ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU TẠI KON TUM

VŨ THỊ HIỀN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
TRƯỜNG LỘC AN

Kon Tum, tháng 7 năm 2015


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU TẠI KON TUM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TỐN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
TRƯỜNG LỘC AN

GVHD: TH.S TRẦN THỊ THU TRÂM
SVTH : VŨ THỊ HIỀN
LỚP : K511KT
MSSV : 111401013

Kon Tum, tháng 7 năm 2015

LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong khóa luận là trung thực và chưa từng được ai
cơng bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.

Kon Tum, tháng 07 năm 2015
Sinh viên thực hiện
Vũ Thị Hiền


MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .............................................................................................. iii
DANH MỤC LƯU ĐỒ.............................................................................................................. iv
DANH MỤC SƠ ĐỒ .................................................................................................................. v
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU DÙNG ĐỂ VẼ LƯU ĐỐ ................................................... vi
MỞ ĐẦU ....................................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SỐT
NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN..................................................... 3
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ............................. 3
1.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm sốt nội bộ ........................................................................ 3
1.1.2. Phân lo ại hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................................................... 3
1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ................................................................ 4
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................... 5
1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................... 10
1.2. KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN ............ 10
1.2.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh tốn .......................................... 10
1.2.2. Kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn .............................................. 16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TRƯỜNG LỘC AN .............................................. 19
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG

LỘC AN ...................................................................................................................................... 19
2.1.1. Sơ lược về công ty TNHH thương mại Trường Lộc An ........................................ 19
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý .......................................................................................... 20
2.1.3. Tổ chức hoạch tốn kế tốn ....................................................................................... 21
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH
TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN.......................... 24
2.2.1. Đặc điểm hàng hóa và nhà cung c ấp......................................................................... 24
2.2.2. Kiểm sốt nọi bộ chu trình mua hàng và thanh tốn .............................................. 25
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG
KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN
TẠI CƠNG TY .......................................................................................................................... 43
3.1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY ..................................................................... 43
3.1.1. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................................... 43
3.1.2. Đánh giá các thủ tục kiểm sốt với chu trình .......................................................... 44
3.2. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY .................................................................................... 48
3.2.1. Hoàn thiện các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng
và thanh tốn tại doanh nghiệp.................................................................................................. 48
3.2.2. Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng và thanh tốn ................... 49

i


KẾT LUẬN ................................................................................................................................ 55
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

ii



DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Các chữ viết tắt
STT
TNHH
NCC
DNTN
TM
GTGT
TK
KSNB
SXKD
TSCĐ
ĐĐH
PNK

Giải thích các ký hiệu
Số thứ tự
Trách nhiệm hữu hạn
Nhà cung cấp
Doanh nghiệp tư nhân
Thương mại
Giá trị gia tăng
Tài khoản
Kiểm soát nội bộ
Sản xuất kinh doanh
Tài sản cố định
Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho


iii


DANH MỤC LƯU ĐỒ
Số hiệu
lưu đồ
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3.1.

Tên lưu đồ
Kiểm soát quá trình đặt hàng
Kiểm sốt q trình nhận hàng
Kiểm sốt việc ghi nhận và thanh tốn
Kiểm sốt q trình thanh tốn
Hồn thiện thủ tục nhận hàng

iv

Số trang
27
32
37
39
51



DANH MỤC SƠ ĐỒ
Số hiệu
sơ đồ
1.1.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

Tên lưu đồ

Số trang

Mối quan hệ trong chu trình mua hàng và thanh tốn của một
hệ thống
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn
Hình thức kế tốn máy
Tổng qt chu trình mua hàng và thanh tốn

15

v

20
21
23
26



DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU DÙNG ĐỂ VẼ LƯU ĐỒ
Ý nghĩa

