TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO
Mơn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Giảng viên hướng dẫn:

Phạm Văn Đồng

Sinh viên thực hiện: Nhóm 1
Giang Hồng Phong:

1821050826

Bùi Quang Linh :

1821050065

Lê Hồi Nam:

1821050286

Luyện Cơng Quang Anh: 1821050101

Hà Nội , ngày 04 tháng 07 năm 2021

Mục lục

Lời mở đầu
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính khơng thể nào
thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của
máy tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin học vào quản lý,
sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu.
Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mơ
hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý
tại khách sạn như: việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ
khi khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh toán cho khách hàng
được nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm sốt tình hình
doanh thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm sốt được tình hình của các phịng,
các dịch vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ cho
cơng việc hành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng
được nhanh chóng.

2


I.Khảo sát
1

Mục tiêu
Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng
phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước
ta những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng
như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT -- XH. Tuy nhiên, việc áp dụng
CNTT trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương
trình quản lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao
hiệu quả kinh doanh và chất lượng
Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chương

trình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý
tại khách sạn hồn tồn tự động trên máy tính.
Dựa vào những kiến thức học được từ mơn Phân tích thiết kế hệ thống
thơng tin, đồ án sẽ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục
đích :
Quản lý khách hàng
Quản lý việc đăng ký thuê phòng và trả phòng.
 Quản lý hiện trạng từng phòng.
 Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp.
 Quản lý tài chính thu chi của khách sạn.
 Quản lý nhân viên.
Phạm vi



2

3


Khảo sát và phân tích việc quản lý khách sạn có mơ hình vừa và nhỏ. Tuy
nhiên chúng ta vẫn có thể áp dụng mơ hình này cho hệ thống khách sạn có
qui mơ lớn.
Đồ án chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết cơ bản về Phân tích thiết kế hệ
thống để thiết kế mơ hình và tổ chức dữ liệu. Chưa tiến hành thực hiện
coding, vì phần coding thuộc về một phạm vi khác để phát triển thành một
ứng dụng hoàn chỉnh.
3

Nguồn khảo sát

Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người
có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho th và trả phịng, cụ thể là:






4

Giám đốc khách sạn
Lễ tân
Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phịng)
Trưởng phụ trách khối buồng phịng
Kế tốn trưởng
+) Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Mục đích của việc khảo sát
Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ
thống quản lý đồ sộ. Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ
4


đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên
quan đến việc đặt phòng, cho th và trả phịng..., thơng qua đó phân tích,
xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống
quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

5. Nội dung khảo sát
a. Cơ cấu tổ chức của khách sạn:

Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều
người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phịng và
các dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo
dưỡng.
Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân,
bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm
hơi...).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phịng Tài chính-Kế hoạch, phịng
Hành chính-Tổng hợp. Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và
phòng Bảo dưỡng.
b. Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng


Lễ tân:
Bộ phận này làm nhiệm vụ giao tiếp với khách thông qua các hoạt
động như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phịng từ phía khách.
Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng
phòng,báo cho bộ phận buồng phịng khi có th và trả phịng
Thanh tốn các hố đơn trả phịng của khách cho bộ phận Tài chính-Kế
hoạch
5


Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu
của khác.


Bộ phận buồng phòng:
Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang
thiết bị trong phịng khi có u cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo
cho Lễ tân

Thơng báo cho Lễ tân về tình trạng phịng trống để bán.



Bộ phận tài chính kế hoạch:
Kiểm sốt chi phí buồng phịng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho
TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng)
Quản lí tài chính, thanh tốn với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các
khoản dịch vụ khác.


Ban giám đốc:
- Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được,
-

doanh thu...
Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân

-

nhắc.
Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng
dịch vụ.

