Kỹ năng quản lý thời gian 
hiệu quả
PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã



Đơi nét về giảng viên

PGS.TS. Nguyễn Văn 
Nhã

▶

Ngun lính xe tăng Miền Đơng Nam bộ

▶

Ngun Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (1990­1995)

▶

Ngun P. Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (1996­2004)

▶

Ngun Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (2004­2012)

▶

Ngun Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (2012­2016)

▶

Ngun thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia

▶

Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam

▶

Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN


1.
•.
•.
•.
•.
•.

Lập kế hoạch theo thời gian
Hiểu đúng về thời gian
Những cơng cụ lập chương trình làm việc
Xây dựng lịch trình làm việc
Danh sách việc phải làm hằng ngày
Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm
việc


Lược sử về Thời gian

•

Chúng ta ngưỡng mộ Stephen 
Hawking (1942­2018) khơng chỉ là 
tài năng mà cịn là nghị lực phi 
thường của vị giáo sư trên hành 
trình chống lại căn bệnh xơ cứng 
cơ vùng. 21 tuổi, ơng dần mất đi 
khả năng vận động tay chân, đến 
mất hẳn giọng nói và rồi liệt 
tồn thân. Dẫu vậy, với đam mê 
bất tận về thiên văn học, ơng 
vẫn giữ ý chí kiên cường để tìm 
hiểu những bí mật của vũ trụ bao 
la.


Thời gian là một nguồn lực khan hiếm
Nếu mỗi phú lãng phí, bạn phải nộp
100 000 đ; nếu mỗi phút làm việc hiệu
quả, bạn lại thu được 100 000 đ.
Bạn sẽ giàu hay nghèo sau một năm?


Trong thời đại VUCA nhiều thứ đang thay 
Thử sức một bài tập nhỏ đổi…..
Có ba bạn đi từ Hà Nội đến Hải phịng, qng 
đường dài 100km
•


•

•

•

Bạn An đi xe đạp từ 3gi sáng với tốc độ 
10km/h. Đến Hưng n cách HN 40 km nghỉ 
30 phút; đến Hải Dương cách HN 60 km lại 
nghỉ 30 phút. May mắn được chú họ cho đi 
nhờ xe tải với tốc độ40km/h đến thẳng Hải 
Phịng.
Bạn Hịa đi xe máy lúc 5 gi với tốc độ 50km/h, 
nhưng đi được 20 km thì hỏng xe, chữa 15 
phút, đến Hải Dương Hịa nghỉ 45 phút ăn 
sáng, rồi phóng 60 km/h về HP
Bạn Liên đi xe bt lúc 6 gi, xe ln chạy với 
tốc độ 40 km/h; có nghỉ ở HY và HD mỗi chỗ 
15 phút để đón khách. 
Hỏi ai đến HP đầu tiên, ai cuối cùng? Họ gặp 
nhau ở đâu dọc đường?

•

•

•

•


Qng đường khơng đo bằng km, 
mà “đo” bằng thời gian cần thiết 
để đi và đến, vấn đề là chọn 
phương tiện nào tối ưu.
Khoảng cách được tính bằng 
“quăng dao”
Chất lượng động cơ xe từ o­
100km/h tính bằng s
…v.v..

Xin các bạn nêu thêm ví dụ khác


Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình
lên kế hoạch và tổ chức thời
gian cho từng hoạt động cụ thể,
chi tiết từng bước cho đến khi
hoàn thành mọi mục tiêu đề ra.
Vì thời gian có hạn, bạn càng có
kỹ năng quản lý thời gian tốt,
quỹ thời gian sử dụng càng hiệu
quả. Sự hiệu quả của việc quản
lý thời gian được đánh giá dựa
trên kết quả công việc làm ra,
khơng dựa trên thời gian hồn
thành nhanh hay chậm

Quản lý thời gian là sắp xếp, lên
kế hoạch những việc cần làm một

cách khoa học.


