Bài thảo Luận :
Hệ Thống Thông Tin Quản lý
Đề Tài :
Câu 1.
Hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP - Enterprise resource
planning) mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hệ thống ERP được xây dựng
trên cơ sở nào? Liệt kê một số bài toán mà hệ thống có thể giải quyết được?
Câu 2.
Thơng tin về hệ thống quản lý thu tiền điện được mô tả như sau:
Công ty điện lực quận Cầu giấy có nhu cầu quản lý việc tính, in hóa đơn và thu
tiền bằng máy tính. Cơng tác theo dõi sử dụng và thu tiền điện do các bộ phận sau đảm
nhiệm: Tổ theo dõi sử dụng, Bộ phận tính tiền điện (TTĐ) và Tổ thu.
Mỗi cán bộ theo dõi (cán bộ ghi) đảm nhiệm việc ghi số điện sử dụng của một số
hộ gia đình cố định. Mỗi hộ gia đình sẽ được quy định ghi điện vào một số ngày cố
định trong tháng gọi là ngày ghi điện. Để không dồn việc, ngày ghi điện của các hộ
được phân bố đều trong tháng. Hàng ngày, cán bộ ghi báo số điện đã sử dụng của các
hộ có Ngày ghi điện trong ngày cho Bộ phận TTĐ. Bộ phận TTĐ tính số tiền điện hộ
sử dụng phải trả trong tháng và in hóa đơn. Hóa đơn được chuyến sang cho Tổ thu.
Tổ thu chia hóa đơn cho các cán bộ thu. Việc thu phí của mỗi hộ gia đình cũng
được phân vào các khoảng thời gian cố định trong tháng (trong vòng 7 ngày sau khi
ghi điện). Các hộ khơng trả tiền trong vịng 14 ngày kể từ khi ghi số bị coi là nợ tiền
điện và sẽ bị cắt điện.
Cần xây dựng hệ thống thơng tin cho phép tính tiền điện, in hóa đơn cho khách
hàng sắp theo từng cán bộ thu và lập danh sách khách hàng sẽ bị cúp điện hàng ngày.

1


Phần 1 : Tìm hiểu đề tài thảo luận :
Câu 1 :

1>Khái niệm hệ thống thông tin ERP
- Hệ thống thông tin ERP: Là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực

của doanh nghiệp, bao trùm lên tồn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh
nghiệp như:
Kế toán: Quản lý sổ cái, sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, bán hàng và các
khoản phải trả
Quản lý nhân sự: Quản lý lương
Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, phân phối, điều phối
năng lực, công thức sản phẩm, quản lý luồng sản xuất, lệnh sản xuất, mã vạch,…
Quản lý hậu cần: Quản lý kho. Quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấpQuản lý
bán hàng: Dự báo lập kế hoạch, công cụ lập báo cáo,…

2


2> Vai trị và lợi ích của hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Một hệ thống ERP có thể được mơ tả qua sơ đồ sau :

Như vậy qua sơ đồ trên, có thể thấy : Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được
tất cả các chu trình kinh doanh. Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch
định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:
3


Lập kế hoạch, dự toán
Bán hàng và quản lý khách hàng
Sản xuất
Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
Tài chính – Kế tốn
Quản lý nhân sự
Nghiên cứu và phát triển
….v.v
A, Vai trò
ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ hiệu quả nhất trong công tác quản lý
van mơi trường kinh doanh. Ví dụ như quy trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ
khách hàng, sau đó sẽ tính được chi phí và thời gian sản xuất dựa vào định mức
nguyên liệu và lượng nguyên liệu hàng tồn kho của cơng ty,lịch trình sản xuất và năng
lực sản xuất từ kế hoạch cung ứng. Từ đó cho ta biết được thời gian dự kiến và tiến độ
giao hàng. Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem tiến độ giao
hàng cho khách hàng đến đâu điều này sẽ giải quyết kịp thời các rủi ro và tránh xảy ra
các sai sót. Phân hệ kế tốn có thể biết được chi phí sản xuất cho một đơn hàng cụ thể
một cách chính xác. Đó chính là một thể thống nhất ERP muốn thực hiện ở mỗi doanh
nghiệp. Nếu như các phân hệ không thật sự liên kết khó khăn với nhau thì khi giải
quyết một đơn đặt hàng rất khó khăn và thơng tin sẽ khơng kịp thời.Ví dụ bộ phận
kinh doanh sẽ khơng biết được lượng hàng đã sản xuất đủ chưa.
ERP là một gói phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng
tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, và các module này tương tác với nhau
trong mơi trường tích hợp.Ví dụ như hệ thống BI sẽ tận dụng ưu thế có thể đưa ra các
phân tích sâu theo nhiều chiều giúp lãnh đạo có thể tìm ngay được ngun nhân bị
giảm doanh thu là do đâu, cụ thể vùng miền nào. Bằng cách đo lường các chỉ số đánh
giá hiệu quả hoạt động chủ chốt (KPI - Key Performance Indicator) về số lần bảo
hành, các mặt hàng bán chậm nhất hay số khách hàng mua và tổng doanh thu bán được
4


