyển phổ biến hiện nay được nhiều
doanh nghiệp lựa chọn là đường bộ, và đường hàng không.
Đồng thời doanh nghiệp cũng phải thiết lập một hệ thống hoá đơn thanh toán hợp lý
để thuận tiện cho việc thanh tốn.
4.5.

Hồn lại

Đây là cơng việc chỉ xuất hiện trong trường hợp dây chuyền cung ứng có vấn đề.
Nhưng để đề phòng những đơn hàng gặp phải sự cố doanh nghiện cũng cần phải xây dựng
một chính sách đón nhận những sản phẩm khiếm khuyết bị khách hàng trả về và trợ giúp
khách hàng trong trường hợp có vấn đề rắc rối đối với sản phẩm đã được bàn giao. Công
việc này cũng tương tự như giao nhận, cần phải có đơn vị vận chuyển ngược lại các đơn
hàng bị khiếm khuyết về lại doanh nghiệp hoặt khu sản xuất để xử lý.
5. Thuận lợi và khó khăn khi triển khai HTTT đó ở Doanh nghiệp nói riêng và ở
Việt Nam nói chung.
5.1.

Thuận lợi
SCM hiện nay được áp dụng khá phổ biến tại nhiều quốc gia trên thế giới bởi các

doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu do những lợi ích đáng nói mà hệ thống này đem lại

cho doanh nghiệp như:
•

Tăng hiệu suất của các dịng sản phẩm thơng qua kết hợp giữa các nhà cung cấp
với nhau

•

Nâng cao dịch vụ khách hàng và giảm thiểu lượng hàng hóa tồn kho

•

Giảm thiểu chi phí lưu kho

•

Giảm chi phí giá thành mỗi sản phẩm, nâng cao lợi nhuận tối đa nhất

•

Giảm thiểu một số chi phí ngồi khơng cần thiết

•

Nâng cao năng lực cạnh tranh cho cơng ty, tạo thương hiệu uy tín trên thị trường
trong tâm trí người tiêu dùng
11


•


Thiết lập chuỗi cung ứng giữa các đối tượng giữa các đối tác truyền thống với nhau

•

Chuyển hướng sản phẩm nhanh trong trước sự thay đổi của thị trường

5.2.

Khó khăn

 Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp

Thực tế hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí kể cả các doanh
nghiệp đã trải qua quãng thời gian hình thành và phát triển rất dài, hầu như chưa tận dụng
được những tiến bộ trong CNTT vào quản trị doanh nghiệp, hầu như các cơng đoạn đều
được thực hiện thủ cơng.
Tồn bộ hoạt động kinh doanh có thể bị phá hủy nếu hệ thống SCM được lựa chọn
khơng tương thích với cơng cụ quản lý ban đầu của công ty như hệ thống quản lý sổ sách,
phần mềm hỗ trợ kinh doanh, và quan trọng là nhân lực vận hành khơng có chun mơn.
Chính vì thế, khi quyết định sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, nhiều doanh
nghiệp tự đặt mình vào tình huống khó khăn khi phải đào tạo lại tồn bộ quá trình sử dụng
CNTT của các nhân viên các bộ phận trong cơng ty.
 Q trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa được tiến hành bài bản

HTTT là một trong những phần mềm hiệu quả nếu được sử dụng hợp lý. Tuy nhiên,
nếu doanh nghiệp chủ quan trong q trình phân tích hoạt động kinh doanh để lựa chọn ra
những giải pháp phù hợp thì khơng những doanh nghiệp không thể tận dụng tốt những ưu
điểm mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với khai việc khơng triển HTTT.
Vì hoạt động nghệ thuật của hệ thống SCM có tác động trực tiếp tới tồn bộ quá

trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp do đó nếu lựa chọn sai hệ thống sẽ gây thiệt
hại rất lớn cho công ty.
Khi lựa chọn một hệ thống SCM nhưng nếu sai thì từ nguyên liệu sản xuất đến hệ
thống phân phối có thể ảnh hưởng đến tồn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, từ khâu
nguyên liệu sản xuất đến khâu hệ thống phân phối.
 Doanh nghiệp chưa thực sự biết mình cần gì?