Thực chất quản lý thời gian 
hiệu quả là quản lý cách 
sống và làm việc của bản 
thân


Hiểu đúng về thời gian
Thời gian quý hơn vàng

•

Sao bạn lãng phí thời gian?
•

   Ngạn ngữ có câu: Thời gian là 
vàng. Nhưng vàng thì mua được mà 
thời gian khơng mua được. Thế 
mới biết vàng có giá mà thời gian 
là vơ giá.

•

•

•

Thật vậy, thời gian là sự sống. Bạn vào bệnh 

viện mà xem, người bệnh nặng, nếu kịp thời 
chạy chữa thì sống, để chậm là chết.
Thời gian là thắng lợi. Bạn hỏi các anh bộ đội 
mà xem, trong chiến đấu, biết nắm thời cơ, 
đánh địch đúng lúc là thắng lợi, để mất thời cơ 
là thất bại.
Thời gian là tiền. Trong kinh doanh, sản xuất 
hàng hóa đúng lúc là lãi, khơng đúng lúc là lỗ.
Thời gian là tri thức. Phải thường xun học 
tập thì mới giỏi. Học ngoại ngữ mà bữa đực, 
bữa cái, thiếu kiên trì, thì học mấy cũng khơng 
giỏi được.
Thế mới biết, nếu biết tận dụng thời gian thì 
làm được bao nhiêu điều cho bản thân và cho 
xã hội. Bỏ phí thời gian thì có hại và về sau 
hối tiếc cũng khơng kịp.


Quản lý thời gian hiệu quả
với phương pháp Ma trận Eisenhower
“Việc quan trọng thường không khẩn
cấp và việc khẩn cấp thường khơng quan
trọng”
Dwight Eisenhower
Bạn cần trả lời 2 câu hỏi
•

•

Tơi đang làm việc này vì mục đích

gì?
Các giá trị cốt lõi định hướng
cuộc sống của tơi là gì?


Những cơng cụ lập chương trình làm việc
•

Có nhiều người chỉ cần sử
dụng bút và giấy. Tuy nhiên
trong thời đại ngày nay khi bạn
là người dành khá nhiều thời
gian cho máy tính, điện thoại
hay các thiết bị nào khác, bạn
sẽ thấy rất tiện ích khi có một
phần mềm giúp ghi lại các
nhiệm vụ

•

Todoist

•

TickTick

•

Microsoft To-Do


•

nTask

•

Any.do


…và cịn nhiều phần mềm khác giúp bạn

lập kế hoạch và chương trình làm việc hiệu quả
“Chúng ta đều muốn có thời
gian, nhưng lại khơng biết
cách sử dụng nó”
William Penn

•

Evernote

•

Due

•

Wunderlist

•


Trello


Xây dựng lịch trình làm việc
        u cầu của một lịch trình làm việc
•

•

•

•

Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm 
việc: chính xác tên cơng việc; chính xác ngày, 
giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; 
chính xác tên người thực hiện… 
 Đảm bảo khơng có sự trùng lặp: khơng trùng 
lặp thời gian, địa điểm, con người khi thực 
hiện các cơng việc.
Đảm bảo khơng bỏ sót: khơng bỏ sót việc; 
khơng bỏ sót một trong các yếu tố: thời gian, 
địa điểm, thành phần…
Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải 
tính tốn, dự phịng thật sát thực tế. Tránh tối 
đa sự thay đổi, điều chỉnh

•


Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ 
khi xây dựng lịch cần tính đến các yếu tố ưu 
tiên: việc quan trọng hay khơng quan trọng, 
cần thiết hay khơng cần thiết để ưu tiên bố trí 
con người, địa điểm và thời gian, …


Quy trình lập kế hoạch cơng tác,
lịch trình làm việc
•

•

•

Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội 
dung đưa vào kế hoạch. Đây là giai đoạn tìm 
kiếm thơng tin, nắm bắt cơ hội.
Bước 2: Xác định mục tiêu ­ Cần phải xác 
định cụ thể và chính xác.
Bước 3: Phân tích nguồn lực

      ­ Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, 
chính sách, quy định hiện hành của Đảng và Nhà 
nước);
      ­ Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về 
thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện…
- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều 
kiện kinh tế, văn hóa xã hội, mơi trường…


•

•

Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây 
dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các 
mục tiêu.
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thơng qua kế 
hoạch và đưa vào thực hiện.