từ những mặt hàng đó, BI sẽ cho biết được những mặt hàng kém hiệu quả, làm tiêu tốn
nhiều chi phí cho các hoạt động hỗ trợ, tồn kho để từ đó ra quyết định loại bỏ hay cải

tiến thành một sản phẩm mới. Thông qua việc thu thập thông tin về số lượng hàng bán,
doanh thu, chi phí, số khách hàng mới, số sản phẩm bán được... của các chương trình
khuyến mãi, quảng cáo, BI sẽ đưa ra báo cáo phân tích về mức độ hiệu quả của
chương trình. Ngồi ra BI cung cấp cho DN cái nhìn tổng thể về khách hàng bằng cách
phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống,
thu nhập, doanh thu... để DN có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu
của họ, hay có thể thiết kế những chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho
những khu vực mà những đối tượng đó tập trung đơng nhất.
B, Lợi ích
1. Tiếp cận Thơng tin Quản trị đáng Tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để
có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thơng tin. Nếu khơng có hệ
thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thơng
tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của cơng ty.
Vớigiải pháp ERP, điều này có thểđược thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử
dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập
trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các
phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thơng tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ
thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà
cịn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
2. Công tác Kế tốn Chính xác Hơn
Phần mềm kế tốn hoặc phân hệ kế tốn của phần mềm ERP giúp các cơng ty
giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch tốn thủ cơng.
Phần mềm kế tốn cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý
cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán
được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế tốn và các biện pháp
kiểm soát nội bộ chất lượng.
5



3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các cơng ty theo dõi
hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm
nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

4. Tăng Hiệu quả Sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận
dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nhiều
công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ cơng
dẫn đến tính tốn sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản
xuất và do đó do đó thường sử dụng khơng hết cơng suất của máy móc và cơng nhân.
Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu
quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
5. Quản lý Nhân sự Hiệu quả Hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý
nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót
và gian lận trong hệ thống tính lương.
6. Các Quy trình Kinh doanh được Xác định Rõ ràng Hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh
doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các
vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

6


Từ góc độ kinh tế, chúng ta nhận thấy những lợi ích hữu hình mà nó mang lại :
·

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần


cho mọi giao dịch có liên quan.
·

Kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi

nhuận…
·

Tối ưu hóa các nguồn lực như ngun vật liệu, nhân cơng, máy móc thi

công… vừa đủ để sản xuất
·

Các thông tin được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho

mọi đối tượng cần sử dụng thông tin
·

Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác

và đúng hạn.
·

Nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng

lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.

3 >Cơ Sở xây dựng hệ thống ERP
A>Tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp phải đạt chuẩn:
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các

quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh
doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối
tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều DN
7


VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn khơng có các tài liệu về các quy trình
hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các
công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.
B>Dựa trên thành tựu khoa học hiện có:
Trong thế kỷ 21, với tốc độ phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và sự biến
đổi không ngừng của nền kinh tế - xã hội thì vấn đề quản lý doanh nghiệp trên nền
tảng ứng dụng tri thức khoa học ngày càng trở nên quan trọng và cũng là yếu tố nâng
cao sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam trên
sân chơi WTO. Và giải pháp được nhiều sự quan tâm của các nhà quản lý doanh
nghiệo hiện nay chính là ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
1 dễ sử dụng
Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP.
Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng
vì giao diện với người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần
mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.
Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần
mềm trong nước đơi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi chúng đơn giản và có giao diện
với người sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm kế toán cũng thường được thiết kế
phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam.
Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là
phần mềm đó có ít chức năng hơn.
2 Cảnh báo
Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người
sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ

liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.
Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh,
chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ

