CẨM NANG 5 BƯỚC
XÂY DỰNG NHÓM
LÀM VIỆC TỪ XA
NĂNG SUẤT
Quy trình, phương pháp & cơng cụ để xây dựng nhóm
làm việc từ xa năng suất.


lời mở đầu.
WORK AT HOME - Làm vệc từ xa REMOTE WORK - làm việc từ xa ngày
nay khơng cịn là hình thức quá mới mẻ, nhưng để đạt được sự đồng bộ
tính thống nhất cho từng cá nhân, nhóm làm việc, chúng ta cần thay đổi
một số thói quen hay phải áp dụng một vài công nghệ mới và tuân thủ các
nguyên tắc để xây dựng lên đội nhóm làm việc từ xa, phù hợp với xu
hướng làm việc hiện đại, giúp xây dựng bộ máy làm việc tinh gọn.
Tài liệu này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z quy trình, phương pháp & công nghệ
để một tổ chức từng bước làm việc từ xa năng suất. 


TĨM TẮT NỘI DUNG

SME COMPANY

5 Bước  triển khai nhóm làm
việc từ xa năng suất.

01

Thống nhất các kế hoạch làm việc.

02

Chọn cơng nghệ làm việc.

03

Đưa cơng việc & đội nhóm " lên mây "

04

Bộ quy tắc làm việc nhóm từ xa năng suất.

05

Những quy ước giao tiếp làm việc bằng công nghệ


Bước 1: Thống nhất các kế
hoạch làm việc.
Xin dừng lại vài phút để trả lời câu hỏi này.

Nhóm của bạn đang thực hiện những kế hoạch nào?

Nhóm của bạn chuẩn bị thực hiện những kế hoạch nào?

Bạn đã có bản kế hoạch trên tay chưa?

Đây là phần quan trọng trước khi đưa đội nhóm cùng nhau " lên
thuyền ". Một bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết, càng giúp nhóm
của bạn dễ dàng làm việc từ xa.


TÌM HIỂU KẾ HOẠCH MẪU


kế hoạch là gì?

Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất
kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình,
có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực
hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và
xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt
được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra.


KẾ HOẠCH


KẾ HOẠCH


  KẾ HOẠCH MẪU 1:  ( Tên kế hoạch )
20/3/2020 - 20/4/2020

TODO LIST 1

TODO LIST 2

TODO LIST 3

 Công việc 1
21/3 -23/3


Công vi ệ c 5

Công việc 2
22/3 -24/3

 Công việc 

Công việc 3

Công việc 

Công việc 4

 Công việc 9
Công việc 8
14/4 -16/4


MẪU QUẢN LÝ KẾ HOẠCH LINH HOẠT
TODO LIST

Công việc 7
- Người thực hiện
- Deadline
- Ghi chú công việc 

Công việc 9
- Người thực hiện
- Deadline

- Ghi chú công việc 

DONE

PENDING

TODO
Công việc 6
- Người thực hiện
- Deadline
- Ghi chú công việc 

Công việc 5
- Người thực hiện
- Deadline
- Ghi chú công việc 

DELAY

Công việc 
- Người thực
hiện
- Deadline
- Ghi chú côn
g việc 

Công việc 
- Người thực hiện
- Deadline
- Ghi chú công việc 


Công việc 
- Người thực hiện
- Deadline
- Ghi chú công việc 


Tóm tắt phần 1:
Thống nhất kế hoạch
Khi nhóm của bạn đã thống nhất được các kế hoạch cần thực
hiện bao gồm các tiêu chí sau:
Tên kế hoạch.
Những thành viên tham gia.
Ai là trưởng kế hoạch.
Các công việc cần làm trong mỗi kế hoạch.
Ai chịu trách nhiệm việc gì.
Thời gian thực hiện cơng việc bao lâu.
Đây cũng là những tiêu chí căn bản nhưng quan trọng trong việc
lập kế hoạch quản trị công việc. Hiện tại chỉ đang nằm trên giấy
hay trên bảng excel.
*** Đây là cơ sở để bắt đầu chúng ta chọn công nghệ hỗ trợ làm
việc online.


