MICROSOFT® OFFICE

Microsoft® Office
Word 2007
Phùng Văn Đơng
Trƣờng Đại học Hà Nội

2011

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1


MỤC LỤC
Chƣơng 1. Tìm hiểu về Microsoft Word 2007 .................................................. 7
1.1.

Làm việc trong môi trƣờng Word 2007 ................................................................... 7

1.1.1.

Làm quen với giao diện Word 2007 ..................................................................... 7

1.1.2.

Làm quen với thanh Ribbon ............................................................................... 10

1.1.3.

Có những gì trên thanh Ribbon?......................................................................... 10

1.1.4.

Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm ................................................................ 11

1.1.5.

Những Tab phụ ................................................................................................... 11

1.1.6.

Toolbar mini ....................................................................................................... 12

1.1.7.

Thanh công cụ truy cập nhanh ............................................................................ 13

1.1.8.

Ẩn tạm thời thanh Ribbon .................................................................................. 13

1.1.9.

Sử dụng bàn phím ............................................................................................... 14

1.2.

Thao tác với tệp ........................................................................................................ 15

1.2.1.


Tạo mới............................................................................................................... 15

1.2.2.

Lƣu tệp ................................................................................................................ 16

1.2.3.

Mở tệp................................................................................................................. 17

1.2.4.

Đóng tệp ............................................................................................................. 18

1.3.

Các cách hiển thị tài liệu ......................................................................................... 18

1.4.

Cách di chuyển tài liệu ............................................................................................ 19

1.5.

Xem trƣớc và in tài liệu ........................................................................................... 21

1.6.

Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007............................................................ 22


1.6.1.

Phiên bản Office mới đƣợc thiết kế hƣớng ngƣời dùng ..................................... 22

1.6.2.

Các lệnh đƣợc tổ chức nhƣ thế nào?................................................................... 22

1.6.3.

Tab ngữ cảnh ...................................................................................................... 23

1.6.4.

Tùy chọn ............................................................................................................. 24

2


1.6.5.

Xem thay đổi trƣớc khi chọn .............................................................................. 24

1.6.6.

Thay đổi độ phân giải màn hình để thay đổi cách hiển thị Ribbon .................... 25

1.6.7.


Các loại phím tắt ................................................................................................. 26

1.6.8.

Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập) ..................................... 27

1.7.

Bài tập chƣơng 1 ...................................................................................................... 31

Chƣơng 2. Soạn thảo và trình bày thơng tin .................................................. 43
2.1.

Tạo tài liệu đầu tiên ................................................................................................. 43

2.1.1.

Làm quen với cửa sổ soạn thảo .......................................................................... 43

2.1.2.

Bắt đầu nhập liệu ................................................................................................ 43

2.1.3.

Những kí hiệu hỗ trợ........................................................................................... 44

2.1.4.

Những dấu gạch chân trong văn bản .................................................................. 45


2.1.5.

Thay đổi canh lề trang văn bản ........................................................................... 46

2.2.

Chỉnh sửa văn bản và tài liệu.................................................................................. 47

2.2.1.

Hiệu chỉnh tài liệu .............................................................................................. 47

2.2.2.

Chèn nội dung vào văn bản ................................................................................ 48

2.2.3.

Chọn và xóa nội dung ......................................................................................... 50

2.2.4.

Di chuyển văn bản .............................................................................................. 50

2.2.5.

Hủy bỏ các thao tác vừa thực hiện ..................................................................... 51

2.2.6.


Chèn văn bản đã lƣu trong thƣ viện vào tài liệu ................................................. 54

2.2.7.

Tìm kiếm và thay thế .......................................................................................... 56

2.2.8.

Sửa lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp ......................................................................... 60

2.3.

Định dạng văn bản ................................................................................................... 64

2.3.1.

Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí ...................................................... 64

2.3.2.

Tạo các điểm nhấn .............................................................................................. 64

2.3.3.

Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style) ............................................................... 65

2.3.4.

Danh sách dạng số và ký hiệu ............................................................................ 70


2.3.5.

Danh sách đa cấp ................................................................................................ 75
3


2.3.6.

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng ................................................................. 77

2.3.7.

Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu (Style Set) .................................... 78

2.3.8.

Trang trí hình nền cho tài liệu (Watermark và Background) ............................. 79

2.3.9.

Trang trí đƣờng viền và tạo bóng (Border và Shading)...................................... 81

2.3.10.
2.4.

Sử dụng Tab .................................................................................................... 84

Ghi chú và theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu ............................................................ 86


2.4.1.

Kiểm tra tài liệu bằng chức năng Track Changes trong Word 2007 .................. 86

2.4.2.

Track Changes và Comments ............................................................................. 90

2.5.

Bài tập chƣơng 2 ...................................................................................................... 94

Chƣơng 3. Trình bày thơng tin trong cột và bảng ....................................... 102
3.1.

Cách trình bày thơng tin trong cột ....................................................................... 102

3.2.

Sử dụng Tab để tạo danh sách dạng bảng ........................................................... 105

3.3.

Cách trình bày thơng tin trong bảng ................................................................... 108

3.4.

Định dạng bảng ...................................................................................................... 115

3.5.


Tính tốn trong bảng ............................................................................................. 118

3.6.

Sắp xếp dữ liệu trong bảng ................................................................................... 122

3.7.