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn theo trào lưu mà khơng có q trình tìm hiểu kỹ lưỡng
về lợi ích và sự phù hợp của chúng, làm thế nào để tận dụng tối đa được những lợi ích từ
CNTT. Một số doanh nghiệp chưa hình dung được đầy đủ các khó khăn trong q trình
triển khai hệ thống SCM. Vì vậy, khi thực sự đưa vào hoạt động, dự án có thể dễ dàng bị
ngừng lại giữa chừng mà không tiếp tục đi đến cuối cùng để hưởng trái ngọt từ những lợi
ích mà SCM đem lại.
Chính vì thế, doanh nghiệp chưa hiểu, cũng bị động trong quá trình tìm hiểu về nhu
cầu của chính bản thân mình, dẫn tới có thể lãng phí chi phí, thời gian, nguồn lực mà
khơng đem lại kết quả gì.
12


 Khó khăn trong q trình truyền đạt thơng tin giữa doanh nghiệp và đơn vị cung

ứng
HTTT là một mảng khá đặc thù mà hầu hết trước khi tìm hiểu các chủ doanh nghiệp
và các nhà quản lý khá mơ hồ về khái niệm của chúng nếu không phải người trong ngành.
Vì thế, quá trình trao đổi bước đầu giữa đơn vị cung ứng phần mềm về HTTT và doanh
nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn, rào cản do hai bên chưa thực sự hiểu nhau.
Việc tự động hoá dây chuyền cung ứng khá phức tạp và khó khăn. Nhân viên của
doanh nghiệp cần thay đổi cách thức làm việc hiện tại, và nhân viên của các nhà cung cấp
mà doanh nghiệp bổ sung vào mạng lưới cũng cần có những thay đổi tương tự.
Chỉ những nhà sản xuất lớn nhất và quyền lực nhất mới có thể buộc các nhà cung

cấp khác chấp hành theo những thay đổi cơ bản như vậy. Hơn thế nữa, mục tiêu của
doanh nghiệp trong việc cài đặt hệ thống có thể khiến các nhà cung cấp khác lo ngại.
Để một mơ hình HTTT thực sự hoạt động có hiệu quả, chủ doanh nghiệp và đơn vị
cung ứng cần hiểu nhau đến mức tường minh tất cả mọi thứ, kể cả những thông tin tuyệt
mật, những bí mật trong kinh doanh. Chính vì vậy, đây là điều nhiều chủ doanh nghiệp
băn khoăn. Vì nếu thơng tin bị rị rỉ ra ngồi, doanh nghiệp có thể đánh mất tính cạnh
tranh hoặc vị thế của mình, bị sao chép, ăn cắp ý tưởng, giá trị cốt lõi.

13


QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CỬA HÀNG KFC
1.

Mơ tả nghiệp vụ hệ thống
1.1.

Giới thiệu về chuỗi cửa hàng KFC

KFC là cụm từ viết tắt của Kentucky Fried Chicken - Gà Rán Kentucky, một trong
các thương hiệu thuộc Tập đoàn Yum Brands Inc (Hoa Kỳ). Gà rán và nướng, với các
món ăn kèm theo và các loại sandwiches chế biến từ thịt gà tươi là những dịng sản phẩm
chính tại cửa hàng KFC. 20.000 nhà hàng KFC tại 109 quốc gia và vùng lãnh thổ trên
toàn thế giới là những con số ấn tượng mà thương hiệu này có được trong hành trình hình
thành và phát triển của mình. Original Recipe chính là cơng thức chế biến gà rán truyền
thống nổi tiếng thế giới của thương hiệu này. Công thức này được tạo bởi cùng một cơng
thức pha trộn bí mật 11 loại thảo mộc và gia vị khác nhau do Đại tá Harland Sanders hoàn
thiện hơn nửa thế kỷ trước.
Để đáp ứng nhu cầu ẩm thực của khách hàng tại từng quốc gia, KFC cịn đa dạng
hóa sản phẩm tạo nên thực đơn vơ cùng với hơn 300 món ăn khác nhau từ món gà nướng

tại thị trường Việt Nam cho tới sandwich cá hồi tại Nhật Bản. Tại thị trường Việt Nam,
những món mới như: Gà Big’n Juicy, Gà Giịn Khơng Xương, Cơm Gà KFC, Bắp Cải
Trộn cũng được đưa vào thực đơn bên cạnh những món ăn truyền thống như gà rán và
Bơ-gơ để phù hợp với khẩu vị người Việt. Ngồi ra, cịn có 1 số món khác nhau: Bơ-gơ
Tôm, Lipton, Bánh Egg Tart… giúp cho thực đơn tại Việt Nam vô cùng phong phú.
Tại Việt Nam, nhà hàng đầu tiên ở TP. Hồ Chí Minh của KFC được khai trương vào
năm 1997. 140 nhà hàng, có mặt tại hơn 19 tỉnh/thành phố lớn trên cả nước, sử dụng hơn
3.000 lao động là những con số ấn tượng của KFC tại nước ta trong suốt gần 20 năm qua.
1.2. Sơ lược về hệ thống

14


Giám đốc: điều hành cửa hàng kiểm tra thông tin về doanh thu, có nhiệm vụ quản lí
trực tiếp cửa hàng, mọi vấn đề của cửa hàng đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có
quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong cửa hàng.
Quản lý nhân viên: quản lý, phân chia công việc trong cửa hàng một cách hợp lý và
chặt chẽ.
Nhân viên phục vụ quầy:
-

Tiếp nhận thông tin khách đặt hàng theo thực đơn tại quầy.