Ký hiệu

Các phòng ban, bộ phận

Xét duyệt

Chứng từ
Lưu trữ
Đường di chuyển

A

Điểm nối

Xử lý công việc thủ công

Xử lý công việc bằng máy tính

vi


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, kiểm sốt nội bộ đang đóng một vai trị hết sức quan trọng trong hoạt
động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị
quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của cơng ty mình như: con
người, tài sản, vốn…. góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản

xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững
chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh tốn có một vai trị rất quan trọng trong bất kỳ một
cơng ty nào,vì vậy việc kiểm sốt chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng. Hơn
nữa, công ty TNHH thương mại Trường Lộc An hoạt động kinh doanh chính chủ yếu là
bán hàng và cung cấp dịch nên việc mua hàng hóa về nhập kho phát sinh nhiều. Do đó,
em thấy khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại trong q trình kinh
doanh của cơng ty, cho nên nó địi hỏi cơng ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm
bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để cơng ty có thể
cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường.
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại cơng ty TNHH thương mại
Trường Lộc An, em nhận thấy vấn đề kiểm sốt về chu trình mua hàng và thanh tốn tại
công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài “KIỂM SỐT
NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI TRƯỜNG LỘC AN”.
2. Mục tiêu
Nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá thực trạng kiểm sốt nội bộchu trình mua hàng và
thanh tốn tại cơng ty TNHH thương mại Trường Lộc An.
Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề sau:
- Tìm hiểu đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty.
- Tìm ra các yếu điểm từ đó hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại cơng ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu tại công ty TNHH thương mại Trường Lộc An.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận khoa học
- Điều tra và khảo sát
- Phân tích và đánh giá
5. Bố cục đề tài
Đề tài gồm ba phần chính:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm sốt nội bộ nói chung và kiểm sốt nội bộ chu
trình mua hàng và thanh tốn nói riêng
Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại cơng
ty TNHH Trường Lộc An

1


Chương 3: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với
chu trình mua hàng và thanh tốn tại TNHH cơng ty Trường Lộc An

2


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát ln là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà
quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm sốt để đạt
được mục tiêu của tổ chức. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB),
một số định nghĩa hiện nay là:
 Theo ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization COSO): “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên
của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện
ba mục tiêu:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”.
 Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VAS – 400): “Hệ thống KSNB là

các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm
bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
 Theo định nghĩa của Liên đồn Kế tốn Quốc tế (The International Federation of
Accountants - IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn
mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc
thực hiện các chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm
bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
1.1.2. Phân loại hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Kiểm soát nội bộ về kế toán
KSNB về kế tốn là các chính sách và q trình thực hiện nhằm thực hiện hai mục
tiêu chính sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài
sản vơ hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị
hư hại nếu khơng được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm sốt thích hợp. Điều tương tự cũng
có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan
trọng.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thơng tin kế tốn: Thơng tin kinh tế tài chính do bộ
máy kế tốn xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định

3


của các nhà quản lý. Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian,
tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội
dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
b. Kiểm soát nội bộ về quản lý

KSNB về quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự
tham gia của cơng nhân viên đối với các chính sách quản lý, thực hiện tốt hai mục tiêu
chính:
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong
doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống KSNB cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động
của doanh nghiệp.
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài
chính trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:Các q trình kiểm sốt
trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp,
gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh
nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong
doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh nghiệp
nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu khơng
có hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm thế nào để người lao động khơng vì quyền lợi riêng
của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử
đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy
nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ khơng phải chỉ dựa trên
sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm sốt nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm
chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư
hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.Đảm bảo tính chính xác của các số

liệu kế tốn và báo cáo tài chính.Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy
trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.Đảm bảo tổ chức hoạt
động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.Bảo vệ quyền
lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lịng tin đối với họ (trường hợp Cơng ty cổ
phần).