Cơng cụ đơn giản nhất là lập bảng
•
(Sơ đồ Gantt)
•

ST Nội dung cơng  Ai chủ 
T
việc
trì

Ai phối  Điều 
Thời điểm  Kết quả 
hợp
kiện cần  bắt đầu và  dự kiến
thiết
kết thúc
(5M)



Danh sách việc phải làm hằng ngày
(to-do list)

•

•

Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ định 
hình một ngày của bạn, giúp bạn dễ dàng tập 
trung vào cơng việc hay những điều quan trọng 
nhất
Thơng thường bạn sẽ sử dụng giấy nhớ để 
ghi chép, nên dùng phần mềm trên máy tính, 
điện thoại để thay thế cho dùng giấy nhớ Vì:

      +    Ứng dụng thường đi kèm với lời nhắc, báo thức để 
bạn khơng lơ là nhiệm vụ

        +    Dễ dàng chỉnh sửa danh sách với các thao tác đơn 
giản
        +   Lưu trữ đám mây khiến giúp bạn khơng thể nào đánh 
mất danh sách
       +    Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, ngày đáo 
hạn (deadline) hoặc thứ tự bảng chữ cái
       +   Có thể dùng để giao việc cho đồng nghiệp và kiểm 
tra tiến độ


Kỹ năng tạo danh sách việc làm hàng ngày
•


Hãy kiểm tra danh sách này vào mỗi đầu tuần, 
khi bắt đầu một ngày mới và khi vừa mới hồn 
thành một nhiệm vụ của mình. Nếu bạn cảm 
thấy lịch q dày đặc và mình khơng thể nào 
hồn thành hết. Đây chính là lúc bạn chỉnh sửa 
lại danh sách việc cần làm và dành thêm cho 
mình thời gian nghỉ ngơi.

•

Sử dụng ứng dụng (hoặc giấy nhớ)

•

Tạo nhiều hơn một danh sách việc cần làm

•

Thêm nhiệm vụ mới ngay lập tức

•

Chỉ định ngày đáo hạn cụ thể

•

Tạo, chỉnh sửa danh sách việc cần làm vào

•


Tìm ra giới hạn của bản thân

•

Phân biệt giữa việc cần làm với mong muố

•

Kiểm tra danh sách việc cần làm thường x


Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc
•

•

Mỗi ngày mang đến những khó
khăn và cơ hội khác nhau, gây
trở ngại cho những công cụ lập
kế hoạch hàng ngày
Làm thế nào để hệ thống lập 
kế hoạch và xác định mức độ 
ưu tiên có thể theo kịp những 
bước phát triển trong thời đại 
VUCA?

•

•


•

•

•

Điểm khác biệt duy nhất là giám đốc điều 
hành linh hoạt hơn khi dùng những cơng cụ 
lập kế hoạch. Tính linh hoạt thể hiện như sau:
Dành nhiều thời gian trống hơn trong lịch 
làm việc hàng ngày
Chỉ những nhiệm vụ chính quan trọng 
nhất mới được đưa vào lịch trình với thời 
lượng hai tuần trở lên
Sẵn sàng gạt bỏ những việc đã lập kế 
hoạch khi cơ hội xuất hiện
Linh hoạt hơn khơng làm cho một ngày làm 
việc nhàn rỗi hơn, mà đảm bảo rằng sẻ có 
thời gian cho những việc quan trọng nhất.