8


trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã
vượt quá mức tín dụng cho phép
3 Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ
Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của các dịch vụ hỗ
trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.
Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất
lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lơn khi các nhân viên phát triển phần mềm
ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ khơng có thời gian hỗ trợ cho phần
mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử
dụng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công
ty viết.
Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các
nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ co phần mềm này
trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ
về các sản phẩm mà họ cung cấp. Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng tiêu
chuẩn rất cao đối với đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về những
tiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệ với công ty thiết
kế phần mềm.
4 Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ
có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của
nước ngồi đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất tịan diện.
Những tài liệu này bao gồm:

• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mơ tả các chức năng mà phần mềm đó
có thể cung cấp;
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm
và định cấu hình, bao gồm cả thong tin về cấu hình của phần cứng;
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như
9


những thơng tin về việc khắc phục các sai sót;
• Sách tra cứu: Liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách
khắc phục các lỗi đó;
• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải
quyết sự cố.
5 Bản địa hóa
Một số phần mềm ERP nước ngồi chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề
khó khăn cho một số cơng ty.
Một thuận lợi của phần mềm ERP sản xuất trong nước là hoàn toàn được thiết kế
phù hợp với hệ thống kế toán và các qui phạm pháp luật của Việt Nam, và có thể sử
dụng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các qui
định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết
lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.
6 Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên
cạnh tiếng Việt như Anh, Nhật, và Hoa.
7 Chế độ đa nhiệm
Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng
nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép
người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa số/ màn hình cơng nợ phải trả trong khi
chưa hồn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.


Accounting

Business

Kế toán vốn bằng tiền

Quản lý bán hàng

Kế toán tổng hợp

Quản lý mua hàng

10


Kế tốn cơng nợ phải thu

Quản lý hàng tồn kho

Kế tốn cơng nợ phải trả
Kế tốn cơng cụ dụng cụ
Kế toán TSCĐ
Kế toán giá thành
Kế toán chủ đầu tư
CRM-Customer Relationship Managemet

HRM-Human Resource Management

Quản lý khách hàng tiềm năng


Quản lý quan hệ nhân sự

Quản lý phản hồi và giải đáp

Quản lý chấm cơng, tính lương

Quản lý tài khoản

Quản lý tuyển dụng

Quản lý liên hệ

Quản lý đào tạo

Quản trị Marketing

Quản lý chế độ chính sách

Quản lý hợp đồng

Quản lý chấm cơng và đánh giá thi đua

Nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp trong việc xây dựng HT ERP
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh
nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh
hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hồn
thiện cơng tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản
xuất kinh doanh.

11



Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có cơng cụ hữu hiệu là
các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày
càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường
phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho
hệ thống kế tốn hay quản lý cơng văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp
có khả năng bao qt tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ thống
Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP).
Khơng ít tập đồn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa
khóa cho thành cơng của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học
tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.

4> Những vấn đề được giải quyết khi triển khai HT ERP trong
doanh nghiệp
- Một số bài tốn mà hệ thống có thể giải quyết được:
+ Bán hàng và quản lý bán hàng:
Ví dụ như quy trình đặt hàng: ERP nhận đơn hàng từ khách hàng,sau đó sẽ tính
được chi phí và thời gian sản xuất dựa vào định mức nguyên vật liệu và lượng ngun
liệu hành hóa tốn trong kho của cơng ty, lịch trình sản xuất và năng lực sản xuất từ kế
hoạch cung ứng. từ đó cho ta biết được thời gian dự kiến và tiến độ giao hàng. Tất cả
các nhân viên ở phịng ban khác nhau đều có thể xem tiến độ sản xuất cũng như tiến
độ giao hàng cho khách đến đâu,điều này sẽ giải quyết kịp thời các rủi ro và tránh xày
ra sai sót. Phân hệ kế tốn có thể biết được chi phí sản xuất cho một đơn hàng cụ thể
một cách chính xác.
Đó chính là một thể thống nhất ERP muốn thực hiện ở mỗi doanh nghiệp. Nếu
như các phân hệ không thực sự liên kết với nhau thì khi giải quyết một đơn đặt hàng
rất khó khăn và thơng tin sẽ khơng kịp thời. Ví dụ như bộ phận kinh doanh sẽ khơng