4


1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB của các đơn vị vì phụ
thuộc vào nhiều yếu tố như quy mơ, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế
nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau:
- Mơi trường kiểm sốt: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động
của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc với hệ thống kiểm sốt nội bộ và vai trị
của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. “Theo điều 11 – chuẩn mực kiểm toán số
400”
- Đánh giá rủi ro: là đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát
hiện ra những khâu kiểm sốt thiếu và yếu khơng thể kiểm sốt có hiệu quả các hoạt
động, để tăng cường nhân lực, vật lực để tăng cường vào các điểm sung yếu của hệ thống
, tạo nên sự vững chắc của hệ thống kiểm soát.
- Các thủ tục kiểm soát: là các quy chế thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và
chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. “Theo điều 13 –
chuẩn mực kiểm tốn số 400”
- Hệ thống thơng tin và truyền thông: cung cấp thông tin cho mọi cấp trong một tổ
chức để đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau, trong đó hệ thống thơng tin kế tốn
là một phân hệ quan trọng.
- Hệ thống giám sát: là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ
thống kiểm sốt.
a. Mơi trường kiểm sốt

Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm sốt của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của
kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về mơi trường kiểm sốt là:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức
- Đảm bảo năng lực
- Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
- Cơ cấu tổ chức
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Chính sách nhân sự
 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Là tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan
đến q trình kiểm sốt. Để đáp ứng nhu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng
những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản khơng
cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.
 Đảm bảo năng lực
Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực
hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao
khơng hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có

5


kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao và phải giám sát và huấn
luyện họ đầy đủ và thường xuyên
 Uỷ ban kiểm soát
Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị, không tham gia
vào việc điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các
mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo
cáo tài chính, giữ sự độc lập của KSNB.

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách
điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số
nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng việc hồn thành
hoặc vượt mức kế hoạch, sẵn sàng chấp nhận rủi ro. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo
thủ và quá thận trọng với rủi ro. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành
có thể ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt và tác động đến việc thực hiện các mục
tiêu của đơn vị.
 Cơ cấu tổ chức
Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, cơ cấu
phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm sốt, và giám sát các hoạt
động, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu.
 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức.
Nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn
vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động
của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hồn thành mục tiêu.
 Chính sách nhân sự
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ
nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạc, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh
hưởng đáng kể đến tính hữu hiệu của mơi trường kiểm sốt thơng qua việc tác động đến
các nhân tố khác trong môi trường kiểm sốt như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và
các giá trị đạo đức.
b. Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có
thể kiểm sốt tất cả. Vì vậy, các nhà quả lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố tạo
nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kế cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng
hoạt động của đơn vị có thể khơng đạt được và phải cố gắng kiểm sốt để tối thiểu hóa
những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn rủi ro này ở mức chấp nhận được,
người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi

ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro.
 Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay
chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử

6


dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích
các dữ liệu quá khứ cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong doanh
nghiệp nhỏ, cơng việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách
hàng, ngân hàng..., hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ.
 Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là cơng việc
khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và
đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua
ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và
những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
c. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện ba chức năng kiểm sốt chính là kiểm sốt
quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán.
 Kiểm soát quản lý
Kiểm soát quản lý là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba
nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm,
nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
 Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều
bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự
chuyên môn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ phát hiện.
 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết
mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân

viên kiểm sốt lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời
giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra
và giấu diếm sai phạm của mình.
Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán : Lý do là để ngăn chặn hành vi
tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá
nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người
được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả
năng thâm lạm tài sản.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa thực
hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng
thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn khơng cho thơng tin bị thiên lệch
như trên, q trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện – thường là bộ
phận kế toán.

7


 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và
giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp
tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền
hạn mà vẫn khơng làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Sự phê chuẩn được thực hiện
qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho tồn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các
nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt
chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho các nghiệp

vụ không thường xuyên phát sinh. Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những
nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách
chung.
 Kiểm sốt vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã
được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các
chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế tốn và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc
phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem
xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản
và sổ sách có liên quan. Nếu khơng thực hiện cơng việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế,
mất mát hoặc có thể khơng phát hiện được những hành vi đánh cắp.
 Kiểm sốt kế tốn
Để thơng tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm
tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm sốt kế tốn là một thành phần
quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ việc tính tốn các
con số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đến kiểm tra
việc luân chuyển chứng từ sổ sách… Kiểm soát kế toán cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ kiểm sốt,
tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định
trên mẫu, đủ số liên quy định.
- Chứng từ kế tốn phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc người
được uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của
chứng từ.
- Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho
nhiều công dụng khác nhau.