Bài tập chƣơng 3 .................................................................................................... 125

Chƣơng 4. Đồ họa, ký tự đặc biệt và cơng thức tốn học ............................ 128
4.1.

Chèn và chỉnh sửa ảnh .......................................................................................... 128

4.2.

Tạo chữ nghệ thuật ................................................................................................ 132

4.3.

Vẽ và sửa các khung hình ...................................................................................... 136

4.4.

Sơ đồ ........................................................................................................................ 139

4.5.


Thay đổi vị trí sắp xếp, hiển thị giữa các thành phần trong trang văn bản ..... 143

4.6.

Chèn ký tự đặc biệt và cơng thức tốn học .......................................................... 144

4.7.

Bài tập chƣơng 4 .................................................................................................... 146

Chƣơng 5. Sử dụng mẫu văn bản sẵn có trong Word ................................. 148

4


5.1.

Sức mạnh của các mẫu (Template) ...................................................................... 148

5.2.

Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn ................................................................ 149

5.3.

Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có .................................................................. 149

5.4.

Tìm những biểu mẫu đã đƣợc cài đặt kèm với Word ........................................ 150


5.5.

Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến................................. 151

5.6.

Khả năng đặc biệt của biểu mẫu .......................................................................... 151

5.7.

Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác nhau ................................................ 152

Chƣơng 6. Những thao tác hoàn tất tài liệu.................................................. 153
6.1.

Căn bản về Header và Footer ............................................................................... 153

6.2.

Header và Footer cho từng phần trong tài liệu ................................................... 156

6.3.

Tìm hiểu về bảng mục lục (Table of contents) .................................................... 160

6.4.

Điều chỉnh mục lục ................................................................................................ 163


6.5.

Bài tập chƣơng 6 .................................................................................................... 167

Chƣơng 7. Sử dụng Mail Merge .................................................................... 168
7.1.

Mail Merge căn bản ............................................................................................... 168

7.2.

Chuẩn bị danh sách thông tin ngƣời nhận .......................................................... 170

7.3.

Bài tập chƣơng 7 .................................................................................................... 180

Tài liệu tham khảo........................................................................................... 182

5


Lời mở đầu
Tài liệu này đƣợc xây dựng dựa trên các tài liệu của Microsoft và tham khảo một số tài liệu
trên Internet. Tài liệu nhằm mục đích giúp ngƣời học hệ thống lại một số những kiến thức cơ
bản về máy tính phục vụ cho các cơng việc văn phịng hàng ngày nhƣ: xử lý cơng việc của cơ
quan, học tập và nghiên cứu. Những kiến thức trong tài liệu này khơng có gì mới mà chỉ đƣợc
biên tập sắp xếp theo khối kiến thức mà theo tác giả là cần thiết cho những ngƣời sử dụng
máy tính trong cơng việc văn phịng.
Tài liệu này đƣợc biên soạn để chia sẻ cho những ngƣời quan tâm đến kiến thức về Microsoft

Word chứ khơng mang mục đích thƣơng mại.

Phùng Văn Đông
Trƣờng Đại học Hà Nội

6


Chƣơng 1. Tìm hiểu về Microsoft Word 2007

1.1. Làm việc trong môi trƣờng Word 2007
1.1.1. Làm quen với giao diện Word 2007
Cũng nhƣ tất cả các chƣơng trình trong Microsoft Office 2007, cách phổ biến nhất để bắt đầu
Word là từ menu Start hiển thị khi ngƣời dùng nhấp chuột vào nút Start ở đầu bên trái của
thanh tác vụ Microsoft Windows Taskbar. Giao diện của cửa sổ chƣơng trình đã thay đổi hoàn
toàn so với các phiên bản trƣớc.

7


Môi trƣờng Word mới đƣợc thiết kế chặt chẽ hơn phản ánh cách mọi ngƣời thƣờng làm việc
với chƣơng trình. Khi ngƣời dùng khởi động Word lần đầu, môi trƣờng này bao gồm các yếu
tố sau:


Toàn bộ các lệnh liên quan đến từ quản lý Word và các tài liệu của nó đƣợc tập hợp lại
trên một menu đƣợc hiển thị khi ngƣời dùng nhấp vào nút Microsoft Office Button.
Microsoft Office Button (Trong tài liệu này đôi khi gọi là: Office Button hoặc nút
Microsoft Office), biểu tƣợng của nó nhƣ hình sau:




Các lệnh có thể đƣợc thể hiện là các nút trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick
Access Toolbar) ở bên phải của Microsoft Office Button. Mặc định, thanh công cụ này
hiển thị các nút Save, Undo, và các nút Lặp lại. Tuy nhiên, ngƣời dùng có thể tùy
chỉnh thanh công cụ Toolbar để đƣa vào các lệnh mà họ thƣờng xuyên sử dụng.



Thanh tiêu đề Title bar hiển thị tên của tài liệu đang mở. Ở phía cuối bên phải của
thanh tiêu đề là 3 nút lệnh quen thuộc có chức năng tƣơng tự trong tất cả các chƣơng
trình Windows. Đó là: có thể tạm thời ẩn các cửa sổ Word bằng cách nhấn vào nút
Minimize, điều chỉnh kích thƣớc của cửa sổ với các nút Restore Down / Maximize,
và đóng tài liệu hiện hành hoặc thốt khỏi Word với nút Close.