12


biết đơn hàng đã giao cho khách hàng đến đâu,kế hoạch cung ứng,không biết được
lượng hàng đã sản xuất đủ chưa..
 Đối với ERP ,mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn,chính xác hơn và thống nhất
hơn.
ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức công ty nhận đơn hàng và
xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là q trình xử
lý đơn hàng hồn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà ERP thường được
xem như là phần mềm hỗ trợ vơ hình. ERP khơng xử lý các quy trình trước khi bán
hàng (hầu hết các nhà cung cấp phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp
ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung
cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt
quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng
nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thơng tin cần thiết để hồn tất
đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài
chính, lượng hàng tồn kho của cơng ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân
hệ Cung ứng, chẳng hạn).
Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thơng tin và cập nhật
chúng. Khi một phịng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thơng tin đó sẽ tự động
nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem
thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi
chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách
hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy
ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như
quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính…

+ Kiểm sốt ERP:
Khi kết quả khơng như mong muốn

Theo bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của hãng tư vấn Panorama, tuy
có nhiều dấu hiệu tích cực như:
• 65% DN có thể xác định những lợi ích thu được từ hệ thống mới của họ, bao gồm
13


tăng hiệu năng hoạt động, cải thiện các quy trình sản xuất kinh doanh sau khi go-live
(khởi động)
• Lãnh đạo của hơn 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả mà các dự án ERP mang
lại
• Đội ngũ nhân viên tác nghiệp của 67% DN hài lòng với ERP
Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quả khơng như mong muốn
(xem hình):
• 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách (trong khoảng từ 5% đến 125% so với
ngân sách dự kiến)
• 54% DN cho biết các hoạt động sản xuất kinh doanh của họ chịu ảnh hưởng (đình
trệ, hoặc tồi tệ hơn là ngừng hoạt động) khi go-live hệ thống
• Trên 40 các dự án ERP triển khai kéo dài hơn thời gian dự kiến (trong khoảng từ 5%
đến 100% so với kế hoạch đề ra )
Kiểm sốt q trình sau triển khai
Hầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kết thúc ở bước go-live
hệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều: thời điểm sau khi hệ thống go-live mới là
thời điểm chính quyết định sự thành bại của dự án.
Rất nhiều DN đã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm sốt q trình sau triển
khai, đồng nghĩa với việc không thể nhận thấy (hoặc rất mơ hồ) những lợi ích mà hệ
thống ERP thực sự mang lại. Với những trường hợp này, cần thiết phải có những thay
đổi và điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của hệ thống cũng như
cải thiện vai trị hỗ trợ của nó với các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

14



Q trình kiểm sốt sau triển khai nên tập trung vào 3 vấn đề cốt lõi sau:
1. Đo lường hiệu năng khi go-live hệ thống
Điều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP là khi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của DN đang trong tình trạng ổn định. Cách duy nhất để
đánh giá mức độ hiệu quả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của DN
trước và sau khi go-live hệ thống.
Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án của DN cũng như đơn vị triển khai xác định được
những mảng hoạt động nào của DN dưới mức hiệu năng thơng thường để có các
phương án điều chỉnh phù hợp.
2. Tiếp tục đào tạo
Bất kể DN đã từng đào tạo đội ngũ nhân viên tốt thế nào trước đó thì ngay sau thời
điểm go-live hệ thống, DN cần triển khai tiếp các khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóa mức
độ giảm sút năng suất làm việc. Điều này sẽ giúp DN tối ưu hóa hiệu quả trong dài
hạn.
3. Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện
DN đã triển khai ERP khơng có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác nghiệp tại các phịng
ban đều hồn hảo. Đơi khi vẫn có những quy trình bất hợp lý và cần được tái cấu trúc
một lần nữa. Ban quản lý dự án cần làm việc với các nhân viên tác nghiệp trực tiếp để
xác định các “nút gãy” (pain points) trong quy trình cũng như nguyên nhân gây ra để
có thể có những thay đổi hợp lý và hiệu quả hơn.
-Khai thác tối ưu hệ thống đang vận hành
Rất nhiều DN khi khơng hài lịng với hệ thống ERP hiện tại thường nảy sinh tư tưởng
mua giải pháp mới. Thay vì mất cơng chuyển đổi, trước khi quyết định, DN nên làm rõ
15


một số vấn đề:
. DN đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa?