6

Đánh giá hệ thống:
Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản
lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách sạn cạnh tranh
nhau khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ. Khách sạn nào cũng

cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí
quản lý. Hệ thống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này
6


khơng những làm phát sinh những chi phí quản lý khơng cần thiết mà cịn
làm cho cơng việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm...,
khó lịng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh.
Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:
•

Hầu hết các thơng tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu
trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của
khách đến sổ ghi thông tin phịng, thơng tin đặt phịng. Điều này khiến
cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn.
Cơng việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn

•

nhiều cơng sức mà khơng hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn.
Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luôn
phải lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phịng, và mỗi khi có sự thay
đổi, bộ phận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thơng báo
cho bộ phận buồng phịng biết để cập nhật sổ thơng tin của bộ phận

•

mình.
Mọi cơng việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân viên
làm thủ cơng, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ


•

xảy ra sai sót.
Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lịng đưa ra các dự đốn chính xác,
nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính
sách của khách sạn. Vậy nên cơng việc này phụ thuộc rất nhiều vào

•

kinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong khách sạn.
Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với các
cơng việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thơng báo, cịn với những
việc khác thì thơng thường là thống nhất một thời điểm trong ngày để
trao đổi thông tin. Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa

7


các bộ phận khơng được thơng suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để
kẻ gian (khách hàng và nhân viên) lợi dụng.
Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:
•

Do hầu hết mọi cơng việc được thực hiện một cách thủ công, thế nên
công việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ
khơng q máy móc. Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống
quản lý khách sạn thì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi khách

•


hàng để làm hài lịng khách là hết sức cần thiết.
Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chế
quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều
mà máy móc khơng thể làm nổi.

7

Đề xuất giải pháp cho hệ thống:
- Với mục đích khắc phục được nhưng nhược điểm của hệ thống cũ,
-

chúng tôi xin đề xuất ra một số giải pháp như sau:
Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời

-

thích hợp với những đặc thù riêng của khách sạn.
Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưu
trong một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tra
cứu thông tin, lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúp

-

của máy tính.
Thơng tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt
(do các máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thống

-


nhất và được kết nối với nhau thông qua mạng nội bộ)
Các luồng thông tin trong hệ thống được lưu chuyển một các nhanh

-

chóng, chính xác với độ an toàn cao.
Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng

sử dụng phần mềm.
*) Bảng hỏi

8


*)

Kế hoạch phỏng vấn

Phiếu

Địa điểm:

Thời gian:

Đối tượng:

Yêu cầu:

Phiếu phỏng vấn
Người

Chươnghỏi:
trình:
Câu hỏi:

Người được hỏi:
1) Giới thiệu tổng quan:
Dự án xây dựng phần quản lý
khách sạn trên các thiết bịTrả
kết lời:
nối
Internet

1)
2) Tổng quan về phỏng vấn và

2)
3)
…
n)
Nhận xét:

chủ đề sẽ đề cập đến:
+) Phỏng vấn về quy trình cho
th phịng.
+) Việc đáp ứng nhu cầu của
khách hàng
…
3) Các biện pháp khác phục

việc chưa đáp ứng nhu cầu

Câu hỏi:

Thời gian:
Câu 1: …

? phút

Câu 2: …

? phút

Câu 3: …

? phút

Tổng quan:
Tổng thời gian:

9

phỏng
vấn


II/ Phân tích và thiết kế chức năng :
1. Các chức năng chính của hệ thống :
a. Quản lý phịng
Phịng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí. Do số lượng phòng trong
khách sạn là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí
phịng nhằm cập nhật thơng tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạt

động nghiệp vụ của khách sạn: Khách hàng đặt và trả phịng hàng ngày nên
phải có những thao tác quản lí như sau:


Thêm mới phịng: Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự
mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng. Các khu nhà có thể được xây thêm
chính vì thế hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm
mới phịng để quản lí những phịng này. Thơng tin về phịng mới phải
được cập nhật trong danh mục phòng để quản lí và cho phép đi vào



hoạt động th trả phịng.
Cập nhật phịng: khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về
phịng thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin. Tìm kiếm thơng tin
phịng: Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thơng tin phịng đối với



các tác nhân của hệ thống.
Tìm kiếm phịng: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phịng cho
phép các tác nhân tìm thơng tin về phịng, để đặt trả phịng và để quản

b.

lí thơng tin, thống kê phịng.
Quản lý đặt phịng

Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn. Cơng
việc quản lí đặ phịng bao gồm:



Thêm mới hợp đồng: Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu
đặt phòng và u cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một
mẫu hợp đồng để lưu thơng tin đặt trả phịng của khách hàng. Hợp đồng này
10


được quản lí bởi nhân viên của khách sạn. khách hàng chỉ được phép tìm
kiếm thơng tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhân


viên, chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.
Cập nhật hợp đồng: Khách hàng có thể u cầu thay đổi một số thơng tin
trong hợp đồng như thời gian th, số phịng th, thơng tin khách hàng…Khi