Ngay bên dƣới thanh tiêu đề là Ribbon, nó làm cho tất cả các khả năng của Word có
sẵn trong một vùng duy nhất nhằm giúp ngƣời dùng sử dụng hiệu quả chƣơng trình.
(Xem chi tiết phần sau về Ribbon).



Các lệnh liên quan đến việc xử lý nội dung tài liệu đƣợc hiển thị nhƣ các nút trên các
Tab, nó đã tạo thành Ribbon. Tab Home đƣợc đặt mặc định. Kích vào một trong các
tab khác, chẳng hạn nhƣ Insert, sẽ hiển thị các nút lệnh của tab đó.



Trên mỗi tab, các nút đƣợc tổ chức thành các nhóm. Tùy thuộc vào kích thƣớc của cửa

sổ chƣơng trình, trong một số nhóm, kích thƣớc của các nút thƣờng xuyên sử dụng sẽ
đƣợc bố trí rộng hơn các nút còn lại.



Để hiển thị tất cả các nút lệnh cịn lại trong một nhóm (khi khơng tìm thấy nút lệnh
cần trong nhóm đó) hãy bấm vào biểu tƣợng

ở góc dƣới bên phải của nhóm đó

8




Một số nút lệnh đặc biệt khác nhƣ hình sau:



Nút lệnh Microsoft Office Word Help nằm ở phía ngồi cùng bên phải của Ribbon.



Khi nhiều hơn một tài liệu đƣợc mở ra, mỗi tài liệu có cửa sổ riêng của nó.



Ở phía dƣới của cửa sổ chƣơng trình, các thanh trạng thái Status Bar cung cấp cho
ngƣời dùng thông tin về tài liệu hiện hành. Ngƣời dùng có thể tắt hiển thị một mục
thơng tin nào đó bằng cách kích chuột phải vào thanh trạng thái và sau đó nhấp vào

nó nhƣ hình sau:

Kích vào mục
này để hiển thị
trên Status bar



Ở cuối bên phải của thanh trạng thái là thanh công cụ View Toolbar, cho phép thay
đổi cách hiển thị nội dung tài liệu (xem chi tiết tại mục 1.3).

9


1.1.2. Làm quen với thanh Ribbon
Lần đầu tiên mở Word 2007 lên có thể ngƣời dùng sẽ ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn mới
so với các phiên bản trƣớc. Phần thay đổi lớn nhất là thanh Ribbon nằm trên cùng của cửa sổ
chƣơng trình.

Thanh Ribbon thể hiện sẵn những lệnh thơng dụng nhờ đó ngƣời dùng khơng phải lục tung
hàng đống menu để tìm thứ họ cần.
Tại sao lại có sự thay đổi này? Câu trả lời là để giúp cho ngƣời dùng làm việc dễ dàng và hiệu
quả hơn. Thanh Ribbon đƣợc nghiên cứu và thiết kế sao cho các lệnh đƣợc đặt ở những vị trí
hợp lý nhất.

1.1.3. Có những gì trên thanh Ribbon?

Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản, sẽ rất có ích nếu ngƣời dùng biết mỗi phần đƣợc gọi
là gì và cách sử dụng chúng.
1. Tab (thẻ) có 7 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng hoạt động.


10


2. Group (nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tƣợng có liên quan mật thiết
với nhau.
3. Command (lệnh) mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung hoặc một
Menu (trình đơn).
Mọi thứ trên một Tab đều đƣợc lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của ngƣời dùng. Ví
dụ Tab Home chứa những lệnh có tần suất sử dụng nhiều nhất chẳng hạn nhƣ các lệnh trong
nhóm Font để định dạng văn bản nhƣ: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v...

1.1.4. Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm

Mới nhìn qua ngƣời dùng có thể sẽ khơng tìm thấy một lệnh nào đó đã có trong các phiên bản
Word trƣớc. Đừng lo, một số nhóm có một nút hình mũi tên chéo

nằm ở góc phải bên dƣới

của nhóm.
Nút mũi tên đó đƣợc gọi là Dialog Box Launcher (nút mở hộp thoại). Nếu ngƣời dùng Click
vào nút đó nó sẽ mở ra các tùy chọn liên quan đến nhóm tƣơng ứng. Các tùy chọn này xuất
hiện dƣới dạng hộp thoại vẫn thấy ở các phiên bản Word trƣớc đây.
Nhân tiện nói về các phiên bản Word trƣớc, ngƣời dùng có thể tự hỏi liệu họ có thể chọn một
giao diện giống nhƣ các phiên bản trƣớc trong Word 2007 không. Câu trả lời là KHÔNG. Tuy
nhiên, sau khi đã quen thuộc với giao diện mới họ sẽ cảm thấy thích thú với sự tiện lợi mà nó
mang lại.

1.1.5. Những Tab phụ
Khi ngƣời dùng chọn một một bức ảnh, tab phụ có tên Picture Tools sẽ xuất hiện, Tab này

chứa các lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh trong Word.