. DN đã nâng cấp phiên bản mới nhất của hệ thống chưa?
. Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ thống khơng?
. Các quy trình tác nghiệp trong DN (mua hàng, bán hàng, các nghiệp vụ kế tốn…) có
được xác định rõ ràng khơng?
. Trong DN có bộ phận nào (nhân viên hoặc cấp quản lý, lãnh đạo) khơng hài
lịng/chống đối hệ thống khơng?
. Quy trình tác nghiệp trong DN có thể được cải thiện tốt hơn nữa khơng?
. Bạn có nghĩ quy mơ DN của mình phát triển quá nhanh, vượt khỏi khả năng đáp ứng
của hệ thống hiện tại khơng?
. Liệu DN có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, tiền…) để
có một hệ thống mới khơng?
Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên đều là “Có”, điều đó có nghĩa đã đến lúc DN
cần một hệ thống mới để thay thế cho hệ thống hiện tại. Tuy nhiên, chỉ cần ít nhất một
câu trả lời “Khơng” thì DN hồn tồn có cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt động của hệ
thống hiện tại với một kế hoạch hợp lý căn cứ trên “4 bước tối ưu hóa hệ thống ERP
(xem bảng). Khi thực hiện 4 bước này, DN sẽ nhận thấy có những tính năng của hệ
thống chưa được khai thác triệt để, những lợi ích chưa được tận dụng hết. Và DN hồn
tồn có thể tối ưu hóa hệ thống hiện tại với mức chi phí (thời gian, tiền, nhân lực…) ít
hơn nhiều so với quyết định thay thế một hệ thống hoàn toàn mới.
4 bước giúp tơi ưu hóa hệ thống ERP
1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống
hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ.
DN cần rà sốt tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thông qua thu thập ý kiến từ
đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, cũng như đội ngũ IT vận
hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp phải như xáo trộn một số quy trình nghiệp vụ,
nhân viên chưa thực sự nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết các chức
năng của hệ thống, lỗi báo cáo…
2. Đánh giá mức độ hợp lý của các quy trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng những
16



quy trình có thể cần được cải thiện tốt hơn nữa.
Vấn đề thường hay gặp phải là trong quá trình triển khai, khi thiết kế các quy trình tác
nghiệp (tobe-processes) cho DN, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tưởng, u cầu của
DN dẫn đến quy trình khơng hợp lý. Hay có thể quy trình đã hợp lý ở thời điểm đó
nhưng thời gian về sau, vì lý do nào đó, DN thay đổi quy trình tác nghiệp, hoặc do
phát triển, DN phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật trong hệ
thống…Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ hơn có thể làm xáo
trộn các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
3. Tìm nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề đã được xác định ở trên.
Sau bước 1 và 2, Ban quản lý ERP của DN cần xác định các nguyên nhân chính cũng
như cách giải quyết các vấn đề theo mức độ ưu tiên.
Ví dụ, với các vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khi khoanh vùng được
các quy trình lỗi, DN cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại. Bước này cần tham khảo
lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà DN và đơn vị triển khai đã thống nhất thiết kế,
đồng thời lấy ý kiến các nhân viên tác nghiệp có liên quan đến các quy trình đó nhằm
mục đích xác định được quy trình mới tối ưu nhất.
Ngồi ra, DN cần kiểm sốt chặt q trình tùy chỉnh, thay đổi các quy trình này trên
hệ thống.
4. Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ ERP
Kế hoạch này bao gồm tổng hợp các phương án giải quyết cho từng vấn đề đã được
Ban quản lý ERP của DN thống nhất trong bước 3. Cần lưu ý, hãy coi mức độ quan
Quản
lý thu
tiền
trọng của kế hoạch này như khi DN
triển
khai
dựđiện
án ERP trước kia. Cần làm rõ mục


tiêu, các công việc cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, các mốc thời gian…như bất
kỳ dự án nào khác.
1.Theo dõi số điện