8



- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi
qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển
cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có
chữ ký xét duyệt của người kiểm sốt…
d. Hệ thống thơng tin truyền thơng
Thơng tin và truyền thơng chính là điều kiện khơng thể thiếu cho việc thiết lập, duy
trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên
ngồi.
Trong hệ thống thơng tin, hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ quan trọng.
Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế
toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế tốn. Q trình vận hành của hệ thống là q trình
ghi nhận, phân loại, tính tốn, xử lý và tổng hợp.
Hệ thống thơng tin kế tốn thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau
là hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế toán quản trị. Hai bộ phận
này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản
phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp thơng tin nhằm đáp ứng
những nhu cầu khác nhau.
Ngồi những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời,
hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thơng tin kế tốn tài chính phải đạt được
như sau:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có
thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo
đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ
sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.

- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính tốn, trong
việc áp dụng các chính sách kế tốn.
- Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài
khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế tốn có liên quan.
- Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế toán
phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực tình
hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
e. Hệ thống giám sát
Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB. Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh
giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định
KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay khơng và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho

9


phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà
quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
- Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách
hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất
thường.
- Giám sát định kỳ: thơng qua các cuộc kiểm tốn định kỳ do kiểm toán viên nội bộ,
hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ
thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn khơng thể hồn tồn hữu hiệu. Bởi lẻ ngay cả
khi có thể xây dựng hệ thống hồn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùy
thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính
đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn
chế tối đa những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,
đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp
dưới…
- Khả năng đánh lừa lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay
các bộ phận bên ngồi đơn vị.
- Hoạt động kiểm sốt thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh
mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong
nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động
kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Ln có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt đã lạm dụng quyền hạn
của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm sốt
khơng cịn phù hợp

1.2. KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN
1.2.1. Khái qt chung về chu trình mua hàng và thanh tốn
a. Định nghĩa chu trình mua hàng và thanh tốn
Chu trình mua hàng và thanh tốn là chu trình bao gồm các quyết định và các q
trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường
bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa
hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh tốn cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch
vụ nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hóa dich vụ bao gồm các khoản mục như nguyên liệu
vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,… Chu
trình khơng bao gồm q trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sự
chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức.

10



b. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
 Chuẩn bị đơn đặt hàng
- Cơ sở để thực hiện việc đặt hàng là yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong
doanh nghiệp. Đó là yêu cầu mua vật tư của phòng vật tư, yêu cầu mua hàng hóa của
phịng kinh doanh, u cầu mua máy móc, thiết bị của các bộ phận có nhu cầu,...
- Các yêu cầu mua hàng cần phải được phê chuẩn đúng đắn bởi những người có
thẩm quyền trong doanh nghiệp. Việc phê chuẩn có thể được thực hiện riêng lẻ cho từng
yêu cầu mua hàng như đối với TSCĐ, hoặc là quy định chung cho những loại hàng có
nhu cầu thường xuyên; chẳng hạn như đối với hàng tồn kho, các doanh nghiệp có thể quy
định điểm đặt hàng cho từng mặt hàng.
- Các yêu cầu mua hàng sau khi đã được phê chuẩn được chuyển đến cho bộ phận
mua hàng để chuẩn bị đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Trước khi chuẩn bị đơn đặt
hàng, bộ phận mua hàng cần phải tìm hiểu giá cả, chất lượng sản phẩm và chính sách bán
hàng của các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Doanh nghiệp thường sử
dụng mẫu đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Đơn đặt hàng phải chỉ rõ số lượng, quy cách,
mẫu mã và chất lượng của hàng cần mua. Một bản sao của đơn đặt hàng cần được chuyển
cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra hàng khi nhận hàng.
 Nhận hàng hóa dịch vụ
Sau khi đơn đặt hàng của doanh nghiệp đã được nhà cung cấp chấp nhận thì hàng sẽ
được giao cho doanh nghiệp. Bộ phận nhận hàng sẽ có trách nhiệm kiểm hàng, đảm bảo
rằng hàng nhận được phải đúng số lượng, chất lượng, mẫu mã ghi trên đơn đặt hàng.
Đồng thời, bộ phận nhận hàng lập biên bản nhận hàng để làm bằng chứng cho việc nhận
hàng và kiểm hàng. Bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển đến các bộ phận liên
quan (bộ phận mua hàng và phịng kế tốn) theo quy định của doanh nghiệp. Cuối cùng
hàng sẽ được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc bộ phận sử dụng. Nếu hàng được
nhập kho, phiếu nhập kho sẽ được lập để làm bằng chứng cho việc hàng đã được nhập
kho.
 Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng
Sau khi hàng đã được giao cho doanh nghiệp, tức là đã thuộc quyền kiểm soát của