11


Trong phiên bản 2007, có một số Tab chỉ xuất hiện trên thanh Ribbon khi ngƣời dùng cần đến
chúng. Giả sử ngƣời dùng vừa chèn một tấm ảnh vào tài liệu, bây giờ nếu muốn có những
hiệu chỉnh liên quan tới tấm ảnh này chẳng hạn nhƣ chọn cách văn bản sẽ bao quanh tấm ảnh
nhƣ thế nào hoặc có thể muốn cắt xén những phần thừa trong ảnh...Vậy có thể tìm các lệnh
liên quan ở đâu?
1. Chọn ảnh.
2. Tab phụ Picture Tools xuất hiện, hãy click vào đó.
3. Các nhóm và lệnh mới sẽ xuất hiện để có thể xử lý hình ảnh, nhóm Picture Styles chẳng
hạn.
Khi click ra ngoài bức ảnh, Tab Picture Tools sẽ biến mất và các nhóm khác xuất hiện trở
lại.

1.1.6. Toolbar mini
Khi chọn một đoạn văn bản hoặc một từ và chuyển con trỏ chuột đén đó, một Toolbar (thanh
cơng cụ) nhỏ sẽ xuất hiện dƣới dạng mờ.

12


Một số lệnh định dạng hữu dụng đến nỗi ngƣời dùng muốn nó xuất hiện trong mọi hồn cảnh.
Giả sử ngƣời dùng muốn định dạng nhanh một văn bản trong khi hiện tại đang ở Tab Page
Layout. Đƣơng nhiên ngƣời dùng có thể Click vào Tab Home để sử dụng những lệnh định
dạng trong đó, tuy nhiên có một cách nhanh hơn:
1. Chọn phần văn bản muốn định dạng sau đó chuyển con trỏ chuốt tới vị trí đó.
2. Một thanh công cụ nhỏ xuất hiện dƣới dạng mờ. Nếu ngƣời dùng rê chuột đến đọ, thanh

công cụ này sẽ hiện rõ và họ có thể sử dụng các tùy chọn trên đó để định dạng văn bản.
Toobar Mini rất hữu ích cho định dạng nhanh văn bản, tuy nhiên ngƣời dùng phải làm sao nếu
muốn một vài lệnh khác cũng xuất hiện thƣờng trực nhƣ vậy. Hãy xem phần tiếp theo về
Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh).

1.1.7. Thanh công cụ truy cập nhanh
Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) là một vùng nhỏ nằm trên góc trái
của thanh Ribbon, nó chứa các lệnh ngƣời sử dụng dùng ngày này qua ngày khác nhƣ: Save,
Undo, Repeat. Ngƣời dùng có thể thêm vào những lệnh mà mình thƣờng dùng để nó sẽ ln
xuất hiện mà khơng phụ thuộc vào Tab hiện thời.

Click phải chuột vào nút lệnh mà ngƣời dùng muốn thêm vào Quick Access Toolbar, chọn
Add to Quick Access Toolbar.

1.1.8. Ẩn tạm thời thanh Ribbon
Thanh Ribbon giúp cho mọi thứ trong Word 2007 trở nên tập trung và dễ dàng tìm kiếm
những thứ cần thiết. Tuy nhiên, đơi khi ngƣời dùng khơng cần phải tìm bất cứ thứ gì. Ngƣời
dùng chỉ muốn tập trung làm việc với tài liệu của mình và họ muốn có nhiều không gian hơn.
Thật đơn giản, hãy tạm ẩn thanh Ribbon.
13


Cách ẩn thanh Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab hiện tại, các nhóm của Tab sẽ biến mất. Nhƣ
vậy họ đã có nhiều khoảng trống hơn.
Khi muốn thanh Ribbon xuất hiện trở lại, hãy nhấp đúp vào Tab hiện tại.

1.1.9. Sử dụng bàn phím

Những ngƣời yêu bàn phím, đây là phần dành cho các ngƣời dùng. Phìm tắt bắt đầu với Ctrl
nhƣ các phiên bản trƣớc. Ví dụ Ctrl + C là Copy, Ctrl+S là lƣu tài liệu...

Thiết kế Ribbon dẫn đến hệ thống phím tắt mới với 2 lợi ích lớn so với phiên bản trƣớc:
Mọi lệnh đều có phím tắt
Các phím tắt yêu cầu nhấn ít phím hơn
Các phím tắt (Short Cut) có một tên mới: Key Tips. Nhấn phím Alt để các Key Tips xuất
hiện cho tất cả các Tab, các nút lệnh trên Quick Access Toolbar, nút Office Button. Lúc
này, có thể nhấn Key Tip cho những Tab mà ngƣời dùng muốn hiển thị, ví dụ nhấn H để hiển
thị Tab Home. Các Key Tip cho từng lệnh trong Tab Home sẽ xuất hiện và ngƣời dùng chỉ
việc nhấn Key Tip của lệnh mà ngƣời dùng cần.

14


1.2. Thao tác với tệp
1.2.1. Tạo mới
Để tạo một tài liệu Word, ngƣời dùng chỉ cần mở một tài liệu mới trống và gõ nội dung của
họ. Con trỏ nhấp nháy cho thấy nơi các kí tự tiếp theo ngƣời dùng gõ sẽ xuất hiện. Khi con trỏ
đạt đến lề phải, từ mà ngƣời dùng đang gõ di chuyển đến dịng kế tiếp. Bởi vì tính năng word
wrap, vốn phổ biến trong các chƣơng trình xử lí văn bản và chƣơng trình xuất bản, ngƣời
dùng nhấn Enter để bắt đầu một đoạn mới, khơng phải là một dịng mới.