Bước 2: Lựa chọn cơng nghệ
Sẽ mất kiểm sốt nếu CEO, Nhà quản lý không áp
dụng ĐÚNG công cụ giao tiếp nội bộ, quản lý giao việc
và tương tác công việc khi nhân
viên làm từ xa.
Việc tìm hiểu cơng nghệ nào tính năng nào,để hỗ trợ

làm việc từ xa là một điều khó khăn cho chủ doanh
nghiệp.
Cơng cụ để đáp ứng cho quản lý nhân viên làm việc từ
xa và giúp đội nhóm làm việc chủ động, và cần phải có
các tiêu chí sau:


5

Tiêu chí tối thiểu của
cơng nghệ giúp đội
nhóm làm việc từ xa

01

Lập kế hoạch và giao việc cho nhân viên,
tương tác với thời gian thực mọi lúc mọi
nơi, mọi thiết bị.

02

Chia sẽ và quản lý tài liệu theo từng dự
án, theo phịng ban.., xem mọi lúc mọi
nơi, mọi thiết bị.

03

Có Chat cơng việc: Theo nhóm dự án, theo
phịng ban, và từng nhân viên


04

Báo cáo tình trạng cơng việc và nhắc nhở
nhân viên làm việc tự động. 

05

Bảo mật & lưu trữ tài liệu, nhất là khi có
nhân viên nghỉ.


Giới thiệu tổng quát phần mềm
làm việc nhóm myXteam.
myXteam là giải pháp cơng nghệ giúp đội nhóm cùng nhau
làm việc hiệu quả. Với những tính năng phục vụ chun biệt
cho quản lý cơng việc, quản lý dự án, myXteam mang đến
một phương thức làm việc cộng tác trực tuyến năng suất
hơn.
myXteam giúp lập kế hoạch, phân chia nhiệm vụ cho các
thành viên, lưu trữ nhắc nhở cơng việc giúp đội nhóm làm
việc đúng tiến độ. Nhờ sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị như
IOS hay Android hay Web app, myXteam giúp mọi thành viên
kết nối làm việc ở bất cứ nơi đâu, bất kể thời gian nào.
Với hệ thống chat được tích hợp, myXteam giúp nhóm của
bạn thống nhất từ cơng việc đến thơng tin trao đổi tránh lạc
trôi hay thất lạc giữ liệu.
myXteam như một trợ lý công việc cho mỗi thành viên và cho
nhóm của bạn.



BƯỚC 3: ĐƯA CƠNG VIỆC &
ĐỘI NHĨM " LÊN MÂY "
Bước này giúp đội nhóm của bạn ứng dụng cơng
nghệ myXteam để bắt đầu từng bước đưa
những kế hoạch, công việc " Lên mây", các thành
viên nhận nhiệm vụ và hồn thành dù khơng có
mặt tại cơng ty.
"Dùbạnđang ở đâucũngnhưđanglàmvi ệ cbênnhau"


Trước khi đưa đội nhóm của bạn " lên mây "  một
lần nữa hãy chắn chắn rằng bạn đã có kế hoạch
trên tay.
Tên kế hoạch là gì?
Những ai tham gia kế hoạch?
Ai là trưởng kế hoạch đó?
Các cơng việc cần làm trong kế hoạch ?
Ai là người thực hiện công việc?
Thời gian thực hiện cơng việc đã sẵn sàng?

Nếu chưa có thì hãy nghĩ 5 phút viết chúng ra rồi tiếp tục nhé.


ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ
ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN MYXTEAM TẠI WEBSITE

www.myXteam.com


Khi đăng ký xong bạn sẽ

thấy màn hình TỔNG QUAN
bao gồm các khu vực sau:
1. Danh sách Team/kế hoạch
2. Công việc của bạn hôm này là gì.
3. Việc của bạn quá hạn là việc gì.
4. Việc đang chờ là những việc nào
5. Các hoạt động đang diễn ra

1

2

3
5
4


1: TẠO MỚI TEAM
CLICK VÀO

+ Tạo mới

Click (  Team )
Đặt tên cho Team 

Team là một phòng ban hoặc
là một folder chứa các kế
hoạch.
Ví dụ:
có thể là "Team thiết kế" 

sẽ thực hiện nhiều dự án thiết
kế, mỗi dự án được xem là 1 kế

hoạch.
Bạn khơng q lo lắng về việc
đặt tên vì có thể chỉnh lại
sau.