doanh nghiệp nên phải ghi tăng tài sản của doanh nghiệp. Chức năng ghi sổ nghiệp vụ
mua hàng được thực hiện ở phịng kế tốn. Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và phiếu
nhập kho từ thủ kho, kế tốn phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, cũng như
kiểm tra việc tính tốn trên chứng từ. Ngồi ra, kế tốn cịn đối chiếu các thông tin (tên
hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá,...) trên hóa đơn với biên bản nhận hàng và
Phiếu nhập kho. Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào tài khoản hàng tồn kho
hoặc tài khoản TSCĐ. Hóa đơn cịn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán
(nếuchưa thanh toán cho người bán).
 Thanh toán cho người cung cấp
Thanh toán cho nhà cung cấp là điểm kết thúc của chu trình mua hàng và thanh
tốn.Các doanh nghiệp có thể thanh tốn bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt. Tuy nhiên

11


các doanh nghiệp chỉ thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản chi tiêu nhỏ, cịn phần
lớn thanh tốn bằng chuyển khoản để hạn chế rủi ro ở khâu thanh toán. Tùy theo phương
thức thanh toán, ủy nhiệm chi (thanh toán bằng chuyển khoản) hoặc phiếu chi (thanh toán
bằng tiền mặt) được lập. Để đảm bảo tính đúng đắn của khoản thanh toán, người ký duyệt
ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi (thường là giám đốc) phải kiểm tra các chứng từ chứng minh
cho khoản chi tiêu bao gồm: hóa đơn, biên bản nhận hàng và đơn đặt hàng. Những chứng
từ này sau khi đã được sử dụng để thanh tốn thì cần được đóng dấu "đã thanh tốn" để
tránh trường hợp một hóa đơn mua hàng được thanh tốn nhiều lần. Giấy báo Nợ của
ngân hàng hoặc phiếu chi là chứng cứ làm cơ sở để ghi giảm tiền ở tài khoản tín dụng
ngân hàng, hoặc tiền mặt, đồng thời ghi giảm khoản phải trả người bán.
c. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình
Giai đoạn
Gian lận và sai sót
Tình trạng
Chuẩn bị đơn đặt hàng

Đặt những mặt hàng khơng
Thừa hàng và tăng chi phí
cần thiết hay số lượng lớn
lưu kho
hơn so với nhu cầu
Chuẩn bị đơn đặt hàng
Ký nhận cho những mặt
Thừa hàng và tăng chi phí
hàng khơng được đặt
lưu kho
Chuẩn bị đơn đặt hàng
Khơng ký nhận cho những
Thiệt hại do thiếu hàng cho
mặt hàng cần đặt.
nhu cầu của đơn vị.
Chuẩn bị đơn đặt hàng
Có sự gian lận, thơng đồng
Khả năng hàng hóa, dịch vụ
giữa nhân viên mua và người có chất lượng thấp hoặc giá
bán.
quá cao
Chuẩn bị đơn đặt hàng
Làm giả chứng từ mua hàng. Hàng tồn kho bị khai
khống, thất thoát tiền mặt
Chuẩn bị đơn đặt hàng
Nhà cung cấp bán những mặt Giá trị hàng mua tăng
hàng với giá quá cao (cả về
đơn giá và số lượng)
Nhận hàng hóa dịch vụ
Khơng phát hiện những mặt