Ngƣời dùng đã nhập liệu và hiệu chỉnh hoàn thiện câu từ và các đoạn văn bản, hoặc có những
số liệu quan trọng mà họ không muốn đánh mất nếu lỡ con mèo nhà họ vơ tình dẫm lên bàn
phím hay một sự cố điện nào đó làm tắt máy tính đột ngột.
Để giữ thành quả cơng việc của mình đƣợc an tồn, ngƣời dùng phải lƣu tài liệu lại. Khơng
bao giờ là quá sớm để làm điều đó.

15


1.2.2. Lƣu tệp

Để lƣu một tài liệu lần đầu tiên, nhấp vào nút Save trên thanh công cụ Quick Access hoặc
nhấp vào biểu tƣợng Office Button

và sau đó nhấn Save. Cả hai cách đều sẽ hiển thị hộp

thoại Save As, nơi có thể đặt tên và chọn thƣ mục lƣu trữ.

Hộp thoại Save As

Ngƣời dùng sẽ sử dụng hộp thoại này để cho Word biết ngƣời dùng muốn lƣu tài liệu này ở
thƣ mục nào trên máy tính và đặt tên tài liệu là gì.
Nếu ngƣời dùng muốn lƣu các tài liệu trong một thƣ mục khác, hãy nhấp vào biểu tƣợng
hoặc nhấp vào Browse Folders để hiển thị Navigation Pane và một thanh công cụ. Nếu
ngƣời dùng muốn tạo một thƣ mục mới để lƣu trữ các tập tin, ngƣời dùng có thể nhấp vào nút
New Folder trên thanh công cụ này.
Sau khi đã lƣu lần đầu và trở lại cơng việc, ngƣời dùng có thể tiếp tục lƣu tài liệu này suốt quá
trình làm việc, bất cứ khi nào thấy cần thiết. Mỗi lần muốn lƣu hãy nhấn nút Save
trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) ở góc
trên bên trái hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+S (nhấn phím Ctrl
và S cùng lúc).
16


Sau khi ngƣời dùng lƣu một tài liệu lần đầu tiên, họ có thể lƣu các thay đổi chỉ đơn giản bằng
cách nhấn vào nút Save. Phiên bản mới của tài liệu sau đó ghi đè lên các phiên bản trƣớc. Nếu
ngƣời dùng muốn giữ cả hai phiên bản mới và phiên bản trƣớc đó, click Save As trên menu
Office, và sau đó lƣu phiên bản mới với một tên khác nhau trong cùng một thƣ mục hoặc có
cùng tên nhƣng đặt ở thƣ mục khác. (Ngƣời dùng không thể lƣu trữ hai file có cùng tên trong
cùng một thƣ mục.)
Sau khi kết thúc công việc và lƣu lại tài liệu, thoát khỏi Word bằng cách nhấn vào nút

Microsft Office

sau đó nhấn Close.

1.2.3. Mở tệp
Để mở một tài liệu hiện có, nhấp vào biểu tƣợng Office Button

và sau đó click Open để

hiển thị hộp thoại Open.
Lần đầu tiên sử dụng lệnh này, hộp thoại hiển thị nội dung của thƣ mục Documents. Nếu
ngƣời dùng sẽ hiển thị hộp thoại một lần nữa trong cùng một phiên Word, nó sẽ hiển thị nội
dung của thƣ mục họ mới sử dụng. Nếu tài liệu cần mở nằm ở thƣ mục khác hãy hãy sử dụng
các kỹ thuật giống nhƣ thao tác trên cửa sổ Windows Explorer để chuyển tới thƣ mục đó.
Sau khi tìm thấy file cần mở, có thể nhấp đúp để mở file.

17


1.2.4. Đóng tệp
Nếu có nhiều hơn một tài liệu đƣợc mở, có thể đóng nó bằng cách nhấn vào nút Close ở cuối
bên phải của thanh tiêu đề. Nếu chỉ có một tài liệu đƣợc mở, cách nhấn vào nút Close đóng
cửa các tài liệu và cũng đóng ln cả Word. Nếu muốn đóng tài liệu nhƣng vẫn để mở Word,
phải nhấp vào biểu tƣợng Office Button

và sau đó nhấp Close.

1.3. Các cách hiển thị tài liệu
Trong Word, ngƣời dùng có thể xem tài liệu trong nhiều cách khác nhau:
Print Layout view: Hiển thị tài liệu trên màn hình nhƣ là lúc in tài liệu. Ngƣời dùng có thể

thấy các thành phần nhƣ lề, ngắt trang, tiêu đề, chân trang in và hình mờ nền trang (margins,
page breaks, headers and footers, and watermarks)
Full Screen Reading view: Hiển thị tối đa nội dung của tài liệu trên tồn màn hình.
Web Layout view: Hiển thị tài liệu trên màn hình nhƣ là lúc hiển thị trên trình duyệt Web.
Ngƣời dùng có thể xem hình nền, AutoShapes, và các hiệu ứng khác. Có thể thấy văn bản co
giãn nhƣ thế nào để vừa khít với cửa sổ và các hình ảnh đƣợc bố trí nhƣ thế nào.
Outline view: Hiển thị cấu trúc của tài liệu theo các cấp bậc của tiêu đề, đoạn văn bản và
cung cấp các công cụ để hiển thị và thay đổi hệ thống cấp bậc đó.
Draft view: Đơn giản tài liệu hóa việc hiển thị tài liệu nhằm giúp ngƣời sử dụng có thể nhập
và sửa văn bản nhanh chóng. Ngƣời sử dụng khơng thể nhìn thấy các thành phần hiển thị nhƣ
tiêu đề, chân trang in (headers and footers).
Chuyển đổi giữa các kiểu hiển thị bằng cách sử dụng các nút trong nhóm Document Views
trên tab View hoặc bằng cách sử dụng các nút trên thanh công cụ View ở góc dƣới bên phải
của cửa sổ.