2. Giao việc hiệu quả
•
•
•
•
•

Lợi ích của giao việc hiệu quả

Vận dụng cơng thức RACI trong giao phó cơng việc
Giao việc hiệu quả bằng phân công phân nhiệm
Giao việc hiệu quả bằng ủy thác cơng việc
Kiểm sốt và đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm trong
giao việc, phân công phân nhiệm, ủy thác công việc


Lợi ích của giao việc hiệu quả
•

•

•

Giao  việc  hiệu  quả  có  thể  đem  lại 
những  lợi  ích  thực  sự  cho  bạn,  cho 
nhân viên, và cho cơng ty, ngân hàng.
Đó  cũng  là  một  cách  để  xây  dựng  sự 
hiểu biết vững chắc với cấp dưới
Nó cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và 
cấp trên. Để có được sự tin tưởng này, 
trước  hết  bạn  phải  tin  tưởng  người 
khác,  và  giao  phó  là  một  trong  những 
cách tốt nhất để làm việc này

        “Tơi  tin  bạn  làm  được  cơng  việc 
này”.

•


•

•

•

“Tơi khơng tin tưởng nhãn viên của 
tơi”: Những người này nên bắt đầu giao  
những cơng việc nhỏ; điều này cho phép họ 
xây dựng sự tin tưởng dần dần.
“Tơi thích cơng việc được làm theo cách của 
tơi”: Đây là bao biện cho kiểu “ơm đồm, sợ 
người khác làm hỏng việc”. 
“Nhân viên tơi sẽ khơng bằng lịng với cơng 
việc giao thêm này”: Có thể là như vậy. 
Nhưng những nhân viên tốt – những người mà 
bạn muốn giữ lại – thường đánh giá cao 
những cơ hội để nhận trách nhiệm cho cơng 
việc quan trọng.
“Nhân viên mong đợi tơi là người giải quyết 
vắn đề và ra quyết định”: Điều này đúng trong 
một chừng mực nào đó; nhưng thực chất là 
“độc đốn”


Ma trận RACI, 
một kỹ thuật phân cơng cơng việc hiệu quả
Phương pháp

•


lập ma trận RACI
•
•

•

•

Bước 1. Xác định cơng việc
Bước 2. Xác định đơn vị
tham gia

•

Bước 3. Hồn thành các ơ
của RACI
•

R = Responsible: Người hay bộ phận chịu trách 
nhiệm chính trong việc thực thi và triển khai dự 
án.
A = Accountable: Người này sẽ chịu trách nhiệm 
phê duyệt các dự án, kế hoạch trong dự án.
C = Consulted:  Đây được coi là người đóng vai 
trị tham mưu cho người chịu trách nhiệm trong 
việc lên kế hoạch. C sẽ giúp R trước khi trình kế 
hoạch cho A ký. 
I = Informed: Đây là những người hoặc bộ phận 
khơng liên quan nhiều đến dự án hay chiến dịch 

mà là phối hợp, Tuy nhiên họ vẫn cần nắm rõ các 
thơng tin để khách hàng có thể hỏi đến bất cứ lúc 
nào.  


      Vận dụng ma trận RACI trong giao phó cơng việc


Giải thích biểu đồ ma trận RACI
Cần lưu ý những điểm sau

•

 để tránh sai sót: 
•

•

•

Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm 
vụ và vai trị của mình
Mỗi một nhiệm vụ cần có một người 
chịu trách nhiệm R và khơng có dự án nào 
có q nhiều người A.
Bạn có thể thêm vào một số u cầu và 
thơng tin khi lập ma trận như: kết quả 
cơng việc, các quy trình phải thực hiện 
chính xác, tiêu chuẩn KPI được hồn 
thành như thế nào?