2: TẠO KẾ HOẠCH
CLICK VÀO

+ Tạo mới

Click - Kế Hoạch
Đặt tên cho kế hoạch 
Mô tả sơ bộ kế hoạch
Chọn ngày bắt đầu
Chọn ngày kết thúc 
Chọn ( Team ) để lưu

Bạncónhớlúcnãychúngtacótạora
nhữngTeamkhácnhaukhơng?Quytắclà
kếhoạchcủaTeamnàothìđểvàoTeamđó


3 : MỜI THÀNH VIÊN
CLICK

 Quản lý thành viên


Bạn thêm thành viên vào tham gia thực hiện
kế hoạch bằng cách nhập nhập email vào ô
nhập email.
Nhớ !!  Chỉ mời những người tham gia thực
hiện kế hoạch này vào thôi nhé.
Nếu kế hoạch đã có nhiều cơng việc được
làm trước đó, thì khi mời thành viên mới
bạn (Check) nút có cho họ xem những việc
trước đó khơng nhé.

Mẹo:Bạncầnchuẩnbịdanhsáchemailcácthànhviênrồi
chỉcầncopy&pastevàoơnhậpemail.
Việcnàychỉmời1lần,lầnsaudanhsáchtựhiệnlênkhibạn
mờithànhviên.


4 : TẠO VIỆC & GIAO VIỆC
CLICK

 Thêm mới công việc

Đặt tên công việc
Mô tả công việc này như thế nào
Chọn người thực hiện
Chọn Deadline
Chọn người được theo dõi việc
*** Bạn có thể để cho các thành viên tham gia tự tạo
công việc của mình trong kế hoạch mà bạn đã mời họ
tham gia


Công việc càng rõ ràng sẽ giúp người
thực hiện làm việc hiệu quả, càng dễ đo
lường chính xác, khơng tốn công hỏi lại


TEAM DỰ ÁN
Dự án: A
Dự án: B
Dự án: C

TEAM MARKETING
Kế hoạch video maketing
Kế hoạch FB. Marketing
Kế hoạch TK. Website

TEAM VĂN PHÒNG
Giấy tờ chuẩn
Mô tả công việc
Bản tin doanh nghiệp

TEAM KINH DOANH
Kế hoạch quý 3
Kế hoạch quý 4
Kế hoạch khuyến mãi

B ạn h ãy th am k hả o
4 Te am n ày ,T ron g m ỗ i
tea m có và ik ếh oạ ch
Đ ểb ạn có th ển ha nh

ch ón g đư a Te am c ủ a
mì nh lê n On lin et riể n
kh ai ch on hâ n s ự là m
vi ệ ct ừ x a


5: COPY TỪ KẾ HOẠCH MẪU
CLICK VÀO

+ Tạo mới

Chọn kế hoạch bạn cần ( Copy mẫu )

Saukhicopykếhoạchmẫubạncó
thểchỉnhsửachophùhợpvớidoanh
nghiệpcủamình.Xốbớthoặc
thêmmớicơngviệc.


Phân quyền: Trưởng Team.
Vào bánh răng của Team chọn [Danh sách thành viên] chọn thành
viên mà bạn muốn chuyển thành [ Admin ].
Trưởng Team có tồn quyền trong Team của mình, được tạo kế
hoạch, xố kế hoạch, điều phối các cơng việc trong kế hoạch...

AdminTeamgiốngnhư[Giámđốcphịngban]sẽthấytất
cảcáckếhoạchtrongTeamđóvàtồnquyềnvớicáckế
hoạchtrongTeam.



Phân quyền: Chủ kế hoạch
Vào kế hoạch / chọn bánh răng/ chuyển chủ kế hoạch
Chọn người làm chủ kế hoạch.

Chủ kế hoạch sẽ tồn quyền kế hoạch đó, có
quyền mời thành viên tham gia, xố thành viên,
điều phối cơng việc trong kế hoạch.