Ngƣời dùng có thể sử dụng các nút khác trên tab View để làm những việc sau:


Hiển thị các thanh thƣớc và lƣới phân chia giúp cho việc xác định vị trí và căn lề các
thành phần của tài liệu.



Hiển thị một khung riêng biệt chứa Document Map (tạm dịch là bản đồ tài liệu) một
danh sách các tiêu đề tạo thành cấu trúc của tài liệu khi hiển thị và soạn thảo văn bản
của tài liệu đó.
18





Sắp xếp và làm việc với các cửa sổ.



Thay đổi tỷ lệ phóng đại của tài liệu.

Ngƣời dùng cũng có thể thay đổi tỷ lệ phóng đại của tài liệu bằng cách sử dụng các công cụ
trên thanh công cụ View ở cuối bên phải của thanh trạng thái. Ngƣời dùng có thể nhấp vào
nút Zoom và chọn (hoặc gõ) theo tỷ lệ phần trăm; kéo thanh trƣợt sang trái hoặc phải; hoặc
nhấp vào nút Zoom Out hay Zoom In ở hai đầu của thanh trƣợt.

Khi tạo các tài liệu phức tạp hơn, việc đặt chính xác các thành phần sẽ dễ dàng hơn nếu ngƣời
dùng bật chế độ hiển thị các ký tự không đƣợc in (non-printing characters). Ngƣời dùng có thể
hiển thị hoặc tắt ký tự khơng in bằng cách nhấn vào nút Show / Hide trong nhóm Paragraph
trên tab Home. ¶

1.4. Cách di chuyển tài liệu
Có thể ngƣời dùng có một tài liệu dài và muốn đọc hết mà khơng phải nhấn các phím mũi tên
liên tục để di chuyển điểm chèn nôi dung lên hoặc xuống. Ngƣời dùng có thể kéo tài liệu đến
điểm cần xem một cách dễ dàng bằng cách dùng thanh trƣợt.
Thanh trƣợt nằm bên phải của cửa sổ Word nhƣ hình minh họa bên trên. Để sử dụng, hãy
Click lên con trƣợt và kéo nó lên hoặc xuống mà khơng làm di chuyển vị trí của điểm chèn
nội dung. Hoặc ngƣời dùng có thể Click vào các phím mũi tên để cuộn văn bản.
Sử dụng thanh cuộn dọc (Scrollbar) để xem tài liệu:
1. Thanh trƣợt (Scrollbar).
2.

Kéo


con

trƣợt

(Scrollbox) lên xuống để
xem tài liệu.
3. Nhấn vào phím mũi tên
để di chuyển lên hoặc
xuống.

19


Để cuộn nhanh văn bản bằng bàn phím hãy nhấn vào phím PAGE UP
PAGE DOWN

để cuộn lên và

để cuộn xuống dƣới.

Ngƣời dùng cũng có thể di chuyển xung quanh một tài liệu theo cách di chuyển con trỏ. Để
đặt con trỏ tại một vị trí cụ thể, ngƣời dùng chỉ cần nhấp vào vị trí đó. Để di chuyển con trỏ
trở lại hoặc chuyển tiếp một trang, có thể nhấp vào và nút Previous Page và Next Page bên
dƣới của thanh cuộn dọc.
Ngƣời dùng cũng có thể nhấn một phím hoặc một tổ hợp một phím trên bàn phím để di
chuyển con trỏ. Ví dụ, ngƣời dùng có thể nhấn phím Home để di chuyển con trỏ về đầu bên
trái của một dòng hoặc nhấn Ctrl + Home để di chuyển nó đến đầu của tài liệu.
Bảng này liệt kê cách sử dụng bàn phím để di chuyển con trỏ.
Kiểu di chuyển con trỏ


Nhấn phím/tổ hợp phím

Sang trái một ký tự

Mũi tên trái

Sang phải một ký tự

Mũi tên phải

Xuống một dòng

Mũi tên xuống

Lên một dòng

Mũi tên lên

Sang trái một từ

Ctrl + mũi tên trái

Sang phải một từ

Ctrl + mũi tên phải

Về đầu của dòng hiện thời

Home


Về cuối của dòng hiện thời

End

Để lên đầu tài liệu

Ctrl + End

Để lên đầu trang trƣớc

Ctrl + Page Up

Để lên đầu trang tiếp theo

Ctrl + Page Down

Lên một màn hình

Page Down

Xuống một màn hình

Page Up

Trong một tài liệu dài, ngƣời dùng có thể muốn di chuyển nhanh chóng giữa các thành phần
của một loại, ví dụ, từ hình ảnh đến hình ảnh. Ngƣời dùng có thể nhấp nút Select Browse
Object ở dƣới cùng của thanh cuộn dọc và sau đó thực hiện một sự lựa chọn trong bảng của
duyệt file xuất hiện, chẳng hạn nhƣ Duyệt theo trang hoặc Duyệt theo hình ảnh
20