đó hệ thống sẽ thay đổi thơng tin hợp đồng để đáp ứng các u cầu đó.
Tìm kiếm hợp đồng: Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thơng tin



hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê.
Xóa hợp đồng: Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồng
thì giá trị của bản hợp đồng khơng cịn giá trị đối với khách hàng cũng như
nhà quản lí khách sạn.
c. Quản lý nhân viên
Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí. Do
số lượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhật

thơng tin các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn.
Khách sạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên
phải có các thao tác quản lí như sau:


Thêm nhân viên mới:

Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng các
loại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu
của khách hàng. Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí
nhân viên. Thơng tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việc
phục vụ.


Tìm kiếm thông tin nhân viên:

Thông tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn. Do đó có
thể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên.
11


Xóa thơng tin nhân viên:
Nhân viên đã thơi việc và hệ thống quản lí khách sạn khơng cần phải quản


d.

lí các thông tin của các nhân viên này.
Quản lý khách
Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được


quản lí. Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nên
cần phải được quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi
đến sử dụng dịch vụ khách sạn. Ngoài ra cịn phải quản lí các thơng tin cần
thiết của khách hàng khi vào khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm:


Thêm khách hàng:
Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai

hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần
thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.


Sửa thơng tin khách hàng:
Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều

thơng tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cần thiết,
đảm bảo cho sự thuận tiện. Do vậy cần phải có “sửa thơng tin khách hàng”.


Xóa thơng tin khách hàng:
Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phịng thì

thêm các thơng tincuar khách hàng khác.
e. Quản lí dịch vụ:

Khách sạn khơng những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp
một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm
của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ

thống. Cồn việc quản lí dịch vụ gồm:
12




Tạo mới hóa đơn dịch vụ: Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng
một dịch vụ của khách sạn. Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để



quả lí việc sử dụng dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng.
Lập danh mục hóa đơn dịch vụ: Để tính được tổng tiền thanh tốn cho
khách hàng, và phục vụ mục đích thống kê. Hệ thống phải lập một danh



mục hóa đơn sử dụng dịch vụ.
Quản lí thơng tin dịch vụ: Trong khách sạn có nhiều loại hình dịch vụ
khác nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng quản lí
thơng tin các dịch vụ. Viêc này cũng nhằm mụ đích cho khách hàng có

thể tìm kiếm thơng tin dịch vụ một cách dễ dàng.
Quản lí thanh toán hợp đồng:

f.

Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng một
cách đa dạng về hình thức chi trả. Các cơng việc chính của chức năng này
gồm:



Tạo biên lại thanh toán: Khi hết hạn trả phòng khách hàng sẽ đến bàn lễ
tân của khách sạn để thanh toán. Hệ thống sẽ cung cấp một chức năng
tạo ra biên lai thanh tốn để tính tổng tiền phải chi trả của khách hàng



gồm có chi trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho dịch vụ.
Tạo danh mục hóa đơn: Cơng việc này nhằm mục đích thống kê hóa
đơn thanh tốn. Việc tạo danh mục hóa đơn thanh tốn là do máy tự



động cập nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn.
Tính tổng thu: Hệ thống thường xun cập nhật tính tổng tiền thu được
để cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc quản lí.

g.

Cơng việc này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn nào.
Thống kê
Chức năng thống kê là một chức năng hầu như khơng thể thiếu khi ta

quản lí bất cứ một hệ thống thông tin nào. Chức năng này đơi khi cịn được
gọi là chức năng báo cáo.Cơng việc này nhằm để thuận tiện cho việc đánh
13


giá hệ thống một cách cập nhật nhất cho người quản lí.Đồng thời nó cịn

cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác làm việc một cách hiệu quả. Một
số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất của hệ thống:


Thống kê phịng trống: Cơng việc này do máy tính tự duyệt và báo cáo
nhân viên của bộ phận quản lí đặt trả phịng biết để thơng tin cho khách



hàng.
Thống kê hợp đồng hết hạn: Hệ thống thường xuyên thống kê những



hợp đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng.
Thống kê danh sách khách hàng: Khách sạn lưu thông tin khách hàng
và thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích: Báo cho bộ phận quản lí
dịch vụ để cho biết những khách hàng nào thuê phịng thì mới được
phép sử dụng dịch vụ của khách sạn. Ngồi ra việc thống kê khách
hàng cịn đáp ứng việc kiểm soát an ninh và nhiều vấn đề khác.ống kê
tình trạng thu ngân: Để tạo báo cáo tình hình cho bộ phận quản lí đánh
giá tình hình làm ăn của khách sạn.
Ngồi ra hệ thống cịn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy

theo yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển, thực
hiện các công việc trong hệ thống.