Giá trị hàng tồn kho cao
hàng có chất lượng kém
hơn so với thực tế
Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Bỏ sót những khoản nợ phải Ghi những khoản phải trả
trả chẳng hạn như những
nhỏ hơn thực tế
khoản mua nguyên vật liệu
đột xuất.
Ghi sổ nghiệp vụ mua hang Bỏ sót nghiệp vụ mua hàng
Số liệu khơng chính xác
hay trả lại hàng
trên các tài khoản phải trả
và các sổ cái liên quan
Ghi sổ nghiệp vụ mua hang Sai sót trong việc tính tốn
Giá trị hàng mua và chi phí
hay phân bổ chi phí mua
liên quan khơng đúng
hàng

12


Ghi sổ nghiệp vụ mua hang

Ghi sổ nghiệp vụ mua hang

Thanh toán cho nhà cung
cấp
Thanh toán cho nhà cung
cấp

Thanh toán cho nhà cung
cấp

Thanh toán cho nhà cung
cấp
Thanh toán cho nhà cung
cấp

Việc truy nhập vào dữ liệu
liên quan đến nhà cung cấp
bởi những người khơng có
thẩm quyền
Tiền, hàng tồn kho, các tài
liệu theo dõi khoản nợ phải
trả người bán bị thất thoát do
điều kiện khách quan hay
chủ ý của con người.
Những nhà cung cấp sai sót
trong việc tính tốn số tiền
trên hóa đơn
Khơng được hưởng các
khoản chiết khấu do thanh
tốn trễ
Các khoản thanh tốn tiền
mặt khơng hợp lý, khơng
đúng người bán, hoặc người
bán khơng có thật, hoặc
nhiều hơn số tiền đã được ký
duyệt.
Thanh tốn cho những mặt

hàng khơng nhận được
Sai lệch từ những khoản
thanh toán nhỏ

Làm mất hay làm giả
những bản ghi liên quan
đến nhà cung cấp
Tài sản bị thiệt hại hoặc
mất mát, bao gồm sự mất
mát các dữ liệu cần thiết để
theo dõi q trình thanh
tốn cho nhà cung cấp
trong thời gian chiết khấu
Khả năng phải thanh toán
số tiền cao hơn thực tế cho
những hàng hóa nhận được.
Chi phí mua hàng tăng

Thất thoát tiền mặt, giá trị
hàng mua tăng so với thực
tế

Thất thoát tiền mặt
Thất thoát tiền mặt

Thanh toán cho nhân viên
Thất thốt tiền mặt
mua hàng những khoản
khơng được duyệt
Thanh toán cho nhà cung

Nhân viên sữa số tiền trên
Thất thoát tiền mặt
cấp
séc thanh toán và chiếm đoạt
số tiền của doanh nghiệp
d. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình
 Hệ thống các báo cáo
- Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong
doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thơng tin về mục đích
u cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng…
Thanh toán cho nhà cung
cấp

13


Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu
cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.
- Bảng báo giá: tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu những
hàng hóa dịch vụ cần cho doanh nghiệp, về đơn giá, mẫu mã và những điều kiện khác.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ
lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trường
hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, qui cách, số
lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêu cầu, cũng như
các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu đơn đặt hàng được người bán
chấp thuận thì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết.
- Báo cáo nhận hàng/ Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng
lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất
lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ
để ghi tăng TK hàng tồn kho.

- Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định quyền sở
hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với
người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá
gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt.
- Các hóa đơn vận chuyển: trường hợp cơng ty thuê các dịch vụ vận chuyển.
- Chứng từ thanh toán (Voucher): bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một
hóa đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh tốn rất hữu ích để
theo dõi thanh tốn cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch
thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: đây là các chứng từ làm cơ
sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.
 Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế tốn trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi tiết và
các sổ tổng hợp của các Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112…
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin. Hình sau
đâu minh họa cho hệ thống các tập tin và mối quan hệ giữa chúng trong chu trình mua
hàng và thanh tốn của một hệ thống.
- Quan hệ 1- nhiều (1-n): Một đơn đặt hàng tương ứng với một người bán, và nhiều
đơn đặt hàng có thể được đặt với cùng một người bán, tạo thành quan hệ 1 (người bán) nhiều (các đơn đặt hàng). Người bán có thể cung cấp nhiều loại sản phẩm, nhưng mỗi sản
phẩm chỉ được cung cấp bởi một người bán, hình thành quan hệ 1 (người bán) - nhiều
(sản phẩm). Mỗi nghiệp vụ thanh toán (gọi là “thanh toán tiền hàng” trên sơ đồ) sau khi
nhận hàng và xác nhận, gắn với một người bán, tuy nhiên việc mua lại được thực hiện
giữa những người bán nên một người bán có thể liên quan đến nhiều nghiệp vụ thanh
tốn. Do đó các quan hệ 1-n được hình thành.