1.5. Xem trƣớc và in tài liệu
Khi đã sẵn sàng để in một tài liệu, có thể nhấp vào biểu tƣợng Office Button

, trỏ đến

Print, và sau đó nhấp vào Quick Print. Word sau đó sử dụng máy in mặc định của máy tính
và các thiết lập quy định trong hộp thoại Print. Để sử dụng một máy in khác hoặc thay đổi các
thiết lập in, nhấp vào biểu tƣợng Office Button, và sau đó nhấp vào Print để mở hộp thoại
Print Priview. Tiếp theo, có thể chỉ định máy in để sử dụng, in ấn, thiết lập số lƣợng bản in,
và có thể thay đổi các thiết lập khác (in 2 mặt, in nhiều trang trong 1 tờ giấy ...).
Trƣớc khi in một tài liệu, kiểm tra nó sẽ nhƣ thế nào trên giấy bằng cách xem trƣớc nó. Xem
trƣớc là điều cần thiết cho tài liệu nhiều trang, nhƣng cũng là rất hữu ích ngay cả với một
trang văn bản. Để xem trƣớc một tài liệu, nhấp vào biểu tƣợng Office Button, trỏ đến Print,
và sau đó kích Print Preview. Cách xem này cho thấy chính xác mỗi trang của tài liệu sẽ
nhận đƣợc khi in ra giấy nhƣ thế nào. Word sẽ hiển thị một tab Print Preview để cung cấp
các công cụ để kiểm tra từng trang và điều chỉnh theo ý của ngƣời dùng.
Bằng cách sử dụng các nút trong nhóm Page Setup trên tab Print Preview, ngƣời dùng có
thể làm cho thay đổi sau đây:


Thay đổi lề của tài liệu để phù hợp với thơng tin nhiều hơn hoặc ít hơn trên một trang
hoặc kiểm sốt vùng thơng tin xuất hiện. Ngƣời dùng xác định kích thƣớc của lề phía
trên, dƣới, trái, và phải bằng cách nhấn vào nút Margins và sự lựa chọn từ thƣ viện
Margins, hoặc bằng cách nhấn vào tab Custom Margins và thiết lập quy định cụ thể
trên tab Margins của hộp thoại Page Setup.



Chuyển đổi Orientation (hƣớng trang đƣợc đặt ra trên giấy ngang hay dọc). Định

hƣớng mặc định là portrait trong đó chiều cao hơn chiều rộng. Ngƣời dùng có thể
thiết lập định hƣớng đến landscape trong đó chiều rộng nhiều hơn chiều cao, bằng
cách nhấn vào nút định hƣớng và chọn tùy chọn đó.



Chọn kích thƣớc giấy bằng cách nhấn vào nút Size và lựa chọn trong mục Paper Size

Ngƣời dùng có thể kích vào các nút trong các nhóm khác để thay đổi các tùy chọn máy in,
thay đổi cách hiển thị tài liệu, và thay đổi con trỏ chuột để có thể chỉnh sửa văn bản.

21


1.6. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007
1.6.1. Phiên bản Office mới đƣợc thiết kế hƣớng ngƣời dùng
Có rất nhiều thay đổi tƣơng tự nhau trong cả bộ Office 2007. Đó là các lệnh và các cơng cụ
đều đã đƣợc đƣa ra trƣớc mắt ngƣời dùng và luôn ở trạng thái sẵn sàng.

Thay vì có khoảng trên dƣới 30 thanh công cụ hoặc các lệnh bị vùi dƣới hàng tá menu hoặc
trong các hộp thoại thì giờ đây ngƣời dùng đã có một trung tâm điều khiển (Control Center)
duy nhất kết hợp mọi thứ với nhau một cách trực quan.
Một khi đã quen thuộc với thanh Ribbon trong một chƣơng trình (Word, Excel, Access...),
ngƣời dùng cũng sẽ cảm thấy dễ dàng trong một chƣơng trình khác.

1.6.2. Các lệnh đƣợc tổ chức nhƣ thế nào?

Các lệnh Paste, Cut và Copy thƣờng đƣợc sử dụng nhất trong Word và Excel, do đó, theo
logic các lệnh này đƣợc đặt ở Tab Home, Tab đầu tiên trên thanh Ribbon.
Các lệnh tổ chức theo cách chúng đƣợc sử dụng. Microsoft nhận thấy ngƣời dùng có một số

lệnh ƣa thích mà họ dùng đi dùng lại hàng ngày.
Những lệnh nhƣ thế hiện đã đƣợc đặt ở những nơi nổi bật và tiện dụng nhất.

22


Ví dụ lệnh Paste là lệnh có tần suất sử dụng cao nhất, nhƣ thế tại sao khơng cho nó một
khoảng không gian lớn hơn so với các lệnh liên quan là Copy và Cut.
Các lệnh thơng dụng khơng cịn phải chia sẻ không gian trên thanh công cụ với những lệnh
liên quan nhƣng ít đƣợc dùng hơn. Những thứ hữu dụng sẽ đƣợc đặt trong tầm tay của ngƣời
dùng.
Những lệnh có tần suất sử dụng thấp sẽ chỉ có đƣợc một phần nhỏ trên thanh cơng cụ. Ví dụ
ngƣời dùng ít sử dụng lệnh Paste Special hơn lệnh Paste, do đó muốn truy cập lệnh Paste
Special ngƣời dùng hãy nhấn phím mũi tên bên dƣới lệnh Paste.