2.

Sơ đồ phân rã chức năng:


14


Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng
3. Sơ đồ luồng dữ liệu
a. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
 Nhìn tổng thể bên ngồi ta có thể mơ

o



tả một cách tổng thể như sau:

Khách sạn gồm các tác nhân là:

Khách hàng: Khách hàng ở đây là người đến thuê phịng của khách sạn.Ta
có thể gọi khách đến th phịng là khách hàng khi coi việc khách đến đặt
phòng của khách sạn như là mua một loại hình dịch vụ đặc biêt.Khách hàng
15


là người đưa ra yêu cầu thuê phòng của khách sạn và yêu cầu sử dụng các
loại hình dịch vụ. Khách hàng được xem là một tác nhân chính của hệ
thống. Họ có quyền đưa ra yêu cầu đặt phu cầu làm hợp đồng th phịng,
u cầu sửa đổi thơng tin trong hợp đồng đối với hệ thống và khi họ đã hết
thời hạn th phịng, hay khơng cịn nhu cầu th phịng nữa thì họ u cầu
thanh tốn hay hủy hợp đồng.Và hệ thống khách sạn đưa ra thông tin đáp



trả cho khách hàng .
Nhân viên: Nhân viên là tên gọi chung để chỉ những người tham gia chính
vào việc điều hành hệ thống: nhân viên tiếp tân, nhân viên thu ngân,nhân
viên quản dich vụ dịch vụ … Nhân viên dựa vào thông tin mà khách hàng
đưa ra yêu cầu cho hệ thống để yêu cầu hệ thống hoạt động.Và chính nhân
viên là người cập nhật thơng tin trên máy tính .
Bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý là người đưa ra các yêu cầu cập nhật
thông tin về phòng và yêu cầu hệ thống báo cáo cho họ khi họ yêu cầu.

- Biểu đổ ngữ cảnh:

16


Hình 2 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

17


- Bảng phân tích dữ liệu:
Động từ + bổ ngữ

Danh từ

Nhận xét

Giao tiếp

khách hàng


Lễ tân

Tác nhân

Gửi

List

Bộ phận buồng phòng

Tác nhân

Thanh tốn

Hóa đơn

Bộ phận tài chính kế tốn

Tác nhân

Giải đáp

Thắc mắc

Hóa đơn

Hồ sơ dữ liệu

Tiếp nhận


khiếu nại

Biên bản

Hồ sơ dữ liệu

Phòng

=

Kiểm tra

các phịng

Kiểm sốt

Chi phí

Buồng phịng

=

Thơng báo

Lễ tân

Trang thiết bị

=


Chuẩn bị

Thiết bị

Phịng trống

=

Báo cáo

Tài chính

Bộ phận quản lí tài chính

Hồ sơ dữ liệu

Th

Phịng

Khách

Tác nhân

Chuẩn bị

Trang thiết bị

Ban giám đốc


Tác nhân

Thánh tốn

Lễ tân

Dịch vụ

=

Quản lí

Tài chính

Doanh thu

Hồ sơ dữ liệu

Thay đổi

Các dịch vụ

Chất lượng dịch vụ

=

Đưa ra

Quyết định


List

Hồ sơ dữ liệu

Hình 3: Bảng phân tích dữ liệu.

- Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

18


Các thực thể dữ liệu
a. Hóa đơn
b. Biên bản
c. Doanh thu

Hình 4: Ma

d. Bộ phận quản lí tài chính

trận thực thể

e. List
f.

dữ liệu -

Trang thiết bị


chức năng

Các chức năng nghiệp vụ

A

B

1. Quản lí phịng
2. Quản lí đặt phịng

C

3. Quản lí nhân viên

C

4. Quản lí khách

C

C

D

E

F

C


R

U

C

C

R

U

C

C

R

U
U

5. Quản lí dịch vụ

C

C

R


U

6. Quản lí thanh tốn

C

R

R

U

Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 1:
Hệ thống gồm có:
b.