14


- Quan hệ nhiều-nhiều (m-n): Mỗi đơn đặt hàng và thanh tốn có thể liên quan tới
nhiều hàng hóa, và mỗi loại hàng hóa có thể liên quan tới nhiều đơn đặt hàng và thanh

tốn. Do đó quan hệ m-n được hình thành.

Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ trong chu trình mua hàng và thanh tốn của một hệ thống
 Hệ thống các báo cáo
Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng, đối
với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm
của từng đơn vị thì kế tốn sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập
tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thơng tin cần tìm.
- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho cịn bao nhiêu
để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất
của công ty.
- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa đơn
trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách.
- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán,
chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ.
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn
a. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu
Nội dung
Thủ tục kiểm soát nội bộ
kiểm soát
Các nghiệp vụ mua vào ghi - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua
sổ là của hàng hóa dịch vụ
hàng đã được phê chuẩn.
nhận được, phù hợp với lợi - Người ký đơn đặt hàng đối chiếu các thơng
ích cao nhất của đơn vị.
tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã
được phê chuẩn.
Tính có
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu

thật
số lượng, quy cách, mẫu mã… của số hàng
thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua

15


hàng đã được phê chuẩn.
- Kế tốn kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
và đối chiếu các thông tin trên hóa đơn mua
hàng với đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng
trước khi ghi sổ kế toán.
Sự phê
Các nghiệp vụ mua vào
- Sự phê chuẩn nghiệp vụ mua vào ở đúng cấp
chuẩn
được phê chuẩn
thẩm quyền.
Tất cả hàng nhận trong kỳ
- Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự
đều được ghi sổ đầy đủ
và được đính kèm với hóa đơn tương ứng.
- Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của
Tính đầy
biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự
đủ
này.
- Những hóa đơn liên quan đến hàng đã mua
nhưng đang trên đường vận chuyển cần được
quản lý riêng ở hồ sơ “Hàng mua đang đi

đường” để cuối kỳ ghi tăng hàng tồn kho.
Các nghiệp vụ mua vào
- Lập bảng liêt kê tất các khoản chi phí được
được ghi sổ đều được đánh
phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo
Sự đánh
giá đúng.
quy định của chuẩn mực kế tốn và có sự phê
giá
chuẩn của kế tốn trưởng.
- Kế tốn kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
làm cơ sở để tính giá gốc của hàng mua vào.
- Kiểm tra tính tốn trên chứng từ trước khi
ghi sổ.
Sự phân
Các nghiệp vụ mua vào
- Sơ đồ tài khoản đầy đủ.
loại
được phân loại đúng đắn.
- Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng.
- Kế tốn trưởng hoặc kế tốn tổng hợp kiểm
tra định khoản trên hóa đơn trước khi ghi sổ.
Đúng
Các nghiệp vụ mua vào
- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ
hạn
được ghi sổ đúng lúc.
mua hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp
thời.
- Quy định định kỳ ghi sổ kế toán.

Chuyển
Các nghiệp vụ mua vào
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ
sổ và
được ghi sổ đúng đắn trên
kho với kế toán chi tiết, giữa kế toán chi tiết
tổng hợp sổ phụ các khoản phải trả và với kế toán tổng hợp.
sổ kho, chúng được tổng
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu
hợp đúng đắn.
từ nhật ký mua hàng vào sổ cái.
b. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán

16