2.In hóa đơn

3.Thu tiền điện

Phần 2: biểu đồ
1, Biểu đồ dữ liệu phân cấp chức năng :
1.1Ghi số điện

2.1 In hóa đơn

3.1 Nhập thơng tin thu phí

2.2 Chuyển hóa đơn
3.2 Lập DS HGĐ nợ tiền điện

1.2Tính tiền điện

17
3.3 Lập DS HGĐ bị cắt điện


2,Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh:
Quản lý thu tiền điện

Hộ gia đình


Điện phí

18
Cán bộ thu tiền điện

Cán bộ ghi số điện


DS HGĐ bị cắt điện

Hóa đơn

Hộ gia đình

Cán bộ ghi số điện

1.Theo dõi số điện

Số điện

Ngày ghi điện

3,Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh

Hóa đơn

2.In hóa đơn

Tổ thu


DS HGĐ chưa nộp tiền sau ngày ghi 14 ngày
Cán bộ thu tiền điện

3.Thu tiền điện
19

Thông báo cắt điện

DS HGĐ bị cắt điện


DS HGĐ đã nộp
tiền điện

Mô tả :
-

Chức năng cha” quản lý thu tiền điện” bao gồm 3 chức năng con là : “ Theo dõi
số điện”, “In hóa đơn” và “Thu tiền điện”
ở biểu đồ mức đỉnh có
+ các tác nhân ngoài: “ Cán bộ thu tiền điện”, “ Cán bộ ghi số điện”, “hộ gia
đình”. Ba tác nhân này cung cấp các luồng dữ liệu: : “Điện phí”, “Số điện, ngày
ghi điện”, “thơng tin hộ gia đình”
+ Kho dữ liệu: “ ngày ghi điện”, “DS HGĐ nợ tiền điện” và “ DS HGD bị cắt
điện”

4,Biểu đồ luồng dữ liêu mức dưới đỉnh:
Tác nhân ngồi:hộ gia đình, cán bộ ghi tiền điện, cán bộ thu tiền điện,
Kho dữ liệu: hóa đơn, danh sách hộ nợ tiền điện, danh sách hộ gia đình bị cắt điện, hộ

gia đình. Số điện sử dụng, ngày ghi điện,
1. Theo dõi số điện:
20


Cán bộ ghi tiền điện

Số điện sư dụng
Số điện

1.2Tính tiền điện

1.1Ghi số điện

Ngày ghi điện

Ngày ghi điện

Hóa đơn tiền điện

Mơ tả biểu đồ:
Chức năng theo dõi số điện bao gồm hai chức năng con là : ghi số điện và tính tiền
điện
- ở chức năng con thứ nhất : ghi số điện
+chức năng ghi số điên nhận thông tin từ tác nhân ngoài “Cán bộ ghi tiền điện”: số
điện sử dụng của các hộ gia đình cố định
+thơng tin về số điện, ngày ghi điện đều được cập nhật vào kho dữ liệu “ Ngày ghi
điện”
- thông tin từ chức năng con thứ nhất được chuyển sang chức năng con thứ hai: tính
tiền điện

+ từ kho dữ liệu “ Số điện đã sử dung”, bộ phận tính tiền điện có thể biết được lương
điện đã tiêu thụ trong khoảng thời gian nhất định, của một só hộ gia đình nhất định
+ Bộ phận tính tiền điện sẽ tính tiền điện và cập nhât thơng tin và hóa đơn

2.In hóa đơn
Cán bộ ghi số điện

TT HGĐ, số điện, ngày ghi điện

Hộ gia đình

Tiền điện

2.1.Tính tiền

2.2.Chuyển hóa đơn

Ngày ghi điện, tiền điện
Hóa đơn

21
Tổ thu


Hóa đơn
Ngày ghi điện

Mơ tả biểu đồ:
-


Chức năng In hóa đơn bao gồm hai chức năng con “Tính tiền” và “Chuyển hóa
đơn”
+chức năng “Tính tiền” nhận hai luồng thơng tin “ Số điện” từ tác nhân ngoài :
Cán bộ ghi số điện”, và thông tin về “ Số điện, ngày ghi điện của hộ gia đình”
của Kho dữ liệu “ Ngày ghi điện”. Đồng thời “Thông tin về số điện” sẽ được
chuyển đến tác nhân ngồi “ Hộ gia đình”.
+chức năng “ Chuyển hóa đơn” nhận hóa đơn sau khi chức năng “Tính tiền”
đươc thực hiện. “hóa đơn “ nhận được sẽ được chuyển đến “ Tổ thu

HGĐ chưa nộp tiền sau 14 ngày từ ngày ghi

Cán bộ thu tiền điện

3.1.Nhập thơng tin thu phí

3.2.Lập danh sách hộ gia đình nợ tiền điện

3,Thu tiền điện
Thông tin tiền điện, hộ gia đình sử dụng điện
TT HGĐ cịn nợ tiền điện

TT HGĐ sử dụng điện
Danh sách HGĐ nộp tiền

DS hgđ nợ tiền điện sau

Danh sách HGĐ nơ tiền điện

Thông báo bị cắt điện do q hạn
3.3.Lập

nộp danh
điện phí
sách hộ gia đình bị cắt điện
Hộ gia đình

22


Hộ gia đình

Mơ tả biểu đồ:
-

Chức năng “Thu tiền điện” boa gồm 3 chức năng con: “Nhập thông tin thu phí”,
“Lập danh sách hộ gia đình nợ tiền điẹn” và “ Lập danh sách hộ gia đình bị cắt
điện”

23