- Các chức năng

- Các tác nhân

19


- Kho dữ liệu
- Mũi tên chỉ hướng đi của luồng giữ liệu
- Biểu đồ mức 0:

Hình 5 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Bảy chức năng chính:

-

Quản lý phịng
Quản lý đặt phịng
Quản lý dịch vụ
Quản lý thanh tốn hợp đồng
Thông kế
20


Quản lý khách hàng
Quản lý nhân viên
Ba tác nhân:
- Khách hàng
- Nhân viên
- Ban giám đốc
Sáu kho dữ liệu:
- Hợp đồng
- Trang thiết bị
- Khách hàng
- Hóa đơn dịch vụ
- Phòng chống
- Biên bản
-

Đi vào chi tiết từng chức năng của hệ thống ta có biểu đồ luồng dữ liệu
mức 1.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Quản lí phịng:
c.




Luồng dữ liệu chính của chức năng này là bộ phận quản lí. bộ phận quản
lí đưa ra các yêu cầu như: Thêm mới phịng, cập nhật phịng, tìm kiếm thơng
tin phịng.
Các yêu cầu này đưa đến cho các chức năng của hệ thống như: Chức
năng thêm mới phòng, chức năng cập nhật phịng, chức năng cập nhật
phịng, chức năng tìm kiếm phịng. Các chức năng này cho phép thực hiện
các cơng việc trên. Tác nhân thực hiện thao tác này cũng chính là bộ phận
quản lí và cùng với sự trợ giúp của máy tính.
Thơng tin câp nhập, thêm mới phịng sẽ được cập nhật vào kho dữ liệu
phòng. Còn riêng kết quả trả về cho chức năng tìm kiếm là bộ phận quản lí.
Kho dữ liệu tham gia trong những luồng dữ liệu này là kho phòng.

21


Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý phịng
Quản lý đặt phịng
Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí đặt phịng
Khách hàng đưa ra u cầu đặt phòng đối với hệ thống. Nhân viên lễ tân


dựa vào thông tin khách hàng yêu cầu để đưa ra yêu cầu hệ thống tạo ra một
cái hợp đồng cho khách hàng. Người đại diện cho hệ thống nhập dữ liệu cho
hợ đồng là nhân viên. Hợp đồng mới sẽ lưu trong dữ liệu hợp đồng.

22



Khi khách hàng muốn sửa đổi thông tin trong hợp đồng. Khách hàng đưa
yêu cầu cập nhật cho hệ thống. Nhân viên dựa vào đó cũng đưa ra yêu cầu
hệ thống cập nhật. hệ thống sẽ lưu kết quả cập nhật vào kho dữ liệu hợp
đồng.
Khi khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ của khách sạn như trong hợp
đồng, khách hàng sẽ yêu cầu hủy hợp đồng tới nhân viên. Nhân viên tiếp
nhận và hủy hợp đồng theo yêu cầu của khách. Khi đó kết quả trả vê cho
khách hàng và hợp đồng khơng cịn giá trị với khách hàng và nhân viên sẽ
xóa hợp đồng.

Hình 7 : Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý đặt phòng



Quản lý dịch vụ:

23


Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ nào đó. Hệ thống
quản lí dịch vụ tìm kiếm trong khi dữ liệu dịch vụ xem tên khách hàng có ở
trong kho khách hàng. Nếu khách hàng đó có tên trong kho thì cho phép
được sử dụng dịch vụ và ngược lại. Khi yêu cầu của khách hàng được đáp
ứng thì hệ thống phát sinh một hóa đơn dịch vụ. Ngồi ra khách hàng cịn có
thể tra cứu để tìm thơng tin về từng loại hình dịch của khách sạn.

Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý dịch vụ
Quản lý thanh tốn
Luồng dữ liệu chính của chức năng này là:



24


Khi khách hàng trả phịng, chính là họ đưa ra yêu cầu thanh toán. Hệ
thống sẽ kiểm tra xem tổng tiền phòng trong hợp đồng cảu khách hàng và
tiền dịch vụ nếu có để đưa ra một biên lai thanh tốn cho hợp đồng.
Hệ thống cập nhật thơng tin của biên lai thanh toán vào danh mục thanh
toán.
Hệ thống lấy dữ liệu từ danh mục biên lai thanh toán để tính tổng thu
ngân.

Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý thanh toán
25