-

Giao thức ăn cho khách, thu tiền của khách từ phiếu thu thanh toán do kế toán lập.

-

Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi và tự phục vụ.


-

Nhận yêu cầu của khách hàng, giải đáp thắc mắc của khách.

-

Tiếp nhận thông tin khách hàng đặt hàng theo thực đơn tại nhà hàng có thể thơng qua:
điện thoại, mail, fax,.. Ghi lại thơng tin khách hàng đầy đủ và chính xác địa chỉ liên lạc,
các yêu cầu đặt, món của khách và chuyển thông tin cho bếp.
Quản lý kho: quản lý nguyên vật liệu trong kho, lập phiếu nhập, và phiếu yêu cầu
nhập kho khi cần thiết.
Đầu bếp:

-

Chế biến món ăn theo thực đơn của KFC.

-

Chuyển thức ăn của khách cho lễ tân hoặc cho nhân viên giao hàng tận nơi.

-

Quản lý các nguyên vật liệu trong bếp, các dụng cụ nhà bếp, nhận nguyên vật liệu theo
phiếu xuất kho do quản lý kho lập.
Kế tốn: Lập phiếu tính tiền cho khách, lập phiếu thu, chi hàng ngày, danh sách
phiếu thu, danh sách phiếu chi, lập phiếu nhập kho, báo cáo doanh thu hàng ngày (báo cáo
chi thu, quỹ tiền, chấm công…).
Nhân viên giao hàng tận nơi: giao thức ăn cho khách, thu tiền của khách từ phiếu

thu do kế toán lập khi giao hàng cho khách.
Giữ xe: nhận giữ xe cho khách đến và trả xe cho khách về.
Phục vụ: dọn dẹp sau khi khách đã ăn xong và ra về.
1.3.

Mơ tả bài tốn

Cửa hàng được các đại lí cung cấp các mặt hàng theo phiếu yêu cầu do bộ phận chế
biến của cửa hàng yêu cầu. Các mặt hàng nhập về được kiểm tra chất lượng rất chặt chẽ.
Đối chiếu phiếu mua hàng với các mặt hàng, bộ phận pha chế sẽ tiến hành ghi hóa đơn
nhập hàng để chuyển cho bộ phận kế toán. Đồng thời ghi vào sổ theo dõi hàng và nhập
hàng. Nếu không đạt yêu cầu sẽ gửi thông tin phản hồi đến các đại lí để giải quyết. Việc
15


thanh tốn cho các đại lí sẽ do bộ phận kế toán thực hiện, khi thanh toán sẽ phải viết
phiếu chi cho nhà cung cấp.
Khi khách hàng vào cửa hàng, sẽ được bộ phận phục vụ gửi menu kiểm tra để khách
lựa chọn đồ ăn và thức uống phiếu yêu cầu sẽ được chuyển cho bộ phận nấu và pha chế.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu của khách phục vụ chuyển đồ ăn đồ uống cho khách và tính
tiền. Khi xét thấy mặt hàng nào đó sắp hết, bộ phận nấu và pha chế yêu cầu chủ cửa hàng
nhập về.
Căn cứ vào hóa đơn và số lượng thực tế đã sử dụng bộ phận phục vụ chuyển bộ phận
kế toán quản lí các thanh tốn với khách hàng. Bộ phận kế toán viết phiếu thu và lưu sổ
theo dõi hằng ngày. Thống kê và báo cáo hàng tháng cho chủ cửa hàng.
Khi khách hàng đến cửa hàng, nhân viên tiếp tân sẽ nhận yêu cầu của khách hàng về
món ăn, thức ăn. Ghi nhận thật chính xác đầy đủ về món ăn, khẩu vị của khách trước khi
chuyển cho bếp. Kế tốn nhanh chóng lập phiếu thanh tốn. Nhân viên tiếp tân yêu cầu
khách chờ thức ăn tại quầy và yêu cầu khách thanh toán trước khi tự phục vụ, sau khi
nhận thức ăn và thanh toán, hướng dẫn khách đến chỗ ngồi.