1.6.3. Tab ngữ cảnh

Tab phụ Picture Tools xuất hiện khi ngƣời dùng chèn một bức ảnh vào Word.
Những lệnh ngƣời dùng thƣờng sử dụng nhất nằm trên thanh Ribbon và luôn ở trạng thái sẵn
sàng. Trong khi đó, một số lệnh khác chỉ xuất hiện khi ngƣời dùng thực sự cần.
Chẳng hạn nếu ngƣời dùng khơng có bức ảnh nào trong tài liệu thì các cơng cụ để xử lý hình
ảnh sẽ khơng cần thiết phải xuất hiện.
Nhƣng chỉ cần ngƣời dùng chèn vào một bức ảnh, Tab phụ Picture Tools sẽ lập tức xuất hiện
cùng với Tab con Format chứa các lệnh để ngƣời dùng làm việc với các bức ảnh. Khi ngƣời
dùng kết thúc công việc với bức ảnh Tab Picture Tools cũng biến mất.
Nếu ngƣời dùng muốn làm việc lại với bức ảnh, chỉ cần Click lên nó, Tab Picture Tools sẽ lại
xuất hiện. Word biết ngƣời dùng đang làm gì và cung cấp cho ngƣời dùng các cơng cụ cần
thiết phù hợp. Thanh Ribbon phản ứng với các hành động của ngƣời dùng.
Vậy ngƣời dùng không cần phải lo lắng khi khơng ln nhìn thấy tất cả các lệnh. Hãy thực
hiện bƣớc đầu tiên, sau đó mọi thứ ngƣời dùng cần sẽ tự động xuất hiện.


23


1.6.4. Tùy chọn

Click vào phím mũi tên

ở phía dƣới mỗi nhóm khi ngƣời dùng cần nhiều tùy chọn liên

quan tới nhóm đó:
1. Click vào phím mũi tên

của nhóm Font

2. Hộp thoại Font xuất hiện với đầy đủ các tùy chọn.
Khi ngƣời dùng thấy một phím mũi tên nhỏ

phía dƣới một nhóm có nghĩa là nhóm đó có

thêm nhiều tùy chọn đang ẩn. Click vào phím mũi tên này (phím này đƣợc gọi là Dialog Box
Launcher) một hộp thoại hoặc một bảng chứa lệnh (Task Pane).

1.6.5. Xem thay đổi trƣớc khi chọn

Ngƣời dùng đã bao giờ phải rơi vào cảnh lặp đi lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) Chọn Lựa chƣa? Ngƣời dùng chọn một Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hoặc hiệu chỉnh một
bức ảnh. Nhƣng những thay đổi đó dẫn đến một kết quả khơng vừa ý, nhấn Undo, sau đó lại
thực hiện những lựa chọn khác. Vịng lặp nhàm chán đó diễn ra cho đến khi có một kết quả
làm ngƣời dùng hài lòng.


24


Giờ đây, ngƣời dùng có thể nhìn thấy ngay kết quả của từng tùy chọn. Mỗi khi ngƣời dùng rê
chuột ngang một tùy chọn nào đó phần văn bản hoặc hình ảnh mà bản muốn hiện chỉnh sẽ lập
tức thay đổi tƣơng ứng. Khi đã chọn đƣợc một giải pháp ƣng ý, hãy click lên nó. Ngƣời dùng
sẽ khơng phải đụng đến lệnh Undo.

1.6.6. Thay đổi độ phân giải màn hình để thay đổi cách hiển thị Ribbon
Trong hình là một phần của một bản thơng cáo báo chí, nhƣng tất cả mọi thứ đều trông giống
nhau. Không tiêu đề, khơng hƣớng dẫn, khơng có điểm nhấn quan trọng để gây sự chú ý cho
ngƣời đọc.

Nhóm Show/Hide trong Tab View hiển thị đầy đủ khi mà hình ở độ phân giải cao, khi màn
hình có độ phân giải thấp, ngƣời dùng phải nhấn vào nút mũi tên mới nhìn thấy đƣợc các
lệnh. Những gì ngƣời dùng đã tìm hiểu về phiên bản Office mới cho đến giờ đƣợc áp dụng
khi màn hình của ngƣời dùng có độ phân giải cao.
Nếu màn hình của ngƣời dùng có độ phân giải thấp, 800x600 pixel chẳng hạn, thì một số
nhóm lệnh chỉ hiển thị tên nhóm chứ khơng hiển thị tất cả các lệnh. Ngƣời dùng phải nhấn
vào nút mũi tên bên dƣới tên nhóm để truy cập tất cả các lệnh.
Nhìn vào hình minh họa trên, ở độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ các lệnh,
trong khi đó với độ phân giải thấp hơn nó chỉ hiển thị tên nhóm mà khơng có lệnh nào. Trong
trƣờng hợp này ngƣời dùng phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập các lệnh.
Tổng quát, một nhóm chỉ hiện tên nhóm ở độ phân giải thấp là những nhóm lệnh thƣờng ít
đƣợc sử dụng.
Chế độ Minimize: dù ở bất kì độ phân giải nào, nếu ngƣời dùng thu nhỏ cửa sổ chƣơng trình
lại thì một số nhóm sẽ chỉ cịn hiển thị tên nhóm. Càng thu nhỏ cửa sổ chƣa trình thì số nhóm
chỉ hiển thì tên sẽ tăng lên.

25