   Xin bạn giải thích lại Ma trận ví dụ 
trên

•

•

•

•

Ví dụ ở bảng trên và Hoạt động CC thì 
cách đọc là:
­ Ms Lan chịu trách nhiệm thực thi cơng 
việc hoạt động CC [Responsible]; R
­ Để thực hiện được cơng việc này thì 
Ms Lan cần tham vấn ý kiến của Mr 
Nam và Mr Khang (có thể đây là 2 người 
có chun mơn hoặc có ý kiến quan 
trọng) [Consult]; C
­ Hiệu suất, kết quả hoặc thơng tin về 
cơng việc này sẽ được Ms Lan thơng báo 
cho Ms An [Inform]; I
­ Người chịu tránh nhiệm cuối cùng đối 
với Hoạt động CC là Mr Trọng 
[Accountable] A


Giao việc hiệu quả bằng phân cơng phân nhiệm

 Việc “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó quyết 
định 50% thành cơng trong cơng việc, 50% thành cơng cịn lại sẽ phụ thuộc vào “cách 
đặt” và sự nỗ lực của “người được đặt”; Ngược lại, nếu ta “khơng đặt đúng người” 
hoặc “khơng giao đúng việc” thì 99% là cơng việc đó sẽ thất bại, tiềm năng nhân sự 
đó sẽ hao tổn, ý chí & niềm tin sẽ bị sụt giảm!
•

•

•

•

Vậy, làm thế nào để có thể “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”?
Làm thế nào để “người được đặt” ln phấn đấu và nỗ lực hết mình cho mục tiêu 
cơng việc được giao?...
Làm sao để khơng rơi vào tình trạng lúc nào cũng q tải cơng việc, trong khi kết 
quả mang lại chưa nhiều, nguồn nhân lực trong team vẫn chưa phát huy đến mức 
tối đa?
Làm sao để giảm thiểu những tổn thất do vướng phải những sai lầm trong cơng tác 
tổ chức cơng việc?


Một số bí kíp giao việc hiệu quả
•

•

•


•

1.Khơng cầu tồn
Nhân viên cũng là một con người và con người 
thì khơng ai là hồn hảo hết. Do vậy, bạn cũng 
nên lường trước mọi trường hợp khi giao việc 
cho nhân viên. Bạn cần phải có niềm tin rằng 
nhân viên sẽ làm tốt cơng việc bạn giao
2.Xác định việc gì là quan trọng nhất
 bạn cần phải biết được rằng cơng việc nào là 
quan trọng nhất đối với cơng việc của cả 
nhóm và năng lực nhân viên nào đảm nhận 
được.
3.Khai thác điểm mạnh và khắc phục 
những điểm yếu kém của nhân viên
Một người sếp tài ba và có tầm nhìn là người 
ln quan tâm đến sự phát triển và tiến bộ của 
nhân viên

•

•

4.Khơng nên chỉ dành việc dễ dàng cho 
mình
Nếu bạn nghỉ rằng từ nay sẽ giao hết những 
cơng việc khó khăn cho nhân viên và chỉ làm 
những cơng việc nhẹ nhàng. Thì bạn đúng là 
một ơng sếp tồi 
5.Đừng nên cho rằng chỉ có bạn mới làm 

tốt được việc này
Nhiều sếp khơng giao việc được cho nhân viên 
bởi vì họ ln cho rằng chỉ có họ mới làm tốt 
được cơng việc đó. Ngun nhân khác cũng có 
thể là do bạn ln phức tạp hóa mọi vấn đề. 
6.Nghỉ ngơi một thời gian
Nếu bạn thực sự vẫn gặp rắc rối khi giao việc 
cho nhân viên, hãy nghỉ ngơi một thời gian 
trong khoảng1­ 2 tuần. Khi bạn quay trở lại 
với cơng việc, có thể bạn sẽ tìm thấy được 
nhân viên thực sự đã làm tốt và phù hợp với 
cơng việc mà bạn đang gặp khó khăn đấy.