Đối với dịch vụ giao hàng tận nơi nhân viên tiếp tân nhận thơng tin khách hàng, sau
đó nhân viên kế toán lập phiếu thanh toán và giao cho nhân viên giao hàng để chuyển đến
khách.
Quản lý và sắp xếp kho: Kho là nơi tập trung các nguyên liệu, thực phẩm, hàng hóa
nhằm đáp ứng các nhu cầu chế biến món ăn cho khách, do vậy kho phải được tổ chức hợp
lý. Phải nắm vững được lượng hàng hóa có trong kho, lập phiếu yêu cầu nhập kho. Mỗi
lần nhập kho và xuất kho phải có phiếu in cụ thể, vào cuối ngày, quản lý kho có nhiệm vụ
tổng kết lại lượng hịa hóa cịn tồn và đã hết trong ngày báo cáo cho bộ phận kế toán lập
thẻ kho để kiểm toán dễ dàng trong việc lập phiếu nhập kho.
Nhập kho: Quản lý kho nhận phiếu nhập kho do kế tốn lập. Kiểm tra các hàng hóa
theo phiếu nhập kho, cả chất lượng và số lượng. Nếu hàng hóa đáp ứng về số lượng và
chất lượng thì cho nhập kho cịn nếu khơng đáp ứng thì khơng thực hiện và yêu cầu giải
quyết. Sau khi kiểm tra về số lượng và chất lượng, quản lý kho thực hiện nhập hàng vào
kho, sau đó sẽ xác nhận phiếu nhập kho cho kế toán.
Xuất kho: Quản lý kho căn cứ vào định mức nguyên liệu, hàng hóa đã quy định
trong kế hoạch của nhà hàng để xuất kho, giám sát số lượng cấp phát, lập phiếu xuất kho
khi xuất kho. Khi xuất hàng cho bộ phận bếp, bộ phận bếp phải điền đầy đủ các thông tin
vào phiếu nhận nguyên liệu và phiếu xuất kho: bộ phận, mặt hàng cần cấp, số lượng đơn
vị tính… đặc biệt phải có chữ ký của trưởng bộ phận. Quản lý kho phải kiểm tra kỹ các
thông số ngày xuất kho (lập danh sách phiếu xuất kho). Xuất hàng đúng số lượng, chất
lượng loại hàng đã duyệt. Thường xuyên cập nhập số liệu, sổ sách kho, kiểm kê chu đáo,
đúng kì.
16


Quản lý nhân viên: Quản lý kết quả của nhân viên thông qua việc dám sát các tác
nghiệp của nhân viên, tức là tổ chức công việc, phân chia công việc cụ thể cho nhân viên
làm việc. Lập phiếu chấm công và tổng hợp phiếu chấm công cuối tháng và gửi về bên Kế
toán.
Quản lý thu chi: Kế toán kiểm tra các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến thu, chi

các mặt tiền, các chứng từ, đầy đủ hợp lệ, chính xác, sau đó báo cáo cho Giám đốc xem
xét và phê duyệt. Sau khi được phê duyệt Kế tốn xuất phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, và
các chứng từ có liên quan. Các chứng từ hóa đơn, phiếu thu chi, báo cáo thu chi… sẽ
được bên kế toán lưu trữ theo hạn định của công ty.
1.4.

Các yêu cầu
Yêu cầu chức năng

-

Mua hàng: lập phiếu yêu cầu, xử lý nhập hàng, ghi hóa đơn nhập hàng.

-

Bán hàng: Nhận thực đơn phiếu yêu cầu, xử lý yêu cầu, nhận hóa đơn.

-

Thanh tốn và cơng nợ: lập hóa đơn, gửi thơng tin, giao dịch thanh tốn và cơng nợ.

-

Báo cáo thống kê: Lập thống kê, gửi báo cáo.
Yêu cầu phi chức năng
Người quản lý có thể chỉnh sửa giá các món ăn, kiểm tra doanh thu, xem thông tin
nhân viên.

2.


Xây dựng và phân tích hệ thống
2.1.

Xác định các tác nhân ngồi
Các tác nhân ngoài: Chủ cửa hàng, đại lý cung cấp, khách hàng.

17


2.2.

Xây dựng mơ hình phân cấp chức năng

18


2.3.

Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu

2.3.1. Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

19


2.3.2. Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức đỉnh

20



2.3.3. Xây dựng mơ hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
•

MUA HÀNG

•

BÁN HÀNG

21


•

QUẢN LÝ THANH TỐN VÀ CƠNG NỢ

22


•

QUẢN LÝ THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO
23


24